Proyecto para la organización del Archivo Central o General y el Archivo ubicado en el Centro Cívico

Publicado el: 24/09/2011 / Leido: 12545 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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IX CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA

“Demanda y Actualización de conocimientos Archivísticos, el desafío del saber hacer”

7, 8 y 9 de setiembre de 2011 , Resistencia -Chaco- Argentina

 

Título del trabajo:

Nombre y

Institución : Museo Histórico Regional y Archivo Histórico Municipal “Luis E. Scalese”

Dirección: San Martín 1150

Código postal:

Ciudad:

Provincia :

País:

 

 

 

 

 

 

Argentina
Buenos Aires
Trenque Lauquen
6400
Apellido
: Maya, Inés
 “por lo tanto junto con esa quema de documentos se ha producido la destrucción de nuestra historia y de las acciones de un municipio pujante como es el de T. Lauquen, y además se ha privado al Archivo Histórico Municipal de conservar material vital para la investigación

Propuestas de organización para Ambos Archivos

Propuesta Nº 1

La instrucción se daría en días horarios a determinar y a cargo de la misma estaría quién suscribe.

Seria conveniente reacondicionar los locales que se están utilizando para la conservación de documentos, tanto en oficinas como los designados para Archivos

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Verificar filtraciones e iluminación (natural y artificial).
Para esto es necesario invertir a futuro en estanterías fijas y autoportantes con calidad de archivo lo que permite además de un almacenamiento adecuado, ganar espacio, en el lugar, sumando a la conservación preventiva.

Propuesta Nº 3

¡¡Manos a la obra!!

Recursos materiales

Recursos Humanos

Propuesta Nº 4

Creación del Archivo Intermedio, donde se conservara la documentación:

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Que esta en plazo precaucional a pesar de haber perdido la vigencia.
Que ya se está aproximando al fin de Vigencia Legal
Que no es de consulta frecuente

Desde este Archivo se procederá a la Valoración, Selección, Expurgue y Transferencia al Archivo Histórico Municipal.

Propuesta Nº 5

El Archivo Central de la Municipalidad de Trenque Lauquen recibe y conserva, diferentes tipos documentales que son el producto de la actividad diaria de cada una de las oficinas de las diferentes áreas Municipales, reflejadas en el Organigrama Municipal.

Visto :

- El Decreto 3066/90 que contiene cláusulas relativas a determinación de Plazos de Archivos de Actividades Administrativas de la Pcia. de Bs. As.

-Que existen normas legales para la administración pública municipal que establece el Reglamento Interno del Archivo Administrativo Municipal (decreto Nº 1004/89).

Por ello:

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1- Los plazos de archivo se pueden contemplar de acuerdo a los establecido en el Decreto 3066/90 del Régimen general de Archivo o alguna otra Norma Legal a nivel Municipal.

2- Reglamentar el formulario para el relevamiento de la producción documental de cada área.

3- Reglamentar las tablas de plazo de guarda de todos los tipos documentales que se conservan en el Archivo General.

4- Establecer y reglamentar una Comisión para la Valoración Selección , Expurgue y Pase al Archivo Histórico Municipal “Luís Scalese”, ubicado en el Museo histórico Regional, toda la documentación que se considere de Archivo Permanente y útil para la investigación Histórica.

Es necesario crear una norma legal que establezca los plazos de Archivo, Selección, Expurgue o pase al Archivo Histórico Municipal de toda la documentación conservada en el Archivo General.

Creación de una comisión de Valoración , Selección y Expurgue

La misma deberá contar con integrantes de diferentes Disciplinas y Áreas Municipales:

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Técnica Superior en Archivos: para asesorar a la Comisión y elaborar las “Tablas de Plazo de Guarda mínimos de conservación de los documentos, que a su vez sea de aplicación obligatoria en la administración pública a las Normas Legales Vigentes.
Jefes de Áreas Municipales conocedores de los documentos que producen sus oficinas.
Abogados, Médicos, Contadores, Profesores de Historia e Historiadores etc.

Conclusión:

A pesar de la lucha que llevamos a diario quienes tenemos a cargo archivos, para poder lograr todo lo necesario para un buen desempeño de nuestra funciones y preservar la documentación que administramos debo decir que este proyecto fue presentado en el mes de abril al Sr. Intendente Municipal Contador Raúl Feito y ya se esta llevando a cabo.

Lic. Inés P. Maya

Tec. Sup. en Archivos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Personal designado para colaborar en la ejecución del proyecto.
Técnica Superior en Archivos (Lic. Inés Maya)
Computadora con impresora para inventariar y describir todo lo archivado para agilizar la búsqueda.
Cartulinas
Fibrones
Hilo
Papel para embalar
Cajas para archivos
Estanterías
Elementos de limpieza

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Elaborar una guía que permita ubicar con mayor rapidez los documentos.
Una vez clasificada la documentación por área y por años, organizarla en las estanterías identificando el espacio designado para cada área

Propuesta Nº 2

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Con ellos formar un equipo de trabajo, para que colaboren en la clasificación y organización de los Archivos.
Designar una o dos personas de cada área, que conozcan la producción documental de su oficina, incluyendo a las delegaciones. Una vez designados instruirlos en mínimas técnicas de archivos e informarles de la propuesta archivística, que redundara en beneficio para su trabajo diario.
Instruir al personal que se desempeña en el Archivo General en técnicas archivísticas.

 

Lic. Inés Maya (Tec. Sup. en Archivos y Experta Universitaria en Archivos). A cargo del Museo Histórico Regional y el Archivo Histórico Municipal “Luís Scalese”.
Proyecto de Organización del Archivo General de la Municipalidad de Trenque Lauquen

Proyecto para la organización del Archivo Central o General y el Archivo ubicado en el Centro Cívico

Presentada por:

La Municipalidad de Trenque Lauquen y sus Archivos:

Un poco de historia

La Municipalidad de Trenque Lauquen, en el año 1989 ( Gestión del Dr. Jorge A. Barracchia) , se preocupó por organizar, resguardar y reglamentar a través de Decretos y Resoluciones los Archivos Municipales, informando además a las diferentes áreas municipales, mediante la Circular Interna Nº 01/89, actualizada por Memorandum del 1º de Septiembre de 2009 , que contienen las instrucciones para el pase al Archivo de Documentación, y la creación además en 1989 del Archivo Histórico Municipal.

Nuestro Municipio

En la actualidad somos el único Municipio que tiene un proyecto de Digitalización de las Fuentes Históricas (autora quién suscribe).

Los Archivos Municipales se forman como producto de la actividad de la administración pública, que en su trabajo cotidiano crea los documentos, los que -una vez transcurrido el trámite- y por un plazo determinado por ley, se destinan al Archivo General para su conservación.

Una vez cumplido el plazo o vigencia, se impone hacer una selección adecuada por parte de una comisión establecida para tal fin, de acuerdo a criterios preestablecidos que atañen al valor de los documentos. La documentación puede seguir dos caminos distintos: la Eliminación o la Guarda permanente en el Archivo Histórico (Dependiente por Decreto de Dirección de Cultura), donde quedará a disposición y consulta de quienes así lo requieran como Archivo Permanente.

 

El crecimiento Municipal desde 1983 hasta la actualidad

Nuestro Municipio desde 1983 hasta la actualidad ha tenido un crecimiento bastante considerable, con respecto a otros Municipios de la Pcia

La condiciones de archivo de todo el fondo documental del Municipio debe estar en forma adecuada, clasificada, organizada y descripta correspondientemente, para que al momento de necesitar el documento se lo encuentre en forma rápida, porque el fin de un archivo de cualquier índole es el servicio,

primero a la institución productora y luego a quien lo solicite, un documento mal archivado que no se lo ubica en forma rápida puede ocasionar además de pérdida de tiempo a la oficina, otros problemas graves, como por ej. valor de prueba en un juicio.

Terminada la vigencia del documento establecido a través del Decreto Pcial. 3066 /90 O de la Ley Orgánica Municipal, lo ideal seria conservarlo en un Archivo Intermedio (que es lo que falta en nuestro municipio) donde se ubica la documentación que no es de uso frecuente y esto permite descongestionar el Archivo General o Central y además realizar una selección por medio de una comisión interdisciplinaria (Archiveros, Abogado, Contador, Profesores etc.) de lo que pasa al Archivo Histórico y lo que va a expurgue.

Diagnostico realizado in situ

El fondo documental de la Municipalidad de T. Lauquen esta desdoblado en dos sectores

 

1) Archivo dentro del Municipio

El espacio que ocupa dentro del Municipio asignado para Archivo Central

Las estanterías tampoco son adecuadas porque son de madera, sin calidad de archivo y ocupan un gran espacio.

Con respecto al archivo de la documentación la organización y clasificación que tenia al principio cuando se lo reorganiza en el año 1989 se ha perdido.

2) Archivo del Subsuelo del Centro Cívico

Este espacio pensado para descongestionar al Archivo ubicado en el Municipio, tiene el problema de filtraciones de agua y luz natural por las ventanas, además de estanterías inadecuadas, conexiones de cañerías de luz y agua cerca de la documentación archivada.

Se observa falta de clasificación y organización de la documentación, originada por el pase en 2007 sin una planificación archivìstica adecuada, y en estos tres años el pase de la producción documental de todas las áreas, que actualmente se ubica en donde halla espacio. que desde mi ingreso a trabajar en el Municipio en el año 1998 hasta la actualidad a sido frecuente, observar que desde el Archivo Central o General se ha realizado sólo el expurgue de documentos “con un cartel que decía Prolim quemar o material para descartar, sin realizar una selección de todo esto, ni informar a Cultura de esta acción, (la Resolución Nº 13/89 que da origen al Decreto Nº 684/89 que es la de creación del Archivo Histórico Municipal, dice que el Archivo es de dependencia directa de Dirección de cultura)

Expurgue sin Selección quema de nuestra historia

A todo esto debo agregar

o General desde el punto de vista de la conservación preventiva es inadecuado , ya que comparte con la Imprenta dependiente de la oficina de prensa y además la fotocopiadora del Municipio, lo que junto con el exceso de luz de los ventanales hace que la documentación o paquetes en muchos casos pierdan la nitidez del papel y la tinta ,a esto hay que sumarle lo nocivo de los rayos ultravioletas que emite la fotocopiadora, ubicada cerca de los libros de Ordenanzas , Decretos y Resoluciones (que son de Archivo permanente) .
uno ubicado en el Edificio Municipal, en la planta alta y otro en el Subsuelo del Centro Cívico (desde Diciembre de 2007, proyectado ese espacio con la reconstrucción del edificio).
. esto se lo puede observar mediante la actividad diaria y el reflejo de ello es el Organigrama Municipal, la creación de cada nueva área, equivale a mayor producción documental y por lo tanto a mayor espacio para el Archivo de la misma, no sólo en el Archivo Central o General, (dependiente de Secretaria de Gobierno y Hacienda), sino también en los archivos de oficina, donde nace el documento como producto de la actividad diaria y cumplido el plazo pasa al Archivo Central o General , para ser conservado allí para cuando se lo necesite o hasta que se cumpla su vigencia.
de éste modo se ha constituido en un modelo a seguir por otras comunas, al contar en la actualidad, con Archivo Central o General, Archivo Histórico y Archivo de Prensa, este último reorganizado en 1990 y declarado de Interés Patrimonial en mayo de 2008 (por una proyecto presentado por quién suscribe).

Publicado el: 24/09/2011 / Leido: 12545 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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