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SISTEMA GENERAL PARA LA DESCRIPCIÓN POR ORDENADORES

Publicado el: 05/06/2011 / Leido: 7161 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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SISTEMA GENERAL PARA LA DESCRIPCIÓN POR ORDENADORES

VÍCTOR HUGO ARÉVALO JORDÁN

GENERALIDADES

El presente trabajo se fundamenta en la aplicación de Bases de Datos como soportes lógicos, para el almacenamiento, clasificación y recuperación de información contenida en los documentos caracterizados como propios del archivo, sean estos generales o sectoriales.

La evolución acelerada de los medios tecno-electrónicos, hace que la materia que nos ocupa, las técnicas documentales, revise permanentemente sus contenidos y sistemas de operación para la recuperación del documento y por ende de la información.

Se considera el procesamiento de datos, como el medio mas eficaz para el almacenamiento, procesamiento, recuperación y difusión de la información.

El desarrollo de las Bases de datos han sofisticado mucho mas los distintos procedimientos que se realizan con los datos, organizando y estructurando la información en forma optima, sin grandes esfuerzos ni perdida de tiempo para quienes realizan estas tareas, y sin complicaciones para el usuario con conocimientos rudimentarios sobre aspectos tecnológicos o el manejo de ordenadores.

Cada Archivo presenta características propias en sus necesidades de información, necesidades que aumentan en forma considerable en la medida que cada institución profundiza mayormente sus conocimientos abarcando nuevas esferas de actividad.

Estas necesidades son paralelas a las presentadas por el desarrollo social, económico y cultural que obligan a tomar decisiones cada vez mas complejas procurando en la medida de las posibilidades actualizarse permanentemente para que la información sea eficaz y racional.

El presente trabajo pretende crear un servicio de ordenadores para la información y documentación centralizado, que permita ser consultado por la mayoría de las esferas del conocimiento y de los estudios que se realizan en todas las instituciones.

La formación de un sistema adecuado, permite además normalizar algunos aspectos generales de la información y facilitan el intercambio de información inter-institucional.

OBJETIVOS

Entre los objetivos del presente trabajo podemos citar:

Evita el monopolio de la información en los Archivos que utilicen el sistema.

Promueve los procesos tecnológicos ampliando su capacidad receptora de información de las disciplinas y ciencias requeridas en forma permanente y actualizada.

Proveer a cada una de las unidades de estudio, los instrumentos de investigación y auxiliares descriptivos para facilitar la accesibilidad a la información.

Interactuar mediante vinculación directa con archiveros de todas las entidades que utilicen este           servicio.

Capacitar permanentemente a archiveros preseleccionándolos de acuerdo a sus requerimientos informativos y de la utilización del sistema.

Proveer boletines y anuarios con la característica esencial de la información contenida en los archivos.

Mantener un canal de comunicación con aquellos centros documentales que generen información documental de archivos, logrando un intercambio de información adecuada a las necesidades de la institución que lo requiera.

Como principios específicos del presente trabajo, podemos citar:

Centralización, análisis y evaluación de los trabajos presentados y custodiados en cada Institución.

Defensa de los intereses sobre información de cada archivo.

Descentralización de los aspectos informativos- científicos y culturales supeditados en la actualidad al centralismo de instituciones macro-organizadas.

Relevamiento de los valores científico-culturales de cada archivo.

Defensa de los derechos intelectuales enmarcados en las actividades científico-culturales de cada área de influencia de los archivos.

Integración de la información en el marco de los requerimientos y necesidades colectivas.

NATURALEZA DEL SISTEMA

Básicamente tomamos como puntos de referencia los siguientes aspectos, permitiéndonos definir y limitar la naturaleza del sistema:

 permitir elevar el nivel y la calidad de la enseñanza,

facilitar al aptitud de aprendizaje,

diversificando al mismo tiempo los campos de investigación y su aplicación en las distintas esferas del conocimiento.

Comprendemos entonces que por su naturaleza el sistema se convierte en una herramienta de desarrollo, aplicada a planes y estrategias de la recuperación de información de áreas de influencia y decisión de los Archivos.

En las "VI Jornadas de Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos descentralizados de la Provincia de Santa Fe", realizadas en Agosto de 1984, el autor del presente trabajo presento una propuesta de creación del SIDIN; SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN DE LA PROVINCIA, que fue elevado oportunamente al Ministerio de Gobierno mediante Expediente del Archivo General de la Provincia de Santa Fe No. 2911/84. Este trabajo, ha servido para concretar la elaboración del presente sistema, así mismo, se tomaron experiencias anteriores realizadas en el Departamento de Investigaciones Documentarias - Sección Archivística- en los trabajos de "Apoyo de la Informática en la Tarea de Selección Documental", experiencia interdisciplinaria realizada entre las cátedras de Selección Documental e Informática de la Carrera de Archivística y el Archivo Intermedio de Santa Fe.

ELEMENTOS DEL SISTEMA

Todos los datos y elementos participantes del sistema se conforman en una sola Base de datos, de modo que permite filtrar la información de acuerdo a las necesidades de inventarios, catálogos o listados, estos datos son:

DATOS RELATIVOS A LA ENTIDAD

ENTIDAD PRODUCTORA: Dato Histórico. Lugar donde el DOCUMENTO es creado, procedencia. La Entidad productora debe ser necesariamente descrita en cualquier unidad documental, por ser un factor determinante de el Principio de procedencia. No confundir con PERTENENCIA.

 OFICINA PRODUCTORA: Dato Histórico. Lugar específico donde el DOCUMENTO es creado, lógicamente que estará dentro de la jurisdicción de la ENTIDAD PRODUCTORA.

DOMICILIO: Dato Relativo: Corresponde al domicilio de la OFICINA PRODUCTORA en su primera etapa, posteriormente se modifica al lugar donde se encuentra en custodia, puede ser un archivo Sectorial, Jurisdiccional, Intermedio o General.

RESPONSABLE: Dato Optativo: Corresponde optativamente, al responsable donde se encuentre custodiado el DOCUMENTO una vez finalizado el trámite. Optativo en cuanto a responsabilidades administrativas, no como INFORMACIÓN del DOCUMENTO en sí.

PERTENENCIA: Dato Relativo: A diferencia de OFICINA PRODUCTORA, el DOCUMENTO puede concluir su gestión en una entidad distinta a la original, por lo que deja de pertenecer a la ENTIDAD CREADORA, para pertenecer a la entidad receptora de la comunicación.

El principio de Pertenencia determina el grado de responsabilidad del poseedor del DOCUMENTO.

DATACIÓN: Dato repetible; Dato opcional: Lugar y fecha de creación del DOCUMENTO. La fecha se incorpora de acuerdo a normas establecidas para los distintos países, en modalidad española será dd-mm-aa, día, mes, año.

NORMA LEGAL: Dato Opcional: Se establece cuando existen normas específicas para la elaboración del DOCUMENTO, inclusive las normas ISO.

OBSERVACIONES: Dato Opcional: Relativos a la Institución. Cambios de Nombre, Instituciones muertas o históricas. Instituciones Multinacionales.

DATOS RELATIVOS AL DOCUMENTO.

CLASIFICACIÓN

FONDO: Dato Histórico: Nombre general de toda la documentación producido por una entidad y que se considera en su magnitud. Caracterizase al fondo como todo producto documental producido por una personería.

GRUPO: Dato Histórico: Nombre que se da a la unidad mayor en la que se puede dividir un FONDO DOCUMENTAL. La elasticidad de estas definiciones nos permiten una aproximación a cualquier tipo de entidad.:

SUB-GRUPO: Nombre que se le da a la unidad mayor en que se puede dividir un GRUPO.

SECCIÓN: Dato Opcional: En la escuela castellana se utiliza más el término SECCIÓN para lo que significa grupo en el habla anglosajón, en el presente trabajo utilizamos la palabra SECCIÓN como un auxiliar de división de los subgrupos, a utilizarse cuando la estructura orgánica a la que pertenece el DOCUMENTO es de una magnitud mayor o representa excesivas subdivisiones.

SUB-SECCIÓN: Dato Opcional: al igual que el término SECCIÓN utilizado para el presente trabajo, como una división menor en las estructuras orgánicas, a fin de lograr una clasificación mejor argumentada.

SERIE: Dato Histórico: Unidad Intermedia. Una o más SERIES conforman el SUB-GRUPO o la SUB-SECCION, de acuerdo al volumen. Se identifica por estar compuesta por un mismo tipo documental.

TIPO DOCUMENTAL: Dato Histórico. Especie a la que pertenece el DOCUMENTO que se describe, incluimos un anexo diccionario tentatorio.

DATOS RELATIVOS AL DOCUMENTO.

PARA USO INTERNO

PIEZA DOCUMENTAL: Dato Opcional. Cada elemento más simple que compone una serie. Opcionalmente se encuentran en archivos o colecciones Piezas de valor que ingresan en la DESCRIPCIÓN.

COLECCIÓN: Dato Opcional: Equivale a Grupo Documental y encierra más un propósito de INFORMACIÓN que de Actividad propiamente dicha.

CONTENEDOR: Dato Histórico: forma en que son reunidos los tipos documentales al ser archivados. Para algunas corrientes, CONTENEDOR significa FORMATO. En este término se especifican tanto en lo referente a Volúmenes como a UNIDADES ARCHIVABLES.

SOPORTE: Dato Histórico: tipo, material, o forma donde se encuentra impregnada la INFORMACIÓN.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Dato interno: Lugar en el que se encuentra el DOCUMENTO, adoptamos el sistema por

SALA:

ESTANTERÍA:

ESTANTE:

ANAQUEL:

IDENTIDAD: Se refiere a las formas de identificación del DOCUMENTO, por orden numérico, alfabético o alfanumérico.

DATACIÓN: Dato repetible: Ver Campo 05.

FECHAS TOPE: Refiere a las fechas tope de las unidades de DOCUMENTO, de cada uno de los valores especificados con asterisco.

DATOS RELATIVOS AL DOCUMENTO.

INFORMACIÓN

AUXILIAR DESCRIPTIVO: Dato Histórico: Tipo de auxiliar descriptivo en los que figuran la INFORMACIÓN del DOCUMENTO.

VALOR ADMINISTRATIVO: Dato relativo: Valor de vigencia de la INFORMACIÓN contenida en el DOCUMENTO con fines y servicios administrativos. Realizado en números de acuerdo a los años de vigencia que pueda tener la INFORMACIÓN.

VALOR LEGAL: Dato relativo: Valor de vigencia de la INFORMACIÓN contenida en el DOCUMENTO con fines y servicios legales, o que fueran respaldados por otros DOCUMENTOS legales. Realizado en números de acuerdo a los años de vigencia que pueda tener la INFORMACIÓN, incluyendo norma legal cuando la hay.

VALOR CONTABLE: Dato relativo: Valor de vigencia de la información contenida en el DOCUMENTO con fines y servicios contables, o que fueran respaldados por otros DOCUMENTOS de contabilidad. Realizado en números de acuerdo a los años de vigencia que pueda tener la INFORMACIÓN, incluyendo norma legal-contable cuando tal existe.

VALOR FISCAL: Dato relativo: Valor de vigencia de la INFORMACIÓN contenida en el DOCUMENTO con fines y servicios fiscales, o que fueran respaldados por otros Documentos del mismo tema. Realizado en números de acuerdo a los años de vigencia que puede tener la INFORMACIÓN, incluyendo norma legal-fiscal cuando tal existe.

VALOR CIENTÍFICO: Dato relativo: Valor de vigencia de la INFORMACIÓN contenida en el DOCUMENTO con fines y servicios científicos. Realizado en números de acuerdo con escala establecida o expresada en años de vigencia que pueden tener la INFORMACIÓN. Las ramas científicas deber ser codificadas de acuerdo a normas vigentes en cada lugar.

VALOR TÉCNICO: Dato relativo: Valor de vigencia de la INFORMACIÓN contenida en el DOCUMENTO con fines y servicios técnicos. Realizado en números de acuerdo con escala establecida o expresada en años de vigencia que pueda tener la INFORMACIÓN. Las ramas técnicas deben ser codificadas de acuerdo a normas vigentes de cada lugar.

VALOR TECNOLÓGICO: Dato relativo: Valor de vigencia de la INFORMACIÓN contenida en el DOCUMENTO con fines y servicios Tecnológicos realizado en números de acuerdo con escala establecida o expresada en años de vigencia que pueda tener la INFORMACIÓN. Las ramas técnicas deben ser codificadas de acuerdo a normas vigentes de cada lugar.

PROMEDIO DE VIGENCIA: Promedio realizado sobre los valores otorgados en los campos anteriores, el valor promedio no debe ser menor de los otorgados ni mayor.

DATOS RELATIVOS A LA INFORMACIÓN

VALOR EVIDENCIAL ORIGEN FUNCIONAL: Dato Histórico: Función administrativa o actividad que motiva la generación del tipo documental.

VALOR EVIDENCIAL DEL PROGRAMA SUSTANTIVO: Dato Histórico: Si el DOCUMENTO es generado por algún plan, proyecto o programa especial, relacionado con las actividades de la institución o entidad, citar el programa.

VALOR EVIDENCIAL TEMÁTICO: Tema al que se encuentra referido el DOCUMENTO. Dato Histórico.

VALOR INFORMATIVO CIENTÍFICO FORMAL: Dato Histórico: Si la documentación alude temas científicos, es necesario formar dos subcampos, uno referido al valor en si, interpretado en años de vigencia o escala establecida, y otro referido al tema concreto sobre el cual se informa.

VALOR INFORMATIVO CIENTÍFICO APLICADO: Dato Histórico: ídem ant.

VALOR INFORMATIVO CIENTÍFICO NATURAL: Dato Histórico. Ídem Anterior.

VALOR CULTURAL REFERENTE A PERSONAS: Dato Histórico. Ídem Anterior.

VALOR CULTURAL REFERENTE A COSAS: Dato Histórico. Ídem Anterior.

VALOR CULTURAL REFERENTE A EVENTOS: Dato Histórico: Ídem anterior.

VALOR CULTURAL REFERIDO A FENÓMENOS: Ídem anterior.

VALOR TECNOLÓGICO:

 TÉCNICO: Dato Histórico: Ídem Anterior.

 ADMINISTRATIVO: Dato Histórico: Ídem anterior.

 VALOR TECNOLÓGICO: Ídem anterior.

CONTENIDO SUBSTANTIVO: Dato Histórico. Resumen. Tipo de Resumen.

Publicado el: 05/06/2011 / Leido: 7161 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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