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INTRODUCCIÓN A LA DOCUMATICA

Publicado el: 21/03/2012 / Leido: 6544 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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INTRODUCCIÓN A LA DOCUMATICA

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN

Con el advenimiento del ordenador, creado como curiosidad de la­boratorio, se inicia un gran número de interrogantes y especulaciones acer­ca de la potencialidad en el desarrollo del hombre, sus implicaciones sobre el desempleo, su capacidad para impulsar el crecimiento económico, etc..[1]

El vertiginoso desarrollo tecnológico y la multiplicidad de sus aplica­ciones, hace más patente, la necesidad de ensayos especializados, que reúna experiencias sobre los sistemas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas descriptivas de documentos, las múltiples aplicaciones en la administración de los archivos, los tratamientos de gestión, teniendo como objetivo puntual, la definición profesional del personal a cargo de los Archivos; como las exigencias permanentes sobre el control y correcta ad­ministración documental.

"La importancia potencial de los ordenadores electrónicos no fue re­conocida por los profesionales de los archivos, a excepción de unos pocos, hasta cerca de 1970. En aquella fecha otras profesiones habían aprove­chado y desarrollado las posibilidades que les ofrecían los ordenadores para registrar, refundir, comparar, organizar e imprimir datos. En parte, el retraso de los archiveros en utilizar esta nueva tecnología se debe al característico conservadurismo y a los limitados recursos disponibles por las instituciones archivísticas."[2]

Es evidente que la computadora ha tenido cierta influencia en estos aspectos; sin embargo, hay que tomar en cuenta que su elevado costo, hasta hace pocos años solamente era accesible a las grandes empresas, por lo que su impacto ha sido menor al que se pronosticaba.

Hablamos de una sociedad con nuevas características, algunos so­ciólogos la denominan como sociedad post-industrial, otros como sociedad informológica.

Como sociedad post-industrial, existen mayores posibilidades:

De obtener conciencia real de nuestra posición política,

De objetivar factores de desarrollo,

De lograr que nuestras potencialidades sean manifiestas en el transcurso de nuestra existencia.

En cualquiera de estas denominaciones se habla de una sociedad cuya característica principal o central, es la de estar respaldada por una gran variedad de sistemas de automatización.

Sistema Social                     Subsistema político

                                               Subsistema económico

                                               Subsistema Cultural

                                               Subsistema Ciencia

                                               Subsistema Tecnología

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                       INFORMACIÓN

________________________________________________

                       COMUNICACIÓN

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Los sub-sistemas científico y tecnológico, han causado mayor impac­to sobre los otros sub-sistemas, que asimilan criterios de carácter cientí­fico o general, en la medida que substituye labores y funciones del hombre; y de carácter mítico, ante la representación creada por la ciencia al desa­rrollar la inteligencia artificial y los procesos virtuales.

Considerando que tecnología es un sinónimo de eficiencia, esta permite controlar los procesos, de acuerdo con los resultados obtenidos, y transmitirlos a otros campos de acción como la política y la economía. "El National Archives and Records Service de Estados Unidos, (NARS) señaló en una intervención que la automatización se ha­bía utilizado como instrumento de trabajo para control interno, y que de la misma forma podía utilizarse para localizar documentos. Aún más, NARS había estudiado la utilización del ordenador para localizar expedientes per­sonales de civiles y militares.[3]

En el presente se llevan a término aquellos proyectos preparados para crear zonas totalmente automatizadas y realizar el control mediante una serie de ordenadores; cumpliendo además, un función integradora.

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Aprendizaje

Conocimiento

Control

Social

Integración

interdisciplinariedad

Experiencia

fundamental

cognoscitiva

La Cibernética, como ciencia que estudia los automatismo, funcio­nes de fiscalización y comunicación, permite nuevas perspectivas sociales; admitiendo potencialmente, en constituirse como un elemento de apoyo para operar cambios sustanciales en las relaciones sociales de trabajo.

Macluhan señala que: "el proceso de recepción y aprovechamiento de la información es uno de adaptación de las casualidades del medio ex­terior y de nuestro esfuerzo de vivir bien informado en ese ambiente".[4] Los Archivos, cumpliendo con sus funciones de recepción, realizan la descrip­ción documental, generando los Auxiliares Descriptivos que tienen varios objetivos; entre los más adecuados podemos considerar:

Facilitar la gestión documental.

Permitir la investigación, obteniendo recursos documentales y      facilitando aspectos de la información.

Dar seguridad a los documentos que han sido descriptos.

Controlar el movimiento documental en sus distintas etapas.

Discernir los distintos tipos de información: científica, 

 técnica y Administrativa.

Ubicar al documento en tiempo mínimo.

Estas premisas de la descripción, son más modernas, lo cual nos permite observar la necesidad de adquirir conocimientos en informática o automatizar la información contenida en los archivos, recién en 1970, "La Mesa Redonda de Archivos decidió, sin embargo, incluir en su agenda de trabajo para el año siguiente el tema de la automatización. El informe final de la Mesa Redonda no llegó a ninguna conclusión. Algunos archivos sugi­rieron su utilidad para la indización, pero no llegaron a planificar ningún sis­tema. Rechazaron, así mismo, las tarjetas perforadas y las cintas magnéti­cas como documentos de archivos. Los EE.UU. fueron, de nuevo, la excep­ción. NARS había adquirido un ordenador para sus cerca de 100 millones de expedientes personales y archivos de casos, y estaba estudiado el pro­blema de la retención y expurgo de datos en cinta magnética o tarjeta perforada.[5]

Prácticamente los beneficios de los ordenadores se aprovechan en todos los campos de la actividad humana, principalmente en:

Administración

comercio

industria

ciencia

ingeniería

educación

Información

comunicaciones.

En la administración requiere especial atención todos los aspectos relacionados con la toma de decisiones, los cuales se fundamentan direc­tamente con los archivos. Analicemos:

TOMA DE DECISIONES. Por su esencia es una actividad constante del ser humano, practicado en todos los aspectos de su vida. Las decisiones se efectúan de distintas formas

intuitiva,

empírica,

reflexiva, como producto de una actividad intelectiva.

Toda institución es considerada como una reunión de factores:

Producción,

Naturaleza

Trabajo,

bajo una dirección, para prosecución de determinadas satisfacciones o servicios que requiere la comunidad.

Así en la institución encontramos:

recursos humanos

recursos económicos

recursos materiales

recursos de información

recursos de conocimiento

que se combinan para alcanzar objetivos determinados. En toda Institución existe una dirección que integra los diferentes recursos, dirige, coor­dina y controla para el logro del fin propuesto.

Las actividades de la Institución se hacen complejas al aumentar la presión competitiva y requerimientos legales o de otro orden que impone el cuerpo social. Los ordenadores, versátiles en su manejo, facilitan en gran forma, los distintos modelos de decisión. Así mismo, permiten una mayor eficiencia en la distribución, utilización y aplicación de recursos es el resul­tado de las decisiones que el elemento humano toma respecto a las alter­nativas de su propio tiempo.

La toma de decisiones es la actividad esencial en los puestos ejecuti­vos. La labor de un ejecutivo consiste en actividades de:

planeamiento,

dirección,

integración,

coordinación

control,

Estas actividades forman parte del proceso administrativo, que con­forman un paralelo con las actividades de la automatización de las institu­ciones.

En la etapa de planeamiento el ejecutivo necesita fijar y registrar los objetivos a corto o largo plazo para cada una de las áreas bajo su respon­sabilidad, de acuerdo con los objetivos y políticas generales de la empresa. Se decide qué objetivos concretar de inmediato y cuáles se dejan en se­gundo término, y cuáles postergar indefinidamente. Una gestión adecuada de base de datos, permite llevar un control eficiente de cada etapa.

Una vez establecida la prioridad de los problemas, se toma decisión sobre los factores materiales y humanos que se abocaran a la solución del problema o la ejecución del plan que se trate. Son decisiones tomadas en las áreas de integración y organización."[6]

En el comercio, los ordenadores se emplean para una variedad de actividades:

mantenimiento de registros

contaduría

pedidos

control de inventarios

facturación y planillas de pago.

En la industria de la imprenta, las tediosas y monótonas labo­res de impresión se efectúan con mayor rapidez y sobre todo, precisión, dado que los Soportes Lógicos aplicados disponen de los diferentes tipos escri­turales, estableciendo los márgenes correctos para los renglones.

En el laboratorio, los ordenadores prestan una gran utilidad para las investigaciones científicas, realizando labores de control y análisis de datos recolectados por una va­riedad de instrumentos.

En la Educación, los or­denadores se emplean para administrar ejer­cicios prácticos a los estudian­tes en forma individual o grupal, realizando la aplicación correcta de los principios en matemáticas y ciencia.

En el campo educativo, existen proyectos en desarrollo, que logran transformaciones curriculares y de comunicación (información con saber), modificando los diseños de pla­nificación, pensando en la máquina electró­nica como un medio fundamen­tal.

Los docentes de asignaturas con características propias, pueden ser substituidos en su fun­ción informativa, por ordenadores conectados a una red de terminales; al igual que las bibliotecas, si tomamos en cuenta al do­cente como contenidos ordenados que presenta una panorámica del cono­ci­miento, sea esta inicial o evolucionada.

En el aprendizaje pro­gramado, el alumno, al usar una terminal, es guiado paso a paso; el or­denador desempeña entonces las veces de maestro, sin pretender que todos los alumnos logren un mismo nivel de aprendizaje. Así, toda la in­formación concerniente a un curso es posible obtenerla desde la misma terminal, sin necesidad de recurrir a una biblio­teca.

Situación similar se pretende con los sistemas integrados de archivos, de modo que éstos, conectados a una red, permitan ac­ceder a la información de sus contenidos documentales, sin necesi­dad de recurrir a los núcleos do­cumentales.

En la administración moderna, se trata de aprovechar los re­cursos que la ciencia y la técnica han puesto al servicio de la insti­tución para un mejor cumplimiento de sus cometidos en beneficio general, la información proce­sada en los archivos es de elemental importancia para mejorar las proba­bilidades de acierto en las deci­siones adoptadas cotidianamente.

Si en la Institución prevalece la filosofía de aplicación razo­nable y ponderada de las técnicas administrativas, y la incentiva­ción de las técnicas documentales correctamente aplicadas por los profesionales de la infor­mación, se contará con el ambiente propicio para que los niveles ejecutivos puedan aplicar mejores recursos para la solución de problemas.

La literatura técnica ha evidenciado el interés de las Institu­ciones en aspectos de las comunicaciones e integración de siste­mas de información.

Es indiscutible que la probabilidad de éxito de una decisión depende de la información en la que se basa. Haciendo a un lado el elemento azar, el elemento suerte o casualidad, la decisión será tanto mejor cuánto más adecuada sea la información que se utiliza, y esto se refiere tanto a la infor­mación sobre antecedentes como a la información que sirve para formular hipótesis sobre los aconte­cimientos futuros bajo determinadas circunstan­cias.

La información que puede disponerse es fundamentalmente de tipo operativo, contable, numérico, y la información sobre he­chos o circunstancias no apreciables numéricamente son tomadas en cuenta para la toma de de­cisiones.

En ese aspecto el problema que se plantea al ejecutivo res­ponsable por la recopilación, procesamiento y presentación de la información dentro de la Institución se refiere a sus actividades y a las del medio en que se desa­rrollan, es la selección de la informa­ción conveniente o necesaria para la toma de decisiones en todos los niveles de la organización.

El diseño de los sistemas de Información y de los estados docu­mentales se realiza para producir información necesaria para mejorar la actuación de los funcionarios en todos los niveles de la Institución y contribuir así a la optimización de las utilidades, se re quiere toda una nueva técnica para presentar información en la forma oportuna, clara, digerible, útil.

Una de las funciones esenciales de un Archivo es tener co­nocimiento de todos y cada uno de los documentos que posee la institución, labor que puede ser realizada de distintas formas: empleando los inventarios, con una amplia gama de variedades que permite ser flexibles en cada objetivo archivístico. Los catálo­gos, instrumento más ampliamente conocido por la influencia de los bibliotecólogos que han trabajado en Archivos, tratando de darle al procedimiento archivístico un tratamiento similar al de las bibliote­cas. También se tiene la colaboración de guías, índices, tesauros, bases de datos, etc.[7]

Esta forma de educación se complementa con cuestionarios que permiten la auto evaluación, en caso de no contestar adecuadamente, el programa indica la forma de obtener información o preparación para elabo­rar una respuesta aceptable; puede reforzarse la preparación del sujeto con ayudas audiovisuales a través de la televisión, coloquios y conferen­cias, prácticas de campo y la tutoría periódica de especialistas en cada ma­teria. Además, este sistema presenta las siguientes ventajas:

El número de alumnos es prácticamente ilimitado,

Desarrolla posibilidades sociales de educación,

No es necesario centralizar recursos,

No es necesario elaborar controles administrativos complejos,

Evita la erogación de recursos económicos para construir centros           educacionales que demandan gran cantidad de esfuerzos,

Disminuyen los sistemas de transporte, colaborando con el ahorro energético y la mentada ecología,

Reduce en grado considerable el sentido exclusivista a la educa­ción       tradicional.

Si consideramos el desarrollo de la cibernética, aplicada a los trans­portes, electrónica, fuentes de energía, comunicaciones y las ciencias en general; es evidente que podremos ver, aun en forma subjetiva, el nuevo mundo, construido a través de la ciencia y la tecnología.

La INFORMACIÓN constituye una fuerza propulsora que permite cono­cer y manejar más ade­cuadamente los recursos. Señala N. Wiener: "el científico tiende conti­nuamente a descubrir el orden y a la organización del universo y participa en el juego contra el adversario pérfido e insidioso per­sonificado por la de­sorganización." [8]

En toda investigación de envergadura, es inapreciable el auxilio del ordenador, gracias a su capacidad de reunir INFORMACIÓN y de tomar decisiones, puede crear zonas locales de organización en un universo como sistema estático, para estudiarlo con mayor detenimiento.

Los ordenadores participan en la búsqueda de un orden, ayudan a descubrir leyes universales y a predecir acontecimientos, esto no implica que la máquina podrá organizar el universo o evitar la entropía que permite la supervivencia de la materia viva, ya que este planteo sería absurdo. Lo más que podemos esperar es usar la cibernética para aprovechar en forma óptima la energía circundante.

Los ordenadores permiten reformar posiciones respecto a la visión del desarrollo social. Ha generado nuevas profesiones, híbridos con cono­cimientos clásicos e informáticos, que altera estructuralmente la formación del ser y la ética del hacer.

A finales de la década de los 60, los historiadores y sociólogos utiliza­ban ordenadores para procesar sus investigaciones, sustentados en infor­mación de fuentes archivísticas, lo cual motivó que los archivos prestaran mayor atención hacia la automatización, al mismo tiempo que se incre­mentaba la demanda del acceso a los datos producidos por departamentos de la Administración y registrados en soporte informático.

Con la aparición de los multimedia, animación gráfica, computación, audio de compact-disc, digitalización de imágenes de video, pantallas sen­sibles al tacto, medios interactivos, etc., la dimensión profesional y social adquieren nuevos matices, y supuestamente, surgen corrientes a favor o en contra de todo este tipo de desarrollo. Consideramos tres de las tenden­cias generales que pueden observarse:

El tecnocratismo, postura que declara a la tecnología como un fin en sí misma, y no considera error el hecho de que el timón de la sociedad quede en manos de los propie­tarios de las máqui­nas.[9] Esta visión se la considera parcial, ya que se antepone a la evolución integral de carácter científico-tecnológico.[10]

Políticamente, la tecnocracia propugna que la conducción política y económica de los estados sea función de especialistas, con el fin de obtener una máxima eficiencia de gestión.

Los filósofos del siglo XIX pensaron que con la innovación de los medios de producción, como la máquina-herramienta, se llega­ría a la so­breproducción, a el abaratamiento de las jornadas labora­les en forma drás­tica, brindando a todo individuo un mayor tiempo libre. La realidad nos enseñó que no es así, posiblemente se debe a que las máquinas no son de todos y no todo el mundo puede decidir que hacer con ellas, solamente los propie­tarios, en función de su propio beneficio y no en el de la sociedad, determinan en última ins­tancia la forma en que deben ser usadas.

El conservadurismo, es considerado como una visión ficticia, mas propia de una obra de ciencia ficción sensacionalista, pero nada real, se­ñala a los ordenador como un mal que traerá graves consecuencias; afirma que el hombre quedará relegado y será manejado por robots o androides; que el desarrollo del ordenador deshumanizará al hombre sustituyéndolo en sus faenas laborales. Independiente del control que realizan los grandes orde­nadores, sobre aspectos propios de nuestra vida cotidiana. Esta posición conservadora, estima que el problema está en la máquina y no en las rela­ciones de trabajo, donde realmente se debe ubicar. El conservadurismo, es una actitud frente a la realidad, que se opone a los cambios sociales y po­líticos.

Un enfoque progresista, establece que en torno al ordena­dor existe la posibilidad de crear nuevos sistemas de trabajo. Existen fábricas ma­nejadas completamente por orde­nadores, sin requerimiento de la mano de obra directa. Esta posición significa a la cibernética no sólo por su potencial en sí, sino por su forma y posibilidad de utilización por parte del hombre.[11] Es una visión op­timista no desestima que los ordenadores, y en general la tecnolo­gía, sean fun­damento que pueda crear una estructura social, su­po­niendo el papel impor­tante en el devenir de la sociedad.

Las relaciones económicas de trabajo continúan su ritmo problemá­tico, los medios de producción pertenecen a una minoría, como conse­cuencia, no podemos hablar de cambios cualitativos, el desarrollo de la so­ciedad post-industrial, no elimina los problemas sociales.

El desarrollo social no queda sujeto a las limitaciones psicofisiológi­cas del hombre, subsiste la posibilidad del intercambio de información, mejorada por el ordenador.

En el campo de la medicina, es posible concebir dispositivos magné­ticos en línea, que almacenan la información de enfermedades y síntomas completamente clasificados, de modo que al auscultar a un paciente con dispositivos analógicos, se analiza su estado y características físicas en unos cuantos minutos, emitiendo un diagnóstico de las posibles enferme­dades del sujeto, así como el tratamiento más recomendable. En caso de que se requiera, el ordenador puede proporcionar bibliografía actualizada sobre las enfermedades; brindando una completa información sobre cual­quier enfermedad conocida.

Destacamos que nos referimos al hecho que el ordenador es capaz de diagnosticar cualquier tipo de enfermedad conocida, en forma eficiente; es evidente, pero el diagnóstico es realizado a nivel sintomático, exclu­yendo el aspecto psicosomático.

Si consideramos el desarrollo de la cibernética, aplicada a los trans­portes, electrónica, fuentes de energía, comunicaciones y las ciencias en general; es evidente que podremos ver, aunque en forma subjetiva, el nuevo mundo, construido a través de la ciencia y la tecnología.[12]

Estamos en la etapa del informacionismo; todo esto nos lleva a pen­sar que el adelanto tecnológico puede traer por sí mismo el bienestar so­cial; pero no debemos olvidar que el adelanto técnico es un factor que puede considerarse necesario, aun­que no suficiente, y que urge tener en cuenta otro factor fundamental: el social.

En última instancia, mientras las relaciones económicas de trabajo no cambien y los medios de producción sigan perteneciendo a una minoría, no podremos hablar de cambios cualitativos, ni pensar que al desarrollarse la sociedad post-indus­trial, habremos eliminado los problemas sociales.

El desarrollo social no queda sujeto a las limitaciones psicofisiológi­cas del hombre, subsiste la posibilidad del intercambio de información, mejorada por el ordenador.

En el campo de la medicina, es posible concebir dispositivos magné­ticos en línea, que almacenan la información de enfermedades y síntomas completamente clasificados, de modo que al auscultar a un paciente con dispositivos analógicos, se analiza su estado y características físicas en unos cuantos minutos, emitiendo un diagnóstico de las posibles enferme­dades del sujeto, así como el tratamiento más recomendable. En caso de que se requiera, el ordenador puede proporcionar bibliografía actualizada sobre las enfermedades; brindando una completa información sobre cual­quier enfermedad conocida.

Destacamos que nos referimos al hecho que el ordenador es capaz de diagnosticar cualquier tipo de enfermedad conocida, en forma eficiente; es evidente, pero el diagnóstico es realizado a nivel sintomático, exclu­yendo el aspecto psicosomático.

Si consideramos el desarrollo de la cibernética, aplicada a los trans­portes, electrónica, fuentes de energía, comunicaciones y las ciencias en general; es evidente que podremos ver, aunque en forma subjetiva, el nuevo mundo, construido a través de la ciencia y la tecnología.[13]

Estamos en la etapa del informacionismo; todo esto nos lleva a pen­sar que el adelanto tecnológico puede traer por sí mismo el bienestar so­cial; pero no debemos olvidar que el adelanto técnico es un factor que puede considerarse necesario, aun­que no suficiente, y que urge tener en cuenta otro factor fundamental: el social.

En última instancia, mientras las relaciones económicas de trabajo no cambien y los medios de producción sigan perteneciendo a una minoría, no podremos hablar de cambios cualitativos, ni pensar que al desarrollarse la sociedad post-indus­trial, habremos eliminado los problemas sociales.



[1] Pecujlic, Miroslav. El porvenir que ha comenzado. Solidaridad. Mexico. 1970.

[2] Fishbein, Meyer. La Automatización de Archivos: Historia sumaria, Gracias a la invitación de los Archivos estatales de Israel, el Comité de Automatización ha celebrado este año su 8va reunión de trabajo en Jerrusalén. Estuvieron presentes 9 miembros regulares: Los Srs. Buchman (R.A.F.), Piesnys (Bélgica), Arad (Israel), Fishbein (U.S.A.), Granstrom (Suecia), Naugler (Canadá), Ormani (Italia), Roper (Reino Unido), Vázquez de Parga (España), y cuatro miembros correspondientes: Los Srs. Mariani (Italia), Olsen (Sociedad Geneológica de Utah), Saarenheimo (Finlandia), Solomonides (Grecia), a los que se añadieron los Srs. Ketelaar y Rieger, representante y observador del CIA respectivamente.

 

[3] Fishbein, Meyer. Op.Cit.

[4] McLulan, Marshall. La comprensión de los medios como las extensiones del hombre. Diana, México. 1969

[5] Fishbein, Meyer. Op. Cit.

[6] Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Tecnicas Documentales de archivo, Asociación de Archiveros de Santa Fe, Cuarta Ed. 1993. Santa Fe. Argentina.

[7] Arévalo Jordán, Victor Hugo. Op. Cit.

[8] Wiener, Norbert. Cybernetics: or control and comunication in the animal and machine. The M.I.T. press. Cambridge, Mass 1961. 2da ed.

[9] Cantarero, Manuel. Informática y sociedad de masas. Revista S.P. N. 358. México. 1969

[10] Pecujlic, Moroslav. op. cit.

[11] Font, Jean-Marc. Quiniou, Jeane-Claude. Las computadoras: mitos y realidades. Tiempo Nuevo S. A., Caracas, Venezuela. 1970.

[12] Pecujlic, Moroslav. op. cit.

[13] Pecujlic, Moroslav. op. cit.

Publicado el: 21/03/2012 / Leido: 6544 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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