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Archivos Judiciales: los criterios de publicidad en expedientes y demás documentación

Publicado el: 22/04/2010 / Leido: 17752 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Archivos Judiciales: los criterios de publicidad en expedientes y demás documentación


Por: FÉLIX ALBERTO MONTILLA ZAVALÍA


SÍNTESIS: La información contenida en los archivos de los poderes judiciales se caracteriza por su doble naturaleza pública: la primera en razón de ser los expedientes de propiedad del Estado; y la segunda debido a que en los expedientes se despliegan una serie de actos procesales dictados por autoridades públicas, los que, en razón del principio republicano de publicidad de los actos de gobierno, también son públicos.

Con tales lineamientos, y teniendo presente que en los poderes judiciales se ventilan cuestiones que pueden afectar la honra de las personas, o violar la intimidad, resulta necesario esbozar legalmente los criterios de publicidad de la documentación judicial.



I- El Poder Judicial


a) Introducción

El Poder Judicial tiene la función política y constitucional de resolver válidamente los conflictos jurídicos que se producen en la sociedad, evitando de ese modo, el ejercicio de la vindicta privada. Es decir que cuenta con el ejercicio monopólico del poder de jurisdicción.

Nuestro Estado, particularmente por su componente latino, se caracteriza por el ejercicio burocrático del poder. Es decir que se han establecido distintas “oficinas”, o bureau en francés, a través de las cuales se canaliza la actividad estatal, o el poder jurisdiccional en sentido amplio –es decir el cratie en el idioma galo-.

Esta actividad se materializa a través de expedientes públicos, que son instrumentos en los cuales las partes interesadas plasman su interés para obtener del Estado una respuesta a su requisitoria.

A su vez, a través de los expedientes se formaliza el proceso administrativo, legislativo o judicial, que son el conjunto actos y hechos privados y públicos que cumpliendo determinados requisitos extrínsecos legalmente establecidos dan lugar a una declaración pública –acto administrativo, legislativo o judicial-.

El expediente es, por lo tanto, el medio ordinario por el cual el Estado canaliza su actuación.

Por tal motivo resultan vinculados, e incluso identificables, los términos burocracia, expediente y proceso o procedimiento.


b) El expediente judicial

El proceso judicial resulta ser, en virtud de un mandato legal que afianza una costumbre, un trámite formal por excelencia. Las leyes procesales establecen meticulosamente los requisitos que deben cumplir quienes acuden a los tribunales a requerir se declare su derecho con fuerza de verdad.

Los expedientes judiciales se inician con una petición, generalmente privada aunque puede ser pública en el caso de que el que reclame sea el Estado. La petición o demanda según el término procesal, se plasma en un instrumento, que debe ser papel por mandato legal y al que deben agregarse los documentos probatorios, el que una vez ingresada al ámbito del Poder Judicial deja de pertenecer al particular y se torna de dominio del Estado al transformarse en “instrumento público”.

Aquella demanda es “proveída” –o resuelta- por un funcionario judicial, esta resolución resulta ser un acto eminentemente de gobierno y por lo tanto un acto público.

Luego, si de la naturaleza de la demanda así surgiera, se corre vista o traslado a la contraparte, la que puede producir un nuevo instrumento privado que al ser presentado en tribunales pasará a pertenecer al dominio del Estado. Finalmente se integran otro tipo de pruebas, que al igual que la demanda o contestación de demanda pasarán materialmente a ser propiedad del Estado. El proceso concluye con el dictado de la sentencia, que es el acto de gobierno judicial por excelencia, y por ende un acto público en la plenitud de su sentido, conforme lo veremos en el punto III de este trabajo.

El dictado de la sentencia da por concluido el proceso –aunque puede continuar por el ejercicio de los remedios procesales previstos en el código ritual-.

Finalizado el proceso, el expediente, que un instrumento público, concluye, y pasa al Archivo para su custodia.


II- Los archivos judiciales. Su integración. El patrimonio documental judicial


Los archivos judiciales se encargan de la conservación de la documentación tramitada en los ámbitos del Poder Judicial que ha concluido por haberse dictado un pronunciamiento definitivo o por que se ha perdido interés en requerir una respuesta del Estado.

Se integran, básicamente y a título enunciativo, con: 1º expedientes administrativos (procesos de contratación de insumos y/o de personal, procesos derivados del ejercicio de facultades superintendenciales, procesos administrativos inter-orgánicos, legajos administrativos, legajos del personal, etc.); 2º expedientes judiciales (procesos judiciales de todos los juzgados e instancias, que configuran el mayor volumen dentro de un archivo judicial); 3º libros de entradas de causa o de registración; y 4º libros de protocolos de sentencias y resoluciones (cuyo valor documental es de mayor envergadura dentro de un archivo judicial).

1º- Expedientes Administrativos: el Poder Judicial cuenta con órganos facultados legalmente para ejercer funciones administrativas, las que sirven de auxilio a la tarea propiamente jurisdiccional –que es el fin constitucional del órgano judicial-. De ese modo en ejercicio de la función administrativa los tribunales, mediante los procedimientos correspondientes, contratan los suministros necesarios para ejercer la función judicial (procedimientos de suministros); proveen el mantenimiento de la infraestructura (procedimientos de obras) designan a los integrantes del servicio de justicia (procedimientos de ingresos), atienden las necesidades y la disciplina de la planta de personal judicial (procedimientos de superintendencia), regulan determinados aspectos procedimentales o procesales (procedimientos de reglamentación), etc.

Todos los procedimientos enunciados, como ya lo expusimos, se canalizan a través de expedientes, cuya características principales son: por ser de naturaleza administrativa, se instan de oficio, y gozan de informalidad solamente a favor de los administrados. En todos los casos la administración se encuentra obligada a cumplir formalidades legalmente establecidas.

Cumplida o extinguida la necesidad que dio lugar a la formación del expediente; este concluye y pasa a estado de archivo.

Estos expedientes, por ser derivados del ejercicio de funciones administrativas, son el menor volumen de los que se tramitan en el Poder Judicial.

2º- Expedientes judiciales: la principal tarea del Poder Judicial se canaliza a través de los órganos judiciales, es decir de juzgados y fiscalías. Estos órganos reciben y dan trámite, mediante proveídos, a las presentaciones que en el marco del proceso llevado a cabo por los particulares a través de un expediente. El expediente se forma, como ya lo adelantamos, con instrumentos ingresados por las partes a las oficinas judiciales que se tornan “públicos” y de dominio estatal, y por actos de gobierno de los encargados de proveerlos –jueces y/o fiscales- (proveídos y sentencias).

Estos expedientes, de acuerdo a la naturaleza de la cuestión, pueden gestionarse de oficio, es decir que los impulsa procesalmente el propio Estado, o por interés de las partes. En ambos supuestos los expedientes pueden pasar a estado de “archivo” por falta de tramitación. Esa situación permite que el expediente, que no se ha concluido, pueda volver al tráfico jurídico procesal en el momento que la parte, o el Estado, lo inste mediante un impulso. Ese “archivo” del expediente recibe la denominación de “paralizado”, y correspondería a lo que se denomina “archivo intermedio”.

Finalmente, y ordinariamente, el expediente concluye con un acto jurisdiccional –sentencia- y su archivo propiamente dicho. El expediente, al ser un instrumento público de dominio público del Estado, debe permanecer en un archivo público estatal en forma definitiva.

Una vez que el expediente ha sido archivado, por haber finalizado, puede ser reclamado nuevamente al tráfico jurídico al solicitárselo a los efectos de un nuevo procedimiento, o, como sucede con la generalidad, puede quedar definitivamente archivado y concluido.

3º Libros de entradas de causa o de registración: las distintas oficinas judiciales, desde tiempo pretérito, registran el ingreso y/o egreso de causas a la unidad jurisdiccional en determinados libros, exigencia ésta que los últimos años ha ido desapareciendo por la utilización de la tecnología informática. No obstante ello, los libros, luego de haber sido completados pasan un tiempo en la oficina judicial y luego son remitidos al archivo para su custodia.

Estos libros, públicos por ser de propiedad del Estado, contienen información valiosa sobre algunos datos de los expedientes que han sido tramitados (v. gr. fecha de ingreso, número, actor, demandado, etc.) y que sirven para identificar, básicamente, la oficina de origen del pleito a efectos de volver a solicitar el expediente.

4º Libros de protocolos de sentencias y resoluciones. Sin dudas los instrumentos documentales que mayor valor jurídico tienen son los “libros de protocolos”. Éstos se forman con las sentencias y/o resoluciones dictadas por los magistrados judiciales que el secretario judicial o notario de actuaciones agrega y registra con ciertas formalidades. Es el compendio ordenado de las sentencias que han dictado los jueces.

Su importancia es notoria por tres motivos fundamentales: 1º En los libros de protocolo de resoluciones se preserva gran parte de la seguridad jurídica de un Estado ya que las sentencias son el resultado final de un proceso judicial; 2º Los libros de sentencias y/o resoluciones permiten reconstruir los aspectos más importantes de los expedientes que se hubieran extraviado; 3º Permiten el estudio de la jurisprudencia que se ha plasmado en las sentencias.

Las sentencias y/o resoluciones judiciales son actos de naturaleza pública por excelencia. Son actos de gobierno, que implican normas jurídicas singulares que regulan el interés de las partes que han mantenido el litigio.


III- La publicidad en los archivos judiciales

a) generalidades


Todo archivo estatal, por el hecho de serlo, es público, y lo que se resguarda allí, es decir los expedientes y demás documentación, también los son.

La publicidad deriva primariamente, entonces, de la naturaleza funcional de la oficina. Pertenece a la organización burocrática del Estado. El Archivo es público por ello.

La documentación también es pública en el sentido de que pertenece al Estado, es un bien público del Estado. Son, por otro lado, instrumentos públicos conforme la legislación del Código Civil Argentino.

Ese aspecto “público”, no implica, necesariamente, que tanto el archivo estadual como la documentación que allí se resguarda, pueda estar a disposición de la ciudadanía.

Pareciera una paradoja: un archivo público vedado al ciudadano. En efecto, por un principio jurídico que deriva de la propia Constitución, el Estado está gobernado por un organismo que responde al principio republicano, y éste principio conlleva sustancialmente la necesariedad de la publicidad de los actos de gobierno.

Es decir que todos los actos ejecutados por los poderes del Estado deben ser puestos a disposición de la ciudadanía para su conocimiento. La publicidad, según el principio republicano, importa un control por el individuo al Estado, que debe estar a su servicio.

De lo expuesto surge que los archivos públicos (por ser estatales) deben estar a disposición y para consulta de la ciudadanía (es decir, afectados al uso público).

En los archivos administrativos y legislativos la cuestión no reviste mayores problemas, ya que son poderes políticos y sus actos están referidos a la administración de la hacienda pública o al dictado de normas generales. En cuanto a los archivos del Poder Judicial la cuestión se torna más compleja.



b) documentación administrativa del Poder Judicial. Criterios

Ya hemos visto como el Poder Judicial ejerce función administrativa, y esa función administrativa se traduce en procedimientos y expedientes administrativos.

Pero entre estos se deben distinguir básicamente tres supuestos: por un lado los expedientes por los cuales se han tramitado cuestiones que hacen al manejo de la hacienda pública, en donde existe –o existirá- un compromiso de fondos del erario estatal. Su publicidad, entonces, resulta un mandato constitucional. Estos expedientes deben estar a disposición de toda la ciudadanía.

El segundo supuesto está dado por aquellos procedimientos administrativos que, para su tramitación exitosa, deben mantenerse en secreto, por ejemplo los sumarios administrativos o determinadas contrataciones públicas. Una vez finalizado el trámite, el secreto debe levantarse y el expediente debe ponerse a disposición de toda la ciudadanía para su control y/o conocimiento por implicar actos de gobierno y resultar una obligación constitucional su publicidad.

El tercer caso puede generarse por trámites y expedientes de peticiones de ciudadanos –o administrados- cuya publicidad también debe garantizarse.

En todos los casos, entonces, el expediente podrá consultarse en archivo.


c) documentación judicial

La documentación judicial tiene cierta particularidad de acuerdo a los distintos fueros y a los sujetos intervinientes, de allí distintas soluciones. Veamos:

I – Expedientes Judiciales:

1º) Expedientes tramitados en el fuero penal: tres supuestos:

a- Trámites instados por las partes (según el léxico jurídico penal “acciones dependientes de instancia privada”), por ellos los sujetos impulsan procesos penales que les interesa solamente al actor. Son juicios en los que el Estado solo imparte justicia. La posibilidad de su publicidad queda reducida a los órganos del Estado, las partes de la contienda y sus respectivos letrados. Esta solución se encuentra justificada debido a que en ellos se ventilan asuntos particulares cuya publicidad puede afectar la honra o la dignidad de personas. Las sentencias dictadas en estos procesos, que en todos los casos son actos de gobiernos y por lo tanto públicas en el sentido constitucional, deberá ser puesta a disposición de la ciudadanía tomando la previsión de testar nombres y otras alusiones que identifiquen a los sujetos.

b- Trámites iniciados por las partes e instados por el Estado (“acción pública dependientes de instancia privada”), a través de ellos el lesionado por un delito produce la denuncia para que el Estado la impulse de oficio. Su publicidad, debido al tipo de delitos que da lugar a la acción (de índole pudorosos), podría resultar denigrante a la víctima y por ende lesionar otros derechos de ella. Por lo tanto la publicidad queda reducida a los órganos del Estado, las partes y sus letrados. Las sentencias, como se dijo anteriormente, deben estar a disposición de la comunidad tomándose las previsiones del caso.

c- Trámites instados de oficio por el Estado (“acción pública”). En todos los casos deben ser públicos, es decir estar a disposición de la ciudadanía. Por ellos el Estado persigue la investigación de un delito cuya resolución le interesa a la comunidad, y a través de ellos se pude controlar a los órganos del Estado encargados de velar por la seguridad de la sociedad. Se admite, pues, el criterio de publicidad total limitado temporalmente por el “secreto de sumario” y por la existencia de víctimas o imputados menores de edad.

2º) Expedientes tramitados en el fuero civil: tres supuestos

a) Expedientes en los que el Estado sea parte. En todos los caso deben ser públicos, pudiendo cualquier ciudadano tomar conocimiento de lo tramitado y resuelto, en razón de tener un interés directo en el control del Estado.

b) Expedientes en los que se tramitan derechos de familia. La posibilidad de su publicidad queda reducida a los órganos del Estado, las partes de la contienda y sus respectivos letrados. Esta solución se encuentra justificada debido a que en ellos se ventilan asuntos particulares cuya publicidad puede afectar la honra o la dignidad de personas. Las sentencias dictadas en estos procesos, que en todos los casos son actos de gobiernos y por lo tanto públicas en el sentido constitucional, deberá ser puesta a disposición de la ciudadanía tomando la previsión de testar nombres y otras alusiones que identifiquen a los sujetos.

) Expedientes en general. Nada obsta a su publicidad.

II- Libros de ingreso o registro de causas. Nada obsta a su publicidad

III- Libros de protocolo de sentencias y/o resoluciones. Nada obsta a su publicidad, resultando una obligación legal de carácter constitucional su muestra, debiendo tomarse los recaudos cuando la sentencia o resolución se tratare de asuntos que pudieran afectar el pudor o derechos íntimos de las partes, o cuando fueren menores de edad.

III- Expedientes administrativos. Nada obsta a su publicidad, la que resulta ser una obligación constitucional por implicar la administración de la cosa pública. Se exceptúan solamente algunas actuaciones en virtud del “secreto de sumario” que tiene una vigencia temporal limitada.


VI- Conclusiones


Los archivos públicos deben estar al servicio de la ciudadanía. Su documentación es de propiedad del Estado (documentación pública) y debe ponerse a disposición de todo aquél interesado por el principio de publicidad de actos de gobierno, la documentación debe estar afectada al uso público.

Los archivos judiciales presentan características particulares. En ellos se atesoran, principalmente asuntos que las partes –los ciudadanos- han confiado a la organización de justicia y actos de gobierno judicial –sentencias-. Su criterio de publicidad debe compatibilizar la defensa y protección de los derechos personalísimos de las partes y de la ciudadanía.

La afectación al uso público de los archivos judiciales en todos los casos debe garantizarse, tomándose los recaudos pertinentes para evitar lesionar derechos de las partes en cuestión.

Los archivos público son los custodios de la seguridad jurídica de un Estado y su organización, mantenimiento y acrecentamiento es un deber que no puede ser delegado. No es conveniente privatizar la “seguridad jurídica”.


V- Bibliografía

- LASO BALLESTEROS, Ángel: Los límites del derecho de acceso. Revista Archivamos nº 41-42, Asociación de Archiveros de Castilla y León –España, 2001, página 64.

- CALDERÓN PAVÓN, Elena: Situación actual de los Archivos Judiciales. Revista Archivamos nº 45-46, Asociación de Archiveros de Castilla y León –España, 2002, página 5.

- GIL VICO, Pablo: El Archivo Central del Archivo General del Poder Judicial: presente y futuro. Revista Archivamos nº 41-42, Asociación de Archiveros de Castilla y León –España, 2002, página 12.

- MARIENHOFF, Miguel S.: Tratado de Derecho Administrativo, Tomo II, Buenos Aires 1993, página 692 (actos de gobierno).

- LINARES QUINTANA, Segundo V.: Tratado de la Ciencia del Derecho Constitucional Argentino y Comparado, Tomo V, Buenos Aires 1956, página 189 (seguridad jurídica).

Abogado- Escribano. Secretario Letrado de Presidencia de la Excma. Corte de Justicia de Tucumán a cargo de la Dirección del Archivo del Poder Judicial de Tucumán. Miembro de la Asociación Argentina de Derecho Constitucional.

Publicado el: 22/04/2010 / Leido: 17752 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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