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“APLICACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN AL ARCHIVO CENTRAL DE LA DIRECCION GENERAL DE RENTAS

Publicado el: 22/08/2007 / Leido: 6294 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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4º CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA




TEMÁTICA: “ARCHIVOS Y PODERES POLÍTICOS”




“APLICACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN AL ARCHIVO CENTRAL DE LA DIRECCION GENERAL DE RENTAS”




AUTORES:


CASTILLO, GLADYS BEATRÍZ

MINIG, MARIELA SOLEDAD





AÑO: 2007






Reseña Histórica:

El archivo de la D.G.R. de la Provincia del chaco fue creado pero nunca fue organizado sistemáticamente, era el espacio físico donde se depositaban los documentos producidos por el organismo recaudador y todo tipo de materiales en desuso.

La actual gestión a cargo del Organismo Recaudador dispone el cambio en la forma de trabajar otorgándole prioridad al “Archivo Central de la D.G.R” a través de un proyecto para su organización, contando para realizar dicha empresa con personal idóneo en el tema y brindándole los materiales necesarios para su realización efectiva.


Funciones y Actividades:


La función de la Dirección General de Rentas es la de fiscalizar y recaudar los impuestos de la provincia del Chaco.

El archivo General de la D.G.R centraliza el fondo documental de todos los archivos de gestión de la Institución. Su misión es mantener organizada y ordenada la documentación y ejercer su guarda.

El archivo se halla ubicado fuera de las instalaciones de la organización.

La organización del archivo General de Rentas surge como una propuesta presentada por la licenciada en Bibliotecología y Documentación Rita María Bengoechea; este proyecto tuvo origen el 6 de marzo de 2007 por disposición General Nº 53 del Organismo.




Actividades realizadas:

  • Selección de la documentación que para descarte según legislación vigente en la materia; actividad que fue llevada a cabo por la profesional responsable del Archivo con la ayuda de 5 empleados de la empresa ECO 2000” Reciclados y Servicios”.

  • Elaboración de Expediente de destrucción, la misma debió ser aprobada por cada una de las Áreas afectadas, se procedió al expurgo sentado en el Decreto Nº 1687/79 normativa de administración vigente.

  • Incorporación de nueve pasantes de la carrera Licenciatura en ciencias de la información, de la facultad de Humanidades de la U.N.N.E (Universidad Nacional del Nordeste).

  • Incorporación de dos pasantes de la U.T.N (Universidad Tecnológica Nordeste), para la sistematización de la documentación procesada; con la creación del sistema utilizado el lenguaje de programación Visual Basic 6.0, conjuntamente con el motor de Base de Datos SQL Server 2000.


Actividades realizadas por los pasantes de la U.N.N.E:


Familiarización con la estructura orgánica de la organización, en la cual se realizó la elección del área o departamento con el cual se dio inicio a la labor.

  1. Limpieza y cepillado de la documentación.

  2. Se aplico la ordenación cronológica, onomástica y alfabética.

  3. Separación de los documentos húmedos para su posterior secado.

  4. Colocación del material en carpetas.

  5. Ubicación en sus respectivas unidades de archivación. (Cajas de cartón tamaño oficio).

  6. Designación de lugar físico a cada área.

  7. Tipeo de rótulos para la señalización de cada una de las cajas; estantes y estanterías. Se utilizaron las normas isad-G para la “Elaboración de rótulos”.

  8. Diseños de planillas para la carga de contenido de cada unidad de archivación.

  9. Elaboración de los instrumentos de control y descripción e inventarios someros y descriptivos con miras al inmediato proceso informático.


TAREA INFORMATICA


  1. Diseño de la base de datos

  2. Diseño de la pantalla de visualización para la carga de los datos y de las pantallas de búsqueda, basándose en los criterios expresados por los pasantes de la U.N.N.E e índices elaborados por las mismas.

  3. carga de los índices elaborados con los términos que posteriormente se traducen a campos cuyo conjunto constituye un registro pasantes de la U.N.N.E en la base de datos.


Aplicación de las nuevas tecnologías al Archivo de la D.G.R:


Las herramientas utilizadas por la sociedad de la información se denominan TICS, las mismas refuerzan la capacidad de crear y comprender la información, permitiendo generar riquezas a distancia y en red superando las fronteras geográficas y políticas; transformando de este modo la economía.


Nuestra experiencia particular a partir de la participación activa en el desarrollo del PROYECTO ARCHIVO CENTRAL DE LA DIRECCION GENERAL DE RENTAS DE LA PROVINCIA DEL CHACO, actualmente en plena ejecución, nos permite reflexionar serenamente sobre las causas que han provocado un quiebre entre políticas de Estado y los Archivos en general, ya sean éstos pertenecientes a Gobiernos Nacionales, Provinciales o Municipales. En primer lugar podemos afirmar que los gobiernos de turno dejan generalmente sus archivos en completo abandono durante largos años, permitiendo que en ellos se acumulen documentos que ya han perdido su ciclo vital, ocupando un lugar innecesario, se llega a tal grado de desvalorización que muchas veces el archivo ni siquiera figura en los Organigramas de una Institución.


En este punto no vamos a exponer sobre el valor del Archivo descontando que todos sabemos que ellos denotan el grado de organización de una Institución. A partir de ese convencimiento claro y preciso podemos decir que los Gobiernos pasan y las Instituciones quedan y, alguna vez los ojos, las fuerzas y las prioridades recaerán en el Archivo, y ese es el momento en que nosotros debemos aprovechar para cumplir con nuestra función con rigor científico, demostrando que, lo que parecía imposible de lograr, es todo lo contrario, siempre y cuando haya preparación académica, ganas, paciencia y mucha imaginación para sortear todo tipo de obstáculos.

Justamente esa fue nuestra vivencia en el Archivo Central de la Dirección General de Rentas Resistencia - Chaco; la gestión actual miró hacia el archivo y vio que no era conveniente continuar con ese grado de abandono y desidia. En el mes de marzo de este año comenzaron los trabajos de recuperación y, hoy transcurridos 6 meses podemos contarles a ustedes con mucha satisfacción lo realizado hasta la fecha. A partir de la ordenación de la documentación, se implementaron las siguientes tecnologías: PC, un servidor y un cliente, impresora, herramienta de productividad administrativa: Lenguaje de programación Visual Basic 6.0 y motor de base de datos SQL Server 2000; desarrollando un sistema de carga, búsqueda y administración del archivo, en forma ágil y efectiva.

Por medio del trabajo en equipo en el que los profesionales de la información establecieron sus requerimientos, para que los procesos técnicos se adecuen al sistema informático aceptado por el organismo estatal siguiendo el principio de procedencia.

El sistema informático se implementó con la intervención de los técnicos informáticos que, mediante entrevistas, consultas, charlas y llegando a un consenso con las profesionales de la información, se recolectaron los datos necesarios para la creación de la base de datos, ya mencionada; una vez creada la misma, se continúo con el diseño de las pantallas del sistema; cada área, departamento o división consta de dos pantallas una de búsqueda y otra de carga; Cada una de estas pantallas constan de dos tablas, donde una de ellas se guarda el encabezado, y en la otra los detalles¸ y están a su vez estrechamente relacionadas entre si.

Los distintos tipos documentales se identificaron, organizaron y describieron. Una vez realizada la descripción se elaboraron los respectivos elementos de control (índices).Los términos utilizados en dichos instrumentos conformaron los campos de la Base de Datos por medio de la cual se recuperarán las distintas series documentales.

Una vez que toda la documentación esté organizada y procesada el impacto que va a provocar estas nuevas tecnologías es que todas las áreas de la Dirección General de Rentas, puedan estar interrelacionadas mediante una red para la efectiva recuperación. Y, lo más importante tratándose de un Organismo técnico con características especiales y con un Sistema Informático que comprende todas sus actividades relacionadas con el cobro de Impuestos, por primera vez se incorpora el Archivo al mencionado Sistema, ofreciendo a cada sector la posibilidad de consultar on-line lo que contiene su archivo y solicitarlo vía telefónica o personal.


Nuestra conclusión es que los Gobiernos tienen la obligación de organizar sus archivos ya que ellos reflejan la actividad de cada una de sus instituciones, y a nosotros nos compete la importante tarea de promocionar y difundir una nueva cultura archivística.

Siendo la DGR un organismo que maneja un gran flujo informacional, sin lugar a dudas, resultó realmente importante lograr en primer lugar la organización de toda la documentación existente y a partir de allí aplicar la infraestructura tecnológica para lograr cada vez más un trabajo eficiente, por supuesto que esto también implica tener en cuenta la economía y la disponibilidad con el que el organismo cuenta.

Las nuevas tecnologías se incorporan al organismo “Dirección General de Rentas” e intervienen inminentemente al sistema productivo del mismo, provocando nuevos servicios de información como: consultas desde cualquier punto de las demás áreas, contar con un numeroso caudal de documentación, sin tener la necesidad de llegar físicamente al archivo.

La aplicación de las nuevas tecnologías ha generado nuevos bienes de información tales como innumerables pantallas que corresponde a cada área con sus datos específicos, pudiéndolos observar mediante la red, grabar en cualquier soporte como: dk, cd y Pen Drive e indefectiblemente poder imprimirlo y contar con el soporte papel.

Lo que resulta novedoso de las nuevas tecnologías de la información es la mayor capacidad y eficacia que proporcionan en la creación, tratamiento y transmisión de la información y de los conocimientos que brindan a sus áreas, departamentos y hacia el exterior del organismo como contribuyentes, etc.

Otra de las ventajas que acarrea contar con las NTICS es lograr la distribución masiva, es decir varias de las áreas que componen la DGR podrán consultar el mismo documento al mismo tiempo, en espacios totalmente diferentes, contribuyendo a la toma de decisiones en cualquier nivel.

Dado que para el manejo y utilización de estas nuevas tecnologías se deberían llevar a cabo varias capacitaciones a todo el personal que conforma el organismo el organismo, para que todos puedan acceder a los nuevos contenidos informacionales.

“El sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) incluye los artículos del sector industrial y del sector de la información relacionados con el almacenamiento, gestión, procesamiento, transmisión, presentación y empleo de la información .Pueden ser productos tangibles o intangibles. (Verzola, Roberto; 2000)


Objetivo de la aplicación de las nuevas tecnologías al archivo:


    • Centralizar la documentación

    • Recuperar a través de una red que abarque las áreas del organismo.

Las tecnologías y su impacto en la sociedad


El impacto de Internet y las nuevas tecnologías de la información y la comunicación es un fenómeno tan arraigado en la vida cotidiana que se presenta sin previo aviso, de manera natural y con una velocidad sorprendente.

Las tecnologías son recursos que satisfacen necesidades concretas transformando las viejas prácticas o formas de realizarlas.

Pero las tecnologías no son fáciles de ser asimiladas y más aún cuando aparece una brecha generacional.

Una de las características de nuestra sociedad actual es la coexistencia de las nuevas tecnologías con las antiguas prácticas sociales.

Los recursos tecnológicos son tan buenos o malos como los tradicionales. Lo esencial radica en el contexto en que se los emplea, en que su uso sea parte de una estrategia adecuada para una determinada situación. Deben estar subordinados a una intención pedagógica. (Velásquez, Cristina).


Gestión de la Información

 

   En la actual sociedad de la información en la que estamos inmersos, la información se ha convertido en un recurso esencial para la creación de valor en las empresas, instituciones y administraciones públicas.

Con el tiempo, la documentación gestionada conforma la memoria de la organización, de ahí, la importancia de una adecuada gestión, conservación y difusión del patrimonio documental como fuente primaria para conocer nuestro pasado. La Gestión del Conocimiento implica Gestión de la Información.

 

   En los últimos años han ido emergiendo diferentes técnicas para representar y gestionar el conocimiento codificado desde áreas diferentes: Inteligencia Artificial, Sistemas de Gestión de BD, Ingeniería del Software o desde la perspectiva del estudio de los sistemas de información. Este movimiento ha venido a denominarse “orientación al conocimiento”. Pero para poder construir tecnologías efectivas que permitan la gestión del conocimiento, es preciso comprender como los individuos, grupos y organizaciones lo utilizan.

Para este proyecto se involucro a un grupo interdisciplinario que comprende a estudiantes de carrera de ciencias de la información de la facultad de Humanidades de la U.N.N.E y a técnicos en programación de la U.T.N con la coordinación de la licenciada Rita Bengoechea.

Este trabajo si bien esta en plena ejecución ya fue evaluada por la U.N.N.E con resultados altamente positivos lo que constituye un verdadero respaldo y la certeza de estar en el camino correcto.































RESÚMEN (YA ENVIADO):

Se denomina Sociedad de la Información a la utilización masiva de herramientas electrónicas con fines de producción, intercambio y comunicación; la información tiene un rol importante en la sociedad convirtiéndose en fuente principal de productividad y poder.

Las herramientas utilizadas por la sociedad de la información se denominan TICS, las mismas refuerzan la capacidad de crear y comprender la información, permiten generar riquezas a distancia y en red superando las fronteras geográficas y políticas; transformando de este modo la economía.

En el Archivo Central de la Dirección General de Rentas Resistencia- Chaco a partir de la ordenación de la documentación, se implementaron las siguientes tecnologías: Pc, un servidor y un cliente, impresora, herramienta de productividad administrativa: Lenguaje de programación Visual Basic 6.0 y motor de base de datos SQL Server 2000; con el que se desarrolla un sistema de carga, búsqueda y administración del archivo.

Los distintitos tipos documentales se identificaron, organizaron y describieron. Una vez realizada la descripción se elaboraron los respectivos elementos de control (índice).Los términos utilizados en dichos instrumentos conformaron los campos de la Base de Dato por medio de la cual se recuperaran las distintas series documentales.

Una vez que toda la documentación este organizada y procesada el impacto que va a provocar estas nuevas tecnologías es que todas las áreas de la Dirección General de Rentas, puedan estar interrelacionadas mediante una red para la efectiva recuperación.

Publicado el: 22/08/2007 / Leido: 6294 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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