ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL DOCUMENTO DIPLOMÁTICO

Publicado el: 11/05/2011 / Leido: 12700 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL DOCUMENTO DIPLOMÁTICO

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN

El conocimiento de los distintos componentes de el documento, nos permite comprender mejor su naturaleza y realizar análisis de elementos que se pueden tomar como descriptores. Estas palabras que tienen significados precisos, deberían ser las que se estudien para normalizar, de modo que el lenguaje empleado en la descripción sería coordinado e indizado. Los DOCUMENTOS diplomáticos, de acuerdo con esta disciplina, son considera­dos en sus distintos componentes dándonos una idea adecuada sobre los distintos contenidos de los DOCUMENTOS actuales, puesto que históricamente, no han su­frido grandes variantes en cuanto a los significados, si bien pudieron haberse simplificado las expresiones y nombres, aparte que nos permite realizar un análisis con miras a un mayor conocimiento de los elementos descriptores a utilizar en los distintos aspec­tos de las TÉCNICAS DOCUMENTALES. Esta división se realiza de acuerdo con la escritura "petrificada" y no del soporte.

Se dividen básicamente en tres partes:

Protocolo inicial, se subdivide a su vez en cuatro partes:

Invocación

Intitulación

Dirección

Saludo

Cuerpo. que se subdivide en:

Preámbulo

Publicación

Narración

Disposición

Corroboración

Protocolo final: que contiene a su vez:

Suscripción

Apreciación

Data

Signos de Validación

Si bien estas divisiones no se respetan en la actualidad, es de interés que estas par­tes sean consideradas en todo DOCUMENTO.

PROTOCOLO INICIAL

Se llama comúnmente protocolo a una ordenada serie de escrituras y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia. Cada notario debería tener su propio archivo, con un plazo precausional o de menor antigüedad de veinticinco años; los mismo que luego deberían ser trasladados a el distrito notarial, que archiva documentos de más de veinticinco años y menos de cincuenta, y los archivos históricos, últimos depositarios, deberían custodiar los protocolos de más de cincuenta años de antigüedad.

Se llama también Protocolo al Acta o cuaderno de actas de un acuerdo, conferencia, etc. y por extensión a la regla ceremonial diplomática o palatina. A. Protokoll; F. protocole; I. protocol; It. protocollo; P. Protocolo.

El protocolo en este caso inicial, continúa vigente desde el punto de vista archivístico, se transforma en el encabezamiento de los auxiliares descriptivos, en los que enumeramos los datos generales a todos los documentos que describimos.

El protocolo pierde su sentido original (Inicio del documento) y es reemplazado por el de su ubicación (encabezamiento). Al ser un conjunto de reglas de cortesía y de urbanidad, establecidas para ciertas ceremonias. Toma también el sentido de servicio encargado de hacer cumplir dichas reglas de urbanidad. Se dice también del protocolo a la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.

Otro significado sería el del Libro en el que el notario guarda los registros de las escrituras que ha legalizado. (inventario) desde el punto de vista histórico, el protocolo adquiere el sentido de fórmulas con las que se inician los documentos diplomáticos. Sus divisiones son:

Invocación: Acción y efecto de invocar. A. Anrufung; F. invocation; I. invocation; It. invocazione; P. invocação; consiste en una imprecación a las divinidades, invocando su protec­ción. En la Edad Media abunda esta clase de invocaciones. Primeramente se usó una cruz plana, luego el signo "Chrismen" (siglo VIII al IX). Posteriormente se coloca la frase entera, a veces en latín cuando no en el propio idioma. Ejemplo: "En nombre de la Santa e indivisa Trinidad"; "En Nombre de Dios", etc.

Intitulación: Esta parte contiene el nombre y grado del dador y/o emisor del DOCUMENTO. Así: "Carlos I, por la gracia de Dios, Rey de los Francos, Patricios de los romanos, rey de los longobardos, etc.

Dirección: Acción y efecto de dirigir o dirigirse. Camino, rumbo, trayectoria. Señas escritas sobre una carta, fardo, etc., para indicar dónde y a quién se envía. A. Direktion, Führung; F. direction; I. direction; It. direzione; P. direcção; En esta parte se consignaban como lo expresa su título, todos los datos referentes al Destinatario, títulos, nombre, cargo y lugar de residencia o destino del receptor.

Saludo: Acción y efecto de saludar. A. Gruss, Begrüssung; F. salut, salutation; I. salutation; It. saluto; P. saudação; se emplearon numerosos y variados saludos en esta primera parte del proto­colo inicial.

EL CUERPO

Considerado como la parte central del documento y del asunto, el contenido sustantivo de los que se ha escrito o se quiere comunicar. Es el conjunto de lo que se dice en la obra escrita, con excepción de los índices y preliminares, sobrevive desde el punto de vista archivístico, como el encolumnado en el inventario, donde se vuelcan todos los documentos relativos a los documentos. A. Körper / Leib; F. corps; I. body; It. corpo; P. corpo. El Cuerpo o espíritu, a su vez se subdivide en:

Preámbulo: Exordio, prefación; Rodeo o digresión antes de entrar en materia. A. Vorwort; F. préambule; I. preamble; It. preàmbolo; P. Preámbulo. En esta parte se consigna en forma somera lo que contiene el Cuerpo en forma general. Como todo preámbulo los conceptos que se emiten se refieren a lo fundamental que viene posteriormente y encierra su espíritu.

Publicación o Notificación1: Acción y efecto de notificar. Documento en que se hace constar de algo. Es el anuncio del acto que se va a realizar o ejecutar.

Narración: Acción y efecto de narrar. Parte del discurso retórico en que se refieren los hechos. A. Erzählung; F. narration, récit; I. narration; It. narrazione; P. narração; es el detalle del asunto principal. La relación de hechos. Esta es la parte variable de los DOCUMENTOS, el contenido sustantivo.

Disposición: Acción y efecto de disponer o disponerse. Aptitud para algún fin. Precepto legal o reglamentario, orden y mandato del superior. A. Anordnung, Einrichtung; F. disposition; I. disposition; It. disposizione; P. disposição; es lo que el dador del DOCUMENTO dispone.

PROTOCOLO FINAL

Denominado también escatocolo o discurso final, en los auxiliares descriptivos sobreviven como la “datación” en el que se asientan los datos del archivo y de las personas que confeccionan los auxiliares descriptivos, reviste importancia por cuanto denota la propiedad intelectual de los archiveros; el protocolo se subdivide en:

Suscripción: Acción y efecto de suscribir o subscribirse. A. Subskription, Unterzeichnung; F. souscription; I. subscription; It. sottoscrizione; P. subscrição; referente a la firma del DOCUMENTO. La suscripción ha sufrido no­tables cambios, según los períodos históricos y países. Por lo común todo DOCUMENTO vale por la firma. En otras épocas la suscripción no siempre fue au­tógrafa.

Apreciación: Acción y efecto de apreciar, tasar y percibir debidamente. La apreciación es solamente una fórmula de buenos augurios.

Data: Indicación del lugar y tiempo en que se hace o sucede una cosa. Tiempo en que ocurre o se hace una cosa. Partida de descargo en una cuenta o inventario. A. Datum; F. date; I. date; It. data; P. data; es la parte del DOCUMENTO que consigna el lugar y fecha en que se expi­de el DOCUMENTO. La data iba, como en nuestro tiempo, al principio o fin del DOCUMENTO. De esta parte deriva la Datación para los auxiliares descriptivos.

Signos de validación: Son firmas autorizadas para certificar o validar los Documentos o generalmente sellos oficiales de toda naturaleza.

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