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CUANDO LA DECISIÓN POLÍTICA INFLUYE EN LOS ARCHIVOS

Publicado el: 05/04/2010 / Leido: 6079 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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CUANDO LA DECISIÓN POLÍTICA INFLUYE EN LOS ARCHIVOS.


PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

DIRECCIÓN GENERAL DE RENTAS (DGR), DE LA PROVINCIA DEL CHACO




TEMA:

RECOMENDACIONES PARA LA INTEGRACIÓN DE UNIDADES DE ARCHIVO Y REGISTRO EN LAS INSTITUCIONES.


TEMA 1. DESVINCULACIÓN ORGÁNICA DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA Y DE REGISTRO.




ESPECIFICACIONES:

  • ES PARA SER EXPUESTO EN PLENARIA

  • SE REQUIERE EQUIPO (CAÑÓN) PARA PRESENTACIÓN EN POWER POINT.



RESUMEN

El presente trabajo, expone la experiencia de un grupo de profesionales archivistas, estudiantes de la Licenciatura en Ciencias de la Información, de la Facultad de Humanidades, de la Universidad Nacional del Nordeste, de la ciudad de Resistencia, Provincia del Chaco, convocados por La Dirección General de Rentas de la misma ciudad. Y la complementariedad entre las ciencias de la información y la informática.

Refleja la relación que existe entre el poder político, las decisiones de los actores de turno y la organización de los archivos, como así también, la importancia de recuperar la información en tiempo y forma para la prosperidad social, política y económica de la provincia.

Detalla cómo se afrontó la organización y puesta en marcha de un archivo con más de treinta años de existencia, donde jamás se realizó ningún tipo de actividad archivística.

Aún con dificultades presupuestarias, describe cómo los profesionales en archivos, llevaron a cabo con éxito esta etapa de la organización, poniendo todo su conocimiento y experiencia, y sobre todo el plus que los caracteriza “el especial tratamiento al documento y el celoso cuidado de la información que contiene”.

Cuando la decisión política influye en los archivos.

Proyecto de organización del Archivo General de la

Dirección General de Rentas (DGR), de la Provincia del Chaco


En el año 1960 se promulgó la Ley Nº 330 que dio origen a la Dirección General de Rentas de la Provincia del Chaco (DGR), como el único organismo recaudador y fiscalizador de los impuestos de la Provincia.

La misión de la DGR es aplicar, determinar, percibir y fiscalizar todos los gravámenes provinciales. Además, se encarga de la percepción y fiscalización de los recursos a que la Provincia tenga derecho por convenios celebrados con la Nación, Provincias y/o Municipalidades, lo que conocemos como convenios multilaterales.

Podemos aseverar que, desde su creación, las autoridades y responsables de la DGR se han desvinculado completamente con la función orgánica de sus archivos administrativos. Tal situación de despreocupación y abandono, inevitablemente se traslada al Archivo General de la DGR.

El Archivo General de la DGR, como su denominación lo expresa, es el encargado de reunir, organizar y custodiar la documentación generada y/o recibida por todas las áreas del organismo, que inició su etapa archivística.

La gran preocupación que nos lleva a bregar por la conservación y organización adecuada de estos documentos, es que, ellos constituyen la única fuente probatoria existente para percibir las recaudaciones o afrontar cualquier irregularidad en los gravámenes. Y un archivo organizado ofrece transparencia en la gestión.

Esta actitud indiferente por parte de los funcionarios responsables de la DGR, se revierte en marzo de 2007, cuando la Directora General determina que la necesidad de organizar el Archivo General es imperiosa e ineludible.

La Directora General afirmó que “La organización de los archivos constituye el punto de partida para lograr la eficacia y modernización administrativa...” y “...se utilizarán los métodos y técnicas de la ciencia Archivística.” (Disp. Nº 53/07-DG).

Con el apoyo de la Dirección General, se inició al “Proyecto de Organización del Archivo General de la DGR”, a cargo de la Licenciada en Bibliotecología Rita M. Bengoechea.

La Licenciada, reconociendo a la Archivística como una ciencia con identidad propia, decidió realizar un convenio de pasantías laborales con la Facultad de Humanidades de la Universidad Nacional del Nordeste, solicitando nueve estudiantes de la Carrera Licenciatura en Ciencias de la Información.

Uno de los requisitos inalterables para que los estudiantes accedan a la pasantía, fue que presenten el tercer nivel aprobado, es decir, haber realizado las prácticas profesionales en archivos.

Paralelamente, fueron convocados dos alumnos de la Universidad Tecnológica Nacional Regional Resistencia, para la creación de la base de datos y la automatización de la información.

Debemos destacar la magnitud y la significancia que conlleva este proyecto, para la valoración y jerarquización de la profesión archivística en la Provincia del Chaco.


¿Con qué nos encontramos en el Archivo General de la DGR?

En una primera etapa del proyecto, realizamos el diagnóstico documental y edilicio (Ver anexos), para reconocer el terreno en el cual debíamos desenvolvernos.

Como era de esperarse, después de más de treinta años de abandono, el panorama no era muy alentador.

El edificio destinado al resguardo de la documentación es una expropiación a una empresa del medio. Era un galpón originalmente destinado al depósito de mercaderías, de grandes dimensiones, techos altos, un entrepiso de madera y desagües internos. Por consiguiente, completamente inadecuado para funcionar como archivo.

La documentación no respondía al principio de procedencia, ni estaba sometida a procesos de descripción archivística. Excepcionalmente, visualizamos cajas rotuladas con una mínima información descriptiva, pero careciendo de unificación de criterios.

En cuanto al estado de conservación de la documentación, encontramos gran parte del material sumergido en agua, debido a los desbordes de los desagües internos.

Como consecuencia de estas inundaciones encontramos en los documentos: Hongos de distinta coloración, herrumbre de los nepacos y los clips metálicos oxidados, barro, insectos variados.

También hallamos documentos afectados por roedores y aves.

Pero lo más impactante, fue descubrir documentos cubiertos por un hormiguero de 1 metro de alto, en el interior del Archivo.


¿Cómo superamos la desorganización?

Una vez que realizamos el diagnóstico, nos familiarizamos con la estructura orgánica de la DGR, reconocimos la tipología y las series documentales, y sus relaciones con las actividades de la Institución.

Definimos los criterios de organización, basándonos en las normas archivísticas, sin olvidar las necesidades expresadas por los responsables entrevistados de cada área, departamento o dirección de la DGR.

Presentamos la lista de materiales requeridos para la labor archivística (insumos de oficina, barbijos, guantes de látex, pinceles, aspiradoras, unidades de archivación como ser cajas, carpetas).

La predisposición existente nos facilitó el desempeño cotidiano, porque en ningún momento se negaron los materiales solicitados.

Quizás las condiciones edilicias no fueron las mejores, ya que se sufrieron fluctuaciones climáticas muy pronunciadas, pero el ambiente laboral fue muy bueno, gracias al trabajo interdisciplinario entre archivistas y técnicos programadores, se hizo posible cumplir exitosamente con los objetivos establecidos para la primera etapa.

Comenzamos con la limpieza profunda de los documentos, eliminando restos de hormiguero, larvas, veneno, polvo y óxido, desprendiendo nepacos y broches de metal, y bandas elásticas adheridas al papel.

La clasificación que adoptamos fue de tipo estructural orgánica. Agrupamos los documentos respondiendo a su procedencia y a las series documentales que conforman.

Ordenamos los documentos en forma cronológica, numérica, Alfabética y alfanumérica.

Diseñamos las planillas la descripción del contenido de cada unidad de archivación (cajas), las que son utilizadas por los pasantes de la UTN en la creación de los campos de la base de datos.

Diseñamos los rótulos para la señalización de las unidades de archivación, basándonos en las normas ISAD-G.

Elaboramos instrumentos de control y descripción, como ser inventarios someros y descriptivos.

Instalamos los documentos en cajas y estanterías.

Pero a medida que la producción archivística fue avanzando, se hizo imprescindible la incorporación de nuevas estanterías y, al solicitarlas, recibimos una negativa como respuesta, excusándose que la adquisición de mobiliario para el Archivo General no estaba incluida en el presupuesto anual de la DGR. Aún así, logramos salir adelante, gracias a la inventiva y creatividad de los pasantes y la responsable del proyecto.

La responsable del proyecto, habilitó dos turnos, de esta forma paliamos la falta de mesas y sillas para trabajar. En cuanto a las estanterías, reconstruimos algunas que se hallaban en desuso.

Los pasantes de la UTN tuvieron a cargo la creación de la base de datos que funcionará en red con el resto de la DGR. Las pantallas de visualización para la carga de los datos y de las pantallas de búsqueda, están basadas en los criterios que expresamos, según la tipología documental lo precisaba.

Al finalizar el proyecto, la comisión evaluadora de la Universidad del Nordeste y los directivos de la Dirección General de Rentas, se reunieron en el Archivo. Dando como resultado, la aprobación de la segunda etapa del proyecto y el firme propósito de reacondicionar el edificio, para asegurar la adecuada conservación de los documentos.



Conclusiones

Es evidente y sabido que las decisiones políticas son condicionantes para el progreso de la sociedad, y que son los actores de turno quienes deciden como administrar el Estado, ya sea nacional, provincial o municipal.

No debemos olvidar que los gobernantes pasan pero las instituciones quedan, por ello bregamos por el reconocimiento de la profesión archivística. Ya que, a través de los archivos organizados, podemos conseguir la transparencia en los mandatos, las instituciones y en la misma sociedad.

La experiencia vivida en el Archivo General de Rentas, nos permite dar un nuevo enfoque a la administración de la DGR. Este reacomodamiento, permitió la recuperación de la información en tiempo y forma, para el cumplimiento de sus actividades y obligaciones con la sociedad y el Estado.

Mucha documentación valiosa quedó destruida por el descuido y la negligencia del personal a cargo del Archivo General de la DGR, a lo largo de su existencia. Quizás se deba a la falta de conciencia del valor real que adquiere la información custodiada.

Pero, consideramos que existen sectores de la sociedad con intereses creados, que prefieren el caos de la documentación a la información organizada, porque cuando ésta se organiza se convierte en un valioso recurso probatorio.

Una vez más, destacamos la fundamental importancia del trabajo archivístico como un servicio social.

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA:


ARÉVALO JORDÁN, V. H. 2003. Diccionario de términos archivísticos. Buenos Aires, Ediciones del Sur. 240 p.

BENGOECHEA DE JARA, R. M. Com. pers., entrevista 16/08/2007.

CRUZ MUNDET, J. R. 2001. Manual de Archivística. 4ª ed. Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 413 p.

Código Tributario de la Provincia del Chaco : Decreto Ley Nº 2444/62. 2001. Resistencia, Dirección General de Rentas. 107 p.

Dirección General de Rentas de la Provincia del Chaco. Sitio oficial. Disponible en: http://www.chaco.gov.ar/Rentas/DGR/index.htm [Consulta: 15 de agosto de 2007]

HEREDIA HERRERA, A. 1991. Archivística general. Teoría y práctica. 5ª ed. actualizada y aumentada. Sevilla, Laus Deo.

Molina Nortes, J. 1996. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. Guadalajara, Anabad. 216 p.

RUIZ RODRÍGUEZ, A. A. [ed.]. 1995. Manual de Archivística. Madrid, Síntesis. 343 p.

VÁZQUEZ MURILLO, M. 1995. Manual de selección documental. Carmona, S&C ediciones. 210 p.

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