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Estado De Los Avances Archivísticos En La República Dominicana

Publicado el: 22/04/2011 / Leido: 6878 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Estado De Los Avances Archivísticos En La República Dominicana.


Preparado por:

Equipo Técnico Archivo General de la Nación (AGN).


Expositor:

Jesús M. Díaz Segura

Dir. Dpto. Colecciones Especiales.


Fecha:

8,9 y 10 de octubre del 2007.












ESTADO DE LOS AVANCES ARCHIVISTICOS EN REPÚBLICA DOMINICANA



INTRODUCCIÓN


El presente trabajo contiene una panorámica de los orígenes históricos y jurídicos del AGN, una descripción de su deterioro y una exposición del plan de rescate, así como de los resultados alcanzados a través del mismo. Se destaca el rol fundamental de la voluntad política expresada en acciones por el Sr. Presidente de la Republica, así como las líneas de trabajo seguidas y los respaldos internacionales alcanzados, las acciones de personal: contratación y capacitación en el país y en el exterior.


CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN).


El AGN fue creado mediante Ley número 912 del 23 de mayo de 1935, denominada Ley de Organización del Archivo General de la Nación (AGN), promulgada por el dictador Rafael Leonidas Trujillo Molina. El 2 de julio del 1935 se vota el Reglamento Interior del AGN, mediante el Decreto 1316.


Con su fundación se sentaron las bases de una gestión archivísticamente adecuada, tomando en cuenta los conocimientos y tecnologías existentes en la época.


En las décadas recientes se produjo un nivel de deterioro generalizado en todos los órdenes: desde la edificación, pasando por la organización, conservación y protección de los documentos, hasta el servicio al público. El grado de deterioro resultaba ser tan progresivo, que era poco factible pensar en la posibilidad de recuperación.


VOLUNTAD POLÍTICA


Para el rescate del AGN, desde hace más de dos años y por instrucciones del presidente de la República Dominicana, doctor Leonel Fernández, se ha iniciado la aplicación de un plan de rehabilitación y desarrollo del Archivo General de la Nación, como primer eslabón orientado al rescate de la memoria documental de la nación. El presidente Fernández acogió una propuesta previa de la Academia Dominicana de la Historia e instruyó al secretario de Estado de Cultura para que la designación del director del Archivo se hiciera por recomendación de la Academia.


Al obrar en tal sentido, el presidente Fernández manifestaba conciencia de la importancia de las dificultades que comporta un proyecto de esta naturaleza en un país con pobre tradición archivística. Pero con el proyecto definido por instrucciones del jefe del Estado no se perseguía meramente retornar a una calidad perdida, sino aplicar actualizaciones en tecnología, sobre todo informática, como recurso obligado para establecer una práctica ajustada al tiempo presente.


IMPLEMENMTACIÓN DE TECNOLOGÍAS Y CRITERIOS DE TRABAJO


En tal sentido, la propuesta se puede inscribir en los conceptos del Gobierno Electrónico, que forma parte de los planes para la modernización de la gestión estatal. Además de este componente técnico-administrativo, prima una concepción de la archivística normada por una progresiva interrelación con la sociedad, de forma que contribuya al buen uso de la documentación en beneficio de los derechos de la población y el desarrollo cultural de la nación.


La búsqueda de soluciones tecnológicas responde a la percepción de que con ellas se estaría en condiciones de adecuarse a los requerimientos de conservación, organización, descripción y difusión del patrimonio documental. Es lo que explica que, en la evaluación entre las dos tecnologías principales para el copiado de los documentos, se llegara a la conclusión de que procedía enrumbarse por la digital y no por el microfilm. Se sopesó que, aunque el microfilm ofrece mayores garantías de conservación, los avances de la informática permiten manejar las variaciones de los formatos de imágenes sin riesgos de encrucijadas. El formato digital, inequívocamente, permite un manejo rápido y versátil, abierto a múltiples procedimientos de difusión. De todas maneras, se llegó a la conclusión de que convenía microfilmar varios millones de imágenes y guardar los rollos en lugares de máxima seguridad.


Un primer esfuerzo se ha orientado a la digitalización y nueva descripción por vía electrónica de los fondos más antiguos, los de mayor valor histórico y, hasta donde sea posible, los más demandados por los usuarios. Se decidió conceder prioridad a las porciones de mayor valor de la documentación anterior a 1930, en cantidad superior a veinte millones de imágenes, a las cuales se debe adicionar el material hemerográfico hasta 1961, el fondo bibliográfico de valor histórico, las colecciones más antiguas de fotografías y otros materiales.


Para la digitalización de este patrimonio se ha conformado un centro de cómputos, escalable en esta etapa hasta 100 Teras de memoria. Para llenar los requerimientos en etapas ulteriores, está prevista la relación con el NAP del Caribe (siglas en inglés de Punto de Acceso a la Red), próximo a iniciar sus operaciones en el Parque Cibernético de las Américas. Se adquirieron cinco escáneres cenitales de alta resolución de tamaño DIN A-2, uno de ellos a color, y otro DIN-1, este último para periódicos, afiches, planos y mapas. Para fotografías se han adquirido tres escáneres especializados y para los materiales audiovisuales, equipos que transfieren desde distintos formatos analógicos a digital. Un último equipo a ser instalado próximamente, permitirá digitalizar la documentación copiada en microfilmes, lo que entre otros beneficios pondrá al alcance de los interesados documentaciones existentes en España, Francia, Inglaterra, Estados Unidos y otros países.


En el interín se abordó lo relativo al software de gestión archivística, con vistas prioritariamente a materiales digitalizados. Inicialmente se optó por la confección de un programa de código abierto, para ser compartido con todas las instituciones del país y del exterior que así lo deseasen. Al cabo de un año se logró el esbozo de un prometedor producto, pero no resultó factible que llenara todos los requerimientos de aplicaciones en ese lapso, por lo que fue preciso detener el proceso y esperar mejores condiciones, eventualmente fruto de la colaboración con otros países. La urgencia por iniciar la digitalización masiva aconsejó adquirir el software de una empresa española, el cual se está utilizando desde hace cierto tiempo. Lo más relevante de este instrumento es que permite asociar la imagen del documento escaneado con la data resultante de la descripción.



NORMAS ARCHIVÍSTICAS Y ASESORÍA INTERNACIONAL


Estos dispositivos se han logrado en buena medida gracias a la asesoría de la empresa española Vinfra. En un informe que recoge las observaciones de una primera visita efectuada en mayo del 2005, los ejecutivos de Vinfra recomendaron soluciones tecnológicas adaptadas a las condiciones del país. Otros técnicos de esa empresa han contribuido con posterioridad a formar el personal que labora en digitalización y proveen una asesoría contínua.


Atendiendo a experiencias habidas en digitalización masiva, algunas de ellas parcial o totalmente fallidas, se ha procurado montar un dispositivo informativo susceptible de migraciones a nuevos formatos. De la misma manera, se ha conformado un equipo para el control de calidad de las imágenes, con la presencia de tres jóvenes ingenieras surcoreanas que laboran como cooperantes del gobierno de ese país.


La principal ventaja de la digitalización radica en el fácil acceso a los materiales por medio de Internet o de una intranet. Para que esto alcance sus mejores potencialidades, requiere acompañarse de un tipo de descripción ajustado a informática. A tal efecto, se ha procedido a un plan de descripción pautado por los requerimientos de la norma ISAD-G del Consejo Internacional de Archivos. Se apunta a la asesoría honorífica del archivero español Manuel Romero Tallafigo. El primer esfuerzo se llevó a cabo con la realización de un inventario topográfico que cubre todos los fondos, con excepción del proveniente del Palacio Nacional, todavía en fase de normalización. Hoy se puede ubicar cualquier unidad de instalación en escasos minutos, por lo que las demandas de los usuarios comúnmente se satisfacen en alrededor de un cuarto de hora. Inmediatamente después se procedió a una primera fase de descripción, a nivel de unidad de instalación, de los fondos antiguos a ser digitalizados, cuyo número es aproximadamente de veinte mil.


Desde hace varios meses se produce una segunda de descripción por expediente, escala que se ha considerado suficiente para apoyar las primeras búsquedas de los usuarios. Sólo en colecciones o series especiales, conforme a su relevancia histórica o administrativa, se procederá en el corto plazo a descripciones por documentos. Es lo que se ha hecho con varias series de Secretarías de Estado, con la Colección del historiador nacional José Gabriel García, los documentos de la Real Hacienda de la época colonial, los llamados archivos reales de las villas de la Región Este, que se remontan a inicios del siglo XVII y la colección de Bernardo Vega, que contiene sobre todo copias de correspondencias diplomáticas de Estados Unidos. Ahora bien, ante la existencia de numerosas relaciones de entrega, en general de un aceptable estándar de calidad, muchas de ellas confeccionadas cuando se realizaron transferencias al AGN, se ha considerado conveniente insertarla en la macro descripción por fondos o series. Lo mismo esta supuesto a llevarse a cabo con otros documentos descriptivos que se prepararon en las décadas en la que se llevó a cabo una gestión archivística adecuada. De esta manera se pondrá a disposición de los usuarios el mayor cúmulo posible de instrumentos descriptivos en formato electrónico.


Previo inicio de la descripción de un fondo, se adoptan soluciones particulares. Se procede a estudiar el fondo y a identificar las series con el fin de adaptar el formato general de fichas. Esta labor es llevada a cabo por un comité de descripción por la archivera cubana Olga Pedierro, cuya asesoría ha sido posible en virtud de un convenio de cooperación con el Archivo Nacional de Cuba. Las informaciones que se están compilando enriquecen la versión preliminar del censo guía y cuadro general de clasificación, confeccionada por un equipo coordinado por Raymundo González, Asesor-Investigador del AGN.


TESAURO


Una última labor que se lleva a cabo en el proceso de descripción, radica en la preparación de un tesauro. Un equipo coordina la tarea de uniformar los descriptores que van identificando los técnicos archiveros en el proceso de descripción de los expedientes. Se ha obtenido una asesoría que incluye el entrenamiento del personal mediante convenio con la Universidad Carlos III, a cargo de los profesores José Antonio Moreira y Sonia Sánchez. También supuesta a manejarse por Internet, el tesauro esta llamado a ser el útil más potente en las búsquedas de información documental. Está previsto que en virtud del Sistema Nacional de Archivos, a la larga, informaciones de otros archivos y bibliotecas se inserten en el tesauro.


FORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN ARCHIVÍSTICA


Estos propósitos han requerido que se concediera centralidad a la formación en archivística. Al cabo de dos años y a partir de las primeras conferencias del profesor Romero Tallafigo, se puede afirmar que existe ya una generación joven de archiveros dominicanos, que han podido aplicar conocimientos de los desarrollos recientes de la disciplina. Se han ofrecido diversos diplomados en archivística general y en aspectos especializados; en el proceso laboral se ha operado por medio de la interrelación entre las tareas habituales y el mejoramiento de la calidad profesional; también se ha procurado formar en el exterior al mayor número posible de técnicos. Estas labores contaron con al apoyo de cinco jóvenes archiveros españoles que estuvieron asesorando áreas diversas; contaron además con el servicio de los archiveros puertorriqueños Pedro Roig y Juan Carlos Román y con las orientaciones de algunos de los invitados del exterior que asistieron al primer Encuentro Nacional de Archivos en octubre del 2006, como Marisol Mesa, subdirectora del Archivo Nacional de Cuba y Estela Maria González, directora de la Asociación para el Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México (ADABI). De acuerdo con ADABI se han planeado talleres sobre temas especializados, habiendo sido impartido el primero sobre archivística municipal, a cargo de Jorge Núñez. Como culminación de la prioridad concedida a la formación, acaba de comenzar una maestría en archivística en colaboración con la Universidad Autónoma de Santo Domingo y la participación de profesores del Sistema de Archivos de Cataluña, en virtud del convenio suscrito con su Director Ramón Alberch, así como de Cuba, Puerto Rico y otros países de América Latina.


Actualmente una buena parte de las actividades formativas están a cargo de archiveros dominicanos, algunos de ellos con estudios de maestría en la Universidad Internacional de Andalucía, en la Rábida. El AGN está desplegando esfuerzos en interés de contribuir a cualificar la práctica archivística en entidades del Estado, algunas de las cuales han recibido cursos y diplomados. Se persigue reforzar la formación del personal archivístico en el sector público, con vistas al establecimiento de normas comunes de gestión tras la promulgación de la ley General de Archivos que cursa en el Congreso Nacional donde fue aprobada en primera lectura. Esta contempla la fundación de archivos regionales, para lo que también se han hecho gestiones orientadas a extender la formación y asesoría a los archivos de otras ciudades, priorizando a Santiago de los Caballeros, la segunda en importancia del país.


Quizás la tarea más compleja que resume tal concepción, radica en la significación del oficio de archivero, oficio que tradicionalmente ha sido objeto de desdén en las instituciones. Los archiveros y encargados de archivo se encuentran entre los empleados y funcionarios que menores reconocimientos obtienen por sus desempeños. Precisa revertir esta situación, en primer lugar mediante el logro de excelencia en la calificación profesional y la subsiguiente generación de una capacidad de gestión que rinda los beneficios esperados por la sociedad. Pero la experiencia acumulada pone de relieve el requerimiento paralelo de considerar los ámbitos vinculados a deberes de los técnicos archiveros. Como es bien sabido, la actividad exige una dedicada concentración, capacidad y conciencia del deber ciudadano, de calidad en el desempeño técnico. No obstante la existencia de una mística de excelencia en una parte considerable de los recursos humanos del AGN, otra parte ha operado de acuerdo a los patrones de funcionamiento rutinario de las instituciones públicas. Se ha procurado subsanar tal tipo de reflejo, extendiendo la formación a planos multilaterales y seleccionando el personal entre estudiantes y graduados de carreras afines con la actividad. Complementariamente, en la medida en que el problema reviste mayor peso para la generalidad de las instituciones públicas, se ha considerado la conveniencia de que el Sistema Nacional de Archivos esté dotado de un código de ética.


CREACIÓN DE NUEVAS ÁREAS


El objetivo de modernizar la gestión archivística también se ha plasmado en el AGN en la relevancia acordada a fuentes antes desdeñadas. En un departamento especial se han integrado las áreas de fotografía, mapas, material audiovisual e historia oral. Dentro del Departamento de Biblioteca se ha conformado un centro de documentación con impresos que no responden a los formatos de libros, folletos o publicaciones periódicas. Su rescate se ha considerado de enorme importancia para la conservación del patrimonio cultural que se produce en el presente. De igual manera, se ha visualizado el peso creciente que tiene la utilización de materiales gráficos, sonoros y fílmicos en la animación cultural. Se tiene en perspectiva contribuir a la sensibilización del público en la valoración del patrimonio documental y en el disfrute de la herencia cultural. Ya se han realizado exposiciones sobre aspectos puntuales, tanto de fotografías como de materiales documentales y hemerográficos.


Con el programa de historia oral se persigue acercar a los “sin historia” a la posibilidad de dejar testimonios en aspectos a menudo obviados en los documentos convencionales, como vida cotidiana, folclor y mentalidades. Se tiene conciencia de que en un futuro, como parte del desenvolvimiento del Sistema Nacional de Archivos, probablemente sea conveniente la especialización de otras instituciones por áreas, como la audiovisual, de publicaciones periódicas y la de fotografías. Por el momento, sin embargo, se ha llegado a la conclusión de que corresponde al AGN continuar encabezando el fortalecimiento de la gestión con estas fuentes.






DEPARTAMENTO COLECCIONES ESPECIALES


Fue creado en la presente gestión del Doctor Roberto Cassá y lleva aproximadamente tres años. Incluye las áreas de Mapoteca, Fototeca; Audiovisual e Historia Oral. Posee dieciocho servidores y se dedica a la captación de donaciones o permisos para reproducir materiales de particulares en soporte audiovisual (CD, DVD, DVCAN; celuloide, 35,16 súper 8; cassettes, cartridge, pasta y otros formatos), fotográfico (papel-positivo-, negativos: celulosa, cristal, metal, etc. También mapas, planos, afiches, grabados, etc.).


El material captado es transferido a otro formato que garantice más calidad de conservación si es preciso: se clasifica, describe (cataloga ) y digitaliza siguiendo normas internacionales (ISAD-G) de archivística y se pone a servicio de los usuarios.


También se producen videos promociónales y educativos que van a los medios de comunicación; actualizaciones fotográficas, exposiciones públicas y ediciones de libros de fotografías e impresiones en papel fotográfico; se está creando un archivo de voces por proyectos relativos a eventos importantes de la historia reciente; poseemos alrededor de 600 entrevistas grabadas en audio (algunas están grabadas también en video).


Sólo del proyecto Voces de la Revolución de Abril de 1965, tenemos 300 entrevistas, casi todas descritas y digitalizadas. Una muestra de 50 entrevistas de este proyecto, son parte de un Plan Piloto que se acaba de iniciar como servicio al público en la Sala de Investigación, a través de un servidor y dos unidades de computadoras con sendos audífonos. Este servicio irá aumentando su cobertura al público paulatinamente.


A penas se dan los primeros pasos, pero es bueno señalar que el Departamento albergaría la nueva unidad o área de ARCHIVOS ELECTRÓNICOS, con la cual se pretende crear una memoria electrónica de documentos estatales, que tendrán su archivo-madre o central en el AGN y se vinculará a prensa electrónica, paginas web, correspondencias por correo electrónico, registros de información y formularios de oficinas, entre otros soportes intangibles.


CONSERVACIÓN DE LOS FONDOS


Uno de los beneficios contemplados por el plan de digitalización radica en sustraer los documentos antiguos originales del manejo de los usuarios. Sólo por este medio, al evitar la manipulación directa, se coadyuva decisivamente a la conservación de los documentos más deteriorados. Adicionalmente, otro de los pilares de los planes en ejecución es la creación de las mejores condiciones para la conservación de los fondos. Se buscan soluciones para enfrentar la humedad y las altas temperaturas en un contexto de disponibilidad muy limitada de recursos. En el mismo orden, se ha considerado necesario iniciar la práctica de restaurar los materiales de especial valor histórico en avanzado estado de deterioro, como una porción de la prensa del siglo XIX. Para la consecución de estos objetivos, a partir del informe de la consultora española Isabel Iglesias, se optó por la creación de una escuela-taller. Hace aproximadamente un año se están formando quince técnicos en la materia. Han colaborado en la instrucción la Italiana Sara Fabi; el venezolano Álvaro Gonzáles, subdirector General del Archivo General de la Nación de Venezuela, así como los cubanos Luis Montes de Oca, Mariítas Dorta y Amelia Gómez, estos últimos técnicos del Instituto de Historia de Cuba y la Oficina del Historia de la Habana. Esa formación práctica se ha complementado con un diplomado en conservación de archivos en climas tropicales.


INVESTIGACIÓN


Un último componente que debe referirse es el relativo a la investigación. Se ha incluido en los planes de trabajo, basados en el criterio de que el papel de los archivos debe trascender la custodia y descripción de los documentos. Se considera que también deben contribuir al desarrollo humano a través de un mayor conocimiento de los procesos históricos. Con relación a esto último, el presidente Fernández ha expresado que la profundización de la identidad nacional constituye una contrapartida necesaria en el actual contexto de la globalización. Hasta el momento se ha optado por asumir este cometido fundamentalmente por medio de la edición de fuentes. El principal logro ha consistido en compilaciones, realizadas por investigadores contratados, de textos producidos por intelectuales prominentes del siglo XIX. Se ha decidido impulsar un segundo programa para editar fuentes alrededor de correspondencias y actos de presidentes, en colaboración con la Dirección de Prensa de la Presidencia. Se han reeditado tratados históricos poco conocidos y, por último, se ha iniciado una “Colección Juvenil” dirigida a divulgar materiales que apoyen la educación en historia dominicana.


CONCLUSIÓN


En conclusión, como se ha indicado, este programa de rescate y modernización del Archivo General de la Nación está concebido como primera parte de uno más vasto que deberá acompañar la conformación del Sistema Nacional de Archivos. La extensión de una archivística eficiente en las instituciones públicas y privadas está llamada a tener múltiples repercusiones. En tal sentido, la filosofía que ha normado la acción del equipo directivo del AGN se resume en el precepto de preparar las condiciones para apoyar la gestión archivística y las prácticas culturales conectadas con ella en el seno de la sociedad. Para llenar su cometido, los archivos deben imbricarse con la sociedad para nutrirse de ella, al tiempo que para asumir funciones en los órdenes de la gestión administrativa y la vida cultural que propendan a la ampliación de los espacios democráticos y los derechos ciudadanos, mediante el acceso a la información, el desarrollo de los conocimientos y la profundización de la conciencia histórica.


Publicado el: 22/04/2011 / Leido: 6878 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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