CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Publicado el: 11/05/2011 / Leido: 25004 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN

El análisis documental nos permite comprender términos descriptores y determi­nar los objetivos de la DESCRIPCIÓN para que el análisis sea completo,

compro­bando los caracteres del DOCUMENTO. Nos interesan los objetivos para compro­bar la existencia del DOCUMENTO; los términos descriptores

utilizados en la lista es adecuada por la objetivación. Una rápida recuperación tanto de DOCUMENTO, como de su INFORMACIÓN.

Se realiza un estudio completo de los caracteres, descomponiendo el DOCUMENTO en descriptores generales para su identificación, con el fin de lograr un

conocimiento integral de los contenidos del archivo.

No se tiene una idea completa del Archivo ordenando solamente los soportes.

En un Inventario puede describirse indicando que tenemos 1000 volúmenes de este tipo documental, pero lo que realmente nos motiva es la utilidad,

para que sirve el conservar y dar ubicuidad al DOCUMENTO.

Todo esfuerzo es objetivo, la utilización de descriptores debe realizarse como una aproximación a los medios informáticos. Como un objetivo real, concreto de las

TÉCNICAS DOCUMENTALES.

Tomando su origen de la Diplomática se realiza una división entre caracteres inter­nos y externos de los DOCUMENTOS, los cuales significaran los descriptores mas generalizados.

Al efectuar un estudio de los caracteres de los DOCUMENTOS nos referimos a ciertos aspectos físicos y metafísicos, que actúan como factores determinantes

en su identificación, haciendo posible su DESCRIPCIÓN, facilitando las labores de identifi­cación de los DOCUMENTOS, utilizando factores comunes a todos ellos.

Estos atributos particulares, permiten incluso conocer la utilidad que se dará a los DOCUMENTOS, esclareciendo pautas para su conservación, ubicuidad y elimina­ción

cuando sea necesario. La utilidad que se dará a los DOCUMENTOS, es atribu­to propio de cada Archivo o unidad archivística, puesto que los usuarios definen e

 identifican los modos de consulta de acuerdo a sus propias necesidades, y no a la de normas preestablecidas que determinen la utilidad y el valor que tiene cada DOCUMENTO.

Los caracteres documentales son en términos apropiados los descriptores por su función y utilidad en los AUXILIARES DESCRIPTIVOS.

LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO

Los caracteres internos y externos de los documentos, es un paso a la comprensión de los documentos mismos para poder describirlos, podría considerarse como el análisis diplomático moderno.

CARACTERES EXTERNOS

Los caracteres externos consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del DOCUMENTO, como ser color, tamaño, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de que trata el DOCUMENTO. Es decir, que la parte físi­ca nos da una idea aproximada sobre el contenido documental que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, carta, oficio, etc.; forma, tamaño, color, etc. son señas particulares del DOCUMENTO, agilizan la identificación visualmente relacionada a la función que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos.

De acuerdo con la clasificación de Theodore R. Schellemberg tenemos:

TIPO DOCUMENTAL

El mismo Schellemberg, nos sugiere que para determinar este carácter físico, de­bemos respondernos a la pregunta que clase de DOCUMENTO es este?. La clase es un orden. Este orden se manifiesta como una determinada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, calidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, de acuerdo a determinada condiciones intrínsecas o calidades, se consideran comprendidas diferentes sujetos u objetos. La clase corresponde a un grupo taxonómico que comprende varios órdenes con muchos caracteres comunes.

La clase conforma un grupo de cualidades que se integran, caracterizados por la homogeneidad de condiciones de forma y materia. Cuando hablas de videos, estamos generalizando una clase que se separa de los expedientes. A. Gattung, Klasse, Vorlesung, Lehrstunde; F. classe; I. class; It. classe; P. classe.

El tipo documental es un modelo o ejemplar, representativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento. Clase como naturaleza misma de los documentos. Cada uno de los grandes grupos taxonómicos en que se pueden dividir las unidades documentales archivísticas.

Al hablar de "Clase" y "Tipo", nos estamos refiriendo a la forma en que se nos pre­senta a primera vista el DOCUMENTO; referente a la clase documental tenemos una variedad amplia con la incorporación de la tecnología en la administración, así tenemos, sin ser exhaustivos: DOCUMENTOS textuales, manuscritos, cartográfi­cos, gráficos, de imagen, fotográficos, cinéticos, legibles por máquina, microfilm, etc..

En cuanto a la tipología documental, ha generado una serie de estudios sobre el tema; así tenemos impreso, formulario, carta, informe o memorando, etc.. La tipología se convierte en una rama de la archivología que se dedica al estudio de los tipos documentales. Tiene por objeto clasificar determinadas creaciones según su forma, y establecer entre ellas relaciones según las afinidades de sus sistemas escriturales, morfológicos, sintácticos, etc. estudia los diversos tipos documentales teniendo en cuenta sus características morfológicas e interpretación de los caracteres.

Hoy se tiende a la práctica de una tipología documental rigurosamente analítica, que excluye de sus presupuestos toda consideración subjetiva del objeto. Se pretende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones definidas según modelos de validez universal. Las dimensiones, el peso, la coloración, etc., otorgan a las tipologías analíticas un alto grado de objetividad.

La tipología no es el análisis de una caracterología, y se basan en tres rasgos del carácter:

creación,

actividad

y utilidad para definir los tipos documentales.

La clase, establece en cierta forma una clasificación para la ordenación documental, lógicamente al momento de ordenar DOCUMENTOS, no vamos a mezclar planos y mapas con películas o discos.

El tipo documental contrariamente a lo que se piensa, se caracteriza por sus propie­dades extrínsecas, como puede ser el color, el tamaño, la forma. Por Ej. una tarjeta de kardex y un decreto tiene sus características plenamente diferenciadas a las de un cheque bancario.

Generalmente cada oficina tiene un modelo preestablecido para determinar la cate­goría del DOCUMENTO. Si es carta lo más probable es que el tamaño del papel sea reducido; si es informe suele ser una hoja más grande que la de carta; si es memorando adopta un tamaño se reduzca a mitad de la de oficio, etc.. Para estos fines algunos países establecen normas generales para toda la Administración Pública cuando no para la privada inclusive, en la Argentina IRAM determina las normas por tamaños, para aplicar posteriormente a determinados tipos documentales. P. Ej. Norma A-4, serie básica.

La diversidad de Tipos Documentales que se presentan al archivero, es consecuen­cia de las diversas actividades de la entidad pero debemos recordar que existen tipos documentales sino iguales, por lo menos semejantes en distintas áreas de una insti­tución, cito el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es conve­niente tener en cuenta al momento de realizar la clasificación, la ordenación, y como consecuencia la DESCRIPCIÓN. Los tipos documentales en algunos aspectos, tendrían la categoría de lenguaje estructurado, para la formación de Tesauros.

Algunos tipos documentales son especializados, de ahí que se generan formula­rios propios para cada institución. Para facilitar la DESCRIPCIÓN, los tipos documen­tales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg clasifica los tipos documen­tales en comunes, personales, de actividades financieras y judiciales, asuntos gu­bernamentales, que caracterizamos a grosso modo.

Tipos documentales comunes

Son aquellos que se producen en todas las activi­dades, sean estas judiciales, económicas, gubernamentales, etc.. Por lo general sirven de comunicación entre personas e instituciones. Los más conocidos son los de correspondencia, actas, informes, memorándums, notas y telegramas.

Tipos documentales personales

Son más utilizados en un Archivo Histórico, son DOCUMENTOS producidos por las personas en sus actividades de carácter perso­nal. Toda persona, produce y acumula documentos, desde el documento de identidad hasta los recibos de compras, desde el certificado de nacimiento, los documentos personales, hasta los de entidades encargadas del cobro de impuestos y servicios, se acumulan en los archivos personales de todo ciudadano, podemos efectuar una pequeña clasificación para este tipo de documentos,

a su vez, por experiencia generalizada, cada uno de estos clasificadores poseen varios tipos documentales, podemos considerar los mas comunes:

Documentos Familiares,

bancarios

de salud,

seguros,

vivienda,

documentos fiscales,

de locomoción,

de trabajo,

 




















Clasificador

Documento

Conservación

Orden Original

Familiares

libreta de casamiento

permanente

Registro Civil


Certificado de nacimiento

permanente

Registro civil

 

Declaración de sucesión

permanente

tribunales

 

 

Sentencia de divorcio

permanente

Tribunales /reg. Civil

bancarios

Extracto de cuenta bancaria

5 años

Banco

 

Extracto de tarjetas

Según contrato

Entidad emisora

 

Recibo pago de préstamos

3 años de la fecha de vencimiento

Entidad otorgante

 

Pagarés

3 años de la fecha de vencimiento

Entidad otorgante

 

Boletas de depósito y extracción

30 días de acreditado

Banco

Salud

Comp. pago. Hosp. Clínica

10 años

Entidad de salud

 

Análisis, radiografías

permanente

Entidad de Salud

 

Cuotas medicas, Ob. Soc.

10 años

Entidad de Salud

 

Seguro Contratos

fecha de vencimiento de póliza

Compañía Aseguradora

 

Primas

Un año d. vencimiento última cuota

Compañía Aseguradora

Vivienda

Contrato de alquiler

Hasta la entrega propiedad

Locador /inmobiliaria

 

Comprobante de pago alquiler

10 años

Locador /inmobiliaria

 

Reglamento de copropiedad

hasta la venta de propiedad

Escribanía

 

Resumen de expensas

Durante propiedad

Administrador

 

Recibo de expensas

10 años

Administrador

 

Titulo de propiedad

hasta su venta

Colegio de escribanos

 

Actas de consorcio

hasta su venta

Administrador

 

Documento por mejoras

10 años /garantía

locador

Recibos servicios

Gas

10 años

Empresa gas

 

Luz

10 años

Empresa luz

 

teléfono

10 años

Empresa teléfono

Tasas:

Obras Sanitarias

10 años

Empresa Obras Sanitarias

 

Municipalidad

10 años

Municipalidad 

 

Hipoteca

hasta vencimiento

Colegio de escribanos

 

Garantía electrodomésticos

hasta vencimiento

Comercio

Fisco

Comp. de pago impuestos

5 años

Banco

Automotores

Permiso de conducir

hasta vencimiento

Div. Tránsito Municipal

 

Tarjeta verde

mientras sea titular

Registro de la propiedad

 

Recibo de patente

10 años

Dir. Rentas

Trabajo

Diploma de estudio

permanente

Entidad de educación

 

Matricula Profesional

permanente

Entidad otorgante

 

Contrato de trabajo

permanente

Entidad otorgante

 

Recibo de sueldos

10 años

Entidad otorgante

 

Aportes jubilatorios

permanente

Caja o empleador

 

Solicitud de pensión

permanente

Caja correspondiente

 

Constancia remuneración

permanente

Empresa

 

Constancia de prestaciones

permanente

Empresa




Los tipos documentales personales generan cierto malestar en la clasificación por­que corresponden a una persona jurídica, bajo determinadas circunstancias que no son institucionales ej. los investigadores, los historiadores, intelectuales, escrito­res, etc., generan documentación particular; en el momento de realizar la clasifi­cación pueden plantear interrogantes al no tener tipificaciones sobre algunos Documentos propios de cada autor, no obstante, algunos trabajos son factibles de clasificarlos rápidamente, sobre todo cuando se trata de cartas, correspondencia, en general, el problema se presenta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas, artículos, memorias, albumnes, biografías, discursos, apuntes, ensayos, genealogía, etc..

Tipos documentales financieros y judiciales

Tal como su nombre lo indica, son aquellos que se producen gracias a la actividad económica de una institución y dentro de los judiciales, aquellos que se producen como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propios de las actividades de tribunales.

En los DOCUMENTOS financieros, es necesario tener un conocimiento básico so­bre las actividades y léxico empleado, a fin de dar el tipo documental más acertado posible a la realidad. En la administración moderna un buen número de los tipos documentales son formularios impresos, como recibos, comprobantes de ingresos, asientos diarios, etc. lo cual facilita en cierta manera la identificación rápida del tipo documental.

No ocurre lo mismo con los tipos documentales judiciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamientos judiciales que se presentan, además que en la ejecu­ción judicial se producen diferentes tipos dentro de un mismo expediente.

Tipos documentales de asuntos gubernamentales

En la administración moderna es el estado el que provee mayor cantidad de documentación, debido sobre todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que efectúa el gobierno a través de sus organismos adyacentes. Asimismo originan tipos documentales muy especializados, dando lugar a gran variedad de formularios sobre actividades complejas.

Deducimos entonces que el tipo documental, al ser claramente identificado por el archivero, está dando también a conocer la INFORMACIÓN generalizada de su contenido.[1]

CONTENEDOR O FORMATO

El formato considera la estructura de un documento de archivo que define la forma en que se guarda, principalmente por sus características de tamaño y textura.

Schellemberg lo denomina formato y así se establece en algunos institutos de ense­ñanza archivística. Mi intención al cambiar "contenedor", es evitar confusiones en­tre formato y forma, acercándose más a su significado que es la manera en que son reunidos los tipos documentales al ser producidos.

El formato indica el tamaño. Contenedor lo indica como recipiente, algo que contie­ne, en nuestro caso a los DOCUMENTOS. El contenedor, de acuerdo con su forma física y modo de operación, lleva distintos nombres o nominaciones generales que están de acuerdo con su propia naturaleza. Theodore R. Schellenberg designa tres grupos:

l) Volúmenes

Este término es también bibliotecológico. Se denomina volúmenes cuando los DOCUMENTOS pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de un libro. Se denomina también libro. Es necesario aclarar que clase de volumen es, por ejemplo: Libro de Cuentas, Libro Mayor, Libro Copiador, Libro de Actas, etc., y si fueran de un solo tipo documental especificar si es un empaste o un cuaderno.

2) Unidades archivables

Lo consideramos como el más común dentro de la Administración Pública, puesto que se trata de determinadas estructuras físicas que permiten colocar los DOCUMENTOS referentes a un solo asunto. Es necesario también aclarar que clase de unidad es, si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de palanca, folder, etc.

3) Unidades ordenadas deliberadamente

A estas unidades Schellenberg, las deno­mina como series de determinada ordenación. Si hablamos de series confundimos con la clasificación general, es preferible llamarlas "unidades ordenadas"; sería lo que en terminología inglesa se denomina "files" que obedecen a un orden determi­nado por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabético, numérico, etc.

CANTIDAD

La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de aumento o disminución. A. Menge, Quantität; F. quantité; I. quantity; It. quantità; P. Quantidade. Hablamos archivísticamente de determinado número de unidades documentales. Fue Aristóteles quien hizo de la cantidad un género supremo (categoría) del ser, atribuible a un término como respuesta a la pregunta ¿cuánto? e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant le otorgó significación trascendental (como condición de toda experiencia posible) y la relacionó con los juicios universal, particular y singular. Para Hegel, como «cualidad convertida en negativa», es determinación segunda del ser como tal o cualitativo. Por último, para Engels y para el materialismo dialéctico, su alteración es lo que modifica la cualidad.

En la DESCRIPCIÓN es muy importante saber la cantidad puesto que nos orienta acer­ca del espacio que ocupa la documentación; nos da un cálculo aproximado del cre­cimiento documental anual y nos permite prever el espacio necesario que se reque­riría tanto en el propio Archivo administrativo como en los Archivos Intermedio e Histórico al efectuarse el traslado o la transferencia.

Es necesario verificar si la documentación está colocada de canto o "acostada". Si la documentación está de canto se miden longitudinalmente y paralela al horizonte o al piso; si la documentación está acostada, se mide perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la DESCRIPCIÓN la totalidad de DOCUMENTOS en metros li­neales; así mismo es necesario determinar la cantidad exacta de volúmenes y unid­ades archivables o de conservación.

SOPORTE O FORMA

La forma es la figura exterior de la materia. Pero la acepción que más nos interesa es como el molde en que se vacía y forma alguna cosa. Lo cual nos acerca más al contenedor, la forma suele pasar como seudónimo del formato, lo cual se presta a confusión de conceptos. La Forma también nos acerca al concepto de la formalidad. A. Form, Gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. forma; P. Forma.

Theodore R. Schellemberg habla de Forma, lo cual confunde fácilmente con el formato, de ahí que la denominación de forma es preferible cambiarla por la de so­porte, puesto que el soporte contiene a la INFORMACIÓN, vale decir si está en original o si está reprografiado (copias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedades de reproducción del original. Tendremos entonces un soporte original o soporte reprografiado. El soporte mas bien se conceptúa como apoyo o sostén de información. Como Cualquier medio sobre el que pueden almacenarse datos, es decir, una memoria para datos. Puede consistir en cintas o discos magnéticos, soportes perforados (ficha o cinta) o formularios de marcas ópticas, papel, pergamino, papiro, metales, etc.. A. Stütze; F. support; I. support; It. supporto, sostegno; P. Suporte.

En este punto es necesario hablar un poco del contenido del tipo documental, ya que tendríamos que separarlos en grandes grupos para descri­birlos, es decir, es necesario verificar si es el original o la copia la que se encuen­tra en el Archivo. Si es copia también es necesario aclarar si esa copia es de car­bónico, si es copia a máquina (recopilación), si es fotocopia del original, si es foto­copia de copia, si es microfilmada, etc.

CARACTERES INTERNOS

Los caracteres internos se refieren más al contenido del DOCUMENTO pero para hacer una DESCRIPCIÓN del contenido de cada DOCUMENTO resultaría una labor pesada e innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes en todos los DOCUMENTOS y que a su vez indiquen una referencia do­cumental que nos permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. Así tenemos que las propiedades principales de todo DOCUMENTO son: la enti­dad productora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción (denominada también datación) y el contenido sustantivo.

ENTIDAD PRODUCTORA

Todo DOCUMENTO es producto de una actividad, es decir no hay DOCUMENTO sin acción mediante, por lo tanto todo documento refleja una acción. Consecuentemente existe siempre una entidad que acciona, y como producto de esa actividad surge el testimonio, el DOCUMENTO.

La entidad productora tiene vital importancia en la Archivología, puesto que de­termina la procedencia del DOCUMENTO. La Procedencia es el origen, o el principio, toda existencia se sujeta a una procedencia, para nosotros es el punto de salida de un documento. A. Provenienz, Herkunft; F. provenance; I. provenience, origin; It. procedenza; P. Procedencia. A la procedencia es conveniente caracterizarla si es pública, privada, religiosa, militar etc..

La entidad productora y la procedencia del DOCUMENTO son concepto corres­pondientes y sinónimos.

El principio de procedencia indica de donde proviene el DOCUMENTO y legal­mente a donde pertenece. Sobre este concepto existen problemas de interpretación, para evitarlo se realiza un análisis de la procedencia y la pertenencia. Schellemberg habla de la procedencia con carácter archivístico. p. e. un expediente será archi­vado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se tramita.

Entonces el prin­cipio de procedencia es donde nace, donde se origina el DOCUMENTO, y el prin­cipio de pertenencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el DOCUMENTO.

El Archivo determina el principio de procedencia y le otorga ubi­cación, razón por la cual hay que tener en claro la diferencia de conceptos.

La entidad productora determina la procedencia. Gunnar Mendoza nos hace una clara exposición sobre este principio. La procedencia literal sería la del lugar donde nace el DOCUMENTO; la archivística es el lugar al cual pertenece el DOCUMENTO.

La Entidad Productora debe ser necesariamente descripta en cualquier unidad do­cumental. Alude directamente a la persona jurídica, es decir, el documento puede ser producido tanto por una persona como por una institución. Si es institución puede dividirse en dos grandes grupos, los públicos y los privados. Al determinar la entidad productora también limitamos el campo del contenido, porque cada Institución tiene sus propias funciones. Si la entidad Productora es una persona, al describir hay que procurar tener en cuenta la actividad que desempeña esta persona en la sociedad, lógicamente que esto nos dará una pauta del contenido documental sin necesidad de leerlo todo.

Cuando no está claro el orígen de un DOCUMENTO, tampoco queda claro su va­lor y su sentido. Para fines prácticos no es suficiente el nombre de la Institución Productora sino que es preciso poner el nombre del Departamento y la Oficina que produjeron el DOCUMENTO. Hay que asentar un número de escalones como mí­nimo, escogiendo un término medio.

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN

Todo DOCUMENTO válido lleva necesariamente la fecha, aún cuando no todos llevan el lugar. Se llama también data, de ahí el nombre de datación, nota del tiempo y lugar en que se hace u ocurre una cosa. A. Datum; F. date; I. date; It. data; P. Data. En algunos casos no hace falta escribir el lugar porque es fácil­mente deducible, o se presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede, se efectúa algo. A. Ort, Stelle, Platz; F. lieu, endroit; I. place; It. luogo; P. Lugar. Así tenemos que los DOCUMENTOS que sirven para efectuar un trámite interno de una institución, si no llevan membrete, muchas veces descuidan este detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas del nacimiento del DOCUMENTO.

La fecha y lugar de producción, más conocido como datación, nos da una pauta del cuando y del donde, que también son descriptores de la ubicación, el cuando nos da un orden cronológico, generalmente es la datación la que nos da indicio del Principio del Orden Original de los DOCUMENTOS, es decir, en que orden fue­ron creados los DOCUMENTOS, que hay que respetarlo. En los DOCUMENTOS jurídicos cobran enorme importancia, lo mismo que para las investigaciones, per­miten determinar el tiempo de validez del DOCUMENTO, y cuando la clasificación así lo requiera, permite el ordenamiento cronológico.

Un DOCUMENTO puede tener varias fechas. Normalmente se usa la última fecha, porque es la fecha de la resolución final.

Fechas topes: se usan para la DESCRIPCIÓN, son la primera y la última fecha de una serie documental o de una unidad de conservación.

ORÍGENES FUNCIONALES

Consiste en la función o actividad por la cual se produce el DOCUMENTO; distin­guimos dos clases de funciones o actividades:

Facilitativas: cuando las actividades se abocan a facilitar los tramites, meramente bu­rocráticas.

Sustantivas: cuando las actividades hacen a los fines.

Cuando se realizan las labores descriptivas es necesario especificar la función o actividad a la que se refiere el DOCUMENTO. Schellemberg llama origen funcio­nal; que está relacionado con el tipo documental y con el nombre de la serie.

El origen funcional es equivalente al contenido sustantivo, cuando el auxiliar des­criptivo tiene como unidad de asiento la Serie.

Cuando cada asiento es una serie completa, el origen funcional es el contenido sustantivo. En cambio cuando es una unidad documental simple, no se usa origen funcional. En la práctica lo vamos a poner pocas veces.

Los orígenes funcionales cobran una importancia vital para el archivero, puesto que determina la función administrativa que motiva la documentación, al mismo tiempo que nos indica la causa por la cual fueron producidos. La causa generalmen­te nos da la importancia del DOCUMENTO, lo que nos hace suponer que un DOCUMENTO por felicitación de cumpleaños no cumple la misma función ni tiene la misma importancia que un informe de actividades.

Cuando no es muy claro el origen del documento, tampoco queda claro su valor y sentido. Al describir hay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el nombre de la Institución Productora, que es necesario poner el nombre del Departamento y oficina que produjeron el documento.

La función es bastante genérica para especificar las labores que desempeña una Institución para el logro de sus objetivos, para ser más específicos denominamos "actividades", y más específicamente acciones.

El término trámite enumerado por Schellemberg es así mismo genérico, puesto que anuncia una serie de pasos que sigue un determinado DOCUMENTO para lograr una resolución. Estos términos de funciones, actividades, acciones y trámites son aplicables a toda administración y a toda persona jurídica, puesto que la constancia es el DOCUMENTO mismo.

CONTENIDO SUSTANTIVO

Argumento, tema, extracto. Su nombre mismo lo indica, es el contenido substan­cial por el cual ha sido necesario producir el DOCUMENTO, a este contenido se lo denomina asunto o tema principal. En la administración moderna se procura que este contenido sea lo más preciso posible en la relación con las actividades de cada institución. Se utiliza en la DESCRIPCIÓN cuando se realiza documento por docu­mento, cuando se elaboran auxiliares descriptivos como el inventario analítico y el catálogo.

El contenido sustantivo, es el carácter más amplio, contiene temas de personas, lugares, cosas, fenómena; al decir personas limitamos un poco con personas jurídi­camente constituida. Al querer hacer un inventario por persona tendremos una gran cantidad de INFORMACIÓN sobre personas.

Esto da una pauta de la validez del DOCUMENTO, mediante los valores pri­marios del DOCUMENTO, sobre la importancia de ciertos de estos factores so­bre los demás, no hablamos de temas, no los archivamos por tema, dado que es una cuestión más bibliotecológica, en el Archivo casi no se usa el tema, este se encuentra más que todo en el tipo documental ya que este nos da ya una idea cabal del tema. El tema por lo general puede referirse a las personas jurídicas y sus ac­ciones, a los lugares, a las cosas y a la fenómena.

Personas. Al hablar de personas nos referimos a la persona jurídica, es decir, que puede ser una persona como una institución. Así mismo estas pueden ser públicas y privadas, como habíamos mencionado anteriormente.

Lugares. Se refiere generalmente a regiones geográficas, así mismo puede in­cluirse a dependencias en distintos lugares de la misma Institución. Al descri­birse, es preferible siempre partir de lo general a lo particular, es decir regiones, países, provincias, municipios, pueblos, ciudades, villas, etc.

Cosas. Encierra en su concepto objetos materiales. Se subdividirían en dos gru­pos, los artificiales, en los que interviene la mano del hombre, los mismos que se subdividirían de acuerdo con las especialidades a que corresponden. Si hablamos de automóviles, tractores, maquinarias, generalizaremos como mecánica; si ha­blamos de puentes, caminos, represas, consideraremos como ingeniería, etc. y las cosas naturales que a su vez se subdividirían de acuerdo con los reinos de la naturaleza la designaremos como minerales, vegetales y animales.

Fenómena. Se refiere sobre todo a las múltiples manifestaciones fenomenológicas, como consecuencia de una organización social, tales como políticos, económicos, sociales, religiosos, científicos, militares, etc. Los períodos cronológicos son comu­nes en todo el contenido sustantivo, pudiendo describirse por eras, siglos, décadas, años, meses o días.



[1]Vázquez, Manuel. Auxiliares Descriptivos I (Inventario y Guía). Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. C.I.D.A., Córdoba, 1978. pág. 5.

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