LA CATALOGACIÓN ARCHIVÍSTICA

Publicado el: 16/05/2011 / Leido: 57144 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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TÉCNICAS DESCRIPTIVAS

Víctor Hugo Arévalo Jordán

LA CATALOGACIÓN ARCHIVÍSTICA

INTRODUCCIÓN

La catalogación de los Archivos es la más común de las técnicas empleadas en la DESCRIPCIÓN documental, la más variada y compleja. Generalmente los catalogado­res emplean adaptaciones de modelos bibliográficos con la finalidad de satisfacer necesidades específicas de cada Archivo. Estas necesidades obligan al catalogador a emplear datos relativos y subjetivos, que les permite salir adelante en su labor do­cumental.

Etimológicamente la palabra CATALOGO proviene de las voces griegas katá, que significa sobre y logos, que significa inscripción; katálogos, tomando el significado de: memoria, inventario o lista de personas y objetos, cosas o sucesos, ordenados de cierta manera.[1] En la literatura griega, el término CATALOGO es utilizado como la enumeración de tropas. Décimo Magno Ausonio (310-395), poeta latino y pre­ceptor del Emperador Graciano, hace referencia al realizar un análisis del décimo libro de la Iliada, al CATALOGO como inventario de tropas, naves, etc,...

En sus orígenes los CATALOGOS son propiamente inventarios manuscritos, em­pleados para el estudio de la astronomía en la DESCRIPCIÓN de las estrellas, como el utilizado por Claudio Tolomeo en el siglo II, en su obra Composición matemática, traducida al árabe con el nombre de Almagesto; también fue utilizado para la DESCRIPCIÓN de libros y documentos de Archivo en las bibliotecas antiguas como las de Nínive, Babilonia, Atenas, Tebas, Cartago, Roma y Alejandría, ésta última utilizó los CATÁLOGOS razonados, es decir que no solamente se tomaba en cuenta la clasificación de los documentos, sino que se realizaba una DESCRIPCIÓN adecuada con comentarios sobre determinada obra.

Cuanto hemos visto hasta aquí, tiene por objeto la organización y orden exterior de la documentación. Se puede no sólo organizar y ordenar los documentos, sino también el contenido de los mismos. Es por eso que decimos que los Catálogos son considerados como ordenación intrínseca, dispone los asuntos de la documentación con arreglo a un método determinado. Formase catálogo cuando a los asientos de uno o más inventarios analíticos, de extractos, o resúmenes, se les da -previa su trascripción a tantas papeletas por asiento como asuntos contengan- un orden distinto del observado en dichos inventarios.

Si bien, por definición el CATALOGO es de fácil comprensión, su extensión es muy amplia, porque se emplea en todas las ramas de las ciencias de la documen­tación - INFORMACIÓN. Existen CATÁLOGOS de Bibliotecología, Archivología, museología y centros de documentación e INFORMACIÓN; aun cuando su naturaleza puede diferir de un núcleo a otro e independiente de la metodología empleada por sociólogos, historiadores y científi­cos. A esta variedad de usos de los CATÁLOGOS hay que añadir como decíamos en un comienzo, que cada Archivo tiene su propia personalidad, sus necesidades particulares en cuanto a recuperación de la INFORMACIÓN. No se puede genera­lizar un modelo CATALOGRÁFICO para todos los Archivos como es el caso de las bibliotecas, pero se presenta un modelo base, sobre el cual se estructura todo el edificio de la catalogación archivística.

La tarea de la catalogación es básicamente la de dividir la INFORMACIÓN en da­tos comprensibles para la recuperación de la INFORMACIÓN, permitiendo inclu­so, efectuar clasificaciones de datos sin necesidad de remover los documentos del Archivo, de esta forma obtenemos detalles como formatos, tipos documentales, estado de conserva­ción o de agregar características que interese en forma cuantitativa o cualitativa.

El CATALOGO difiere del libro de registro tanto como del índice; el libro de re­gistro- ordena los datos en forma correlativa, asociándose a un número de orden, estos datos están registrados en forma secuencial, en los CATALOGOs el orden se efectúa de acuerdo a la necesidad específica de la INFORMACIÓN que se desea obtener, asimismo, el CATALOGO es explicativo en cuanto al contenido del objeto descrito, no así el índice que es solo una guía esquemática del orden de las co­sas.[2] "La catalogación consiste en describir un documento en sus partes esenciales para identificarlo en su contenido y colocación dentro de una colección determi­nada".[3],esta definición permite emplear los CATÁLOGOS tanto en Bibliotecología como en Archivología, en Bibliotecología es considerado como la enumeración y DESCRIPCIÓN de los libros de una biblioteca, según su clasificación y colocación.[4]

El CATALOGO archivístico se diferencia esencialmente de la bibliografía por la ubicación, es decir, la bibliografía es una relación de libros o documentos que tra­tan de un asunto determinado, sin determinar su ubicación, mientras que el CATALOGO enumera los documentos que se custodian en un sitio determinado, especificando su ubicación aunque se refieran a distintos temas o materias.

El CATALOGO es tan necesario en una biblioteca como en un Archivo, se lo uti­liza para efectuar el servicio de INFORMACIÓN con mayor facilidad y rapidez; las abadías de la Edad Media utilizaban sus respectivos CATALOGOS, siendo el más antiguo de los impresos el de Aldo Manucio, publicado en 1498 bajo el título de Libri Graeci impressi, dividido en cinco temas: Gramática, Poética, Lógica, Philosophia y Sacra scriptura. En 1503 se publicó el CATALOGO de Roberto Esteban, con l4 divisiones.

El Archivo puede tener uno o diez CATÁLOGOS, de acuerdo a sus propias nece­sidades y lógicamente, de acuerdo a la cantidad de personal que dispone para poder mantener al día cada uno de estos. Pero es recomendable la existencia de por lo menos el orden Alfabético de tipos documentales, el temático clasificado por mate­rias y en orden alfabético, el topográfico que permite tener la ubicación de los do­cumentos.

También se tienen en cuenta los CATÁLOGOS dedicados a algunos documentos que por su importancia y valor hacen necesaria esta labor, v. g. manuscritos de per­sonajes históricos, o manuscritos antiguos, incunables, documentos históricos, etc.

En los Archivos de la administración pública suele elaborarse el CATALOGO cro­nológico, onomástico, el toponímico, casi inexistente el temático, y es inexistente el CATALOGO científico, cuya clasificación obedece a un ordenamiento lógico de materias.

En algunos Archivos se observa la utilización de colores (método de coincidencia visual) en los CATÁLOGOS, la utilización de colores puede ser una ventaja en al momento de clasificar las fichas catalográficas.

Entendemos entonces por catalogación a "la representación normalizada de los da­tos documentales para la localización física de los documentos ordenados en forma de CATALOGO según los criterios alfabéticos de autores, títulos y materias, siste­mático y de características".[5] La relación del CATALOGO como registro orde­nado, es fundamental para todas las ciencias y disciplinas que hacen uso de éste instrumento, pero se modifica en la medida de las necesidades de cada una de ellas. Modificación que obedece de acuerdo con el contenido que se describe; así tenemos que en Bibliotecología será una relación ordenada de los libros que contie­ne.

En 1877 en el Congreso de Bibliotecarios de Londres, se propuso la sustitución de CATALOGOS por repertorios bibliográficos, idea que no prosperó. En todo caso, el termino repertorio documental correspondería mejor a la archivística. Aun cuando más acertado es el cuerpo descriptivo.

Ludivig propuso la formación de un MONOCATALOGO único en el cual figu­rarían todas las obras publicadas con indicaciones de las existentes en bibliotecas. Con el desarrollo de la tecnología y la aplicación de la informática, actualmente existe esa tendencia al MONOCATALOGO.

En Archivología "tomamos el CATALOGO en sentido más amplio que el bibliote­cario, como lista o fichero ordenado de colección, o la selección en forma de colec­ción hecha con fines de INFORMACIÓN o investigación"[6] o como señalan otros autores "obra que proporciona INFORMACIÓN sobre la entidad que produce el documento, su tipo documental, el lugar y fecha de la confección y la cantidad. Es un escrito descriptivo del documento. Proporciona datos bibliográficos y biográficos. Es un instrumento que va creciendo a medida que au­mentan los fondos."[7]

Todos estos conceptos permiten comprender dos aspectos esenciales de la cataloga­ción, el Contenido sustantivo de los documentos y la ubicación. "La nota específica de este instrumento es hacer objeto de la DESCRIPCIÓN a la pieza documental, enten­diendo por tal al documento suelto, considerado como documento principal (real cédula, real provisión, carta, consulta, escritura de venta, testamento, etc.), como a la unidad archivística (expediente, testimonio de autos).[8]

El CATALOGO es entonces una ordenación intrínseca, es disponer de los datos del documento de acuerdo a un método determinado.

CATALOGACIÓN DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

La catalogación de los Archivos se diferencia de la realizada en bibliotecas por la diferente documentación que se emplea en ambos repositorios; en los Archivos se tienen documentos:

distintos entre si,

únicos por su naturaleza

múltiples en su contenido,

como producto de las diferentes actividades de las entidades productoras,

en las bibliotecas se cuentan con

ejemplares específicos,

como producto del pensamiento,

diferencia que modifica básicamente la clasificación documental.

Los documentos de Archivos obedecen substancialmente a la organización de la entidad productora, los documentos de una biblioteca obedecen a un orden esta­blecido del pensamiento; si tomamos en cuenta estas diferencias, comprendemos que en un Archivo muy difícilmente pueda utilizarse un CATALOGO por autor o autores, razón por la cual algunos archiveros prefieren emplear este auxiliar des­criptivo en colecciones o en documentos que por su naturaleza es posible catalogar. "Muy frecuentemente es el uso del CATALOGO en las colecciones documentales que no son Archivalía, o cuando, habiéndose perdido todo ordenamiento original, en la reorganización se utiliza la técnica coleccionista. En tal caso en lugar de cuerpos orgánicos, se forman colecciones con las características propias de estas."[9]

Algunas colecciones archivísticas se deben a los coleccionistas entusiastas que reúnen documentos de distintos Archivos, de diversas procedencias, que a veces no tienen relación alguna, simplemente tienen valor subjetivo para el propietario, re­presentando generalmente intereses o valores secundarios históricos, formándose colecciones históricas arbitrarias en su generalidad, siguiendo sistemas no metodo­lógicos.

Este fenómeno no se da con las colecciones de libros, que obedecen siempre a una determinada clasificación preestablecida.

El número o cantidad de documentos que ocupan determinado espacio, es otro de los factores que podemos citar como diferencia entre la catalogación del Archivo y de las bibliotecas, en una biblioteca, los libros tienen una estructura determi­nada, encuadernada o empastada, que permite guardar las hojas adecuadamente numeradas y ordenadas en el momento de su edición; por el contrario, en un Archivo la acumulación de piezas documentales con contenidos diferentes, aun cuando estuvieran relacionados entre sí por la determinada actividad, obligaría a efectuar CATALOGOS de cada uno de los documentos o piezas documentales; lo cual sería un trabajo muy amplio para un Archivo cuyo contenido documental su­pera los tres o cuatro mil metros lineales y que esta en continuo crecimiento.

"Empero, los criterios bibliotecarios no pueden aplicarse a fondos documentales sin algunas modificaciones. Los caracteres internos y externos de los fondos documen­tales son diferentes de los caracteres de los materiales bibliotecarios, y estas dife­rencias deben tenerse en cuenta en su ordenación y DESCRIPCIÓN.[10]

En las bibliotecas, concluimos, los CATÁLOGOS obedecen su formación al conte­nido sustantivo de los documentos; en los Archivos obedecen su formación a los aspectos orgánicos-funcionales que determinan la creación del documento.

CATALOGACIÓN EN LAS ETAPAS DEL CICLO DOCUMENTAL

Hemos observado en estudios anteriores, que todo documento posee un Ciclo Vital, que se constituye por las distintas etapas de su utilización:

La Etapa Prearchivística

Con los momentos de gestación y trámite que se mani­fiesta desde la creación del documento y cuyo contenido posibilita la concreción de funciones, actividades, acciones traducidas en trámites:

Los auxiliares descriptivos, llamados también instrumentos de INFORMACIÓN, son sistemas elementales que permiten tener un control efectivo de los documentos desde el momento que se producen. Uno de los problemas que se plantea el archi­vero consiste en la elección de los sistemas descriptivos que ha de emplear para lograr su cometido con una mayor eficacia.

Las necesidades de poseer auxiliares descriptivos eficaces se presentan en primera instancia en las mismas dependencias productoras de documentos de una organi­zación, en segunda instancia en los niveles de ejecución y en las dependencias encargadas del control de trámites; para cubrir estas necesidades, de INFORMACIÓN y control, se elaboran inventarios y CATALOGOS en sus distin­tas clasificaciones, logrando cubrir gran parte de los requerimientos.

En la administración moderna, la eficacia funcional depende mucho de la fluidez informativa con que cuenta, por lo que muchas veces determinados documentos requieren ser consultados en distintos puntos de una organización, lo cual obligaría a reproducir ejemplares de aquellos documentos muy solicitados y consultados per­manentemente, aumentando el costo y la burocracia; los niveles de ejecución, re­quieren permanentemente INFORMACIÓN sobre precedentes administrativos, dedicando especial atención a las Resoluciones, Decretos, disposiciones, leyes, etc.. Las fichas catalográficas favorecen enormemente esta clase de requerimientos in­formativos, por el contenido que encierran y por el reducido espacio que ocupan.

En niveles administrativos de trámite, las fichas catalográficas pueden favorecer la localización de personas relacionadas con las actividades de la institución, domici­lios, áreas toponímicas, asuntos tratados ... y por tratar.

El Archivo, en la concepción moderna, no se limita solo al resguardo de documen­tos bajo su poder; para lograr una mayor actividad documental, el control archivís­tico se amplia hasta el diseño mismo de documentos. Un archivero profesional, puede muy bien estar capacitado para diseñar documentos, de esta forma, el do­cumento, al ser concebido científicamente, es clasificado, preordenado, signado en sus plazos de vigencia y conservación e inclusive, se determina el curso que ha de seguir a lo largo de su trámite.

Conociendo la naturaleza del documento, es posible determinar con anticipación en que auxiliares descriptivos esta comprendido.

En la etapa Prearchivística, no todos los documentos deben ser catalogados, primero porque son pocos los documentos verdaderamente sustantivos, siendo una gran mayoría los facilitativos.

El Archivo de una institución, con mayor experiencia y conocimiento, puede nor­malizar los documentos que requieren de una ficha CATALOGO, así mismo nor­malizar los CATALOGOS, persiguiendo los siguientes fines:

-evitar distorsión de la INFORMACIÓN,

-abundancia de auxiliares descriptivos o los sinónimos, instrumentos de INFORMACIÓN,

-auxiliares que no contienen todos los datos por ser temporales,

-sumándose la desventaja que al desaparecer un documento, los auxiliares solo contienen INFORMACIÓN relativa de sus contenidos. Una normalización catalo­gráfica puede permitir una mayor información sobre documentos extraviados

Si el documento es sustantivo, la ficha catalográfica permite conocer con mayor amplitud la INFORMACIÓN del contenido sustantivo.

Las fichas catalográficas tienen la ventaja de ser adaptadas a los sistemas de orde­nadores. No podemos ignorar las posibilidades futuras de aplicación de los Catálogos a los medios modernos de comunicación.

El momento de gestación y el de tramite de documentos, es útil a la entidad pro­ductora o sede de procedencia y a los usuarios relacionados con las actividades propias de cada institución, esta utilidad nos orienta en el sentido de que la INFORMACIÓN es requerida en forma interna, el área de utilidad es muy reduci­da, lo mismo que el tiempo de utilidad es circunstancial. Al efectuar un análisis documental, determinados documentos han de tener una vida permanente por sus valores intrínsecos, estos necesariamente deben ser catalogados desde el momento mismo de su creación.

El continuo movimiento documental que exige esta etapa del ciclo vital, obliga en la mayoría de los casos, que a los auxiliares descriptivos o instrumentos de INFORMACIÓN sean elaborados en fichas, presentan mayor facilidad en su manejo, permiten intercalar INFORMACIÓN, en casos extremos, permite hacer una nueva ficha que sustituya a la antigua. Algunas instituciones tienen por norma que aquellos tipos documentales cuyo valor encierra significados econó­micos, históricos, legales, pasen directamente a sus Archivos, repartiéndose repro­ducciones o copias para los diferentes usos que se les de; estos tipos documentales por su prioridad, requieren ser catalogados con lo máximo de INFORMACIÓN po­sible.

La etapa archivística

En la segunda etapa del ciclo vital, normalmente los documentos han cumplido los objetivos por los cuales han sido creados, pero conservan latentes valores informati­vos que han ser evaluados.

Los Archivos intermedios cumplen funciones auxiliares a las actividades adminis­trativas y al Archivo histórico, este intermediario facilita espacio a los Archivos centrales, colaborado económicamente a la administración en general y permite la simbiosis, momento simbiótico, administrativa-histórica de los documentos, esta simbiosis se realiza generalmente en un tiempo prudencial.

Los Archivos intermedios tienen un mayor conocimiento y experiencia que los Archivos de la primera etapa o edad como lo denominan los españoles, para de­terminar que documentos deben llevar fichas catalográficas.

El Archivo intermedio tiene dos orientaciones que cumplir, una administrativa, de donde proceden los documentos y que en cierta forma determinan la importancia de los documentos, y otra histórica-científica. En el Archivo intermedio se reali­zan los estudios que determinan los plazos de vigencia del documento, se elaboran las tablas selectivas que permiten un expurgo adecuado, terminada esta etapa, in­gresan al Archivo General, denominado histórico en algunos ámbitos, todos aque­llos documentos que no pueden ser destruidos.

La última etapa del ciclo vital es la conservación permanente de los documentos que han sido considerados por el valor permanente de su INFORMACIÓN. Estos documentos recepcionados permanentemente, son los que han de servir a la investigación, especialmente histórica. La consulta documental es mas amplia que una institución, los documentos son accesibles no solamente al uso interno de una institución y sus posibles usuarios, sino que la documentación es accesible a toda la ciudadanía, el área de utilidad es muy amplia, lo mismo que el tiempo de utilidad es indefinible. La catalogación se hace necesaria y esencial en estos Archivos.

El contenido sustantivo de los documentos de un Archivo no se conocen apriorísti­camente como en la administración, por lo que requiere de auxiliares específicos con un mayor número de datos , una INFORMACIÓN concisa en su lenguaje pero amplia en su intencionalidad.

La INFORMACIÓN contenida en un General histórico no solamente sirve para ha­cer historia, su utilidad es mas amplia, no se limita solo a los investigadores y edu­cadores, es útil para especialistas en instituciones, cultura, administración, arte, economía, antropología, sociología, pedagogía etc.: esta amplia gama de estudios puede ser facilitada con los CATALOGOS.

SOPORTES DE LOS CATÁLOGOS

Los soportes utilizados para volcar la INFORMACIÓN son denominados también soportes documentales, aplicando su sentido más amplio, puesto que puede ser utilizado con sus características propias por las bibliotecas, los Archivos, los mu­seos, o de los centros de documentación-INFORMACIÓN. Los soportes documen­tales son elegidos en razón de la utilidad posterior que se dé, lo cual influirá tam­bién en su ordenación, y del equipo que se emplee para recuperar la INFORMACIÓN. Estos soportes pueden ser, planillas, listados, fichas, microfilm o microformas, fichas y cintas perforadas, cintas magnéticas, etc..

Esta variedad de soportes se debe sobre todo a las aplicaciones tecnológicas en la documentación, el desarrollo de la electrónica y la mecánica al servicio de la recu­peración de la INFORMACIÓN, han favorecido enormemente.

Tradicionalmente se emplean las fichas, hojas de papel o cartulina que sirven para guardar datos en forma ordenada. Es necesario tomar en cuenta que las fichas han de servir para la transferencia de datos a los medios informáticos, razón por la cual hay que planificar la INFORMACIÓN de modo que podamos adecuarnos a esta transferencia.

En informática, las fichas son medios de almacenamiento de INFORMACIÓN, que consiste en una cartulina rectangular con un número determinado de columna que se perforan en código alfanumérico.

La ficha tradicional generalmente es de forma rectangular, de cartulina, las di­mensiones pueden variar de acuerdo a las necesidades de cada Archivo, si bien, las dimensiones empleadas están normalizadas; el tamaño mayormente utilizado es el Internacional de Bibliotecas, de 75 x l25 mm..

Se utiliza también para los CATÁLOGOS de resúmenes el de l05 x l48 mm., aún cuando es posible utilizar uno de mayor tamaño en los Archivos, de 270 x 2l0 mm., de tipo convencional, sobre todo cuando la extensión de los contenidos do­cumentales es muy amplio.

Las planillas son recomendables para Archivos informáticos, los programas de so­porte lógico, software, son bastante cómodos para poder incorporar y modificar datos.

Existen Archivos que por modificaciones en la estructura administrativa, contienen documentos de secciones que han sido derogadas, en estos casos también es de esperar un CATALOGO en soporte de planillas al igual que los Archivos "cerrados" o "muertos" o "inactivos" como son denominados a estas entidades que corresponden a Instituciones que han dejado de funcionar como tales o documentos de personas de interés social que han fallecido, en estos casos la INFORMACIÓN documental no ha de ser permanentemente interpolada o aumentada, tampoco ha de tener gran­des variaciones en su cantidad documental.

Los CATALOGOS por planillas en estos casos pueden ser publicados con mayor facilidad.

El problema de la publicación de los CATALOGOS es discutida permanentemente, si bien algunas opiniones sostienen que los Archivos pequeños al igual que las bibliotecas de poco contenido documental no es necesario su publicación, considero que es inclusive

más económico para estas instituciones, el efectuar publicaciones. Esta actividad favorece el fácil manejo de los impresos en lugar de las fichas catalográficas y la vulgarización de los contenidos documentales en los Archivos; como un aspecto negativo se considera el costo de las publicaciones que tendrán que ser permanentes y actualizadas. En cierta forma, los sistemas reprográficos, entre ellos el foto­copiado, facilitan una reproducción rápida de los CATALOGOS, permitiendo realizar publicaciones periódicas y actualizadas, con un determinado número en pequeña escala, de ejemplares que son distribuidos en áreas afectadas a la investi­gación. "las fichas o tarjetas se utilizaron para preparar CATALOGOS, por primera vez en Francia antes de la revolución Francesa. Antes de 1876, año trascendental en el desarrollo de la profesión bibliotecaria, la mayor parte de los CATALOGOS bibliotecarios norteamericanos se preparan en forma de volúmenes impresos.[11]

En la actualidad, la publicación de CATALOGOS realizados en fichas, tienen solución rápida por los servicios de computación o por medio de porta-fichas de plástico, al estilo de los jackets de las microformas, lo cual permite cambiar las fichas catalográficas para su fotocopiado, sin tener que realizar el trabajo de recopi­lar todo un fichero, que además puede incurrirse en errores de datos.

Cuando se habla de soportes en microformas, se refiere a toda clase de micro imá­genes, sean transparentes, opacas, enrolladas, fotogramas y tarjetas de diferentes tamaños. Las microformas son imágenes fotografiadas y reducidas, por lo que se hace necesario de un aparato lector que amplia nuevamente las imágenes para po­der apreciarlas.

DIAGRAMACIÓN CATALOGRÁFICA

De acuerdo con los elementos utilizados en la catalogación, la diagramación varía tanto en su distribución como en su tamaño y espacios a utilizar.

Esencialmente una ficha catalográfica se divide en tres campos principales: enca­bezamiento, cuerpo o texto, y escatocolo o datación o colación como se denomina en Bibliotecología. Esta división es básica, pudiendo llegar a tener más divisiones de acuerdo a las necesidades de cada Archivo, aún cuando, lo ideal sería una nor­malización adecuada.

Manuel Vásquez nos proporciona un modelo de fichas con las divisiones de:

-Título,

-Encabezamiento,

-Contenido sustantivo,

-Datos para el investigador,

-Observaciones,

-Signatura topográfica.[12]

El Título correspondería al tipo documental, en el Encabezamiento tenemos la sede de procedencia o entidad productora, la serie y la fecha o número de identificación del documento.

En el contenido sustantivo, referido al documento, se inscribe el resumen o asun­to por el cual haya sido elaborado el documento, redactándose en primer término los datos básicos, sobre todo la acción administrativa, y si es necesario se incluirán datos complementarios, como fechas del texto, duración, lugar de acción y acciones complementarias. Los datos explicativos pueden contener motivos y antecedentes de la actividad, incluyendo persona participantes.[13]

La ficha CATALOGO, en los Archivos resultan ser más complejos que en las bi­bliotecas, por las innumerables personas y actividades que conforman la acumula­ción de documentos, realizar un trabajo de CATALOGO resulta muy moroso y la planificación de las fichas deben ser cuidadosamente estudiadas, una mala planifi­cación puede traer consigo una pérdida de tiempo y economía para el Archivo.

Para comprender mejor las divisiones y los datos en el modelo de Vásquez, es nece­sario aclarar algunos aspectos:

El otorgante, es el emisor directo del documento, la autoridad y el firmante, el autor en términos generales. El destinatario es el receptor directo, pudiendo ser una per­sona, conjunto de personas, institución o instituciones.

Existe la posibilidad de utilizar ambas carillas de la ficha, de modo que no se en­trecrucen los datos correspondientes al documento con los del Archivo. Las seis divisiones de la ficha de Vázquez pueden muy bien ser utilizadas, colocándose en el anverso, el título, encabezamiento, contenido sustantivo, datos para el investiga­dor o el usuario y las observaciones, en el reverso la signatura topográfica y el Archivo en el cual se encuentra depositado el documento, incluyendo referencias que permitan relacionar al CATALOGO con las guías o los inventarios e índices que se refieren al documento en el Archivo o posiblemente en otros Archivos.

ELEMENTOS DE LA CATALOGACIÓN

Manuel Vásquez presenta los elementos de la catalogación como esenciales y acce­sorios, los primeros son:

- Otorgante: Nombre y Cargo

- Destinatario: Nombre sin Títulos

- Hecho: Verbo más complemento

Los segundos son:

-Modo del hecho

-Períodos de tiempo

-Motivos y causas

-Montos de dinero o rubros[14]

Antonia Heredia Herrera presenta los ele­mentos a utilizar en la catalogación:

- Fecha completa

- Tipología documental

- Autor

- Destinatario

- Asunto

- Datos externos (caracteres)

- Signatura[15]

Aurelio Tanodi presenta como datos imprescin­dibles:

- A que entidad pertenecen (archivos)

- Signatura (donde se encuentre el documento)

-Datos cronológicos y geográficos (del documento)

- Tipo documental.

- Otorgante y destinatario.

- Contenido.

- DESCRIPCIÓN externa del documento.

- Original o copia.

Se puede observar que los criterios sobre los ele­mentos a utilizar en la catalogación son diferen­tes, aún cuando en algunos aspectos son semejantes.

Nuria Amat Noguera expo­ne los elementos utilizados en catalogación bibliográ­fica, que nos permite esta­blecer la diferencia con la catalogación archivística:

- Encabezamiento: signatura de orden de la fi­cha.

- DESCRIPCIÓN bibliográfica.

- Pie de imprenta.

- Colación

- Notas particulares.

- Número de registro.

- Signatura (sistema clasificatorio)

Para T. Schellemberg, los ele­mentos son denominados carac­teres internos y externos y se­rían los siguientes:

- Nombre de la entidad productora

- Lugar de confección

- Clase de entidad productora

- Tipo documental, en términos generales o específi­cos.

- Atributos particulares del tipo documental.

- Forma de reproducción

- Fechas

- Cantidad.[16]

FICHA CATALOGRÁFICA GENERAL

La ficha catalográfica general tiene como obje­tivo: identificar con pre­cisión un tipo documen­tal.

Dimensiones: 75 (setenta y cinco) por 125 (ciento veinticinco) milímetros.

Diagrama: ENCABEZAMIENTO, CUERPO y ESTATOCOLO.

Distribución de datos. Todos los datos deben ser extraídos de la carátula cuando son expedientes y ENCABEZAMIENTOS cuando son de otro tipo documental.

Encabezamiento.- Parte superior de la ficha en la que se consigna la DESCRIPCIÓN: TIPO DOCUMENTAL.

CUERPO.- Es la parte central de la ficha en la que se consigna la DESCRIPCIÓN: CONTENIDO SUSTANTIVO.

ESCATOCOLO.- Parte inferior de la ficha en que se bebe indicar las dimensiones del expediente o documentos,

Nro. de expediente o documentos,

Nro. de páginas, correctamente folios y fojas;

ilus­traciones, mapas.

ANVERSO.

TIPO DOCUMENTAL:

 CONTENIDO SUSTANTIVO:

  DATACIÓN:

ENCABEZAMIENTO

Tratamiento del tipo documental. En el ENCABEZAMIENTO se colocan nombre del tipo documental con ma­yúsculas separados por coma cuando se trata de trabajo mecanografiado y con doble subrayado cuando es manuscrito.

ANVERSO.

DECRETO # 0112/90

Más de dos TIPOS DOCUMENTALES. Se colocan nom­bre del primer TIPO DOCUMENTAL y se agrega: y otros, siempre en mayúscula.

DECRETO # 0112/90 Y OTROS

Otras posibilidades. Puede ocurrir que los datos del TIPO DOCUMENTAL no sean claros e inclusive no aparezcan en la carátula, pero su CAUSA puede presentarse en la primera pagina o unidad documental o en cualquier otro lado. En este caso se colocan apellido y nombres en el ENCABEZAMIENTO en mayúscula y entre corchete.

En otros casos se trata de documentos anónimos, cuyo TIPO DOCUMENTAL es identificado en determinado momento, también aquí el nombre se coloca entre corchetes en el ENCABEZAMIENTO.

En lugar de la ENTIDAD PRODUCTORA puede aparecer un símbolo o siglas conocidas en el medio. Debe consignarse entre corchetes la ENTIDAD PRODUCTORA y a continuación el seudónimo.

En caso de recopilaciones de fragmentos de un TIPO DOCUMENTAL, el TIPO DOCUMENTAL va entre paréntesis.

Cuando se trata de colección, recopilación de obras, documentos, noticias, etc., debe hacerse la aclaración entre paréntesis.

DECRETO # 0112/90 Y OTROS

Sobre medidas económicas precautorias.

En el ámbito de la Provincia. (antecedentes incluidos).

Del: 20 de Enero de 1990.

CUERPO

Orden de los datos. Se indican: CONTENIDO SUSTANTIVO del expediente o documento, comentario, serie, lugar, ENTIDAD PRODUCTORA, fecha.

Cuando se presentan varios TIPOS DOCUMENTALES, se toma el nombre del principal. Si se hace necesario, se acompaña por nombre del TIPO DOCUMENTAL que va a continuación en importancia, entre paréntesis, separado por coma.

MENSURAS,(PLANOS),(INFORMES).

Mensuras realizadas en Colonia California,(planos del centro poblacional), (informes sobre las mensuras, 1890, 1895,1914)

fechas tope: 1888-1914

ubicacion: SALA 1-02-23-03

Observaciones: planos en mal estado.

Expedientes en varios cuerpos. Cuando se trata de un expediente en varios cuerpos se confeccionan dos fichas: una general y una por cada cuerpo.

Ficha general. Lleva el nombre del TIPO DOCUMENTAL en el ENCABEZAMIENTO. En el CUERPO se coloca el TIPO DOCUMENTAL general del expediente y a continuación el TIPO DOCUMENTAL de cada tomo. Luego del último cuerpo se consigna la cantidad de cuerpos y las fechas tope de todo el expediente.

COMPLEJO EDUCATIVO. M. MORENO

1. Anteproyecto. estudios de factibilidad. 1960.

2. Proyecto. aprobación. 1962

3. Avance de Obra. Reformas. 1965.

4. Avance de Obra. Reformas. 1968.

Cuatro cuerpos.

fechas tope: 1960-1968

ubicación: SALA 1-02-23-03

Ficha por cada cuerpo. En el ENCABEZAMIENTO se indica al TIPO DOCUMENTAL del cuerpo, en el CUERPO el nombre del cuerpo catalogado y en el ESTATOCOLO se hace la aclaración entre corchetes del número de cuerpo del expediente completo.

COMPLEJO EDUCATIVO. M. MORENO

Anteproyecto. estudios de factibilidad. 1960.

[1/4]

fechas tope: 1960-1968

ubicación: SALA 1-02-23-03

Anexos, traducciones. En este caso deben confeccionarse dos fichas:

1) encabezada por el TIPO DOCUMENTAL del expediente en que se encuentra el anexo que nos interesa.

2) encabezada por el TIPO DOCUMENTAL del Anexo, en el CUERPO se consigna el TIPO DOCUMENTAL del mismo, a continuación el expediente en que se encuentra. En la ESTATOCOLO se indican dimensiones y nro. de folios que abarca.

INFORME: DIRECTOR VIALIDAD

Aspectos relacionados con la institución, (Anexo).

Conferencia del 21-08-90

fecha: 25-08-90. Santa Fe

ubicación: SALA 1-02-23-06

CONFERENCIA. VIALIDAD. ANEXO

INFORME: DIRECTOR VIALIDAD

Conferencia del 21-08-90

fecha: 25-08-90. Santa Fe

ubicación: SALA 1-02-23-06

15 FOJAS ÚTILES, 32 X 22 mm.

Cuando se trata de una traducción encabeza la ficha el TIPO DOCUMENTAL original del expediente, en el CUERPO se indica el TIPO DOCUMENTAL de la misma y a continuación se indica: traducción (trad.) de y el nombre y apellido del traductor con tratamiento de TIPO DOCUMENTAL.

Ausencia de datos. En el caso en que faltan datos en la carátula del expediente deben buscarse en el CONTENIDO SUSTANTIVO.

Todos aquellos datos que no son tomados de la CARÁTULA deben consignarse entre corchetes.

Cuando falta el lugar se indica: s/l; cuando no se consigna fecha: s/f. Puede suceder que falten los dos datos, en este caso se coloca s.d.d. (sin datación documental).

EL ESCATOCOLO

Datos que incluye y orden de los mismos. Abarca la parte inferior de la ficha y se indican allí el formato o dimensiones del EXPEDIENTE O DOCUMENTO entre paréntesis (largo x ancho) expresado en centímetros (cm.) y a continuación el número de folios,(nro. folios).

Cuando se trata de una serie en varios expediente o documentos el orden es el siguiente: (dimensiones) nro. de expediente o documentos y número de páginas de cada uno separado por punto y coma.

Cuando los expediente o documentos está divididos en secciones se hace el ESCATOCOLO del siguiente modo: (dimensiones)., 1ra. secc., nro. de folios, 2da secc., nro. de folios; estos casos están representados en los ejemplos de Tratamiento del tipo Documental y CUERPO.

LA FICHA ERUDITA,

TEMÁTICA O DOCUMENTAL

La confección de fichas de materias e índices requieren técnicas similares. La diferencia principal es que las fichas de catálogo describen el documento, las fichas del índice lo identifican. Sin embargo los encabezamientos de materias tanto para catálogos como para índices deben seleccionarse del mismo modo. Las fichas deben ordenarse por regla general relacionando encabezamientos de materias establecidas para las principales clases de actividad humana.

Los documentos pueden catalogarse eficazmente con relación a las funciones que no cambian. Esto puede hacerse con documentos de Archivos cerrados, es decir, documentos que se refieren a funciones que ya fueron terminadas y por tanto, no pueden cambiar.

Dimensiones. Partes. La ficha erudita, temática o documental, mide 20 cms. de largo por 12,5 de alto. Las partes en que se divide son las siguientes: encabezamiento, cuerpo y datos documentales.

Objetivos. Algunos autores difieren sobre la nominación de las fichas, de ahí que se toman los tres nombres, erudita, temática o documental, el objetivo es catalogar temas por entidad productora o sede de procedencia, consignar la información necesaria para la investigación de temas específicos en los documentos de archivo.

Requisitos. Extremar la objetividad, evitando deformar datos con juicios o apreciaciones personales o comentarios ajenos al catalogador. Evitar el exceso de información.

Ventajas. Economía de trabajo intelectual y temporal.

TIPOS DE FICHAS

Fichas de Referencia. Esta ficha sirve para orientar al usuario o investigador en la búsqueda de material especifico. Los datos que consigna deben ser breve, concisos e indicar documentos que podemos consultar sobre un tema (cuyas características están consignadas en el encabezamiento). Esta ficha es fundamental para relacionar los contenidos de un fichero.

Ejemplo:

ADMINISTRACIÓN, CONCEPTO.

CONFERENCIA DEL 11-09-90.

(ANEXO DE INFORME)

Fichas de Trascripción: la ficha de trascripción incluye sin excesos, opiniones fundamentales del entidad productora o sede de procedencia consultado. Servirán luego para sustentar el trabajo. Están encabezadas por un tipo documental que responde al contenido y en el cuerpo el trozo trascripto se coloca entre comillas, ubicándose entre paréntesis el número de folios en que comienza y termina. Este tipo de fichas tienen gran utilidad para la confección de las guías de archivos y para trabajos sobre las instituciones; historia, organización, etc.,.

Al pie de la ficha se consigna apellido y nombre del autor, tipo documental.

ARCHIVOLOGÍA, CONCEPTO

PROYECTO DE CREACIÓN CARRERA

..."el concepto del archivo, ha sido modificado permanente a partir de la segunda guerra mundial..."(6-7)

Anexo Informe sobre proyecto

AREVALO, VÍCTOR HUGO.

Si en la trascripción se suprimen palabras, éstas deben reemplazarse por tres puntos suspensivos.

TEMA

TIPO DOCUMENTAL

TRANSCRIPCIÓN…

CITA

Estas fichas, conjuntamente con las de resumen son de gran utilidad para la recuperación de información científica en los archivos.

Fichas de Resumen. La ficha de resumen o regesta se realiza cuando las expedientes pertenecen a un Archivo General. Se suprime todo lo que no hace a la cuestión central. Es de suma importancia respetar el original, poniendo de relieve las conclusiones, libres de juicios personales o valorativos. Se encabezan por el tema central como tipo documental y llevan subtipo documental cuando queremos hacerlas más específicas aún. Tanto el primero como el segundo son seleccionados según criterio de quien elabora la ficha partiendo de lo general a lo particular. Sobre el tema del resumen existen métodos que permiten una capacitación adecuada para realizarlos, lo estudiamos en el próximo capitulo.

ARCHIVOLOGÍA, CARRERA

PROYECTO

Presentación de las estructuras posibles para la conformación de la carrera de archiveros en la provincia.

Anexo Informe sobre proyecto

Sala 1-10-3-15

Ver Decreto: 110/85; creación

Ficha de Síntesis. Esta ficha exige al estudioso una re elaboración, esta tarea es la parte básica del trabajo del investigador, la más importante y a la vez la más difícil. Consiste en exponer las ideas centrales del texto con sus propias palabras y llevar a obtener las ideas fuerzas del expediente consultado.

Se extraen las ideas principales de un expediente, relacionado con la entidad productora o sede de procedencia y se introducen elementos personales objetivos y subjetivos. Al hacer una apreciación del texto entra en juego la formación intelectual de quien elabora la ficha.

En todos los casos al finalizar la ficha debe hacerse la cita documental correspondiente, indicando entidad productora o sede de procedencia, expediente, lugar, fecha y folios.

Cuando la ficha abarca más de un folios, estas deben numerarse y según las características del tema en cuestión en el ángulo superior derecho pueden llevar también una indicación cronológica.

Fichas que describen la pieza: pueden ser de tres clases:

cronológico,

onomástico

temático.

Los que describen la pieza individual son parecidos a las listas descriptivas, pero los mismos están formados por fichas y las listas están formadas por páginas en forma de libro.

Las fichas que describen la pieza documental dentro de las colecciones deben prepararse sólo para aquellas que revisten importancia. Si bien las colecciones reunidas por personas interesadas en un determinado tema, casi siempre tienen carácter artificial. Es obvio que las piezas dentro de las citadas colecciones, son entidades físicamente separables y pueden catalogarse en fichas.

Un catálogo organizado por entidades administrativas puede resultar útil para revelar las relaciones documentales en que por diversas razones no han conservado el orden documental original.

Las fichas correspondientes pueden ordenarse para revelar su origen. Si se considera que las piezas no son tan importantes para describirse en un catálogo, es posible revelar su origen con sólo identificarlas en índices sin incluir detalles descriptivos.

Ficha cronológica se confecciona de la siguiente manera: en una tarjeta de 10 x 35 cm. a dos espacios de máquina y a 12 del margen izquierdo comenzamos por poner año, mes, día, lugar. Se confecciona un breve y claro resumen del documento, un espacio más abajo de la fecha. En caso de destacar algún dato necesario lo colocamos en Observaciones.

1870 - Julio 13, La Rioja

La Honorable Legislatura envía al Poder Ejecutivo de la Provincia terna de jueces de la 1ra. instancia.

Observaciones: Es copia

Sala 1-10-3-15

Ver Decreto: 11/10/70

La ficha onomástica: Una de las formas es transcribir en nombre en el encabezamiento.

Almonacid, Vicente

 Gobernador de la Provincia:

Disolvió la Cámara Legislativa.

Observaciones: Es copia

Sala 1-10-3-15

Véase 1880, 15 de marzo.

La ficha temática: si bien observamos este tipo de fichas, también se utiliza este procedimiento: requiere colocar en primer lugar el asunto o tema donde antes colocamos la fecha o el nombre y luego transcribimos textualmente el texto de la ficha cronológica.

LA UTILIDAD DE ANOTACIONES Y SIGNOS

Un sistema de anotaciones resulta complicado cuanto proporciona abundancia de datos sobre los documentos. El sistema de anotaciones debe de aclarar y no oscurecer los detalles de acceso a la documentación.

Cuando se trabaja con fondos documentales, se puede asignar símbolos a los conceptos como:

1)Unidades documentales,

Colecciones,

Fondos,

Grupos,

Series,

piezas documentales.

2) Área de depósito,

sala,

estantería,

estantes,

anaquel.

3) Contenedores que guardan documentos,

cajas,

archivadores,

atados, etc.

Un sistema de anotaciones no debe estar compuesto de símbolos inteligibles, o comprensibles solo para el archivero que los inventó. Normalmente la combinación de letras y números hace posible lograr los fines que pueden esperarse de las anotaciones. Un sistema de anotaciones pierde su utilidad a medida que se torna complejo, cuanto más fácil de comprender, tanto mejor el sistema.

Los signos son útiles principalmente para la preparación de índices. Los índices conviene recordarlos, son instrumentos que se emplean para identificar los documentos que contienen datos sobre determinados temas. Los datos pueden encontrarse en diversas colecciones y series. Es obvio que las colecciones y las series que contienen los datos han de identificarse con exactitud en los índices, y reiteramos que los símbolos son instrumentos que hacen posible su identificación rápida y fácil.

Los símbolos pueden tener utilidad para el archivero que se ocupa del servicio de consulta facilita la identificación de las piezas documentales. Si se emplean números, un número determinado debe usarse para un sitio determinado. Para este fin los números deben referirse preferentemente:

a las salas o áreas de depósito

estantes dentro de las áreas de depósito

los anaqueles

El archivero que se ocupa del servicio de consulta necesita saber con exactitud el lugar que ocupan los documentos. Esta información puede incorporarse en los catálogos y otros auxiliares descriptivos.

Los símbolos de localización son importantes para desarrollar un sistema eficaz para el control de documentos en uso.

Con solo escribir en las tarjetas de salida, los símbolos de localización, el archivero tiene datos que le permiten saber de que lugar fueron sacados los documentos, y a que lugar tienen que ser devueltos.

FICHA DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS

Si bien esta es una característica propia de la Bibliotecología, se presentan innumerables casos en que los archivos se ven obligados a custodiar documentos o publicaciones periódicas, relacionadas con las actividades de la institución, como los boletines y las circulares, razón por la cual incluimos en nuestro trabajo el fichado catalográfico.

Las publicaciones periódicas tienen características propias, como ser:

Continuidad, en el sentido que no son trabajos aislados e independientes, sino que se crean en diferentes volúmenes, separados por un determinado tiempo.

Progresión numérica, de acuerdo aun orden cronológico, se crean partiendo de un numero menor a uno mayor.

Periodicidad, tiempo o lapso de tiempo que transcurre entre una publicación y la otra, pueden ser: diarias, aparecer dos o más veces al día, bisemanales, semanales, quincenales, mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, anuales, bianuales, trianuales o irregulares.

Variedad de contenido, dentro de un programa o planificación definida y tipo documental uniforme, lo cual significa que tiene una objetivación determinada y sin límite de duración.

Las atribuciones de periodicidad, formato, tipo de papel, pueden diferir de acuerdo a las necesidades propias de las publicaciones.

En cuanto a la información obtenida en ellas puede ser:

Información general: cuando las publicaciones se dan en ámbito amplio.

Información especializada: cuando el tema versa sobre una materia especifica.

FICHA CATALOGRÁFICA PERIÓDICA

Tipo documental. Consideramos las publicaciones periódicas desde el punto de vista archivístico, es decir, desde su tipo documental.

Encabeza la ficha el nombre del documento. En el cuerpo se consignan los siguientes datos:

director con tratamiento de autor,

Numero de ejemplares publicados,

lugar,

entidad productora,

años de la primera entrega,

año de la última entrega.

En el escatocolo se indican:

periodicidad,

formato,

número de folios,

si hay grandes diferencias entre el número de folios del primero al último número, se colocan ambos.

CUADERNOS DE ARCHIVÍSTICA

Dirigida por: JUAN PEREZ, año I. Santa Fe. Editorial Maya. 1988.

Irregular(cuatrimestral)

(22x16) 40-50 paginas.

Artículo de un documento.

Autor del articulo

Titulo del articulo y datos de la publicación en que esta incluido.

periodicidad.

formato y numero de folios.

DIARIOS

Al igual que las publicaciones periódicas, los diarios merecen atención de parte del archivero, no solo porque es un material que muchos archivos los reciben, sino porque existen muchos expedientes en los que se incorporan recortes de periódicos que posteriormente generan problemas en la DESCRIPCIÓN documental, las hemerotecas, si bien corresponden a la documentación o a la Bibliotecología, es un tipo documental generalizado también en los archivos.

La ficha catalográfica correspondiente es de dimensiones algo mayores que la de documentos, mide 15 cm. x 23 cms.

Se consignan los datos en el siguiente orden:

Nombre del diario,

lema, si no posee se indica entre guiones -sin lema-,

lugar de edición,

año de edición,

periodicidad, si no es todos los días, se consigna entre paréntesis los días que aparece.

Formato y dimensiones. Se consignan las medidas en cms. y entre paréntesis.

Numero de tirada.

Numero de folios,

numero de columnas de cada folio,

secciones por las que esta compuesta el diario.

Sede de la redacción: calle, nro., ciudad, provincia, país.

Lugar de conservación.



[1]Tanodi, Aurelio. Inventario, Catálogo e Indices. Universidad Nacional de Córdoba. Escuela de Archiveros. 1978. págs. 7/9.

[2]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9.

[3]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[4]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[5]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[6]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[7]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[8]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[9]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[10]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[11]Tanodi, Aurelio. Id. págs. 7/9

[12]Vázquez, Manuel. Transparencias. Dictado de cátedra. Córdoba. 1979.

[13]Vázquez Manuel. Op. Cit.

[14]Vázquez, Manuel. Transparencias. Dictado de cátedra. Córdoba. 1979

[15]Vázquez, Manuel. Transparencias. Dictado de cátedra. Córdoba. 1979

[16]Vázquez, Manuel. Transparencias. Dictado de cátedra. Córdoba. 1979

Publicado el: 16/05/2011 / Leido: 57144 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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