JUSTIFICACION Y OBJETIVOS DEL PROGRAMA DOCUMATICO

Publicado el: 22/03/2012 / Leido: 7177 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

Compartir:

JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS DEL PROGRAMA DOCUMATICO

Toda toma de decisiones y actos de investigación, requieren de una permanente alimentación de INFORMACIÓN, algunas de esta necesidades son:

Saber si existen precedentes sobre determinados actos de la administración y cuales son los procedimientos realizados para la toma de decisiones.

Conocer, en el campo de la investigación, los contenidos documentales, e inclusive, si se han realizado algunas investigacio­nes sobre el tema, tanto en lo administrativo como en lo científico o histórico.

Necesidad de INFORMACIÓN en el curso de un trabajo de investigación. Generalmente, tanto el usuario como el investigador, requieren de datos precisos, sea en un trámite o en un trabajo de investigación en curso, por lo cual se hace necesario encontrar y verificar información adecuada a cada una de las necesidades.

Para realizar adecuadamente un programa documental es necesario tener un conocimiento metodológico de las técnicas del trabajo intelectual, dentro del cual se encuentra inserto el programa mismo, se cumplen algu­nas etapas:

Planificación y control: Es la etapa primaria del trabajo intelectual; es necesario, tomar en cuenta los distintos planes a ejecutarse, cua­les son los inmediatos, de acuerdo con las necesidades del archivo que se han describir. Normalmente se realizan acciones a corto, mediano y largo plazo.

Para no perderse en detalles es necesario tener una prospectiva cronológica de las acciones generales; paralelamente realizar una historia cronológica de lo que se esta cumpliendo. Dentro de la prospectiva, es ne­cesario controlar los horarios de trabajo, tiempo en horas por trabajo reali­zado, que nos permita conocer los cálculos de tiempo y cálculos económicos.

Técnicas de estudio. En esta etapa se aplican las técnicas de resúmenes, extractos, metodología a emplear, redacción de notas, sinopsis documentales, los borradores. Es en esta etapa cuando se realiza un análisis sobre las formas de almacenamiento de la información y el inicio de la indización.

Documentación. En esta etapa es necesario considerar sobre todo la actualización de la documentación con la salvedad de los archivos cerra­dos, considerando los aspectos principales como:

Encontrar la información solicitada,

reunir datos de acuerdo con la demanda,

Seleccionar información de acuerdo a determinados te­mas,

Almacenar estas experiencias, a fin de evitar repeticiones,

Organizar todos aquellos aspectos concernientes a los da­tos acumulados y acumulables para una optima organización de la información.

Estos aspectos nos llevan a tener un conocimiento adecuado sobre las necesidades y hábitos de información del área de influencia de un ar­chivo. Con el fin de:

Tener conocimientos de las fuentes y lograr un aprove­chamiento optimo,

lograr métodos de acceso a la información en sus distintas etapas de organización.

Técnicas de presentación: Se considera que no es suficiente reali­zar un buen trabajo descriptivo, sino que es necesario realizar determinadas actividades que permitan una adecuada presentación de la información, es decir, tener una clasificación adecuada de cuando se presenta un infor­me, cuando se presenta una ficha de resumen o información verbal, considerándose:

La estructura del informe;

el estilo

el argumento.

Las técnicas empleadas en esta etapa, corresponden a las emplea­das en la metodología del resumen. La evolución de las técnicas nos con­ducen a:

La organización de la comunicación: La idea que se tiene de un archivo pasivo, que solo responde a la demanda de la información es obso­leta, un archivo tiene una permanente comunicación sobre el área de su in­fluencia, tanto en la comunicación de sus contenidos como en el sistema de alimentación. Consideremos entonces aspectos como:

Programas de difusión de la información

Programas de alimentación documental,

Canales y medios de conducción,

estrategias,

formas,

instrumentos,

y los distintos sistemas reprográficos,

gráficos,

diapositivas,

filmes,

proyecciones cenitales,

video,

circuitos cerrados,

franelógrafos,

audiocassettes,

demostraciones, etc.,.

 

Las tareas de la descripción por lo general son lentas, y las necesida­des del archivo son inmediatas, de ahí que el archivero debe estar perma­nentemente informado sobre los sistemas informáticos que se emplean en el archivo y su adecuación a un bajo costo; teniendo en cuenta la irrever­sibilidad de la descripción; una vez utilizado un sistema, no se puede echar abajo todo un trabajo para empezar otro que aparentemente puede ser útil, por esa razón se busca que los sistemas descriptivos a emplear, ten­gan opciones de modificación sobre el mismo trabajo realizado, sin perjudi­car lo que ya se tiene elaborado.

El entusiasmo por las novedades archivísticas, debe ser moderado, en forma adecuada, bajo riesgo de perjudicar al archivo con permanentes cambios en las labores de descripción.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA

En cierta forma, los objetivos del programa son los de la descripción, podemos enumerarlas:

Tener un conocimiento amplio sobre los valores informati­vos de los documentos, a fin de determinar el grado de importancia y accesibilidad de cada tipo documental;

Comprobar la existencia documental ingresada, la que se encuentra en movimiento y la de trámite;

Hacer accesibles los documentos: para ello es necesario hacer un estudio sobre la información administrativa, tecnológica y científica que pueda contener el documento; la accesibilidad no solo se cuestiona con el grado de accesibilidad que pueda tener cada documento, sino también como el grado de conocimiento que se tenga sobre él.

Analizar cada una de las etapas a realizar en la descrip­ción de manera que no quede trunca por falta de cálculo para cada sistema empleado.

Procurar en lo posible, utilizar sistemas que se integren en el contexto del medio, de modo que se universalice el sistema y el lenguaje descriptivo.

Planificar la información volcada en auxiliares descripti­vos, adecuándola a la aplicación de medios tecnológicos.

Es necesario tener una idea clara en el programa de cuales son los auxiliares más importantes o prioritarios a realizar, así tenemos:

Registro: El registro es un auxiliar descriptivo compuesto por una colección de datos relacionados entre sí, asen­tados y tratados como una sola unidad identificatoria de los documentos, nos permite llevar control sobre la producción de documentos.

Inventarios: Auxiliar descriptivo más complejo y amplio que el regis­tro, nos permite llevar control de movimiento y existencia de la docu­mentación, en algunos casos, el inventario permite la consulta de los usua­rios. El inventario se realiza después de la Ordenación.

Índice: Auxiliar descriptivo utilizado para la búsqueda y recuperación de la información, tiene amplia relación con la informática, y estructurando el lenguaje, no permite formar un TESAURO.

Guías: muy necesario sobre todo en aquellos archivos no centraliza­dos, en archivos históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la función de registrar el patrimonio documental de los ar­chivos.

Catálogo: Contrario a lo que se cree, el catálogo es un auxiliar des­criptivo no específicamente del archivo, se utiliza y recomienda para docu­mentos de cierta importancia, muy selectos en cada archivo.

APLICACIÓN INFORMÁTICA: En principio, existen dos grupos de archiveros interesados en los conceptos de la informática: los que desean utilizar la computadora para el control intelectual y bibliográfico de los materiales de archivo, y los interesados en la evaluación y adquisición de registros legibles a máquina."[1] Los archivos que incorporan el tratamiento automático de la información siguen dos líneas:

La primera consiste en crear instrumentos de búsqueda para la in­vestigación tradicional y recuperar información.

La segunda consiste en realizar censos en los archivos, a fin de programar la asignación de recursos informativos.

Al surgir dificultades sobre el segundo aspecto, es necesario dar im­portancia a la difusión y explicación de estas técnicas y metodología que se desarrolla. Se inició eventualmente un programa operacional detallado, cuya realización depende de la aprobación de la legislación pertinente.

Para lograr los objetivos de estos proyectos especiales, se necesita realizar:

investigaciones,

análisis

control.

Se seleccionan las características:

frecuencia de usuarios,

interconexiones y relaciones jerárquicas con otros grupos,

conservación de documentos originales.

mediante microfilm

reprografía,

El uso de índices detallados e integrados, la utilización de textos ín­tegros, evita al investigador la tarea de hojear volúmenes.



[1] Naugler, Harold. Evaluación por los archivos de los registros legibles a Máquina: Estudio del RAMP con directrices. Programa General de Información y UNISIST. UNESCO. PGI-84/WS/27. 1984. Paris. Francia. p. 6.

Publicado el: 22/03/2012 / Leido: 7177 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

Compartir:
Dejar comentario

Comentarios