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CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Publicado el: 24/09/2011 / Leido: 7183 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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IX CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA

 

- Nombre y apellido: María Del Carmen Vargas –

- Domicilio: Centro Cívico, Avda. Libertador Gral. San Martín 750 -O-

 

CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

‘documentum’ y éste del verbo ‘doceo’ significa educar, enseñar, ilustrar, instruir, perfeccionar a alguien en el saber. El uso habitual del término documento por parte de juristas e historiadores nos lleva a considerar en primera instancia, como documentos a los que provienen del ámbito público y oficial sin olvidar los privados. – H: 197 ml)“El Escudo Heráldico de la Provincia será en forma elíptica en la proporción de 1 por 0,75 de sus ejes respectivos y cortado dentro de un marco concéntrico”

“Llevará apoyado sobre su borde superior, el sol incaico con dieciocho rayos en

“oro. Dos ramas de laurel orlarán al mismo, sin tocarse sus punta. El campo

“ inferior en plata, lo cruzarán dos manos encajadas con brazos vestidos en sable,

“ sosteniendo una pica, en cuya parte superior, se apoyará el gorro frigio en gules,

“ sobre campo azul-celeste. La unión de las ramas en su extremo inferior, irá

“ atada a una cinta patria, símbolo de la argentinidad”

El Artículo 2º establece que: “El Instituto Superior de Artes de la Provincia dispondrá la confección de este Escudo Patrón el que quedará depositado en el Archivo Histórico y Administrativo para su exhibición y custodia.”...

Fdo. FRNANDO F. MO

Ministro Interino de Gobierno a cargo de la Intervención Federal

“Estos gobernadores reflejan la vida institucional de la provincia porque está la rúbrica (facsímil de la firma) de todos los gobernadores: constitucionales, previsionales, interventores, gobiernos propietarios e interinos como se les denominaba en ciertas épocas de ordenamiento institucional de la provincia.

Figura la rúbrica del primer gobernador constitucional Gómez Rufino, también del primer gobernador que terminó su mandato, y del primer vicegobernador que culminó con su mandato, como dato relevante, se ha colocado en el epígrafe de cada cuadro”

Catálogos Digitales, referidos a la "Gobernación de Domingo Faustino Sarmiento", que comprende la etapa de 1862 a 1864, y cuenta con documentos procedentes del Fondo Histórico, en formato de libros, con un total de 3000 documentos de gran interés.

"Catálogo Digital del Gral. Nazario Benavidez", cuya documentación también es procedente del Fondo Histórico, en soporte de libro, con un total de 7000 descriptivos, que datan de 1840 a 1850, donde se destacan notas, oficios, comunicados

"Catálogo Digital de la Gesta Libertadora del Gral. San Martín", el mismo contiene 1500 documentos de 1814 a 1828, procedentes del Fondo Histórico, con documentación diversa, comunicaciones,

 informes, reglamentos, listado de batallones, donaciones de patricias sanjuaninas. 

"Catálogo Digital de Domingo Faustino Sarmiento" (II Parte), que constituye la continuación del gobierno de Sarmiento con un total de 2500 documentos del Fondo Histórico.

Colección San Juan Antiguo, selección de fotografías de edificios anteriores al terremoto de 1944, que se da en carácter de donación a la comunidad toda, que lo requira.

El sistema implementado para que el público obtenga la documentación requerida en CD es por donación de un CD que a su vez luego se dona a las escuelas con la información.

Un paso importante en este nuevo siglo es la consulta on-line por el ingreso a la Red de Archivos Iberoamericanos, en la página de Gobierno

DIFUSION

La difusión fijada por Ley del SIPAR, (art. 12º entre sus funciones figura “la Publicación de una revista de carácter técnico sobre el desarrollo de sus actividades y difundirla en la Provincia, en el país y en el extranjero” El SIPAR y AGP produce la Revista “MEMORIA Y DERECHOS” donde el personal del Archivo aporta con sus conocimientos y tareas realizadas, también está un espacio destinado a Investigadores, escritores, poetas, con escritos provinciales exclusivamente y tomados de los documentos del Archivo.

Cada presentación de la Revista cuenta con la participación del Señor Gobernador de la Provincia y autoridades de la Cultura y Educación. Un cupo está destinado a los funcionarios de Gobierno y a Bibliotecas Populares y escolares y otras Entidades representativas de la Cultura como el Museo CASA NATAL DE SARMIENTO, con quien se trabaja mancomunadamente en cada acto recordatorio del Prócer sanjuanino.

El SIPAR Y AGP financia la publicación de la investigación de autores sanjuaninos, siempre que el 50% de su contenido, sea producto de la consulta de la documentación original resguardada en el Archivo General de la Provincia.

Otra forma de divulgación del acervo documental es por medio de trípticos que se entregan en las visitas guiadas de colegios primarios y secundarios y en los actos públicos.

PARTICIPACION INSTITUCIONAL

La tarea del SISTEMA PROVINCIA DE ARCHIVOS Y ARCHIVO GENERAL DE LA PROVINCIA a permitido que estemos presentes, en la “Comisión del Bicentenario de la Patria” en la persona de la Directora Lic. Susana Guerra quien ha participado activamente de todos los actos y que este año ha continuado la actividad en la Comisión de Actos por el Bicentenario del natalicio de Domingo Faustino Sarmiento.

Participación de la Feria Nacional del Libro desde el año 2005, en los Stands de la provincia con material de la Biblioteca y Hemeroteca del AGP.

También se ha participado en la Feria Provincial del Libro y la Cultura, realizada en el año 2009 y 2010.

Resaltando los valores que llevaron a nuestros conciudadanos a luchar por los ideales de Mayo de “una nación libre y soberana de todo yugo extranjero” nuestro Patrimonio documental revela cada una de las gestas que hacen más grande a nuestro pueblo. Por tal motivo el personal del Archivo General de la Provincia bajo la supervisión del Sistema Provincial de Archivos se esmera en CONSERVAR para la posteridad el acervo documental que refleja el paso del tiempo después de 449 años de su fundación.

www.sanjuan.gov.ar/archivo general –AGP-–AGP-

 

 

FUENTES:

Catálogo Digital DFS 1ª y 2ª parte

Catálogo Digital José de San Martín

Catálogo Digital Gobierno de Nazario Benavídez

DPTO. ARCHIVO HISTORICO

DIVISION ADMINISTRATIVA

REVISTA “MEMORIA Y DERECHOS”

AGRADECIMIENTOS:

AL SUPERIOR GOBIERNO DE LA PROVINCIA, que ha adherido a este IX Congreso mediante Decreto Nº 0637-MG- 2011 - (15/06/11)

AL SR. MINISTRO DE GOBIERNO, por concretar la concurrencia del

Personal del Sistema Provincial de Archivos

A DIRECTIVOS Y PERSONAL DEL SISTEMA PROVINCIAL DE

ARCHIVOS por facilitar los datos correspondientes a cada Departamento

Se destaca en este sector un facsímil del Plano de la Ciudad de San Juan, que fuera traído a la provincia desde el Archivo de Indias, España.

Se han colocado las vitrinas de exhibición de documentos los cuales se varían de acuerdo a las fechas patrias de la Provincia y a la asistencia de público con visita guiada.

ATENCION AL PUBLICO

La modalidad de atención al público ha cambiado fundamentalmente en el Archivo General, en el tercer piso del edificio, Núcleo 7 y 8 donde funciona el Ministerio de Gobierno esta el Sector correspondiente a Dirección, Subdirección, Administrativo, Técnico y de atención al Público.

Saliendo de este sector se encuentra la Sala de Investigadores, que posee ventanas del lado sur que permiten el acceso de luz natural; en este sector se han ubicado tres computadoras para la consulta de la documentación digitalizada.

En el subsuelo entre los locales de Archivos funciona la Sala de Trabajo del Personal, con línea telefónica propia, desde el tercer piso se atiende al consultante por cada área y agentes de las mismas áreas reciben telefónicamente los datos del material solicitado, se efectúa la búsqueda y se sube en un carro especial para transportar grandes volúmenes de libros o diarios disponiendo de un montacargas para el traslado.

Se efectúa la atención del material requerido en la Sala de Investigadores facilitando el fotocopiado de los documentos, y se traslada nuevamente a su lugar de origen.

Los boxes citados contienen también todo el material de Biblioteca y hemeroteca donde el consultante puede extraer los datos que necesita.

CARACTERÍSTICAS DE ALMACENAMIENTO DE MOVI BLOC

Es un Sistema de almacenaje y archivo compacto formado por estanterías o armarios montados sobre bases móviles que se deslizan a lo largo de rieles. De esta manera, se eliminan todos los pasillos menos uno. Estas se desplazan en función del pasillo que se desea acceder.

Son de línea americana con estantes, parantes y laterales con cremalleras que permiten regular la altura. Cada unidad consta de 5 estantes por 2 anaqueles de 1m de ancho, con una profundidad de 0,60cm. Calculado para una carga útil de 150 kg. por estante, uniformemente repartido, incluye sistema de traslación asistida para mejor desplazamiento.

Los laterales externos están revestidos por tableros melanímicos color gris, terminado con perfiles metálicos. Posee volantes con alma de acero, manija de aluminio y tope plástico con traba punta a punta. Son innífugos con material de retardo en incendio y burletes de goma antihumedad.

Con boogies metálicos conformados por largueros de tubos estructurales y refuerzos en chapa plegada VWG Nº 14, éstos se deslizan sobre 2 rieles desplazados en chapas VWG Nº 12 en cuyo centro contiene una varilla de acero trefilado de 17mm de diámetro.

El rodamiento es sobre rulemanes de acero SKF con terminación cóncava con topes en los extremos de los rieles.

Profesionales de Arquitectura realizaron las mediciones de alto, ancho, profundidad, de cada una de las estanterías que poseía cada sector del Archivo General, por las diferentes características de los documentos que se resguardan en cada Departamento y esto determinó la cantidad de documentación que se depositará en cada carro y el formato de cada uno de los carros móviles que tendrá diferencias dadas por el tipo de unidades de conservación. En cada módulo se ha colocado un tarjetero con la indicación de los Fondos, Fechas Topes, Series, y/o Títulos de Diarios.

DIGITALIZACION

Se ha efectuado la digitalización de aproximadamente 15.000 imágenes de manuscritos originales con su correspondiente descriptivo.

Realizada por personal del Archivo mediante el escaneo y/o fotografía digital que posteriormente se traslada a soportes magnéticos, ópticos y digitales.

A fin de dotar de calidez y atractivo al lugar en la sala de ingreso se han colocado cuadros con fotos de San Juan antiguo, Rúbricas de 127 gobernadores desde el año 1855 hasta el actual Gobernador Ing. JOSE LUIS GIOJA, quien concurrió personalmente a plasmar su rúbrica al Archivo General.

El Bicentenario se celebró con grandes cambios para el Archivo General de la Provincia, por cuanto se trasladó al Edificio del Centro Cívico, después de más de 30 años de permanecer en el Subsuelo del “Edificio 9 de Julio”. Previendo este cambio se procuró aplicar las medidas de conservación y seguridad para el resguardo de la documentación.

Para conocer la dimensión de lo que fue ese traslado haremos una reseña de la cantidad ( ) y calidad de los documentos que posee el AGP.

El Departamento Archivo Histórico (aprox. 350 metros lineales de documentos) posee los fondos documentales más antiguos como el Fondo Histórico y Fondo de Tribunales para su conservación se adquirió polipropileno libre de ácido, color blanco hielo, las cajas se cortaron y armaron en la Repartición, posteriormente se consiguió un proveedor de las cajas cortadas en forma estándar y sólo se pliegan para su uso.

Fondo Histórico

Las temporalidades de la orden de los Jesuitas, su expulsión, bienes, encomiendas, cédulas reales, conformación de cabildantes, época Patria, y la emisión de leyes y decretos de la sucesión de gobernadores provinciales.

Fondo de Tribunales

Acceder a la consulta de materiales originales manuscritos permite a los investigadores revivir gran parte de nuestra historia, al aportar información fidedigna para la recopilación y selección de datos valiosos para la elaboración de monografías, artículos, y trabajos de investigación por medio de los cuales se difunde nuestra cultura y nuestra historia.

Conocedores de esta realidad la tarea del archivo es resguardar el documento, y al detenernos para analizar su etimología este término proviene del latín

En todo caso lo difícil de la tarea del archivero comienza con el hecho de asumir este doble compromiso de proteger, conservar estos materiales, darlos a la luz y ofrecerlos a la comunidad”.

DEPARTAMENTO ARCHIVO INTERMEDIO (aprox. 90 ml)

Se había iniciado, anterior al traslado, como medida de conservación, la tarea de colocar los libros que contienen Decretos, Resoluciones y todo Acto Dispositivo, en cajas de polipropileno aislando al documento del polvo ambiental y previniendo el depósito de residuos tóxicos de cada fumigación, que se realizaba trimestralmente. Para cada Ministerio se utilizó un color de caja diferente.

Documentos originales de todos los Ministerios desde 1976 a 1986

Ministerio de Economía, Hacienda y Finanzas desde 1976 a 1990

Ministerio de Educación 1976 a 1992

Leyes de Hacienda y Economía (sin orden correlativo) 1976 a 1986

Actualmente se está realizando la carga de Indices en Excel para facilitar la búsqueda de los Actos Administrativos que hasta la fecha se hacen manualmente en los libros de Indices.

DEPARTAMENTO BIBLIOTECA Y HEMEROTECA (B: 117 ml

La Hemeroteca posee colecciones cerradas de diarios entre los más antiguos citaremos: “La Unión” 1886 a 1901; “La Provincia” 1888 a 1896; “El Heraldo” 1900 a 1904, para todo el material se utilizan bolsas de fiselina para resguardarlos.

El Diario local que es “DIARIO DE CUYO” se coloca en cada bolsa en forma mensual y se depositan en la estantería horizontalmente.

El diario “Tribuna” se encuentra encuadernado en forma mensual desde Mayo de 1931 hasta Junio de 1967 en tamaño tabloide y repetidos en forma trimestral. Posteriormente surgió el Tribuna vespertino sin encuadernar hasta 1967 que dejó de circular.

Por Resolución interna los diarios más antiguos no se fotocopian sino que se consultan en Sala y puede obtenerse la imagen con cámara digital.

Los Boletines Oficiales provinciales están encuadernados desde el más antiguo del año 1870 hasta la actualidad.

Desde el año 2004 el Boletín oficial varió el formato a “A4” y hasta su encuadernación se conservan en bolsas trasparentes de polipropileno colocados trimestralmente en las cajas de Archivo. Como complemento de los Boletines Oficiales están los Resúmenes Legislativos que facilitan la búsqueda de leyes, donados por la Legislatura Provincial.

Los títulos nacionales de diarios y periódicos se donaron al “Museo Agustín Gnecco” dependiente de la Secretaría de Cultura de la Provincia, que posee una Hemeroteca importante relacionada con las colecciones museológicas de la provincia.

Se ha iniciado el proceso de la Microfilmación de diarios antiguos, en esta primera etapa se inició con el título “DEBATES” de 1872, y 1911 a 1929 (discontinuos), evitando así el deterioro de los originales. Posteriormente se seguirán enviando ejemplares de otros títulos hasta completar las colecciones.

Para esta tarea se firmó un Convenio con la Biblioteca del Congreso de la Nación, representada por el presidente de la Comisión Bicameral Administradora de la citada Biblioteca. Este Convenio de Asistencia y Cooperación de Tecnología entre la Biblioteca y el Ministerio de Gobierno se ratificó por Decreto Nº 1727/2007.

CONSERVACION PREVENTIVA

De acuerdo a los estudios efectuados por personal de Archivos, Bibliotecas, Documentalistas, Museólogos se entendió que la aplicación de la Conservación Preventiva, era lo más conveniente por cuanto heredamos documentación muy deteriorada y no se cuenta con los medios para restaurarla, por lo que se debía iniciar un proceso de prevención del material que ingresa a los Archivos para que los Acervos documentales puedan perdurar a través del tiempo.

El hecho de haber comenzado antes del cambio de local, con el resguardo de la documentación en las cajas y bolsas mencionadas, facilitó la tarea del traslado de los documentos al Centro Cívico.

TRASLADO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA PROVINCIA

Se realizó por medio de una Empresa privada la cual dispuso de aproximadamente 15 personas que trabajaron durante 8 días casi 10 hs. diarias.

Se tomaron todas las medidas de seguridad, el personal del Archivo controló cada movimiento del material a las cajas de transporte, se embalaban y colocaba número de la caja y números topes de las cajas conteniendo los documentos, el destino al piso que correspondía y la nomenclatura archivística; la tarea de retiro de las estanterías hasta la subida al camión era también controlada incluso por agentes de la Policía Femenina de la provincia, que nos acompañaron en todo momento. En un anotador se asentaba cada caja que salía con el número correspondiente, luego se confeccionaba un Acta y firmaba el personal responsable de cada Área y la Secretaría Técnica.

El transporte era custodiado por la policía motorizada hasta el Centro Cívico y personal del Archivo recibía y realizaba el control y la guía para el lugar donde debía depositarse la documentación ya que se dispusieron 5 locales para los distintos departamentos.

El personal de la Empresa ubicaba la archivalía en las estanterías en los lugares establecidos previamente por la responsable de cada área. El traslado se inició el 16 de Diciembre y el 22 de Diciembre nos mudamos definitivamente.

LOCALES DE ARCHIVOS

En el primer subsuelo del Centro Cívico, Núcleo 7, del Ministerio de Gobierno, se acondicionaron los locales para el funcionamiento del Archivo General de la Provincia, se instaló el sistema de Movibloc, que tienen características especiales: permiten optimizar al máximo el ahorro de espacio en un 50%; resguardo de la luz, el calor, del polvo ambiental, del agua, de las variaciones de temperaturas, de insectos y roedores característicos en los locales de archivos por la acumulación del papel.

En cada uno de los tres Departamentos se ha instalado un medidor de Temperatura y humedad (DIGITAL THERMOMETER AND HYGROMETER) para control del ambiente y que los documentos puedan conservarse a una temperatura estable.-

Además de los 3 locales que convergen en una misma sala, se habilitó otro repositorio para el Departamento Biblioteca y Hemeroteca que se sitúa a la salida de ésta y en este local se archiva el Diario de Cuyo desde 1947 hasta 1999 y otros títulos de consulta esporádica.

Para el material de menor frecuencia de uso, se habilitó otro local para todos los Departamentos, en el tercer subsuelo del mismo bloque al que se accede por escalera y por un montacarga.

Cada Departamento dispone de un local que se sitúa en un pasillo de uso exclusivo para el Archivo y una sala para el desempeño del personal.

Al ingreso de una de las puertas está el Escudo Patrón de la Provincia que por Ley Nº 1-G-1962 que en su artículo 1º expresa:

:: consta de 56 cajas, constituye un significativo material, que se refiere a una época donde San Juan como integrante de una de las más tradicionales y antiguas regiones, como la de Cuyo, con dependencia de la Capitanía Chilena y con posterioridad al Virreinato del Río da Plata a partir de 1777, que su antigüedad revaloriza su riqueza y singularidad. (Actualmente se está realizando la Digitalización del Fondo de Tribunales): consta de 636 libros, datan de 1600 a 1912, en su mayoría son originales manuscritos que reflejan la conformación social, política, religiosa de nuestra provincia. Secretaria Técnica e Inspectora General del SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS Y ARCHIVO GENERAL DE LA PROVINCIA

“Demanda y Actualización de conocimientos Archivísticos, el desafío del saber hacer”

7, 8 y 9 de Setiembre de 2011, Resistencia -Chaco- Argentina

Título del trabajo: “CONSERVACION DE DOCUMENTOS”

Traslado del Archivo General de la Provincia al nuevo edificio

del CENTRO CIVICO”

CP 5400 – San Juan – República Argentina

- Teléfono oficina: 0264-430-7241

- Teléfono celular: 0264-155-048599

- Correo electrónico: mcvargas@hotmail.com.ar

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