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Proyecto de Digitalización del Archivo Histórico Municipal “Luis E. Scalese”

Publicado el: 24/09/2011 / Leido: 7746 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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IX CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA

“Demanda y Actualización de conocimientos Archivísticos, el desafío del saber hacer”

7, 8 y 9 de setiembre de 2011 , Resistencia -Chaco- Argentina

 

Título del trabajo:

Nombre y

Institución : Museo Histórico Regional y Archivo Histórico Municipal “Luis E. Scalese”

Dirección: San Martín 1150

Código postal:

Ciudad:

Provincia :

País:

Argentina
Buenos Aires
Trenque Lauquen
6400
Apellido : Maya, Inés

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Proyecto de Digitalización del Archivo Histórico Municipal “Luis E. Scalese”

Municipalidad de Trenque Lauquen

“Historia y Progreso” y “Huellas” (tomo I y tomo II), con una selección de documentos extraídos del Archivo General de la Municipalidad, que aportaron datos sobre los temas incluidos en los libros mencionados.“La Opinión” desde 1919 hasta la actualidad, algunos ejemplares de “El Independiente”, “Tribuna Radical”, entre otros. La acidez del papel sumado a las tintas hacen que las hojas se deterioren cada día más por eso es necesario protegerlos hasta poder digitalizarlos en su totalidad.

Correo electrónico:

 

 

Conclusión:

Este proyecto fue presentado a la Municipalidad de T. Lauquen a particulares y diferentes instituciones quienes colaboraron con :

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Scanner alta resolución tamaño A3

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Impresora Epson multifunción

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Cámara Digital 12.1 Megapixeles.

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CPU

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Parlantes

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Mouse,

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CPU(4 Gb memoria RAM) y disco de 320 Gb de memoria total.

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Estabilizador UPS

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Memoria Externa Disco de 320 Gb) con Carridisck

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Pen Drive 8 Gb

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Club de Leones

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Universidad Tecnológica Nacional

·

José María Rossi

·

El aporte de la comunidad a través de una pollada donde se recaudaron $2.250.

 

Lic. Inés P. Maya

Tec. Sup. En Archivos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Donación:

________________________________________________________

Monitor y Teclado

Donación:

________________________________________________________

Adquirido con descuento en la Cooperativa de Electricidad

Adquirido

En el año 2010 comenzamos la tarea de digitalización la cual se está realizando de la siguiente manera:

a) Se comenzó con una nueva selección y clasificación de documentos, limpieza de los mismos retirando el material deletéreo, colocándolos en carpetas y en cajas con calidad de archivo.

b) Se continuó con el Escaneo de los documentos.

c) Catalogo del documento con un hipervínculo

Con esto aspiramos que el usuario se lleve la información que necesita en un Pen Drive o en un CD.

Es de destacar que en la actualidad la Municipalidad de T. Lauquen a través del intendente Contador Raúl Feito nos provee de todos los recursos materiales que necesitamos para avanzar.

 

: con el aporte de dinero de:
Ing. Ariel, grub
Fundación Cargill

 

museostlauquen@hotmail.com

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Coordinación de museos, archivos y sitios históricos

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Museo Histórico “Conrado Excelso Villegas”

·

 

Archivo Histórico Municipal

y

PROYECTO DE DIGITALIZACION DEL ARCHIVO HISTORICO

Diagnostico:

Los archivos de Trenque Lauquen:

La Municipalidad de Trenque Lauquen, desde el año 1989, se ha preocupado por organizar, resguardar y reglamentar a través de Decretos y Resoluciones los Archivos Municipales, informando a las diferentes áreas mediante la Circular Interna Nº 01/89 y creando también en 1989 el Archivo Histórico.

De éste modo se ha constituido en un modelo a seguir por otras comunas, al contar en la actualidad, con Archivo General, Archivo Histórico y Archivo de Prensa, este último reorganizado en 1990 y declarado de Interés Patrimonial.

Los Archivos municipales se forman como producto de la actividad de la administración, que en su trabajo cotidiano crea los documentos, los que -una vez transcurrido el trámite- y por un plazo determinado por ley, se destinan al Archivo General parar su conservación.

Una vez cumplido el plazo o vigencia, se impone hacer una selección adecuada por parte de una comisión establecida para tal fin, de acuerdo a criterios preestablecidos que atañen al valor de los documento. La documentación puede seguir dos caminos distintos: la Eliminación o la Guarda permanente en el Archivo Histórico, donde quedará a disposición y consulta de quienes así lo requieran.

Fundamentación:

El Archivo Histórico Municipal

El Archivo al que haremos referencia será el Histórico Municipal, que en la actualidad funciona dentro de la Biblioteca “José F. Mayo”, en las instalaciones del Museo Histórico “Conrado E. Villegas”.

Éste archivo presta un gran servicio a los investigadores, historiadores, alumnos de los institutos de formación docente, no sólo a nivel local sino, regional, provincial, nacional e internacional. En tres oportunidades viajaron, hasta nuestra ciudad, desde Polonia, para investigar sobre el Ing. polaco Jordán Wisocki, (nuestro primer urbanista), un sacerdote polaco, viajo dos veces y en el año 2007 un matrimonio investigo sobre el mismo tema y pasó todo el día en la ciudad utilizando los dos turnos de horarios del museo, tomando apuntes y fotografías digitales del material expuesto y en el archivo.

Se suman además, las consultas de investigadores y entidades de la región sobre aquellas temáticas que hacen a la historia común: la frontera con el indio, las primeras Comisarías, cuestiones rurales o formación de Centros Agrícolas, etc. Este permanente flujo de investigadores, obedece a que el municipio de Trenque Lauquen, es el único que cuenta con Archivo Histórico y posee personal capacitado para atender y asesorar a los investigadores.

Finalmente es de destacar el valioso aporte que realizan los historiadores de Trenque Lauquen, nutriendo con sus hallazgos documentales el fondo documental y desde hace seis años los alumnos del Instituto de Formación Docente Nº 40, eligiendo sólo temas de la Historia Local y regional, para sus tesis de graduación.

El valor del Acervo Documental

El Archivo Histórico Municipal, fue creado por Decreto Nº 684/89 del mes de octubre de 1989, con motivo de la edición de los libros

Cuenta con dos tipos de fondos que alimentan su acervo documental:

a) Documentación del antiguo Juzgado de Paz desde 1885 hasta 1964: Se trata de aquella obtenida por convenio con el Archivo Histórico de la Suprema Corte de Justicia en el año 1988 y renovado en la actualidad por cinco años (2007- 2011).

La tarea llevada a cabo actualmente sobre esta documentación:

En este momento se esta realizando la descripción de los expedientes civiles y correccionales, como asi también de las notas enviadas y recibidas por dicho juzgado.

La labor consta de tres etapas: las dos primeras se llevan a cabo en el Museo Histórico. Primero, la clasificación de expedientes y luego se realiza en forma manual la descripción de datos en las planillas. El trabajo hasta aquí es de gran responsabilidad y lento, porque hay que tomar expediente por expediente o documento y leerlo en su totalidad, para extraer la síntesis que se insertará en cada planilla.

La tercera etapa lamentablemente se efectúa fuera del museo, porque al no contarse con una computadora allí, el trabajo lo lleva cabo la Lic. Inés P. Maya (Tec. Sup. en Archivos) en su domicilio particular, utilizando su propia computadora.

b) Documentación de diferentes áreas municipales

desde 1886 hasta 1960

Se encuentra ubicada en cajas de temáticas variadas. Para esto es necesario clasificar el material, y realizar una guía o inventario para cada caja, catalogo con mayores datos de los que existen y cambiar los rótulos de información de las cajas.

Cuando el usuario solicita un documento histórico, está frente a un original, que tiene un desgaste natural por el paso del tiempo y también como producto de la materia que lo compone.

Pero tambien existe el deterioro del documento sufrido por el uso frecuente. El deterioro de cada documento conlleva inevitablemente a la pérdida de la información que contiene, vital para respaldar todo trabajo de investigación que debe recurrir a las fuentes escritas.

Conservación Preventiva

Hay diferentes formas de preservar los documentos en óptimas condiciones, no sólo para las investigaciones que se lleven a cabo en el presente, sino también, para las generaciones futuras, utilizando para esto diferentes estrategias, a fin de lograr lo que llamamos “Conservación Preventiva”.

a) Una de ellas es la Digitalización. ¿En que consiste está estrategia?

Es la forma de llevar el documento desde el soporte papel a un soporte digital que se pueda visualizar por medio de una computadora.

El vehículo para la digitalización, puede consistir en el simple scanneo, la microfilmación o la fotografía digital.

Descartamos en nuestro caso el microfilmado, porque está fuera del alcance de nuestras posibilidades presupuestarias. De allí que pensamos que el scanner y la fotografía digital se podrán utilizar preferentemente y en ese orden.

El factor tiempo y los riesgos:

No se puede perder tiempo, porque el mejor cuidado que se le pueda brindar a la documentación no la exime de infortunios. Cada vez que vemos en los medios de comunicación que se ha impuesto la desgraciada costumbre de quienes ingresan a un lugar para robar, al no encontrar nada para llevarse, incendian el lugar, no dejamos de pensar en un instante que eso le podría ocurrir a la valiosa información de nuestro archivo.

Para llevar a la práctica todo lo expuesto:

Necesitamos urgentemente preservar en imágenes cada documento y para ello le solicitamos colaboración.

Necesitamos:

1.- Una computadora con una importante memoria, equipada con grabadora de DVD, una impresora y un scanner de alta resolución.

2.- Una cámara digital.

3.- Memoria Externa

Asimismo, lograríamos evitar el deterioro por contacto, es decir que, los usuarios del archivo, excepto que sea imprescindible, no estarán en contacto con los originales, sino con copias digitales a las que podrán acceder a través de la computadora.

Inclusive, previo pago de una suma, cada investigador que lo requiera, podrá llevar una copia en CD de aquello que le interesa investigar, importe que se destinará a solventar gastos menores en el museo y para sostener el trabajo de digitalización con la compra de insumos.

La utilización preferencial de la consulta digital de los documentos, apunta a la preservación de los originales y las copias fotográficas posibilitarán el rescate de la documentación en el caso de un infortunio.

b) Teniendo en todo momento presente que al preservar el documento lo hacemos preferentemente con la información que él contiene, otro aspecto de la conservación preventiva del material, exige colocar los documentos en cajas apropiadas, archivándolos en un lugar libre de polvo, humedad, luz artificial y natural, retirando de cada uno de ellos todo lo que sea material deletéreo (broches, clips, etc), para evitar el deterioro.

Para que el servicio de consulta pueda ser eficiente, es necesario tener los documentos clasificados, descriptos y digitalizados.

Estas medidas resultan esenciales para la organización, posibilitan conocer acabadamente el material de archivo y atender una mejor prestación del servicio de consulta.

Además de acceder a la información mediante las vías auxiliares (inventarios, guías, catálogos o fichas documentales), pretendemos ofrecer a los investigadores el servicio de consulta digital y este es el objeto de esta presentación.

Organizar y optimizar el servicio de consulta:

Propuesta

El Archivo Histórico está en funcionamiento, pero tiene varias necesidades, por lo que la propuesta que haremos será a través de una planificación de corto y mediano plazo. La primera de ellas, como ya hemos adelantado, se está llevando a cabo en parte.

1) CORTO PLAZO:

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Realizar un rótulo nuevo.
Cambio de caja, en lo posible reemplazarla con cajas con calidad de archivo: libre de ácido (las que se posee actualmente tienen 18 años de uso y al ser de cartón común deterioran los documentos). En caso de ser muy elevado el valor de las cajas se puede utilizar la caja común pero revestidas en su interior con un cartón libre de ácido conocido con la marca industrial de Ingres Fabriano o Cansón Francés.
Digitalizar documento por documento empezando por el archivo del Juzgado de Paz.
Catálogos o fichas de cada documento.
Realizar un inventario y guía del contenido de cada caja.
Restaurar roturas o rasgaduras pequeñas con cinta bifax de uso en bibliotecas y archivos
Realizar un interfoliado para los documentos de mayor valor por no tener duplicados con Tereftalato de Polietilino o MAYLER
Retirar los elementos deletéreos (ganchos, clips, etc).
Clasificar los documentos

Recursos necesarios

a) Materiales:

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Mayler.
Cinta bifax.
300 cajas libre de ácido.
Hojas.
Cámara digital de alta resolución.
Scanner de alta resolución, conforme lo indica el presupuesto técnico adjunto.
Computadora e impresora.

b) Humanos:

El proyecto cuenta con los recursos humanos necesarios, que serán tres personas como mínimo a saber:

La tarea será llevada a cabo por la Técnica Superior en archivos Lic. Inés P. Maya, quien contará con una auxiliar capacitada que la secundará, todo bajo la dirección del Coordinador de Museos, Archivos y Sitios Históricos Dr. Juan José Estévez.

2) MEDIANO PLAZO :

Al servicio del público está además la Hemeroteca compuesta con diarios

Propuesta:

Necesitamos de su colaboración:

Toda la tarea que nos proponemos llevar a cabo, necesita indispensablemente contar con los elementos técnicos a los que nos hemos referido.

Tal vez alguien se pregunte ¿Y por qué la Municipalidad que no se ocupa de eso?

Se está ocupando. Le hemos pedido que se aboque a solucionar otros problemas graves que tienen nuestros museos, nos ha escuchado y estamos hablando de una importante inversión.

Se ha incluido en el presupuesto la reparación de todo el techo del Museo Histórico, que presenta un deterioro importante con filtraciones de humedad y goteras. Los arquitectos e ingenieros municipales ya están trabajando.

También se ha efectuado algunas reparaciones y gastos en el Museo Cívico Almafuerte, además de la importante inversión que importó la reinauguración del Museo de la Comandancia en el mes de Abril de 2.008.

Pero queremos comenzar en lo inmediato con la tarea de digitalizar la documentación y es menester no demorar más. Es por ello que para reunir el importe que significará adquirir el equipamiento informático necesario, necesitamos de su colaboración.

 

Si es de su agrado nuestro proyecto, le pedimos entonces que se ponga en contacto con nosotros:

Coordinador de museos, archivos y sitios históricos de la Municipalidad de Trenque Lauquen.

Dr. Juan José Estévez

Lic. Inés P. Maya

San Martín 1150 (sede del Museo Histórico)

(6400) Trenque Lauquen.

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Digitalizarlos a través de fotografía digital o scanner, por tabloide y a futuro la microfilmación por página completa.
Realizar contenedores en caja de cartón para cada paquete de diarios, cerrados en su totalidad, para luego archivarlos sin ganchos ni broches de metal.

El deterioro de los documentos

Publicado el: 24/09/2011 / Leido: 7746 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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