LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS COMO ÁREA DE CONOCIMIENTO Y ESTUDIO

Publicado el: 23/04/2011 / Leido: 16190 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

COMO ÁREA DE CONOCIMIENTO

Y ESTUDIO

Msc Víctor Hugo Arévalo Jordán

A MODO DE INTRODUCCIÓN

Con el desarrollo de las tecnologías y la mayor comprensión de las conductas de la información, las organizaciones públicas y privadas requieren de diversos análisis que les permita desarrollar con eficiencia una dirección estratégica. La gestión en el sentido económico del término, no es otra cosa que el estudio de la racionalización y sistematización de las buenas prácticas que conducen a la obtención de mejores resultados, estos conceptos son los que aplicamos a la actividad archivística.

Para tal efecto, se analizan los fundamentos del conocimiento archivístico, así como la de dirección estratégica, innovación y un análisis de la dirección basada en el conocimiento; las características fundamentales del conocimiento que nos obliga a considerar; el conocimiento como recurso estratégico y su incidencia en la gestión de las organizaciones; la gestión del conocimiento y su importancia en las organizaciones, así como su gestión y del capital intelectual. Cuáles son las herramientas imprescindibles para la gestión de innovación en la sociedad del conocimiento.

Para poder adentramos en el estudio de la gestión de Archivos en los ámbitos de las sociedades de la Información, del Conocimiento e Innovación, además de conocer el significado y papel del Archivo, el ¿de qué se trata?, o el ¿cuáles son sus componentes? y lógicamente ¿cuál ha sido su evolución? Debemos planteamos primero ¿qué es lo que se entiende por gestión de la misma? y sobre todo explicar cómo ésta, es una función diferenciada cuya existencia se justifica por su utilidad, que no es solo un mero ordenamiento de papeles, y que da lugar a la búsqueda de procedimientos instrumentales y técnicas de racionalización de la misma.

Por consenso general la época actual es considerada como la Era de la Información; razón por la cual se habla de la Sociedad de la Información, y en su forma evolutiva, como sociedad del conocimiento e innovación. Si bien influye el uso y abuso comercial de artículos circunscriptos a la información y la s comunicaciones, ordenadores y celulares, considerados como factores determinantes del empleo del término Información, también se considera fundamentalmente las múltiples necesidades del individuo y de la entidades, de producir y consumir información (prosumo); sea para desarrollar determinadas actividades o mantener una esfera de poder, y por ultimo por la enorme facilidad de crear, difundir y acceder a la información: sea a través de medios como la prensa, el correo electrónico, internet y las comunicaciones.

Toda organización, sea cual sea su tamaño, su finalidad o su actividad, tiene necesidad de una serie recursos para existir, funcionar adecuadamente y desarrollarse en forma sostenible. En este sentido se afirma que la información se constituye como un producto o un elemento vital para las organizaciones, como lo son los recursos humanos, materiales y financieros, sin la cual no podría sobrevivir ni funcionar.

Naturalmente, el recurso de la información debe ser gestionada eficazmente. Esta vertiente de la Archivología estaría acorde con el desarrollo de la Documentación en todas sus facetas.

Pero debemos plantearnos ¿qué se entiende por gestión de los archivos? y explicar cómo éstos, constituyen una función diferenciada cuya existencia se justifica por su utilidad, y que da lugar y permite buscar procedimientos instrumentales y técnicas de racionalización de la misma.

Los archivos, objeto de la archivología, presentan particularidades especiales que requieren de un estudio suficientemente complejo, tanto más si consideramos que los documentos custodiados, verdaderos segmentos de la realidad, son productos de las distintas actividades humanas.

Cada archivo presenta problemas distintos de fondo y forma, puesto que no existen dos archivos similares, las actividades son distintas para cada área de gobierno cuando se tratan de archivos públicos; lo mismo que las necesidades sociales son diferentes por cada área geográfica, consiguientemente la formación documental difiere de un archivo a otro, y las soluciones para un determinado archivo, no son suficientemente eficaces para otro, si bien existen leyes o principios generales y comunes a todos los archivos. Este último concepto no es útil, porque nos da pautas para la elaboración y aplicación de las normas, que en cierta forma ayudan a tener un pensamiento adecuado a este conocimiento, pero no uniformado. Las normas son aplicables a los principios generales pero en los detalles, es donde se desarrolla verdaderamente el carácter profesional del Archivero.

La gestión en el sentido lato del término, es el estudio de la racionalización y sistematización de las prácticas que conducen a la obtención de mejores resultados en la actividad Archivística.

El desarrollo de los sistemas administrativos, la incorporación de los sistemas informáticos para tratamiento de la información, el interés mayor por conocer ese fenómeno llamado documento de archivo, su conservación, han generado una amplia multiplicidad de funciones y procesos que se desarrollan en los Archivos, obligan prácticamente, a realizar un estudio sistemático del desarrollo de técnicas instrumentales que faciliten la toma de decisiones adecuadas a la institución; así como la descripción de los procesos de los documentos y la información, lo cual beneficia la racionalización de los modos de actuar, de incorporar experiencias y formalizar la metodología habitual de las ciencias actuales, siempre con la finalidad de lograr mayor beneficio para el archivo, la institución y el universo del “usuario”.

Consideremos entonces como el concepto moderno de Gestión de Archivos, tal como hoy lo entendemos, radica en todas las organizaciones a partir del momento en el cual se considera que el que una persona con conocimientos sobre la materia, se dedique exclusivamente a tareas directivas, organizando los trabajos de tipo operativo. Dicho de otra forma, que existe una justificación de tipo informativo vinculado al proceso productivo o de servicio, realizando tareas que resultan más caras o ineficientes de no hacerlo.

La Archivos constituyen un respaldo para la organización productiva, razón por la cual los teóricos del pensamiento organizativo, empiezan a prestar una especial atención. Todos los avances científicos tecnológicos, afectan de una u otra forma en el desarrollo de esta no tan nueva rama del saber que denominamos en términos generales organización y administración de Archivos y que en definitiva no trata sino de conseguir una aplicación de los principios de racionalidad organizativa.

Pero al mismo tiempo, el ejercicio de estas gestiones genera documentos e información nueva, que suele asociarse con nuevos soportes, y que son consecuentes con el desarrollo tecnológico actual. Esto marca una continuidad en el ejercicio de las competencias, la cuales deben ser conservadas en forma eficaz.

Este es el origen de la función primaria de los archivos: la conservación de la producción documental, la elaboración de la documentación correcta para la comprensión de los documentos. Esta producción documental, acompañada de una adecuada producción de información, puede ser oral o escrita y plasmada sobre cualquier soporte material.

Naturalmente la existencia de los archivos se debe a la materialización de la información utilizando sistemas inteligibles como la escritura.  Por esta razón hablamos de archivos, porque las actividades realizadas en una institución se plasman sobre soportes que se conservan de manera estructurada u orgánica y no caprichosamente, esto tiene sentido.

En la conjunción con los sistemas informáticos, los conocimientos sobre Archivología permiten acumular, gestionar, manipular, acceder, difundir, etc., volúmenes de información en poco espacio y en poco tiempo, asistimos a la revolución de la información; pero, a lo largo de la historia de la humanidad, han habido otras revoluciones, que generalmente no las consideramos, acostumbrados como estamos desde hace siglos a utilizar ciertos recursos. Estas revoluciones que en su momento constituyeron un cambio, que afectó enormemente al desarrollo de la humanidad y significó un avance en el campo documental, como lo fue la invención de la escritura y, como fue la creación de los soportes blandos, especialmente el papel y su utilización como soporte de la escritura.

Fue necesario todo un proceso histórico de varios milenios, para que se concrete la Archivología, como conocimiento estructurado en la conducta de la instituciones. Mutación ineludible en el entorno social, sentimos y asistimos periódicamente a rupturas culturales, como la actual,  donde la riqueza de toda organización se basa en la capacidad indeleble para dar valor a su capital inmaterial y conservar sus competencias estratégicas.

Estructurar toda organización sobre la base de un capital volátil por naturaleza, imperceptible en sus distintas manifestaciones, esperando dar un paso hacia el futuro para comprender cual será el próximo paso a dar, se torna en un permanente desafío del futuro. Un futuro muy cercano por la aceleración histórica que la percibimos.

Necesitamos establecer procedimientos de trabajo, mejorar o reelaborar nuevas teorías, buscar en lo que ya conocemos, por lo que vamos a partir de las fuentes existentes. Estas fuentes, se encuentras en los repositorios humanos, de núcleos documentales, en las unidades de información.

Una de las cuestiones fundamentales de la Archivología contemporánea, es saber la conformación del núcleo de conocimientos que identifica su profesión. Esta cuestión incide en la formación de los Archiveros, que, respetando los elementos históricos, administrativos y legales, tienen como fundamento básico a la Diplomática en primer grado, la administración y la historia como sustento cognoscitivo.

El archivo es un todo constituido por partes de distinta naturaleza, y es imposible fundamentar el conocimiento archivístico sin comprender y controlar sus partes elementales.

La historia, la historia de la administración y del derecho, la paleografía y la archivología derivaron en conocimientos científicos, lograron en su proceso de hacerse ciencias autónomas, por derecho propio, para la Archivología, utilizando fuentes primarias, principios y metodología de la Diplomática, adaptando e incorporándolas a sus propios métodos.

Los principios, conceptos y métodos de la diplomática son universalmente válidos y ofrece objetividad al estudio archivístico y por extensión a la Documentología, derivando en una alta calidad científica. Es apropiado para las Ciencias de la Documentación en general, extraer directamente de la ciencia diplomática original, los elementos que puedan ser utilizados para el trabajo y desarrollo, aplicados a las necesidades contemporáneas.

En la década de 1960, se autonomizan las ciencias diplomática y archivística, de la dependencia exclusiva con la ciencia histórica. Entre las disciplinas no jurídicas que estudian los hechos administrativos, la ciencia archivística y la diplomática analizan estos hechos de manera específica, considerando que los hechos presentan propiedades que otras ciencias y disciplinas no tienen la función o los instrumentos para analizar.

Es entonces menester, comprender que la archivología, que estudia hechos específicos relacionados a la actividad administrativa, la Diplomática, que estudia minuciosamente la legitimidad de los documentos, se imponen a nuestra atención y convergen en una resultante de este punto de vista: la Información y el Conocimiento que conlleva y, que asume su rol especifico.

Se destaca la dificultad de comprender los sucesos actuales. En parte, la razón es que nuestra sociedad crea fuentes de información que nos presentan en forma múltiple y fragmentaria. Las Ciencias de la Documentación y de la Información, en su generalidad y considerando estos aspectos, nos hace posible tender líneas de desarrollo o fases críticas en la función de los documentos y de la documentación.

LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

COMO ÁREA DE CONOCIMIENTO

Y ESTUDIO

“ La riqueza de un pueblo no es la del suelo,
 sino la del cerebro”
Emilio Lledó

En lo que respecta a América, es de considerar como puntos de arranque de este conocimiento, a la Primera Reunión del Comité de Archivos, de la Comisión de Historia del Instituto Panamericano de Geografía e Historia, en setiembre de 1950, que recomendaba en su resolución Nº 13 "al Comité de Archivos que mantenga un órgano de publicidad de carácter americano"; resolu­ción que fue refrendada y aprobada por la Segunda Reunión de la Comisión de His­toria celebrada en Santiago de Chile en el mismo año. Esta intención de mantener un órgano de publicidad era una forma de diseminar el conocimiento en materia de Archivos, que en ese tiempo, se contaba con una limitada literatura anglo europea. Si bien pasaron varios años antes que pudiera concretarse la publicación. En el año 1958, salió el Boletín del Comité de Archivos en La Habana, Cuba, por entonces sede del dicho Comité, del cual aparecieron sólo 4 números del primer año, porque su edición posterior fue suspendida.

En la Primera Reunión Interameri­cana sobre Archivos, una de la reuniones claves en el ámbito americano, celebrada en Washington en octubre de 1961, se consideró indispensable la publicación, de una revista, para información y discusión de temas profesionales y aprobó la resolución Nº 16 de "enco­mendar a los participantes argentinos gestionar ante el Gobierno de su país la edición de una revista interamericana que cubra las actuales nece­sidades de la profesión archivística en la comunidad interamericana, y que extiendan estas gestiones ante el I.P.G.H." Las gestiones respectivas no dieron resultado concreto. Se hizo un nuevo intento de servicios archivís­ticos por medio del Boletín Informativo de la Comisión Interamericana Técnica de Archivos, creada en la arriba citada Reunión de Washington, del cual aparecieron unos números multigrafiados en los años 1962 a 1964, pero su edición también fue suspendida[1].

Otro aspecto a considerar de interés en las estructuras del conocimiento archivístico, fue la organización de la Reunión Técnica sobre el Desarrollo de Archivos, dentro del Depar­tamento de Asuntos Culturales de la Secretaría Ejecutiva para la Educa­ción, la Ciencia y la Cultura, de la Organización de los Estados Americanos; cuya consecuencia fue la contratación de la Dra. Vi­centa Cortés Alonso por seis meses de marzo a agosto 1972, en cali­dad de consultora, para efectuar estudios concernientes a la sistematiza­ción y programación de actividades de la OEA relacionadas con el desa­rrollo de archivos, que debieran concretarse en una reunión técnica. A los efectos de ampliar y profundizar sus conocimientos y experiencias ante­riores, la Dra. Cortés emprendió en los meses abril y mayo un viaje que la llevó a Caracas, Río de Janeiro, Buenos Aires, Córdoba, Lima y México, donde tomó contacto con los directores y funcionarios de importantes archivos nacionales y otros repositorios, de centros de enseñanza archi­vística y con las autoridades de las cuales dependen las instituciones respectivas.

Realizado el viaje preparó un informe sobre el Planeamiento del Pro­grama de desarrollo de archivos, que sirvió de base para la planificación archivística latinoamericana.

Los estudios de la Archivología, así como de otras disciplinas próximas, como la Bibliotecología o Biblioteconomía, la Museística o Museología, la Diplomática, la Paleografía, se conformaron como nuevas áreas del conocimiento, profundizando sus estructuras y renovando sus técnicas y aplicaciones prácticas, prácticamente se desarrollaron bajo tres áreas de Análisis, a saber: Teoría, formalmente expuesta y renovada, Investigación de conductas de la información y contenidos de la ciencia y Organización de núcleos documentales.

Desde el punto de vista archivístico, las asignaturas que se desarrollan en cada una de las tres áreas, no están claramente definidas, toda vez que se permite a cada docente la elección de área de manera voluntaria. Una de las Razones por las cuales se efectuó el SEMINARIO DE DOCENTES DE ARCHIVISTICA en Colonia Del Sacramento – Uruguay, 11-14 De Noviembre De 1991, cuyos participantes fueron:

Mariela Álvarez Rodríguez, Facultad de Bibliotecología y Archivística, Universidad de La Salle, Santa Fe de Bogotá, Colombia.

Víctor Hugo Arévalo Jordán, Instituto Superior Nº 12, Carrera de Archivística, Departamento de Investigaciones Documentarias y, Asociación de Archiveros de Santa Fe, Santa Fe, Argentina.

Alejandro Moyano Aliaga, Ana María Martínez de Sánchez, Jorge Roberto Emiliani, Escuela de Archiveros, Universidad Nacional de Córdoba, Argentina.

Dante Turcatti, Alicia Casas De Barran, Mireya Callejas De Echeverría, María G. Rodríguez, Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines, Universidad de la República, Montevideo, Uruguay.

Vicenta Cortes Alonso, Curso Organización de Archivos Históricos (OEA-España), Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos, y Documentalistas, Madrid, España.

Susana Gordo, Escuela de Bibliotecología Mariano Moreno, San Juan, Argentina.

Cesar Gutiérrez Muñoz, Archivo de la Pontificia Universidad Católica del Perú, Lima, Comisión de Archivos, Instituto Panamericano de Geografía e Historia.

María Luisa Herrera, Escuela de Bibliotecología y Archivología, Universidad Central de Venezuela, Caracas.

Clara Mauli Scherer Kurtz, Facultad de Archivología, Universidad Federal de Santa María, Brasil.

Susana P. Martínez, Instituto Superior de Formación Docente, La Plata, Argentina.

María Del Carmen Ríos, Escuela Superior de Archivística, Paraná, Argentina.

José Bernal Rivas Fernández, Escuela de Historia y Geografía, Universidad de Costa Rica, San José.

Aurelio Tanodi, director, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos (OEA), Córdoba, Argentina.

En este Seminario, se debatió ampliamente sobre los contenidos propios de Archivología como saber, como ciencia en desarrollo.

Además de las directivas sobre planes de estudio. Se reconoce principalmente que, al estilo de la enseñanza en Santa Fe (Argentina), la necesidad de elaboración de planes de estudios con asignaturas básicas similares, y la incorporación de conocimientos básicos de diferentes áreas del conocimiento y la actividad humana.

Progresivamente se forman tres núcleos de conocimiento, Teoría Archivológica en primera instancia, con un número adecuado de asignaturas “circunferentes”, de la misma forma que para Metodología de la investigación (general) en una segunda instancia y Planificación de los Archivos, en una tercera, que se corresponden con las tres áreas antes citadas. Algunos autores pueden incorporar una cuarta asignación como el Área Cultural, que prácticamente hace a la mejor concepción del papel archivístico en la sociedad.

El análisis de la Terminología permite que se comprenda mejor las principales aportaciones de la Archivología a una Sociedad de la información, conocimiento e innovación. El tratamiento de los documentos de archivo se considera actualmente, desde una perspectiva integradora de la Administración hasta su depósito definitivo en los Archivos Permanentes, y se justifica en la común búsqueda  de la optimización de los procesos documentales.

El núcleo básico de la Organización de Archivos suele concretarse en torno a los temas relacionados con la dirección general de las organizaciones, incorporan a sus temas funcionales, conocimientos a veces un poco extravagantes en apariencia, como pueden ser Comercialización, Finanzas, Marketing; pero, si nuestra crítica la efectuamos desde el punto de vista de las direcciones de Archivos nacionales o provinciales y no solo limitándonos a las funciones de Archivos, los procesos antes referidos también cuentan y tienen cabida.

En particular, el tratamiento archivístico se considera un caso concreto y especializado de la cadena documental institucional. Tratamiento orientado en los factores de los Principios: básicamente como el de Procedencia y el del Orden Original y en los modernos conceptos de la Descripción Multinivel. Es la Archivología y no la Archivísti­ca, (existe esta incongruencia terminológica) que se encarga de analizar con un grado metódico la aplicación de principios, sobre todo los citados, Procedencia (indicadores de la actividad y lugar donde se producen los documentos) y de Orden Original (indicadores de tiempo y orden en que confeccionan los documentos), como medios de consolidar la integridad arqueológica de los fondos, Pero es el Archivo el verdadero objeto de los estudios y análisis de la archivología, y sus alcances obligan a un bagaje cultural amplio y con mayor profundidad de la que estamos acostumbrados a concebirlo “Por este término, (archivo) no entiendo la suma de todos los textos que una cultura ha guardado en su poder como documentos de su propio pasado, o como testimonio de su identidad mantenida; no entiendo tampoco por él las instituciones que, en una sociedad determinada, permiten registrar y conservar los discursos cuya memoria se quiere guardar y cuya libre disposición se quiere mante­ner. Más bien, es por el contrario lo que hace que tantas cosas dichas, por tantos hombres desde ha­ce tantos milenios, no hayan surgido solamente según las leyes del pensamiento, o por el solo jue­go de las circunstancias, por lo que no son sim­plemente el señalamiento, al nivel de las actua­ciones verbales, de lo que ha podido desarrollar­se en el orden del espíritu o en el orden de las cosas; pero que han aparecido gracias a todo un juego de relaciones que caracterizan propiamente el nivel discursivo; que en lugar de ser figuras adventicias y como injertadas un tanto al azar sobre procesos mudos, nacen según regularidades específicas: en suma, que si hay cosas dichas _y éstas solamente-, no se debe preguntar su razón inmediata a las cosas que se encuentran dichas o a los hombres que las han dicho, sino al sistema de la discursividad, a las posibilidades y a las imposibilidades enunciativas que éste dispone. El archivo es en primer lugar la ley de lo que puede ser dicho, el sistema que rige la aparición de los enunciados como acontecimientos singulares. Pe­ro el archivo es también lo que hace que todas esas cosas dichas no se amontonen indefinidamen­te en una multitud amorfa, ni se inscriban tam­poco en una linealidad sin ruptura, y no desapa­rezcan al azar sólo de accidentes externos; sino que se agrupen en figuras distintas, se compongan las unas con las otras según relaciones múltiples, se mantengan o se esfumen según regularidades específicas; lo cual hace que no retrocedan al mismo paso que el tiempo, sino que unas que brillan con gran intensidad como estrellas cerca­nas, nos vienen de hecho de muy lejos, en tanto que otras, contemporáneas, son ya de una extre­mada palidez.[2] Generando la posibilidad de una doble lectura del documento, una común y una lectura mejor concentrada haciendo posible que la lectura del docu­mento sea posible comprendiendo la referencia al con­junto documental -reflejo contextual de la comunidad humana u entidad productora­ en el que se generó. Esta perspectiva cobra importancia a la hora de contemplar los aportes de la Archivología, a la sociedad de la Información, del conocimiento y de innovación, generada en un ámbito genuinamente social.

La Archivología, nace como una necesidad de sistematizar y establecer un orden, sobre los documentos producidos por las instituciones y el quehacer humano. Los archivos, denominados también tesoros en la antigüedad, fueron las primeras instituciones que conservaron y resguardaron los derechos adquiridos[3].

Los temas sobre los que se asienta el estudio formal se concretan en tomo a:

1) la estrategia, sustentada en el Ciclo Vital de los Documentos;

2) la estructura organizativa, sustentada en las estructuras institucionales;

3) el comportamiento de los individuos en la organización, sustentada en la profesionalización o especialización en las áreas que les compete y,

4) la administración de operaciones, sustentada en los riesgos y prevención.

Las organizaciones actuales son construcciones complejas que se encuentran en permanente interacción con el medio en el que desarrollan su actividad y al que de- ben adaptarse para sobrevivir. Entorno y adaptación al mismo o estrategias son partes de un todo inseparable, de ahí que en su momento expusimos la “proyectualidad” del conocimiento Archivístico.

La Archivología es la ciencia social que trata de la Organización, Funcionamiento y del estudio de los Archivos entendiendo por tal la coordinación de todas las actividades de los Archivos y la conexión de esta con el medio en que se genera y en el que desenvuelve. Desde muy antiguo se ha sentido la necesidad, tanto por parte de las personas privadas como por el Estado, y especialmente por todos los distintos niveles de la Administración, de conservar los documentos, -que hacen referencia a la ejercicio administrativo y a las relaciones jurídicas,- en lugares predeterminados por su seguridad y facilidad de recuperación documental, lo que presupone que estuvieron ordenados de modo práctico. La Archivología se considera un saber con entidad propia.

El concepto de organización en los archivos, si bien se ha tratado de simplificar con los Principios de Procedencia y de Orden Original, su evolución en el tiempo ha marcado líneas de investigación y por tanto el contenido de la disciplina. Los problemas clave en este sentido se pueden agrupar en cuatro grandes apartados:

1) la progresiva complejidad de las organizaciones; sobre todo cuando se tratan de fusiones entre ellas, sus distintas relaciones con el estado y el dinamismo de las entidades que generan secciones integras de operatividad para que después dejen de funcionar de acuerdo a las necesidades de las instituciones.

2) el alto grado de generalidad y abstracción de las funciones debido sobre todo al carácter multidisciplinar del análisis de las organizaciones; y

3) la dificultad para articular debidamente la teoría con la realidad.

La historia del archivo, íntimamente ligada a la historia del documento y de la escritura y de las entidades que lo producen, nos demuestra que en la antigüedad fue un privilegio real y sacerdotal. En la Edad Media los archivos pertenecían casi exclusivamente a los conventos y a los señores feudales.

En la Edad Moderna, prestamos especial atención por ser la época en que se asientan los conocimientos, gracias a la aparición de la imprenta, fenómeno que divide definitivamente las funciones del bibliotecario y del archivero, división que se en muchos casos se pretende ignorar, lo cual permite afrontar las tareas y especialización del quehacer archivístico.

Para comprender esta profunda división, no intencional sino consecuente al ejercicio profesional, entre la archivología y las ramas cercanas como la bibliotecología y el documentalismo, es necesario conocer, consustanciarse con la institución que los genera, el pensamiento institucional, se genera solo asimilando los fenómenos institucionales, la tradición administrativa de la institución, “Si bien es cierto que, en general, no existe suficiente conciencia, es evidente que los archivos están emplazados en el centro del funcionamiento de nuestra sociedad[4].

La Archivología contemporánea, dicta las normas para la organización científica de los archivos y sus documentos, transformándose así, en un complejo cuerpo de conocimientos englobados en su carácter científico.

Las instituciones y su organización se convierten en sistemas complejos, con estructuras de Jerarquización y de interrelación adecuadas a determinados objetivos absolutizados por las necesidades colectivas e individuales; juego de relaciones humanas de tal manera diseñada, que su actividad pasa a invadir parcelas cada vez más amplias de la vida individual y colectiva. Determinando el quehacer dentro de las instituciones visibles a las que pertenecen, encarnando valores trascendentes que suelen interpretarse como conocimiento tácito. La información de los archivos manifiesta un reflejo claro de esas actividades, contagiadas de una vida diaria, en la cual se experimenta misiones que superan el rendimiento, recubriendo el “cargo”, “puesto” desarrollado en el seno de la institución; considerando además, que un buen porcentaje de la población trabaja y depende de las instituciones y su organización, y estas influyen sobre el desarrollo personal, social y cultural.

Todo edificio, cuando hablamos de Archivonomia, capta el espíritu de su institución y se erige en un verdadero centro, debe ser explicativo de su propia existencia. Si ingresamos en un archivo, debemos entender qué es lo que ese cosmos nos explica del sentido de nuestra existencia, de nuestra vida. Esto debe suceder con cada edificio público que alberga, que "encasa" una institución.

Sólo de esa forma una obra puede ser relevante.

Los patrones de Organización de las Instituciones Archivísticas están dados sobre la base de:

-una configuración formal, estructurante y organizada, y

-una Organización espacial, archivonómica.

Por lo tanto, nos referimos a los aspectos:

Morfológicos,

Topológicos y

Tipológicos.

Las Instituciones Archivísticas manifiestan un grado de estructuración, que está sustentado por los principios básicos de Organización interna, como estructura documental, y externa como estructura administrativa.

Una de las modalidades más significativas del pensar archivístico lo constituyen sus procesos proyectuales. Nos referimos a ellos para luego ver los condicionantes más amplios del pensar en un archivero, a través de su hacer y pensar.

La evolución epistemológica de los últimos tiempos, ha reflexionado algunas fases de este saber, el campo del conocimiento es más amplio, la interdisciplinariedad es muy amplia. La construcción de una Ciencia Archivística integradora e inte­grada supone conocimiento e integración de los principios básicos de las hermenéutica documental. Hermenéutica entendida como lo anuncia Heidegger, que la "comprensión" es una estructura fundamental del ser humano y ya no una forma particular de conocimiento. Esto significa que la comprensión hace posible todo conocimiento. Ciertamente el campo de la Ciencia Archivística destaca actualmente por su primacía práctica de tratamiento y difusión de la información, logrando una diferenciación en cada tipo de administración, según sus necesidades específicas y su prác­tica históricamente consolidada antes que por la existencia de análisis teóricos de integración. La Archivología para Tanodi, es  en su libro publicado en 1961, habla de la Disciplina auxiliar o funcional de la administración  y de la historia, que hace referencia a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus fundamentos legales[5]. Se habla de un campo concreto como objeto de estudio, la información producida en las instituciones.

Al iniciar un estudio en cualquier rama del saber aglutinado bajo la clasificación de “ciencias sociales” se requiere de una precisión adecuada a las descripciones que se quieren hacer comprender o transmitir. De ahí que en Teoría no hablamos de una formulación de la Archivología como ciencia para luego tratar de demostrarla, sino más bien de una conclusión. La gestión de Archivos puede considerarse como una disciplina dentro la Ciencia de la Archivología, o un capitulo sustentado en el Ciclo Vital de los Documentos. Que tiene el carácter o la presunción de científica. Sin embargo, vamos a proceder a desmenuzar el concepto de lo que el Diccionario de la Real Academia entiende por ciencia, “ciencia es el conocimiento cierto de las cosas por sus principios y sus fines” y afirmando en una segunda acepción que “es el cuerpo de doctrina metódicamente formado y ordenado que constituye una rama particular del saber humano”. A las posturas críticas citadas se añade las que basándose sobre todo en los aportes epistemológicos originados en las ciencias físico 1 matemáticas; se toma la noción de IDENTIDAD ESENCIAL del hecho, según el cual todo hecho es igual a sí mismo, irrepetible, observando que los hechos son causales de documentación.

En la Archivología observamos el fenómeno de la siguiente manera: decimos que los Archivos, objeto formal de la Archivología, contienen documentos que son el producto de una actividad; por lo cual deducimos que la actividad es un hecho que genera documentos y estos a su vez generan documentación, el archivo deja de ser un simple depósito para convertirse en un repositorio de hechos documentados; la naturaleza de estos hechos, su Identidad Esencial, es irrepetible, pero si semejantes entre sí por las misma razón de que las actividades de una entidad están encaminados a un fin, a una determinada función, son partes de un todo orgánico. Queremos resaltar cómo, la sistematización y fundamentación de una determinada descripción de la realidad es lo que viene considerándose como el principal atributo necesario para poder discriminar una determinada materia o conocimiento como científico.

Naturalmente este proceso, históricamente, se consolida y alcanza grandes dimensiones con la difusión y generalización de la escritura y por la progresiva organización de la administración y su burocratización, superándose en todos los ámbitos con la incorporación de las tecnologías de la información y de la comunicación.

La enseñanza de la Archivística se propone y se erige, en rigor, como la enseñanza de un proceso proyectual. Los archivos no pueden identificarse en un mismo proceso creativo de archivos y de conformación, exponemos las razones:

1.- cada archivo está dotado de creatividad propia, vale decir:

-de una personalidad distinta,

-de una formación cultural determinada,

-de una imagen propia de su status

-de una imagen total en las interrelaciones que varían constantemente,

2.- cada archivo maneja un cuerpo teórico e ideológico diverso que frente a requerimientos de la institución y la sociedad, produce distintas respuestas. Todos estos aspectos son condicionantes de la secuencia de decisiones que definimos como proceso proyectual.

Estos razonamientos nos llevan entonces a dos enfoques de la reali­dad; uno de carácter Individualizador y el otro de carácter Generalizador. La Ordenación Natural es de carácter generalizador de todos los archivos, pero también es característica propia de cada archivo puesto que su organicidad determina su naturaleza propia, es decir, conlleva el carácter individualizador, así tenemos que dos enfoques de la realidad no son opuestos sino complementarios.

Se desprende entonces una noción que es la relatividad de toda generalización, realidad temporal por cuanto contiene un entorno histórico y evoluciona en la medida que evolucionan los organis­mos creadores de sus archivos, afirmando una evolución conceptual hasta llegar al término de ciencia.

Estas nociones nos permiten superar dos de los problemas planteados en el concepto tradicional, que sería la fragmentación de la realidad y el método privativo de la Archivología, ingresando así como ciencia social; social por ser producto y al servicio de la sociedad misma, en el más amplio de sus sentidos, lato sensu.

Uno de los elementos fundamentales es, el status profesional, es decir la imagen que se tiene del archivero a través del tiempo. Si tomo el momento inicial, en él el usuario y el archivero coincidían: si vamos a una comunidad primitiva, usuario y archivero son la misma cosa: no hay distinción entre ellos.

"Aunque necesariamente no se dejaba de lado el suministro de información a los servicios administrativos, ante todo se trabajaba con miras a facilitar la investigación histórica, aún era frecuente que algunos archivistas cedieran a la tendencia de conceder favor especial en su trabajo profesional a los documentos relacionados con sus investigaciones personales, encubriendo, de tal modo, el aspecto cultural mas general de su misión."[6]

El advenimiento de la revolución industrial permite visualizar con mayor claridad cómo empiezan a dividirse los oficios, qué grado de especialización y estabilidad tienen y cuán racional ha de parecer esta imagen que el profesional tiene de sí mismo y al mismo tiempo cuál ha de ser el papel social de este momento determinado.

"Esta vitalidad produce una dispersión y parcelación en corrientes múltiples. Falta acuerdo sobre el objeto, los métodos, la finalidad, la propia terminología... Por otro lado, la "mundialización" o universalización de las cuestiones teóricas, íntimamente vinculada a lo dicho, produce a su vez una difícil comunidad científica, al quedar la Archivística parcelada en elementos cuya asimilación pretenden sectores de especialistas diferentes (documentalistas, administrativas, historiadores...) La incertidumbre que se vislumbra puede estar motivada, o bien por una presumible juventud de la ciencia como tal, que no ha conseguido aún diseñar sus propias problemática y metodología, o bien por una particularidad del objeto estudiado habitualmente. Esta segunda parece ser la causa real. Porque, si bien es cierto que la Archivística a duras penas se emancipa de otras ciencias tan antiguas como ella hasta hace unos años; ciencias que tienen autonomía propia desde el siglo XIX (la historia y el derecho administrativo, por poner unos ejemplos), es no menos cierto que el trabajo diario resiste, es casi antinómico, a la reflexión científica."[7]

La revolución industrial, produce un cambio total en el panorama de las Instituciones afectando incluso a las Archivísticas, se modifica el panorama de la ciudad, donde se consolidan las sociedades, aparecen los poderes de “imperium” al decir de Lodolini, expandidos y el gran capital monopólico en el plano económico. En cualquier latitud del mundo: los profesionales son llamados a actuar en las mas diversas latitudes. Es notable el surgir de figuras y actitudes progresistas, la imagen del profesional se acentúa, de modo que las fuentes de inspiración, para diferenciarse en la toma de decisiones, se remiten mucho mas a la literatura y a la historia que al campo del pensamiento que la nueva tipología ha producido. Nos enfrentamos ante la construcción de una problemática propia.

“Las técnicas nacidas a la par que la archivística y sobre un universo teórico de referencia similar han adquirido, si bien recientemente, un estatuto científico propio. Han delimitado su problemática. Una paleografía descriptiva y como tal estéril, ha dado paso a la historia de la escritura como vehículo de organización social, de cultura y de poder, de la mano de la escuela italiana. La puesta de relieve de la historia del notariado frente al estudio descriptivo de las cancillerías, o de los primeros pasos de la codicología cuantitativa, son algunos aspectos relevantes de estos desarrollos científicos nuevos.”[8]

No se les escapa a los auto­res que se han preocupado por describir la función concreta de esta rama del saber, poseen una base común fundamental. A veces supedita al conjunto de las ciencias de la Documentación, por su formación histórica mas que todo, debemos pensar que los archivos eran custodiados por bibliotecarios e historiadores, cuyas influencias aun persisten, aun en al ámbito del Comité Internacional de Archivos. Si bien se com­parte una teoría de la información, en todos sus aspectos, también se emplea un  procedimiento documental básico, denominada como la "cadena docu­mental".

Para conocer el funcionamiento y la organización de un archivo, el Archivero analiza los Orígenes Funcionales y la Formación de los Documentos, la utilización de la información y la reglamentación jurídica que afecta y regula la existencia de las instituciones. Estos análisis afectan en la concepción de una definición de los términos que empleamos comúnmente, Archivología, Archivo, Documento, Información…

Son varias las definiciones que se han hecho de esta materia, todas coincidentes al momento de establecer los archivos como repositorios documentales; hasta ahora se plantea que la palabra archivo proviene del griego arché, que significa principio, origen de las cosas y su derivado archeión[9]. Desde sus orígenes el término Archivo se relaciona conceptualmente con edificios y muebles que custodian a los documentos, es decir, en lo que consideramos su aspecto continente, es fácil deducir entonces que una de las funciones primordiales no es la información, sino la conservación documental, la información sin el documento, pierde su valor legal. Esta aclaración es muchas veces necesaria debido a la influencia de la informática, que sugiere a la información como un principal objetivo, e incluso en muchos aspectos, pretende substituir a los conocimientos archivísticos. Es importante conocer que originalmente el criterio que los griegos tenían sobre los documentos, era que estos explican lo que ha ocurrido.

El vocablo latino  Archivum[10], adopta el significado del lugar donde se conservan los documentos públicos que dan fe de la función pública, concepto que perdura hasta nuestros días, y los documentos son los testimonios que atestiguan una acción realizada en el marco institucional. Este concepto de archivo como lugar de conservación de los documentos, hace a la esencia del trabajo profesional de los archiveros, y no cambia a lo largo de los siglos, no pierde su esencia: se confirma en la época medieval cuando se considera al archivo como una cámara del tesoro, lo que nos lleva a una figura retórica de que muchos documentos eran y son realmente tesoros, por su valor representativo, y confirma lo enunciado, tanto la cámara como la función de conservar.

Tal como enunciara anteriormente, ha sido necesaria una evolución muy larga para conformar los conocimientos de la Archivología y poder adecuarlas como una ciencia. Recién en el siglo XVII se ve a los archivos con la característica de utilidad pública y bien común. Es cuando se considera definitivamente al archivo con las características específicas como edificio donde se debe conservar los documentos con un responsable de su custodia, quien debe rendir cuentas a la autoridad productora de los documentos. Concepto que no pierde vigencia pero que desarrolla acorde con las aplicaciones de las Tecnologías de la Información.

Es en el siglo XX que se definen los archivos de manera más precisa. Después de varios escarceos sobre su descripción, observamos definiciones que los hemos analizado con detenimiento en uno de mis primeros trabajos sobre Teoría: Teoría Archivologica[11], que posteriormente se reeditaría con las correcciones actualizadas como Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología[12]. De estas definiciones han sobrevivido por su aspecto descriptivo más que definitorio la de Hilary Jenkinson[13] (1947), de origen Inglés. Un archivo es un conjunto de “documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de asuntos de cualquier tipo (privado o público), en cualquier fecha y conservados después para su consulta bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos o de sus sucesores”. Es de notar que esta definición no relaciona con un lugar, sino como un conjunto de documentos, concepto que fue aceptado por bastante tiempo, aun cuando si manifiesta la conservación como función del custodio, lo que devendría como Archivero.

Teodore schellemberg (1956). EE.UU. Nos sorprende, puesto que considera documentos de archivo solo a aquellos que han sido seleccionados para estar en el archivo. Lo cual en términos reales seria más bien una colección que un fondo, considerando que los documentos que llegan al Archivo de conservación permanente, generalmente llamado histórico, han sufrido un proceso de Selección que hace que su concepto de Fondo no sea pleno. Es discutible, y es perfectible, pero tengamos en cuenta que los procesos de valoración, selección y expurgo, si bien mantienen la naturaleza de la institución que los creo, son documentos que cumplen determinados intereses; pero, nos perderíamos en estos análisis. En actualidad el concepto de Teodore, es aceptable en los archivos de carácter permanente, pero solo como parte de Ciclo Vital de los Documentos - Este concepto sostiene también Aurelio Tanodi (1961) quien introduce del término Archivalía para documentos del Archivo Histórico, el cual sería aceptable, dada la definición que le da a este término; pero, un amplio número de Archiveros y de docentes en archivística, han adoptado el término Archivalía, para todo documento, restando efecto a su concepto original.

En realidad lo que se observan generalmente en las definiciones, es la descripción de objetivos funcionales que los archivos realizan en relación al documento, como ser: clasificarlos según su naturaleza, lo que permitirá reflejar el pasado la institución generadora de fondo, las modificaciones y alteraciones sufridas en su proceso histórico.

Si bien los profesionales de la información consideran como “su campo” el aspecto archivístico, no debemos ignorar en absoluto que sus profe­sionales, Archiveros por excelencia, desempeñan con eficacia mejor lograda su papel social y la perspectiva de los usuarios es más frecuentemente y mucho más global. Los usuarios son el desencadenante para mejorar los servicios de información. Se concibe a los documen­tos como portadores de "mensaje" o "información" o simplemente como "fuentes de información", y trata de obtener un acceso transparente e integrado.

Los niveles decisorios, sean políticos (principalmente) u administrativos, necesita de una visión integrada de los procesos de información social que deben desarrollar, incluso como garantía de su propia transparencia.

La Teoría General de la Ciencia Archivística, tiene aportaciones que realizar a la Administración, Derecho, Historia, Antropología, (hablemos de una antropología documental, al igual que se habla de una Antropología escritural) como ciencia y como práctica profesional. “El archivo no es lo que salvaguar­da, a pesar de su huida inmediata, el aconteci­miento del enunciado y conserva, para las memo­rias futuras, su estado civil de evadido; es lo que en la raíz misma del enunciado-acontecimiento, y en el cuerpo en que se da, define desde el co­mienzo el sistema de su enunciabilidad. El archi­vo no es tampoco lo que recoge el polvo de los enunciados que han vuelto a ser inertes y per­mite el milagro eventual de su resurrección; es lo que define el modo de actualidad del enuncia­do-cosa; es el sistema de su funcionamiento. Le­jos de ser lo que unifica todo cuanto ha sido di­cho en ese gran murmullo confuso de un discur­so, lejos de ser solamente lo que nos asegura exis­tir en medio del discurso mantenido, es lo que diferencia- los discursos en su existencia múltiple y los especifica en su duración propia”[14].

Consideramos entonces que al tratarse de instituciones, de una u otra forma encerradas en sino social, el paso enfático del archivero será el de asumir con mucho fundamento el papel mediador, afectado por la oferta y demanda de la información; por hoy, este papel de mediador no solo se fundamenta solo, sino que apunta a una mayor categorización de los archivos, al realizar oferta a la sociedad en la que se inscribe el archivo. Al menos si consideramos que "la archivística constituye una ciencia completa en sí, con principios universales y una literatura científica considerable en diferentes lenguas". (Lodolini. 1988) La Descripción documental deja de ser solo una consecuencia pasiva de criterios administrativos e históricos, el archivo dejo de ser una propiedad de la historia, para convertirse en un verdadero patrimonio social y contempla el servicio auténtico que proporciona al sis­tema social. El desarrollo del servicio que prestan los archivos generan y se sustentan en necesi­dades explicitas que constituyen en si, el motor de una planificación archivística general y sistemática, evolucionando y superando la fragilidad del día a día, y fundamentando su razón de ser como sistema de archivos de una sociedad integra. Es difícil, absorbidos por lo consuetudinario del día a día y desmoralizados permanentemente por la falta de liderazgo de las instituciones destinadas a ese fin, los archivos territoriales o generales. Si políticamente se comprende esto, habremos ahorrado duplicación de esfuerzos y el desperdicio de inmuebles, horas de trabajo, de las que, andamos tan escasos.

Es de señalar como consecuencia de este desarrollo, se fundaron escuelas de Archivología de un nivel superior e ingresaron en el campo laboral los Archiveros diplomados, con la misión de servir y salvaguardar los documentos que constituyen el patrimonio documental. Y no se limita ahí.

Consideremos también que la explosión documental es una realidad, lo cual permite el desarrollo de nuevos soportes, nuevas formas de transmisión de la información, modificándose inclusive, los tiempos reales.



[1] Boletín Interamericano de Archivos. (CIDA) Volumen I. Córdoba. Argentina. 1974. Pag 8.

[2] Foucaul T Michel La Arqueología Del Saber. Siglo Veintiuno Editores, S.A. De C.V. México. traducción de Aurelio Garzón Del Camino. Decimoctava edición. 1997. Págs. 219-220

[3] Arévalo Jordán, Víctor Hugo. El Acto Proyectual de los Archivos. E-libro.net editores. Argentina. 2002. Pág. 14

[4] Duchein, Michel. Prólogo. En: Fugueras, Ramón A. Els arxius, entre la memòria històrica y la societat del coneixement. Primera Ed. Castellano. Ed UOC. Barcelona. Mayo 2003. Pág. 11

[5] TANODI, Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamericana. Universidad Nacional de Córdoba. Colectánea Archivística. 1961.

[6] F. Borja de Aguinagalde. Presentación. REVISTA DE ARCHIVISTICA, Responsable de Patrimonio Documental.

[7] Id. Presentación.

[8] Ibid. Presentación.

[9] TANODl,  Aurelio. Manual De Archivología Hispanoamericna. TEORÍAS Y PRINCIPIOS. Centro Interamericano De Desarrollo De Archivos. Primera Parte. Tercera Reimpresi6n 1979. Universidad Nacional de Córdoba. Dirección General de publicidad. CÓRDOBA (R. A.) 1961

[10] SCHELLEMBERG. T. R. Archivos modernos. Principios y técnicas. Trad. Manuel Carrera Stampa. La Habana, Instituto Panamericano de Geogralía e Historia, Comité de Archivos de la Comisión de Historia, 1958, pp. 42-43,

[11] Arévalo Jordán Víctor Hugo. Teoría Archivológica. Santa Fe, Argentina. Asociación Cultural Santa Fe “Maya”, Departamento de Investigaciones Documentarias. Sección Archivística. Instituto Superior Nº 12. 1985. 91 págs.

[12] Arévalo Jordán, Víctor Hugo. Teoria, fundamentos y práctica de La Archivología. Buenos Aires, e-libro.net, 2002

[13] Arévalo Jordán, Víctor Hugo. Teoria,... opus cit. Pag. 159-

[14] Foucaul T Michel La Arqueología Del Saber. Óp. Cit. Pág. 220.

Publicado el: 23/04/2011 / Leido: 16190 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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