LA NORMALIZACION ARCHIVISTICA

Publicado el: 23/05/2012 / Leido: 12656 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA: SU IMPLEMENTACIÓN

El pensamiento generalizado de los archiveros, que consideraban, y que muchos siguen considerando, que los documentos propios de los archivos son tan diferentes de una archivo a otro, que era imposible normalizar, y es una media verdad, no existen dos documentos iguales, así sean de un mismo procedimiento, eso es cierto, ampliando este concepto erróneamente pensamos que la normalización es imposible, pero olvidamos que las actividades institucionales, son similares en un buen número de instituciones, eso se comprende cuando se aplican los principios de la Ordenación y la Clasificación. Las soluciones se limitaban a determinados sectores públicos, cuyos procedimientos en muchos casos solucionaban solo el primer requerimiento documental, saber donde está, y era hazaña en muchos casos. No hubo por lo tanto, tratamiento ni explotación de la información, y aun en la actualidad, los países en desarrollo, continúan con este tipo de visión de los archivos.

La incorporación de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TICS) permitieron ver el panorama mucho más amplio, lo cual daba lugar a concebir que la descripción era aplicable a todos los documentos del archivo y que debían aplicarse normas adecuadas a esta función.

La aparición de los ordenadores personales, personal computer (PC), cambió la actitud de aquellos archiveros, ideos en su mayoría, que querían resolver esta situación de ubicar al documento, no describirlo, solo ubicarlo, y la apropiación masiva de las PC aplicada en el ámbito de trabajo, condujo a un estado caótico y confuso sobre este tema.

Es común incluso en la actualidad, que por un lado exista rechazo a algunas normas, sobre todo a aquellas cuya participación regional fue omitida, mientras que existe una verdadera sobreabundancia de pautas de descripción archivística, desde las que se refieren al soporte mismo de los documentos hasta las que ejercen dominio sogre la geografía política.

Otro aspecto que influye en este aspecto y en casi todas las actividades de la Archivística, se centra en los aspectos teóricos, mientras que algunos conceptos, antiguos en su mayoría, apuntaban a la función archivìstica, solo en los archivos históricos, una tendencia mas moderna apuntaba también a los archivos administrativos o institucionales y en la actualidad, se exige la participación en el ciclo de vida de los documentos desde su inicio, y aún antes de su inicio, desde su creación misma de los documentos, lo cual influye sobre algunas normas procedentes del territorio fronterizo de la administración o gestión de datos y de registros.

Desde la creación del UNISIST en 1972, la UNESCO ha planteado en el campo de la información, la formulación permanente y su publicación, de directrices para mejorar los sistemas y servicios de información y, a establecer formatos y prácticas normalizados. La UNESCO ha cooperado también estrechamente con la Organización Internacional de Normalización (ISO) en el establecimiento de normas y recomendaciones, en particular en los campos de:

a) la bibliotecología y la documentación,

b) la terminología,

c) el tratamiento de datos y

d) la reproducción de documentos.

Algunas normas y recomendaciones de la ISO son producidas gracias al UNISIST. El establecimiento en 1977 del Programa General de Información de la UNESCO (PGI) refundió en una misma división a:

a) Sistemas y Servicios de Información Científica y Tecnológica que incluye también a la promoción y el desarrollo del UNISIST, y

b) Promoción de los Archivos, la Documentación y Bibliotecas.

A estas alturas, el Consejo Internacional de Archivos (CIA), comprende la importancia de efectuar las directrices y normas con la finalidad de capacitar y mejorar el nivel de conocimientos de los Archiveros, sus proyecciones, notablemente captados, apunta al número creciente de investigadores que deben ser atendidos por los servicios de información. Desde mediados de los años 70, los comités técnicos que conforman el CIA, han preparado manuales orientados a la conservación de los documentos de archivo y tecnología del microfilme como alternativa. Así mismo y contando con el apoyo económico de la UNESCO, ha establecido un modelo estadístico para las actividades archivísticas, así como un glosario plurilingüe de términos relacionados con los archivos.

En 1979 el PGI inicia su Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), estimando la preparación de normas y directrices.

La UNESCO organizó en Bari, en 1979, una reunión de expertos, encargados de preparar una lista de las normas y directrices que necesitan los archiveros y de recomendar un orden de prioridad. Como resultado se denominó el “Informe Bari”. Recordemos que el informe Bari, fue también fundamento de otro proyecto, el DLM Forum, que genera las normas MOREQ, Modelo De Requisitos Para La Gestión De Documentos Electrónicos De Archivo

La UNESCO, contrato mediante, encargó al CIA, evaluar las directrices existentes del UNISIST, junto a las normas y recomendaciones de la ISO en el campo de la información, referido a sistemas y servicios de gestión de registros y archivos.

El foro DLM abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación adecuada a los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en 1996.

Con posterioridad, la DG Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de un modelo de especificaciones como parte del programa de intercambio de datos entre administraciones (IDA).

Tras la celebración de una licitación abierta en 1999, en el 2000 comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de 2001. De su desarrollo se ocupó un equipo de consultores especialistas, que contó con el apoyo y la orientación de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado.

Posiblemente causó extrañeza en los Archiveros tradicionales, acostumbrados a  servir a la Historia únicamente, cuando no son historiadores que ocupan cargos de archiveros, que se establecieran recomendaciones para la recuperación de información científica. En Enero de 1965, me toco trabajar como Jefe de Bioestadísticas, en el Hospital del Tórax, en la Paz, Bolivia, e ingresaban a mi archivo, todas las historias clínicas, era impresionante la información médica que contenían estos archivos, y la forma permanente que eran requeridos para realizar estudios, considerando que estos documentos estaban en la primera etapa del Ciclo Vital de los Documentos. Aun a la fecha, no obstante que hablamos de la década del 60, los documentos disponibles para su transferencia a los archivos, siguen refiriéndose a las ciencias humanas, desperdiciando valiosa información que sirven a las investigaciones de carácter científico o tecnológico.

No obstante, en los países desarrollados, se va modificando, lentamente al comienzo, la preocupación de los gobiernos en asuntos científicos y tecnológicos, y los documentos que crean, constituyen un fiel reflejo de esa intervención.

Daniel V. Pitti[1], en 1999, explicaba que "En la medida en que los archivos emplean de manera creciente tecnología informática y de redes para crear y mantener información esencial y valiosa, necesitan una razonable garantía de que la información que crean sobrevivirá a los rápidos cambios en hardware y software..”.

Las normas, directrices y recomendaciones formuladas para facilitar la consecución de los objetivos del UNISIST carecen mayormente de interés directo para las necesidades o actividades en materia de archivos, o que tengan sólo una utilidad indirecta[2].

En la actualidad, con la aparición de las normas ISAD (G) e ISAAR (CFR), la Descripción de los documentos de archivos está ligada a la normalización.

La norma (Del lat. norma, escuadra). f. considerada como la regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. se trata de un patrón o acuerdo sobre medidas de cantidad, peso, extensión de valor o de calidad.

La palabra “norma” significa etimológicamente precepto o regla general establecida por los hombres para ordenar su convivencia, su trabajo, industria, etc., y cuya observancia puede ser impuesta para lograr un determinado modelo.

La normalización antes de considerarse como normas de conducta, debe considerarse como una herramienta que permite orienta y controla la regulación de determinados aspectos de la profesión; deben representar la materialización del conocimiento técnico y facilitar la comunicación interna entre las áreas. La implementación eficaz depende en gran parte de cómo las normas se elaboran, se presentan, se distribuyen y se mantienen en la empresa.

Con el desarrollo de la industria en diferentes países y el intercambio tecnológico entre ellos se impuso el cumplimiento de determinadas características comunes en lo que a propieda­des de los productos industriales se refiere. La normalización tiene una influencia indiscutible en la actividad industrial de un país, ya que otorga fluidez a la interrelación comercial e indus­trial entre países.

En nuestro caso, al emplear un idioma gráfico para comu­nicarnos, debemos tener especial cuidado en el cumplimiento de sus normas, ya que por lo general nuestro documento lo podrán interpretar profesionales y operarios con los que no tenemos relación directa y en consecuencia dicho documento debe ser lo suficientemente claro y preciso para lograr la correcta inter­pretación y materialización.

Para a redacción de una norma deben tenerse en cuenta tres factores fundamentales:

UTILIDAD: Una norma debe ser redactada cuando se ga­rantice su uso para facilitar el intercambio de los productos que cumplan con sus preceptos.

ECONOMÍA: Cuando se simplifica la elaboración de un pro­ducto se logra bajar los costos y se potencializa su inter­cambio.

CALIDAD: El producto que cumple con determinadas ca­racterísticas impuestas por las normas garantiza seguri­dad y eficacia en su utilización.

Hacia principios de este siglo se reunieron en Europa organismos oficiales y asociaciones de entidades privadas que procuraron, ante el avance tecnológico de la industria, la creación del “Comité de Normalización para la Construcción de Máquinas”, en el año 1917. Luego el “Comité de Normas Alema­nas” publicó trabajos que se regían por determinadas normas y esto lo hicieron en folios que llevaban el aval del rotulado DIN, que significó Deutscher Industrie Normen (Normas de la indus­tria alemana) y en 1926 adoptó la nueva denominación “Dast lst Norm” (Esto es norma).

Esta necesidad de normalizar la actividad en la Industria, dio origen a diferentes asociaciones de las que enunciaremos algunas de ellas.

En nuestro país: INSTITUTO ARGENTINO DE RACIONALIZACIÓN DE MATERIALES, cuya sede se encuentra en la calle Chile 1192, Buenos Aires, República Argentina. IRAM.

En Sudamérica: comisión Panamericana de Normas Téc­nicas, está integrada por la mayoría de los países sudamericanos. COPANT.

En Suiza. VSN.

En Norteamérica. ANSI.

En Alemania. DIN.

En Italia. UNI.

En Francia. AENOR.

En Inglaterra. BSI.

En España. UNE.

Internacionalmente existe una asociación: ‘International Standardization Organization”, que agrupa gran canti­dad de países ISO

En nuestro estudio aplicamos las normas IRAM a efectos de unificar criterios, pero en la vida profesional pueden presen­tarse ocasiones, que nos obligan a recurrir a las distintas aso­ciaciones, según sea el país donde nos encontremos, o el origen de la documentación que analicemos.

Las normas se pueden clasificar en dos grupos:

A). Según su contenido, Este grupo a su vez puede dividirse en:

A 1) Normas de tipo general: Definiciones, magnitudes, formatos.

A 2) Normas de tipo técnico: dibujos, representación de mecanismos, tolerancias de fabricación, etc.

A 3) Normas de materiales: Propiedades, composición, etc

B). Según su área de aplicación o alcance de la norma:

B 1) Normas internacionales: Recomendadas por ISO.

B 2) Normas nacionales: En nuestro caso recomendadas por IRAM.

B 3) Normas a nivel industrial: De elección libre de cada empresa y potencialmente pueden ser reconocidas a nivel nacio­nal o internacional.

Independiente de lo expresado, no existe prácticamente ninguna norma concerniente a la descripción de los documentos de archivo y los Archivos Generales nacionales, tienen dificultad para elaborar tales normas.

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE NORMALIZACIÓN

La implementación de cualquier sistema normativo requiere un conocimiento previo de cómo efectuarlo, se deben realizar ensayos en este sentido de modo que la normalización de la Descripción Colectiva, apunta a filtrar, analizar e implementar incluso normas de otro tenor como las normas ISO, en forma concreta en la región de influencia.

El Proyecto Custard es un empeño de la Asociación de Archiveros de América por un lado (Society of American Archivists) y Asociación de Archiveros de Canadá por otro lado. (Bureau of Canadian Archivists), cuya finalidad consiste en integrar varias normas de contenido, de modo que, como consecuencias de estas acciones de unificación, las normas estructurales de descripción se puedan utilizar correctamente

El Proyecto Custard considera las definiciones de descripción empleadas por el Grupo De Trabajo De Estandarización De La Descripción Archivística De Estados Unidos, (U.S. Working Group on Standards for Archival Description) y la Comisión De Normalización de Descripción del Consejo Internacional de Archivos, (International Council on Archives Commission on Descriptive Standards), estas definiciones, permiten una linea conceptual delimitada. Los objetivos marcan claramente las definiciones, porque la descripción archivística pretende

La representación definitiva de los documentos de archivo

Establecer control intelectual sobre la información

Promover el acceso a la información contenida en los documentos

Proporcionar acceso a los documentos de archivo.

Promover la comprensión de los documentos teniendo en cuenta:

Procedencia

Contexto

Contenido

Estructura

Autenticidad.

Normas Estructurales. Identifican los elementos de información que se necesitan en la descripción archivística. Designa y anuncia las precisiones de los elementos de información "título", "fecha" o "puntos de acceso", y especificará reglas gramaticales para combinar estos elementos. Normas estructurales son:

Encoded Archival Description (EAD)

Machine Readable Cataloging (MARC).

Standard for Archival Description (ISAD (G))

International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR (CPF)),

Normas De Contenido. Proporcionan reglas para establecer de manera precisa cómo introducir esa información. Indica que el título se tomará del documento y expresará el contenido del mismo de la manera más concisa posible (Tipo documental); que la fecha se introducirá en el orden día, mes, año. Entre las normas de contenido podemos citar a:

Archives,Personal Papers and Manuscripts (APPM),

Ru/es for Archival Description (RAD),

Manual of Archival Description (MAD),

Australian Common Practice Manual (ACPM),

Describing Archives: A Content Standard (DACS).

CONOCIMIENTO DE EL PROCESO DE NORMALIZACIÓN

Los procesos de normalización, son elaboradas en el transcurso de las discusiones entre representantes de los organismos y establecimientos que tendrán que aplicarlas. Este proceso de consultas puede resulta largo y demande transacciones y la elección de soluciones alternativas, ofrece la ventaja de producir normas realistas, aplicables y aceptadas por el conjunto de los interesados.

Es necesario tener conocimiento de los objetivos, tanto en los generales como en los específicos, considerando todos los requisitos necesario que afectan o potencialmente pueden afectar el servicio que prestan los archivos o si nos limitamos solo a las condiciones de información, los requisitos mínimos que deben cumplir.

Para esta etapa, se priorizar en forma secuencial,  el orden de las actividades y tener claro que cada actividad produce o alcanza determinadas metas o beneficios, tomar en cuenta también, la participación del personal en la consecución de los resultados.

Esta etapa requiere:

Unificación del lenguaje de las partes interesadas,

Recoger información, analizarla y eliminar las variedades e inconsistencias

Concretar las posibles interpretaciones y desviaciones, articular consecuencias cuando se presenten.

Utilizar datos reales

Hacer énfasis o asignarle mayor prioridad en los puntos importantes.

Conocer concretamente los beneficios de lo que se hace, por qué y para qué se hace, donde y cuando?

Definir la relación y las condiciones entre la Descripción Colectiva y los usuarios en general.

Trabajar en consenso de acuerdo a la magnitud de las normas, buscando simplificar el esfuerzo, tiempo, interpretaciones, problemas, pasos etc.

Conocer el estado de conocimiento y entrenamiento de las personas para las cuales se elaboran las normas.

Promover la utilización de estas normas, de modo que se presenten errores modificables y lograr una actualización constante.

Conocer el sistema documental y los responsables del proceso de normalización. 

APLICAR EL PROCESO DE NORMALIZACIÓN

Los esfuerzos realizados en esta etapa adquieren dimensión cuando se observa los resultados obtenidos a la puesta en práctica.

La aplicación requiere e implica:

Aplicar estrictamente y siempre la última versión de las normas logradas, guardando las anteriores para futuras comparaciones o revisión del proceso. Asimismo, se deben comparar con las fichas y datos de referencia, para tal fin de deben guardar o archivar todos los antecedentes.

Se debe documentar tanto el proceso, como las observaciones en las aplicaciones, para tener un soporte de análisis y actualización de soluciones.

Consecuentemente aplicar otras alternativas presentadas cuando se requieran

Mantener certificación del servicio de Descripción Colectiva (ISO 9000).

Control permanente de las normas, combinando herramientas y procesos.

Elaborar planes de aplicación y ponerlos en marcha.

Al elaborar normas, estas deben cumplir las reglamentaciones y legislación de la zona, de modo que se integre en otros procesos y áreas de descripción.

DOCUMENTAR EL PROCESO

El Archivero, por la naturaleza misma de su oficio, debe comprender el hecho de documentar cualquier actividad suya, y debe considerar que los documentos son patrimonio común de las experiencias inclusive personales y de las instituciones, que por su contenido de pasado, son hitos desde el cual parte la innovación.

Esta etapa se fundamente en:

Documentar lo que conoce e implementa.

Documentar sabiendo que estos documentos constituyen fuente de consulta en los procedimientos de desarrollo, sirven de guía y control, los documentos son una herramienta de trabajo, parte de la rutina. Por lo que se debe tener disponibilidad permanente de los mismos.

El documento es evidencia y seguridad de que se conoce las alternativas cuando se presenten problemas y disminuye riesgos de error.

Las normas no son permanentes, los documentos si. Los cambios en las normas se documentan como versiones.

La norma que no cambia en el tiempo es porque no se necesita o es muy obvia.

La norma se caracteriza por su brevedad, lenguaje claro, sin repetición de sus reglas, precisas, uniformes en los términos y con una presentación estructurada y coherente.

Se debe considerar que las normas suelen constituirse como un plan de trabajo a seguir.

EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA IMPLEMENTACIÓN

Una vez implementadas las normas, requieren ser medidas y controladas con el fin de adaptarse a exigencias futuras y apuntando a un perfeccionamiento de las mismas. La evaluación permite evidenciar el grado de eficacia de la implementación de la norma  Equivale a la verificación de las condiciones, requisitos, análisis que hacen de cada aspecto de la misma, Así obtenemos calidad.

Esta etapa requiere e implica:

Implementar sistemas de inspección y ensayo para determinar aptitudes y conflictos de las normas

Definir el sistema de medidas para calificar la evaluación.

Marcar puntos de referencia, hitos donde se efectuaran niveles de muestreo y control de acuerdo con los resultados.

Se controla y mide el procesote implementación, el documento generado, si guarda información fidedigna, el conocimiento o experiencia adquirida, el entrenamiento, los objetivos tendentes a simplificar el servicio y reducir costos.

Aplicación de técnicas estadísticas y gráficos que muestren variables críticas.

Evaluar el uso de la norma y  prestar asesoría al área y a las complementarias.

Evaluar las pérdidas, los eventos y las causas que lo originaron.

ACONDICIONAR LA IMPLEMENTACIÓN

En esta etapa representa el resultado de la implementación, de las acciones correctivas y preventivas consecuencias de la medición y control del sistema.

Las mejoras se definen cuando:

Cualquier problema se resuelve y no se presenta nuevamente por la misma causa.

El usuario acepta el cambio y hace las adecuaciones necesarias para la nueva implementación.

Se articula y re-inicia el ciclo: conocer – documentar - aplicar; actualizando la acción correctiva o preventiva.

Con los resultados obtenidos se puede entrenar al personal involucrado en los cambios

Aplicar al proceso de Normalización los objetivos de calidad, seguridad, gestión ambiental y determinar la mejora.

Sirve de punto de referencia para la identificación, validación y adecuación de la mejor práctica a procesos similares.

La norma es sancionada y difundida en los niveles interesados. En esta etapa se observa que algunos aspectos de la norma puede ser incomprensible para el conjunto de interesados o bien la norma no tiene el alcance deseado, por lo que se acompaña con una guía de interpretación o una serie de ejemplos que ayudan a resolver los problemas particulares.

LAS NORMAS

La preocupación por la normalización y las actitudes ante ella no son exclusivas de ningún país en concreto. Habremos de hablar de paternidad compartida, aunque dé la sensación  que algunos países pretenden asumir cierto protagonismo. También con carácter general hemos de hablar de retraso  porque la Archivística, dada su naturaleza, es esencialmente normalización  y es ahora cuando nos la planteamos como tal, ante la urgencia que supone la incorporación a las nuevas tecnologías porque no se  debe –aunque se pueda- informatizar sin normalizar, pero sí es preciso normalizar  con independencia  de hacer o no uso del ordenador.

La construcción de la primera norma general de la comunidad archivística ha empezado por la descripción que no hace sino reafirmar la importancia de esa tarea que se confirma prioritaria, hasta el punto de justificar con ella la profesión de archivero.[3]

Consecuentemente y con el fin de lograr situaciones de lenguaje común a la descripción general de todos los archivos, se plantean normas como las ISAD (G), las normas ISAAR (CPF) y la aplicación de las normas ISO para generalizar el trabajo de los archivos.



[1] Pitti, Daniel V.: Encoded Archival Description: An Introduction and Overview. En D-Lib Maaazine. Vol. 5, n. 11 (November 1999)

[2] RHOADS, James B. La aplicabilidad de las directrices del UNISIST y de las normas internacionales de la ISO a la gestión de registros y la administración de archivos. Estudio del RAMP/ redactado por James B. Rhoads {para el] Programa General de Información y el UNISIST. París: UNESCO, 1981. VI. 64 Págs., (PGI-82/WS/4)

[3] Heredia Herrera, Antonia. La descripción :estado de la cuestión, Actas I Coloquio Internacional de Archivística , IRARGI IV, 1991, págs. 183-205. Heredia Herrera Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica, Sevilla, 1992 (6º edición), págs 302. Ibidem, págs. 321-355.

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