LA INDIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

Publicado el: 25/05/2011 / Leido: 11468 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA INDIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

VÍCTOR HUGO ARÉVALO JORDÁN

INTRODUCCIÓN

La INFORMACIÓN, como consecuencia de las preocupaciones del que hacer archivístico, es considerada en la actualidad como la materia prima de los sistemas descriptivos, requeridos cada vez con mayor ímpetu, por el enorme y apresurado desarrollo del universo científico y técnico; la tecnología exige cada vez mas estructuras de INFORMACIÓN rápida y comprensible.

Esto implica que la INFORMACIÓN debe ser fácilmente manipulable y asequible a la demanda cada vez más generalizada. En la práctica, no resulta tan simple proporcionar INFORMACIÓN resumida y de alto contenido semántico, menos aun poder universalizar su acceso al común denominador de los usuarios.

Al hacer referencia a los sistemas descriptivos, como sistemas de INFORMACIÓN y localización del mundo archivístico, es necesario considerar el desarrollo y utilización de los auxiliares descriptivos y su posterior utilización en el medio externo al Archivo.

Los ÍNDICES cobran una gran importancia desde la aplicación de la informática a los textos y tratamiento de la INFORMACIÓN. Normalmente se denomina ÍNDICE al listado de DOCUMENTOS, en forma breve y concisa; pero, también se le dice al catalogo con contenidos de obras en volúmenes, ordenados por autores, en forma alfabética y cronológica, para una fácil ubicación de las obras o DOCUMENTOS. En la Archivología, el ÍNDICE corresponde al auxiliar descriptivo "que ofrece datos que se hallan en los DOCUMENTOS, sistemáticamente ordenados"[1]

Como todo auxiliar descriptivo, su finalidad primordial es la localización de los DOCUMENTOS. el ÍNDICE es necesario al archivero y al documentalista como procesadores de la INFORMACIÓN, como organizadores y analistas, y es necesario también al usuario, para guía y control de la INFORMACIÓN disponible.

El Índice es un auxiliar descriptivo que tiene como característica principal su facilidad para pasar a computadora. Este auxiliar cuando se realiza, siempre tiene que ser un auxiliar descriptivo; es decir que debe llevarnos directamente al DOCUMENTO.

La elaboración de ÍNDICES es una actividad bastante compleja si se quiere hacer realmente un trabajo bueno; requiere de conocimientos tanto administrativos como funcionales de los DOCUMENTOS y la entidad, así como la demanda de INFORMACIÓN y las posibilidades de explotación de la INFORMACIÓN.

Lamentablemente en la mayoría de los Archivos, por no generalizar, existen DOCUMENTOS que solo han sido explotados desde el punto de vista histórico y sociológico, pero queda mucha INFORMACIÓN sin darse a conocer.

El Índice es alternativo con el catálogo u opcional; sobre todo en documentación a la que le basta un índice. En igualdad de condiciones, se prefiere el índice inmediato. Cuando se decide por el índice en un archivo, es necesario tener en cuenta:

el interés del usuario,

las características de la documentación y del mismo índice:

-- cantidad de datos,

-- tamaño de la ficha,

-- sistema clasificatorio, etc.,

los límites de la archivería a la que va a servir el índice.

-- Al conocer los temas más consultados, o en el supuesto de no conocerlos se realiza una pequeña encuesta, como lo piden, etc.,

-- En los tipos documentales legislativos, es conveniente realizar una división en dos clases:

--- aquellos en los que predomina una política general, que dicho sea de paso, les viene bien un catálogo.

--- aquellos que son rutinarios.

El índice es siempre recomendable en todos los DOCUMENTOS en que predominan nóminas de personas, cosas y lugares.

--- Mientras no ingrese a una computadora conviene que el índice tenga un límite, sea en el espacio o en el tiempo.

El índice tiene que ser programado al tiempo que se programa el catálogo o el inventario analítico, para mayor facilidad y comprensión del trabajo a efectuar. Normalmente la utilización de los ordenadores elimina las diferencias de trabajo existentes entre inventario y catálogos e índices.

Un índice debe tener el mínimo de datos necesarios. Ese mínimo está formado por palabras, que el usuario utiliza como dato de la localización o del DOCUMENTO.

Una de las finalidades de la indización es de realizar un análisis exhaustivo de los DOCUMENTOS a fin de darle una cobertura de investigación mayor.

Por lo expuesto entonces comprendemos que la indización comprende una serie de actividades, preferentemente después de haber realizado la catalogación del Archivo, porque uno de los principales problemas consiste en la extracción de palabras con una fuerte carga semántica, expresiva e informativa sobre los contenidos documentales. Lo cual nos hace comprender que la transmisión del conocimiento se realiza a través de un lenguaje, en el cual se fija y transmiten ideas y conocimientos.

La ciencia, la técnica, y la comunicación se realiza sobre lenguajes, sean escritos, orales o de imagen, y en la actualidad, permite la reconstrucción de experiencias comprobatorias o la no repetición de hechos científicos por su actualización permanente.

La permanente acción dinámica de las instituciones y la creatividad humana, el lenguaje encierra varios significados o se expande conceptualmente de acuerdo con las actividades documentales como reflejos de las institucionales. estas actividades ponen de manifiesto la necesidad de comunicarse, sofisticando un estilo propio de cada institución, estructurándose de una forma particular, que no siempre es conocida por el usuario.

La Archivología no esta lejos de este fenómeno, tiene su tendencia de crear un metalenguaje, considerando los términos propios de la ciencia y la denominación del lenguaje universal para la estructura archivística, con términos conceptualizados y aceptados en todos los niveles archivísticos.

Es una de las razones que normalmente permite utilizar términos de la tipología documental para la realización de los ÍNDICES, términos o vocablos que contienen los atributos documentales al cual podríamos denominarlo ÍNDICE matriz.

Los ÍNDICES no revelan el texto original, pero, debido a la carga semántica de sus términos, nos permite aproximarnos a la idea central. Podemos afirmar que el ÍNDICE es un resumen de resúmenes. El buen indizador, necesita conocer a fondo los flujogramas documentarios, con el objeto de ver las distintas utilidades que se le asigna al DOCUMENTO, sus distintas relaciones con cada sector de trabajo, los distintos requerimientos de cada actividad, es decir, conocer el ciclo documental de cada tipo o clase de DOCUMENTO, de modo que cuando se emplee los descriptores, sean fácilmente interpretados; aparte que es necesario conocer la terminología archivística y la administrativa.

Básicamente influyen dos aspectos para un buen indizador:

Una amplia cultura general, que le permita ampliar los horizontes de consulta a los DOCUMENTOS. Se da por sentado que el indizador tiene que ser un Archivero profesional, cuya formación le permite ver el amplio espectro de la Archivología y lo despoja de subjetivismos.

Un contacto permanente y directo con la institución, en todas sus áreas, que le permita apreciar las utilidades del ÍNDICE que se realiza.

El archivero profesional requiere permanentemente del trabajo en equipo, una persona sola, no puede realizar todas las labores del Archivo, así mismo, su labor está ineludiblemente relacionada con todas las áreas de la institución, actualizándose sobre las distintas modificaciones que se dan en la administración dinámica.

Los ÍNDICES son trabajos de síntesis y condensación al máximo, por lo que requiere un máximo trabajo intelectual, máxime, que esta estrechamente relacionado con los sistemas informáticos.

Hay que considerar en la elaboración de los ÍNDICES, la manifestación habitual de la falta de conocimiento de la institución, por un lado, y la enorme variación de contenidos documentales por otro, requiriendo un sobre-esfuerzo para que un Archivo cuente con un buen ÍNDICE, los beneficios justifican todos los esfuerzos.

El problema principal que se presenta en la administración pública y en muchos casos en la administración privada, es la falta de INFORMACIÓN que tiende a aumentar mucho más, en una progresión geométrica, por lo que se hace necesario la decisión de adoptar medidas tendentes a una política de desarrollo de los Archivos, y que, lamentablemente los ejecutivos, preocupados básicamente por los problemas económicos directos, no le dan la importancia necesaria al conocimiento patrimonial, resta mucho por hacer aun en los Archivos.

El personal que maneje los ÍNDICES, que los elabore, para que de resultados óptimos y demostrativos de la influencia económica de la institución, tiene que ser altamente cualificado, con un trabajo de tiempo completo.

El ÍNDICE es un trabajo muy relacionado con la tecnología, se considera la entrada (input), el proceso de la INFORMACIÓN (Index) y la salida (output), generando un estado de costo sobre cada etapa, es decir, si se pretende ahorrar tiempo en el input o entrada, se incrementa el gasto en la salida output, manteniéndose un equilibrio de costos en ambos casos.

Cuando el indizador o documentalista o archivero conoce como se le ha de solicitar el dato; ahorra en tiempo y trabajo, resolviendo rápidamente dudas de la propia elaboración de datos, de ahí la importancia de un amplio conocimiento sobre los usuarios del sistema.

El ÍNDICE es muy sutil como sistema clasificatorio, al agruparse los términos conceptuales, pero nuestra principal preocupación consiste en la DESCRIPCIÓN propiamente dicha.

El ÍNDICE, para ser elaborado eficazmente, debe conservar básicamente tres propiedades:

l) Lenguaje: El lenguaje empleado en los ÍNDICES, debe ser fiel a la documentación indizada, de modo que permita una comprensión fácil del usuario. El lenguaje está compuesto por los términos (descriptores) por los cuales se darán al usuario el conocimiento de lo solicitado, para ello es necesario tomar en cuenta:

Clase de palabras.- Es preferible utilizar palabras generalizadas, como precaución, acción, en lugar de precautelar, o actuar.

Idioma.- Preferentemente utilizar el idioma de nuestra comprensión, en nuestro caso el castellano, y en el orden adecuado utilizando todas las letras del castellano, incluyendo la CH y la LL. Utilizar los términos más ampliamente usados y conocidos, tanto en la región como en la disciplina; en todo caso, utilizar términos de referencia.

Tesauros véase tesauros.

Jiménez véase Giménez.

Para nombres y apellidos, respetar las normativas vigentes, lo mismo que para la transliteración.

Cuando se usan términos idiomáticos distintos al empleado en la indización, tomar en cuenta las normativas idiomáticas, así por ejemplo, en inglés y en portugués, el apellido paterno es el segundo y no el primero como se estila en castellano.

Al igual que en las guías telefónicas, cuando se repite una palabra, es preferente colocar primero la repetida, y en segundo orden, los nombres de distinción.

Clasificación

Archivos

catálogos

inventarios

resúmenes

Minimizar el empleo de puntuación, ateniéndose a las normativas vigentes sobre omisión de signos diacríticos (signos aplicados a algunas letras para darles un valor especial), signos especiales, etc.

Las siglas se alfabetizan como términos o vocablos valorizados como palabras. Al utilizar siglas o acrónimos, es preferible utilizar los más conocidos o corrientes en el uso.

Los términos polisémicos (Homónimos), fenómeno semántico que se da cuando una forma fonética puede poseer diversos significados, si no se puede evitarlos es necesario aclarar con un paréntesis, o notas de alcance, sobre su significado:

Lima (fruto),

Lima (capital),

Lima (herramienta).

Lo contrario a la polisemia, la polinimia, se presenta cuando un significado tiene distintas formas fonéticas en el mismo lenguaje, es necesario darle una misma situación a la anterior.

En cuando a la utilización del lenguaje, se presentan clasificaciones potenciales como:

Lenguaje Natural

Es decir, cuando el ÍNDICE utiliza datos con vocablos extraídos de los DOCUMENTOS, tal cual figuran sin alteración intencional.

El lenguaje natural se utiliza preferentemente en aquellos Documentos que han de ser útiles a la administración, dado que el usuario o investigador ha de estar mas interiorizado con este tipo de lenguaje. Este lenguaje produce el ÍNDICE MATRIZ, en base a los tipos documentales, que en términos generales seria un índice por series, p.e.

Comprobantes

                 de Pago

                 de ingreso

                 de cuentas

                 de diario

Lenguaje Técnico

Es decir cuando el ÍNDICE utiliza datos cuyo significado sea referente a la especialización científica o técnica. En este caso es preferible utilizar un lenguaje normalizado, de modo que el empleo de ciertos términos sean siempre con el mismo significado y no con una libre interpretación.

El Lenguaje Técnico se utiliza en aquellos índices destinados a la recuperación de INFORMACIÓN científica y tecnológica de los Documentos de archivo, requiere de un conocimiento muy amplio sobre los términos científicos.

Lenguaje precoordinado

Se denomina así cuando el ÍNDICE utiliza datos combinados para una mejor comprensión del significado documental.

El lenguaje precoordinado se utiliza preferentemente en aquellos archivos cuyos temas son muy amplios, lo cual se presta a confusiones de parte del usuario o del investigador. Este lenguaje es utilizado generalmente en el ÍNDICE DOCUMENTAL, denominado ÍNDICE DIRECTO por Manuel Vázquez. El indizador realiza un análisis previo del DOCUMENTO para lograr los términos significativos. p.e.

Resoluciones

                 Nombramientos

                 Juan Arocena

                 Ricardo Bustamante

                 Santa Fe

Lenguaje poscoordinado

Llamado así porque la coordinación de términos se realizan después de realizado el ÍNDICE, el cual ha utilizado términos muy simples. Este lenguaje presenta una subdivisión:

Lenguaje pos-coordinado pluritérmino

Considerado como uno de los mas utilizados para realizar el ÍNDICE, se realiza con términos conocidos por los usuarios o investigadores; la búsqueda de INFORMACIÓN se realiza combinando términos de acuerdo a las necesidades de investigación. Este lenguaje es conveniente utilizarlo en el ÍNDICE DE AUXILIARES, denominado por Manuel Vázquez ÍNDICE INDIRECTO, que consiste sobre todo en tomar referencias o términos de los auxiliares descriptivos del archivo, términos que son conocidos por el usuario por estar familiarizado.

Lenguaje poscoordinado unitérmino

Mas adecuado para fines informáticos, este lenguaje utiliza términos concretos, sin posibilidades de combinación, la búsqueda se realiza en forma directa. Para utilizar este tipo de lenguaje es necesario que el archivo sea pequeño, y los temas contenidos sean definidos, porque se presta a confusiones terminológicas.

SISTEMAS CLASIFICATORIOS

En la publicación de todo auxiliar descriptivo, la redacción de uno o varios índices resulta imprescindible, su presencia o ausencia decide su grado de utilidad. El índice reproduce la sucesión de partes, expedientes, volúmenes, folios, acápites, etc. en que se encuentra clasificado y dividido el o los documentos, con referencia a los folios que abarcan.

Los índices más corrientes son:

a) onomástico (de personas citadas)

b) geográfico (de lugares citados)

c) ideológico (de materias o conceptos citados).

De acuerdo con la naturaleza del documento, los índices tienen utilidad mayor cuanto más numerosas sean las "entradas" o "títulos" que lo componen. La utilidad del índice de materiales dependerá mayormente del volumen o expediente que se describe, considerando que está estructurado según un orden lógico intrínseco.

Dentro de la temática que nos ocupa, los sistemas clasificatorios a través de los ÍNDICES nos facilitan enormemente los trabajos de ubicación de los DOCUMENTOS, razón por la cual se le presta importancia.

Los sistemas clasificatorios los podemos dividir en:

Sistemas clasificatorios Universales

Son los sistemas de uso normalizado, de carácter universal, es decir, que se pueden emplear en cual parte, siendo comprendidos perfectamente, ej. CDU, ISO, etc.

Sistemas clasificatorios Generales

Son los sistemas que abarcan todos los temas, no existe propiamente una diferencia con el anterior.

Sistemas clasificatorios Autónomos

Creados con fines específicos, para resolver problemas locales de INFORMACIÓN o problemas concretos.

Sistemas clasificatorios Especializados

Dedicada a la utilización de INFORMACIÓN especializada, es decir, dentro de un tema especifico de las ciencias.

Sistemas clasificatorios Semi-autónomos

Son sistemas clasificatorios locales, para resolver determinados temas pero que tienen por finalidad incorporarse en sistemas mas amplios.

Como resumen de todos estos sistemas tenemos entonces:

Los sistemas alfabéticos generales

Que pueden utilizarse en temáticos o por asunto, en onomásticos, geográficos, toponímicos, etc..

Los sistemas numéricos

Que pueden ser empleados por temas, pueden ser también progresivos ascendentes o descendentes, sistemas decimales, dígitos terminales o medios.

Los sistemas cronológicos

Ascendentes o descendentes, denominados también jerárquicos.

Los sistemas mixtos

Como combinaciones de las anteriores alternativas.

SIMPLIFICACIÓN DE LAS REGLAS DE INDIZACIÓN

El Orden básico es el alfabeto, palabra por palabra excepto en casos en que un arreglo numérico o cronológico sea preferible.

Pío X

Pío XI

Pío XII

Ordenar alfabéticamente todas las fichas, tanto en castellano como en idiomas extranjeros siguiendo el orden que establece el alfabeto castellano (principalmente con respecto a la ch.)

Ordenar palabra por palabra y a su vez, letra por letra dentro de una palabra. Aplicar el principio "nada antes que algo" por lo tanto una letra vale o una palabra corta preceden a una palabra más larga.

Martín, Onésimo

Martínez, José.

Ordenar las siglas como palabras, por ejemplo OEA - ONU - CIDA. Si son poco conocidos se hará referencia cruzada del nombre desarrollado.

Sigla: es la forma breve de un ente corporativo o un término compuesto de un grupo de letras que se escriben y pronuncian como si fueran una sola palabra. (Ej. Láser)

Cuando varias entradas o asientos contienen una palabra escrita con distinta ortografía tal como sicología y sicología, se elige la más aceptada por el uso y se hace la referencia cruzada.

Los nombres propios con distintas ortografías o con pequeñas variantes deben indizarse cada uno en su lugar correspondiente pero dejando ficha de referencia cruzada en todos los grupos. Se ponen todos juntos por sonido.

Zabala - Zavala

Gala - Galas

Vilchez - Vilches

Giménez - Jiménez

Los nombres de mujeres casadas se indizan por el apellido de soltera y el nombre de pila. Conviene escribir el apellido del marido para mejor identificación pero no se toma en cuenta al indizar.

López de Boretti, María

Los apellidos dobles, se escribirán por el primer apellido y el nombre de pila sin tener en cuenta el segundo.

Vergara Castillo, Lilia

Nota: téngase presente que en portugués y en inglés el apellido materno va al principio.

José Pedro Pinto Esposel

materno

José Pedro Esposel Pinto

Los apellidos y nombres de lugares de un prefijo unido o no con apóstrofe se indizarán teniendo en cuenta el prefijo sea éste artículo o preposición, contracción de ambos, patronímico o aun sustantivo.

Von - Mac - Mc - M`

No tratándose de nombres de personas o de lugares, el articulo inicial de un nombre no se toma en cuenta al indizar y se coloca detrás entre paréntesis.

Noticioso Archivero (El)

Para nombres de instituciones puede acordarse tomar en cuenta la primera palabra que sigue a un término muy repetido, por ej.: cía, empresa, instituto, fábrica.

CONSEJOS PRÁCTICOS

En la confección del índice, es necesario tomar en cuenta:

1) debe proveerse de una cantidad de fichas y de un tamaño proporcionales a la previsible cantidad de folios citados en cada entrada (ítem).

2) leer cada pieza documental con atención y cada vez que se encuentre un nombre de persona o de lugar, se llena una ficha; debajo del nombre se escribe el número del folio en que se encuentra.

3) cada nueva ficha ocupará su respectivo lugar alfabético.

4) cada que se encuentre un nombre de persona o lugar, se consulta si tiene ficha abierta, en caso positivo, se añade un nuevo número de folio a los existentes; en caso negativo, se hará una nueva ficha.

5) si se decide publicar índices por separado, al elaborarlos se conforman los grupos ordenados alfabéticamente de fichas, de acuerdo con un plan preestablecido; v. gr. un grupo para personas y otro para lugares. Si se publican en forma integrada, es suficiente un solo grupo ordenado alfabéticamente.

6) es recomendable que en la primera lectura del documento se preste atención a la elaboración de los dos índices mencionados up supra; para el índice de materias, más complejo y delicado, se realiza una segunda lectura integra del documento.

7) un vez acabado el "vaciado" del documento, se transcribe mecanográfica o electrónicamente las fichas. Se toma en cuenta:

a) Por economía de espacio, se unifican las cifras cuando son mas de 2 paginas sucesivas: p.ej., cuando en una ficha constan los folios 240,241,242,243,244; al realizar la trascripción mecanográfica se escribe: 240 - 244.

b) se añaden referencias cruzadas: en las fichas de aquellos conceptos que tengan relación con otros conceptos, después de los números de folios anotados.

LOS ÍNDICES TEMÁTICOS

El índice archivístico no ha logrado todavía el desarrollo que tiene el índice bibliográfico. Pero, desde el punto de vista de la experiencia se ha comprobado que no es nada sensato tomar prestadas las técnicas de otras ramas del conocimiento documental para aplicarlas a documentos producidos por entidades institucionales, como las correspondientes a archivos. Los métodos documentalistas de las bibliotecas han evolucionado en razón de la problemática propia de la bibliotecología y no de la archivología.

Los documentos de los archivos son la memoria de las instituciones, razón suficiente que nos lleva a diferentes accesos en la indización. Tener acceso a los documentos por medio de nombres de personas, cosas y lugares es obvio, se ha hecho siempre. El problema parece presentarse cuando se tienen que tomar temas que no sean históricos. Consideremos entonces que en estos casos, las clasificaciones no se limitan solo al principio de pertenencia ni al principio del orden original, requiere de un conocimiento básico de la clasificación general sobre temas varios a los cuales nos impulsa la indización. Lo lógico es pensar que “el ordenamiento de los documentos por la procedencia administrativa limita el campo de investigación de estos documentos”[2]

Mientras que en las bibliotecas se puede tener acceso por medio de un simple catálogo clasificado de todos los fondos; no sucede lo mismo con los archivos, que una vez clasificados todas las entradas en sus auxiliares descriptivos o auxiliares de referencia, son de naturaleza específica, por la sencilla razón de que no existen documentos generales.

CLASIFICACIÓN

La clasificación, es la agrupación temática bajo un solo  encabezamiento, se emplea en los índices de archivo, en razón del método, que generalmente es alfabético. Así, los encabezamientos también son susceptibles de ordenarse alfabéticamente para construir el índice como un todo. Pero eso no significa que el índice esté completamente clasificado. “Cuando se tiene una consulta específica que combina nombres y resúmenes, es más útil tener un índice donde se puedan chequear todas las alternativas de acceso y por lo general es preferible que las entradas se hagan como ítems específicos en lugar de reunirlas en grupos”. Estas formas de clasificación que no consideran la organicidad de la institución, parecerían destinadas al fracaso, al igual que su normalización.

El indizador debe considerar siempre la probabilidad que el investigador está interesados en el tema A y puede interesarse en el tema B. Esto obligaría a los archiveros a pensar en encabezamientos generales que permitan un mejor acercamiento al concepto de la información contenida en los documentos. No es solo falta de comprensión de esta temática, sino una falta de preparación o capacitación de quienes están a cargo de los archivos, que no les permite vislumbrar en forma adecuada una clasificación científica, en muchos casos son solo cuestiones personales, que perjudicar una visión mas completa de las perspectivas documentales, existe aun personal relacionado con los archivos que los documentos solo sirven a los historiadores y a los estudiantes, y eso es una lástima porque desconocen el potencial de sus archivos en cuanto a información científica se refiere.

Una de las mayores dificultades que confronta la indización por materias, comparadas con la indización por nombres, es la consistencia, estabilidad, coherencia, ausencia de contradicción, para ello es necesario realizarnos las mismas preguntas periódicamente:

Se ha indizado de esta forma anteriormente?"

Se ha indizado con profundidad este tipo documental antes?

Si se hizo, qué lenguaje se usó anteriormente?"

Con el fin de lograr consistencia, el indizador debe comprender que si hay un tema particular, deberá estar en un grupo particular, empleando el idioma particular para describirlo mejor.

Lógicamente que hay que considerar que si se presentan índices de esta naturaleza, serán pequeños en comparación con el índice General. Lo cual debe revisarse en forma periódica para mantener su consistencia.

Se debe estudiar con calma y seriedad, que temas se decidirán y qué grupo o grupos de temas deben estudiarse, inclusive cuando esta decisión se acerca a una referencia cruzada.

Ahora bien, la clasificación archivística si bien es fácil desde el punto de vista administrativo y respetando los principios y enunciados archivísticos, esta misma hace casi imposible realizar una clasificación preconsolidada, al estilo de las bibliotecas. Las series documentales de los archivos, difieren considerablemente en contenido, y en muchos aspectos, difiere también del lenguaje empleado. Esto nos lleva a recomendar que cualquier clasificación solo debe aplicarse a los índices.

Cuando la indización se aplica a las guías de archivo es preferible tratar de que se realicen de una misma forma para evitar estados engorrosos de confusión a la hora de manejar información de este tipo. “La necesidad en este caso es de índices específicos de unas manera que las entradas como un todo no estén arregladas por grupos de materia, o índices generales donde las materias y los nombres aparecen en un orden, no por separado, y de índices que tengan algún tipo de control de consistencia.”[3]

Los índices no pueden darse con la ayuda de máquinas. Porque las técnicas hasta ahora desarrolladas en los sistemas de recuperación, no se adaptan a la investigación de archivos. Menos aun el mentado ISIS, que sirve de gran ayuda a la bibliotecología pero que es un desastre para los archivos, cuando los auxiliares descriptivos son realmente serios.

La construcción de índices, temáticos y generales, implica por si mismos una sucesión de decisiones, desde la búsqueda de precedentes hasta la toma de las decisiones finales. Aun está sujeto a cambiar de sistema.

La única ventaja de la informática es que los índices almacenados, pueden mezclarse para producir índices generalizados o realizar selecciones siempre y cuando sean consistentes.

El análisis de los lenguajes también requieren un grado de decisiones, establecer normas y parámetros para dicho lenguaje.

APLICACIÓN DE LOS ORDENADORES

Un ordenador facilita mucho el trabajo de la indización, si se comprende lo que se quiere realizar y lo que se desea obtener del ordenador. Se puede presentar con entradas compuestas por palabras guía, pero hasta que grado podemos modificar las referencias de palabras guía como nombres, de personas, lugares, vehículos, corporaciones o documentos. Los nombres y materias pueden ser parte de la entrada.

Las materias deben encontrarse de acuerdo a la clasificación, pero posiblemente tengamos un enfrentamiento de términos, los mismos que deben ordenarse para que no afecte el resultado.

Consideremos algunos posibles:

1.- El término puede emplearse como un término guía, por lo tanto debemos considerarla como una entrada.

2.- El término puede emplearse como sinónimo de un término guía aceptado, en cuyo caso se sustituye por el término original, así tenemos referencias cruzadas de términos originales y términos guías.

3.- El término puede encontrarse listado como un encabezamiento de un término guía, corresponde emplear sinónimos, o bien es necesario modificar los términos de entrada.

4.-           La palabra guía se encuentra en la clasificación, y en este caso volvemos al recurso idiomático de los sinónimos.

5.- Si el término se encuentra con dos significados, como un homónimo, empleamos sinónimos o buscamos una nueva clasificación.

6.- El término no aparece y el ordenador lo rechaza por no estar calificado, revisar la clasificación.

Es obligación del archivero que trabaja con índices, considerar estos aspectos que pueden llegar al rechazo por los sistemas informáticos y modificarlos o modificar el sistema de manera que se vuelven aceptables.

CONSTRUCCIÓN DE LA CLASIFICACIÓN

Cuando existen las entradas suficientes como para manejar una cuestión clasificatoria, es necesario planificarla en primera instancia, efectuar una clasificación externa. Esta estará compuesta en primera instancia tomando en cuenta los resultados anteriores, los sinónimos y algunos encabezamientos. No lo es todo pero por algo se empieza. Luego será necesario efectuar la lista de materias con encabezamientos más amplios con los cuales estarán asociados los términos de índice.

Los encabezamientos forman los elementos de la clasificación externa sobre la cual se puede conformar la clasificación interna. Ahora es cuando debemos examinar cada término de la clasificación.

Para cada encabezamiento, hay un grupo de términos de índice asociados que pueden tratarse de sinónimos o de lo contrario son términos subordinados.

A estas alturas, mediante la clasificación, el índice se convierte en un solo cuerpo en el cual un cambio afecta al índice.

“La clasificación puede ampliarse en cada etapa sucesiva cuando se necesite. Siempre que los temas adecuados estén asociados con un solo encabezamiento podrán reagruparlos, y esto permitirá cambios en el nivel y muchas veces desaparecer o adicionar términos. Ya que ningún término puede agregarse al sistema sin colocarlo en la clasificación, tales adiciones solamente pueden ocurrir después de un escrutinio de los siguientes, lo cual establecerá su relativo valor y asegurará la consistencia de la descripción.”[4]

EJEMPLO DE INDICE

DATACIÓN

Clasificación

Término de Índice

Ubicación

Argentina

conversaciones Anglo-Norteamericanas respecto a

109

conversaciones anglo-brasileras respecto a

50-56

fronteras de

267

reconocimiento de la frontera

231

Situación en

288

Actas

Censo de Producción

Garantías de exportación



[1]Vázquez, Manuel. Op. Cit.

[2]Lionel Bell B.A.. ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN, VOCABULARIO CONTROLADO EN LA INDIZACIÓN DE ARCHIVOS en: La Administración Moderna de Archivos y la Gestión de Documentos: El Prontuario RAMP, recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos. Programa General de Información y UNISIST, UNESCO. París, Diciembre de 1985. Pag. 260.

[3] Lionel Bell B.A.. ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN, id..

[4] (Lionel Bell B.A.. ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN, idem

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