Publicado el: 13/05/2011 / Leido: 8635 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
Víctor Hugo Arévalo Jordán
La Evaluación es una función que formal o informalmente se ejercita en todos los niveles. Cada vez que un funcionario pide el traslado de un documento, que solicita su destrucción o conservación permanente o temporal, es porque el documento ha sido evaluado.
Todo documento que es producto o se desarrolla en una actividad requiere ser valorado. El resultado puede ser negativo o positivo, de modo que se aclara la validez de su contenido, permitiendo en un nuevo documento, corregirse o confirmar los valores del contenido sustantivo, sobre todo la utilidad permanente o temporal.
Este reconocimiento del contenido sustantivo hace que se defina en su lapso de conservación. Evaluar un documento quiere decir reconocer la existencia y validez.
No evaluar el documento quiere decir continuar progresivamente ignorándolo, significa anular la experiencia y conocimiento adquirido a través de la actividad humana.
Todo documento genera espontáneamente la necesidad de afirmar y confirmar su información y sobre todo de ser valorado.
Cuándo en la empresa no existe un procedimiento formal de evaluación, esta se verifica en forma aislada y fragmentada que puede ser desde un comentario apresurado, al traslado incierto de algunos documentos que se desconoce si han de ser útiles o no a una sentencia de su destrucción sin comprender sus necesidades futuras.
En algunas situaciones las evaluaciones están sujetas a objetivos determinados como verificaciones de balance y auditorias, es decir, prescinden de valores posteriores al objetivo, no se toma en cuenta la contribución futura de esa información a determinados campos de los estudios humanísticos y científicos.
La evaluación del documento pone en evidencia los puntos débiles del documento que podrán ser corregidos en un futuro próximo mediante la aplicación de diversos programas de rendimiento.
Transferencia. La evaluación, al permitir una graduación de valores en los documentos, permite averiguar los elementos potencialmente válidos y programar una mejor utilización. Al mismo tiempo, pone en evidencia la inutilidad de un documento para cubrir cierta demanda de información administrativa, lo cual define en cierto grado su tiempo de traslado donde se considerarán otras cualidades positivas surgidas a través de la evaluación.
Asignación de valores. La evaluación permite una asignación más racional en cuanto a la calidad y cantidad de información, participando inclusive de las responsabilidades que encierran los distintos documentos.
Distribución. Una correcta evaluación permite la comprensión de una distribución adecuada de la información en los niveles administrativos cuando el documento cumple sus finalidades primarias y una distribución en niveles sociales cuándo la información cumple sus finalidades secundarias.
Relación de jerarquías. La evaluación suministra al personal relacionado con esta responsabilidad la posibilidad de establecer un diálogo de importantes consecuencias a los fines de determinar el tiempo de "vida" que se le debe asignar a un documento determinado.
Moral. El método de evaluación debe satisfacer las necesidades de un amplio número de investigadores y usuarios, obligando a un código moral tanto en el aspecto humano como en el informativo.
La evaluación puede convertirse en un método para obtener opiniones y no un método para medir la eficiencia de la información en forma objetiva.
1.- El error, consecuencia de los prejuicios relacionados a cierto tipo de información de los documentos, es el error de juicio de un individuo no calificado que tiende a dar calificaciones o muy altas o muy bajas a sus documentos en aquellas características que son del agrado o del disgusto de la persona que califica.
2.- Otra limitación es el "error de tendencia constante" mediante la cual y muy común en dependencias administrativas, se tiende a valorar la información general según un determinado criterio, utilizando una única fórmula para todos los documentos, sin tomar en cuenta los análisis de cada tipo documental.
3.-También existe la tendencia de valorar un documento de acuerdo con la persona que redacta o elabora el documento, influyendo positiva o negativamente en el juicio de quién evalúa el documento, este aspecto se da generalmente con los documentos producidos por personajes históricos.
4.-La capacidad de los evaluadores. Es conveniente facilitar un sistema explicativo de los mecanismos que se adoptan en una evaluación consiguiendo al mismo tiempo que el personal próximo a los evaluadores adquieran cierta práctica y familiaridad con los términos archivísticos.
5.-Es evidente que la evaluación no pueda ser confiada a una sola persona, se corre el riesgo de tener un juicio subjetivo o inexacto, por posibles incomprensiones del sistema que se usa.
6.-Hay que evitar un sistema sobrecargado de inciertas características del documento que no dará resultado tan preciso como un sistema que prevea la valoración del comportamiento y utilidad de la información acumulada.
7.-Si el método de evaluación incluye la valoración de factores foráneos a las exigencias del requerimiento de información, no se puede esperar obtener una representación exacta de la eficiencia del subordinado en examen.
Son los métodos simples empleados:
1. Escala de evaluación
1.1. frases descriptivas. Con cierto número de grados con escala gráfica.
1.2. de Objetivos.
2. Comparación.
2.1. Graduación.
2.2. Valoración por tipos documentales.
2.3. Distribución forzada de información.
3. Listas de control.
3.1. Selección forzada.
3.2. Con valores ponderables.
Este método se sustenta en la atribución de cierto grado a algunos rasgos inherentes a la información y a la eficacia que se consideran como los más indicados para caracterizar al documento que ha de valorarse. El mecanismo del método es el siguiente:
-Se aconseja la categoría de los documentos a valorar.
-Se averiguan los factores que constituyen objeto de valoración para la categoría elegida y que deben ser específicos del personal a valorar. El número de estos factores puede variar en un mínimo de cinco a un máximo de 20, según la importancia y la naturaleza de la categoría elegida.
-Para cada factor se dan breves descripciones de comportamiento de la información relativo al mismo factor, que corresponda a igual número de grados de valoración progresiva, (información insuficiente, información incompleta, optima información, etc.) Las frases descriptivas en este caso equivalen a los grados expresados en valores numéricos.
-Se produce todo un gráfico, teniendo en cuenta generalmente "no" mantener el orden progresivo, en los grados de valoración.
Todo trabajo reúne condiciones, inclusive los formulados dentro del quehacer archivístico, básicamente tenemos:
1. Cuando los trabajos no se redactan en ordenadores, que como consecuencia vienen impresos en papel, los trabajos, tanto los informes archivísticos como los auxiliares descriptivos, se presentan escritos a máquina en papel blanco sin rayas, si no, se usan formularios y de buena calidad.
2. Resulta conveniente que los escritos se realicen de un solo lado de la hoja, separada por línea de doble espacio de máquina, esto último porque facilita mejor la lectura.
3. En los auxiliares descriptivos, el orden y estructura es la siguiente:
Tapa
Texto
Índice.
Tapa: comprende:
a) Título del trabajo.
b) Nombre del archivo o de la Institución que lo genera.
c) Lugar y año.
Texto: Generalmente comprende tres partes:
a)Introducción. Breve, de carácter personal, preferentemente explicativo sobre el manejo de los auxiliares o metodología empleada.
b) Cuerpo del trabajo. Es el desarrollo de los auxiliares; se utilizan los descriptores seleccionados en el análisis documental. Las transcripciones textuales que se utilicen deben figurar dentro del texto del trabajo a un espacio de máquina y encerrado entre comillas.
Se toma en cuenta que el cuerpo está compuesto esencialmente por datos específicos obtenidos de la fuente original y generalmente no fueron dados a publicidad.
c).-Conclusión: Se realizan las observaciones o situaciones especiales que se presentan en el auxiliar descriptivo, lógicamente, la conclusión no puede contradecir a la Introducción.
Índice: Es la nómina referencial de los contenidos descriptivos, ordenado alfabéticamente.
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