JUSTIFICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DOCUMENTALES (DESCRIPCIÓN)

Publicado el: 11/05/2011 / Leido: 10397 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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JUSTIFICACIÓN DE LAS

TÉCNICAS DOCUMENTALES

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN

Un auxiliar Descriptivo es la representación por escrito de la INFORMACIÓN de Documentos específicos. Por ser producto de actividades de una institución, se registra también aspectos de la organización de la entidad productora y sirve so­bre cualquier objetivo, para la consulta del usuario; quien manifiesta permanente­mente las necesidades de INFORMACIÓN.

Toda toma de decisiones y actos de investigación, requieren de una permanente alimentación de INFORMACIÓN, algunas de esta necesidades son:

-Saber si existen precedentes sobre determinados actos de la administración y cua­les son los procedimientos realizados para la toma de decisiones.

-Conocer, en el campo de la investigación, los contenidos documentales, e inclu­sive, si se han realizado algunas investigaciones sobre el tema, tanto en lo adminis­trativo como en lo científico o histórico.

-Necesidad de INFORMACIÓN en el curso de un trabajo de investigación. Generalmente, tanto el usuario como el investigador, requieren de datos precisos, sea en un trámite o en un trabajo de investigación en curso, por lo cual se hace ne­cesario encontrar y verificar información adecuada a cada una de las necesidades.

El AUXILIAR DESCRIPTIVO es el Documento resultante de los análisis docu­mentales y representará los distintos aspectos para la Evaluación de Documentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada.

La necesidad de distinguir entre el análisis documental y sus TÉCNICAS DOCUMENTALES y considerarlas en dos etapas separadas del proceso de evalua­ción documental, se manifiesta en las siguientes razones:

- El análisis documental persigue conocer a fondo las características de los Documentos y su utilidad en la administración. Con este fin se registran los aspec­tos importantes de la INFORMACIÓN contenida, permitiendo conocer los métodos utilizados para la gestación; como acción y efecto de gestar o gestarse. Figura que se emplea como preparación para el nacimiento de algo (A. Schwangerschaft, Trächtigkeit; F. gestation; I. gestation; It. gestazione; P. gestação); y gestión como acción y efecto de gestionar o acción y efecto de administrar. (A. Führung, Betreibung; F. gestion, démarche; I. agency, step; It. gestione, pràtiche; P. gestão, gerencia) del Documento, de modo que se pueda apreciar en conjunto, lo que representa el Documento y su importancia dentro de la organización. Por ello muchas veces es necesario programar distintos auxiliares descriptivos que permitan reconocer las funciones, como capacidad de acción o acción propia de los organismos, como capacidad de acción o acción propia de los cargos y oficios de los organismos, (A. Funktion; F. fonction; I. function; It. funzione; P. Função) actividades como la facultad de obrar, diligencia, eficacia, o como conjunto de operaciones o tareas propias de una entidad. (A. Tätigkeit, Wirksamkeit; F. activité; I. activity; It. attività; P. Actividade); y acciones como ejercicio de una potencia; como efecto de hacer; como conjunto de actitudes, movimientos y gestos cuyo fin es hacer más eficaz la comunicación, (A. Handlung, Wirkung, Tat, Aktie, Klage; F. actions; I. actions; It. Azione; P. Acção); o como produc­toras de Documentos, para lo cual usamos lenguajes convencionales o estructurados en el que previamente se ha determinado la importancia de cada tipo documental.

- El análisis documental centra su atención en los contenidos semánticos de cada tipo documental. Como en una organización pueden existir una cantidad aprecia­ble de tipos documentales similares entre si, para no tener que evaluarlos indivi­dualmente, es recomendable representarlos en una DESCRIPCIÓN estandarizada según las funciones, acciones y actividades, (clasificación) sin entrar en detalles que diferencian a las acciones. Estas DESCRIPCIONES estandarizadas, representan la relación en­tre las diversas actividades y los tipos documentales generalizados. Reflejando ob­viamente, la organicidad de la empresa.

- El análisis documental, siendo básico para el conocimiento de los tipos do­cumentales, presenta INFORMACIÓN que podrá inducir en la interpretación errónea de contenidos de INFORMACIÓN de los tipos documentales respectivos. Por ese motivo, la elaboración de los auxiliares descriptivos resulta recomendable, puesto que constituye una técnica que permite visualizar en forma real y objetiva a las unidades documentales.

- Otra justificación de la TÉCNICAS DOCUMENTALES, se refiere a la determi­nación y asignación de denominaciones adecuadas al contenido esencial de las uni­dades documentales.

Es muy común observar que las organizaciones se preocupan muy poco de normali­zar las denominaciones de las unidades documentales, existiendo en muchos ca­sos denominaciones al azar o arbitrarias que no dicen nada del contenido de INFORMACIÓN en las unidades documentales; se pueden observar diversidad de nombres para un mismo tipo documental, lo cual dificulta una administración ade­cuada de la INFORMACIÓN, o bien existen nombres comunes para Documentos diferentes. Fuera de los problemas de orden práctico que estas situaciones pueden producir, ocasionan conflictos en la ordenación y clasificación documental y lógi­camente inciden en la TÉCNICAS DOCUMENTALES.

- Mientras que el análisis documental proporciona datos de los diferentes conteni­dos de INFORMACIÓN y tipos documentales, tal cual son en realidad de un de­terminado momento, la preparación de auxiliares descriptivos, permite contar con Documentos objetivos y valederos para un tiempo amplio y prudencial.

PROGRAMA DOCUMENTAL

Normalmente se tiene por programa documental a la elección de sistemas a reali­zar en el Archivo para un tratamiento de la información efectiva; pero, para lograr un mejor servicio, incorporamos en el programa algunos aspectos que permiten al archivero conocer primero la producción documental, a través de un análisis docu­mental, evaluar la información y posteriormente administrar la información ade­cuada a las necesidades de cada archivo.

Para realizar adecuadamente un programa documental es necesario tener un cono­cimiento metodológico de las técnicas del trabajo intelectual, dentro del cual se en­cuentra inserto el programa mismo, se cumplen algunas etapas:

Planificación y control

Es la etapa primaria del trabajo intelectual; es ne­cesario tomar en cuenta los distintos planes a llevarse a cabo, cuales son los inme­diatos, de acuerdo con las necesidades del archivo que se han describir. Normalmente se realizan acciones a corto, mediano y largo plazo.

Para no perderse en detalles es necesario tener una prospectiva cronológica de las acciones generales; paralelamente realizar una historia cronológica de lo que se esta cumpliendo. Dentro de la prospectiva, es necesario controlar los horarios de trabajo, tiempo en horas por trabajo realizado, que nos permita conocer los cálculos de tiempo y cálculos económicos.

Técnicas de estudio

En esta etapa se aplican las técnicas de resúmenes, ex­tractos, metodología a emplear, redacción de notas, sinopsis documentales, los bo­rradores. Es en esta etapa cuando se realiza un análisis sobre las formas de al­macenamiento de la información y el inicio de la indización.

Documentación

--Encontrar la información solicitada,

--reunir datos de acuerdo con la demanda,

--Seleccionar la información de acuerdo a determinados temas,

--Almacenar estas experiencias, a fin de evitar repetición de investigaciones,

--Organizar todos aquellos aspectos concernientes a los datos acumulados y acumulables para una optima organización de la información.

En esta etapa es necesario considerar sobre todo la actuali­zación de la documentación con la salvedad de los archivos cerrados, considerando los aspectos principales como:

Estos aspectos nos llevan a tener un conocimiento adecuado sobre las necesidades y hábitos de información del área de influencia de un archivo. Con el fin de:

--Tener conocimientos de las fuentes y lograr un aprovechamiento optimo,

--lograr métodos de acceso a la información en sus distintas etapas de organización.

Técnicas de presentación

Se considera que no es suficiente realizar un buen trabajo descriptivo, sino que es necesario realizar determinadas actividades que permitan una adecuada presentación de la información, es decir, tener una clasificación adecuada de cuando se presenta un informe, cuando se presenta una ficha de resumen o información verbal, considerándose:

la estructura del informe;

el estilo

el argumento.

Las técnicas empleadas en esta etapa, corresponden a las empleadas en la metodología del resumen. La evo­lución de las técnicas nos conducen a la elaboración de los Auxiliares Descriptivos.

Elaborar es preparar el material necesario para la DESCRIPCIÓN. Este puede ser el conjunto de medios audiovisuales, o instrumentos legibles a máquina, o bien simplemente tarjetas, fichas, o planillas, a los que hemos denominado Técnicas Descriptivas o la redacción de determinados documentos, auxiliar, resúmenes o guías orientadoras del conjunto de documentos.

Uno de los problemas que se presentan en muchos Archivos, es la carencia de auxiliares correctamente elaborados.

Existe una abundante literatura sobre este tema, pero carecemos de manuales, que presenten planteamientos descriptivos sobre los temas que deben transmitirse en los diversos niveles, claros, sencillos, fácilmente inteligibles, que conduzcan y orienten la labor de aprendizaje sin mucho desarrollo dogmático y con dominio de la realidad administrativa de cada región.

En la mayoría de las veces se traducen obras sobre Auxiliares Descriptivos preparados para otros lugares y otras realidades. Puede resultar distorsionante. Antes de hacerlo es necesario reflexionar sobre su aplicabilidad a los casos concretos. Las normas propuestas por el CIA no siempre son una solución, por la misma necesidad de profesionalizar en un buen porcentaje a quienes trabajan en la cuestión archivística.

Otra cuestión de interés es que los referidos auxiliares, es conveniente intercambiarlos entre las instituciones semejantes, lo que facilita la difusión y el conocimiento de experiencias variadas.

Elaborar esos auxiliares supone dos etapas.

Una serie de operaciones previas vinculadas a la búsqueda de información y la ejecución propia del documento que es redactarlo, corregirlo, ponerlo a disposición de los usuarios; todas formalidades que pueden agruparse en:

l) Redacción

2) Tipografía.

En lo que se refiere al aspecto tipográfico, se toman todos los cuidados.

La presentación,

la claridad,

el tipo de letra,

las relaciones de información,

los diagramas,

los márgenes con resúmenes,

el uso de colores

títulos destacados que faciliten el uso.

Igualmente el ordenamiento tipográfico uniforme y un buen y detallado índice.

Son todos elementos que deben cuidarse y que redundarán en beneficio de la fácil comprensión.

Todo Auxiliar debe comenzar con una presentación de los documentos descriptos. Y esa presentación, debe hacerse con lenguaje descriptivo; cumpliendo todos los requisitos formales de la expresión, informando y proporcionando orientación mediante datos técnicos accesibles y que atienda a la capacidad real de entendimiento de los usuarios.

A su vez, para que la exposición de los Auxiliares Descriptivos sea didáctica debe cumplir estas características:

- Dominio de lo que es objeto de exposición.

- Exactitud y objetividad de los datos presentados.

- Separación nítida entre lo esencial y lo secundario.

- Organización de las diversas partes.

- Conclusiones.

 Son los elementos que ordenan una exposi

ción y la hacen fácilmente inteligible.

Recolección de información

Toda elaboración de auxiliar para un curso comienza con la recolección de la información necesaria, que se ubican en los documentos administrativos contenida en:

expedientes,

resoluciones,

órdenes de servicio,

reglamentos; etc.,

en los datos que surgen de las tablas,

organigramas,

gráficas, etc;

en la observación directa de estructuras y procedimientos; en las relaciones de dependencia y vínculos jerárquicos; en definitiva, en el análisis de todo el complejo mecanismo administrativo, a través de todo lo que de él puede expresar algo.

El análisis debe hacerse en profundidad, sin descuidar ningún elemento o factor que sea determinante de la conformación y ubicación del documento. Además, debe haber una valoración y selección del auxiliar descriptivo escogido. Debe preguntarse si la información es pertinente.

La organización de la comunicación

Programas de difusión de la información

Programas de alimentación documental,

Canales y medios de conducción,

estrategias,

formas,

instrumentos,

La idea que se tiene de un archivo pasivo, que solo responde a la demanda de la información es obsoleta, un archivo tiene una permanente comunicación sobre el área de su influencia, tanto en la co­municación de sus contenidos como en el sistema de alimentación de información. Consideremos entonces aspectos como:

y los distintos sistemas reprográficos:

gráficos,

diapositivas,

filmes,

proyecciones cenitales,

video,

circuitos cerrados,

audiocassettes,

demostraciones,

etc.,.

Las tareas de la DESCRIPCIÓN por lo general son lentas, y las necesidades del archivo son inmediatas, de ahí que el archivero debe estar permanentemente informado so­bre los sistemas a emplear en el archivo y su adecuación a un bajo costo; teniendo en cuenta la irreversibilidad de la DESCRIPCIÓN; una vez utilizado un sistema, no se puede echar abajo todo un trabajo para empezar otro que aparentemente puede ser útil, por esa razón se busca que los sistemas descriptivos a emplear, tengan opcio­nes de modificación sobre el mismo trabajo realizado, sin perjudicar lo que ya se tiene elaborado.

El entusiasmo por las novedades archivísticas, debe ser moderado, en forma ade­cuada, bajo riesgo de perjudicar al archivo con permanentes cambios en las labores de DESCRIPCIÓN.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA

En cierta forma, los objetivos del programa son los propios de la DESCRIPCIÓN, podemos enumerarlas:

Tener un conocimiento amplio sobre los valores informativos de los documentos, a fin de determinar el grado de importancia y accesibilidad de cada tipo documen­tal;

Comprobar la existencia documental ingresada, la que se encuentra en movi­mien­to y la de trámite;

Hacer accesibles los documentos: para ello es necesario hacer un estudio sobre la información administrativa, tecnológica y científica que pueda contener el docu­mento; la accesibilidad no solo se cuestiona con el grado de accesibilidad que pueda tener cada documento, sino también como el grado de conocimiento que se tenga sobre él.

Analizar cada una de las etapas a realizar en la DESCRIPCIÓNde manera que no quede trunca por falta de cálculo para cada sistema empleado.

Procurar en lo posible, utilizar sistemas que se integren en el contexto del medio, de modo que se universalice el sistema y el lenguaje descriptivo.

Planificar que la información volcada en auxiliares descriptivos, está adecuada para la aplicación de medios tecnológicos, como ser la informática.

Es necesario tener una idea clara en el programa de cuales son los auxiliares más importantes o prioritarios a realizar, así tenemos:

Registro

El registro es un auxiliar descriptivo compuesto por asientos en los que se registran datos que identifican a los documentos, nos permite llevar control sobre la producción de documentos.

Inventarios

Auxiliar descriptivo más complejo y amplio que el registro, nos permi­te llevar control de movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el archivera, netamente archivístico; en algunos casos, el inventario permite la consulta de los usuarios. El inventario se realiza después de la Ordenación.

Inventarios o registros: en muchos archivos, el instrumento básico de referencia es un inventario o registro, que describe los documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en primer lugar una breve historia administrativa de la institución que produjo el documento. a organización interna de la ayuda de recuperación es generalmente jerárquica y refleja la organización de la dependencia administrativa que produjo el documento. Los documentos se describen por lo general a nivel de la serie y cada siento incluye información sobre el lapso de tiempo, el volumen y disposición del documento, así como un resumen de su contenido. En algunos casos se incluyen anexos en que figuran materiales como esquemas de archivo, listas de títulos de archivadores y otras compilaciones de información, que pueden ser útiles a los investigadores. Los inventarios o registros son lo suficientemente detallados como para que sean de gran utilidad al personal que trabaja en los archivos y a los investigadores. En algunos repositorios más pequeños no se publican, sino que se mantienen en copias a máquina que se utilizan dentro de la institución. En centrales más grandes se acostumbra publicar (con equipos sencillos, en rústica y en número limitado) los inventarios o registros que pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En los últimos años se ha tendido a producir esta clase de ayudas en microforma.[1]

Índice

Auxiliar descriptivo utilizado para la búsqueda y recuperación de la infor­mación, tiene amplia relación con la informática, y estructurando el lenguaje, nos permite formar el tesauro.

Guías

Muy necesario sobre todo en aquellos archivos no centralizados, en archivos históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la función de registrar el patrimonio documental de los archivos.

Guías generales: ordinariamente describen en términos generales todo el conjunto de documentos de una central determinada o una subdivisión importante de una gran central de archivos. Los documentos se describen por lo general ya sea a nivel del fondo o grupo de documentos, ya sea al nivel jerárquico consecutivo, es decir, el de subgrupo. Estas descripciones van por lo general precedidas de una breve historia administrativa de la organización que produjo los documentos. Puede seguir al asiento una lista de ayudas de recuperación, pertinentes y más detalladas, ya publicadas o inéditas. Un índice por materas del conjunto de la guía es muy útil, ya que en una guía general se describe una gran variedad de material.[2]

Catálogo

Contrario a lo que se cree, el catálogo es un auxiliar descriptivo no espe­cíficamente del archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta impor­tancia, muy selectos en cada archivo.

Al hablar de los diferentes auxiliares descriptivos, el programa debe contemplar los soportes en los cuales se han de efectuar los asentamientos de datos, para tal efecto tenemos:

Libros y encuadernados

Cuando se trata de libros como soportes, son manuscritos, los libros de registro de las entidades, que son útiles y hasta aplicables a los archi­vos, contienen información suficiente como llevar un control documental adecuado.

 No sucede lo mismo con los encuadernados, que algunas entidades realizan en papeles sueltos y escritos a máquina o impresos, y cada determinado tiempo o nú­mero de fojas los encuadernan, tomando el aspecto de libro: este tipo de soportes pueden dar una seguridad en cuanto a la perdida de asientos, registros, etc. pre­sentando el inconveniente de que no permite intercalados; estos libros son útiles para los registros, que se realizan cuando la documentación se encuentra en etapa de inicio de gestión o trámite, por lo que los documentos son registrados por su cronología o número de orden, respeta la procedencia y el orden original.

Fichas

Un buen número de instituciones han adoptado este soporte, por la como­didad que representa para trabajar con ficheros, ya que estos pueden llevar orde­namiento cronológico, temático, numérico, etc., pudiendo también intercalarse fi­chas cuando así

se necesita.

Para trabajar con este tipo de soportes, es necesario contar con ficheros, dándole algo más de seguridad, es de fácil extravío los asientos separados en cada ficha, lo cual es engorroso tener que ordenarlas nuevamente, en algunas instituciones las numeran para facilitarse este trabajo o detectar la falta de algunas de ellas, se usa también bolsas de polietileno transparentes, donde se incorporan las fichas para fotocopiarlas.

Este soporte se utiliza por su practicidad en catálogos y en índices.

El programa documental debe abarcar desde el Análisis de los documentos hasta la etapa final del archivo que sería la edición de los auxiliares descriptivos. Consideramos entonces que un Programa documental debe contener:

1.- Análisis documental;

2.- Identificación del documento;

3.- Control de gestión;

4.- Evaluación rendimiento informativo

5.- DESCRIPCIÓNpropiamente dicha.

6.- Administración de la información

7.- Análisis estadístico de la información.

Estos conceptos, que los estudiamos a lo largo del presente trabajo, son los que conforman una parte principal de las técnicas documen­tales del Archivo.



[1] Rhoads, James B. La función...idem

[2] Rhoads, James B. La función...ibid

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