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LOS TESAUROS ARCHIVÍSTICOS

Publicado el: 25/05/2011 / Leido: 12175 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LOS TESAUROS ARCHIVÍSTICOS

VÍCTOR HUGO ARÉVALO JORDÁN

INTRODUCCIÓN

Como parte culminante de la indización tenemos el Tesauro, compuesto en base a lenguajes estructurados; en sí, es un lenguaje elaborado por palabras seleccionadas sea de lenguaje natural, que hemos observado en acápites anteriores, o de lenguaje técnico específico de las disciplinas, técnicas y ciencias de las que se ocupa.

El tesauro se estructura y controla semántica y jerárquicamente por normativas generalizadas para cada uno de los descriptores o términos.

Cuando se utiliza la palabra descriptores hablamos de la unidad más pequeña que compone el tesauro, cuando utilizamos la palabra término comprendemos la apertura de un sistema clasificatorio. Se observa entonces la doble utilidad del tesauro como clasificador y auxiliar descriptivo.

Para una mejor eficacia del empleo de los tesauros, los descriptores se utilizan en base a conceptos. Concepto como representación simbólica por medio del lenguaje de una idea abstracta y general.

Es necesario entonces constituir conceptos en función del lenguaje permitiéndonos un mejor manejo del lenguaje controlado.

La validez universal que se le da al concepto se sustenta en la aceptación universal del signo lingüístico como elemento de comunicación, es decir que debe existir una correspondencia entre el significado y el significante, elementos que están íntimamente ligados y no arbitrariamente; si bien el signo se altera por distintos factores como ser el tiempo el uso, el desplazamiento idiomático que lo observamos como un fenómeno problemático en el momento de realizar el lenguaje controlado.

Con mayor razón este fenómeno se presenta en los lenguajes científicos, técnicos o disciplinarios. Para dar una solución a esta problemática debemos partir del principio de que la entidad lingüística existe sólo y cuando hay una asociación íntima y recíproca entre el significado y el significante.

La unidad lingüística puede ser un signo arbitrario cuando se le toma en forma aislada (casa) no ocurre lo mismo cuando se trata de analizarlo en su contexto (arquitectura, urbanismo, economía).

En la clasificación documental el concepto adquiere una jerarquización apropiada de acuerdo al contexto que lo rodea, es decir de aquello que le antecede y que le precede dejando de ser el concepto arbitrario.

Asimismo cada uno de los descriptores es un componente de un sistema solidario adquiriendo un valor intrínseco ante la presencia de otros valores descriptivos así tenemos: que "...la primera función del concepto es la de describir los objetos de la experiencia a fin de permitir su reconocimiento. La segunda función del concepto es la económica, a esta función está ligado el carácter de clasificador del concepto mismo. La tercera función del concepto es la de controlar los datos de la experiencia de tal manera que se establezcan entre ellos relaciones de naturaleza lógica. Un concepto científico sobre todo, no se limita por lo común a describir y clasificar los datos empíricos, sino que posibilita la derivación deductiva de ellos. Una cuarta función del concepto, considerada actualmente como fundamental en las ciencias físicas, es la de previsión, por ella el concepto de organizador, de los conceptos científicos que no representan, ni describen una cosa, son los modelos o conceptos matemáticos, como éter, campo (física), etc."[1]

ESTRUCTURACIÓN DE TESAUROS

Técnicas de compilación

Tal como hemos estudiado en los lenguajes la compilación se puede realizar en forma precoordinada o a-priori y post-coordinada o a-posteriori dada la particularidad terminológica que adquiere cada uno de los Archivos.

Lo ideal en el trabajo de los tesauros sería combinar ambas formas de compilación lo cual aseguraría una mayor eficacia y precisión en la que utilizamos un repertorio especializado con mayor precisión científica al emplear modismos o regionalismos, sobre todo en aquellas disciplinas en evolución como aquellas que componen las Ciencias de la Documentación.

Al utilizar un lenguaje post-coordinado extraemos un lenguaje documental que nos da más utilidad dentro del sistema en el cual se desarrolla el TESAURO.

Si bien sabemos que los Archivos presentan características propias, el empleo objetivo de cada uno de los Archivos variará la función clasificatoria haciendo resaltar algunos aspectos mientras que otros serán tratados de una forma general pero que prestaran utilidad dentro del objetivo principal de la Archivología que es la de generalizar su lenguaje y metodología.

El tesauro nos dará a conocer el carácter de universalidad o parcialidad de algunos elementos que lo componen.

Los tesauros presentan un contexto teórico denominado campo semántico, en donde se ubican las primeras divisiones clasificatorias sobre el tema que se trata, lo que correspondería a los denominados grupos compuesto por subgrupos, etc. tal cual se analiza en la clasificación y ordenación documental, tratado por la Archivología; determinando una jerarquización de acuerdo con la propia estructura organizativa que representa.

Hay que considerar que no todas las divisiones tienen igual cantidad de términos, muchas veces una división puede constituir un sólo descriptor, la consistencia en este caso de un TESAURO se debe a que cada uno de los descriptores o términos han sido elegidos y seleccionados con un mismo criterio.

Lo específico es comprobable mediante la utilidad para la recuperación de la INFORMACIÓN.

La construcción del TESAURO está regido por normas universalmente aceptadas y que le dan la validez de su estructura lógico conceptual.

En acápites anteriores hemos mencionado los aspectos de la sinonimia y de la polisemia que eficazmente controlado evitan una dispersión conceptual del material clasificado tanto en la entrada como en la recuperación de la INFORMACIÓN.

Las relaciones paradigmáticas desde lo general a lo particular (método deductivo) otorgan al TESAURO una flexibilidad adecuada.

REGLAS DE CONSTRUCCIÓN

Controles semánticos

Los controles semánticos son los mismos que usamos para efectuar los ÍNDICES con la diferencia que trabajamos con estructuras lógico-conceptuales:

Controles de sinónimos: Se establecen referencias cruzadas de descriptores utilizados en el área o en la región hacia descriptores de utilización universal, utilizando las abreviaturas UP (Usado por) y US.

Ejemplo:

- Análisis de documentos

                 US análisis de INFORMACIÓN

- Análisis de INFORMACIÓN

                 UP análisis de DOCUMENTOS

Control de polisemia: Para evitar una confusión del contexto del término empleado se añadirá un modificador al descriptor seleccionado para cada caso específico:

A)Para determinarlo, se coloca un sustantivo entre paréntesis, ejemplo:

                 identificación (psicología)

B) Para calificarlo, se utiliza un sustantivo pospuesto, Ejemplo:

                 Método: Educacional.

 C) Para explicar mejor la conceptualización se emplean ¦las notas de alcance siempre y cuando las anteriores opciones no son claras y precisas. Ejemplo:

                 Cooperación gubernamental.

 NA Cooperación entre Gobiernos Provinciales. de la región (en este caso se utiliza para restringir el uso)

                 Incapacidad

 NA Incapacidad permanente de realizar trabajos por estado patológico (en este caso se utiliza para definir el uso del término)

                 Horario

 NA Aplicado al horario general de trabajo (para explicar los diferentes usos que pueden ser válidos)

Asimismo se utilizan las reglas de índole general empleados en la indización.

Otras reglas de índole general que son utilizadas en la indización son:

Suprimir artículos y preposiciones en el inicio de cada descriptor o término.

Es preferible utilizar los sustantivos y los verbos en infinitivo. Ejemplo:

                 Ordenación [no ordenar]

                 Clasificación [no clasificar]

Es preferible utilizar el plural para términos genéricos. Ejemplo:

                 Documentos

Es preferible utilizar el singular para términos específicos. Ejemplo:

Correspondencia, [término genérico (tg) DOCUMENTOS.]

Normalmente se deben utilizar las abreviaturas cuando estas están generalizadas con el uso cotidiano.

Ejemplo: ONU OEA UNISEF UNESCO

Hay que escoger los términos directos y no los invertidos, por ejemplo:

Planificación del Archivo,[y no Archivo planificación del]

Las reglas de complementación de la estructura mencionada de un tesauro son correspondientes a sus relaciones paradigmáticas.

Hablamos de paradigmático en las relaciones que existen entre elementos lingüísticos como un conjunto virtual de elementos que pueden aparecer en un mismo contexto y aún mismo lugar.

Relación vertical

Relaciones jerárquicas. Las relaciones jerárquicas señalan aquellas de subordinación entre conceptos.

 De género a especie. Ejemplo:

 Documentos [término genérico].

                 Carta [término específico.(te)]

Del todo a una parte. Ejemplo:

Archivología.

                 te: Archivos.

De relación tangencial: reúne conceptos relacionados pero no con una relación genérica. Puede decirse que se aplica el carácter transitivo de subordinación integral. Por ejemplo:

Archivos.

                 Públicos. [Término relacionado:(tr)]

Estos términos tienen su reciprocidad expresados inversamente.

Cuando estas relaciones se encuentran bien construidas no existen problemas para la recuperación de INFORMACIÓN. Inclusive pueden evitarse errores de afinidad, con los agregados de niveles de precoordinación, por ejemplo:

Experiencia Laboral

                 tg1. Formación Archivística

                 tg2. Formación

                 tg3. Profesión

                 tg4. Profesionalización

                 tg5. Practica profesional

Este tipo de recursos aumentan el tiempo de búsqueda, es por ello que para utilizar tesauros en la recuperación de la INFORMACIÓN se recomienda incrementar la pre-coordinación evitando relacionar términos, que no se encuentran relacionados con los DOCUMENTOS clasificados.

CLASIFICACIÓN DE LOS TESAUROS

Al igual que todos los auxiliares descriptivos utilizados en el Archivo son susceptibles de clasificación también los tesauros de acuerdo como se van aplicando las reglas antes enunciadas.

Algunos de los tesauros ofrecen una mayor pre-coordinación, otros en cambio campos muy amplios cuando se ocupan de materias de alcance y magnitud bastante grandes, o interrelacionan disciplinas que se encuentran cercanas.

Cuando se trata de tesauros especializados o centralizados la pre-coordinación será mayor, asegurando ser más específicos y precisos en el vocabulario utilizado.

Cabe hacer una distinción clasificatoria, entre macrotesauros, microtesauros.

Los macrotesauros son aquellos que se ocupan e interrelacionan disciplinas cercanas, en Archivología podríamos hacer un macrotesauro relacionando por ejemplo: Administración, Historia, Paleografía, Grafística, es decir todas aquellas disciplinas que se incorporan en la rama Archivística.

Los microtesauros se refieren a una disciplina, requieren un mayor desarrollo clasificatorio, además que permite compatibilizar entre sistemas.

Lógicamente para utilizar un TESAURO deberán analizarse las factibilidades del sistema de INFORMACIÓN en que se aplicará, considerando las alternativas que se presenten.

TÉCNICAS DE ACCESO

A LOS TÉRMINOS DEL TESAURO

Como hemos visto, el TESAURO es un vocabulario estructurado y controlado por normas o reglas dictadas para su construcción y por el paradigma lingüístico de la disciplina o conjunto de ellas, a las cuales está referido.

En la definición de TESAURO hemos observado:

Como vocabulario estructurado y controlado por normas o reglas dictadas para su construcción.

Como paradigma lingüístico de la disciplina o conjunto de ellas a las cuales está referido,(Paradigma Lingüístico como conjunto virtual de elementos que pueden aparecer en un mismo contexto y el mismo lugar)

Como conjunto estructurado del lenguaje natural o lenguaje científico estudiado con anterioridad en índices,

Como estructura de términos con una fuerte carga semántica, capaz de describir el contenido de los DOCUMENTOS.

Existen términos que no son necesarios para la DESCRIPCIÓN del contenido sustantivo, pero colaboran en la localización al objetivo principal del Archivo; estos términos tienen significado tanto en forma espacial como temporal del DOCUMENTO: pueden ser los mismos tipos documentales, nombres de instituciones, consideradas como autores corporativos, lugares geográficos, distintos componentes de una institución. Estos términos forman parte de los índices o anexos, por ejemplo apéndices estructurales de la administración, índices de instituciones, índice de poder ejecutivo, de organizaciones provinciales, nacionales, internacionales, etc.

Estos índices permiten la rápida recuperación de INFORMACIÓN en los casos de requerimientos de términos clasificatorios, que complementan a los descriptores más específicos a la vez que no constituyen como una pertenencia específica de la disciplina

correspondiente al DOCUMENTO.

La Archivología presenta muchos aspectos sobre el tema de relación, la administración generalmente funciona en base a la relación que tiene con otras administraciones donde estos índices permiten y apoyan una rápida recuperación de la INFORMACIÓN.

Asimismo muchos índices constituyen una valiosa ayuda para justificar la utilización de los descriptores, algunos tesauros se elaboran en función de los auxiliares descriptivos del mismo Archivo.

Estos índices se relacionan con términos permutados, con la división en el campo semántico, son índices analíticos y gráficos flechados, ejemplos:

Los tesauros de Educación de la UNESCO están generados por computadora por un sistema facilitado por la OTI, este TESAURO está compuesto por:

una lista por campos semánticos codificada, numérica y analíticamente,

un cuerpo por orden alfabético con las relaciones jerárquicas y administrativas,

una lista de términos que componen la sub-faceta y una lista rotada de términos.

El TESAURO de formación personal realizada por CINTEREOR presenta:

En el volumen 1ro. de Clasificación;

- campo semántico clasificado,

- un cuerpo ordenado por grupos semánticos clasificados donde se presentan además los términos con sus relaciones jerárquicas y administrativas

En el volumen 2do.;

un índice español KOOC,

un índice inglés KWOC,

un índice geográfico en español y en inglés.

El TESAURO ERIC realizado por computadora en Arizona, posee un software apropiado para tal efecto además, controla la frecuencia de utilización de términos que le permiten dar de baja algunos que se encuentran sin utilización; da el alta a otros términos que van apareciendo, permitiendo una actualización permanente y después de un período de prueba o consolidación enla estructura general. Los índices son:

de nuevos descriptores por orden alfabético y sin relaciones,

de descriptores dados de baja sin relaciones,

índices descriptores dados de baja en el uso no en el sistema,

índices descriptores dados de baja en el sistema es decir borrados,

una lista alfabética de descriptores con relaciones jerárquicas;

un índice KWTC términos rotados;

un índice KWTC;

un índice de clasificación por facetas o semántico.

El TESAURO de sicología, realizado en Buenos Aires, Universidad y facultad de Sicología, es totalmente manual lo mismo que su aplicación, sirve a la confección de catálogos de fichas de la biblioteca de la Facultad de Sicología de la Universidad de Buenos Aires, presenta la parte semántica, orden de campo semánticos codificados con letras y números, y analítico; la parte alfabética, orden alfabético de descriptores con sus relaciones jerárquicas y asociativas, y un apéndice de actualización parte sistemática y partes alfabética con las relaciones ya especificadas.

LA CLASIFICACIÓN

POR MEDIO DE DESCRIPTORES

La indización se constituye también como método clasificatorio, lo observamos anteriormente. El fin de una clasificación es permitir una búsqueda más eficaz común a todos los auxiliares descriptivos, localizar un documento tratado por métodos manuales o automatizados.

Como fin secundario consideramos permitir organizar índices de todo tipo clasificados por los términos empleados.

El método de análisis de DOCUMENTOS es la tarea más importante al asignar palabras o descriptores para representar el contenido y su ubicación en la clasificación.

El análisis documental realizado a comienzos de este trabajo, expone las distintas formas de ir dilucidando la importancia del DOCUMENTO. Fundamentalmente, el método básico de nuestro trabajo será interrogar al DOCUMENTO, en ese interrogatorio debemos obtener respuestas como:

cuáles son las nociones que merecen atención en función del usuario,

cuáles son las nociones que deben retenerse en función de la utilidad futura.

Volvemos a la demanda de INFORMACIÓN,

cuáles son los términos asignados a otro DOCUMENTO,

cuáles serían los términos que podrían asignarse antes de elegir crear otro nuevo.

Analizar el DOCUMENTO en el caso de la Archivología, es analizar los tipos documentales en todas sus partes; Dentro de ello asignar descriptores para normalizar el léxico, que normalmente tenemos analizado por la tipología, para normalizar la INFORMACIÓN entre los diferentes DOCUMENTOS relativos a un mismo tema o disciplina.

Objetivamente debemos llegar a un grado específico, a través de un análisis crítico sobre la utilización de términos generales y específicos, y sobre todo hacer un análisis exhaustivo constituyendo el grado de clasificación. Gracias a esto, la DESCRIPCIÓN de contenido informativo reconoce el total de conceptos indizables para no perder la pertinencia.

Tomando en cuenta además:

debe existir una imparcialidad de la clasificación,

una veracidad sobre el contenido del DOCUMENTO,

una multiplicidad en la elección de términos en función del usuario.

LISTAS DE ENCABEZAMIENTOS Y TESAUROS

La Tipología documental es por excelencia un sistema de clasificación de la Archivología, esta tipología aplicada a un TESAURO nos demuestra las múltiples facilidades que nos otorga el manejar una tipología adecuada, y al mismo tiempo genera una lista normativa, donde los descriptores o términos preferenciales de un TESAURO son precisamente aquellos que pueden y deben ser utilizados para la clasificación y por su propia relación para la recuperación de la INFORMACIÓN.

En la tipología documental, un término contiene a otra en forma sucesiva, haciéndose específica la clasificación con referencia a los demás, generando categorías de listas normativas basadas en el lenguaje natural, que son:

Los encabezamientos por materia, hemos observado a través de una serie de realizaciones descriptivas, que el nombre asignado a un tipo documental conlleva consigo el tema o gran parte de la materia que implica el DOCUMENTO, pero que no representan las estructuras jerárquicas que se requieren para la clasificación de las ideas contenidas en estos DOCUMENTOS.

Su representación podríamos decir entonces es lineal dentro del sistema, estableciéndose una relación de "véase" o "véase además".

En los DOCUMENTOS archivísticos, los conceptos no son lineales sino multidireccionales, es decir que hay una multiplicidad de relaciones implícitas entre los conceptos que menciona; dada la multiplicidad de relaciones que tiene una institución con otras, y que no pueden ser contempladas en su totalidad dentro de un sistema lineal.

El sistema multidimensional de un TESAURO es un sistema ideal para la clasificación documental.

En el ciclo del almacenamiento y recuperación de INFORMACIÓN no interesa tanto la modalidad empleada por sistema elegido, sea este manual, mecánico, automatizado sino aquellos factores intelectuales que intervienen en la clasificación y búsqueda de INFORMACIÓN, se destaca entonces lo que interesa saber en profundidad: las funciones conceptuales y las formas en que se relacionan dentro de un lenguaje documental.

Así tenemos por tipología documental, Resoluciones de Gobierno Ministeriales, Direcciones, etc. En lista de encabezamientos de material tendremos relaciones cruzadas y relaciones en un solo sentido, por ejemplo,

Educación

 ministerio

 Véase Cultura,

 Dirección.

En la relación cruzada sería:

Cultura,

 Dirección,

 Véase además Educación.

El tesauro genera jerarquizaciones y relaciones directas, así tenemos:

Administración pública

 te Administración de la Salud.

Aparte:

Administración de la Salud

te servicio de salud

tr Salud.

Corresponde entonces primero definir el concepto y a partir de él, establecer términos y relaciones asociativas y jerárquicas, tomando en cuenta siempre el valor semántico de la entidad lingüística.

Otro recurso que puede posibilitar un aprovechamiento de la clasificación tanto más en la recuperación de INFORMACIÓN es la coordinación entre conceptos, hemos hablado de índices precoordinados y postcoordinados, entonces tenemos la pre-coordinación y la postcoordinación, ejemplo:

Capacitación

 de archiveros,

 de técnicos.

La pre-coordinación se realiza con la clasificación en la operación de Archivo, hay menor amplitud en la búsqueda y mayor especificidad en la recuperación, en la postcoordinación tenemos un almacenamiento de INFORMACIÓN del equipo, hay una mayor amplitud de búsqueda y menor especificidad de recuperación, en una lista de encabezamientos de materias existe una mayor pre-coordinación, pero que no tiene posibilidad del término relacionado.

Los tesauros están previstos para sistemas postcoordinados, y tienen una posibilidad de término relacionado que le agrega elasticidad al sistema.

Cuando hablamos de tesauros muy especializados, la pre-coordinación será mayor, se logra una mayor especificidad, y más preciso el vocabulario que interviene en él.



[1]Currás, Emilia. Op. Cit.

Publicado el: 25/05/2011 / Leido: 12175 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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