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PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS DEL CONTROL DE PODERES EN ESCRITORIOS JURÍDICOS

Publicado el: 22/11/2007 / Leido: 17597 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS DEL CONTROL DE PODERES EN

ESCRITORIOS JURÍDICOS ”.




Trabajo Especial de Grado para optar al título de “Especialista en Gerencia de Redes de Unidades de Servicios de Información”

en la Universidad Central de Venezuela.


Autor: Laura Rios Fabra


Caracas, Junio de 2005


CONTENIDO

Páginas

Ficha del Proyecto: 3

Resumen 5

Introducción 6

La investigación: El Problema , Justificación y Objetivos 8

1. El Problema de Investigación 8

2. Justificación e importancia de la investigación 10

3. Objetivos 12

Aspectos Metodológicos, Tipos y Fases de la investigación. 13

1 Tipos de Investigación 13

2 El Diseño de Investigación 14

Propuesta para la creación de una base de datos del control de poderes 15

Conclusiones y Recomendaciones 16

4. Bibliografía 18


Ficha del Proyecto:


Título: “Propuesta para la creación de una base de datos del control de poderes en escritorios jurídicos”.


Institución Ejecutora: Escritorio Jurídico Torres, Plaz & Araujo


Dirección del Proyecto: Av. Francisco de Miranda, Torre Europa piso 2, Urb. Campo Alegre, Caracas


Responsable: Lic. Laura Rios Fabra


Tutor de Proyecto de tesis: Prof. Luis Enrique Díaz


Duración Prevista: 1 año


Situación Actual: La Unidad de Información de este prestigioso escritorio jurídico, se encuentra automatizada en un 90%, ofreciendo sus productos y servicios a un número importante de usuarios. Sin embargo existe ausencia de una base de datos que permita el almacenamiento, la recuperación y la difusión de información pertinente en materia de poderes generados en los juicios y gestiones legales, que se llevan en el escritorio jurídico.


Situación deseada:

El escritorio jurídico debe contar con un Sistema de Información que responda a las necesidades reales de la organización y sus usuarios. Por tal motivo se crearán bases de datos relacionadas entre sí que permitan almacenar, controlar y difundir todo lo relacionado en materia de poderes, esto permitirá mejorar y normalizar la administración de los mismos y dar respuestas rápidas y veraces a los clientes.

Resumen


La propuesta para desarrollar e implantar una base de datos especializada en el control de poderes otorgados, permitirá fortalecer y optimizar el sistema de información del Escritorio Jurídico TPA.


La propuesta está conformada por cuatro capítulos principales, en el primero se expone el problema, la justificación y los objetivos generales y específicos de la investigación, posteriormente se plantea la historia y funciones del Escritorio Jurídico y las bases teórico prácticas, aspectos teórico conceptuales que sirvieron como fundamentos para el desarrollo del proyecto, seguidos por la metodología de investigación aplicada y dividida en varios etapas como lo son: el diagnóstico, cuestionario, flujogramas y reingeniería de procesos. Por último, se presenta el diseño para la creación de la base de datos del control de poderes, detallando los procedimientos a cumplir para su implementación, cerrando con las conclusiones y recomendaciones para desarrollar este proyecto.



Introducción


Este proyecto tiene como objetivo, presentar a la consideración de la Comisión de Estudios de Postgrado de la Facultad de Humanidades y Educación, Área de Bibliotecología y Archivología, la propuesta y el plan a desarrollar para la elaboración del Trabajo Especial de Grado, requisito parcial para optar al título de Especialista en Gerencia de Redes de Unidades de Servicios de Información. En él se pone de manifiesto la capacidad teórica y el manejo metodológico en esta área del conocimiento.


El proyecto que a continuación se presenta, lleva por título tentativo “Propuesta para la creación de una base de datos del control de poderes, en el escritorio jurídico TPA”, éste pretende normalizar los procedimientos administrativos, capacitar y adiestrar los recursos humanos, automatizar los procesos técnicos y servicio de préstamo de poderes, a fin de mejorar la calidad de los servicios de información en el Escritorio Jurídico Torres, Plaz & Araujo, permitiendo utilizar las siglas “TPA” para distinguir su documentación y correspondencia en forma abreviada.


La metodología de investigación que se aplicó, en será de tipo descriptiva, documental y de proyecto factible; se presentará la realidad a través de un arqueo de las fuentes bibliográficas referentes a sistemas de información y bases de datos; posteriormente se realizará un diagnóstico que va a permitir tomar indicadores que ayuden a comparar minuciosamente con los diez fundamentos conceptuales de sistemas, de acuerdo al modelo de Juranovic a saber: objetivo, estructura, funciones, reglas, ambiente, insumos, procesos, productos, retroinformación y resultados1. Por último, se fijarán los recursos materiales y humanos necesarios para la realización de la investigación, se analizarán los resultados del diagnóstico y se propondrá un modelo operativo para normalizar los procesos administrativos y automatizar los procesos técnicos de la base de datos del control de poderes.


El trabajo de investigación persigue crear y alcanzar las políticas de información que permitan satisfacer las necesidades reales de los usuarios, ofreciendo así un servicio de alta calidad que contribuya y permita mantener a la organización dentro del mundo competitivo en que nos desenvolvemos.


El proyecto está estructurado por los siguientes capítulos: I El Problema: contiene el título, el planteamiento del problema, los objetivos y la justificación de la investigación; II Marco Teórico: constituye el marco histórico, las bases teóricas, la misión y visión del archivo jurídico, las unidades del archivo y los conceptos claves; III Marco Metodológico: se refiere al tipo de investigación utilizada; IV Presupuesto; V Cronograma de actividades y VI Fuentes: donde se presenta la bibliografía y los anexos utilizados.

La investigación: El Problema , Justificación y Objetivos


El Problema de Investigación


El escritorio jurídico Torres, Plaz & Araujo (TPA) es una firma que reúne a un dinámico grupo de profesionales que combina, convenientemente, sus distintas especialidades en los campos del Derecho y otras áreas como Ciencias Fiscales y Contaduría, para ofrecer a sus clientes un servicio de excelencia.


En tal sentido, TPA siempre se ha caracterizado y esforzado por ser una empresa de vanguardia, que siempre busca mantenerse en los primeros lugares en el medio competitivo en que se desenvuelve, buscando conservar su respeto nacional e internacional en el ambiente jurídico.


TPA siempre se ha ocupado de preparar a su equipo de trabajo y de incorporar tecnologías de punta, que permitan elevar el nivel de excelencia de la organización.


La Gerencia de Documentación e Información del Escritorio Torres, Plaz & Araujo, ha definido su objetivo principal bajo la premisa de extender sus servicios al mayor número de personas dentro de la organización, con un máximo de conocimientos. Para esto, se ha valido de la tecnología como medio para alcanzarlo, quedando de manifiesto, la necesaria vinculación que existe entre las tecnologías de la información y los servicios de información, ya que éstas permiten ejecutar acciones contundentes que generan gran impacto en las organizaciones.


La actual unidad de Documentación e Información, fue la responsable del desarrollo y evolución del proyecto del sistema de información, conjuntamente con la participación activa del Archivo Jurídico Centralizado de TPA.

Actualmente, en el Archivo no existe una base de datos que permita el almacenamiento, la recuperación y la difusión de información pertinente en materia de poderes generados en los juicios y gestiones legales que se llevan en el escritorio jurídico.


También se observa un desconocimiento por parte de los abogados, pasantes y personal del centro de información del escritorio jurídico (TPA), del contenido real del fondo documental resguardado en el Archivo, en materia de poderes.


Por estas razones, TPA debe contar con un Sistema de Información que responda a las necesidades reales de la organización y sus usuarios. En tal sentido, se decidió crear a partir del año 2000, un sistema de información automatizado que permite a todo el personal del escritorio acceder a la información producida en materia jurídica por TPA . El sistema está conformado por un conjunto de bases de datos relacionadas entre sí y que representan diversas tipologías documentales producidas o generadas dentro y fuera de la organización , a través de un software venezolano denominado Scav, producido por la empresa Archicentro.


Justificación e importancia de la investigación


El presente trabajo trata de realizar una investigación exhaustiva para el desarrollo y ejecución de un sistema de información automatizado que contenga información y documentación sobre los poderes de todos los clientes de la empresa. Esto permitirá que los procesos actuales de búsqueda y procesamiento de información se optimicen con la implantación de las nuevas aplicaciones tecnológicas.


El desarrollo de esta propuesta generará un cambio en la actitud de los usuarios ante las nuevas aplicaciones, se implementará un nuevo servicio de información, y una de las cualidades más importantes, es que tanto la Gerencia como el Departamento de Archivo, tendrán un cambio radical en su imagen ante la organización y su directiva, como una unidad dedicada a proporcionar un servicio con valor agregado, que siempre intenta mejorar y ayudar en las labores diarias de sus usuarios.


Otro de los aspectos relevantes de este proyecto es que el desarrollo de este sistema permitirá a través del mecanismo propuesto, ver el contenido de la base de datos por varios usuarios al mismo tiempo, en puntos remotos a sus oficinas y con la digitalización de los poderes no tendrán que consultar el soporte físico, lo que facilita la consulta en tiempo real y permite no atrasar la toma de decisiones dentro de la organización.

El proyecto adicionalmente beneficiará directa e indirectamente a los clientes, porque permitirá agilizar la toma de decisiones y los procesos administrativos por parte de TPA , dando como resultado final, el préstamo de un servicio rápido, eficaz y veraz al cliente.


La necesidad manifestada dentro de la empresa, por parte de los usuarios de la Gerencia de Documentación e Información, fundamentó la iniciativa de buscar una solución inmediata a la problemática existente en TPA .


El desarrollo de este proyecto servirá como base y modelo a otras instituciones especializadas en el área jurídica, debido a que el Sistema de Información Automatizado de TPA, es pionero en Venezuela en el desarrollo de Archivos Virtuales en esa área, al permitir ver el contenido real de un expediente por varias personas a la vez, desde puntos remotos.

Objetivos


        1. General:


Crear una base de datos para el control de poderes otorgados que permita al personal capacitado, satisfacer las necesidades de información y de documentación demandadas por los usuarios del Escritorio Jurídico TPA.


        1. Específicos:

  • Presentar un diagnóstico del control de poderes existentes en el archivo de TPA .

  • Proponer un modelo operativo para normalizar los procedimientos administrativos y automatizar los procesos técnicos de la base de datos del control de poderes.

  • Facilitar y apoyar la definición de políticas y el establecimiento de normas para el ingreso de poderes al Escritorio Jurídico TPA.

  • Diseñar las bases de datos de poderes.



Aspectos Metodológicos, Tipos y Fases de la investigación.


En este capítulo se plantean los aspectos metodológicos que intervienen en el desarrollo de la propuesta, se describe la investigación y su metodología, posteriormente se detallan las fases de investigación, el diagnóstico y los elementos que permitirán el desarrollo de la propuesta.


La investigación es una herramienta de carácter universal que ha permitido la evolución de la humanidad, proporcionando teorías, conocimientos y resoluciones de problemas. Se puede clasificar según el propósito, nivel de conocimiento y estrategia empleada por el investigador .


1 Tipos de Investigación


Los tipos de investigación que se aplicaron dentro del diseño no experimental fueron: documental, descriptiva y de proyecto factible.


El primer tipo (documental) contempla el análisis de datos contenidos en varias fuentes, tales como: informes de investigación, libros, monografías, revistas, tesis y otros. Esto representó traslados a diferentes centros y unidades de información, públicos y privados (Universidades, Empresas, Bibliotecas y Archivos).




El segundo tipo de investigación (descriptiva) consistió en describir algunas características fundamentales en políticas, reglamentos y procedimientos administrativos para archivos, manuales de procedimientos técnicos y programas de adiestramiento del personal, utilizando criterios regulares que permitieran poner de manifiesto su estructura. Tomando esto en consideración se realizó un diagnóstico que contribuyó a hacer una descripción organizada del problema.


El último tipo de investigación fue el de proyecto factible, basándonos en la formulación de modelos operativos viables o sistemas que permitan ofrecer soluciones a los problemas reales planteados dentro de la organización. En tal sentido se realizó el diagnóstico de la situación existente para determinar las necesidades del hecho estudiado y poder así plantear el modelo que permitiera satisfacer los requerimientos de la empresa y solucionar o solventar un problema.


2 El Diseño de Investigación


Se caracterizó por ser no experimental y dentro de este el estudio contempló las modalidades transaccional o transversal, que pueden ser descriptivos y correlacionados.


Propuesta para la creación de una base de datos del control de poderes


Los centros de documentación digitales tienen cada vez mayor importancia en las áreas de la información, representan una interesante combinación entre aplicaciones, sistemas y teorías tradicionales de manejo de información ordenada y estructurada, mejorando e incentivando el acceso y cobertura a la información.


Con este trabajo nos proponemos prestar un servicio especializado para abogados y clientes, que permita:

-ofrecer una colección digital de poderes.

-ofrecer a los clientes un servicio de acceso libre dentro de la organización.

-difundir modelos de poderes.

-agilizar procesos administrativos.

-preservar el fondo documental.

-optimizar el uso de la información como herramienta vital para el logro de sus objetivos.








Conclusiones y Recomendaciones


La creación de una base de datos para el control de poderes del escritorio, es un avance sustancial en relación a la forma de difundir información en materia de poderes, permite controlar los flujos de información actuales y plantear los deseados, crear normas para la administración de la documentación, crear canales de comunicación directos entre los usuarios y los administradores del servicio.


Podemos concluir en que la implantación de un sistema de información automatizado siempre va a originar un gran impacto positivo a los usuarios, debido a que les facilitará la toma de decisiones acertadas, en el mundo competitivo en que se desenvuelven.


La aplicación de las tecnologías permiten y favorecen el incremento de la productividad; optimizar la gestión documental y capacitar al personal de la organización.


La elaboración de un proyecto de servicio de información en línea debe ser creada tomando en cuenta los elementos conceptuales de todo sistema viviente para asegurar su permanencia en el tiempo y su éxito dentro de la organización.




Se recomienda la implantación del servicio con las especificaciones planteadas en la propuesta, para garantizar que la empresa cuente con un sistema de información que le permita confiar y tomar las decisiones más acertadas en sus negocios.


La implantación debe hacerse tomando en cuenta todos los recursos humanos, tecnológicos, físicos, materiales descritos, y sobre todo contar con el apoyo de la directiva de la organización, ya que ellos constituyen el eje central para garantizar un servicio eficaz y que todos los empleados lo utilicen y cumplan con las normas establecidas.















Bibliografía


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CRUZ MUNDET, José R. Manual de archivística / José Ramón Cruz Mundet. - - Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994. - - 408 p.

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HERNÁNDEZ S., Roberto. Metodología de la investigación / Roberto Hernández S. ; Carlos Fernández C. ; Pilar Baptista L. - - México : McGraw-Hill, 1991. - -

505 p.


HOCHMAN, Elena. Técnicas de investigación documental / Elena Hochman, Maritza Montero. - - 6ª. ed. - - México : Trillas, 1978. - - 88 p.


JURANOVIC, Milán R.: Fundamentos de sistemas y sistemas de información gerencial / Milán R. Juranovic. - - Caracas : Contemporánea de Ediciones, 1998, 194 p.


LAZZARO, Victor. Sistemas y procedimientos / V. Lazzaro. - - México : Editorial Diana. - - 1972. - - 629 p.


MINISTERIO DEL DESARROLLO URBANO. Manual de organización. - - Caracas : El Ministerio, 1997. - - 263 p.


MORLES, Víctor. Planeamiento y análisis de investigaciones / Víctor Morles. - - Caracas : Ediciones El Dorado, 1992. - - 89 p.

RAMÍREZ, Tulio. Como hacer un proyecto de investigación / Tulio Ramírez. - - Caracas : Carhel, 1992. - - 83 p.


SABINO, Carlos. Como hacer una tesis : guía para la elaboración y redacción de trabajos científicos / Carlos Sabino. - - Caracas : Editorial Panapo, 1993. - - 212 p.


SALABARRÍA ABRAHAM, Berarda. Diccionario de archivología / Berarda Salabarría Abraham, María Antonieta Andión Herrero, Luis Frades Santos, (et. al). - - La Habana : Editorial Academia, 1990. - - 59 p.

1 JURANOVIC, Milán R.: Fundamentos de sistemas y sistemas de información gerencial / Milán Juranovic. - - Caracas : Contemporánea de Ediciones, 1998, 194 p.

Publicado el: 22/11/2007 / Leido: 17597 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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