La Descripción y la Toma de Decisiones

Publicado el: 09/05/2011 / Leido: 7955 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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TOMA DE DECISIONES

“Los archivos son instrumentos básicos de administración. Gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Comprende toda la información registrada, producida o recibida por una organización al realizar sus operaciones. La documentación puede presentarse en la forma tradicional de documentos escritos en papel y también en microformas o medios legibles por máquina, por ejemplo, cintas o discos de computadoras, comprende además fotografías, grabaciones, películas y cualquier otro medio de grabación o transmisión de la información cuando una organización realiza sus operaciones.”[1] La toma de decisiones es por su esencia una actividad constante del ser humano que realiza en todos los aspectos de su vida. Las decisio­nes se toman en forma intuitiva, empírica o como producto de una actividad inte­lectiva.

Toda institución o entidad orgánica, es considerada como una reunión de factores: como Producción, Naturaleza y Trabajo, bajo una dirección, para prosecución de determinadas satis­facciones o servicios que requiere la comunidad. Así en la institución encontramos recursos humanos y materiales que se combinan para alcanzar objetivos determinados.

En toda Institución existe una dirección que integra los diferentes recursos, dirige, coordina y controla para el logro del fin propuesto.

Las actividades de la Institución se hacen más complejas al aumentar la presión competitiva y requerimientos legales o de otro orden que impone el cuerpo social. la dirección de actividad empírica, se transforma en técnica, involucrando la de­manda de especialidades en diferentes áreas de su organismo.

La mayor eficiencia en la distribución, utilización y aplicación de recursos es el re­sultado de las decisiones que el elemento humano toma respecto a las alternativas de su propio tiempo.

Es la calidad del elemento humano la que condiciona o determina la calidad de los resultados y permite la gestión de la administración. En las instituciones peque­ñas las decisiones se encuentran generalmente centralizadas en un individuo; En las Instituciones grandes hablamos de la resultante de las decisiones del conjunto de individuos facultados para tal efecto, situación que da origen a la aplicación de técnicas de comunicación para lograr la coordinación.

La toma de decisiones es la actividad esencial en los puestos ejecutivos. La labor de un ejecutivo consiste en actividades de:

-          planeamiento,

-          dirección,

-          integración,

-          coordinación

-          control,

Estas actividades forman parte del proceso administrativo.

En la etapa de planeamiento el ejecutivo necesita fijar objetivos a corto o largo plazo para áreas o funciones bajo su responsabi­lidad, de acuerdo con los objetivos y políticas generales de la empresa.

Esos objetivos revisten la forma de problemas o cuestiones a resolver que requieren la formulación de programas o planes que deben ser llevados a cabo por elementos disponibles en cada etapa.

En la planificación se decide qué objetivos concretar de inmediato y cuáles se dejan en segundo término, y cuáles postergar indefinidamente.

Una vez establecida la prioridad de los problemas, se toma decisión sobre los facto­res materiales y humanos que se abocaran a la solución del problema o la ejecución del plan que se trate. Son decisiones tomadas en las áreas de integración y organi­zación.

Supervisión, información y medios de control son otros aspectos del carácter de decisión del nivel ejecutivo.

La toma de decisiones es generalmente un proceso inconsciente, automático, esti­mulado por la filosofía administrativa de la institución, por el tipo de organización.

En la administración moderna, se trata de aprovechar los recursos que la ciencia y la técnica han puesto al servicio de la institución para un mejor cumplimiento de sus cometidos en beneficio general, la información procesada en los archivos es de elemental importancia para mejorar las probabilidades de acierto en las decisio­nes adoptadas cotidianamente.

Si en la Institución prevalece la filosofía de aplicación razonable y ponderada de las técnicas administrativas, y la incentivación de las técnicas documentales co­rrectamente aplicadas por los profesionales de la información, se contará con el ambiente propicio para que los niveles ejecutivos puedan aplicar mejores recursos para la solución de problemas.

La literatura técnica ha evidenciado el interés de las Instituciones en aspectos de las comunicaciones e integración de sistemas de información.

Es indiscutible que la probabilidad de éxito de una decisión depende de la informa­ción en la que se basa. Haciendo a un lado el elemento azar, el elemento suerte o casualidad, la decisión será tanto mejor cuánto más adecuada sea la información que se utiliza, y esto se refiere tanto a la información sobre antecedentes como a la información que sirve para formular hipótesis sobre los acontecimientos futuros bajo determinadas circunstancias.

La información que puede disponerse es normalmente de tipo operativo, con­table, numérico, y la información sobre hechos o circunstancias no apreciables nu­méricamente son tomadas en cuenta para la toma de decisiones.

En ese aspecto el problema que se plantea al ejecutivo responsable por la recopila­ción, procesamiento y presentación de la información dentro de la Institución se refiere a sus actividades y a las del medio en que se desarrollan, es la selección de la información conveniente o necesaria para la toma de decisiones en todos los niveles de la organización.

El diseño de los sistemas de Información y de los estados documentales se realiza para producir información necesaria para mejorar la actuación de los funcionarios en todos los niveles de la Institución y contribuir así a la optimización de las uti­lidades, se requiere toda una nueva técnica para presentar información en la forma oportuna, clara, digerible, útil.

Para lograr estos valores en el diseño de la información, tenemos en cuenta:

“¿Contienen los documentos alguna información que pueda resultar tal vez necesaria de nuevo a los responsables que la elaboraron u a otros departamentos gubernamentales?

¿Contiene decisiones o transacciones importantes o que sientan un precedente para el futuro?

¿Sirven para aclarar como se llego a tomar una decisión importante?

¿Tratan de obligaciones a largo plazo respecto a otros países, otras dependencias gubernamentales, organizaciones e instituciones que no son de carácter público, o respecto de personas particulares?

¿Terminará la información que contienen siendo accesible al gran público?

¿Contienen los documentos alguna información que ayude a comprender personas, lugares, cosas, fenómenos u otros acontecimientos que sean útiles a investigadores, especialistas de varias disciplinas, abogados, periodistas, escritores o genealogistas?

¿Es la información única, o existen otras fuentes que contienen esencialmente la misma información en forma fácilmente utilizable?

¿Son los datos que figuran en los documentos puramente informativos, o hay valores intrínsecos relativos a las circunstancias en que se elaboraron? ¿Están firmados o formalizados, por ejemplo, por las altas autoridades legislativas o judiciales por el jefe de Estado o por ministros importantes? ¿Llevan la firma de conocidas personalidades de la literatura, las artes o las ciencias? ¿Revisten los documentos en sí alguna importancia artística o culturales?”[2]

Básicamente se plantea un intento de realizar una política archivística universal, pretendiendo establecer normas sobre materias de DESCRIPCIÓN utilizables en todas las variaciones de funciones archivísticas y aplicables a todo tipo de documentos, si bien debemos empezar primero por un leguaje propio y común a la comunidad profesional archivística, para posteriormente hablar de normas de procedimiento descriptivo. Justificando que "debería atribuirse una gran importancia a los millones de documentos científicos y tecnológicos producidos por las administraciones públicas; sin embargo son muchos los Estados que han creado infraestructuras institucionales y jurídicas para aplicar programas tradicionales de gestión de documentos sin poner el debido acento en los documentos científicos y técnicos que se hallan en poder de los organismos públicos"[3].

Es considerable el avance conceptual de las instituciones archivísticas con un pro­fundo afianzamiento científico y un estudio metodológico de la Archivología, el volumen de esfuerzo a realizar se diversifica al afrontar numerosas categorías de Archivos que en el fondo desconocen la información que no sea de carácter his­tórico, social, económico, cuando no solamente local.

Los archivos adoptan diversas formas de acuerdo con la naturaleza de la institución que los genera, cada una de las cuales presenta exigencias especiales en cuanto al almacenamiento, no es lo mismo un archivo de un abogado que de un arquitecto o de un ingeniero, la conservación que difieren en cada caso y la utilización. Así, en primera instancia se categoriza a los documentos de acuerdo a los intereses del demandante de información, así logramos:

Documentos Manuscritos: escritos en papel, pergamino, vitela, tela, papiro y otros medios existentes hasta el siglo XIX, que utilizan como medio para impregnar sobre el soporte tinta de distintas variedades o lápices en forma manual, queda entredicho lo escrito con máquina de escribir.

Documentos cartográficos: en muchos casos se incluye como una generalización a los documentos arquitectónicos; estos documentos, por sus características de construcción en muchos casos son manuscritos, sustentados principalmente en representaciones gráficas y texto escrito.

Documentos audiovisuales: negativos y copias de fotografías y de películas; cintas de video; grabaciones sonoras en distintos soportes como los cilindros, discos y cintas magnéticas; micropelículas, microtarjetas, microfichas y micropelículas y microfichas de terminal de computadoras.

Documentos legibles a máquina: información que se elabora, almacena, reproduce y presenta por medio de ordenadores u otro dispositivo electrónico de procesamiento de datos.

Documentos impresos: Puede parecer raro, pero algunos archivos reúnen, conservan y custodian una copia de volantes, folletos, libros y demás documentos impresos producidos por el gobierno y sus dependencias, se justifica esta situación por considerarse documentos producidos en una actividad administrativa.

Los Auxiliares Descriptivos realizados en los Archivos deben propugnar apoyo a un amplio espectro de ciencias; sobre todo en los documentos modernos, cuyo contenido es muy diverso y específico.

Uno de los problemas más graves de nuestra época es la falta de control de la pro­ducción documental que trae consigo una pérdida de eficacia de los Archivos en su labor de recolección (reunión) y custodia (seguridad), acrecentando los factores que intervienen en la Selección, sin enumerar los distintos problemas que se pre­sen­tan al realizar los Auxiliares Descriptivos.

Todo esto comporta serios problemas creando inseguridad y desconocimiento de las posibilidades reales de cada Archivo, llegando inclusive a un bloqueo parcial o total de la labor de difusión, tanto en lo que se refiere a la utilización de la infor­mación como el riesgo que conlleva la pérdida de los mismos.

Es evidente que una Planificación institucional debe procurar formar mínimamente las actividades de los diversos Archivos conociendo la base material con que se cuenta. Resulta inútil tomar medidas de conservación y seguridad de los docu­mentos, cuando estos no están acompañados de los Auxiliares Descriptivos adecua­dos.

La búsqueda e inmediata localización de información requerida o documentación que facilite la lectura de contenidos documentales, se ha convertido en un proble­ma fundamental en el desarrollo de la investigación científica y en los distintos aspectos burocráticos de las Instituciones. Está necesidad deja de ser un campo exclusivo de la profesión documental para extenderse al ciudadano medio, que re­quiere mayores conocimientos sobre la amplia variedad de temas que son de su in­terés.

Está necesidad se da sobre todo en el área de profesionales no archiveros, que en forma per­manente reúnen documentos que serán consultados en el futuro mediato o inmediato, con los consiguientes problemas de acumulación de papeles que en­torpecen una rápida ubicación de la información requerida.

Una de las razones básicas para denominar a este trabajo "TÉCNICAS DOCUMENTALES" consiste en la variedad de técnicas empleadas para lograr una DESCRIPCIÓN adecuada a las necesidades de los usuarios en la recuperación de infor­mación contenida.

Las TÉCNICAS DOCUMENTALES, tratan de aquellos sistemas que se pueden emplear en los Archivos, para procesar la información almacenada, partiendo desde el criterio que el documento es un segmento de realidad. Concretamente, de nada sirve tener un Archivo clasificado y ordenado, si desconocemos los contenidos reales de información.

Se emplean desde las técnicas manuales, hasta las que utilizan instrumentos mo­dernos, y para cada caso, se hace un estudio adecuado, de modo que nos permita lograr resultados satisfactorios al emplearlas.

Las TÉCNICAS DOCUMENTALES, como muchos campos de la Archivología, no pueden estar ajenas al desarrollo de la informática, por la cual se incluye en el presente trabajo, las nociones elementales o necesarias para una DESCRIPCIÓN auto­matizada, fundamentos básicos para lo que se denominaría la DOCUMATICA, o proceso automatizado de los documentos.

La DOCUMATICA se sustenta en la concreción de información de carácter cientí­fico, técnico, tecnológico, producida por todas las fuentes documentales; que en nuestro caso, consideramos desde el punto vista archivístico, pero no por ello po­demos dejar de considerar a las disciplinas símiles como la Bibliotecología y documentación, por lo menos comparativamente.

Respecto de la participación del Archivero en relación con los auxiliares descripti­vos, en virtud de su independencia de trabajo, cuando se trata de Archiveros Profesionales, y teniendo en cuenta los fines de su trabajo, lleva un criterio diferente al de cual quiera otra persona, es decir, que la finalidad del Archivero es la presen­tación de un informe en el cual emite su opinión hablando de "razonabilidad".

El Informe del Archivero está encaminado, entre otros fines, a satisfacer determi­nadas necesidades del usuario, tales como el tener la confianza que la información presentada por su despacho es razonablemente correcta y consistente, así lo expre­sará en su dictamen. Su opinión está basada en principios archivísticos aceptados por la generalidad de los profesionales.

La consistencia en la aplicación de Principios archivísticos aceptados, mencionada en el dictamen del Archivero, tiene por objeto dar al usuario, la confianza de que la comparación de la información por períodos, posiblemente se verá afectada por cambios en la aplicación de Principios de archivística generalmente aceptados, o bien, se mencionarán los efectos que pueda tener en los auxiliares descriptivos, un cambio en la consistencia informativa, debidamente cuantificados.



[1] Rhoads, James B. La función...id.

[2] Rhoads, James B. La función...idem

[3]Wimalaratne, K.D.G. La Información científica y Tecnológica que figura en los expedientes de casos y en los archivos de las administraciones públicas; un estudio del Programa de Gestión de Documentos y Archivos (Ramp). Programa General de Información y UNISIST. Paris, Unesco, 1984. Pag. 9.

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