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HACIA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE VIVIENDA Y URBANISMO. SANTA FE

Publicado el: 24/09/2011 / Leido: 7117 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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IX CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA
“Demanda y Actualización de conocimientos Archivísticos, el desafío del saber hacer”


7, 8 y 9 de setiembre de 2011, Resistencia -Chaco- Argentina
Título del trabajo: HACIA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE VIVIENDA Y URBANISMO. SANTA FE
- Nombre y apellido del/los ponente: Liliana Pereyra
- Universidad, unidad académica o institución a la que pertenece: Dirección Provincial de Vivienda y Urbanismo. Santa Fe.
- Dirección: Arturo Illia 1377
- Código postal: 3000
- Ciudad: Santa Fe
- Provincia: Santa Fe
- País: Argentina

Autor: Arch. Liliana Pereyra


HACIA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE VIVIENDA Y URBANISMO. SANTA FE

Arch. Liliana Pereyra
Dirección Provincial de Vivienda y Urbanismo. Santa Fe
(Argentina)

Resumen

La Dirección Provincial de Vivienda y Urbanismo, es el organismo responsable de la planificación integral del hábitat en materia de vivienda y suelo en la Provincia de Santa Fe.
A partir del año 2002 se crea el Archivo Central de la Repartición y desde allí se comienzan las tareas concernientes a su organización, luego a partir del 2005 se implementan procedimientos para la optimización de la gestión del archivo y documentos.
Se asumen los desafíos que tendrían como objetivo la solución de los problemas que en principio eran prioritarios para la institución, pero a la vez se iban dando los primeros pasos en la ejecución de una planificación a largo plazo con el fin de intervenir desde las raíces para solucionar el problema actual y lograr lo que hoy es el Archivo Central,  una unidad organizacional vital para la vida de la organización, pues se logra un tratamiento óptimo de la información, eficiencia en el servicio, se avanza en la conservación preventiva, la capacitación del personal y se incluye en el engranaje del sistema de archivo a los archivos de oficina.

Archivo Central de la Dirección Provincial de Vivienda y Urbanismo
Institución – Fondo Documental

El Archivo Central en la actualidad conserva, custodia y sirve el fondo documental perteneciente a todos los órganos internos de la D.P.V. y U., el mismo está conformado por documentos que por su valor evidencial ya forman parte del Patrimonio Documental y testimonian sobre la creación y desarrollo del organismo y por documentos que hacen a lo cotidiano a las actividades, que son producidos en forma sistemática y orgánica y hacen al cumplimiento de los misiones, metas y cubren las necesidades de la gestión administrativa.

La siguiente descripción de las series documentales es a modo de referencia como para ilustrar sobre el contenido sustantivo de los documentos que conforman el fondo, y a la vez nos acercamos a sus orígenes funcionales dando una noción del acervo del fondo.

- documentos sustantivos como lo son los expedientes que se generan en base de sus funciones la Dirección de Planificación y Ejecución de la repartición inherentes a “tender la planificación y localización de las inversiones; promover el diseño y los mecanismos de materialización de las soluciones habitacionales desde el punto de vista de su inserción en el contexto urbano de las unidades en particular, así como la supervisión de los emprendimientos.” que se ven reflejadas en acciones como planificación y desarrollo urbano, estudios e instigaciones para la aplicación de recursos, diseño de conjuntos, unidades, infraestructura, equipamiento y soluciones habitacionales según las demandas, control de obras y procedimientos de ejecución, llamados a licitación, temas de agrimensura  y construcción de las obras.
- documentos generados por la preparación y procesamiento de despacho, de notas, intimaciones, resoluciones y disposiciones.
 documentos contables - financieros,  como presupuestos, patrimonio, balances, rendiciones de cuentas.
 - documentos de control y gestión relacionados con la optimización en el recupero de los recursos aplicados a la ejecución de las soluciones habitacionales, aplicación y ejecución de normativa relacionada con la venta, locación,  préstamos de uso o comodatos, trámites de adjudicaciones, desadjudicaciones, transferencias, servicios financieros, cancelación de deudas, emisión de chequeras.
- documentos relacionados con los recursos humanos, control, asistencia, capacitación, relaciones laborales, legajos personales, contratos de trabajo, licencias. (1)
El organismo ha tomado con respecto a estos documentos una conciencia archivística en pos de perpetuar la memoria documental de la provincia,  y a partir de la organización del archivo ha dado apoyo en los distintos requerimientos de recursos, gracias a lo cual se ha podido avanzar en la gestión documental.

Los Comienzos
La institución hasta el año 2002 carecía de un archivo central, los documentos producidos y/o recibidos por la D.P.V. Y U. que tenían un uso infrecuente después que terminaban su etapa de trámite  y transcurrido un tiempo ya de la etapa de vigencia eran depositados en lo que  se llamaba “Casa Archivo”, decimos depositados pues se guardaban sin seguir ningún tipo de sistema de clasificación ni ordenación.
Áreas de conservación:
Esta “Casa Archivo”, depósito, no contaba con las condiciones necesarias para la custodia de los documentos, pues si miramos desde el enfoque archivonómico, y analizamos el edificio era una construcción antigua con todos los materiales de su construcción deteriorados, el mobiliario para el
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(1). – Resolución 3373/97 de la Dirección Provincial de Vivienda  Urbanismo
estanteado era de madera también deteriorada por el peso que tenían que soportar y la mala disposición  de los documentos.
Luego se procedió a la restauración del edificio quedando en condiciones que si bien eran muy
buenas para el funcionamiento del archivo, no eran las óptimas pues no se consultó a ningún profesional en archivística que asesorara en esos aspectos archivonónicos tan importantes como corriente de aire necesaria para la no proliferación de hongos y bacterias, entradas de luz natural que no perjudique los documentos, ubicación de sanitarios, zonas circulación de personal y otros detalles que al momento de restaurar el edificio el costo de implementación habría sido casi nulo, pero al no contemplarlos luego de terminada la obra su realización es casi imposible o muy costosa.
 Lo ideal no es tan difícil de concretar realizando los procesos necesarios al momento de planificar el edificio de archivo, se tiene que trabajar en equipo, la institución, el archivista y el arquitecto para que cada uno conozca la visión del otro y se encuentre un equilibrio. He aquí donde se plantea a la organización cuales habrían sido los beneficios de la participación del profesional archivero en los procesos de decisión, en este caso brindar sus conocimientos ante las necesidades que se requieren en un edificio de archivo.
También se construyó un galpón donde fueron depositados los documentos al restaurar la casa, y donde quedaron abandonados como se ilustra en la figura Nº 1, donde una imagen vale más que mil palabras.

                                               
                        Figura Nº 1

Breve detalle de las salas de conservación en la actualidad
A las Salas Planta y Sala Entrepiso se las equipó con, estanterías de metal reforzadas, ideales para el clima húmedo de la ciudad de Santa Fe, y se adecuan al tamaño de las cajas utilizadas.
- La altura es de 2,40   m. y a distancia al piso del primer estante es de 15 cm.
- Para las salas D2A y D2B se conservan las mismas medidas de las estanterías, variando la altura y llegando en algunos casos hasta los 3 m.

 
 Sala Conservación
Planta Sala Conservación
Entrepiso Sala Conservación
D2 Total
Superficie
 71.34 m² 59,86  m² 106,79   m²     237,99 m²
Metros lineales de documentación
 320 m. 370 m. 574 m. 1264 m.
Cantidad de Estanterías
 70 77 126 273
Medidas de las estanterías
 
95x45x30 cm. 
99x60x36 cm. D2A:
95x45x30 cm.
D2B:
99x60x36 cm. 
Clase de unidades de conservación
 De cartón reforzado con calidad para archivos.
Tamaño legal  De cartón reforzado con calidad para archivos.
Tamaño legal x2 De cartón reforzado con calidad para archivos.
Tamaños legal y legal x2 


¿Y ahora cómo avanzamos hacia la gestión de documentos?
Al comenzar mis funciones en el archivo, la consulta, la solicitud de documentos y las vías de comunicación con las distintas oficinas eran casi nulas. Así se pudo dilucidar uno de los problemas a resolver, se debía acercarse a esas personas que eran el engranaje responsable de que funcione la Dirección, contarles de que se trataban estas nuevas tareas que se realizarían en el archivo, cuales eran sus ventajas, cómo se los podía beneficiar, que expresaran sus necesidades, problemas y qué esperaban, en fin, mantener esa comunicación usuario – archivo, que llevaría a conocernos, determinar las  necesidades y actuar al respecto.
No me voy a detener a clasificar los tipos de usuarios del archivo (reales, potenciales, internos, externos, presentes, futuros, virtuales, destinatarios, receptores, consumidores) sino solo a los fines de esta ponencia hablare de usuarios. Usuarios a los que han ido direccionados nuestros esfuerzos de satisfacción, difusión, acceso y valor agregado en la información entre otras cosas.
¿Pero cómo enfrentamos esta situación?, optimizando la gestión de documentos, partiendo de la definición de Archivística que tomamos de B. Delmas:
“Ciencia que estudia la génesis y formación de los conjuntos orgánicos de documentos, situándolos en el contexto de su creación; así como los principios y procedimientos metodológicos empleados en su organización y conservación para que se garantice tanto el ejercicio de derechos e intereses como la memoria de las personas físicas o jurídicas” (2)
Y tomado el concepto de archivística integrada expuesto por Couture y Petillat en el seminario previo al XII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Quebec en 1992. En esencia se insiste en la necesidad de abarcar el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva. (3)
Es así que nuestra metodología de trabajo comienza con la investigación del génesis y formación de los conjuntos orgánicos de documentos, esto nos lleva a investigar la entidad productora: D.P.V.yU., tarea que se hizo dificultosa pues al ser personal nuevo en la repartición las distintas dependencias eran renuentes a brindar datos  además de no darle importancia a los nuevos procesos que se llevarían a cabo con el archivo y también por desconocer para qué se utilizarían estos datos, de esta forma se fue informando de las nuevas actividades que se realizarían, cuál era el  papel de cada uno en este engranaje y los servicios de que podría disponer tanto a mediano como a largo plazo.
Previamente se realizó un trabajo de investigación de la organización de la institución, de sus funciones, atribuciones, lo que sirvió para abordar con más elementos el seguimiento de los trámites y así llegamos a nuestro objeto de estudio los documentos.
Por otro lado la estructura orgánica, nos guió para llegar a esos órganos internos productores, de los cuales solo algunos confiaban la guarda de sus documentos al archivo otros ante la falta de organización del mismo preferían acumularlos en sus oficinas, este fue otro de los síntomas que se fue observando para delimitar los problemas a resolver.
Toda esta experiencia es sumamente enriquecedora vamos conociendo cómo se producen los documentos, y fundamentalmente llegamos a las personas que desarrollan esas actividades y
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(2)- DELMAS, B L’ enseignement de l’archivistique fondamentale: une approche actualle de l’archivistique Theorique. En Théorique et pratique Dans l’enseignement des sciencies de l’information. Montreal, 1988, pp. 33-38
(3)- CRUZ MUNDET, José Ramon. Manual de Archivística. Madrid 1994. pp. 143 – 150
generan esos documentos que pasarán a formar el fondo documental, y que nos ilustran de cómo,
para qué y cuál es el fin de cada trámite, o a intereses de quienes se inician los trámites que ellos producen en forma natural en cumplimiento de sus funciones.
Así llegamos a los orígenes funcionales y administrativos, y nos acercamos a las necesidades reales, informativas, de servicio, de lugar para conservación según el volumen de producción documental además de necesidades que se pueden ir satisfaciendo a medida que se avanza en la gestión.
También se analizaron los procedimientos que se realizaban hasta el momento, para rescatar lo que pudiera servir en nuestro camino hacia la optimización en la gestión.

Como todo profesional al hacerse cargo de un archivo se tuvieron que realizar las técnicas necesarias para conocer la existencia documental y revisar la organización de las salas de Planta y Entrepiso que ya habían sido organizadas por personal que ya no trabajaba en el área.  
Para tal fin se realizaron inventarios de existencia documental de los que se carecía y se identificaron aquellos documentos a los que faltaba clasificar.
Con toda esta información adquirida se comenzaron a evaluar los procedimientos  de gestión óptimos  a realizar.
Pero el otro gran desafío fue organizar el depósito sur  donde los documentos habían sido literalmente abandonados.
El organismo por su parte viendo el carácter profesional con que se abordada el trabajo va tomando una conciencia archivística en pos de perpetuar la memoria documental de la provincia,  y a partir de esta realidad ha brindado apoyo en los distintos requerimientos de recursos, gracias a lo cual se ha podido avanzar en la gestión documental.

La optimización del programa de gestión ha sido orientado a solucionar diversos problemas que aquejaban las distintas oficinas como los siguientes, que aunque estemos cansados de escuchar lo siempre lo mismo, son reales y con las herramientas y estrategias que nos brinda la archivística mas un poco de predisposición se pueden solucionar.
- Aglomeración de documentos en los archivos de oficinas.
- Perdida de expedientes.
-  Falta de mobiliario adecuado
- Falta de capacitación del personal para el tratamiento archivístico de la documentación y la información.
- Falta de procedimientos de conservación preventiva.
- Pérdida de tiempo en búsqueda.
- Falta de integración al engranaje del sistema de archivos.
      Estas causas terminan con una eliminación indiscriminada de los documentos y desorganización pues la falta de espacio lleva al amontonamiento de los documentos perdiendo su clasificación y orden original, en consecuencia la organización pierde esos documentos que fueron creados para cumplir con un fin específico, y cuando sean requeridos para la prosecución del trámite y no se encuentren es en ese momento cuando son valorados por los daños irreversibles que esta situación puede ocasionar a la administración.
       Entonces si comprobamos que es imposible mantener en un archivo de oficina los documentos indeterminadamente a sabiendas de los posibles daños que se pueden ocasionar, podremos concientizar que el documento se crea en base de una necesidad de la gestión administrativa, para un fin determinado, que respalda derechos y obligaciones por lo cual debe estar disponible para su uso en cualquier momento que sea requerido, y que luego cuando ya pierda valor para la entidad productora, iniciador o interesado, no los desechamos, haremos un estudio de valoración documental y podremos identificar el valor que realmente tiene el documento en cada etapa de su vida y darle el tratamiento acorde.
 Los fines perseguidos y la metodología aplicada no se aplicaron al azar ni tampoco, las tareas detalladas con anterioridad se realizan con el fin de poder aplicar los principios archivísticos de Procedencia y Orden Original, clasificar y ordenar, conocer la vida de los documentos, poder realizar su descripción, valoración, buen servicio y preservar tanto la información como el soporte.

Distintos cambios realizados para logar eficiencia y efectividad
Como archivo del Poder Ejecutivo Provincial por pertenencia o dependencia obligatoria se está integrado al del Sistema Provincial de Archivos la Provincia (SIPAR), y como tal se observa la legislación correspondiente, que en el caso de la provincia es muy completa y abarca los aspectos necesarios para el buen funcionamiento de los archivos, como el Decreto Nº 2232/82 que aprueba el Reglamento para el Funcionamiento del Archivo General, de los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo,
 A partir del 2005 que comienzo a trabajar en este archivo central, se comienza con las tareas encomendadas como prioritarias.
Luego con el transcurso del tiempo y quedando ya como encargada de la organización del mismo se adquiere más libertad y apoyo y se comienzan a realizar esos cambios que eran necesarios realizar para no solo aplicar los principios  archivísticos sino para optimizar la gestión de documentos.

Ingreso de documentos
Una vez acondicionado el edificio de archivo, el ingreso de documentos se realizada en la mayoría de los casos con una nota donde se detallaba solamente la cantidad de unidades de conservación y fecha, especificándose también que no se corroboraba el contenido.
En la actualidad después de concientizar de la importancia que tienen los documentos como medio de prueba, como sustento de derechos y obligaciones y como patrimonio documental, es que logramos después de años de capacitación a los distintos agentes de la repartición, que las oficinas que no confiaban la custodia de su producción documental al archivo, comenzaran a formar parte del sistema de archivo y  adoptaran los nuevos procedimientos archivísticos como, respetar un calendario de traslados, enviar los documentos clasificados, ordenados y con de inventarios de remisión cuyo modelo es diseñado por el archivo para ser llenado con los datos necesarios para identificar e recuperar la información.

Esto  costó mucho pues como generalmente se da en la administración los documentos se valoran solamente durante su período de trámite una vez concluido este se descuidan por distintas causas que son las que se tratan de abordar desde el archivo mediante los procesos adecuados.

Gráfico de traslado de documentación de algunas unidades
- Coordinación Mesa de Entradas y Salidas: M.E.S.
- Dirección Planificación y Ejecución: D.P.E.
- Secretaría de Recursos Humanos: S.R.H.
- Dirección General de Asuntos Jurídicos.

Con estas estadísticas podemos analizar:
Quién envía su producción documental al archivo.
Cuál es el volumen.
Si no envía, indagar cuáles son las causas para llegar a una solución.

Recepción
Es un paso muy importante pues se deja constancia de recepción de los documentos que se detallan en el inventario, haciéndose responsable de la guarda de los mismos.
Organización
Se continúa con las tareas de organización comenzadas en el 2002 de las salas Planta y Entrepiso teniendo que seguir con la clasificación y ordenación de documentos que hasta el momento los órganos internos no habían enviado al archivo.
Con respecto al depósito D2 se tuvo que empezar de cero por el estado en que se encontraba esta parte del fondo documental.

Descripción
La elaboración de auxiliares descriptivos se ha diseñado con vista a las necesidades de consulta, uso y difusión del fondo documental.
A partir del año 2005 se realizan distintos auxiliares descriptivos según la legislación para archivos dependientes del SIPAR y según las necesidades que se presentan en la gestión documental, pues como la demanda de información es cada vez más específica los auxiliares tienen que dar una respuesta a ello.
Se realizan los primeros inventarios de existencia, donde el nivel de descripción se realiza a nivel de Serie Documental.
Por otro lado los inventarios de remisión que comenzaron a realizarse a partir del 2006 sirven también como inventarios de existencia pues describen como lo dice su nombre los ingresos de documentos al archivo, aunque con estos inventarios la interpretación se hace un poco más engorrosa pues el nivel de descripción es a nivel pieza documental y en algunos otros casos según la serie se realiza a un nivel de descripción por unidades de conservación.
Se utilizó material de descripción preexistente como una base de datos, donde había cargados muy pocos registros, se actualizó el software a uno más dinámico y se adaptó la misma a las necesidades informativas de los nuevos usuarios y normas de descripción archivísticas.
Para mantener el flujo documental se sigue el procedimiento  marcado por la legislación archivística de la provincia y se realizan expurgos periódicos utilizando como instrumentos descriptivos los inventarios de eliminación.

Conservación Preventiva
Los documentos que se almacenaron en las salas P y E luego de la restauración tenían y tienen un buen estado de conservación, pero los que se almacenaron en el depósito D2 fueron abandonados a la humedad, el polvo, a las merced de roedores, hongos y al mal almacenamiento pues se encontraban apilados hasta el techo, en cajas de supermercado rotas por el forcejeo y en atados ya deformados por la aglomeración.
En el 2005 se comenzaron las primeras etapas del rescate documental, se realizaron trabajos de limpieza de documentos que se encontraban con excrementos y nidos de roedores, con trozos de cemento y restos de óxido, para luego realizar el acomodamiento de los documentos en cajas contenedoras de cartón con calidad para archivos.



Se recuperaron 250 m. lineales de documentación que por su valor es considerada de conservación permanente, como por ejemplo los expedientes de obras realizadas por la dirección para la construcción de las viviendas, un total de 550 planes habitacionales.
En las siguientes etapas a medida que se realizaba la identificación de los planes de Obras, se iba realizando una segunda etapa de limpieza y reemplazo de los materiales sustentados oxidados por otros que no dañasen el soporte.
Luego se  se realiza su guarda en estanterías apropiadas.

La Difusión
El papel del archivo es adaptarse al contexto de la Gestión Documental, y una de las problemáticas que se identificaron al hacer el estudio de las debilidades del área era que justamente el servicio de difusión no se adaptaba a las necesidades de los usuarios reales que se tenían al momento de la evaluación, no se integraba a los procesos de la institución.
Para brindar este servicio, nos valimos de los distintos procesos llevados a cabo para tener  el  fondo organizado:
                     - la identificación, estudio y relación de las necesidades de las unidades organizacionales productoras con su producción documental y con el resto del fondo documental, pues se procede a evaluar no solo las necesidades de información de cada unidad con respecto a las estadísticas de consultas realizadas sino también las relacionadas con el cruce de información de distintas unidades.
                                   - La clasificación se ha aplicado a la difusión para conocer al usuario según sus funciones, actividades, relaciones jerárquicas y lo que nos pueda ayudar a obtener mayor eficiencia en el servicio.
                               - La descripción se planificó con miras a la integración del archivo a los procesos administrativos particulares de institución. Se adapta a los posibles requerimientos, las características de la información que se solicitaría, el formato de recuperación teniendo en cuenta que en la repartición se puede brindar la información vía intranet.
                                          -La valoración documental, nos aproxima a los interesados, para quién tiene valor el documento, en qué etapa, así nos acercamos al usuario para difundir y servir.

Servicio
Una de las obligaciones del profesional en archivística es comunicar y hacer accesible la información.
Como se han optimizado los distintos procedimientos  como los relacionados con la organización, descripción, conservación y difusión, el servicio cambia como consecuencia directa, pues las distintas unidades internas no solo pueden consultar si se encuentra determinada pieza documental, sino que gracias a la descripción analítica, se puede relacionar y responder a necesidades de información donde se interrelacionan distintos trámites.

De Consulta
Al comenzar a trabajar en el archivo en el 2005 solo se realizaban consultas por la existencia o no de piezas documentales, en la actualidad la consulta al ver la capacidad de respuesta del archivo, ha comenzado ha ser cada vez más específica, pidiendo información cada vez más pertinente sobre el contenido de los documentos aportando en algunos casos muy pocos datos para la búsqueda.
Esto ha requerido que el personal del archivo amplíe sus conocimientos a otras áreas y aplique las estrategias necesarias para brindar un buen servicio.
Como consecuencia de los cambios en la gestión se logra que la cantidad de consultas aumente de las que se realizaban en el  2005 a la fecha un 400 %.
El tiempo de respuesta pasa de días a minutos, en algunos casos se puede consultar y obtener la respuesta con un solo llamado telefónico. Pero para otros casos donde la búsqueda de información tiene que ser elaborada, no se puede estimar tiempo de respuesta, pues depende de la complejidad de las tareas a realizar.
Lo destacable es que se siguen sumando servicios de los cuales la mayoría eran imposibles de realizar en años anteriores.

De Préstamo y Retiro definitivo
Con respecto al préstamo de piezas documentales, se siguieron los mismos registros que se venían realizando desde el 2002 donde se detallada la piezas retiradas, fecha de retiro, y responsable.
Con respecto al ingreso y retiro definitivo se avanzó para un mejor servicio al usuario en la incorporación del archivo al  Sistema de Información de Expedientes de la Provincia (S.I.E). Sistema que nos permite realizar un seguimiento del movimiento de expedientes tanto desde las terminales de una repartición pública como desde Internet.
Para el control del archivo se registra en la base de datos como retiro definitivo actualizando nuestra existencia documental.
Según registros encontrados durante el período septiembre 2002 a febrero 2003 hubo un movimiento de 32 piezas documentales. En la actualidad como consecuencia de los adelantos realizados en la gestión se realiza un movimiento de 3 a 10 piezas promedio por día. Es otro reconocimiento a la buena gestión documental.
 También se realiza servicio de fotocopiado.

Como conclusión puedo decir que tal vez no se aporte nada nuevo a lo que se viene dando en el contexto de la gestión de documentos y archivos, pero es una experiencia que testimonia sobre la eficiencia y eficacia que se logra en la conservación, uso y servicio que se puede brindar a una organización, aplicando no solo las aptitudes archivísticas sino también actitudes que nos llevarán a superar obstáculos aplicando las estrategias apropiadas.

                                                                                                                
                                                                                                                Arch. Liliana Pereyra

Publicado el: 24/09/2011 / Leido: 7117 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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