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SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Publicado el: 12/05/2011 / Leido: 6846 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EN EL CICLO VITAL

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN

A

l enfocar el tema del Ciclo vital de los documentos, hemos llegado a una conclu­sión sobre las etapas y los momentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de in formación requerida en cada una de estas etapas. Realizamos entonces una categorización:

PRIMERA ETAPA

Denominada prearchivística, (Tanodi, Lodolini, Perotin), Activa (Mendoza), en esta fase se generan los momentos de gestación y trámite, aquí observamos el problema de la dimensión temporal, que nos facilita analizar los alcances de la in­formación contenida en los documentos con relación al tiempo, y la dimensión es­pacial nos da una pauta de los alcances de la información, dentro del interés por la recuperación de la información.

Dimensión espacial

Constituido por los limites legales y de influencia de la insti­tución. En esta etapa, los documentos y la información tienen una dependencia di­recta de la entidad productora, consecuentemente una vinculación vertical a los sistemas de información organizacional, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos eventuales. Al realizar la DESCRIPCIÓN, se debe tener en cuenta quienes han de requerir inmediatamente la información.

Dimensión temporal

Constituido por las series de carácter estadístico, se observa en esta etapa una actividad pragmática de la institución y una preocupación consuetu­dinaria, preocupación por tomar decisiones sobre temas del día.

Esta etapa se denomina también La fase de producción de documentos y estaría compuesta por los elementos siguientes:

diseño y gestión de formularios,

preparación y gestión de la correspondencia,

gestión de informes y directrices,

fomento de sistemas de gestión de la información

y aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos.[1]

SEGUNDA ETAPA

Considerada como la de mayor actividad informativa, esta etapa es la denominada Administrativa por Tanodi, Lodolini, Perotin; Inactiva por Gunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia por Schatz. Según Manuel Vázquez se consideran los momentos de Vigencia y de Plazo Precaucional. Como principal característica de esta etapa se observa un desarrollo sectorial referido a grupos sociales interac­tuantes, lo cual permite la formación de ciclos de comunicación entrelazadas, como consecuencia de los interés de carácter social y los de la institución que en­tran en juego, el requerimiento de información en esta etapa es masivo; se observa que la entidad productora trabaja relacionada con el núcleo social que le rodea y sirve para la entidad social que demanda la información. Los auxiliares descripti­vos generalmente tienen un carácter de reserva o acceso.

Dimensión espacial

Es constituido por los ámbitos de influencia de la institución sobre los grupos interactuantes; como consecuencia esta dimensión será mucho mas extensa que el anterior. La dimensión espacial se cualifica y cuantifica en función de los objetivos, del sentido direccional de la entidad, sobre la formulación de obje­tivos y la adopción de decisiones.

                                                                                  Dimensión temporal

Ingresa en el intercambio de la influencia del medio social, para lo cual la institución realiza una recogida de datos mediante algunas activida­des principales como la orientación del tramite, determinación de identidad de la entidad productora en función del medio social, consecuentemente la distribución de información de carácter escrito u oral, cumple con las funciones de difusión y comunicación.

Durante el desarrollo de esta etapa, internamente la institución realiza una codifi­cación de series o tipos documentales determinados y requiere además, informa­ción de los trámite y sectores de control, Se incorporan las técnicas propias del ar­chivo; ordenación, clasificación, y DESCRIPCIÓN y podríamos decir con una preselec­ción sin llegar a una selección científicamente fundamentada. Se cumple entonces la certificación de las acciones, funciones, actividades y tareas institucionales.

Esta etapa podemos llamarla también: La fase de utilización y conservación de los documentos abarca los aspectos siguientes:

creación y mejoramiento de los sistemas de archivos

y de recuperación de datos,

gestión de registros,

gestión del correo y las telecomunicaciones,

selección y manejo de máquinas copiadoras,

análisis de sistemas,

producción y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos.[2]

TERCERA ETAPA

Denominada Histórica por Tanodi, Lodolini y Perotin o de conservación perma­nente enunciado por Gunnar Mendoza, incorporamos en esta etapa el momento simbiótico donde empieza la decantación de los valores, de acuerdo al tipo de in­formación obtenida y de acuerdo a los valores primarios tenemos:

administrativos,

legales,

contables,

científicos;

 y los valores secundarios:

evidenciables,

informativos.

También se incorpora en esta etapa el momento de la investi­gación; modificándose los grados de accesibilidad que permita a los investigadores acceder libremente a los documentos para sus respectivas investigaciones.

Dimensión espacial

Constituido por el manejo de información incorporada al sub­conjunto de saber acumulado por el grupo social, por efecto de la decantación de valores, la información se convierte en especializada.

Esta etapa requiere de un proceso de actualización de la información por elimina­ción, por integración al conjunto del saber acumulado y una vez elaborado los pro­cesos ingresamos a una fase de procesamiento de la información, o lo que po­dríamos dar en llamar a una información refinada. Lógicamente que esto nos lleva un análisis de recuperación de la información.

Dimensión temporal

Constituido por un sistema dinámico y coordinado, porque el investigador se encontrará trabajando continuamente con está información.

La fase de disposición de los documentos abarca:

la identificación y DESCRIPCIÓN de las series de documentos,

el establecimiento de programas de retención y disposición de documentos,

la evaluación y eliminación de documentos

y la transferencia de documentos de valor permanente a los archivos.[3]

CUARTA ETAPA

Denominada informológica, considerando la incorporación de medios tecnológicos avanzados, incorporamos el momento de difusión, la información se incorpora al ámbito social; los procesos serían una entrada de la información, un tratamiento físico, un almacenamiento y un procesamiento de esa información por su vuelta a clasificación y ordenación, y finalmente una de salida que sería el mismo momento de difusión. Tal como habíamos anticipado en anteriores capítulos, se incorpora el momento telemático, al ser la información difundida por los medios de comunica­ción tecnológico.

SISTEMAS DE INFORMACION EN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

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PRIMERA FASE

Prearchivistica

Tanodi, Lodolini, Perotin

Activa

Mendoza

Momentos

Gestación y Trámite. (Vazquez)

Dimensión espacial

Limites de la Organización 1.-Dependencia directa de la entidad productora. 2.- Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3.- Infraestructura de Base (Archivos eventuales)

Dimensión Tempo­ral

Series temporales de carácter estadístico. 1.- Actividad Pragmática. 2.- Preocupación consuetu­dinaria.

SEGUNDA FASE

Administrativa

Tanodi, Lodolini, Perotín

Inactiva

Mendoza

Sectoriales

Grupos sociales interactuantes, ciclos de comuni­cación entrelazados

Momentos

Vigencia y de Plazo Precaucional (Vazquez)

Dimensión espacial

Ámbitos de Influencia: 1.- Sentido Administrativo. 2.- Formulación de Objetivos. 3.- Adopción de decisiones.

Dimensión temporal

Influencia del medio ambiente social.

Recolección de datos: 1.- Orientación del trámite. 2.- Determinación de identidad. 3.- Distribución de información escrita y oral. 4.- Codificación Clasifica­toria. 5.- Información de trámite y sector de control. 6.- Certificación de actos, acciones, funciones, actividades, tareas.

Técnicas de Archivo: Clasificación, ordenación, descripción, preselección.

TERCERA FASE

Intermedia

Schatz, Arévalo

Momentos

Simbiótico y Análisis documental (Arévalo)

Primario Frecuente, Primario eventual, secundarios. (Schatz)

Dimensión espa­cial.

Ámbitos de influencia: 1.- Reformulación de objetivos. 2.-Asentamiento Institucional

Dimensión temporal

Decantación de Valores, Primarios: 1.- Administrativos, 2.- Legales. 3.- Contables. Fiscales. 4.- Científicos. Secundarios: 1.- Evidenciables. 2.- Informativos.

CUARTA FASE

Histórica

Tanodi, Lodolini, Perotín.

Conservación permanente

Mendoza, Arévalo.

Momentos

Investigación y Conservación y restauración.

Dimensión espacial

Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de Accesibilidad.

Dimensión temporal

Recuperación de los procesos humanos pasados.

Sistema dinámico y coordinado.

QUINTA FASE

Tecnológica

Arévalo

Momento

Informático, Multimedia, Difusión

Dimensión espacial

Función de Entrada, Tratamiento físico de la información, Función de almacenamiento, Función de procesamiento. Función de salida.

Dimensión temporal

Reprografía, ámbito social en general, distribución de información cualificada.



[1] Rhoads, James B.La función....ibid.

[2] Rhoads, James B. La función de la gestión... id.

[3] Rhoads, James B. La función de la gestión... idem

Publicado el: 12/05/2011 / Leido: 6846 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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