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EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO INFORMATIVO

Publicado el: 13/05/2011 / Leido: 5369 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO INFORMATIVO

Víctor Hugo Arévalo Jordán

NOCIONES BÁSICAS

La Evaluación es una función que formal o informalmente se ejercita en todos los niveles. Cada vez que un funcionario pide el traslado de un documento, que solicita su destrucción o conservación permanente o temporal, es porque el docu­mento ha sido evaluado.

Todo documento que es producto o se desarrolla en una actividad requiere ser valo­rado. El resultado puede ser negativo o positivo, de modo que se aclara la vali­dez de su contenido, permitiendo en un nuevo documento, corregirse o confirmar los valores del contenido sustantivo, sobre todo la utilidad permanente o temporal.

Este reconocimiento del contenido sustantivo hace que se defina en su lapso de conservación. Evaluar un documento quiere decir reconocer la existencia y validez.

No evaluar el documento quiere decir continuar progresivamente ignorándolo, significa anular la experiencia y conocimiento adquirido a través de la actividad humana.

Todo documento genera espontáneamente la necesidad de afirmar y con­firmar su información y sobre todo de ser valorado.

Cuándo en la empresa no existe un procedimiento formal de evaluación, esta se ve­rifica en forma aislada y fragmentada que puede ser desde un comentario apresu­rado, al traslado incierto de algunos documentos que se desconoce si han de ser útiles o no a una sentencia de su destrucción sin comprender sus necesidades futu­ras.

En algunas situaciones las evaluaciones están sujetas a objetivos determinados como verificaciones de balance y auditorias, es decir, prescinden de valores pos­teriores al objetivo, no se toma en cuenta la contribución futura de esa informa­ción a determinados campos de los estudios humanísticos y científicos.

FINALIDADES DE LA EVALUACIÓN

LA NECESIDAD DE RENDIMIENTO

La evaluación del documento pone en evidencia los puntos débiles del documento que podrán ser corregidos en un futuro próximo mediante la aplicación de diversos programas de rendimiento.

Transferencia. La evaluación, al permitir una graduación de valores en los do­cumentos, permite averiguar los elementos potencialmente válidos y programar una mejor utilización. Al mismo tiempo, pone en evidencia la inutilidad de un docu­mento para cubrir cierta demanda de información administrativa, lo cual define en cierto grado su tiempo de traslado donde se considerarán otras cualidades positivas surgidas a través de la evaluación.

Asignación de valores. La evaluación permite una asignación más racional en cuanto a la calidad y cantidad de información, participando inclusive de las respon­sabilidades que encierran los distintos documentos.

Distribución. Una correcta evaluación permite la comprensión de una distri­bución adecuada de la información en los niveles administrativos cuando el docu­mento cumple sus finalidades primarias y una distribución en niveles sociales cuándo la información cumple sus finalidades secundarias.

Relación de jerarquías. La evaluación suministra al personal relacionado con esta responsabilidad la posibilidad de establecer un diálogo de importantes con­secuencias a los fines de determinar el tiempo de "vida" que se le debe asignar a un documento determinado.

Moral. El método de evaluación debe satisfacer las necesidades de un amplio nú­mero de investigadores y usuarios, obligando a un código moral tanto en el aspecto humano como en el informativo.

LIMITACIONES DE LA EVALUACIÓN

La evaluación puede convertirse en un método para obtener opiniones y no un mé­todo para medir la eficiencia de la información en forma objetiva.

1.- El error, consecuencia de los prejuicios relacionados a cierto tipo de infor­mación de los documentos, es el error de juicio de un individuo no calificado que tiende a dar calificaciones o muy altas o muy bajas a sus documentos en aquellas características que son del agrado o del disgusto de la persona que califica.

2.- Otra limitación es el "error de tendencia constante" mediante la cual y muy co­mún en dependencias administrativas, se tiende a valorar la información ge­neral según un determinado criterio, utilizando una única fórmula para todos los documentos, sin tomar en cuenta los análisis de cada tipo documental.

3.-También existe la tendencia de valorar un documento de acuerdo con la persona que redacta o elabora el documento, influyendo positiva o negativamente en el juicio de quién evalúa el documento, este aspecto se da generalmente con los documentos producidos por personajes históricos.

4.-La capacidad de los evaluadores. Es conveniente facilitar un sistema explicativo de los mecanismos que se adoptan en una evaluación consiguiendo al mismo ti­em­po que el personal próximo a los evaluadores adquieran cierta práctica y fami­liari­dad con los términos archivísticos.

5.-Es evidente que la evaluación no pueda ser confiada a una sola persona, se corre el riesgo de tener un juicio subjetivo o inexacto, por posibles incomprensiones del sistema que se usa.

6.-Hay que evitar un sistema sobrecargado de inciertas características del docu­mento que no dará resultado tan preciso como un sistema que prevea la valoración del comportamiento y utilidad de la información acumulada.

7.-Si el método de evaluación incluye la valoración de factores foráneos a las exi­gencias del requerimiento de información, no se puede esperar obtener una repre­sentación exacta de la eficiencia del subordinado en examen.

MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO

Son los métodos simples empleados:

1. Escala de evaluación

1.1. frases descriptivas. Con cierto número de grados con escala gráfica.

1.2. de Objetivos.

2. Comparación.

2.1. Graduación.

2.2. Valoración por tipos documentales.

2.3. Distribución forzada de información.

3. Listas de control.

3.1. Selección forzada.

3.2. Con valores ponderables.

ESCALAS DE EVALUACIÓN

Este método se sustenta en la atribución de cierto grado a algunos rasgos inherentes a la información y a la eficacia que se consideran como los más indicados para ca­racterizar al documento que ha de valorarse. El mecanismo del método es el si­guiente:

-Se aconseja la categoría de los documentos a valorar.

-Se averiguan los factores que constituyen objeto de valoración para la categoría elegida y que deben ser específicos del personal a valorar. El número de estos fac­tores puede variar en un mínimo de cinco a un máximo de 20, según la impor­tancia y la naturaleza de la categoría elegida.

-Para cada factor se dan breves descripciones de comportamiento de la información relativo al mismo factor, que corresponda a igual número de grados de valoración progresiva, (información insuficiente, información incompleta, optima información, etc.) Las frases descriptivas en este caso equivalen a los grados expresados en valo­res numéricos.

-Se produce todo un gráfico, teniendo en cuenta generalmente "no" mantener el orden progresivo, en los grados de valoración.

LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN

DE LOS TRABAJOS

Todo trabajo reúne condiciones, inclusive los formulados dentro del quehacer ar­chivístico, básicamente tenemos:

1. Cuando los trabajos no se redactan en ordenadores, que como consecuencia vienen impresos en papel, los trabajos, tanto los informes archivísticos como los auxiliares descriptivos, se presentan escritos a máquina en papel blanco sin rayas, si no, se usan formularios y de buena calidad.

2. Resulta conveniente que los escritos se realicen de un solo lado de la hoja, sepa­rada por línea de doble espacio de máquina, esto último porque facilita mejor la lec­tura.

3. En los auxiliares descriptivos, el orden y estructura es la siguiente:

 

Tapa

Texto

Índice.

 

Tapa: comprende:

a) Título del trabajo.

b) Nombre del archivo o de la Institución que lo genera.

c) Lugar y año.

Texto: Generalmente comprende tres partes:

a)Introducción. Breve, de carácter personal, preferentemente explicativo sobre el manejo de los auxiliares o metodología empleada.

b) Cuerpo del trabajo. Es el desarrollo de los auxiliares; se utilizan los descriptores seleccionados en el análisis documental. Las transcripciones textuales que se utili­cen deben figurar dentro del texto del trabajo a un espacio de máquina y encerrado entre comillas.

Se toma en cuenta que el cuerpo está compuesto esencialmente por datos específicos obtenidos de la fuente original y generalmente no fueron dados a publicidad.

c).-Conclusión: Se realizan las observaciones o situaciones especiales que se pre­sen­tan en el auxiliar descriptivo, lógicamente, la conclusión no puede contra­decir a la Introducción.

Índice: Es la nómina referencial de los contenidos descriptivos, ordenado alfabéti­camente.

Publicado el: 13/05/2011 / Leido: 5369 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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