CARACTERISTICAS GENERALES DE LA DESCRIPCION COLECTIVA

Publicado el: 23/05/2012 / Leido: 9449 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN

Desde hace unos 5000 a. c. años o prácticamente desde la aparición de la escritura, los Estados o los poderes públicos, han tenido necesidad de una memoria colectiva que conserve y mantenga vigente sus decisiones; y se vieron en la necesidad de preservar las pruebas de sus actos más importantes, como son las leyes, tratados, etc. Y aun hoy se siente la necesidad de resguardar los documentos mas importantes, los que hacen a la vida institucional, salvaguardándolas de los desastres. Así se originaron los archivos más antiguos. Así encontramos que algunos archivos como los de Lagash y Ur se remontan a 5000 años de antigüedad, considerando que se esperan encontrar archivos más antiguos aun.

En Egipto, Grecia, y en el Imperio romano, se establecieron archivos de estado; que prácticamente desaparecen entre los siglos V al XII, cuando vuelven a tenerse noticias de ellos en Europa, primero en el Vaticano. Como es de suponer, en la edad media se observa el desarrollo archivístico en los municipios que manifiestan un interés momentáneo de sus documentos, sobre todo administrativos y en lo principados, por cuestiones de intereses familiares, abolengo y herencias.

Carlos V inauguro en España la centralización de los documentos públicos más importantes, se da la creación de los Archivos de Simancas en 1549, posiblemente esta acto sirvió de ejemplo para Pedro el grande en Rusia y María Teresa de Austria con los archivos de estado de Viena 1749-1750.

La fundación de los Archivos Nacionales en la Francia revolucionaria de 1794 marca un hito sobre esta especialidad, considerando apropiado la centralización de los documentos administrativos, en lugar de un tradicional "Tesoro de las Cartas" cuyo valor dependía de quien los reúnia. Se contempla también aun cuando muy restringido en sus iniciaos, el acceso del público a esos documentos.

Curiosamente, Estados Unidos esperó hasta 1934, para crear los Archivos Nacionales. En el Japón, recién apreciamos un archivo nacional en 1961.

La idea básica de una descripción colectiva, para la comprensión de sus alcances y utilidad, podemos anidarla en los Censos. La información procesada en los Censos constituye un elemento importante que prestan utilidades a todos los niveles de organización y en la toma de muchas decisiones de gobierno. Los Censos que no son las Guías documentales como se pretende enseñar en algunos centros de enseñanza, se institucionalizan hacia el año 443 A.C.  Es un ejemplo cercano al valor documental que se puede reunir en una Descripción Colectiva.

En el contexto moderno de las sociedades de la información y del conocimiento, la conceptuación de documentos administrativos adquieren un sentido amplio, porque no se limita solo a la información de documentos producidos a la entidad, sino que comprende a los documentos que contengan toda la información que puede ser útil para su desempeño, metódicamente reunida, ordenada y clasificada, descrita y seleccionada.

Si tratamos de ubicar los primeros pasos de lo que originalmente se ha llamado la "mecanización", antes de calificarla de "automatización", y en algunos extremos se emplea el término “digitalización”, de la información, para ser utilizada en los servicios públicos, datan posiblemente de los años 1887-1890, época en que Herman Hollerith aplicó cartas perforadas, situación esta que se remonta posiblemente a finales del siglo XVIII, aplicado a las operaciones del undécimo censo de los Estados Unidos.

Pero recién en la década de 1960-1970, con la introducción de los servicios informáticos o la aplicación de las computadoras, en los servicios de documentación de los poderes públicos. Se trata de una transformación del proceso de la información de los poderes públicos, cuyas consecuencias continúan siendo de gran alcance.

Toda innovación de carácter práctico es correspondida en avances de carácter teórico. Los métodos originalmente empíricos, de los archiveros son sustituidos por técnicas más racionales. La archivología se incorpora en las ciencias de la documentación, luego en las ciencias de la información y finalmente participa de la Sociedad de la información y del conocimiento, y esto solo parece ser el comienzo de una teoría nueva de los sistemas de información del futuro.

LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA EN EL MARCO

DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN

“En el objetivo n.° 1, relativo al concepto general de una planificación global de las infraestructuras nacionales de los servicios de documentación, bibliotecas y archivos (NATIS), adoptado por la Conferencia Intergubernamental sobre el Planeamiento de las Infraestructuras Nacionales de Documentación, Bibliotecas y Archivo, convocada por la UNESCO en Paris del 23 al 27 de septiembre de 1974, se indicaba que "las tareas estatales de planeamiento, decisión y administración dependen cada vez en mayor grado de la disponibilidad de una información fidedigna, que sólo puede obtenerse mediante la organización sistemática de este recurso"[1]. EL documento de trabajo (Com-74/NATIS/4) preparado para esta conferencia había precisado, en su párrafo i.i.3b.), las grandes líneas de la función del Estado que consiste en "facilitar a la administración publica servicios de información"[2], y el documento sobre la concepción y planificación de sistemas nacionales de información (COM 76/nATIS/7) había consagrado uno de los párrafos a las estrategias que entrañan las políticas de desarrollo en lo que se refiere a "la propia situación del planificador oficial, esto es, como responsable de tomar decisiones en entidades públicas o en el propio gobierno" y de los problemas de información con ellas vinculados[3][4].

El Descripción Colectiva presupone la existencia de una red coordinada de servicios de archivos en todos los ministerios, y de la administración local, cumpliendo con la construcción de bancos de datos, que permitan a todos los funcionarios acceder a esa información.

Como todo sistema de información, la Descripción Colectiva, debe reunir información capaz de responder a las preguntas que hagan los usuarios, juiciosamente seleccionada, descripta, no solo con auxiliares descriptivos formalizados, sino con la preparación de resúmenes y síntesis; clasificada, analizada, eventualmente traducida, y permitir su difusión.

Pero la Descripción Colectiva, tiene características específicas, correspondientes con la función pública y a las características del Estado, siempre y cuando hablamos de Administración Pública del estado, porque puede darse también la Descripción Colectiva de entidades privadas afines que requieren información de interés para sus fines y servicios.

Los Archivos gozan de una particularidad por sobre las ciencias afines, que son garantes de la continuidad del poder, no de las formas de poder que corresponde más bien a una situación política y momentánea, sino del mismo poder. Es así que el Estado, órgano defensor de los intereses de la sociedad, sustenta su acción en la noción de continuidad. La forma más acertada de lograr esta continuidad es la supervivencia de la información que hace a la institución, la forma más acertada para la supervivencia de la información es conservarla en los archivos de la institución, lo gobiernos cambian, las formas de poder evolucionan, los archivos permanecen.

La Descripción Colectiva desempeña un papel primordial como referente de los documentos depositados en el sistema de archivos representando Acciones funciones de los gobiernos pasados y de sus administraciones.

Un aspecto que puede ser motivo de generar opiniones a favor o en contra, y que se presentaría como una característica de la Descripción Colectiva, sería la relativa al carácter confidencial de la información. Es un tema sumamente reflexivo.

La noción de secreto de Estado, en grados diferentes, refleja la existencia de documentos considerados como importantes para determinados aspectos de la vida de las instituciones, personas y naciones, que pueden generar situaciones de riesgo físico o ético, o atentar a su existencia, o simplemente malograr proyectos de estado. Es igualmente aceptable como reservada, la información relativa a la tecnología, economía e información científica de las instituciones.

ASPECTOS POSITIVOS DE LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA.- La Descripción Colectiva obliga una reorganización de las formas o sistemas, según los casos, de la recolección, almacenamiento y selección de los descriptores que sirven para la gestión de los servicios públicos.

Se hace necesaria la creación de bases de datos de fines múltiples, que presten servicios de información para la gestión cotidiana y para la previsión política de la planificación a medio y a largo plazo.

Permite una relación mas cercana entre información e investigación, poniendo los datos reunidos con fines administrativos a disposición de los investigadores.

No podemos negar que se produce una mejora en el control de poder ejecutivo por la administración pública en general.

Concreción efectiva del derecho a la información, que permita conocer oportunamente, naturaleza, alcance y contenido de las decisiones estatales que conciernen a los individuos.

Permite la coordinación de los requerimientos de la sociedad civil, y de los investigadores, usuarios industriales, etc. Y la composición de la Sociedad de la Información y del Conocimiento.

Desmitificación progresiva de la noción de información científica y técnica, mediante la incorporación de la información económica y social.

Integración del concepto de información global mediante la promoción de lazos orgánicos entre los Descripción Colectiva, de los diversos niveles: local, regional, nacional e internacional.

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN VIGENTE

De acuerdo con los estudios realizados en la Planificación General de los archivos,[5] el primer paso para el establecimiento del plan, que permita una correcta aplicación de la Descripción Colectiva, consiste en analizar y evaluar la situación vigente. Se efectúa un análisis objetivo de los organismos disponibles para acopiar y tratar la información necesaria, así como la destinada a poner al público en conocimiento de la acción de los responsables de las decisiones políticas y de las administraciones.

El estudio apunta a fundamentar la infraestructura del sistema de comunicación y de tratamiento de datos, es decir, sobre las redes de telecomunicación e información y sobre el equipo en medios informáticos, así como sobre la reprografía.

En todas las instituciones anteriormente mencionadas, se sigue la orientación de estudiar principios y métodos para una Descripción general sin mencionar el adjetivo de “Colectiva”, con la tendencia hacía una normalización descriptiva, tal como lo presenta el Colegio canadiense de Archiveros. Esta preocupación nos ha llevado al empleo de normas que las estudiaremos mejor en su momento. “Asimismo, desde hace años, y también como consecuencia de la informatización, se ha planteado en los archivos la necesidad de establecer normas en las tareas archivísticas. Dicha normalización debería abarcar todas las tareas archivísticas realizadas en cada tipo de archivo, desde la organización e identificación de fondos, hasta la Descripción, la localización topográfica, etc.”[6] No obstante esta recordación y algunos reproches de autores que piensan en unificar las ciencias de la documentación bajo un determinada norma, la archivología ha preservado su autonomía en base a la tradición administrativa, la misma que se sostiene en la identidad de las instituciones de cada pueblo, lo cual, a mi juicio, es sano, y es correcto. Siguiendo esta orientación, se sugiere estudiar los principios teóricos y los métodos de la Descripción Colectiva.

La experiencia lograda en diferentes países desde la última posguerra, dan evidencia de que muchos proyectos sobre la Descripción Colectiva se apoyen en entusiasmos y bases poco sólidas, seguras; con la consiguiente perdida de tiempo y economía. Una de las causales a considerar es la falta de conocimiento de la problemática planteada para este tipo de Descripción. En estos momentos, en que la sociedad de la información y del conocimiento es una realidad en desarrollo, es cuando realmente, el planteo de la Descripción Colectiva es una necesidad emergente. Este trabajo fue escrito en 1998, y en conversaciones con el estimado colega César Gutiérrez, de la Universidad Católica del Perú, habíamos acordado que el realizaría el prólogo, pero, recién ahora, después de revisar el presente trabajo, doy marcha adelante, porque lo considero necesario, al menos inicialmente.

ESTABLECIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO

Una vez considerado un estudio previo se puede establecer el plan de aplicabilidad. El plan es en realidad una guía de trabajo, porque al iniciarse esta experiencia, se siguen efectuando estudios y se siguen realizando nuevos planes, es un acto proyectual[7]. Es decir, nunca se concluye ni tiene porque concluirse, porque los análisis y estudios han de desarrollar mientras se produzcan documentos y se extraiga información.

PROBLEMAS DE PRIMERA INSTANCIA

Podemos analizar algunos como consecuencia lógica de los procesos de almacenamiento de la información, sin ser exhaustivos, señalamos:

Exceso de información.- Es lógico considerar que al reunir los Auxiliares Descriptivos o Instrumentos de Investigación de todos los archivos componentes de la Descripción Colectiva, se puede obtener un exceso de información que puede entorpecer cualquier investigación.

Distorsión de la información.- Puede suceder por varias causas:

Existe un largo circuito.- Los escalones inferiores de las instituciones tienen un criterio propio para satisfacer a los superiores, generalmente obedeciendo a las actitudes de intimidación de estos últimos, los cuales permiten realizar verdaderas labores de filtrado y deformación de la información.

Las información está muy concentrada: De modo que los pasos que circulan en la institución para que la información pueda ser aprobada e incorporada a la Descripción Colectiva, entonces debe pasar por todo el circuito jerárquico, lo que significa que no existe autonomía adecuada a los niveles jerárquicos.

Desarrollo excesivo de la tecnología.- obliga a estar actualizados con los sistemas, lo cual repercute en la economía de la Descripción Colectiva y en la naturaleza misma del almacenamiento de la información que hace necesario recurrir a expertos y en la mayoría de los casos obliga a una retraducción a lenguajes de máquina.

Automatización de las decisiones.- Una de las funciones permanentes de los documentos administrativos, consiste en el proceso de retroacción, conocido en inglés como feedback, gracias al cual la información recogida sobre las decisiones anteriores guía la conducta ulterior de los dirigentes, al distribuirse estas experiencias, posiblemente alguna decisiones se automaticen, lo cual puede ser positivo en el sentido de suprimir la burocracia con determinados temas, como puede ser negativo al tomar a la ligera algunos casos.

Limitaciones de personal. Poco personal especializado y competente, para dirigir y administrar la Descripción Colectiva.

Limitaciones presupuestarias. Siempre se tropieza con ese tipo de limitación.

Limitaciones institucionales y legislativas. Sucede a menudo cuando existen intereses personales o de estado en juego, que pueden salir a luz en las descripciones Colectivas y convertirse de dominio público.

Si bien la influencia bibliográfica permite acceder a un conocimiento sobre ésta problemática, no pasa de ser superficiales, en el sentido de que existen otras prioridades establecidas y objetividades distintas, así aplicando experiencias ajenas, nos dieron los resultados no esperados, a causas diferentes tenemos efectos diferentes, y no puede ser de otra forma, así tenemos errores de lenguaje, tendentes a ser corregidos o bien tenemos distintos conceptos y queremos aplicarlos considerando como si fuera lo mismo, eso pasa cuando algunos autores quieren darle tratamiento al objeto libro como al objeto expediente como si se tratara de lo mismo, sustentando en los problemas de lenguaje, pues ambos son documentos, las causas que los generan son de distinta índole, si bien las englobamos en las ciencias de la documentación, pero cada parcela del conocimiento, ha de recibir necesariamente la aplicación de cada necesidad específica.

Esta experiencia nos lleva a percibir y tratar de desarrollar prioridades como:

Ü La aplicación de un lenguaje común y específico a este saber, entre las que aun se especula la definición de los archivos como tales,

Ü El empleo de principios y técnicas de ordenación y clasificación que consoliden el conocimiento metodológico de la archivología

Ü La utilización de lenguaje común o “control del vocabulario” [8]

Ü La universalización de los Auxiliares Descriptivos, que tratamos de iniciar con este trabajo, utilizando metalenguajes específicos, y que no siempre presume una normalización. Ha de ser necesario analizar mejor estos conceptos, considerando que la Descripción Colectiva se presta a una serie de interpretaciones sobre la normalización descriptiva y por ende la normalización archivística.

Una vez lograda regionalmente, se pretendería darle un carácter Nacional de la Descripción Colectiva, logrando de esta manera, analizar las dificultades surgidas dentro de las fronteras de cada país.

No debemos olvidar que los países que tradicionalmente cuentan con experiencia en esta materia, no permite realizar un estudio comparado, que es lo que se pretende hacer a través de las cátedras correspondientes a la signatura de Organización y métodos del trabajo archivístico. Si se ve necesario profundizar más en la formación de una teoría común, comprensible a todos los interesados.

Básicamente se pretende que una vez lograda regionalmente, se proyectaría darle un carácter nacional a la descripción colectiva, logrando de esta manera, analizar las dificultades surgidas dentro de las fronteras de cada país. Experiencia que recién se consideraría válida para análisis de aplicaciones futuras, como la normalización. Algunos países tradicionalmente cuentan con experiencia en esta materia, pero no permiten realizar un estudio comparado, pretensión que se traslada a las cátedras correspondientes, de las distintas carreras que tratan sobre archivos; esta insuficiencia se justifica cuando se analizan las distintas tradiciones administrativas y documentales y sobre todo, la enorme variedad de organizaciones y métodos de trabajo, (como fuente productora de documentos) sin considerar la diferencial conceptual idiomática.

Se considera necesario profundizar más en la formación de una teoría común, comprensible a todos los intereses.

EL CONTEXTO DE LA DESCRIPCIÓN

Podemos considerar que es absurdo plantear una normativa y esperar una discusión cuando una gran mayoría de archivos y archiveros, no han alcanzado un conocimiento adecuado como para discutir normas internacionales, mucho menos cuando estas normas no han tenido la difusión suficiente, sino a través de muchos años, también en estas consideraciones, debemos pensar que para los pocos iniciados en las artes de la archivística, encontrarse con unas normas elaboradas es como una bendición, aun cuando aun entendiera estas normas, es muy apresurado decir entonces o suponer que existe ya un consenso sobre la definición de las normas de descripción en archivística, más bien seria necesario plantearnos los conceptos y sus diferencias regionales para poder hablar en una misma lengua. Sabemos el apuro que tienen muchos países por conocer a fondo los contenidos sustantivos de todos los documentos posibles, eso da ventajas para conocer mejor la idiosincrasia de los pueblos a los cuales se les quieren incorporar normas casi incompresibles o alejados del contexto administrativo o tradición administrativa si se quiere.

Es obvia la complejidad de ésta cuestión. Es evidente que previo a cualquier normalización es necesario un contexto teórico mas profundo, que explique tanto la producción como el desarrollo de los documentos hasta hacer obligatorio una descripción de los mismo, a fin de conocerlos, ubicarlos, difundirlos.

POSTULADOS RELATIVOS A LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA ARCHIVÍSTICA

Cualquier estudio que hagamos sobre la descripción y lógicamente cuando pretendemos normalizar esta descripción

 1°.- Se debe tener en cuenta las prácticas establecidas y aceptadas en la región donde se desarrollara la descripción colectiva.

 2°.- la organización de los documentos y la clasificación de los fondos que intervienen en la descripción colectiva de archivos deben sustentarse en los Principios Archivísticos de Procedencia y del Orden Original.

 3°.- Nos ponemos de acuerdo que es necesario manejarnos con unidades documentales que nos permita comprender los diversos niveles de clasificación; de modo que, reconocemos la existencia de los niveles siguientes:

Los Depósitos de Archivos; considerado como la unidad mayor donde contiene a uno o mas fondos documentales. Para la descripción colectiva, es necesario comprender este término, que en algunos casos constituyen los Archivos Generales, de acuerdo a nuestra terminología.

Los Fondos; como unidad de documentos, mayor, que abarca toda la producción documental de una entidad jurídica o institución.

Los Grupos, Sección para algunos autores, considerada como una división funcional, de las grandes unidades administrativas de una institución, estas a su vez se subdividen en;

Los Subgrupos, subsección para algunos autores, constituyen las subdivisiones administrativas institucionales, y están conformadas por;

Las Series; unidad en la que parece que estamos de acuerdo todos los archiveros como el conjunto de Tipos documentales.

La Pieza Documental, como aquella unidad más pequeña de los documentos.

4°.- Si bien a nivel institucional, la descripción de los documentos debe reflejar la clasificación de los fondos; cuando se realizan descripciones colectivas pueden producirse diferencias de lenguaje archivístico que puede ser resuelto por una categorización de niveles como la descripción regional, de el depósito, de los fondos, etc..

5.- El término empleado en este trabajo para los cuerpos descriptivos como “Auxiliares descriptivos”, lo empleamos siguiendo la escuela empleada en América latina, y sobre todo considerando la postura de Schellember Teodore y Tanodi Aurelio, quienes realizaron trabajos iniciales sobre el tema que nos ocupa, algunos autores los denominan también auxiliares de investigación, instrumento de investigación, variando de acuerdo a la tradición de formación de archiveros de cada lugar o región geográfica, y de acuerdo a la influencia de determinados autores. Por las mismas circunstancias podríamos hablar de una variedad de auxiliares categorizados de acuerdo al nivel de trabajo y complejidad de elaboración que marcan distintos niveles de descripción, marcando inclusive, pautas de desarrollo y consumo de la información en determinadas áreas geográficas.

De ahí que es recomendable siempre, para comenzar, realizar auxiliares descriptivos simples como el inventario de existencia, posteriormente en la medida que el consumo de información progresa, realizar auxiliares más complejos para lo que esta preparado el archivero profesional. Tengamos en cuenta que no estamos tratando estamentos bibliotecarios, sino institucionales, por lo tanto no podemos hablar con el lenguaje de los primeros, sino que la misma Archivología genera su propio lenguaje, en función de los tres grandes cuerpos que la componen, la administración, la historia y la diplomática.

En conclusión: Un auxiliar Descriptivo es la representación por escrito de la información de Documentos específicos. Por ser producto de actividades de una institución, se registra también aspectos de la organización de la entidad productora y sirve sobre cualquier objetivo, para la consulta del usuario; quien manifiesta permanentemente las necesidades de información.

Toda toma de decisiones y actos de investigación, requieren de una permanente alimentación de información, algunas de estas necesidades son:

 -Saber si existen precedentes sobre determinados actos de la administración y cuales son los procedimientos realizados para la toma de decisiones.

 -Conocer, en el campo de la investigación, los contenidos documentales, e inclusive, si se han realizado algunas investigaciones sobre el tema, tanto en lo administrativo como en lo científico o histórico.

 -Necesidad de información en el curso de un trabajo de investigación. Generalmente, tanto el usuario como el investigador, requieren de datos precisos, sea en un trámite o en un trabajo de investigación en curso, por lo cual se hace necesario encontrar y verificar información adecuada a cada una de las necesidades.

El Auxiliar Descriptivo es el Documento resultante de los análisis documentales y representará los distintos aspectos para la Evaluación de Documentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada.

 6°.- Debemos considerar que en las últimas décadas, han proliferado una variedad muy grande y diversa, de soportes documentales. Pero que aun, por lo menos en los países latinoamericanos, los documentos escritos representan una gran cantidad. Es necesario revisar, primero la utilidad administrativa y luego como patrimonio cultural, toda norma que concierne a estos soportes, y redactar las recomendaciones archivísticas. Para cada caso, sean estos mapas, planos, grabaciones en distintos soportes, cintas, fotografías y películas, la descripción de la pieza adquiere mayor importancia.

 7°.- No tiene sentido normalizar métodos solo para necesidades propias de cada archivo, pero si se hace manifiesta la necesidad de normalizar para una comunidad de archivos, en este sentido dedicamos un capítulo integro a este tipo de problemática, porque son muchos los factores y variables que intervienen en el proceso de la información de los archivos, no obstante que el principal objetivo es responder eventualmente a las necesidades de los usuarios.

 8°.- Es cada vez más manifiesto el interés en la difusión de la información de carácter científico contenido en los archivos sobre todo de carácter público, por ser los mas accesibles.

 9°.- Debemos considerar también que la naturaleza de los documentos de archivos no es un obstáculo para normalizar, por lo menos no debería serlo, pero si puede constituir en un tema de análisis, la naturaleza y la tradición administrativa de cada región donde se analicen las normas a imponer.

 10°.- Dada la naturaleza del trabajo archivístico, el pensamiento es naturalmente informático, en todos sus procesos, y los Archiveros deben explotar al máximo las posibilidades de la informática, desde los controles de diagramas de flujo documental, pasando por los sistemas descriptivos, hasta la creación de redes de información.

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA.- En realidad no existen intentos serios para definir el término “descripción” en archivística, en algunos trabajos apenas se limitan a una lectura de algún diccionario, y una adaptación rápida a la problemática de los archivos, no obstante que esta etapa, se ha convertido en un capítulo obligado de la Archivología, y es empleado el término prácticamente en forma universal. Esta problemática se explica en parte porque no existe un intento serio para lograr un lenguaje único a la Archivología con significados que sean comprensibles en su cabal dimensión, considerando que describir es una actividad fundamental en la rutina diaria del archivero. También debemos considerar que el término Describir es muy ambiguo.

La descripción es una actividad permanente en los archivos puesto que afecta a todas las etapas del ciclo documental, ocupa un lugar importante en casi todas las etapas del tratamiento en archivística como así también en cierto número de disciplinas conexas. Si la descripción archivística no es adecuada, no puede ser eficaz el control administrativo ejercido, sobre todo en las etapas de la reunión y tratamiento de los documentos. Es indispensable que los documentos sean descriptos correctamente para que sus valores informativos puedan ser avaluados. Asimismo, la descripción es esencial en las etapas conexas del tratamiento, como ser el establecimiento de los calendarios de plazos de conservación. Evidentemente, esta función es indispensable si se quiere hacer que los documentos sean asequibles a los usuarios. Sin enumerar todas las finalidades de la descripción, reviste una sensible importancia en el mandato tradicional de los Archiveros, que consiste en reunir, conservar y hacer accesibles los documentos.

El análisis de tratados y escritos sobre archivística, no nos ayuda a definir a la Descripción como actividad principal de los archivos. En efecto, la mayor parte de los autores tienen tendencia a preocuparse por las aplicaciones prácticas más que de la teoría Es bueno también, si requerimos una definición como corresponde o solo llegamos a efectuar una descripción de lo que es la descripción, efectivamente si consideramos por ejemplo Si consideramos como una definición que la descripción en los archivos, constituye una función en el marco del tratamiento de los documentos y que permite la producción de Auxiliares Descriptivos de diferentes tipos que posibilitan a los administradores el control de sus documentos y a los usuarios y Archiveros localizar la información requerida. Prácticamente no estamos definiendo sino describiendo para comprender mejor el concepto de la Descripción.

Esta descripción de Descripción documental, suena confuso, nos acerca un poco a la comprensión de describir, pero también debemos considerar una gran diversidad de los Auxiliares Descriptivos producidos para numerosos soportes documentales y distintos servicios, siempre y cuando el archivo explota una información y no se conforma con un pequeño inventario de existencia, que, lamentablemente, es lo que algunos centros de enseñanza optan. Tradicionalmente, son pocos los Archiveros que han procedido a un análisis riguroso de la función de la descripción y de sus diferentes componentes, de ahí que al emanarse la normas ISAD (G), parece un alivio en el trabajo de aquellos que no comprendían muy bien este tema, o no tenían referencias adecuadas para ello. Es peor, que Archiveros devenidos como tales, adoptan facilmente este instrumento descriptivo.

Los Archiveros emplean el término “Descripción en su sentido genérico para designar todos los aspectos de la producción de los Auxiliares Descriptivos con fines administrativos en primera instancia y de servicio a los usuarios en segunda instancia.

Todos estamos de acuerdo para afirmar que el hecho de clasificar documentos de archivo según el modelo de su hermana la bibliotecología equivaldría a violar los Principios Archivístico de Procedencia y Orden Original, aceptados universalmente, y que por fin, tenemos algo en común.

Existen discrepancias sobre la temática de la Ordenación y la Clasificación es lo correcto, o es correcto la Clasificación y la Ordenación, un debate sobre este tema sería esclarecedor para muchos optimistas por la segunda postura, primero se establece un orden y en base a ese orden se clasifica, luego se instalan los archivos, es la postura que defiendo, de lo contrario cometo el error de clasificar primero para luego establecer un orden y luego ordenar, resulta muy confuso, el debate queda abierto para que podamos afinar el lenguaje.

La función de descripción archivística no tiene equivalentes con la descripción bibliográfica. En archivística, los auxiliares descriptivos tienen tal elasticidad que pueden cubrir un fondo, una serie o una pieza; de este modo, puede tratarse de una guía de un fondo o de un grupo de fondos que comprende un repertorio o una Descripción Colectiva, que es lo que se propone en este trabajo.

En la descripción de archivos, para seleccionar puntos de acceso en el contexto documental, se determinan cuales son las entradas necesarias que permitan al usuario encontrar un documento El Archivero generalmente no se preocupa mucho por elegir un punto de acceso principal en sus bases de datos, puesto que los fondos de archivos son presentados con el nombre de la entidad productora, oficina y productor, pero con el desarrollo conceptual de la demanda de información, se utilizan entradas suplementarias de manera que facilitan la comprensión de los contenidos documentales.

La Descripción por temas puede encontrar algunas aplicaciones en el ámbito de de los archivos. El Sistema de clasificación, contrariamente a las bibliotecas, no disponen de información habilitada a los usuarios sobre el contenido de los documentos, salvo por la aproximación del nombre del tipo documental con la actividad que lo produce.

La Descripción Archivística es compleja debido a la cantidad de material a tratar, lo que hace que el trabajo de pieza por pieza sea excepcional, además se trabaja con fondos compuestos por documentos con soportes variados, y en muchos casos se deben mantener el lazo descriptivo.

Los Auxiliares Descriptivos están ideados de manera que orientan al investigador a una progresión por etapas antes de obtener la información necesaria para obtener resultados. De esa forma, el usuario o investigador, comienza por consultar un repertorio elaborado para ayudarlo a ubicar conjuntos de documentos susceptibles de ser de interés para su investigación.

No existe un modelo sistemático de descripción de archivos, no es conveniente tampoco, determinados modelos son buenos para determinados archivos debido a la tradición documental de las instituciones que no sueles ser lugares de una región a otra.



[1] Conferencia Intergubernamental sobre el planeamiento de las infraestructuras nacionales de documentación, bibliotecas y archivos, París, 23-27 de septiembre de 1974, informe final, p. 27, UNESCO, enero de 1975 (COM/MD/30).

[2] ID., Documento de trabajo, p. 10, París, UNESCO, 1974 (COM/74/NATIS/4).

[3] NATIS, Sistemas Nacionales de Información, Concepción y planificación de sistemas nacionales de información, Documento para planificadores públicos, p. 17-18, París, UNESCO, 1976 (COM/76/NATIS/7).

[4] Grolier, Eric de. Organización de los Sistemas de Información de los poderes públicos, París, UNESCO, 1980.

[5] Arévalo Jordán, Víctor Hugo. Planificación General de los archivos. E-libronet. 2002

[6] Santos Canalejo, Elisa Carolina de, La indización en la recuperación de la información. Janus. Revue Archivistique. Conseil International des Aechives. Lligall 12. 1998. Ed. Board. Paris.

[7] Arévalo Jordán, Víctor Hugo. El Acto PROYECTUAL de los Archivos, ensayo, E-libro-net. 2003

[8] Santos... íd.

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