LA SUPERINTENDENCIA GENERAL DEL SIRESE: ARCHIVO PUBLICO, ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Y BIBLIOTECA

Publicado el: 13/01/2008 / Leido: 8621 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA SUPERINTENDENCIA GENERAL DEL SIRESE: ARCHIVO PUBLICO, ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Y BIBLIOTECA

por Miriam Agramont

Trabajo presentado en el 2do. Congreso Argentino de Archivística

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Regulación Sectorial SIRESE, tiene como objetivo regular, controlar y supervisar las actividades de los sectores de telecomunicaciones, electricidad, hidrocarburos, transportes y saneamiento básico, asegurando que los sectores bajo su jurisdicción operen eficientemente, protegiendo los intereses de los usuarios, de los prestadores de servicios y del Estado, contribuyendo así al desarrollo económico y social del país.

La prestación de los servicios públicos ha sido modificada radicalmente. Hasta el año 1995, el Estado era responsable de todas las actividades relacionadas con la prestación de los servicios, es decir, normaba, regulaba y producía. Hoy, el Estado tiene a su cargo la función fundamental de establecer políticas y normas para la prestación de los servicios habiendo delegado al SIRESE, la función reguladora y transferido al sector privado la mayor parte de la producción.

FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA GENERAL

Son tres las funciones fundamentales:

1) Apelación. La parte que se considere perjudicada por las decisiones regulatorias tiene el derecho de plantear un Recurso de Revocatoria ante la correspondiente Superintendencia Sectorial. Si el recurrente considera que la nueva decisión de la Superintendencia Sectorial continúa vulnerando sus derechos, tiene la posibilidad de interponer un Recurso Jerárquico ante la Superintendencia General, la que actúa como segunda instancia de apelación. Este procedimiento administrativo de resolución de conflictos evita la necesidad de recurrir continuamente a la vía judicial.

2) Fiscalización. La fiscalización que ejerce la Superintendencia General del SIRESE implica la emisión periódica de una opinión sobre la eficacia y la eficiencia de la gestión de las Superintendencias Sectoriales y del adecuado control de las entidades reguladas. El reglamento de la Ley SIRESE establece que la fiscalización debe desarrollarse a partir de los principales instrumentos de planificación estratégica, operativa y financiera de las Superintendencias Sectoriales, complementados con auditorias operativas u otros medios que se considere convenientes. Como resultado de la fiscalización, la Superintendencia General tiene la potestad de adoptar las medidas administrativas y disciplinarias que sean necesarias para que las Superintendencias Sectoriales cumplan sus funciones de acuerdo a ley.

3) Coordinación.- La función de coordinación de la Superintendencia General hace que el SIRESE funcione como un sistema. Dicha coordinación permite definir políticas consistentes sobre recursos humanos, salarios, estructuras administrativas, normas internas, presupuestos y programaciones operativas. En términos generales, la Superintendencia General tiene la función de fomentar la adopción de sistemas y prácticas comunes para todo el Sistema.

ARCHIVO PUBLICO

De acuerdo al Decreto Reglamentario de la Ley del Sistema de Regulación Sectorial, artículo 24, la Superintendencia General llevará un archivo público, en el que se deben conservar los siguientes documentos:

1) Copias legalizadas de todas las resoluciones administrativas de la Superintendencia General.

2) Copias Legalizadas de todas las resoluciones de los superintendentes sectoriales.

3) Copias legalizadas de los recursos de revocatoria planteados en contra de las resoluciones emitidas por los superintendentes sectoriales.

4) Dictámenes emitidos por los superintendentes sectoriales con relación a las solicitudes de exclusión.

Para que se pueda cumplir esta disposición las Superintendencias Sectoriales deben enviar los documentos citados a la Superintendencia General en un plazo de 5 días de su emisión.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO PUBLICO

Hasta que se crearon otras superintendencias como las del SIRENARE o la Superintendencia Tributaria, el Archivo Público de la Superintendencia General era único en su género. Después de definir que tipo de archivo es, se ha elaborado un Reglamento, en el mismo se define que este Archivo es administrativo y por el valor de la documentación es de conservación permanente, eso quiere decir que todas las fases del ciclo vital del documento las cumplirá en el custodio de la Superintendencia General, pues la ley no prevé otra cosa, salvo que se modifique la misma podrá ser transferido al Repositorio Intermedio del Poder Ejecutivo (RIPE) y luego al Archivo Nacional de Bolivia.

Se ha elaborado un inventario utilizando un sistema computarizado denominado R-BASE, el mismo a sido eficiente para el control de existencias pero no así para la realización de consultas especializadas por temas, tampoco cumple las normas de la ISAD-G. Sin embargo después de una reflexión con la Unidad de Sistemas se ha decidido encarar estos aspectos en un corto plazo y lograr un sistema eficiente de búsquedas y recuperación de la información para servir a nuestros usuarios.

Se han diseñado de manera experimental, unas bases de datos para analizar la información en el paquete CDS MICRO ISIS desarrollado por la UNESCO, los resultados han sido muy buenos, hemos logrado realizar búsquedas muy ágiles y catálogos impresos por materias, por títulos y por autores, también por serie de documentos, Resoluciones Administrativas, Recursos de Revocatorias, etc. Sin embargo no se pudo avanzar en este trabajo por falta de personal. Este sería un desafío que habrá encararlo a futuro.

Estas mismas bases de datos se las copió al WINISIS, igualmente los resultados fueron excelentes.

El Archivo Público, presta servicios a personas naturales o jurídicas que aleguen interés legítimo para solicitar copias legalizadas o simples de documentos y también a estudiantes, investigadores y docentes que requieran información para la investigación sobre el tema de la regulación.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

El 23 de diciembre del 2004, en Bolivia se ha aprobado el Decreto Supremo N° 23934 relativo a la organización de los Archivos, el mismo se denomina Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de Comunicación de los Ministerios, este decreto es más conocido como el RCP. Emite normas relativas al funcionamiento de los Ministerios en el área documental, sus objetivos son principalmente, coadyuvar al proceso de modernización del Estado, normalizar los procesos de organización de archivos, controlar la emisión discrecional de copias, evitar la destrucción documental y proteger el Patrimonio Documental de la Nación. Estos objetivos son muy loables, por ese motivo la Superintendencia General, sin ser un ministerio decide aplicar esta normativa para diseñar el Sistema de sus Archivos Administrativos. Cabe hacer notar que la Superintendencia General del Sistema de Regulación Sectorial es una empresa estatal autárquica por lo tanto tiene la obligación y el deber de cumplir con la legislación boliviana relativa a los archivos.

En el trabajo de planificación del Sistema de Archivos se han redactado los siguientes instrumentos:

1) Reglamento de Archivo los Archivos Administrativos.

2) Manual de Procedimientos para la Recepción y Despacho de la Correspondencia.

3) El Manual de Procedimientos del Sistema de Archivos: Archivos Activos y Central que incorpora como anexos el Árbol de Series de Documentos, la Tabla de Clasificación y el Calendario de Permanencia y Conservación de Documentos.

La finalidad del Sistema de Archivos es controlar todo el ciclo vital de los documentos, con el propósito de evitar el crecimiento innecesario del volumen documental, asegurar el flujo normal a través de todos los componentes, hacer que el documento reciba el tratamiento adecuado en cada una de sus fases, que pueda cumplir con eficiencia su doble funcionalidad: la administrativa y posteriormente la de investigación y, finalmente evitar la destrucción de la documentación con valor científico e histórico.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, el Sistema de Archivos de la Superintendencia General está compuesto por los archivos activos y por el archivo central.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA SUPERINTENDENCIA GENERAL

A pesar de que el Sistema de archivos de la Superintendencia General ha sido elaborado el año 2000, hasta la fecha aún no ha sido respaldado por las autoridades a través de una Resolución Administrativa, por lo tanto aún no se lo pudo implementar en su integridad, solo se han hecho algunos esfuerzos en algunas direcciones para organizar los Archivos Activos utilizando el Cuadro de Clasificación y respetando los principios de la Archivística, esto con el objetivo de poner fin a la lógica utilizada para separar la correspondencia en emitida y recibida.

Sin embargo, en esta gestión 2005, las autoridades han decidido apoyar la consolidación del Sistema de Archivos, en este sentido se están avanzando algunos pasos para conseguir un inmueble e infraestructura para el Archivo Central.

La idea es construir un gran Centro de Información que esté conformado por el Archivo Central, el Archivo Público y la Biblioteca, así se iniciará una nueva etapa de servicio a los usuarios.

BIBLIOTECA

La Superintendencia General del SIRESE cuenta con una biblioteca que es una fuente de documentos especializados en la temática de la regulación a nivel nacional e internacional, cuenta con tres fondos documentales: El Fondo de las monografías que está formada por libros, folletos, documentos mimeografiados, etc. El Fondo de las Publicaciones periódicas (Hemeroteca) está formado por revistas, memorias y publicaciones seriadas y por último el Fondo de los artículos de la prensa nacional (Hemerografía).

Miriam Agramont Virreira

Responsable del Archivo y la Biblioteca

Superintendencia General del Sistema de Regulación Sectorial

Calle Capitán Ravelo # 2101 Esq. Montevideo

Edificio Capitán Ravelo 3° piso

Teléfono (591-2)2444545 Fax (591-2)2444017

miriama@sirese.gov.bo

La Paz. Agosto 2005

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