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El rol estratégico de los archivos de gestión en la toma de decisiones de las organizaciones

Publicado el: 25/09/2011 / Leido: 8819 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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coca@hum.unne.edu.ar; caro_bobadilla@hotmail.com El rol estratégico de los archivos de gestión en la toma de decisiones de las organizaciones

X CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVISTICA

“Demanda y Actualización de conocimientos archivísticos, el desafío del saber hacer.”

 

Título del trabajo

¿Cuáles son las denominaciones que se utilizan para describir a la sociedad actual?

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En la sociedad actual, signada por la preeminencia de las tecnologías y la capacidad de crear-manipular-almacenar-transmitir conocimiento e información, la vida de las personas se registra en una secuencia de interacciones con las organizaciones.
El desarrollo de bienes y servicios con valor agregado demanda asumir una aptitud de aprendizaje continuo de competencias para la búsqueda, identificación, valoración y utilización de la información así como tener vocación para generar y compartir el conocimiento. A través de las actividades llevadas a cabo en cada una de las materias, se impulsó a los alumnos hacia el perfeccionamiento de sus conocimientos (conceptuales, procedimentales y actitudinales) con el fin lograr la transformación de bibliotecarios a gestores de la información. El resultado de estos esfuerzos se hace tangible en las producciones de cada asignatura, que sucesivamente se fueron integrando al fondo del archivo.
A partir de la información y el conocimiento se generan bienes y servicios con un mayor valor agregado, a los cuales puede recurrir el ciudadano, para el ejercicio pleno de sus derechos y obligaciones. Durante el cursado de la carrera, en el caso de instancias de evaluación cuyo resultado se conociera con posteridad, se utilizaba el correo electrónico para informar de la calificación obtenida a los alumnos. Se formalizaba la notificación, mediante la firma del acta correspondiente, en la siguiente instancia presencial (asistencia a clases).
El rol medular que juegan la información y el conocimiento se despliega en un contexto marcado por la velocidad en la producción, almacenamiento y transmisión así como en el ingente volumen de documentación, producto de la universalización de las tecnologías de la información y comunicación en el quehacer cotidiano. La elección de la bibliografía a proporcionar a los inscriptos en la carrera de articulación, que debía reflejar los contenidos mínimos definidos para cada espacio curricular, demandó a los equipos docentes la consulta del Plan de Estudios de la carrera, la búsqueda de textos en bibliotecas, librerías y sitios Web especializados además de la identificación del estado del arte y tendencias en el campo del conocimiento correspondiente. El conjunto de las bibliografías integró el fondo del archivo de gestión.
La información y el conocimiento como factores gravitacionales en todos los aspectos de la vida de las personas: en la educación, la economía, la política, el desarrollo socio-cultural, etc. Tal como lo indica José Luis Mateo (2006, p. 145)

¿Dónde tiene lugar todo lo descripto hasta aquí?

Si se conceptualiza a las organizaciones como el conjunto de personas integradas a una estructura, que a partir del compromiso de recursos desarrollan actividades para el logro de objetivos comunes; es posible identificar como organizaciones

Una de las perspectivas desde las cuales se puede observar este fenómeno, es ver a las organizaciones como sistema (Volpentesta, 1999, p. 56-58). Al respecto se puede puntualizar:

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Al ser las organizaciones sistemas abiertos, pueden lograr los objetivos organizacionales de más de una manera. Dada la heterogeneidad en cuanto a trayectos de formación previa de los bibliotecarios inscriptos, que habían egresado de diferentes Institutos Terciarios desde la década del
Las organizaciones en tanto sistema abierto, desarrollan una tendencia que la lleva hacia una mayor diferenciación y complejidad. Como las articulaciones están previstas como carreras a término, tal como lo establece el artículo 3º de la Resolución Nº 500/00-CS “…Modalidad del Dictado: Se dictará un solo ciclo de formación. Su dictado será a término por una cohorte, pudiendo reeditarse por razones debidamente justificadas”, el conjunto organizado de documentos y en condiciones de facilitar la recuperación de la información constituye el fondo de este archivo. En caso de implementarse una nueva cohorte, tal como lo está considerando la Facultad de Humanidades, se conformará un nuevo fondo a integrarse al archivo.
Las organizaciones constituyen

Al intentar adaptar el modelo de Organización como Sistema de Jhonson, Kast y Rosenzweig al Archivo de Gestión se puede obtener un resultado similar al de la Figura 1:

abe señalar que la organización como sistema abierto comprende a los siguientes subsistemas:

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Subsistema Administrativo: “
Subsistema Estructura: “remite a la manera en que se dividen las tareas y cómo se coordinan
Subsistema Psicosocial: “
Subsistema Técnico: “se refiere al conocimiento necesario para realizar las tareas como ser: las técnicas, los equipos y las instalaciones …
Subsistema de Objetivos y Valores: “

Como se desprende de todo lo señalado en cuanto a las organizaciones, para el cumplimiento de sus fines es necesario la realización de tareas que generan documentos.

¿Tenemos claro qué es un documento?

El Diccionario de Terminología Archivística define al documento como “la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”. Pero su significado varía según las ciencias:

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Transmitir una información, tal como las notas, cartas, telegramas, circulares, memorando, informes técnicos y científicos, ticket de compras … que se clasifican como Documentos Informativos.

En esta diversidad de tipos documentales cabe preguntarnos ¿Cuáles son los Elementos que caracterizan al documento? Ellos son:

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El Registro, es decir, la información fijada en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos, etc.
LA Información, es decir, la noticia que transmite.
El Soporte: que le da corporeidad física y puede ser desde una tablilla de arcilla de la antigüedad, al papel, la piedra y hasta un disco óptico y todo lo informático de la actualidad. Los soportes han ido cambiando como producto de las necesidades de las organizaciones y las personas así como de las innovaciones tecnológicas que han surgido en los últimos años y que apuntan a optimizar el compromiso de recursos. Este cambio en los soportes exige que las organizaciones definan políticas destinadas a preservar su contenido.

Pero estos elementos son para el documento en sentido general, ¿Qué diferencia los Documentos de Archivo del resto de los documentos? Las diferencias están en que:

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También posee exclusividad porque la información que contiene un documento, no se encuentra en otro documento, aunque los dos sean de la misma serie.
Otra diferencia fundamental, es que los documentos se producen dentro de un proceso natural de actividad; surgen como un producto y reflejo de las tareas de la entidad productora, la diferencia está en cómo se genera Es decir, en su génesis.
Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el tiempo constituyen una serie. Por ejemplo Las actas, las leyes, las resoluciones, la correspondencia entrada o salida. Es decir, el documento de archivo tiene carácter seriado.

Por ejemplo, en el archivo de gestión del Ciclo de Articulación nos encontramos -entre otros documentos- con notas presentadas por los alumnos; las actas de examen final y resoluciones de designación de docentes; todos ellos tienen en común que su soporte es el papel, la información que contienen es la justificación de inasistencia, solicitud de prórroga para la presentación de un trabajo u otros pedidos en las notas, las actas de examen contienen las calificaciones obtenidas por los alumnos en cada materia cursada, las fechas de los exámenes y el tribunal evaluador, en tanto que en las resoluciones queda registrado el período y monto de contratación de cada docente y las tareas a desarrollar. El registro de la información en todos los casos, se realizó utilizando las nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

En este archivo se fueron conformando entre otras las siguientes series documentales: Serie Notas Entradas y Serie Notas Salidas (correspondencia), Serie Resoluciones de Decanato (principalmente para la designación de la coordinadora, los equipos docentes y el personal de apoyo administrativo) y Serie Resoluciones de Consejo Directivo (entre ellas está la de aprobación del Plan de Estudios, la aprobación de los Tribunales Evaluadores de las Tesinas), Serie Actas de Evaluación (Parcial, Final o Recuperatorio, correspondiente a cada cátedra dictada en la carrera) y finalmente la Serie Actas de Defensa y Aprobación de Tesinas.

En el documento Expediente existe una interrelación entre los documentos, porque su función es resolver un asunto o tema en la administración. Para ello, se acumulan documentos originales, minutas y copias justificadas, para poder conocer el problema o asunto que hay que resolver, a través de una Resolución o Disposición de la autoridad competente.

El Diccionario de Terminología Archivística define al documento de archivo como “Un documento de Archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal.”

Dado que la Administración moderna debe asentarse sobre las bases de la eficacia y la seguridad, es imprescindible que los documentos sean confiables y que se tomen las medidas necesarias para asegurar que su contenido quede preservado para el futuro.

Es importante señalar que una organización para ser productora de documentos, tiene que cumplir con algunos requisitos como:

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Encuadrar la actividad en las normativas vigentes.
Que exista un responsable con las competencias establecidas en la estructura jerárquica.
Contar con una organización interna, su relación jerárquica dentro de la estructura de la institución y sus competencias, las que determinan actividades que generan las series documentales para lo cual se consultan documentos como el manual de misiones y funciones y el organigrama.
Contar con el instrumento legal de su creación (decreto, ley, resolución, ordenanza, etc.), y en caso que correspondiere haya sido publicado en el Boletín Oficial.

En el archivo del Ciclo de Articulación, en cada uno de los documentos generados se tuvo especial cuidado de reunir las condiciones formales, clarificar el contenido y la organización formal de la Facultad, a los efectos de optimizar la toma de decisiones.

Y allí surge la pregunta ¿Dónde deben guardarse los documentos?

En el concepto moderno, el Archivo se inicia en el mismo momento en que se produce un documento en una organización. Por ejemplo en la Facultad, en la Casa de Gobierno, en la Legislatura, etc.; en el mismo momento en que ingresa por Mesa de Entradas una nota con un pedido de informe o bien cualquier otro tipo documental.

Por eso cabe preguntarnos: ¿Quién de nosotros no cuenta con su propio archivo, a partir del acta de nacimiento, del documento de identidad, de los certificados de aprobación de las escuelas primarias, secundarias y título universitario? Así como naturalmente hemos ido generando nuestro propio archivo personal que nos identifica y nos permite vivir en sociedad, así también cada organización sea pública o privada, es generadora natural de innumerables documentos diarios en cumplimiento de sus funciones y de acuerdo con los objetivos propuestos, para dar un servicio a la sociedad.

En una organización no basta con tener los documentos amontonados en un rincón considerándolo un archivo, sino que deben ser debidamente organizados teniendo en cuenta el Ciclo Vital de los Documentos.

En la evolución de la Archivística, en 1972, Wyffeld de los EEUU planteó la Teoría de las Tres Edades de los Documentos, también llamada el Ciclo Vital de los Documentos. Estas edades o ciclos de los documentos, han determinado distintas categorías de archivos.

La Primera Edad o Ciclo: Es cuando el documento que ingresó por Mesa de Entradas, se halla en circulación por las oficinas competentes para su tramitación por las vías normales, en busca de una respuesta o solución al tema o asunto que se ha iniciado.

Esa documentación forma parte del Archivo de Gestión o de Oficina. El documento en trámite está cerca del funcionario responsable de su tramitación; en su escritorio, en su archivador o armario de diario manejo. En la unidad de archivación (bibliorato, caja, etc.) que mejor se adapte a sus necesidades y posibilidades.

Este es el caso del archivo generado por el Ciclo de Articulación pero también el que tiene un pequeño comerciante, una autoridad pública durante su gestión, un médico en su consultorio, un contador respecto de sus clientes.

La Segunda Edad o Ciclo: Es cuando se le ha dado solución al problema o tema iniciado en la etapa anterior. El documento, en forma de Expediente o Actuación Simple, quedará guardado y puede ser consultado como antecedente de otros casos. Pero ya no será una consulta frecuente, como en el ciclo anterior.

El Documento se halla ya en el Archivo Administrativo o Central de la organización.

Por ejemplo, un cursante de la Articulación que no hubiera obtenido su título por no presentar y aprobar la tesina, puede solicitar en el ámbito de Gestión Estudios las certificaciones correspondientes a las materias aprobadas. Esa información está contenida en el archivo administrativo de la Facultad.

La Tercera Edad o Ciclo: Es cuando el documento, con el correr de los años, ya carece de valor administrativo, es decir, para lo que ha sido creado. Ahora adquiere un valor cultural e informativo, con fines de investigación.

Esos documentos se conservan en forma permanente en los Archivos Generales o Históricos.

Retomando el Archivo de Gestión o de Oficina. Cabe una pregunta ¿Por qué su denominación?

Porque en todas las oficinas de una Administración Pública, de una empresa, de un banco, de una Facultad, de un colegio, etc., se generan diariamente un conjunto de documentos que ingresan por Mesa de Entradas, que es el primer Archivo de Gestión, y que deben ser gestionados de acuerdo con la temática que plantea el iniciador de ese documento.

Por lo tanto, ese documento o expediente va circular por todas las oficinas competentes para resolver ese problema, porque la Organización a la que pertenece esa Oficina, tiene las Funciones o Atribuciones y las Actividades necesarias para gestionar los documentos que allí se han iniciado, se han generado o han recibido desde otras oficinas para darles solución al problema planteado.

Este Archivo de Gestión o Archivo de Oficina, es el primer eslabón de un Sistema Archivístico, en el cual

La Archivística hace propuestas para dar solución a los problemas que se generan en la Administración, ante la concentración de documentos y el desorden que ellos generan. Ante esta realidad de la Administración Organizacional, se requiere la intervención del profesional Archivista, que es quien conoce y puede establecer y aplicar las normas y pautas necesarias que regulen y velen por el cuidado de los documentos que generan esas organizaciones.

La tarea del Archivista o del Profesional de la Información en esta primera fase o ciclo del Sistema Archivístico, es la de concientizar a Jefes y responsables de la Organización, de la necesidad de establecer una política de tratamiento de los documentos que allí se generan. Debe formar parte del equipo que va a trabajar en ella, estableciendo pautas claras sobre el circuito administrativo del documento y sobre su tratamiento. Entre otras tareas, debe participar en la elaboración de la Tabla de Precaución o de Retención Documental, que señale con precisión, el tiempo que los documentos deben permanecer en cada uno de los Archivos que conforman el Ciclo Vital.

La intervención del Archivista o Gestor de la Información en el Archivo de Gestión, beneficia a los organismos, a los productores de la documentación administrativa y permite que la organización y la gestión del Sistema Archivístico sea eficiente; optimizando la búsqueda, la reunión y el servicio de la información que las organizaciones requieren para la toma de decisiones adecuadas; en el menor tiempo y optimizando el esfuerzo.

Las características de la sociedad actual demandan del responsable del archivo un compromiso por el aprendizaje permanente, para evitar encuadrar el hacer en antiguos modelos profesionales. En efecto “El conocimiento es en la actualidad el recurso llave. La propiedad más valiosa e importante es hoy la propiedad intelectual.

En los archivos. Porque el archivo representa la memoria del quehacer administrativo. Es también un centro activo de informaciones guardadas en los documentos producidos por una organización, en el ejercicio de sus funciones y a través de sus actividades.
Probar algo, tal como actas, certificados, diplomas, balances, libros contables, contratos, libros de reunión, escrituras notariales, los Registros del Estado: Civil, de la Propiedad, del Automotor, de Propiedad Intelectual, de Patentes de Invenciones, las cédulas de categorización … que en su conjunto se denominan Documentos Testimoniales,
Impartir una orden; como en el caso de tratados y convenios internacionales, la constitución, leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, acordadas, resoluciones, dictámenes … también llamados Documentos Dispositivos,
Para la Archivística, documento es el texto que surge de una Tramitación como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin:
Para el Derecho, es un texto con validez legal.
Para la Bibliotecología, documento es cada uno de los elementos que constituyen el material bibliográfico como libros, folletos, publicaciones periódicas, cuyo soporte es el papel impreso. Hoy también se utilizan los soportes informáticos
Para la Documentología, es un soporte, de cualquier índole ya sea papel, madera, piedra, magnético, que contiene INFORMACIÓN de interés para una determinada materia,
Para la Museología es la información que ofrece un objeto capaz de ser exhibido.
Para la Historia, el documento es todo soporte con información sobre el pasado humano.
Es la representación ordenada y formalizada del conocimiento. Los documentos existieron desde que el hombre apareció sobre la tierra; piedra, bronce, cobre, pergamino, papiro, papel, fueron los elementos en los que los seres humanos dejaron rastros de sus actividades, sus pensamientos, creencias y acciones.
Los estudiosos han acuñado términos como la sociedad de la información, la sociedad del conocimiento, la sociedad del aprendizaje. Todos estos términos, más allá de su profundidad y diferenciación, hacen referencia a:
gobiernan y condicionan la estructura y composición de la sociedad actual y son, también, las mercancías e instrumentos determinantes del bienestar y el progreso de los pueblos”. En una Facultad en el momento del diseño del plan de estudio de una oferta académica, se toman en consideración los requerimientos establecidos en las normativas institucionales así como las de la CONEAU; las posibilidades de inserción de sus egresados en el medio, las demandas existentes, la disponibilidad de equipos docentes idóneos, la factibilidad económica y otros factores. En la Facultad de Humanidades, al momento de diseñar la propuesta del Ciclo de Reconversión de Títulos de la Licenciatura en Ciencias de la Información algunos de los aspectos tomados en consideración fueron la Ley de Educación Superior Nº 24.521, la normativa vigente en la Universidad, la existencia de Institutos Superiores No Universitarios en los que se dictaran carreras de Bibliotecología dentro del área de influencia de la unidad académica, el análisis de sus planes a la luz del vigente en la Licenciatura en Ciencias de la Información para lograr la identificación de asignaturas a dictar, la disponibilidad de recursos humanos idóneos, un número adecuado de posibles interesados y la factibilidad presupuestaria. Esta información se extrae de documentos que constituyen los primeros antecedentes de la carrera y el puntapié inicial del archivo de gestión a partir del cual se propone ilustrar el rol del archivo de gestión en la toma de decisiones.aunque no se proclamen o se conciban como tales- tanto un hospital, registro civil, iglesia, institución educativa, comercio, entidad bancaria, bolsa de empleo, organismo público, y otras que cumplan con estas condiciones. La organización en el marco de la cual se gestó el Archivo de Gestión del Ciclo de Articulación de Ciencias de la Información es la Facultad de Humanidades de la Universidad Nacional del Nordeste.sistemas abiertos. Al momento de proponer el cronograma de cursado y evaluación se consultó el calendario académico del período, la disponibilidad de infraestructura y la factibilidad de realizar reproducciones de los instrumentos de evaluación a aplicar dentro de la institución. Para ello se consultaron documentos y a recursos humanos de otras dependencias de la Facultad. Los cronogramas integraron el fondo del archivo.70 hasta el 2003 inclusive, para que pudieran iniciar el cursado con un conjunto de conocimientos básicos, comunes y actualizados, se les propuso el Curso- Seminario “Nuevos abordajes teóricos y nuevas concepciones en las Ciencias de la Información” aprobado por Res. Nº 955/03 de Decanato. Si bien los contenidos abordados -en forma intensiva, por diferentes docentes- estaban íntimamente relacionados con las materias del plan de estudios. El cursado era optativo porque los equipos docentes debían implementar estrategias alternativas para aquellos que no pudieran asistir.… es el que representa la cultura organizacional. Muchos de esos valores … los toma de su entorno sociocultural; … la organización debe considerar no sólo sus objetivos organizacionales sino también los individuales y los socialesinvolucra tanto la concepción como la forma de implementación de la Cultura Organizacional, la Misión, la Visión y los Objetivos Organizacionales, el Núcleo de Competencias que se pretenden desarrollar y fortalecer, las Estrategias a implementar en los diferentes niveles, la Arquitectura Estratégica y el Control. Concientizar a cada uno de los actores involucrados respecto de que todas las acciones emprendidas desde la carrera apuntaban a formar gestores de información y reposicionar a las unidades de la información, guió cada toma de decisiones en la carrera y como también se buscaba optimizar la gestión, desde la Coordinación se recurrió a los documentos del archivo además de considerar los valores que promovía la gestión de la UNNE (Calidad + Excelencia + Pertinencia) y el Proyecto Institucional de la Facultad.”. Es lo que permite que el esfuerzo coordinado de los recursos humanos se traduzca en los resultados buscados por la organización. Con una antelación de 15 días al inicio del dictado de la asignatura, el docente responsable debía presentar el programa, los requerimientos de equipamiento e infraestructura para las clases y el original de la bibliografía a utilizar; esto permitía a la Coordinación ajustar todos los detalles para cada instancia presencial.está conformado por las personas y los grupos que ellas conforman. Aquí se consideran aspectos tales como las necesidades, valores, motivación; estos más otros elementos (actitudes, expectativas, sentimientos, aspiraciones) crean el clima organizacional que es el ambiente en el cual se desarrollan las tareas”. Es el que permite a los administradores de la organización influenciar a las personas para que contribuyan a la obtención de las metas y el grupo y coordinar con los esfuerzos con quienes ostentan el liderazgo. A los efectos de responder a las demandas de la Facultad en cuanto a la presentación de informes, realización de actividades vinculadas con el cursado y realizar la tramitación pertinente a la finalización de la carrera, se organizó el trabajo del archivo para agilizar la consulta de los documentos y satisfacer así las solicitudes de información realizadas.”. Que la organización sea productiva requiere que las personas que allí trabajan conozcan la relación misión-objetivos-funciones-tareas así como la estructura orgánica y los procedimientos administrativos establecidos, para lo cual se debería permitir el acceso al organigrama, el manual de misiones y funciones, los cursogramas y el manual de procedimientos. Estos documentos además reflejan la evolución de la organización en el tiempo. En el momento de redactar los contratos, cuya delimitación de tareas diferenciadas quedaba contenida en la resolución de designación, se tomaba en consideración modelos acordes a la función a satisfacer por cada docente (responsable de la asignatura o auxiliar) o integrante de la parte administrativa (coordinadora o personal de apoyo administrativo). … es el encargado de las relaciones con el medio ambiente, de promover la fijación de objetivos y de adecuar los recursos para la obtención de esos objetivosQue desde la coordinación se tuviera interiorizado claramente las implicancias de un ciclo de articulación, permitió priorizar acciones y definir modelos de actuación, que hicieron posible la realización de la carrera dentro de los plazos y presupuestos previstos. por sus propias actividades- se acumulan documentos que requieren un trámite.”(Mateo, 2006, p. 146).

Para lograr gestores de la información que se destaquen por su calidad profesional y su desempeño productivo en las organizaciones, es importante considerar que:

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La investigación y la experiencia práctica constituyen la base para adquirir el conocimiento del cómo hacer (saber como organizar una actividad orientada a la generación de un producto o servicio así como su evaluación) y el conocimiento de quién sabe y quién saber hacer (dentro y fuera de la organización). En el proceso de elaboración de las tesinas, los alumnos de la carrera tuvieron que aplicar los procesos de investigación en el trabajo de campo, para analizar los elementos de la realidad desde los contenidos teóricos incorporados, generando nuevos aportes.
Los planes de estudio de las carreras deben propender al desarrollo de aptitudes y destrezas que permitan su adaptación en diferentes contextos previendo los cambios que pueden darse en el campo de la información. Allí se desarrollan el conocimiento del qué (vinculado con los hechos propios de la profesión) y el conocimiento del por qué (principios y leyes que sirven de base para el desarrollo de productos y servicios de información). Los alumnos de la Articulación tuvieron que sumar a su formación de Bibliotecarios el bagaje de contenidos vinculados con la Archivología y las Ciencias de la Información, es decir, entre otras cosas pudieron diferenciar las semejanzas y diferencias de las distintas unidades de información.

El dominio de estas cuatro formas de conocimiento (qué; por qué; cómo y quién) le permite al profesional desarrollar ventajas estratégicas, aquellas que sus competidores o sus pares no pueden adquirir o igualar en el corto plazo y le posibilitan alcanzar posiciones vinculadas con la toma de decisiones estratégicas dentro de la organización y la innovación. Al finalizar el proceso de evaluación de la mayoría de las tesinas, se realizó la entrega de la Serie Actas, Serie Certificados de Materias Apobadas y Desaprobadas, el estado de cada uno de los cursantes (que espacios curriculares aprobaron, si habían finalizaron el cursado, si presentaron y/o aprobaron el Plan de Tesina al igual que la Tesina) y otra documentación al Área Gestión Estudios, a los efectos de que la Facultad de Humanidades tomara conocimiento de quiénes habían cumplimentado todos los requisitos para obtener el título de Licenciada/o en Ciencias de la Información.

A manera ilustrativa de lo ante expuesto, en la Figura 2 se presenta una adaptación de la relación Enseñanza e Investigación

 

 

 

 

 

 

 

Ya que anteriormente se hiciera referencia a las ventajas estratégicas, es oportuno incluir el concepto de Estrategia, para lo cual recurrimos a Jhonson y Scholes (2001, p. 10) quienes indican que “es la dirección y el alcance de una organización a largo plazo, y permite conseguir ventajas para la organización a través de su configuración de recursos en un entorno cambiante, para hacer frente a las necesidades de los mercados y satisfacer las expectativas de los stakeholders

Desarrollo e Innovación descripta por Mateo (2006, p. 148):”.

Dada la amplitud y complejidad del enunciado, es importante señalar en cuanto a la estrategia que:

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Tener presente las expectativas y motivaciones de los principales actores vinculados con la orgnización. En el caso del archivo de gestión, son el Departamento de Ciencias de la Información, las autoridades de la Facultad, los Institutos Terciarios, la Secretaría de Educación de la Provincia, los gremios de los profesionales de la información.
Actuar desde una postura de adecuación al medio o ampliación de las opciones disponibles.
Las estrategias están directamente relacionadas con el alcance de las actividades de la organización.
Las decisiones estratégicas hacen referencia a cómo lograr ventajas estratégicas para la organización.
Las decisiones estratégicas afectan la dirección a largo plazo de la organización. La implementación de la carrera de articulación significaba la posibilidad de incrementar sustancialmente el número de egresados de Ciencias de la Información en el medio, factor que incide en la visualización de la carrera e identificación de su perfil. Para lo cual había que tomar los recaudos necesarios para brindar una formación de calidad.

Retomando lo ya señalado, el Archivo se inicia en el mismo momento en que se produce un documento en las oficinas de una Organización. Es importante indicar que con la aparición de nuevos soportes documentales y debido al volumen masivo de expedientes y otros documentos, ha dado lugar al surgimiento en Norteamérica del proceso denominado

La Gestión de Documentos es la que se encarga del control y servicio del documento público desde su producción; eliminando lo que no es necesario y además imposible de almacenar, para depositar los documentos de valor cultural en el Archivo General o Histórico, para su conservación permanente y uso. Es el seguimiento activo del documento, para conservar sólo lo que merezca permanecer en las dos primeras edades o fases del documento.

La UNESCO ha definido a la Gestión de Documentos como: “Una parte del proceso administrativo relacionada con la aplicación de principios de economía y eficacia, tanto en la iniciación, seguimiento y uso de los documentos, como en su eliminación.”

La Gestión de Documentos comprende: la Planificación, la Organización, la Dirección, el Control, la Promoción y otras actividades relativas a los documentos, antes de llegar a los Archivos Históricos. También incluye el manejo de la correspondencia, los formularios, microformas, técnicas de la automatización de datos.

Si este sistema que abarca toda la vida activa del documento, funciona con eficacia, su resultado será la calidad y cantidad de documentos, evitando la acumulación irracional.

Esto dará como resultado la:

*Simplificación de actividades

*Coordinación entre órganos productores y archivos

* Información al día, es decir,

* Fluidez y eficacia

Los Archivos en la actualidad demuestran que son un servicio dentro de la Administración y dan prueba que son GESTIÓN antes de ser CULTURA.

Los documentos a los que se refiere esta Gestión de Documentos, son los que tienen aún vigencia administrativa, es decir, antes de haber decidido su conservación permanente.

El concepto de Gestión de Documentos está vinculado a la Etapa Prearchivística, con una proyección a los Archivos Intermedios, que es donde se decide la Conservación Permanente.

En la práctica la Gestión de Documentos, se traduce en diversas tareas:

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Preparación de programas y formularios
Elaboración de índices.
Preparación de Informes, cuando se solicitan antecedentes para resolver un tema o preparar cualquier proyecto.
Incorporación de fondos y mantenimiento de la información al día.
Estudio de los expurgos y sus listados con acuerdo con los departamentos, para evitar el envío de series que deben ser eliminadas, a los Archivos Centrales.
Elección de una ordenación más adecuada según las series en las oficinas y en función de una información más efectiva y rápida.
Estudio de la clasificación en cada caso, y adopción de un cuadro, resultado de un organigrama de la Administración a la que pertenece.
Regular las transferencias que abarcarán hasta en los reclamos a los productores de documentos, en caso de no hacerse las remisiones en los plazos establecidos.
Coordinación y colaboración entre dependencias productoras, como lo son las oficinas administrativas, y los archivos centrales.
Informatización de procesos de tramitación documental.
Normalización de documentos con el fin de simplificar las etapas administrativas y de formularios para remisiones y estadísticas.
Estudio de los tipos documentales, su valoración, vigencia, clase y calidad de su información.

Si tuvieramos que caracterizar al Archivo es importante señalar que representa la memoria del quehacer administrativo. Que también es un centro activo de información, que guarda los documentos producidos en el ejercicio de un determinado Organismo o Institución, a través de sus actividades. Los documentos se mantienen como comprobantes de la actividad que se realizó.

Todo archivo bien organizado

1- Evita a la administración, las repeticiones de experiencias.

2- Disminuye la duplicación del trabajo porque muestra que ya fue realizado y registra los resultados obtenidos.

3.-Sirve como fuente de información para todas las divisiones administrativas.

4- Auxilia al administrador en las tomas de decisiones.

5-Ejerce como órgano de control de las actividades realizadas por los funcionarios, a través de los expedientes, informes, presupuestos y otra documentación que ha quedado como constancia.

Por todo lo aquí expuesto podemos afirmar que el Archivo funciona como un órgano de control de la administración en las organizaciones públicas o privadas.

Como conclusión podemos señalar que hoy los archivos adquieren una nueva dimensión porque sirven a la Administración que produce los Documentos, al Ciudadano que necesita informarse sobre su gestión, así como a la Cultura y la Ciencia (fuente de investigación y difusión cultural).

Bibliografía

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:
“Record Management se conoce como Gestión Documental o Gestión de Documentos.

de Kluyver, C. A. (2001). Pensamiento estratégico: una perspectiva para los ejecutivos. Buenos Aires: Prentice Hall

Pearson Educación.

Jhonson, G.; Scholes, K. (2001).

Koontz, H.; Weirich, H. (1993). Administración: una perspectiva global. México: Mc Graw-Hill.

Molina Norte, J.; Leyva Palma, V. (1996). Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. Guadalajara: Anabad Castilla-La Mancha.

Núñez Fernández, Eduardo. (1999). Organización y gestión de archivos. Gijón (Asturias): TREA.

Perel, V. L.; López Cascante, J. D.; Messuti, D. J.; Magdalena, F. A. (1996). Administración general: organización, planeamiento, control. Buenos Aires: Macchi.

Volpentesta, J. R. (1999). Estudio de sistemas de información para la administración. Buenos Aires: Osmar D. Buyatti.

Recursos Electrónicos:

Mateo, J. L. (2006). Sociedad del conocimiento [versión electrónica]. Revista Arbor: ciencia, pensamiento y cultura, CLXXXII (718), 144-151.

Argentina. Ministerio de Educación de la Nación. (1995). Ley de Educación Superior Nº 24.521 [versión electrónica].

 

http://www.me.gov.ar/consejo/cf_leysuperior.html
Dirección estratégica. Madrid: Pearson Educación.http://arbor.revistas.csic.es/index.php/arbor/article/view/18/18
” que en castellano
”. Allí se definen las políticas, programas, planes y presupuestos de la organización; se determinan las prioridades y modalidades de interacción con el contexto, y donde se define la combinación de producto-precio-plaza-promoción-procesos/personas que permiten definir el posicionamiento y fidelizar a sus usuarios/clientes … los cuales van marcando rumbos en la historia institucional.
”. Esto
porque para asegurar su subsistencia y desarrollo intercambian información, materiales y energía con su medio ambiente
: El rol estratégico de los archivos de gestión en la toma de decisiones de las organizaciones.

 

 

 

Resistencia, 2011

Título

Resumen

En la actualidad vivimos en la sociedad de la información, en ella las organizaciones tienen un papel preponderante. Todo organismo a partir de su actividad genera documentos; los cuales deben ser gestionados con eficiencia y eficacia. En el comienzo de este proceso archivístico se encuentran los archivos de gestión o de oficina.

El archivo de gestión surge en las organizaciones aún cuando su presencia pase desapercibida; pero su participación en la toma de decisiones es imprescindible.

La toma de decisiones afecta el desarrollo de la misión y la posibilidad de alcanzar la visión institucional, definiciones estratégicas en toda organización.

Contextualizar lo anterior permite hacer explícita la necesidad de formación y saber hacer específico, en los responsables de las diferentes etapas archivísticas. Por eso es fundamental que quien esté a cargo de la toma de decisiones sea consciente que la reunión de documentos, su tramitación, consulta y archivo se realizan orientados por principios archivísticos.

Además de ejemplificar los conceptos en organizaciones, se va a describir el nacimiento y evolución de un archivo de gestión en el que las autoras se desempeñaron en el medio universitario y enfatizar el rol insustituible del archivo de gestión en la toma de las decisiones.

Palabras claves

: ORGANIZACIONES – GESTIÓN DOCUMENTAL – ARCHIVOS DE GESTIÓN – ESTRATEGIA - TOMA DE DECISIONES – SABER HACER
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Demanda y Actualización de conocimientos Archivísticos, el desafío del saber hacer”

7, 8 y 9 de septiembre de 2011, Resistencia -Chaco- Argentina

Título del trabajo

: El rol estratégico de los archivos de gestión en la toma de decisiones de las organizaciones

- Nombre y apellido del/los autores:

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- Universidad a la que pertenece: Universidad Nacional del Nordeste. Facultad de Humanidades

- Dirección: Marcelo T. de Alvear Nº 775 – 3500 Resistencia, Chaco - Argentina

- Teléfono: 03722 – 425788 / 03722 - 15302188

- Correo electrónico:

Bcaria. Carolina Sandra Gabriela BOBADILLA
Prof. Esp. Haydée OGARA

IX CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA

Publicado el: 25/09/2011 / Leido: 8819 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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