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ARCHIVOS SIN AUXILIARES DESCRIPTIVOS Y LOS USUARIOS

Publicado el: 11/05/2011 / Leido: 8843 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ARCHIVOS SIN AUXILIARES DESCRIPTIVOS

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN

Prácticamente no existen Archivos sin AUXILIARES DESCRIPTIVOS, por lo me­nos, sin los auxiliares que convencionalmente denominamos o conocemos; anali­cemos:

Todo núcleo documental al que se le aplican las técnicas documentales como la Clasificación, ordenación, DESCRIPCIÓN y selección, se denomina "archivo" correc­tamente, pero si mínimamente no se le aplican las TÉCNICAS DOCUMENTALES, no se considera archivo, sino "repositorio documental".

Los AUXILIARES DESCRIPTIVOS nos permiten conocer la INFORMACIÓN contenida en las unidades documentales, sobre todo cuando el volumen documental es amplio; pero sucede que en una administración no siempre está toda la docu­mentación en un sólo núcleo o repositorio, sino que se encuentra en cada centro de actividades, y su volumen, resulta relativamente pequeño como para efectuar AUXILIARES DESCRIPTIVOS, si bien lo correcto es que cada uno de estos "repositorios" debería elaborar por lo menos un "listado" de los documentos exis­tentes en ese sector y remitir una copia al Archivo Central para que este tenga co­nocimiento cabal de la cantidad documental y su ubicación, pero no siempre se aca­tan normas, y en muchos casos, se alega que los documentos tienen un carácter secreto o reservado a un determinado número de funcionarios.

Estos Archivos, pequeños en su volumen, no poseen en su mayoría AUXILIARES DESCRIPTIVOS convencionales.

Algunas entidades utilizan sistemas de localización de los documentos no convencionales, espe­cialmente con el empleo de carpetas plegadizas (folder), que es muy adecuado cuando se utilizan para archivar unidades documentales que corresponden a un determinado tipo documental, como correspondencia recibida o emitida, siempre que la clasificación sea lo más adecuada posible a las necesidades de la entidad, este tipo de archivado, puede ser también temático. Un ejemplo de archivos de dimensiones considerables y que no requieren prácticamente inventarios o auxiliares descriptivos convencionales , son los relativos a los seguros, que trabajan con carpetas colgantes y en orden alfabético o en orden numérico, solo hay que tener un conocimiento adecuado de la distribución e instalación de las carpetas.

El utilizador, en este caso el funcionario, sólo tiene que leer las inscripciones de las pestañas de estas carpetas para ubicar con facilidad el documento requerido. Cada tiempo determinado, de un mes a un año, estas carpetas pasan al archivo, que continuando con el modelo original de la oficina productora, acumula las car­petas en cajas, teniendo la documentación clasificada por temas o por tipo docu­mental, tiene sus desventajas, en el sentido de que algunos temas son tratados en distintas áreas de la institución, por lo que se requiere una copia por cada área ne­cesaria, lo cual afecta a la Clasificación y satura al Archivo con copias distribui­das en distintas ubicaciones; no es muy recomendable, pero se observa que en muchas dependencias empresariales utilizan este método, especialmente cuando se trata de pólizas de seguro, de importación o de exportación, o historias clínicas de hospitales, que se ordenan de acuerdo con el número de póliza o documento de identidad en el caso de las historias clínicas.

La ordenación por tipos documentales, presenta ventajas cuando una de­terminada institución respalda estos trabajos con el propio personal; no ocurre lo mismo cuando se trata de instituciones donde se realizan trámites en los cuales se tiene que colocar diversos tipos documentales en un expediente, como en el caso de los tribunales de justicia, donde el expediente tiene que conservarse tal cual se fue formando.

En estos casos, cuando el usuario requiere INFORMACIÓN, debe tener conoci­miento del número o del nombre, datos que se encuentran en su documento de ase­gurado. Lo mismo sucede con las Historias Clínicas, en aquellos países que tienen sistemas centralizados de este tipo documental, las historias clínicas están archiva­das por el número de identidad por lo que es más fácil de recuperar la INFORMACIÓN, al solicitarla se encuentra en el número de orden correlativo; de ahí que se explica de auxiliares descriptivos no convencionales, porque las car­petas de los seguros, de las historias clínicas, que sirven para conservar la docu­mentación, sirven al mismo tiempo de auxiliares descriptivos. Pero no siempre es aplicable este sistema a los Archivos.

Podríamos decir entonces que en casos excepcionales como los citados, la DESCRIPCIÓN se encuentra integrada a la ordenación de los documentos.

LOS USUARIOS

Una de las razones por las cuales se elaboran AUXILIARES DESCRIPTIVOS, consiste en suministrar servicio adecuado a los usuarios; es conveniente compren­der lo que significa el término usuarios para los archiveros.

El término usuario, se aplica a la persona que tiene derecho a usar de la cosa ajena con cierta limitación.

En el Archivo, el usuario es "la persona que hace uso de su derecho para tener acce­so a la documentación e INFORMACIÓN, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad de los documentos".[1]

La palabra usuario se lo emplea en forma general, pero en la realidad son distintas las categorías de usuarios que se presentan en los Archivos para efectuar consultas, y cuanto más cualitativa sea la INFORMACIÓN que tiene un Archivo, mayor será el número de usuarios que asistan a efectuar consultas.

Manuel Vázquez, nos da una orientación del usuario relacionado con los AUXILIARES DESCRIPTIVOS: En forma resumida: el primer usuario es el ad­ministrador o el funcionario de la institución donde el documento cumple su finali­dad, para este tipo de consultante los auxiliares descriptivos deberán ser rápidos y ágiles, de modo que tenga la INFORMACIÓN correctamente servida en el menor tiempo posible.

Para el investigador y el científico, deberá dársele primero una orientación sobre la documentación que se posee, de acuerdo con una metodología de la investigación, los auxiliares descriptivos poseerán entonces una terminología adecuada a estos fines, de modo que su investigación posea la exactitud científica.

Esta terminología es fácilmente comprensible cuando el análisis documental ha sido efectuado detalladamente.

Para el consultante particular, la INFORMACIÓN es generalmente de carácter sencillo, más fácil de poder servir, aún cuando no menos importante que las ante­riores, el usuario particular puede solicitarnos INFORMACIÓN genealógica, catas­tral, etc.

Para Pilar Serra Navarro "el tipo de consultantes determina variantes en la comuni­cación"[2], nuevamente tenemos a la entidad productora como prioridad absolu­ta de los usuarios, si bien es conveniente aclarar que el funcionario consultante del Archivo no tiene derecho sobre la totalidad de la INFORMACIÓN que con­tiene un Archivo, tampoco está eximido de su identificación y de la garantía de la devolución cuando se efectúa un préstamo documental.

El investigador y el particular, de acuerdo con la legislación del lugar, tiene acce­so a la documentación que le permita efectuar sus investigaciones en forma adecua­da, por ejemplo en España se provee de una tarjeta nacional de investigador, lo cual permite una accesibilidad más amplia y elimina a los visitantes casuales.[3]

Para Emilia Currás es indispensable la existencia de los usuarios, condicionante por la cual se efectúa toda la labor documental, y en base a los cuales se llevan a cabo los procesos documentales e informativos.

Distingue entre los usuarios a aquellos confiados y desconfiados, estos últimos que se establece que su desconfianza surge sobre las dudas de la obtención de la INFORMACIÓN que necesitan; para subsanar esta situación es necesario orientar, educar al usuario, darle un conocimiento más amplio en cuanto al servicio mismo que puede brindar el núcleo documental.

Siguiendo a la misma autora, y estudiando psicológicamente al usuario, nos plantea que el utilizador (termino empleado por algunos autores) teme:

- No estar al día,

- Tomar decisiones inadecuadas,

- Utilizar métodos y sistemas anticuados,

- No poder leer todo lo referente al tema.

- Ignorar asuntos primordiales.

Para lo cual es recomendable efectuar un estudio de las necesidades del usuario. Estos pueden ser:

Según su relación con el núcleo documental se pueden presentar los usuarios co­nocidos; considerando aquellos que asiduamente se presentan a efectuar sus inves­tigaciones habiendo logrado una relación cómoda con el personal del Archivo, lo que le permite desenvolverse más fácilmente.

Lo opuesto sería entonces los usuarios desconocidos, que se presentan por primera vez y no tienen la suficiente confianza como para efectuar pedidos sobre INFORMACIÓN que les es necesaria.

Según su número, se pueden presentar usuarios individuales, que realizan investi­gaciones por su propia cuenta y usuarios colectivos, compuesto por varias personas que trabajan en equipo.

Según el tema de trabajo, se presentarán usuarios científicos, poseedores de una ciencia en particular que le faculta su investigación, y los usuarios técnicos, simila­res a los científicos, cabría añadir aquí, los usuarios estudiantes, a quienes se le dicta un tema para que realicen una investigación adecuada.

Según el tipo de trabajo, se presentan usuarios, particulares, que los hemos mencio­nado al citar a Manuel Vázquez, luego los usuarios investigadores y usuarios técni­co-industriales.[4]

Cuando la INFORMACIÓN de un Archivo es abierta al publico para su consulta, el termino correcto a emplear seria el de destinatario.

El destinatario de un mensaje puede ser individual o colectivo; individual cuando se trata del destinatario del documento al cual fue dirigido, aun cuando este indivi­duo sea legalmente representante de una institución: y colectivo cuando el docu­mento pasa a un conjunto social como los auxiliares descriptivos reproducidos y difundidos para conocimiento del contenido documental.

El termino destinatario es mas amplio que el de usuario.

Al efectuar el análisis documental indicamos el sistema de consultas, que se rela­ciona más con el usuario, puesto que es el factor elemental por el cual se efectúan las diversas actividades de la documentación; influirá también en la forma como elaboremos los AUXILIARES DESCRIPTIVOS, a fin de lograr un servicio más eficiente.

Ander-Egg relaciona esta DESCRIPCIÓN con la investigación de acuerdo a las respues­tas que se le de al usuario.

El centro de documentación, que podemos considerar como el núcleo documental en lenguaje documático, responderá al investigador como referencias que describen los documentos susceptibles de contener INFORMACIÓN solicitada. Aclarando que el usuario no necesariamente debe consultar los documentos originales para saber si contienen la información; los AUXILIARES DESCRIPTIVOS le permiten visualizar los documentos que necesita para su investigación.

A diferencia del anterior, el banco de datos, le responderá con la INFORMACIÓN solicitada, conjuntamente con la bibliografía y observaciones sobre la validez de la INFORMACIÓN proporcionada.[5]

R. Coll Vinent no utiliza el término usuarios, sino utilizadores, definiéndolos como consumidores de INFORMACIÓN, haciendo hincapié en una diferenciación entre utilizador productor, caso citado de los investigadores, el utilizador inter­mediario y utilizador final, a este ultimo se otorga la INFORMACIÓN procesada adecuadamente a sus necesidades.[6]

Rohads, James no explica en su trabajo sobre de aportación de los archivos a los usuarios, y los clasifica en primarios y secundarios. Indica una orden lógico en el servicio de los archivos:

1.- Servir los intereses del gobierno,

2.- Poner a disposición del público los documentos que protegen los derechos ciudadanos,

3.- Otras responsabilidades de primera importancia.

Ser fuente de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la sociedad.

Los gobiernos, a través del enorme aparato de la administración pública, producen y reciben documentos que comprometen a un gran número de personas, lugares, cosas, acciones y acontecimientos, tal como lo enuncia Shelemberg.

Los archivos públicos deben conservar lo más importante de esa información, de utilidad para investigaciones de:

historia,

administración,

ciencias políticas,

geografía,

economía,

fenómenos sociales,

ciencia y tecnología.

Los usuarios primarios, son personas que utilizan el contenido de los archivos, para investigar, y utilizar otras formas de presentación, sean libros, tesis, artículos y material audiovisual. De esta producción se beneficia un mayor número de personas a quienes Rohads denomina usuarios secundarios.

Los usuarios primarios puedes ser:

especialistas,

estudiantes,

periodistas,

genealogistas,

escritores,

productores de materiales audiovisuales.[7]

Enumeramos a estos autores para tener un concepto de cada uno de los usuarios que puedan presentarse en un Archivo, y al mismo tiempo que los AUXILIARES DESCRIPTIVOS deben estar en proporcional relación con los posibles usuarios.



[1]Vázquez, Manuel. Id. pág. 27.

[2]Serra Navarro, Pilar. Id. pág. 25.

[3]Currás, Emilia. Las Ciencias de la Documentación. Archivología, Bibliotecología, documentación e información. Editorial Mitre. Barcelona. 1982. pág. 185.

[4]Currás, Emilia. Op. cit.

[5]Ander-Egg, pág. 152.

[6]Coll-Vinent, Roberto. Los Profesionales de la Información. A.T.E., España. 1982. pág. 71.

[7] Rhoads, James B. La función...id

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