DOCUMENTO Y EXPEDIENTE EN LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Publicado el: 09/05/2011 / Leido: 8969 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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DEFINICIÓN,

ASPECTOS TEÓRICOS

DE LAS TÉCNICAS

DOCUMENTALES

ARCHIVOLOGIA Y ARCHIVOS

L

as TÉCNICAS DOCUMENTALES del Archivo, se desarrollan en el marco de la Archivología, por lo que nos es necesario realizar un análisis previo sobre algunos aspectos que nos conciernen sobre este contexto.

Las técnicas se convierten en especialidades, al desarrollarse en su contexto, como partes de un conjunto. Este hecho nos permite considerar necesariamente un proce­so, una evolución histórica, un desarrollo continuo con miras al futuro. Susceptible de convertirse en método, por ser un conjunto de técnicas empleadas para la prose­cución de un fin determinado.

Si observamos un expediente, por ejemplo, sabemos que se realiza un trámite cau­sado por un individuo; esos documentos son utilizados para determi­nados fines burocráticos, los documentos manifiestan contenidos de realidad, segmentos de la realidad. Un documento de identificación, es utilizado por su pro­pietario, no sólo como acto de reconocimiento de su identidad, sino como imperio de un derecho ciudadano.

Podemos asegurar entonces que los documentos "objetivan" acciones de modo que un documento sin "objetivación" puede ser una simple "curiosidad". De ahí la legalidad de los archivos.

El desarrollo de la Documentación (entendida como tal) es posterior, pero tampo­co podemos afirmar en que momento exacto se da este proceso, si podemos dedu­cir; que al acumularse una cantidad considerable y suficiente de documentos, se patentiza la necesidad de Clasificar, Ordenar y Describir, generando la Documentación propiamente dicha.

Los elementos descriptivos utilizados por los Archivos pueden considerarse como primeras formas de la Documentación especializada, su verdadero desarrollo surge en las últimas décadas.

En la actualidad, los sistemas de información de los poderes públicos; las Instituciones creadas para facilitar información especializada, los avances tecnológicos aplicados a los documentos y a la Documentación; han ampliado el campo de co­nocimientos sobre distintos procedimientos, técnicas y leyes utilizadas por los Archivos.

Podemos afirmar con certeza que gran parte de la economía y el desarrollo de las naciones, se sustenta en la cantidad y calidad de Documentación e Información que posee.

La Revolución Industrial impulsó el vertiginoso desarrollo de la Documentación, en Inglaterra más rápidamente que en Francia; al incrementar las múltiples manifes­taciones como en el aspecto agrícola, jurídico, social y en el aspecto técnico.

Este cúmulo de actividades permite comprender la importancia que representa la Documentación: "Ayer los descubrimientos de los sabios permanecían estérilmente en sus portafolios o en los Archivos de las academias y los fabricantes no sospecha­ban que la aplicación de los mismos podía serles muy útil en sus operaciones... Hoy... el fabricante consulta al sabio... existe la mayor confianza entre el fabricante y el químico"[1], por consiguiente la necesidad de información se hace patente; La fundación de los Archivos Nacionales de Francia en l749 genera el principio de centralización en núcleos específicos los documentos producidos en las actividades administrativas.

Los inventos y su perfeccionamiento continuo aceleran más el flujo documental, la máquina de escribir, el papel carbónico, incrementa la producción documental agravada por el continuo crecimiento demográfico, tal como nos confirma Lasso de la Vega, que la mayor preocupación del siglo XIX es el exceso de producción do­cumental.

Los documentos se constituyen como testimonios fieles del hombre, de su conduc­ta y su trascendencia manifiesta; determinada por aspectos sicológicos, culturales, sociales, históricos, religiosos, sobre todo como una manifestación permanente de su conocimiento.

Lo cierto es que la voz Archivo y su derivado Archivología, ha sido mal concep­tuada desde sus orígenes etimológicos, puesto que hay autores que sostienen su origen de la raíz griega ARKEIN, que significa proteger o resistir, o de la raíz ARCHE, que significa principio u origen, cuyo derivado corresponde a ARCHEION. Otros autores sostienen que el término archivo deriva del latín ARCIVIUM, ARCHIVIUM, ARCHIVUM. Esta última trascendió en las lenguas para el concepto de guarda-documentos.

Lo evidente es que en griego se decía CHARTOPHILAKION o GRAMMATOPHILAKION, al lugar donde se depositaba la documentación, y al encargado o guardián se lo denominaba CHARTOPHILAX.[2]

Lo que actualmente denominamos Archivo, en latín se llamaba TABULARIUM que contenía las TABULAS o registros públicos, y mas específicamente se llamaba TABULARIUS al Archivo Público. En cambio al encargado del tabularium se le llamaba CARTARIUS. LOGIUM Y LOGEUM también significan Archivos en el latín.[3]

Para concluir el aspecto etimológico consideramos definitivamente que la Archivología deriva del latín archivium, comúnmente utilizado, y las raíces grie­gas logos-ia, se utilizaron para darle el carácter de estudio o tratado (logos) y la terminación (ia) como determinante de ciencia o disciplina.

Por consiguiente, decimos que la Archivología es la ciencia o disciplina que estudia los Archivos. Este concepto resulta ser muy simple, puesto que el término Archivo ha desarrollado su contenido.

Se hace necesario aclarar que los términos Archivología, Archivística y Archivo no son sinónimos como generalmente se los emplea. La Archivología engloba todo el estudio teórico, su fundamentación e investigación. La archivística se ocupa de las técnicas que se han de emplear en el manejo de la Documentación; y los Archivos, son los núcleos repositorios de los documentos, objeto formal de la Archivología.

Es conveniente aclarar que si todo hecho social es irrepetible, en este caso todo hecho-orgánico-social es irrepetible en la medida que es idéntico a sí mismo. La generalización como tal es un proceso de abstracción del archivista o Archivólogo y no es inherente a sólo una parte de la realidad; como consecuencia la generaliza­ción es relativa al campo de aplicación de los conocimientos archivísticos y no tiene validez universal absoluta.

Este concepto permite sobre todo que la Archivología formule generalizaciones en diferentes grados de amplitud y profundidad , según sean sus necesidades de acuer­do a su desarrollo propio.[4]

La Archivología como Ciencia tiene sus variantes metodológicas, adecuando las posibilidades de generalización al tipo de institución o entidad que produce los do­cumentos, o al punto de vista con que se lo enfoque, siempre que ese enfoque guar­de relación con el objetivo trazado.

De estos conceptos obtenemos que también puede auxiliarse de la metodología de otras ramas del saber por su misma naturaleza, adecuando las posibilidades de ge­neralización al tipo de institución o al punto de vista con que se lo enfoque sin apartarse de lo que son sus principios básicos como conocimiento y método cientí­fico y sobre todo sin referirse de un método privativo.

La Archivología recurre al método administrativo en su aspecto práctico. Si sólo se tratara de eso le daríamos la razón a Giulius Batelli por considerarla como una disciplina pragmática; pero, al adquirir elementos del método histórico, -puesto que la ma­teria de la Archivología es el Archivo y su contenido, es una etapa de transición, un paso crítico al decir del Dr. Tanodi, al existir una simbiosis histórico-adminis­trativa, después de esta simbiosis y la selección documentaria, se determina especí­ficamente la calidad histórica de los documentos.

Pero lo más importante es la práctica absorción del método Diplomático para la determinación de los caracteres do­cumentales, primer paso para la DESCRIPCIÓN que lo estudiamos en el presente traba­jo.

No nos alejan estos conceptos del desarrollo de la Información, al contrario nos acercan cada vez mas, a los Centros de Documentación e Información.

LA ARCHIVOLOGIA COMO CIENCIA SOCIAL

Para adecuarnos a este marco referencial la Archivología recurre a otras ciencias sociales, entrando en su campo, la Historia por ejemplo; especialmente en lo que se refiere al tipo de quehacer, el quehacer es considerado como hecho, que los conceptualistas tradicionales consideran solo hechos consuetudinarios, de rutina diaria, autónomos, individualizados; hechos que tienen como base a un grupo social cuyo accionar constituye el meollo de la explicación. Este punto de vista es objeta­ble:

Primero porque el accionar de todo Archivo, objeto esencial de la Archivología, esta condicionado, limitado, impulsado por las condiciones básicas del organismo al que pertenece, sean estos públicos o privados, sea una nación (Archivos naciona­les) o una determinada agrupación social (Archivos privados); asimismo estas condiciones básicas están reguladas por la estructura económica, los factores cultu­rales, de población, etc,. Los factores por los cuales determinados Archivos logran mayor desarrollo que otros, hacen que los Archivos se conviertan en un fiel reflejo de la sociedad que los crea. No se puede inventar un Archivo independiente, sin sociedad que lo produzca sin elementos orgánicos que los supediten.

La herencia cultural -en el caso de América- ha dejado huellas profundas en los sis­temas de creación de documentos y su administración. Uno de los principales problemas que se presenta con esta situación es la aplicación de normas elaboradas en distintas experiencias administrativas con la intención de universalizar algunos de los aspectos archivísticos como la normalización general propuesta por un grupo del CIA, Comité Internacional de Archivos.

En segundo lugar, consideramos la relatividad del tiempo dentro del concepto so­cial; es decir, los Archivos de una sociedad se presentan con el mismo ritmo de desarrollo que se operan en estas sociedades según sea el cambio de sus estructuras. No es lo mismo un Archivo del año pasado que uno actual, porque las variaciones sociales, económicas y tecnológicas han modificado sus conocimientos y aplicacio­nes.

Por todo lo expuesto, acordamos entonces, que la Archivología es una Ciencia Social, una ciencia que trata de los Archivos. Al acercarnos cada vez mas a una definición, observamos que la Archivología enfrenta el contenido del Archivo: denominemos continente a los locales, edificios, equipos y sus contenidos; los ele­mentos "se relacionan con los distintos problemas de organización y método, con

los aspectos administrativos y técnicos de la archivística".[5]

Los Archivos son por naturaleza propia auténticos. No existen los Archivos falsos, aún cuando existieran documentos falsos. Nos detendremos más sobre estos puntos cuando efectuemos un estudio del Archivo.

Concluimos: La Archivología es una Ciencia Social que trata o estudia los Archivos como continente y como contenidos, cuya finalidad reside en facilitar una metodo­logía adecuada para auxiliar a las ciencias y a la sociedad.[6]

ARCHIVO

Continuando con el marco o contexto del desarrollo de las TÉCNICAS DOCUMENTALES, estudiamos a los Archivos; considerados como depósitos de documentos, son las instituciones más antiguas de la humanidad, relacionados estrechamente con los gobiernos; relación (gobierno-Archivo) que se cumple hasta nuestros días, en la medida de las particularidades de cada gobierno y de su evolu­ción -conjuntamente con las necesidades colectivas-, se estructura la formación de los Archivos actuales.

T. Schellemberg define: "aquellos registros de cualquier institución pública o pri­vada que hayan sido considerados a ameritar su conservación permanente con fines de referencia o de investigación y que han sido depositados o seleccionados para ser guardados en una institución archivística'".[7]

Aurelio Tanodi define como Archivo: "las secciones de entidades y las instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan la Archivalía y, eventualmente, los documentos históricos que no son Archivalía".[8]

Asimismo, las definiciones hablan de documentos recepcionados, concepto que en la actualidad está cambiando, puesto que el Archivo se amplía a todos los documen­tos que se encuentran en el organismo productor, es decir, el Archivo interviene desde que se recepciona la documentación en el organismo o desde que es creado. Absorbe todas fases del Ciclo Vital de los Documentos. Aparte que el Archivo amplía continuamente su concepto documental al conservar Documentos no con­vencionales como los sonoros, audiovisuales, magnéticos, etc.

Los Archivos en sí son los custodios de los acontecimientos humanos, aspecto este que valoriza enormemente su contenido, teniendo en cuenta que los documentos custodiados son ejemplares únicos. Lo cual hace que el papel que desempeñan los Archivos no se limita sólo a conservar y proteger los documentos, sino también a difundirlos, a hacerlos accesibles al conocimiento general.

El Archivo es la fiel imagen de la institución que lo crea, por eso mismo la pro­ducción indebida de documentos, los trámites sobrecargados, burocráticos, son factores que facilitan la pérdida o extravío o entre papeleo de aquellos documentos que realmente contienen valores de utilidad para la investigación y la sociedad misma.

Tenemos en cuenta entonces que al denominar instituciones, entidades, etc., alar­gamos más el concepto, resumiendo todos estos términos obtenemos que son entes, en su calidad de sociales, que poseen organicidad y personería jurídica, al indicar como ente tomamos en cuenta también las secciones, como entes orgánicos e insti­tucionales.

Por otro lado, el custodiar, seleccionar y administrar, valen como elementos de­finitorios, pero limitan enormemente la función objetiva, actividad y objetividad de los Archivos. Si el concepto evoluciona es porque en la actualidad el Archivo asume mayores responsabilidades con relación al pasado.

El desarrollo de la tecnología influye y modifica estos conceptos, por lo consi­guiente, el custodiar, conservar, seleccionar, etc., son operaciones técnicas inheren­tes al Archivo. Entendemos que el Archivo es custodio del patrimonio documental, que es una de las riquezas más auténticas y por tanto valiosas que puede poseer una entidad, un pueblo o una nación.

El estado es un propietario relativo de la documentación, puesto que es producto de una sociedad, pertenece a esa sociedad y sus herederos.

El fin de todo Archivo se traduce en servicio, entendámoslo así, pero ese servicio se realiza a través de la transmisión de la información de la cual es depositario. Si reunimos todas estas piezas tenemos una definición del Archivo, acorde con sus funciones.

El Archivo es todo ente orgánico e institucional encargado de efectuar las operacio­nes técnicas necesarias para cumplir la finalidad de suministrar información que sea útil a la sociedad en general.

ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

Archivos y bibliotecas estuvieron confundidos en dos momentos históricos, en la antigüedad oriental y la Iglesia de Roma en los primeros siglos de su existencia.

Egipcios, hititas y fenicios practicaban la difusión relativamente restringida del arte de escribir en todos los imperios de Oriente.

La escritura, base de todo el edificio documental actual, se constituía en monopolio y privilegio de una sola clase, reclutada principalmente entre el Clero, clase nume­rosa pero muy cerrada y poco permeable a las clases inferiores.

La réplica similar se da en la Edad Media, sin el carácter aristocrático que tuvo la antigüedad. La escasez de gente apta en el manejo de la escritura fue grande.

Los jefes de estado no podían prescindir de una cancillería organizada, pero no po­dían encontrar fuera del clero personal que supiera escribir, fueron personas de la Iglesia quienes ayudaron a salir a los reyes de este callejón sin salida.

Palacio y Templo fueron generalmente contiguos en Oriente, lo que favoreció la estrecha colaboración política y administrativa entre el Templo y la Cancillería .El Templo fue también un gran dominio agrícola y comercial que proveía educación del clero futuro.

Los descubrimientos asiáticos entregan mezclados documentos políticos, económi­cos y textos literarios. No sabemos si los archivos y bibliotecas de la antigüedad fueron constituidos con fines administrativos o fines de estudio.

Durante la época de la Revolución y la época Napoleónica se realizo el verdadero depósito de archivo, tal como lo conocemos hoy: la revolución suprimió las anti­guas provincias del país y las reemplazó por una nueva división de territorio en de­partamentos.

Una cantidad de autoridades y centros administrativos desaparecieron, algunas instituciones fueron profundamente transformadas o reorganizadas.

La supresión de Obispados, Iglesias, Conventos, así como los profundos cambios políticos y administrativos liberaron una enorme cantidad de documentos separados de sus legítimos propietarios.

La exportación del racionalismo liberal a través de todo el continente provocó en todas partes los mismos efectos que en Francia. Una migración de documentos es­critos tuvo lugar en todas partes y una vez pasada la confusión, el racionalismo organizador continuó durante todo el siglo XIX.

La separación en libros y documentos se implementó en todas partes y pasó a ser una evidencia.

Los archivos: constituyen el depósito natural donde se conservan primero y pueden ser consultados a continuación, todas las especies de escritos llamados de "ACCIÓN" o de DECISIÓN.

La biblioteca: por el contrario, será el refugio natural de los escritos llamados "PENSAMIENTO".

ACCIÓN: Acto, hecho, actuación.

DECISIÓN: Resolución, determinación.

Actuar y decidir son propios de perso­nas o de conjunto de personas. Los archivos por su parte sólo se ocupan de escritos. Sin embargo, estos escritos de ac­ción tienen una naturaleza y un origen particular. Son acciones cuya esencia está constituida en la inmensa mayoría de los casos por decisiones.

Emanan de cuerpos oficiales, semioficiales o privados, o también de personas aisla­das puesto que ellas tienen capacidad de actuar y actúan efectivamente en el ejerci­cio de su capacidad.

La biblioteca a su vez conserva también escritos, pero estos escritos son el resultado del pensamiento "literario o científico" en el sentido más amplio de este término.

Los autores y responsables de la primer especie de escritos tuvieron la voluntad de sentar un acto y este acto de voluntad se encuentra acompañado de escritos; los "actos" privados tienen en el fondo el mismo carácter. Pueden ser "actos" de una familia, de una sociedad erudita, de una institución cualquiera sin carácter público.

Todo escrito centrado alrededor de un acto personal o de un ente público o privado está destinado a ser conservado en los archivos, sean públicos o privados. Los archivos tienen la custodia de los escritos de decisión y acción, la biblioteca por su parte conserva los escritos de pensamiento.[9]



[1]Chaptal, Extracto "L'industrie Francaise 1819. Cf. Schuhl, Loc. cit. Pág. 61. en Ducase, Pierre. op. cit. págs. 128/129

[2]Tanodi, Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamericana, Teorías y Principios, Centro Interamericano de desarrollo de Archivos. U.N.C. Dirección General de Publicidad, Córdoba. Primera Parte, Tercera reimpresión, 1979, págs. 1/2 en llamada 1.

[3]Diccionario ilustrado latino-Espanol, ed. Spes. pág. 283

[4]Copes, Maria Isabel, La Historia como ciencia. Iniciación de las Ciencias Sociales. U.C.S.F. Ficha 1. Unidad I. pág. 22 La Fundamentación lograda para la Historia, es tomada como modelo para la fundamentación Archivológica.

[5]Kecskemeti, Charles. Doctrina Archivística. Centro Interamericano de desarrollo de Archivos. Traducido por José Manuel García. Córdoba. 1980. p. 6.

[6]Trabajo extractado de Teoría Archivistica del mismo autor.

[7]Tanod  i, Aurelio. Id. pág. 5.

[8]Tanodi, Aurelio. Id. pág. 8.

[9]Trabajo extractado de Teoría Archivística del mis autor.

Publicado el: 09/05/2011 / Leido: 8969 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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