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CLASIFICACIÓN DE LOS CATÁLOGOS ARCHIVÍSTICOS

Publicado el: 25/05/2011 / Leido: 17256 veces / Comentarios: 2 / Archivos Adjuntos: 0

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CLASIFICACIÓN DE LOS CATÁLOGOS

VÍCTOR HUGO ARÉVALO JORDÁN

La elaboración del CATALOGO es una tarea ardua, requiere de una atención adecuada y un criterio formado, reiterando, este auxiliar descriptivo tiene básicamente el objetivo de facilitar la investigación, razón suficiente para analizar detenidamente los datos que se han de emplear o de la INFORMACIÓN que se desea facilitar. "Tanto para el inventario analítico (ver Inventarios) como para el CATALOGO se confeccionan una o más fichas (ficha guía principal o fichas auxiliares y de referencia). La elaboración de fichas CATALOGOS es una de las tareas más importantes de los Archivos, y además, una de las más largas y penosas, que requiere mayor concentración mental, inteligencia, criterio, juicio propio del archivero".[1]

Los criterios para confeccionar las fichas catalográficas pueden variar de un Archivo a otro, de acuerdo a las necesidades institucionales.

Es recomendable que estas fichas tengan una DESCRIPCIÓN con suficientes contenidos como para facilitar no sólo la ubicación inmediata, sino también la facilidad de interpretación del documento para el investigador, de modo que el usuario no pierda el tiempo tratando de interpretar si son los documentos adecuados a su investigación, asimismo, es necesario especificar cuando se trata de documentación con contenidos científicos y tecnológicos.

Lógicamente que es necesario en lo posible evitar el uso de términos ambiguos o demasiado generalizados, como "correspondencia", "recibos", "emitidos", "recibida". Si el tipo documental es muy genérico, es necesario indicar algún descriptor que permita aclarar más el contenido sustantivo del documento.

Normalmente los CATALOGOS se utilizan para describir unidades menores; pero, eso no significa que pueda utilizarse en unidades intermedias y unidades mayores; si la variedad y el volumen así lo justifica.

"Una de las habilidades más difíciles de adquirir es la de resumir, apuntando lo esencial y tomando solo lo indispensable del contenido. Aún así, algunos resúmenes pueden necesitar páginas, para su explicación (pleitos, actas, cartas, informes, etc.), si se quiere mencionar por lo menos lo sustantivo referido a fechas, personas, lugares, cosas y acontecimientos. Resumiendo, pues, la redacción de los catálogos es la última de las fases de un proyecto de DESCRIPCIÓN en un doble sentido, en el de su tiempo de redacción, puesto que espera a las otras dos, y en el de la prioridad para poner en ellas los recursos que reclama.[2]

Consideremos que la Clasificación presentada por Manuel Vázquez es adecuada a las necesidades de un Archivo, elementalmente los divide en dos grupos: por la extensión con que describen el contenido sustantivo y por el sistema clasificatorio empleado.[3]

La DESCRIPCIÓN del contenido sustantivo, se refiere a la extensión por la cantidad de conceptos, palabras y expresiones que se ha de emplear el efectuar un resumen del documento, el mismo autor, citado en párrafo anterior, los clasifica como CATALOGOS de epígrafe, de resumen y de extracto.

CATALOGO DE EPÍGRAFE

El epígrafe del griego epigraphé se considera como resumen o cita que suele encabezar una obra científica o literaria, o cada uno de sus capítulos o divisiones para indicar su contenido. Es una inscripción o escrito que objetiviza a las cartas, la rúbrica, en los libros antiguos. Describe el contenido sustantivo del documento con una cita o una sentencia breve dando un concepto general sobre los contenidos. El término epígrafe significa resumen, cita o sentencia breve. Al realizar un CATALOGO de Epígrafe, no se requiere de un personal especializado en el tema, podría decirse que es factible de realizarlo sin tratamiento alguno, sin gran esfuerzo intelectual.

Tiene el inconveniente de que la INFORMACIÓN es muy limitada, lo cual no facilita a la investigación ni da la orientación necesaria, es más propio de un inventario que de un CATALOGO; pero, para el archivero, es de gran utilidad para la ubicación inmediata del documento.

CATALOGO DE EXTRACTO

Transmite la INFORMACIÓN mediante una o dos frases recopiladas textualmente. El término Extracto significa resumen de un escrito, pero en derecho tiene un significado más acorde con nuestras necesidades: como apuntamiento o resumen de un expediente. No sucede lo mismo que en el CATALOGO de epígrafe, el CATALOGO de extracto requiere de una cierta preparación y sobre todo conocimientos relacionados a la documentación de Archivos y administración cuando se trata de un Archivo administrativo, y conocimientos heurísticos cuando se trata de un Archivo Histórico, en todos los casos, hay que tener un conocimiento adecuado de los temas científicos y técnicos, a fin de no desperdiciar esta INFORMACIÓN.

La INFORMACIÓN volcada a los CATALOGOS requiere de un esfuerzo mínimo intelectual, mejorando por sus datos contenidos, las facilidades otorgadas al usuario o investigador cuando se le brinda INFORMACIÓN.

CATALOGO DE RESUMEN

 Propiamente dicho, expone en forma resumida el asunto o materia que encierra el contenido sustantivo. "El resumen es la representación condensada del contenido de un documento, de extensión variable y que refleja o traduce el contenido del documento original".[4]

El resumen persigue dos finalidades esenciales; ayudar al usuario en interesarse por el tema, de modo que posteriormente pueda leer todo el documento, o bien facilitar al usuario la INFORMACIÓN básica con el fin de evitar el manejo de los documentos.

Los resúmenes se dividen según la utilización que se le de:

-Indicativos o descriptivos,

-Informativo o Abstractivo,

-Analítico o de síntesis.

Resumen indicativo

Denominado también descriptivo; sirve para indicar, dar a entender o significar con pocas palabras el contenido del documento, se redacta superficialmente los temas, proporcionando INFORMACIÓN generalizada del contenido sustantivo. En este tipo de resúmenes se emplean de 10 a 50 palabras como límites ideales.

Resumen informativo

Denominado también abstractivo; sirve para informar, dar noticia, se redacta el contenido sustantivo mediante una relación lógica de los puntos de vista argumentados, mediante frases coherentes. En este tipo de resúmenes se emplean de 50 a 100 palabras como límites ideales.

Resumen Analítico

Denominado también de síntesis; sirve para proporcionar al usuario la INFORMACIÓN completa sobre los contenidos del documento, propiamente reemplaza al documento. En este resumen se distinguen y separan las partes del todo sustantivo, hasta llegar a conocer las partes verdaderamente sustantivas. Este aspecto lo vemos en el siguiente acápite.

TITULO

SIGNATURA TOPOGRÁFICA

ENCABEZAMIENTO

 

CONTENIDO

SUSTANTIVO

 

 

DATOS PARA EL INVESTIGADOR¦

 

OBSERVACIONES

Modelo de Ficha catalográfica de Manuel Vasquez [5]

REDACCIÓN DEL RESUMEN

Al efectuar un resumen se tienen en cuenta dos aspectos esenciales, copiar el documento o interpretar.

Por copiar nos referimos a buscar aquellos fragmentos cuyos contenidos sean abundantes en INFORMACIÓN y se constituyen en elementos portadores de INFORMACIÓN, es decir, de alto contenido semántico.

Por interpretar nos referimos a comprender y expresar bien el asunto o materia que tratamos sobre el contenido sustantivo para ello se hace necesario leer, profundizar sobre los contenidos del documento, obtener los aspectos esenciales y expresarlos los adecuadamente.

El resumen, para ser interpretado adecuadamente, debe ser estudiado desde distintos aspectos:

CONTENIDO DEL RESUMEN

Por su significación y por la importancia que tiene dentro del CATALOGO, es necesario tener en cuenta:

TITULO

ENCABEZAMIENTO

CONTENIDO SUSTANTIVO

 

DATOS PARA EL INVESTIGADOR

OBSERVACIONES

Anverso de una ficha catalográfica[6]

EL PROPÓSITO DE LA CATALOGACIÓN, la razón fundamental por la cual se elabora el CATALOGO determina el tipo de INFORMACIÓN que quiere facilitarse. Si queremos realizar un catalogo con carácter científico, elegiremos el tema principal y la redacción del resumen estará de acuerdo con la ciencia que queremos exponer.

EL TEMA DEL RESUMEN

Generalmente consiste en el motivo esencial por el cual fue creado el documento que se cataloga, especialmente se derivan fichas heurísticas o de carácter científico-técnico cuando el documento posee estas características.

Si se trata de un expediente, el resumen se efectúa basándose en el objetivo por el cual fueron acumulándose los documentos, si se hiciera una DESCRIPCIÓN de cada pieza documental, el valor de los contenidos sustantivos pueden perder valor, puesto que un expediente posee documentos de índole facilitativa. Disminuye el interés del investigador.

ARCHIVO

FONDO DOCUMENTAL

SIGNATURA TOPOGRÁFICA

NUMERO DE INVENTARIO

NUMERO DE ÍNDICE

NUMERO DE GUÍA

Reverso de una ficha catalográfica [7]

CONCLUSIONES DEL RESUMEN

Pueden expresarse por la significación propia del documento.

En un resumen es necesario tomar en cuenta algunos elementos que podemos clasificarlos en Primarios y Secundarios:

Los elementos documentales Primarios responden esencialmente a las necesidades de la entidad productora, estará compuesto por el Descriptor Inicial, constituido generalmente por el tipo documental, (memorando, solicitud, recibo, etc.); es mayormente utilizado por los resúmenes indicativos, informativos y Analíticos. El tipo documental tiene la ventaja de abreviar el contenido documental, si enunciamos "recibos", es lógico que no nos referiremos a la correspondencia, porque el nombre propio del tipo documental encierra en sí el significado del documento, razón por la cual es el más utilizado en los resúmenes.

Otro de los elementos documentales Primarios es el material, materia o asunto del contenido sustantivo, que se utiliza en los resúmenes indicativos o descriptivos. Nos basamos en este punto sobre uno de los principios enunciados por Schellemberg: "El archivero debe indicar sólo aquellos asuntos o materias que dan a conocer la significación o que facilitan el uso de los documentos".[8] Existe una gran mayoría de Archivos en los cuales no se toma en cuenta este aspecto, generalmente se considera el "asunto" sobre aquello en que se desenvuelve el documento, es decir, pertinente solamente al dominio de la administración, Institución o entidad productora, sin tomar en cuenta que existe una parte "externa" a la institución que tiene enormes posibilidades de utilización de documentos como elementos de investigación. En la actualidad, tal práctica no se lleva a cabo porque los investigadores desconocen los contenidos documentales de cada institución, debido a la ausencia de auxiliares descriptivos publicados y sobre todo de la poca utilidad que pueden obtener con los auxiliares descriptivos actuales.

Otro de los elementos documentales Primarios es la Explicación, que se interpretas como la relación de los puntos de vista sobre el contenido sustantivo, que puede ser utilizado por los resúmenes informativos o Abstractivos.

La Explicación entendemos como la exposición del asunto para que se más perceptible el contenido sustantivo del documento, se manifiesta o revela la causa o motivo por el cual ha sido creado el documento. Si el nombre del tipo documental muy ambiguo como "correspondencia" en la Explicación se aclara como "reclamo", esta simple palabra, cambia el sentido de la interpretación del tipo documental y nos da una pauta más concreta sobre la causa del documento, es por lo tanto más perceptible.

Los elementos documentales secundarios, se dirigen a las necesidades de los usuarios, que básicamente responderán a las preguntas:

Por qué?,

para qué?

Cómo?

Por qué se ha iniciado el expediente o se ha creado el documento?, esta pregunta corresponde a la causa por la cual se ha iniciado el documento o se lo ha creado. Generalmente se utiliza en resúmenes analíticos.

Para que se ha efectuado el tramite o se creado el documento, la pregunta va dirigida a la finalidad por la cual fue creado el documento, corresponde conocer los resultados del tramite, o las conclusiones del documento en si.

 Como fue creado el documento?, corresponde a la clasificación textual del documento, cual fue el procedimiento por el cual se elaboro. Manuscrito, impreso, impreso en ordenador, etc.

Podemos añadir a los elementos documentales secundarios, las preguntas Cuando y Donde, que corresponden a la datación del documento, pero, generalmente los catálogos cronológicos se sustentan sobre el cuando; y los toponímicos en el donde.

REQUISITOS DEL RESUMEN

EL resumen, en cualquiera de sus formas, permite una elección de documentos para la investigación puesto que los resúmenes reflejan mayor fidelidad al contenido sustantivo de los documentos. La elaboración del resumen requiere de un esfuerzo intelectual, es necesario de un personal especializado con conocimientos en los distintos campos de la entidad productora y con conocimientos amplios del análisis documental.

Es conveniente tener en cuenta que al efectuar el resumen, hay que cumplir con algunos requisitos que nos permitan aclarar más esta labor. Boret, Peyret, en el resumen del texto (Le resumé de texte), citan básicamente tres: Claridad, Precisión, Concisión.[9]

Claridad

Para cumplir con este requisito, el resumen debe ser metódicamente ordenado, utilizando términos adecuados y comprensibles, evitando en lo posible la narración propia.

Precisión

Utilizar palabras justas, evitando generalidades o términos abstractos.

Concisión

Si bien concisión significa brevedad, en nuestro caso tiene que ser algo más que brevedad, evitar palabras repetidas cuyo significado es el mismo, evitar términos inciertos o dudosos.

Sobre estos requisitos se pueden añadir:[10]

Fidelidad: a la expresión del texto, evitando dar sobreentendidos que malograría al catálogo.

Equilibrio: el resumen debe tener una visión esquematizada y completa del texto o contenido sustantivo, teniendo en cuenta, y como norma propia del archivero catalogador, que a un mayor número de ideas, mayor será el riesgo de que el resumen sea oscuro, un gran número de conceptos hace que el objetivo principal del documento se pierda, pero, a mayor interés por la claridad, mayor es el riesgo de perder detalles valiosos del documento, es necesario entonces buscar un equilibrio adecuado al resumen, de modo que no pierda en un exceso de detalles ni falte información vital.

CLASES DE RESUMEN

Hemos observado que los CATALOGOS adquieren su clasificación de acuerdo a la utilización que se le da a los resúmenes, dividiéndolos en Indicativos, Informativos, y Analíticos; Roberto Coll-Vinent recopila la clasificación de Van Dijk y Van Slipe[11] de nueve tipos de resúmenes, tomando en cuenta la extensión de los mismos; detallamos:

El título

Que en nuestro caso corresponde al Tipo Documental, lo cual hemos observado que en muchos puede constituir un resumen en si mismo, así, si tenemos un tipo documental "Comprobantes de Pago", sabemos que su contenido es de índole contable, quedaría por saber algunos detalles como la datación, a quien corresponde y las cantidades, pero para la facilidad de ubicación, nos es suficiente con el título.

La anotación del contenido

Que correspondería a una aclaración sobre el tipo documental, tal el caso de "Comprobantes de pago" al que se le añade un dato, "de personal", siendo más específico y concreto.

Resumen telegráfico

Normalmente con frases muy cortas: "Comprobantes de pago del personal retirado".

Resumen Indicativo

Que lo hemos observado en anteriores títulos.

Resumen Informativo

Que lo hemos observado con anterioridad.

Resumen de Extracto

Observado con anterioridad.

La reseña

Datos que se toman de las partes más importantes del documento para hacerlo conocer más fácilmente, no está exento de una crítica de quien redacta el resumen.

El compendio

Como la síntesis de lo más importante del documento, es más amplio que los anteriores.

El texto mismo

Que en este caso sería una reproducción del documento, corresponde más a la reprografía y no al resumen.

ORDENACIÓN DE LOS CATALOGOS

Una clasificación parte de un todo que podemos llamar universo; que es fraccionado por caracteres comunes para un análisis comprensivo.

Cuando se realizan los estudios de la clasificación y ordenación de los documentos, se establecen los Principios de procedencia y orden original, que facilita una clasificación y ordenación natural.

Las fichas catalográficas, en primera instancia, pueden ser ordenadas de la misma forma que fueron ordenados los documentos que las originaron, es decir, se pueden ordenar de acuerdo con el organigrama de una institución, siempre y cuando esta organización requiera de pocos elementos.

Normalmente los documentos estarán ordenados de acuerdo con los principios, pero las fichas catalográficas requieren otro orden. Esta ordenación debe ser directa, en la forma y utilidad que le damos a la ficha catalográfica, se ordena parte por parte. No deben omitirse sus elementos, no deben ordenarse subjetivamente.

La ordenación generalmente obedece a la estructura del encabezamiento, el orden elemental en estos casos es alfabético, palabra por palabra, letra por letra, teniendo en cuenta que pueden haber variantes de acuerdo a las necesidades de cada archivo, esas variantes se traducen en sistemas numéricos, cronológicos, temáticos-alfabéticos.

Las reglas o normas que se emplean son las mismas que las empleadas en la clasificación y ordenación. Esta clasificación y ordenación puede realizarse con el auxilio de la Taxología.

TAXOLOGÍA

Etimológicamente la Taxología deriva de las voces griegas taxis, arreglo, ordenación y logos, discurso, estudio. Se interpreta como la ciencia de las clasificaciones. Al igual que la taxonomía deriva de las voces griegas: taxis, arreglo, ordenación y nomos, ley regla, norma. Se interpreta como ley de ordenación o la manera como deben ser dispuestos los objetos ó hechos.[12]

La taxonomía es entonces en sentido estricto sensu, la parte de las ciencias que determinan las leyes o principios de las clasificación de los objetos naturales, por extensión se habla de objetos artificiales: en sentido lato es la ciencia de las clasificaciones.

La taxonomía (taxinomía para unos y taxenomía para otros) formula tipos y categorías por lo que se constituye en el primer momento de elaboración científica experimental.

El rigor científico se manifiesta en la necesidad de agrupación sistemática del conocimiento, respondiendo a tesis o cuestiones, de la misma forma que procedemos con el análisis documental. Al lograr un orden adecuado de los materiales de investigación o de estudio, deducimos mas fácilmente los resultados ante los problemas que se nos presentan.

Es la Taxonomía entonces, la ciencia que estudia la clasificación de seres y objetos. Es probable que el primer estudio científico sobre documentos consistiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasificaciones del mundo documental son forzadas y artificiales, debido a los escasos conocimientos sobre la estructura de los documentos. Cuando realizamos la clasificación de los grupos en las instituciones, determinando las categorías, sirven como material para una clasificación basada en las relaciones existentes entre los distintos niveles de la organización empresarial. Las clasificaciones taxonómicas modernas aún se basan en estos mismos criterios naturales y simples.

La eficiencia de los auxiliares, instrumentos o medios de trabajo tiene una relación directa con la simplificación de los fenómenos, hechos u objetos observados. El empleo de listas, registros, catálogos, índices, inventarios, guías, y cada uno con sus divisiones de acuerdo con el contenido, pueden generar estados de confusión, la taxonomía, laboriosamente señala circunstancias, condiciones y antecedentes que facilitan extraordinariamente la determinación de causa y clasificación.

 Una buena clasificación nos da pautas y explicaciones suficientes de los hechos, aún cuando empíricamente nos aproxima a la naturaleza y cualidades de los mismos hechos, fenómenos u objetos de estudio, convirtiéndose así en un aspecto fundamental de la investigación científica.

Algunas ciencias estudian directamente los objetos, otras estudian los hechos y los fenómenos de sus procesos, clasificándolas, pueden distinguirse aspectos taxonómicos y otros puramente nomológicos, esto fundamenta en un amplio campo científico en una clasificación de ciencias concretas, como mineralogía, botánica, zoología, biología, y de ciencias abstracto concretas, como sicología, sociología.

El secreto del éxito de un sistema está en la Base de División: criterio usado para la división.

Los taxones pueden ordenarse como sistema jerárquico, manifestando distintos niveles. Cada nivel superior comprende a todos los taxones de su línea.

El Sistema secuencial contiene a los taxones tienen el mismo nivel, se usa como una parte del sistema jerárquico y para cantidades no muy grandes de asientos.

El Sistema diccionario: clasifica de manera jerárquica, pero cuando uno lo aplica a la practica se ofrece de manera secuencial.

El Sistema autónomo: clasifica cada caso para resolver un problema determinado, de acuerdo con la demanda de información especializada en cada archivo. Generalmente este tipo de clasificación se realiza en base a las clasificaciones generales como son las Clasificaciones Dewey y el C.D.U.

El Sistema semiautónomo: clasifica tomando un sector de la clasificación general y adaptando a una necesidad especifica, Tanodi y Schellemberg al igual que todos los archiveros profesionales, no son partidarios del Dewey para archivo. Esto ocurre con todas las clasificaciones generales.

Los taxones tienen que ser mutuamente excluyentes, pero hay casos en que esto no se da. Cuando se produce esto en archivos hay que utilizar la referencia cruzada.

El sentido taxonómico tendrá un mayor dominio en las ciencias concretas.

Las relaciones de los objetos estudiados son infinitas pero pueden reducirse a algunos principios o tipos generales que señala la lógica según consideraciones logradas apriorísticamente. Cada uno de estos tipos generales constituyen nuevos órdenes taxonómicos distintos; la atribución de los nombres y su ordenación en un sistema caen dentro de la sistemática. (la sistemática es también llamada taxonomía). Durand de Gros reduce las relaciones a cuatro.

Relaciones en el orden de la generalidad

Que se constituyen en las relaciones de semejanza, se observa a los objetos no por sus operaciones si no por su naturaleza misma, teniendo en cuenta el conjunto de caracteres constitutivos, formando una escala según el grado de semejanza, empezando por los de menos extensión y terminando por los menos comprensivos. Esta relación se manifiesta en el orden natural de los archivos, en el estudio de la organicidad institucional y en la clasificación catalográfica.

Relaciones en el orden de composición

O colectividad, esta relación se constituye, al igual que uno de los principios de unificación de las ciencias de la documentación, por la reciprocidad que existe entre el todo y la parte o viceversa, esta relación es manifiesta, en objetos concretos y no abstractos. Se clasifica del elemento al conjunto. Esta relación es utilizada también en la elaboración de auxiliares descriptivos, que son partes de una totalidad, del documento en sí.

Relaciones en el orden de jerarquía

Esta relación se constituye en el orden de jerarquía, de subordinación, de la misma forma que sucede en una institución, cuya relación se manifiesta en un organigrama.

Relaciones en el orden de evolución

Que ordena a los objetos según la relación de origen, del ascendente al descendente.

De Gros observa que existe un carácter común que une a los distintos sistemas de clasificación, consiste en la propiedad que tienen de poder repartirse en tres categorías:

La superioridad que puede ser el todo, ascendente, jefe.

La igualdad, puede ser congénere,

La inferioridad, como parte específico, descendiente.



[1]Tanodi, Aurelio. Op. Cit.

[2]Tanodi, Aurelio. Op. Cit

[3]Vázquez, Manuel. Op. Cit.

[4]Vázquez, Manuel. Op. Cit.

[5]Modelo adoptado de Manuel Vázquez

[6]Modelo adoptado de Manuel Vázquez

[7]Modelo adoptado de Manuel Vázquez

[8]Schellemberg, T. R. Archivos Modernos, Principios y Técnicas. Intituto Panamericano de Geograf[ia e Historia. Publicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia. La Habana. 1958. pág. 45.

[9]Currás, Emilia. Op. Cit.

[10]Coll-Vinent, Roberto. Op. Cit.

[11]Coll-Vinent, Roberto. Op. Cit.

[12]Esta definición fue tomada de un diccionario, satisface nuestras necesidades de interpretación terminológica.

Publicado el: 25/05/2011 / Leido: 17256 veces / Comentarios: 2 / Archivos Adjuntos: 0

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Comentarios

por favor podrian poner las citas completas

LUIS JORGE (02/07/2014)

Seria bueno que colocara las citas completa y las referencias bibliograficas

i (26/07/2014)