ALMACENAMIENTO INTEGRADO DE LA INFORMACION

Publicado el: 23/05/2012 / Leido: 6612 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ALMACENAMIENTO INTEGRADO DE INFORMACIÓN

OBJETIVO: Toda Descripción Colectiva a punta a reemplazar el sistema convencional de almacenamiento de documentos, por sistema de almacenamiento digital, punto álgido en el cuestionamiento que genera la Permanencia del documento utilizado por las formas tecnológicas modernas.

PROCEDIMIENTO GENERAL: Los documentos en soporte de papel, pergamino y papiro, incluyendo algunos mas modernos como las cintas visuales, audio, y audiovisuales, se sustituyen paulatinamente por procedimientos digitales y son almacenadas en discos de distinta naturaleza, pueden óptico, magnético, cd, dvd, etc.,s, magnéticos y los popularizados CD-R, los CD-RW, los DVD, DVD-RW. etc. Siendo factibles visualizarlos en pantallas de computadores de cualquier tipo, teniendo siempre la opción de poder imprimirlas en impresoras digitales y visualizarlas en papel. Estas aplicaciones modernas requieren de un estudio por separado, dadas las condiciones tecnológicas dispares que existen entre las instituciones de una determinada región.

El sistema reemplaza los actuales expedientes por sistemas de almacenamiento no convencionales, puesto que cambian de soporte, y prestan gran utilidad en cuanto a la consulta, no así en cuanto a la permanencia, existen documentos que se deben conservar aun por encima de las tecnologías.

Los usuarios deben conocer rudimentos básicos del manejo de ordenadores para consultar, pudiendo verlos en pantalla del ordenador, siempre y cuando cuente con el Software apropiado, de manera ágil, rápida y segura.

Los sistemas lógicos de búsqueda, o los sistemas descriptivos empleados en estos procedimientos, son similares a los realizados archivísticamente en fichas y planillas, cuando no son iguales, pero además deben contar con herramientas, adicionales para buscar información específica. Dichas búsquedas, pueden efectuarse por cualquiera de los campos que se hayan acordado previamente para la Descripción Colectiva, los auxiliares que empleen pueden o no estar de acuerdo por pautas y normas como las ISAAR, ISAAD (G) y la implementación de ISO 2000. De esta forma puede acceder rápidamente a los documentos deseados.

El usuario puede también acceder a la información total o extractada que necesite, en copias impresas, fotocopiadas, grabadas en discos, de acuerdo a sus requerimientos específicos de su ámbito.

Con el desarrollo de las comunicaciones, se incrementa la posibilidad de transferir documentos de uno a otro ordenador.

El sistema de información, al estar procesado en buena forma, debe estar preparado para trabajar en red, Intranet, extranet o internet de modo que los recursos almacenados, puedan ser utilizados por cada uno de los archivos adheridos al sistema.

CONSIDERACIONES: El papel, en la actualidad es medio de almacenamiento de información más utilizado y de menor costo.

Este soporte, no es tal vez el más indicado, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de documentos, considerando el excesivo tiempo que demanda buscar y encontrar la información deseada.

El mantenimiento de los documentos, (encuadernación, almacenamiento, ordenamiento, búsqueda, reimpresión por pérdida o deterioro) demanda mucho tiempo y demasiados recursos.

El costo en papel es representativo, debido a que ciertos listados se imprimen o fotocopian varias veces, por cada usuario que lo necesita y además cada vez que se pierden documentos por distintas razones o causales.

Durante las consultas, generalmente se utilizan palabras claves o referencias, (ejemplo: numero de cuenta, nombre del cliente), para seleccionar la información deseada. La búsqueda manual o selección de la información se hace bastante engorrosa, especialmente cuando se trabaja con formularios continuos y encuadernados en grandes volúmenes. La búsqueda de información manual representa además los habituales errores humanos que evita la búsqueda mecánica.

NUEVA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.- La nueva tecnología óptica y magnética, permite un mejor manejo y aprovechamiento de la información. Actualmente, existen ciertos dispositivos de rápido acceso que manejan un volumen considerable de información. De hasta 1 Gigabite. En un Gigabite se puede albergar alrededor de 65.000 hojas de impresora.

VENTAJAS: Si el disco óptico, magnético, cd, dvd, etc.,, magnético, cd, dvd, etc., esta conectado a una red, todos los puestos de trabajo, tiene acceso al mismo y por consiguiente a la información que contiene.

Aumenta el volumen de información en línea, ahorrando tiempo y recurso en el sistema principal.

Se reduce el gasto de envío y utilización de correo interno o externo, ya que se utiliza los servicio de la red, para suplir esta actividad.

Otra de las ventajas a considerar es el medio propuesto de almacenamiento. El disco óptico, magnético, cd, dvd, etc., en si, es el soporte actual de mayor seguridad. Esta protegido contra todo daño. Su superficie esta recubierta por una película acrílica, lo que asegura su inviolabilidad. Además la grabación de la información no puede ser modificada, por ningún medio (ni mecánico ni electrónico). El tamaño es otro de los factores ventajosos, que permite almacenar un volumen adecuado de información. Sirve para realizar distribución de la información en todos los niveles pero no para la conservación.

Los listados en papel poseen una alta vulnerabilidad de acceso y un medio como el indicado asegura la integridad de la información. Además permite generar copias múltiples a un costo muy bajo. Baja los costos y aumenta la eficiencia.

Solamente los usuarios autorizados pueden acceder a la documentación almacenada. El sistema utiliza el Software de seguridad al que está habitualmente acostumbrado.

La búsqueda de la información puede realizarse a través de varios índices, y luego ser visualizada o impresa.

Puede mantener en línea hasta 60.000 paginas por cada disco óptico, magnético, cd, dvd, etc.,. El acceso a la información deseada deja de ser manual y pasa a ser automático e instantáneo.

Permite acceder al contenido de un listado en forma completa o selectiva

Ofrece completa seguridad en la conservación de la documentación y protección en la consulta.

Al recuperar un documento este, puede plasmarse en papel ser enviado por Fax, o transmitida electrónicamente a otra computadora.

El espacio físico necesario para archivar, se reduce notoriamente

La garantía y confiabilidad de la información almacenada es de 50 años.

Los discos óptico, magnético, cd, dvd, etc.,s utilizados son inalterables, ofrecen total y seguridad en el almacenamiento de información, dando así acceso únicamente a personal autorizado.

La calidad de la impresión es igual a la del original.

El tiempo necesario para la recuperación de la información es mínimo facilitando la búsqueda por medio de múltiples índices o claves de acceso a la misma.

Publicado el: 23/05/2012 / Leido: 6612 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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