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DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE OBTENCIÓN DE DATOS

Publicado el: 13/05/2011 / Leido: 11237 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE OBTENCIÓN DE DATOS

Víctor Hugo Arévalo Jordán

Teóricamente el contenido de un documento puede conocerse por la información que proporcionan las distintas unidades generadoras de documentos y lo que estu­viera detallado en los Manuales de procedimientos si es que existen. Si se tuviera la certeza de que las entidades productoras conocen perfectamente los documentos que generan, y los manuales fueran suficientemente detallados como para facili­tar la labor de DESCRIPCIÓN documental, los archiveros que efectúan el análisis podrían realizar las descripciones documentales en sus propios lugares de trabajo, dándose sólo el trabajo de ordenar adecuadamente la información. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcionará datos fidedignos sobre la documentación, haciéndose necesario recurrir a los propios redactores de documentos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por las cuales generan la documentación.

Esta forma de participación, del archivero con los emisores de documentos, permi­te una obtención de conocimiento real y constituye una forma efectiva de acción en conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de análisis y evaluación y ase­gura al archivero que su trabajo será ponderado de acuerdo a la información sumi­nistrada por el mismo. De esta forma no hay motivo para alegar que hubo descono­cimiento o error en la determinación de características del documento.

Como en este tipo de investigaciones predominan juicios humanos, especialmente cuando los trabajos estudiados requieren un mayor conocimiento, se recomienda recurrir a Jerarquías más elevadas, quienes con un criterio más amplio de las ac­tividades que desempeñan, pueden modificar algunos aspectos de la información suministrada por los empleados.

En los archivos administrativos, la conformidad, tanto de las secciones productoras de documentos como de sus jerarquías y los archiveros, resulta esencial para asegu­rar una información correcta, asimismo que sirve de camino para interesar y facili­tar su cooperación en las restantes etapas del proceso de análisis y evaluación.

FORMA DE OBTENER LOS DATOS

Básicamente se pueden emplear tres formas de obtener la información relativa a los contenidos documentales.

a. Sistema de entrevistas.

b. Sistema de consultas

c. Sistema de encuestas.

Estos sistemas pueden tener factores negativos y positivos, pero cuando se reúne la información de los tres sistemas, observaremos que tenemos una infor­mación lo suficientemente abun­dante como para realizar el análisis lo más cercano a la realidad.

Sistema de entrevistas:

Consiste en obtener los datos relativos al documento, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que encierra, su plazo de vigen­cia, sus objetivos, los valores de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunas consideraciones.

La entrevista es una conversación entre dos personas de las cuales una es el entrevistador y otra el entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad obtener alguna información.

Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigidas o no dirigidas. La diferencia es que en esta última la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que, en la primera, se ha preparado de antemano un cuestionario o serie de preguntas.

Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lugar que el entrevistador tiene que poseer un cierto conocimiento de la persona del entrevistado, sus dotes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse con comodidad.

En segundo lugar que la entrevista provoca problemas. A veces el entrevistado rehúsa responder o porque falsea la verdad o, porque se deja llevar por impresiones erróneas.

Además el lenguaje de la entrevista debe ser atendible y a través de él el entrevistador debe ganarse la confianza del entrevistado.

Finalmente el entrevistador no debe dejar traslucir sus impresiones personales o ideas que puedan inducir a por determinados caminos al entrevistado y que no son realmente los propios. Se entrevista directamente, en su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor conocimiento sobre los documentos que se elaboran en su sector; en un despacho de asesoría legal, no entrevistaremos a la secretaria, que solo recopila la información que ha sido elaborada por el ase­sor; entrevistaremos entonces al asesor y le interrogaremos sobre los documentos, todo aquello que nos interesa saber para poder efectuar una DESCRIPCIÓN adecuada.

Posteriormente, verificamos todos los datos obtenidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxiliares descriptivos sean lo más uniformes. Para facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan formularios diseñados exprofeso, y en algu­nos casos, se elaboran guías escritas para tener la seguridad que se considerarán todos los aspectos que interesen al archivo.

La entrevista se complementa con la observación directa del trabajo del sector en­trevistado para lograr una comprensión del empleo de la documentación y de que forma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las actividades de ese sector.

Para que la entrevista proporcione los resultados esperados, es necesario que el entrevistador esté capacitado, tanto en los contenidos de la Archivología como en los contenidos del sector entrevistado, sea este sector una sección determinada de la administración, cuando los archivos son administrativos, sea el sector un cuerpo de investigadores, cuando el archivo es histórico.

Esta capacitación del entrevistador, permite no detenerse en detalles que pueden no significar nada para los objetivos de la DESCRIPCIÓN.

Por último, es conveniente informar al personal que proporciona los datos, de las facilidades que pueden brindarnos el análisis documental y de todos aquellos datos que soliciten y contribuyan a lograr una mayor cooperación.

Sistema de consultas

Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad del documento, mediante consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes le inte­resan utilizar sus servicios, más categóricamente a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a resolver los problemas que puedan presentarse sobre la forma o formas en que son solicitados los documentos, de modo que los auxiliares descrip­tivos tengan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acercan a consultar con un nombre determinado del tipo documental, o desconocen los contenidos de determinados tipos documentales, las opciones permitirán entonces al consultante adecuarse y enterarse si lo que busca es realmente un determinado tipo documental o bien puede encontrar en otros documentos, información que le permita desarro­llar su conocimiento y trabajo con mayor eficacia.

Este sistema tiene mucho en común con el sistema de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.

Sistema de encuestas

En este sistema, las entidades productoras describen su trabajo con relación al documento, respondiendo a las preguntas que se les formu­le en cuestionarios elaborados para este fin.

El cuestionario es una práctica de investigación que consiste en un sistema de preguntas que tiene por finalidad obtener datos.

Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar, exclusivamente con un sí o un no cuando se someten varias alternativas de respuestas entre las que el entrevistado debe responder. En los otros -abiertos- la respuesta queda librada al entrevistado.

Se recomienda que en todo diseño de cuestionario se ponga especial atención en el contenido, el vocabulario y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.

Referente al contenido hay que pensar si la pregunta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestarla, si puede hacerlo, etc.

En lo que se relaciona con el vocabulario si es inteligible si realmente pregunta lo que queremos, si expresa las posibles alternativas pensadas.

En lo que se refiere a la secuencia es conveniente que se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo importante. Con un orden lógico que no distorsione respuestas y que no se produzca la llamada "contaminación". Se entiende por tal la influencia que el orden de preguntas puede ejercer en las respuestas del informante.

Si bien es cierto, este sistema puede proporcionar información mas ordenada y meditada, requiere por lo general, acla­raciones y comprobaciones, por lo que a menudo se deben complementar con las entrevistas, prolongándose en el tiempo empleado para esta etapa.

PREPARACIÓN DE FORMULARIOS

Cualquiera de los sistemas citados anteriormente, requieren de formularios que permitan la recogida de datos en forma ordenada y comprensible para quienes los utilicen posteriormente. Por ello es necesario prestar una atención esmerada al di­seño de los formularios que faciliten estas tareas.

En caso de efectuar las encuestas, es fundamental presentar preguntas claras y di­rectas y que los formularios sean fácilmente manejables por quienes han de respon­der.

En algunos puntos del cuestionario, será necesario incluir aclaraciones, instruccio­nes y oraciones explicativas, para facilitar la comprensión del contenido del formu­lario y de lo que se quiere obtener con él.

Al diseñar los formularios, para poder efectuar una buena labor de análisis docu­mental, se deben considerar los siguientes aspectos:

1) Los espacios destinados a las características del documento, deben ser lo sufi­ciente amplios o ampliables, para facilitar la anotación de un máximo de datos.

2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que se realicen.

3) Reservar secciones especiales para anotar datos complementarios que no requie­ren de amplias descripciones.

4) Tratándose de análisis a los efectos de la Evaluación de documentos, consultar todos los datos necesarios para este proceso y en la forma más fácilmente utilizable para su estudio.

5) Es conveniente considerar cuales serán las características de los campos de in­formación que van a interesar, y consultar las preguntas necesarias para estos re­querimientos. Las características se analizarán posteriormente.

La preparación de los formularios deberá hacerse con anticipación, con el objeto de someter los proyectos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

Son la constancia escrita de cada una de las actividades realizadas en la Institución.

En la actualidad, los documentos se presentan en formularios, generalmente numerados y con duplicados, o en textos impresos con datos específicos y espacios en blanco para completar de acuerdo con cada situación relacionada con la actividad objetiva de la entidad.

Generalmente se confeccionan un original y copias duplicadas o triplicadas, relacionado el número de copias con el trámite, para que cada persona que interviene en la actividad tenga su ejemplar propio.

La numeración, que evita la separación de algunos de ellos, sirve para indicarnos el orden original en el cual fueron creados. De esta forma se observa que faltan hojas cuando la numeración no es correlativa.

Los documentos adquieren una vital importancia en la vida institucional, siendo utilizada para:

a) comprobar la actividad realizada;

b) control de la Entidad,

c) servir de base para los registros a los que respaldan;

d) servir como medio de prueba en juicios.

Dada su importancia, los documentos comerciales deben ser conservados por la entidad durante un lapso de tiempo determinado, generalmente consistente en varios años, contados a partir de su fecha de emisión o confección.

PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTOS

Los documentos generalmente se realizan con copias, lo que hace que en una entidad circulen y se encuentran originales de ciertos documentos y copias o duplicados de otros.

En cada caso, original, copia y duplicado de un mismo documento, pueden adquirir un significado distinto para la entidad.

La entidad, y llamamos entidad a toda institución o empresa que posee personería juríca, genera y emite o recibe documentos emitidos, a su vez, por otras entidades. Por lo tanto encontramos:

1- Documentos generados y emitidos por la entidad.

2- Documentos recibidos de terceros o instituciones ajenas a la entidad.

En ciertos casos, es necesario realizar documentos internos en la entidad, como constancia de las actividades que se desarrollan dentro de la misma.

Aún cuando la actividad se realiza en la entidad misma, muchas veces es necesario la elaboración de un documento que la respalde, como constancia y cumplimiento, a esto le llamamos burocracia.

Así mismo, se realizan actividades como sistema de control: para determinar el estado y la ubicación de los bienes y establecer las responsabilidades de cada uno de los participantes de la entidad. Así el Archivero realiza los inventarios para conocer el lugar de los documentos y es responsable de su conservación y permanencia.

Archivo de los documentos

Los documentos se guardan en unidades de conservación, que pueden ser: cajas archiveras, biblioratos, archivadores de palanca, carpetas, fólderes, etc.. Para ser guardados debe organizarse un sistema de archivos que permita encontrar inmediatamente cualquier documento que se solicite. Puede hacerse:

por clientes;

por fechas;

por productos;

otros criterios.

En las entidades productoras de grandes volúmenes de documentos, como las casas aseguradoras por ejemplo, los documentos se procesan por ordenadores, o bien se filman los documentos y sus archivos son grandes depósitos de rollos de películas.

Requisitos generales de la documentos

Así como para escribir tenemos determinadas circunstancias obligatorias como el destinatario y el remitente, en su mínima expresión, de igual forma existen ciertos requisitos comunes a casi todos los documentos de las entidades.

Podríamos resumirlos en:

1.- Emisión por copias duplicadas, de acuerdo a la importancia del documento.

2.- Fecha de emisión. (como descriptor es útil)

3.- Nombre del documento. El cual deriva en el Tipo Documental.

4.- Número del documento, un amplio número de instituciones realizan la numeración correlativa, la misma que nos da la pauta del orden original.

5.- Datos (nombre y apellido) de las personas que intervienen en la actividad:

-Comprador y vendedor, si se trata de una factura.

-Deudor y acreedor, si se trata de un pagaré.

-Propietario e inquilino, si se trata de un recibo.

Independiente de estos requisitos, cada documento tiene los suyos propios, en muchos casos respaldados por alguna forma legal como un decreto, ley, etc., así por ejemplo para documentos comerciales se exige:

-Clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.) del comprador y vendedor, con la cual están inscriptos en la Dirección General Impositiva.

-Categoría de IVA, número de caja de jubilación e ingresos brutos.

Sistematización de la documentos

Organizamos la presentación de los documentos comerciales en grupos, esta clasificación no es archivística sino contable, pero que nos permite comprender el grupo de documentos generados por algunas instituciones o empresas, esta agrupación la realizamos de acuerdo con la función que cumplen en la comercialización.

Grupo I: Documentos relacionados con la compra-venta.

Grupo III: Documentos relacionados con el pago.

Grupo II: Documentos relacionados con el transporte de las mercaderías.

Grupo IV: Documentos varios.

Grupo I

Los Documentos relacionados con la compra-venta tiene tres subgrupos, las que están relacionadas con el vendedor, (Nota de compra o pedido), las que están relacionadas con el comprador (Notas de venta y Facturas).

La relación se establece entre vendedor y comprador mediante la oferta y pedido de mercadería, a veces previa correspondencia, para establecer las condiciones de compra y venta. Una vez efectuada la venta, se envía la mercadería y se confecciona el documento que respalda la compra-venta. Ambos tienen documentos duplicados de su actividad, el expediente, básicamente estará compuesto de pocas piezas documentales.

NOTA DE COMPRA O PEDIDO.

NOTA DE VENTA.

FACTURA.

Posiblemente se adjunten certificaciones que justifiquen las responsabilidades ante el IVA, si el archivero solo se ocupara de guardar documentos, no tendría que ocuparse de estos aspectos, pero, si consideramos que el archivero puede diseñar los trámites de la institución, deberá conocer algunos de estos aspectos.

No responsable: persona que realiza actividades no gravadas con IVA.

Responsable inscripto: Cuando sus ingresos anuales superan cierto importe establecido por la DGI.

Responsable no inscripto: personas cuyo ingreso no superan dicho importe.

IVA exento: actividades a las cuales se ha eximido de pagar IVA.

En el último eslabón de la cadena de comercialización se encuentra el consumidor final.

En los archivos comerciales el archivero debe saber tambien que los responsables inscriptos emiten comprobantes "A" y "B". Los responsables no inscriptos emiten comprobantes "C". Responsables inscriptos emiten: Facturas "A" -para responsables inscritos y no inscriptos. Facturas "B" -para las categorías: no responsables, exentos y consumidores finales.

O que los responsables no inscriptos emiten: Facturas "C" -para responsables inscriptos y no inscriptos, exentos, no responsables y consumidores finales.

Se justifica este conocimiento por la simple razón que la factura da lugar a cambios en el Patrimonio de ambas partes interesadas: Para el comprador significa una adquisición de bienes (aumenta el Activo) y un pago al contado (disminución del Activo) o una deuda a pagar (aumenta el Pasivo).

Para el vendedor, aumentan sus derechos de cobro o sus disponibilidades (aumenta el Activo), pero disminuyen sus bienes (disminución del Activo). Los documentos en este caso, son un fiel testimonio que permite realizar comprobaciones posteriores.

Grupo II

Los documentos relacionados con el trasporte de las mercaderías, son básicamente los siguientes tipos documentales:

1.- Remito por el transporte, es el documento que acompaña a las mercaderías para su entrega. Sirve para el control de éstas. Son confeccionados por los transportistas, original y las copias necesarias. El comprador se queda con el original, controla las mercaderías y firma el duplicado, en conformidad, entregándoselo nuevamente al transportista.

2.- Carta de Porte o Guía (por Tren). Es utilizada generalmente para el transporte de mercaderías por vía férrea. Es emitida por la entidad de ferrocarriles como constancia de haber recibido mercaderías para su transporte.

3.- Conocimiento (por barco). Es un documento similar al anterior: representa un contrato de transporte de bienes que se realiza por vías marítima o aérea.

Grupo III

Los documentos relacionados con el pago, básicamente son:

1.- Pagaré. Por medio de un Pagaré una persona promete pagar a otra, en un tiempo determinado, una suma de dinero.

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

DENOMINACIÓN

Pagaré

CÓDIGOS, CLAVES

Números correlativos

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA

Contabilidad

DEPENDENCIA

1RO. Empresa

NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE

LIBRADOR: Emisor o pagador es la persona que emite y firma el documento. Cuando llega la fecha de vencimiento, es también quien paga.

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS

DOCUMENTALES

FORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Entidad Bancaria

EXPERIENCIAS ANTERIORES

BENEFICIARIO: Es la persona a cuya orden fue emitido el documento y la cual lo va a cobrar a su vencimiento. Si el beneficiario cede sus derechos a otra persona, aparece una tercera persona que es el Tenedor o Portador del documento.

RESPONSABILIDADES

El cuerpo del pagaré, en mano del beneficiario, significa un derecho a cobro y se representa con la cuenta Documentos a Cobrar. El talón del pagaré, en manos del librador, significa una deuda y se representa con la cuenta Documentos a pagar.

HABILITACIÓN DOCUMENTAL

Legal

EXIGENCIAS DOCUMENTALES

Este documento consta de dos partes: el cuerpo y el talón. El cuerpo del Pagaré es firmado por el librador, cuando éste contrae una deuda. El librador (que es el deudor) entrega al beneficiario (que es el acreedor) el cuerpo del pagaré y se queda con el talón, para control.

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental

2.- Identificación del Archivero analista

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados

DESCRIPCIÓN

El archivero debe conocer también que para determinados documentos se aplican los endosos, como un acto por el cual una persona transmite a otra un documento de crédito y todos sus derechos sobre éste. Este derecho es debidamente respaldado por los documentos guardados en los archivos.

Para realizar un endoso en un pagaré, el beneficiario coloca su firma en el reverso, de ahí su nombre de endorso.

Protesto. Tipo documental que se redacta si el pagaré no es pagado a su vencimiento. Por medio del protesto se deja constancia escrita de la falta de pago del pagaré. La realización del protesto es el paso previo a la iniciación de un juicio.

Otra situación de los requerimientos del documento al realizar el análisis documental, será la necesidad de tener conocimientos sobre la ley de sellos. Los pagarés pagan impuesto establecido por la ley de sellos. El importe a abonar guarda relación con valor del pagaré.

2.- Cheque. Es un documento por medio del cual una persona paga a otra, utilizando el dinero que tiene depositado en una institución bancaria.

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

DENOMINACIÓN

Cheque: Tipo documental que permite realizar pagos utilizando dinero depositado en el Banco.

CÓDIGOS, CLAVES

Numeración correlativa

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA

contabilidad

DEPENDENCIA: Empresa

1RO. Banco

NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS

DOCUMENTALES

FORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Para poder realizar su estudio, es necesario conocer primero las distintas formas de los depósitos bancarios

EXPERIENCIAS ANTERIORES

Depósitos en Cuenta Corriente. Depósitos en Caja de Ahorro. Depósitos a Plazos Fijo.

RESPONSABILIDADES

Orden de pago librada contra un Banco

HABILITACIÓN DOCUMENTAL

el librador tiene fondos depositados a su orden

EXIGENCIAS DOCUMENTALES

cuenta corriente o autorización para girar en descubierto

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental

2.- Identificación del Archivero analista

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados

DESCRIPCIÓN

3.- Recibo. Sirve como constancia de un pago realizado.

Existen distintos motivos por los cuales pueden realizarse un recibo pago de un alquiler, pago de cuotas de un club, pagos de sueldos, otros.

Por lo tanto, existen distintos modelos de este documento. Los más conocidos se presentan a continuación:

RECIBO DE ALQUILER.

RECIBO DE SUELDOS.

RECIBO COMERCIAL.

El recibo es emitido en dos ejemplares: original y duplicado.

Original: Está en poder de la persona que ha realizado el pago.

Duplicado: Está en poder de la persona que ha recibido el pago.

Grupo IV

Documentos varios.

                               a) Nota de débito.

                               b) Nota de crédito.

                               c) Resumen de cuenta.

                               d) Vale

                               e) Minuta de archivos.

a) NOTA DE DEBITO.

Es el documento en que el vendedor envía al comprador para indicarle que ha debitado (agregado) en su cuenta un importe más, por un determinado concepto.

Los motivos que originan una nota de débito pueden ser:

Diferencia en una factura anterior, por haber anotado precios inferiores a los que correspondía, o por algún error.

Flete de mercadería enviada.

Intereses por demora en el pago

Uso de una nota de débito.

Se emite en dos ejemplares: original y duplicado.

Original: es recibido por el comprador para quien representa un aumento de su deuda con el vendedor.

Duplicado: está en poder del vendedor para quien representa un aumento de sus derechos a cobrar con respecto al comprador.

b)NOTA DE CRÉDITO.

Es un documento que el vendedor envía al comprador para indicarle que desargado (disminuido) de su cuenta un importe por un motivo determinado.

Los conceptos que originan una nota de crédito pueden ser:

1 Diferenciar en una factura anterior, por haber anotado precios superiores a los que correspondía, o por algún error.

2 Por rebajas en los precios anteriores.

3 Por devolución de mercaderías.

Uso de la Nota de Crédito.

Se emite en dos ejemplares: original y duplicado.

Original: Es recibido por el comprador, para quien representa una disminución de su deuda con el vendedor.

Duplicado: Está en poder del vendedor, para quien representa una disminución de sus derechos a cobrar con respscto al comprador.

c) RESUMEN DE CUENTA.

Es el documento que el vendedor envía al comprador, en forma mensual, detallándole todas las operaciones realizadas durante dicho período.

d) VALE.

Es un comprobante usado en la vida comercial para circunstancias diversas:

Ejemplos:

1 Para remplazar algún otro comprobante que se ha extraviado.

2 Como constancia de la entrega de bienes que deben ser devueltos: una prenda en el guardarropas, un envase en un supermercado.

3 Para obtener artículos de propaganda; en los comercios. Son los premios de una rifa, un programa de televisión.

4 Como comprobante de una salida de caja, por gastos que tienen otra forma de documentos: Las estampillas para franqueo, el traslado por tren u ómnibus.

5 Como constancia de un anticipo de sueldo, que luego es deducido al hacerse el pago mensual.

Uso de Valen.

Solo se emite en original.

e)MINUTA DE ARCHIVOS.

Es el documento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.

Requisitos de los documentos comerciales.

Concepto

Nota de pediro y de venta

Factura

Remito

Nota de débito y de crédito

Lugar y fecha de emisión

X

X

X

X

Denominación del documento

X

X

X

X

Número del documento

X

X

X

X

Datos del vendedor(incluye C.U.I.T, Nro de incripción en Caja de jubilación e ingresos Brutos)

X

X

X

X

Datos del comprador (incluye C.U.I.T.)

X

X

X

X

Categoría con respecto a IVA (comprador y vendedor)

X

X

X

X

Condiciones de pago

X

X

Datos de otros documentos.

X

X

X

X

Cantidad de mercaderías

X

X

X

Detalle de mercadería

X

X

X

Precio unitario y total

X

X

Número de cuenta del cliente.

X

X

X

X

CONCEPTO

Nota de crédito bancaria

Cheque

Resumen bancario

Lugar y fecha de emisión

X

X

X

Denominación del documento

X

X

X

Número del documento

X

X

X

Datos del beneficiario

en ciertos casos

Datos del librador

X

Datos del depositante

X

X

Datos del Banco

X

X

X

Importe en letras y en números

X

X

Números

Lugar de pago

X

Forma de realizar el depósito

X

X

Firma del depositante

X

Firma del librador

X

Nro de cuenta corriente del titular de ésta

X

X

X

CONCEPTO

Pagaré

Recibo

Resumen de cuenta

Lugar y fecha de emisión

X

X

X

Denominación del documento

X

X

X

Número del documento

X

X

X

Datos del beneficiario

en ciertos casos

Datos del cobrador

X

Datos del comprador y vendedor

X

Importe en letras y números

X

X

Números

Fecha de vencimiento

X

Lugar de pago

X

Concepto por el cual se realiza el pago

X

Forma de realizar el pago.

X

Detalle de las operaciones realizadas

X

Firma del cobrador

X

Firma de librador

X

Motivo por el cual se realiza el documento

X

X

CONTROL DE GESTIÓN PARA ARCHIVOS

Los principales objetivos del empleo tecnológico en la gestión documental son:

-Reducir los costos de operación.

-Simplificar los procedimientos de trabajo.

-Obtener informes oportunos.

-Eliminar al máximo los controles y proce­sos manuales.

Detallamos las necesidades de un ar­chivo, considerando los aspectos de un archivo histórico, administrativo o privado:

En función de actividades operacionales

- Control del volumen almacenado.

- Volumen almacenado diario.

- Volumen de recuperación de la Información diaria.

Estados a obtenerse:

- Listado de control diario de salidas de Información.

- Estado diario de Ingresos documentales.

- Balance semanal de Existencias de documentos discriminado por áreas y salas.

- Control diario de selección y expurgo documental:

                 a) Valoración económica de la información (valor nominal y utilizable)

                 b) Avisos de plazos de retención y conservación de la Documentación.

                 c) Listado de documentos de rezago.

En el área de actividades de administración

- Servicios de conservación.

- Volumen documental en conservación.

- Costos.

Estados a obtenerse:

- Control de estados documentales.

- Control de Inventarios físicos y útiles de escritorio.

- Control de consultas y pedidos de documentación.

- Estadísticas de:

                 a) Simulación de costos de Restauración.

                 b) Simulación de costos de Conservación.

Área de actividades de Personal

- Volumen de empleados.

- Estados de costos mensual.

Estados a obtenerse:

- Planillas de haberes.

- Recibos de pago.

- Planillas de descuentos.

-Planillas de descuentos desglosados por servicios.

- Planillas de asignaciones familiares.

- Planillas de aportes sociales de acuerdo a ley.

- Detalles de descuentos.

- Planillas de sobre tiempos.

- Resúmenes de planillas de funciones.

Área de actividades de Información

-Se requiere el volumen de documentación a almacenar.

Estados a obtenerse:

-Listado de movimiento documental semanal y mensual.

-Obtención de tendencia informativa por épocas.

-Costos de operación por:

                 a) Volumen de información,

                 b) Información almacenada,

                 c) Información calificada.

-Estadística de Consumo de Información.

-Documentación Activa.

-Control de presupuesto asignado al archivo.

Área de actividad Estadística

- Volumen de Información a determinar:

Cuadros a obtenerse

- Estadísticos

- Movimiento documental

- Control de Reproducciones

- Formulación de modelos informativos.

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