ARCHIVOS UNIVERSITARIOS Y SELECCIÓN DOCUMENTAL

2º CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVISTICA

TECNOLOGIA DE LA INFORMACION EN LOS ARCHIVOS

PONENCIA

ARCHIVOS UNIVERSITARIOS Y SELECCIÓN DOCUMENTAL.

CASO: FACULTAD DE INGENIERÍA-UNNE

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En el marco del 2º Congreso Argentino de Archivística"Tecnología de la Información en los Archivos", nuestra intervención tiene como fin comunicar aspectos relacionados con el proceso de Selección documental, que forman parte de la experiencia de creación del Archivo Central que se esta llevando a cabo en la Facultad de Ingeniería, perteneciente a la Universidad Nacional del Nordeste" UNNE.

Los archivos universitarios constituyen una parte importante dentro de los procesos de transformación educativa, en virtud del contexto de significativos cambios económicos, políticos, sociales, científicos y tecnológicos. Este camino marcado por nuevas pautas de gestión, demanda brindar respuestas adecuadas y oportunas a los nuevos requerimientos; en este sentido es fundamental considerar la gestión de los documentos como componente esencial de este conocimiento generado por las instituciones.

Actualmente el fondo documental, cuenta con una diversidad de tipologías documentales que surgen de las actividades de organización y gobierno, gestión de recursos de información, administración de recursos humanos, vinculación con el medio, gestión de recursos económicos, dotación de bienes materiales y patrimoniales; por otra parte, como institución de enseñanza superior, desarrolla actividades específicas derivadas de la gestión de la docencia, la investigación y la extensión de servicios.

Siendo una institución que ha superado satisfactoriamente los requerimientos solicitados en el proceso de Acreditación ante CONEAU, el desafío de organizar el acervo documental a partir de la creación del servicio de archivo central demuestra una visión diferente e integral de gestión, que implica la instrumentación de normativa específica, la adecuación del espacio físico y la aplicación de NTI para la optima gestión archivística.

En esta dirección las autoridades de la Facultad deciden la creación del Archivo Central por Resolución Nº 267/03 D., a cargo de un jefe con categoría 9, cuya Misión es ser"Responsable de establecer criterios para la organización de los archivos y la transferencia documental, recepcionando y conservando los documentos para su posterior utilización" .

Entendemos al Archivo Universitario a partir del siguiente concepto:

es"....la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del Patrimonio Documental así como el conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la información, la cultura y la investigación...¹

Partiendo de este marco teórico y de los principios epistemológicos archivísticos se seleccionaron principios de análisis y comparación de la normativa vigente, y se delinearon instrumentos de recopilación de datos. Con el fin de establecer el estado del arte y las posibilidades de comenzar a trabajar sobre la aplicación de normas encuadradas en la familia de las ISO e ISAD-G.

En esta instancia identificamos al Fondo Facultad de Ingeniería compuesto por 6 Secciones: Consejo Directivo, Decanato, Secretaría Académica, Secretaría Administrativa, Secretaría de Extensión Universitaria y Secretaría de Asuntos Estudiantiles. 21 Subsecciones y 5 niveles de responsabilidad.

Para identificar la organización del fondo documental fue necesario elabora uno de los denominados instrumentos de información, nos referimos al Cuadro de clasificación . En este caso se opto por elaborar el más frecuentemente utilizado que refleja una estructura jerárquica basada en el análisis de las funciones llevadas a cabo por la institución.

El trabajo de organización se encuentra en su fase de identificación institucional, donde se ha elaborado el organigrama (IRAM 34504), se ha realizado el proceso de relevamiento de los archivos de gestión y se encuentra en fase de aprobación el Manual de Misiones y Funciones y los circuitos administrativos.

Los mismos tienen como objetivo ser fuente de apoyo a los funcionarios y normalizar procedimientos archivísticos relacionados con la gestión documental. Dentro de los fines determinados podemos destacar:

• Precisar conceptos relacionados con los procesos de identificación, valoración, selección y eliminación documentales, entre otros.

• Aplicar las Tablas de Retención en la organización.

• Normalizar y regular los procesos de Transferencias.

• Facilitar las labores de organización física de la documentación, en los archivos de gestión y en el archivo central.

Acorde con las necesidades de actualización, modernización del manejo de la información, de su función social y de los propósitos de sus programas académicos de formación, investigación y extensión, se encuentra en proceso de elaboración la Tabla de Retención Documental, orientado a la organización del sistema archivos y al establecimientos de pautas para la conservación y expurgo.

Dado que hasta la actualidad no se había realizado tareas de valoración y selección documental, si bien en varias oportunidades se realizaron actividades de expurgo a criterio de los responsables de cada área, para la elaboración de la Tabla debimos combinar varios criterios relacionados con tipos documentales, series, subseries, valor administrativo y la antigüedad de los documentos, en función del organigrama y de lograr un optimo juicio de desafectación y una fuente para la historia e investigación.

En este sentido para abordar el estudio del valor predecible de los documentos se segmentó la documentación en categorías fundamentes:

Aclaramos que, dentro de estas categorías solo se encuadran documentos en soporte papel, los documentos en soporte digital como por ejemplo las novedades o asistencia del personal, son de carácter permanente, hasta tanto se realice una reglamentación adecuada.

Continuando con la cuestión de la valoración, la segmentación propuesta tiene como fin resguardar aquellos documentos que se relacionan con el origen y desarrollo de la Facultad, pero también nos dio algunas pautas para diferenciar los documentos de valor mediato no predecible, ej. Invitación a reuniones.

Otros criterios utilizados para la valoración fueron las de evaluación por series y la antigüedad, si bien debemos aclarar que en algunas etapas, por falta de espacio ó por no de ser de consulta frecuente a criterio de del personal se eliminaron documentos, por lo tanto algunas series se encuentran incompletas.

Un aspecto importante a normalizar se refiere a la transferencia de documentación, si bien la misma presenta una particularidad y es la resistencia de parte del área que transfiere para inventariar las piezas documentales, para la correcta identificación de la documentación.

Toda la documentación que se transfiera deberá ser de valor permanente, la selección se realizará en los archivos de gestión y el expurgo deberá ser aprobado por resolución. Cada oficina de gestión deberá cumplir con la elaboración de un formulario, donde se detallaran las particularidades de la documentación objeto de transferencia.

Por otra parte inferimos que el rol del profesional archivista se marca en la intervenir en todas las fases del ciclo documental, con especial atención en la etapa activa del documento, considerando el momento clave donde se deciden los criterios generales de descripción y conformación de las series, los circuitos, las aplicaciones informáticas, etc. Debiéndose reconocer las competencias de los archivos universitarios en los procesos de elaboración de normas y el tratamiento de documentos en los distintos soportes que garantizaran el cumplimiento del principio de procedencia orden original y su procesamiento adecuado.

En este sentido la generación del Sistema Integrado de Archivos coordinado por el Archivo Central, aplicando criterios homogéneos y procedimientos generales para todos lo archivos de la Facultad, es una respuesta superadora a los inconvenientes derivados de la desorganización y la masificación de la documentación, contribuyendo a la afirmación del papel desempeñado por el archivo universitario en la formación y en la práctica del profesional archivista.

BIBLIOGRAFÍA

• CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Pról.. Mercedes Caridad. Madrid, Fundación Sánchez Ruy Pérez, 1994.

• http://sabus.usal.es/archivosdefinicion.htm

• MOLINA NORTES, Juana y Victoria Laeyva Palma. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa. Guadalajara, ANABAD Castilla-LaMancha, 1996.

• OGARA, Haydée. Metodología de la Investigación. Selección de Fuentes y textos para Trabajos Prácticos. En: Nordeste, 2ª ép. Resistencia, UNNE-Facultad de Humanidades, Historia, Cuaderno Docentes, Nº 13, 2001.

• VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de selección documental. 3ª act. Colección Biblioteca Archivística, Nº 3. Carmona, S&C , 1985.

• ZAPATA CARDENAS, Carlos Alberto. Informática aplicada a procesos archivísticos. Medellín, Colombia, 1998.

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