HERRAMIENTA PARA LA DESCRIPCIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

Publicado el: 22/04/2011 / Leido: 9395 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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HERRAMIENTA PARA LA DESCRIPCIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO



TITLE: TOOL FOR ARCHIVAL DIGITAL DESCRIPTION.


Tema: Documentos electrónicos y Bases de Datos.


Trabajo en comisión

Resumen:

Para garantizar la elaboración de descripciones coherentes, facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivos y sus creadores e integrar diversas descripciones procedentes de distintos lugares, la Comisión Ad hoc sobre Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (CIA/CDS) propuso la Norma Internacional General para la Descripción Archivística (ISAD(G)), que propone la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen.

Pero esto no es suficiente, es necesario que las diversas herramientas que existen comprendan estas descripciones de la misma manera. Para ello, un proyecto de la Biblioteca de la Universidad de California en Berkeley junto a diversas organizaciones ha definido una estructura de etiquetas para la codificación de los intrumentos de descripción de archivos, que en su versión actual (EAD 2002) es compatible con ISAD(G) y emplea XML (eXtensible Markup Language) para su representación.

El propósito de este trabajo es desarrollar una herramienta libre y multiplataforma, que permita la creación y edición de las descripciones de los documentos de archivo basada en estos estándares.

Esta herramienta va a facilitar el intercambio de la información descriptiva entre los sistemas que implementen estas especificaciones.

Palabras Claves: EAD, ISAD(G), descripción archivística.


Abstract:

In order to guarantee the elaboration of coherent descriptions, to facilitate the recovery and the exchange of information on documents of archives and their creators and to integrate diverse descriptions coming from different places, the Commission Ad hoc on Norms of Description of the Council the International of Archives (ICA/CDS) proposed the Norm the General International for the Archival Description (ISAD (G)), that it proposes the elaboration of an exact representation of the unit of description and, in its case, of the parts that compose it.

But this is not sufficient, is necessary that the diverse tools that exist understand these descriptions in the same way. For it, a project of the Library of the University of California in Berkeley next to diverse organizations has defined a structure of labels for the codification of the finding aid of archives, that in its present version (EAD 2002) is compatible with ISAD (G) and uses XML (eXtensile Markup Language) for its representation.

The intention of this work is to develop to a free and multiplatform tool that allows to the creation and edition of the descriptions of documents of file based on these standards.

This tool is going to facilitate the interchange of the descriptive information between the systems that implement these specifications.

Keywords: EAD, ISAD(G), archival description.

1. Introducción:

El uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) en el transcurso del tiempo ha generado una tendencia, en la mayor parte de la sociedad, a llevar diversos materiales a formatos digitales tales como documentos en papel, fotografías, mapas, música; la mayoría de las veces con el fin de preservar y difundir la documentación existente, evitando su manipulación directa y deterioro. Otra tendencia es que los nuevos recursos que se crean surgen ya en estos formatos digitales. Todo esto ha provocado un aumento considerable del volumen de información almacenada en los dispositivos electrónicos capaces de comprenderlas y de un mayor esfuerzo para encontrar estos ficheros, lo que hace necesario que surjan nuevas formas de recuperar la información.

Para ello se propone que se describa el contexto y contenido de esta información, esto se logra mediante el uso de metadatos. El concepto de metadato no es novedoso, aunque es cierto que se ha popularizado mucho debido sobre todo a su aplicación en la Sociedad de la Información. Por metadato se entiende la información sobre la información o los datos sobre los datos” [4].

Para que estas descripciones sean comprendidas por distintas personas y sistemas es necesario el uso de estándares que establezcan el modo y la forma en que se va a estructurar y organizar la información que se describe. Para ello el Consejo Internacional de Archivos propuso la norma ISAD(G) y brindó la posibilidad de cooperar a la comunidad archivística internacional y obtuvo como resultado su segunda edición. “Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas” [1].

Pero esto no es suficiente, es necesario también definir los formatos de edición y el modo de presentación de los elementos de la misma forma. Un proyecto dirigido por Daniel Pitti en la Universidad de California desarrolló EAD, un “estándar de codificación no propietario para instrumentos de descripción legibles por máquinas como inventarios, registros, índices y otros documentos creados por archivos, bibliotecas, museos y repositorios de manuscritos para apoyar el uso de sus fondos” [2].

Las entidades y personas necesitan de sistemas automatizados para lograr una mejor organización y un acceso más rápido a los documentos. La gestión de documentos de archivos incluye la digitalización, el almacenamiento, la descripción y la difusión de los mismos de acuerdo a los requerimientos de los usuarios que necesiten acceder a la información contenida en ellos.

La implantación de un sistema de gestión de documentos de archivo es un elemento clave dentro de sus actividades para preservar y mantener la documentación o los documentos, de ahí la necesidad de un sistema que permita la organización y posterior utilización de los fondos archivísticos.

Para lograr que los sistemas de gestión documental comprendan las descripciones del mismo modo y puedan interactuar entre ellos intercambiando información, son necesarias herramientas que deben permitir la creación de descripciones de documentos con abstracción total de los detalles técnicos recogidos en las especificaciones que estandarizan su formato.

Hasta el momento solo existen editores de texto y de ficheros XML de propósito general, dificultando su uso para el proceso de descripción archivística, según las especificaciones de EAD. Por tanto, la meta del presente trabajo consiste en desarrollar una herramienta de propósito específico que permita la creación de documentos XML que representen las descripciones.

  1. Desarrollo

ISAD(G)

Para elaborar la descripción de las entidades archivísticas propone el uso de 26 elementos, estructurados en 7 áreas de información descriptiva, de ellos se consideran 6 como esenciales para el intercambio internacional de la información descriptiva:

a-) Código de referencia.

b-) Título

c-) Productor

d-) Fecha(s)

e-) Extensión de la unidad de descripción

f-) Nivel de descripción

Cuenta con cuatros reglas para la descripción multinivel que rigen cómo se debe describir el fondo como un todo y si es necesario las partes que lo integran, la suma total de esas descripciones, jerárquicamente unidas entre sí, representa el fondo y las partes descritas.

EAD

Propone 146 elementos o etiquetas y 71 atributos para la descripción, entre ellos los 26 elementos que propone ISAD(G).

Un documento codificado utilizando EAD, consta de tres segmentos: uno que proporciona información sobre el instrumento de descripción en sí mismo (su título, fecha de compilación) (<eadheader>); un segundo componente que incluye las cuestiones preliminares necesarias para la publicación formal del instrumento de descripción (<frontmatter>);y, un tercero que proporciona la descripción del material archivístico en sí mismo, además de la información contextual y administrativa asociada (<findaid>).

XML

Es un metalenguaje que permite definir esquemas de marcado adecuados a usos determinados, es decir, podemos tener una DTD por cada necesidad (como es el caso de EAD) ya que es extensible, flexible y, como no es un lenguaje propietario, permite la ampliación de las marcas, requiriendo un mantenimiento rápido y sencillo” [3].

Herramienta

Se desea implementar una aplicación de escritorio, lo que permitirá a los usuarios utilizarla independientemente de que posean o no conexión a una red. Para desarrollarla se propone el lenguaje de programación Java, garantizando su uso en múltiples plataformas.

La herramienta una vez desarrollada debe permitir la descripción de documentos según la norma ISAD(G) siguiendo el formato establecido por la especificación EAD.

El sistema debe permitir las siguientes funcionalidades:

Describir documento:

La aplicación muestra cada uno de los elementos que propone la norma y permite al usuario realizar la descripción correspondiente, los campos definidos como esenciales para el intercambio internacional de información descriptiva no deben dejar de describirse para posibilitar una mayor funcionalidad a los sistemas que trabajen con el documento y su descripción. Estos datos se almacenan en un fichero XML que cumpla con las especificaciones de EAD.

Actualizar descripción:

Permite al usuario editar en el sistema la información contenida en el fichero XML que cumpla con las especificaciones de EAD posibilitando realizar cambios en las descripciones y guardarlos.

Exportar fichero:

Permite al usuario exportar las descripciones en formato HTML o PDF de un fichero previamente cargado o elaborado en el sistema.

Verificar formato fichero:

El sistema verifica que el fichero XML que se va a actualizar contenga la estructura correcta.

Vista previa:

El sistema muestra en la pantalla una vista secuencial de los elementos con toda la información descrita del documento.

Imprimir vista previa:

El sistema permite imprimir la vista previa generada de la descripción del documento.




Figura 1. Diagrama de casos de uso del sistema.

  1. Discusión de los beneficios

Con la implementación de esta herramienta se obtendrán los siguientes beneficios:

  • Los usuarios podrán utilizar la herramienta independientemente del sistema operativo que usan para trabajar.

  • Crea ficheros que cumplen con los estándares establecidos facilitando el traspaso de documentos entre distintos sistemas que implementen el estándar de descripción ISAD(G) y EAD.

  • Permite que un mayor número de personas describan los documentos según las especificaciones propuestas por ISAD(G) y EAD, por cuanto no necesitan poseer conocimientos de los detalles técnicos.

  • Contribuye a la mejora del proceso de gestión de los documentos agilizando la recuperación de la información necesaria.

4. Conclusiones

Con la realización de esta investigación se arriba a las siguientes conclusiones:


  • En la actualidad la estandarización de los distintos elementos que componen la descripción archivística constituye una necesidad.

  • El uso de las especificaciones propuestas internacionalmente para la descripción archivística posibilita el intercambio de información entre las distintas herramientas que las implementan y contribuye a recuperar los documentos así descrito con mayor rapidez.

  • El uso de las especificaciones propuestas internacionalmente para la descripción archivística posibilita el establecimiento de criterios de búsqueda estandarizados internacionalmente.

  • El desarrollo de una herramienta que describe los documentos según estándares internacionales contribuye a hacer de esta buena práctica una realidad.

Referencias Bibliográficas

[1] Consejo Internacional de Archivos, Norma Internacional General de descripción archivística, Madrid, 2000.

[2] Nogales, T. XML aplicado a los instrumentos de descripción archivística EAD (Encoded Archival Description) Version 2002. 22 de diciembre de 2006 (en línea) http://rayuela.uc3m.es/~nogales/cursos/ead.html (23/01/2007)

[3] Oxley, J. EAD: UNA ESTRUCTURA PARA LA DESCRIPCIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL. Serie Bibliotecología y Gestión de Información N° 5 julio, 2005. (en línea)

http://eprints.rclis.org/archive/00004780/01/serie_5.pdf (08/01/2007)

[4] Surós, A. Pernía, R. Repositorio de Objetos de Aprendizaje para la reutilización de contenidos en plataformas de teleformación. Trabajo para optar por el título de ingeniero informático, Universidad de las Ciencias Informáticas, junio 2006.


Bibliografía

  1. Cook, M.; Procter, M.. A manual of archival description, 2nd ed. Aldershot: Gower, 1989

  2. Croft, W. B. . What do people want from information retrieval?, 1995. D-Lib Magazine, (en línea). http://www.dlib.org/dlib/november95/11croft.html (21/12/2006)

  3. International Council on Archives. ISAD(G): General International Standard Archival Description, adopted by the Ad Hoc Commission on Descriptive International Council on Archives, 1994.

  4. International Council on Archives. Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families: final ICA approved version. Ottawa: International Council on Archives, 1996.

  5. Pitti, D. V.. Settling the digital frontier: the future of scholarly communication in the humanities. En: Berkeley Finding Aids Conference (April 4-6, 1995, Berkeley, California). http://sunsite.berkeley.edu/FindingAids/ (17/12/2006)

  6. <ead> Encoded Archival Description, Version 2002 Official Site, (en línea) 16/01/2007.


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