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LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Publicado el: 05/06/2011 / Leido: 12647 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

GENERALIDADES

La necesidad de una Administración de la información se hace manifiesta y necesaria cuando el Archivo contiene un volumen considerable de documentos, v. gr., los Archivos históricos e Intermedios, como sucede con el Archivo Central de Protocolos notariales de París que conserva "los Protocolos de 141 escribanías o Notarias de París y su región, ocupan 23 kilómetros de estantería y los investigadores acceden a ellos mediante instrumentos de información antiguos (2.700 índices diarios llevados por los notarios) y utilizando ficheros e inventarios confeccionados por los archiveros de dicho archivo de Protocolos".

También se patentiza la necesidad de administrar la información contenida en los auxiliares descriptivos en las empresas cuyas actividades son amplias y producen cantidades documentarias apreciables, como los archivos de aduanas nacionales, compañías de seguros, o empresas multinacionales donde cada sucursal desarrolla sus propios auxiliares descriptivos que se centralizan en un Archivo General, produciendo una notable cantidad de auxiliares que conforman todo un sistema, simple o complejo, de proceso de datos sobre los movimientos efectuados por la documentación.

Con métodos matemáticos sencillos, puede realizarse combinaciones para lograr un sistema que permita al archivero dar atención a aquellos casos de auxiliares descriptivos defectuosos o anormales, haciendo factible una administración de información científica.

Es enorme la complejidad que esto presenta, por la sencilla razón de que los auxiliares descriptivos no son estandarizados, no son modelos únicos que se puedan emplear en todos los archivos, puesto que cada archivo presenta sus modalidades propias de trabajo, generando auxiliares distintos con índole distinta de información.

Al encarar el problema de auxiliares, nos hacemos cargo de la variedad que éstos representan, sean esquemáticos, analíticos, de remisión, de trámite, etc., entre ellos tenemos también los de estatus temporal, como los auxiliares de archivos intermedios y los que se pueden considerar como auxiliares descriptivos de sistemas cerrados, como los empleados en archivos históricos.

La administración de la información, involucra todos los aspectos de una empresa, tanto más cuanto se trata de archivos que contienen documentos en permanente movimiento, y donde se pretende obtener un máximo provecho de su información.

Básicamente podemos decir que el objetivo de la administración de la información de los auxiliares descriptivos es crear un sistema amplio para los sistemas rutinarios de la información que permita mantener un nivel satisfactorio de la demanda que presentan los usuarios.

Es necesario tomar en cuenta que existen diferentes puntos de vista sobre el contenido de los auxiliares descriptivos. Los investigadores generalmente quieren tener una información lo más pormenorizada posible a fin de acercarse lo mejor que se pueda al texto original del documento; en los archivos generalmente se comparte el criterio de tener en los auxiliares solo la información imprescindible para su ubicación y contenido.

Para denominar "administración de la información" a este estudio, es necesario tener fundamentos adecuados que nos permitan comprender científicamente tal término. Necesariamente tenemos que cumplir con los siguientes pasos, una comprensión estadística, mínima, o lo que significa el empleo de los aspectos estadísticos, para ello tomamos algunos conceptos introductorios.


NOCIONES PRELIMINARES DE LAS ESTADÍSTICAS

Algunos criterios indican que las estadísticas sirven para diversos objetivos, aun para probar la verdad, otros criterios opinan que sólo son cuadros numéricos para realizar demostraciones sobre el número de revoluciones realizadas por los astronautas o cantidad de un producto realizado en un determinado tiempo.

La Academia de la Lengua nos facilita esta definición:

1)Estadística es el censo o recuento de la población, de los recursos naturales industriales, del tráfico o de cualquier manifestación de un estado, provincia, etc.

2) Estadística es el estudio de los hechos morales o físicos del mundo que se presentan a remuneración o recuento y a la comparación de las cifras a ellos referentes.

3) Rama de las matemáticas aplicadas que se ocupa de establecer leyes generales, válidas para un todo, a partir de datos correspondientes a muestras extraídas de ese todo.

Por estadística debemos entender algo mucho más elaborado, y más amplio y múltiple en el tratamiento científico. Se trata de un conjunto de datos como método que permite utilizarse inclusive para demostrar lo contrario de un mismo fenómeno.

El método estadístico permite tomar decisiones respecto a determinados problemas, relaciones con datos totales o parciales, esa amplitud de empleos del método estadístico, sugiere una serie de definiciones sobre su concepto, cada autor puede tener su propia definición.

Puede establecerse entonces que la Estadística es un conjunto de técnicas y procedimientos para obtener, describir e interpretar conjunto de datos, para fundamentar definiciones y decisiones, predecir fenómenos que pueden expresarse en forma cuantitativa.


OBJETIVOS DE LA ESTADÍSTICA

Los datos estadísticos se recopilan para fines prácticos o descriptivos, y de conocimiento científico indicativos.

El primero comprende la DESCRIPCIÓN sucinta de las características de grandes conjuntos de observaciones, como la relación de ingresos y salidas de documentos del archivo; la distribución de copias en una entidad, la producción documental de un año, etc.

Este proceso considerado como de producción de datos condensa en algunos estadígrafos toda la información obtenida. Punto de vista que nos interesa como archiveros.

Esta etapa preliminar consiste generalmente en

la recopilación,

organización,

tabulación

representación gráfica de los datos,

determinación de los estadígrafos proporcionando en forma resumida una DESCRIPCIÓN cuantitativa del fenómeno estudiado.

El segundo aspecto considera el ANÁLISIS objetivo de los datos experimentales y de los fenómenos observados con la finalidad de formar un concepto del fenómeno y adoptar decisiones basadas en la información proporcionada por datos de la muestra.

Tanto en el campo científico como en el administrativo debe considerarse también la Predicción que permite contestar a preguntas sobre el comportamiento del fenómeno en el futuro; una adecuada información preliminar permite responder en forma relativamente aceptable.


UTILIZACIÓN DE LA ESTADÍSTICA

Existen dos formas extremas de utilización o actividades respecto a la Estadística:

1) Una aceptación indiscriminada, por lo que es muy fácil equivocarse innecesariamente.

2) Una desconfianza sistemática, por lo que es posible ignorar muchos hechos.

3) Una situación intermedia sería lo más aconsejable, porque permite analizar las cifras en forma ordenada y que al mismo tiempo crítica. Los modernos métodos estadísticos prácticamente constituyen elementos indispensables en toda ciencia.

PRESENTACIÓN DE DATOS

GENERALIDADES. Pueden distinguirse dos clases de datos: cualitativas y cuantitativas, denominados también como estadísticas de atributos y estadísticas de variables.

Se denominan de atributos a las propiedades de los fenómenos susceptibles de ser expresados cualitativamente.

Se denominan de variables a las propiedades de los fenómenos susceptibles de ser medidos cuantitativamente. En una primera etapa nos interesa este aspecto, con la perfección del tratamiento de la información ingresamos a las estadísticas de atributos.

Entre las variables se distinguen las directas y continuas.

Se consideran como variables directas aquellas que solo pueden tomar ciertos valores en el intervalo considerado, generalmente números enteros y positivos, esto no es absoluto.

Se consideran como variables continuas aquellas que pueden tomar cualquier valor a el intervalo considerado.

Si se analiza el proceso de fabricación de un cierto número o producto, a base de observaciones a intervalos regulares, importa conservar el orden de tales observaciones, en este caso se habla de series cronológicas, de tiempo o históricas.

Cuando en la confección de una serie estadística no tiene importancia el orden de las observaciones, se habla de un caso atemporal o no ordinal.

En estadística puede interesar una sola variable o atributo, se habla así de un caso unidimensional, pueden considerarse dos o más variables, se habla entonces de un caso bidimensional o multidimensional.

Una vez realizado este análisis, continuamos con los el trabajo de la administración de la información para lo cual cumplimos con los siguientes pasos:

1).- Analizar las respectivas operaciones archivísticas, asignando el grado de influencia y utilidad de cada uno de los factores que inciden en la información contenida en los documentos.

2).- Expresar cuantitativamente cada uno de los factores que intervienen en la información, de modo que podemos comprender la importancia de cada contenido documental.

3).- Determinar óptimamente los factores que deben considerarse y como deben reducirse los riesgos de error cuantitativo.

4).- Probar que los análisis son válidos en situaciones reales.

Como tocamos aspectos abstractos en estos cuatro puntos, conviene aclarar, cuales son los factores como "partes":

PARTES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Las partes que cubren toda administración de la información pueden ser muchas, dependiendo de los factores que intervienen en cada inventario, catálogo, guía, lista e índice, pero podemos generalizar algunos:

TIPOS DE DEMANDA DE LA INFORMACIÓN

Demanda conocida: Cuando la información que se solicita es conocida, sea porque el usuario está relacionado con la información , como es el caso de los Archivos Administrativos, las distintas áreas de producción documental tienen conocimiento de la información contenida en determinados documentos o porque su contenido ha sido transmitido por medios de difusión, por ejemplo, la Constitución del estado es un documento conocido por haber sido publicado, así como leyes, decretos, resoluciones, etc.; en estos casos el investigador se presentará con las referencias conocidas.

Demanda determinable: Cuando la información solicitada tiene relación con otra conocida o en poder del investigador, v.g., cuando un historiador realiza un trabajo de investigación, posiblemente tenga una cantidad de informaciones que hace necesario una comprobación, verificación o complementar algunos trabajos, entonces el investigador solicita información referida a su tema, en este caso la demanda es determinable, porque existe una aproximación que nos permite determinar lo que se demanda.

Estos dos tipos de demanda se pueden profundizar aún o subdividirlas en:

Demanda constante conocida: Cuando la información es conocida su demanda es constante, lo cual nos da como resultado que para la preservación del original, se distribuyan copias reprógrafas, v.g., Leyes y Decretos.

Demanda constante determinable: Cuando la información es determinable y su demanda es constante, v.g., las actas de cabildo.

Demanda con tendencia ascendiente o descendiente determinable: Cuando cierto tipo de información es solicitada en determinadas épocas como ser las fiestas patrias y fechas de aniversario. p.e., para el 25 de Mayo existe una determinada demanda sobre la independencia, realizada por investigadores de diferente categoría, como periodistas, profesores, historiadores, alumnos. A esta demanda la denominamos, demanda con tendencia ascendente, pasado el momento propicio, pasará a ser demanda con tendencia descendiente determinable, aún cuando esta demanda sea demasiado brusca.

Demanda de temporada determinable: Cuyas características serán similares a las producidas en anterior acápite, pero que se realiza esporádicamente, así tenemos que para celebrar el centenario de un héroe nacional, se produce la demanda de temporada determinable.

Demanda desconocida: Cuando el investigador desconoce en absoluto la información contenida en los auxiliares descriptivos de un archivo, solicita diferentes auxiliares o la guía a fin de tener conocimiento sobre los contenidos conservados en el repositorio.

Generalmente este tipo de demanda no es usual, pero puede darse la situación de que existen documentos en el archivo que son completamente ignorados, para lo que se presenta otro factor, el de la Introducción de la Información en los grupos de población por medios publicitarios o de difusión.


TIPOS DE ALIMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Alimentación sujeta a la producción: La alimentación de información de un archivo, está sujeta a la producción documentaria de las entidades productoras; esta producción documentaria está sujeta a las actividades que se desempeñan en un determinado área poblacional.

Alimentación inmediata: En algunos archivos la documentación ingresa inmediatamente de haber sido creada, sean mediante copias o reprografías, sea que se guarda el original en el archivo y se hace circular sus copias.

Alimentación mediata con tiempo conocido: Este tipo de alimentación se produce cuando se establece en los archivos las normas legales que determinan el tiempo en el cual se efectúan las entregas documentarias, en los archivos administrativos pueden ser semestrales, anuales, bienales, etc.; en los archivos intermedios serán de acuerdo a las normas jurídicas , cada 10 años, l5 años, etc. los mismo que para los archivos históricos.

Alimentación mediata con tiempo desconocido: Este tipo de alimentación se produce cuando no existen normas que establezcan la entrega de documentos a los archivos. En este aspecto se contemplan también las donaciones de particulares, cuando se realizan entregas de documentos pertenecientes a personas particulares o instituciones privadas.


TIPOS DE SELECCIÓN

Con selección: Cuando los documentos ingresan al archivo previamente seleccionados en las entidades productoras, para los que contaran con auxiliares descriptivos distintos.

Sin selección: Cuando los documentos ingresan al archivo sin ningún tipo de selección, y son conservados por un período indeterminado.


TIPOS GENERALES

Alimentación Limitada: Este tipo de alimentación de la información se da generalmente en archivos especializados en determinadas actividades, p. ej. archivos de enfermedades cardiológicas.

Alimentación Ilimitada: Este tipo de alimentación de la información se da generalmente en archivos nacionales, donde se recepcionan documentos de toda índole, generando una cantidad apreciable de auxiliares descriptivos.

Información Perecedera: Algunos archivos trabajan mediante auxiliares descriptivos sobre este tipo de información, tiene por característica principal la poca utilidad de la información, al determinar su plazo Precaucional para la selección, se realizan auxiliares que brinden un servicio amplio para la utilización de está información.

Información Imperecedera: Considerada la contenida en documentos de conservación indefinida, estos documentos por el valor que representan, conservarán su información sin ser seleccionada.

Servicio de Información Rígida: Considerada a la información contenida en los archivos que tienen carácter de secreto, reservado o confidencial; el servicio en estos casos está destinado sólo a personas autorizadas, creándose auxiliares exprofeso.

Servicio de Información Flexible: Como contraparte del servicio rígido, está información es accesible a todo tipo de usuario o investigador. Los auxiliares descriptivos estarán concebidos para facilitar la consulta de toda clase de investigadores.

Como podemos observar, existen variadas formas de establecer un programa descriptivo, lo cual se hace cada vez más complejo. Para los fines del presente trabajo, nos limitaremos a cubrir determinadas áreas que son de mayor utilidad para los archivos, las cuales podemos aislar en tres grupos:

a) Métodos de pronósticos, considerando que este es el punto de partida para desarrollar una administración (información) de auxiliares descriptivos en forma científica.

b) Presupuestos económicos, en función de los costos de la información y su conservación en los repositorios.

c) Niveles de servicio a los usuarios, que tiene por finalidad determinar un mínimo de inventarios con un máximo de servicio.

PRONOSTICO

El pronóstico, como proyección de los datos que se tienen del pasado, hacia el futuro, puede darnos pautas por el uso que se le da a determinada información, el periodo que comprende la duración del pronóstico y del método de generar informes sobre lo proyectado.

Cuando hablamos del uso de la información, obtenemos pautas que nos permiten establecer presupuestos de gastos en la obtención y conservación de los documentos; si se tiene un conocimiento real de la demanda de información por tipología documental, tenemos automáticamente el mercado de consumo de la información lo cual puede servirnos para posibilitar la edición de la información que obtenga mayor demanda; asimismo nos orientará en mejor circunstancia sobre los auxiliares descriptivos, porque obtenemos información sobre las necesidades del conocimiento del usuario frente a los auxiliares realizados, permitiéndonos perfeccionar el contenido de los auxiliares, los datos mas importantes serán la demanda y el pronóstico de la misma, es decir, podemos tener un concepto cercano a la realidad sóbre las necesidades que se tienen sobre determinados auxiliares que hallan ingresado a la categoría A.

Es necesario aclarar que no se habla del pronóstico de consumo de la información, sino de la demanda; el consumo de la información es aquello que el archivo ha cumplido o satisfecho, que no siempre incluye las solicitudes en su totalidad sobre la información demandada.

En los archivos administrativos, esta demanda es un síntoma muy claro sobre la previsión que se puede tener para determinados documentos.

El pronóstico se puede efectuar por distintos métodos, los mismos que estudiaremos claramente en este capítulo.


PERIODOS DEL PRONOSTICO

El período que debe comprender un pronóstico, es el que cubre el tiempo de ingreso documental más el tiempo de revisión de los auxiliares descriptivos, dada la finalidad del pronóstico como guía de la existencia y estado documental con relación directa a la demanda de información.

Un buen pronóstico es aquél que se acerque más a la demanda real, sin dejarse influenciar por las demandas extraordinarias. Teniendo entonces dos características principales:

-El pronóstico debe estar relacionado directamente a los cambios reales de la demanda.

-El pronóstico debe ser estable.

Aparentemente estas dos características son contradictorias, pero se justifica en función del servicio que se presta al usuario y el nivel eficiente del auxiliar descriptivo, logrando un equilibrio entre ambas características.

Es necesario aclarar antes de ingresar a la metodología de pronosticar, distinguir dos aspectos esenciales del Pronóstico, correspondientes a los factores intrínsecos y extrínsecos.

Factores intrínsecos, son los correspondientes a los factores que producen los datos del comportamiento de la demanda de información en el repositorio mismo del cual se desea pronosticar el consumo de información.

Factores extrínsecos, son los correspondientes a los factores externos al repositorio; en los cuales podemos considerar como susceptibles de un aumento de demanda de información, como ser el índice de nuevos profesionales, incremento en las actividades empresariales, etc.

ANÁLISIS DE LOS AUXILIARES DESCRIPTIVOS

El análisis que se efectúa a los auxiliares descriptivos, tiene por finalidad conocer cuales son los documentos mas solicitados, pudiendo tener una escala de "muy solicitado", "solicitado", "poco solicitado, obviamente se dará atención en función a la demanda de información.

1) Es necesario obtener por cada tipo documental los siguientes datos:

a) Solicitudes mensuales u anuales por cada tipo documental, el tiempo se realiza de acuerdo al volumen de movimiento de cada archivo, lo cual nos dará una referencia de las solicitudes que cuentan con mayor demanda.

b) Costo por unidad de tipos documentales.

2) Clasificar los datos de los tipos documentales en orden descendente por demanda de acuerdo con los tiempos prefijados para cada archivo.

3) Realizar un informe que contenga la tabla de los tipos documentales de acuerdo con la escala de "muy solicitados, solicitados, poco solicitados, guardando relación con la cantidad de tipos documentales. La cantidad de un tipo documental en custodia puede ser muy grande, y su solicitud en relación anual puede parecer muy pequeña y a la inversa, un determinado tipo documental puede ser muy pequeña y su demanda anual puede parecer muy grande.

De acuerdo con los expuesto, se puede categorizar los documentos en relación a su demanda, tendríamos esencialmente de 3 a 4 categorías:

Categoría A.- (muy solicitado)

Categoría B.- (solicitado)

Categoría C.- (poco solicitado)

Categoría D.- no mencionado hasta el momento, que nos daría la pauta de aquellos documentos que no son solicitados que por sus características no pueden ser expurgados.

Los limites de las categorías serán estimativos, de acuerdo con las normas que cada archivo tiene para determinar su demanda.


MODELOS DE LA DEMANDA

Los métodos del pronóstico están relacionados directamente con el tipo de consumo de información en el medio en cual se desenvuelven. Estos métodos básicamente pueden ser tres. Horizontal, de Tendencia y de Temporada. Estos se caracterizan;

,

DEMANDA DE TENDENCIA CONSTANTE

Al realizar una relación entre la demanda y el tiempo determinado en su representación gráfica de abscisas y ordenadas, obtenemos una imagen poco clara de la demanda de información, pero se puede observar que la demanda en su conjunto siguen una línea horizontal, de ahí su nombre. La mejor estimación de la demanda será entonces un promedio general de la demanda pasada, más una cantidad adicional que cubra los posibles errores y que denominaremos existencia o margen de seguridad.


,

DEMANDA DE TENDENCIA ASCENDENTE

Á En la demanda de tendencia al ser representada gráficamente, es fácil de advertir que siguen líneas ascendentes o descendentes, por consiguiente el método de pronóstico no puede basarse en un simple promedio de la demanda, debe además contener factores que tomen en consideración la pendiente ascendente o descendente de la curva de demanda.

,

DEMANDA DE TENDENCIA DESCENDENTE

 En la demanda de temporada al ser representada gráficamente, se observa que tiene puntos máximos a intervalos de tiempos más o menos iguales, por lo que puede llamarse también cíclico. Un ejemplo de está demanda puede ser la necesidad de información de un núcleo poblacional al acercarse fiestas relacionadas con personajes relevantes de la historia, o las fiestas patrias, donde el número de personas interesadas en realizar trabajos con el tema que se acerca es mayor que lo normal.

Consecuentemente para hacer un pronóstico adecuado será necesario primero, estar seguros de que se trata de una demanda cíclica, y segundo, basar el pronóstico de un punto dado, en lo sucedido sólo a uno o más intervalos iguales al ciclo.

DEMANDA DE TEMPORADA

MÉTODOS EMPLEADOS PARA FORMULAR EL PRONOSTICO

Método empírico. No muy recomendable pero muy susceptible de ser empleado por su facilidad de solución, se basa en un simple promedio efectuado al momento de hacer una consulta, momento que generalmente se presenta cuando el usuario requiere del documento para extraer información. Este método es subjetivo, puesto que no se toma en cuenta el tiempo determinado de la consulta, solo se basa en lo esporádico y momentáneo de las consultas.

Método del Promedio. Consiste en obtener un promedio de las consultas y usar este valor como base del pronóstico.

Método del Promedio Movible. Consiste en mantener constantemente las cifras representativas de la demanda de un número "n" de períodos para que al sumarlos y dividirlos entre "n", se tenga un promedio de demanda que esté en relación al comportamiento de la misma demanda. Su desventaja es que no determina la importancia de la demanda con relación al tiempo.

Método del Promedio Movible Ponderado. Similar al anterior, sólo que a cada cifra se le asigna un porcentaje de influencia para que las cifras más recientes tengan mayor influencia que las demás. Por ejemplo:

Supongamos que tenemos los siguientes datos de los últimos cinco meses, en el que se han solicitado al archivo documentos relativos a comprobantes de ingreso, estos documentos han sido solicitados como sigue:


5to mes

90 solicitudes

4to mes

70 solicitudes

3er mes

80 solicitudes

2do mes

60 solicitudes

1er mes

50 solicitudes


Siendo el mes más reciente el último anotado en la lista. La ponderación se la realiza empíricamente, asignándole a cada mes un porcentaje de influencia distinto. Asignemos al último mes de menor influencia por la tendencia descendiente de la demanda de información, su porcentaje entonces será menor:


5to mes

30%

4to mes

25%

3er mes

20%

2do mes

15%

1er mes

10%



Consecuentemente el pronóstico para el próximo mes sería:


5to. Mes, 30% de 90 = 27

4to. mes, 25% de 70 = 17,5

3er. mes, 20% de 80 = 16

2do. mes, 15% de 60 = 9

1er. mes, 10% de 50 = 5

--------------------------

Próximo mes 20% de 70 = 15,5


Este método toma en consideración el orden en que han sido producidos los datos, puesto que el porcentaje varía de acuerdo con el orden. Sin embargo tiene la desventaja de que los porcentajes de influencia se fijan generalmente en forma arbitraria, convirtiéndose en inestable, segunda característica que habíamos anunciado para el pronóstico. Lo cual implica que para cada tipo documental a pronosticar, se tenga la necesidad de tener una gran cantidad de datos para acercarnos más a la realidad.

Método de Ajuste Exponencial. Elimina la necesidad de acumular datos históricos por cada clase de información demandada en el pasado, ajustándose en el pronóstico por medio de la variante alfa, minimizándose la información sobre cada tipo de demanda. El método consiste en esencia en un promedio ponderado, cuyos por cientos de influencia están en función del número de períodos deseados y siguiendo un decrecimiento exponencial.

Su idea fundamental consiste en llegar al pronóstico considerando las diferencias de un período a otro. Básicamente existen dos variantes:

- Método de ajuste exponencial simple.

- Método de ajuste exponencial doble.

Método de ajuste exponencial simple. Este método satisface las demandas constantes y de temporada cuando estos últimos se manifiestan horizontalmente.

1) Demanda constante: El hecho que este tipo de demanda documental sea constante, sugiere en primera instancia que la línea general de la demanda en el gráfico ha de ser aproximadamente horizontal. Consecuentemente, partiendo de uno de los pronósticos, podemos llegar a los siguientes, dándoles un tratamiento especial a las diferencias de un pronóstico a otro...

Concretamente, para llegar al nuevo pronóstico, es necesario sumarle al pronóstico anterior "alfa" veces la diferencia que hay entre el pronóstico anterior y la demanda real.

Formulando el enunciado tenemos:

Nuevo Promedio es igual al Promedio anterior más alfa por la demanda menos el promedio anterior.

Alfa es una variable a la que se le puede asignar valores de cero hasta uno y sirve para ponderar la influencia de los datos anteriores y simultáneamente determina la antigüedad de los datos que afectan al pronóstico. El valor de la variable también determina que el sistema reaccione lenta o rápidamente a los cambios si se acerca a cero o si se acerca a uno.

Hagamos un ejemplo para comprenderlo mejor:

Promedio anterior = 20

Demanda documental = 25

Alfa = 0,1

Estos los consideramos los datos históricos, que son los que obtenemos fácilmente, primero el Promedio Anterior, porque hemos obtenido un promedio de la demanda pronosticada con anterioridad; la demanda documental, la obtenemos por la suma de solicitudes sobre un determinado tipo documental que figuran en los registros. El valor alfa, es ponderado, consideramos muy reciente el pronóstico anterior y de una influencia muy pequeña en relación con otros tipos documentales. Así para obtener el nuevo promedio tenemos, de acuerdo con lo enunciado anteriormente:

Nuevo Promedio (NP)= Promedio Anterior (20) más la variable alfa (0,1) por la resta de la demanda documental (25) y el Promedio Anterior (20).

NP = 20 + 0,1 (25 - 20)

NP = 20,5

Suponiendo que alfa, en lugar de 0,1 sea 0,7 obtenemos:

NP = 20 + 0,7 (25 - 20)

NP = 23,5

Obtenemos entonces la conclusión de que a un mayor valor de alfa, el sistema reacciona más rápidamente a los cambios recientes; cuando la variable es menor, su influencia es menor, pero tiene la ventaja de servir por mayor tiempo.

DEFINICIONES DE TÉRMINOS EMPLEADOS EN LA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para comprender mejor el propósito de la Administración de LA INFORMACIÓN, es necesario definir o conceptualizar algunos vocablos básicos de la administración científica:

PRONOSTICO: Consideramos como una conjetura que se proyecta desde el pasado hacia el futuro, basado en hechos reales y determinados por cálculos estadísticos.

PRESUPUESTOS ECONÓMICOS: Es la determinación de los costos por cada auxiliar descriptivo que se emplea para su realización.

COSTO TOTAL DE AUXILIARES DESCRIPTIVOS: Es la suma de costos de alimentación de la información, más los costos por la preservación de los documentos en los repositorios.

COSTOS DE CONSERVACIÓN: Son los valores económicos efectuados para la preservación, conservación y restauración de los documentos teniendo en cuenta los seguros, gastos del mobiliario, manejo, depreciación, etc.

COSTOS DE LA ALIMENTACIÓN: Es el conjunto de costos realizados para lograr la alimentación de información del archivo.

TIEMPO DE ALIMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Considerado al lapso que hay desde que se tiene conocimiento de la carencia de un documento, hasta el momento en que se puede disponerlo para utilizar su información.

NIVEL DE SERVICIO: Es el porcentaje de unidades de información de la demanda total con que cuenta el archivo.

NIVEL DE ADQUISICIÓN: Considerada como la cantidad de información necesaria para satisfacer la demanda durante un tiempo determinado, con un nivel de servicio predeterminado, que consecuentemente sirve de indicador para iniciar nuevos trámites para obtener una nueva alimentación de información.

EXISTENCIA DE SEGURIDAD: Considerada como la cantidad de información que permite absorber las fluctuaciones de demanda de información con respecto al pronóstico, para cumplir con un nivel de servicio preestablecido.

TIEMPO DE REVISIÓN: Es el lapso de tiempo comprendido entre dos observaciones del nivel de auxiliares descriptivos.

TIEMPO DE PRONOSTICO: Como el lapso de tiempo comprendido entre la formulación de un pronóstico y la del siguiente.

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