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PILARES DE LA E-ADMINISTRACIÓN: EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y EL TESAURO

Publicado el: 17/04/2011 / Leido: 7534 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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PILARES DE LA E-ADMINISTRACIÓN: EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y EL TESAURO

Transformación y compatibilidad: el documento audiovisual en los archivos municipales

Eugenio López de Quintana Sáenz

Director de Documentación de Antena 3 Televisión

RESUMEN

Ante la perspectiva de una progresiva mayor entrada de fondos documentales de imágenes en los archivos municipales procedentes de organizaciones vinculadas a la producción audiovisual, se plantea la necesidad de una política de gestión de estos materiales orientada a la compatibilidad en dos aspectos fundamentales: el del aprovechamiento e integración del análisis documental generado en las organizaciones de origen, y el del mantenimiento del rango de servicios existentes en estas organizaciones, incluyendo el destinado a la producción audiovisual. Se revisan asimismo los elementos característicos del análisis documental de imágenes, tanto en un entorno de archivo analógico como digital.

DESCRIPTORES

Documentos audiovisuales; archivos municipales; gestión documental; documentación audiovisual; archivos audiovisuales

ABSTRACT

Due to the foreseen increase in the amount of audiovisual footage to be received by the local municipal archives from the audiovisual sector it is deemed necessary that a compatibility policy for the management of said materials be devised for two key issues: the making use and integration of documentary analysis obtained from the original cataloguing organisations, and the maintenance of their current range of services, including the footage to be used in audiovisual production. Likewise, the characteristic features involved in footage analysis are reviewed, in both digital and analogue archives.

Keywords

audiovisual materials; local archives; archive management; audiovisual archives;

XVIII JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES

1. TIPOLOGÍA Y TRAYECTORIA DEL DOCUMENTO AUDIOVISUAL

En consonancia con el protagonismo creciente del documento audiovisual en el registro y transmisión de información, las posibilidades de que este tipo de materiales tengan entrada en los archivos municipales son cada vez mayores. En este trabajo se explorarán algunos de los aspectos más relevantes en cuanto a las necesidades de adaptación que podrían requerirse para su gestión.

La procedencia de los fondos puede ser tan diversa como lo es la presencia, en el seno de las organizaciones, de unidades asociadas a la producción audiovisual, si bien se pueden identificar con claridad cuatro fuentes prioritarias: las televisiones locales, las empresas públicas o privadas, las áreas de comunicación y prensa de las instituciones municipales, y las colecciones privadas.

En todas ellas, pero más en las tres primeras, es previsible que existan dos grandes tipos de materiales. Por un lado las imágenes procedentes de las grabaciones, lo que normalmente se denomina brutos de cámara. Por otro, las piezas ya producidas, que constituyen unidades de contenido resultado de un proceso de edición en el que se montan los brutos de cámara y otras imágenes a partir de un guión determinado y en el que se integran otros elementos para construir un determinado producto audiovisual.

En las unidades de producción audiovisual los brutos de cámara constituyen un recurso productivo de tipo patrimonial, es decir una forma de materia prima para utilizar en la generación de nuevos productos. Por su parte, los productos ya editados tienen un valor comercial de difusión, especialmente en un momento como el actual en el que las opciones de transmisión de productos audiovisuales se han multiplicado.

La primera conclusión que podemos extraer de lo anterior es que este doble componente de los documentos audiovisuales será heredado por los archivos municipales que reciban la transferencia de estos fondos, siendo probablemente el primero más novedoso en cuanto a los servicios que lleva implícitos. Es cierto que la utilización de documentos fotográficos procedentes de los archivos es una práctica habitual en el ámbito de las publicaciones e incluso de la propia producción audiovisual, pero en la edición de video se da un proceso de transformación del documento original inherente a su utilización que condiciona de forma determinante los servicios que lleva asociados.

Salvo en el caso de las colecciones particulares, es probable que en el resto de procedencias identificadas exista una determinada estructura de producción, y por tanto también una gestión documental en el mejor de los casos. Esta circunstancia es relevante cuando nos referimos a la posibilidad de que fondos documentales originariamente gestionados y utilizados en estos diferentes entornos organizativos puedan en un momento dado ser transferidos al archivo municipal de referencia.

El tratamiento documental de imágenes es sin duda el de mayor complejidad en comparación con el de otros fondos documentales, fundamentalmente por la riqueza y diversidad de contenido que incluye cada fragmento analizado. Por otra parte, es una operación que requiere la visualización de las imágenes, en muchas ocasiones en tiempo real, lo que incrementa dramáticamente las ratios de tiempo dedicadas a esta fase del trabajo

PILARES DE LA E-ADMINISTRACIÓN: EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y EL TESAURO

Esto repercute directamente en el coste en recursos humanos que se dedica a la catalogación de imágenes, y en consecuencia en la valoración de su rentabilidad. El resultado es que el contenido y la calidad del análisis documental con los que pueden recibirse estos fondos en los archivos municipales variará considerablemente, incluso para materiales procedentes de una misma organización. Posteriormente tendremos ocasión de identificar qué tipo de catalogación es a la que nos referimos.

Considerando lo anterior, nuestra principal hipótesis de trabajo es que sea cual sea la información documental obtenida de la organización origen, debería ser un objetivo prioritario para los archivos municipales depositarios su aprovechamiento e integración en los sistemas propios de gestión. Las razones resultan evidentes. Por un lado un principio de rentabilidad económica y también de realismo, asumiendo de entrada las más que probables limitaciones en dotación de recursos humanos presentes en los archivos para acometer un trabajo de tratamiento documental que además requiere una dedicación superior a la que necesitan otros tipos de documentos. Por otro, el condicionante de especialización que requiere el tratamiento de imágenes, y que al menos por el momento no es habitual en los profesionales destinados en los archivos municipales.

Hasta aquí hemos identificado ya los dos principales aspectos recogidos en el título de este trabajo. Por un lado el elemento de transformación asociado a la entrada progresiva del documento audiovisual en los archivos municipales, e impuesto por la necesidad de su gestión. Por otro la perspectiva de la compatibilidad como hipótesis de trabajo, en una doble vertiente:

 1) En el aprovechamiento y la integración de la catalogación heredada de las organizaciones de las que proceden los fondos.

 2) En el mantenimiento de los servicios asociados a la gestión de un archivo audiovisual no sólo como material de consulta, sino como herramienta de producción.

En los siguientes párrafos describiremos con mayor detalle cuáles son los fundamentos de la gestión de archivos audiovisuales en las unidades de producción audiovisual, orientados exclusivamente a la conservación y la reutilización permanente. La viabilidad de que estas condiciones se mantengan tras un proceso de transferencia de materiales al archivo municipal de referencia dependerá más de la planificación y las decisiones específicas tomadas en cada archivo, que de un procedimiento común establecido para este fin.

2. DIVERSIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE IMÁGENES

Si bien la digitalización de la producción audiovisual, y en consonancia también de su gestión documental, están plenamente implantadas en nuestro país, existen múltiples archivos audiovisuales que poseen la totalidad o una parte sustancial de sus imágenes todavía en soportes analógicos. De hecho, incluso en organizaciones que han digitalizado sus sistemas de producción, es muy frecuente que existan archivos de cierta envergadura a la espera de que se acometa su digitalización retrospectiva.

Esta dualidad se traslada también al ámbito de la gestión documental, y es habitual que en las organizaciones convivan dos o más sistemas y bases de datos diferentes también a la espera de que se lleve a cabo la integración que permita una gestión y búsqueda unificadas.

En una situación de transferencia de fondos de imágenes a un archivo municipal en la que se de esta circunstancia de diversidad, la complejidad existente en la organización de origen se traslada a la entidad de destino, que se ve forzada a una unificación ineludible, pero a menudo sin los recursos humanos y técnicos que lo hacen posible.

Analicemos algunos de los condicionantes que un archivo municipal podría enfrentar en un proceso de transferencia de materiales audiovisuales procedentes de otra organización.

2.1 distintas bases de datos coexistiendo en la misma unidad de información.

Se trata de una situación bastante común y no precisamente exclusiva de los centros de documentación o archivos audiovisuales. En la mayoría de los casos responde a la propia evolución de las unidades de información dentro de una política de mejora de los sistemas y los procedimientos de trabajo. En estas circunstancias es más probable que la migración entre aplicaciones se haya completado o que al menos exista una equivalencia entre sistemas que permita la gestión o, cuando menos, la búsqueda conjunta.

Otras veces viene motivada por la caducidad de las aplicaciones o tras un historial de fusiones o adquisiciones corporativas en la empresa origen. En estos casos las garantías de unificación no están aseguradas, y la migración entre aplicaciones puede estar pendiente de acometer. Este es el peor de los escenarios, ya que las migraciones son procesos muy delicados que requieren un conocimiento profundo de las estructuras de partida y de la propia organización.

Puesto que nuestra hipótesis es que los archivos depositarios aprovechen los metadatos originales, es decir que estos se integren en sus aplicaciones corporativas, cualquier dispersión en los datos de origen es un serio inconveniente que puede complicar o hacer inviable la integración el proceso.

La opción más aconsejable sería contemplar, como parte de la operación de transferencia, la incorporación temporal al proyecto de un técnico procedente de la organización propietaria del fondo durante la integración de los sistemas hasta completar la migración. Este sería sin duda uno de los capítulos presupuestarios más prioritarios.

2.2 Fondos catalogados en entornos analógicos y digitales.

La situación anterior de ausencia de homologación entre bases de datos se complica con la entrada en explotación de sistemas de producción digital. De los cuatro tipos de procedencia que identificamos en los primeros párrafos, es más que probable que todos, con la posible excepción de los propietarios particulares, hayan iniciado o completado ya con éxito esta transición.

Sin embargo, la digitalización de los sistemas de producción no suele ser homogénea en empresas de cierta envergadura, y desde luego no representa necesariamente una digitalización equivalente de los fondos de archivo. Esto incrementa las posibilidades de dispersión dentro de una misma organización en cuanto a recursos de catalogación, siendo además la brecha considerablemente mayor entre los fondos gestionados y catalogados en los sistemas tradicionales y los que ya se han tratado en formato digital en cuanto a funcionalidad y posibilidades, como luego veremos,

Pocas recomendaciones específicas pueden hacerse respecto a este punto, salvo la de recordar que en materia de unificación de bases de datos la asimilación entre metadatos obtenidos en entornos analógicos y digitales es absolutamente viable, y más accesible que lo que probablemente podría parecer.

Paradójicamente, puede existir un mayor riesgo de incompatibilidad entre sistemas digitales, situación poco frecuente en los comienzos de la transición digital pero que hoy va siendo más y más habitual. Las razones de esta convivencia son diversas, pero básicamente se produce como consecuencia de la propia evolución tecnológica y del reemplazo progresivo de sistemas que en los primeros momentos tuvieron un importante componente experimental. La incompatibilidad viene provocada por ser muchas de estas nuevas plataformas de producción digital sistemas cerrados, sobre todo los de primera generación, y por una política de implantación no sistemática que a menudo ha conducido a la existencia de islas de producción independientes cuya integración nunca termina de acometerse.

2.3 ausencia de estandarización

En el ámbito de los archivos fílmicos existen referencias para la catalogación normalizada como son las reglas de la Federación Internacional de Archivos Fílmicos (http://www.fiafnet. org/es/) o el reciente proyecto del Comité Europeo de Normalización para el desarrollo de una norma europea para la descripción de fondos fílmicos. Paralelamente, la Federación Internacional de Archivos de Televisión (http://www.fiatifta.org/cont/index.aspx) intentó en su momento la implantación de una Minimum data list para la catalogación de materiales audiovisuales en televisión, que sirvió como referencia para la elección de unos campos de descripción comunes pero que no se constituyó en una norma como tal.

En la práctica los archivos asociados a la producción audiovisual han carecido de una norma común, incluidas las grandes cadenas de televisión de todo el mundo, y han basado la construcción de sus sistemas de gestión documental sobre criterios propios de utilidad y funcionalidad. Esta situación se ha exportado a los ámbitos donde la catalogación vive asociada a herramientas de producción digital, pese a la existencia de numerosos estándares creados para la sistematización de los metadatos asociados a las imágenes.

Estos estándares, algunos de implantación y aplicación compleja imposibles de acometer sin un rediseño profundo de los modelos de datos ya existentes, presentan a su vez un alto grado de incompatibilidad entre sí. La ingeniosa asociación que se ha hecho en otras ocasiones de los estándares de metadatos con los cepillos de dientes sigue hoy en plena vigencia: todos los vemos necesarios, pero cada uno preferimos el nuestro.

En realidad la estandarización de los metadatos no es un tema prioritario para los archivos audiovisuales orientados a la producción en una organización, pero toma relevancia cuando existe posibilidad o necesidad de intercambiar información con otras organizaciones. En este sentido los archivos municipales pueden aplicar un criterio similar a la hora de establecer sus prioridades.

2. 4 Materiales tratados y no tratados

Por circunstancias diversas algunos archivos no son capaces de procesar todos los materiales que reciben, o bien se ven obligados a una catalogación de emergencia a la espera de poder disponer más adelante del tiempo necesario para completar el trabajo. Un tiempo que en ocasiones no llega nunca. Es frecuente encontrar en los archivos audiovisuales de las organizaciones bolsas de materiales pendientes de tratamiento y atrasos crónicos o temporales en catalogación. Varios aspectos deben tenerse en cuenta cuando se trata de transferir fondos en estas circunstancias a otra institución.

El objetivo esencial es disponer de unos datos de descripción básica de cada uno de los documentos antes de ser transferidos. Las posibilidades de identificación del contenido de las imágenes se reducen drásticamente cuando los materiales se desvinculan de la organización en la que fueron generados. También el tiempo transcurrido desde su creación aumenta la dificultad.

En ocasiones los atrasos en el tratamiento son consecuencia de un intento por mantener las pautas de catalogación establecidas. En este sentido es preferible cualquier dato identificativo, ya sea un título o, en el mejor de los casos, una breve descripción del contenido, que tratar de realizar una catalogación completa. Como luego veremos, la información textual es la más relevante en la búsqueda y recuperación de imágenes.

Por otra parte, en el nuevo universo de las imágenes digitalizadas, determinados elementos de catalogación considerados indispensables en las bases de datos puramente referenciales han perdido parte de su utilidad. La disponibilidad de elementos referenciales visuales incorporados a las bases de datos, o el acceso online a las propias imágenes, permiten sustituir las descripciones exhaustivas por otras que garanticen ciertos resultados en la interrogación de una base de datos para la posterior visualización de los documentos encontrados.

Sin embargo esta no es una opinión universalmente aceptada y de hecho es objeto de cierta controversia en la que se suele debatir sobre el riesgo de pérdida de la ortodoxia documental que se asume renunciando a determinados modelos de catalogación. En los siguientes epígrafes completaremos esta información.

2.5 presencia dominante de la información descriptiva textual

La catalogación de imágenes en los archivos audiovisuales, o la gestión de sus metadatos si optamos por esta nomenclatura, incluye tres tipos de información: los metadatos de tipo técnico sobre el soporte o las características de los ficheros de video, en el caso de los archivos digitalizados; la información descriptiva del contenido basada en información estructurada y tablas de datos; y la información descriptiva textual, lo que se conoce por información a texto libre.

En los sistemas digitales también se suele considerar metadatos a todo tipo de información referida a los asset de video que varía de forma dinámica, como pueden ser los datos de ubicación simultánea de un material en los distintos dispositivos del sistema, el historial de ediciones realizado a partir de un fragmento determinado, o los contadores de tiempo que determinan la permanencia de un material en un determinado entorno. En realidad se entiende por metadato de una pieza de video todo aquello que no es el material en sí mismo, y por tanto el rango de tipos de información incluido en esta categoría es muy amplio.

De todos ellos, es la información textual sobre la que descansa la búsqueda de imágenes, y es, como se sabe, una información no estructurada. En el proceso de producción audiovisual la necesidad de localización de fragmentos de imágenes o planos es constante. El plano se constituye como la unidad de contenido de referencia, y por este motivo la descripción textual de su contenido es un anclaje esencial en la búsqueda de imágenes. Es una información que tiene como objetivo sustituir las imágenes por una descripción selectiva de su contenido que salve su limitación para ser directamente interrogadas en una base de datos. Sin embargo, como dijimos anteriormente, esta información es costosa de generar en términos de recursos humanos, y además su valor de recuperación es directamente proporcional al esfuerzo descriptivo realizado.

Asumiendo por tanto que la descripción de planos es una herramienta esencial en la catalogación de imágenes y costosa en términos económicos, para los archivos municipales sería importante mantener la integridad entre los fondos audiovisuales transferidos y los datos catalográficos originales cuando existan, aunque esto pueda exigir adaptaciones de cierta envergadura en los modelos de datos existentes.

Determinar el grado de transformación requerido para este propósito queda fuera del ámbito del presente trabajo. Sin embargo será importante tener en cuenta dos aspectos fundamentales. El primero es que un documento audiovisual puede ser contemplado como un contenedor de múltiples unidades documentales independientes, susceptibles de ser localizadas y utilizadas de forma totalmente desvinculada del documento principal. Estas unidades podrán o no identificarse con los planos en relación uno a uno. El segundo es que, pese a lo anterior, la gestión documental y la catalogación del documento completo y de sus diferentes unidades de contenido debe hacerse de forma integrada, evitando así repeticiones de los datos generales en la catalogación de las unidades de siguiente nivel.

El protagonismo del elemento textual descriptivo en las bases de datos de imágenes conduce necesariamente a una heterogeneidad en los elementos esenciales de recuperación. Es el ámbito desnormalizado del texto libre, un territorio poco explorado en el que las tradicionales carencias de la implantación comercial de los sistemas de tecnologías de la información, mucho más normalizados, se han suplido con entornos documentales y estrategias de interrogación basadas en operadores posicionales y booleanos y construidas en el momento de la búsqueda.

Esto nos conduce a un debate abierto sobre la necesidad o no de indexación manual de los documentos audiovisuales, y del uso de tesauros para la elección de descriptores durante la catalogación. Un asunto que parece encajar perfectamente con el tema central de las jornadas en las que se presenta este trabajo: “El Cuadro de Clasificación y el Tesauro: pilares archivísticos de la e-administración”.

2.6 Tesauros, ontologías, taxonomías, relaciones semánticas y estructuras morfológicas

El uso de descriptores onomásticos y temáticos en la catalogación de imágenes ha sido práctica habitual en muchos centros de documentación y archivos de todo el mundo. Se han considerado siempre un elemento imprescindible para destacar los elementos de contenido realmente significativo de un documento, evitando la distorsión de ruido o silencio provocada en las búsquedas en el caso de que la recuperación se realice a partir de los campos descriptivos. Según este punto de vista, la presencia de un término en un campo de catalogación textual descriptivo no garantiza que el tema del documento sea cuantitativa y cualitativamente relevante respecto a dicho término. Por otra parte, los descriptores resuelven la ambigüedad de la sinonimia, de modo que de un modo y otro se atenúan los riesgos de distorsión de ruido y silencio en las búsquedas.

Sin embargo, estos principios fundamentales no son siempre de aplicación cuando la extensión del documento catalogado implica un contenido multitemático dentro de la misma unidad documental. Algo frecuente en el documento audiovisual y que además se corresponde con la realidad funcional de recuperación parcial de fragmentos de videos por planos que existe en la industria audiovisual, como ya hemos visto anteriormente.

En consecuencia podría decirse que dentro de un mismo documento pueden existir diferentes unidades temáticas de uno o más planos cuyos descriptores complementarios a la descripción textual de cada plano no son comunes a todos ellos. Esto representa un gran riesgo de ruido en la búsqueda mediante operadores booleanos, puesto que en un resultado satisfactorio de un cruce determinado de términos no se garantiza que los términos de indexación estén referidos al mismo plano, sino al documento en su conjunto.

Sin entrar a gran detalle, esto conduciría a una toma de decisión en el modo de concebir la gestión documental y la catalogación de un archivo de video: o bien mantener físicamente una unidad documental con múltiples contenidos catalogados de forma independiente, o bien dividir físicamente el documento original en diferentes unidades documentales con catalogación a su vez independiente. En ambos casos se asegura una mayor precisión en la asignación de descriptores, pero los dos encarecen de tal modo el trabajo de catalogación que lo hacen inviable.

La alternativa pasaría por la combinación de varios elementos: la renuncia a la indización o asignación manual de descriptores durante la catalogación; la implantación de sistemas de filtrado de búsquedas sobre el texto descriptivo bajo la aplicación automática de reglas morfo-lingüísticas; la indexación automática de textos; y la creación y mantenimiento de un cuerpo de ontologías que se utilice también de forma automática en el filtrado de las búsquedas y permita un establecimiento de relaciones entre términos más versátil que el de los tesauros tradicionales.

La utilización de un corpus terminológico de estas características enlaza bien con las tareas habituales de creación y mantenimiento de tesauros que se han venido desarrollando en archivos y centros de documentación, y de hecho en esta propuesta alternativa de trabajo seguirían ocupando un lugar central en todo el proceso de gestión documental. La principal diferencias respecto al uso tradicional del tesauro son las posibilidades más abiertas creación de nuevas relaciones entre términos, aparte de las habituales de tipo jerárquico y asociativo, por un lado, y la sustitución de la indización manual por la automática, por otro.

A su vez la extracción automática de descriptores onomásticos y temáticos, frente a la indización manual realizada durante la catalogación, se ejecuta durante la búsqueda de forma dinámica. Los términos introducidos en la estrategia de interrogación en lenguaje natural son rastreados en los campos descriptivos textuales de los documentos, y luego filtrados por el corpus terminológico existente, explotando todo el establecimiento de relaciones fijado de antemano.

En el rastreo de términos mencionado prima la ambigüedad lingúistica, por ejemplo cuando se detectan sustantivos cuya grafía coincide con nombres propios o apellidos. Pensemos por ejemplo en los términos valle, iglesias, casas o zapatero, entre otros. Para salvar esta esta dificultad se aplican durante el rastreo algoritmos basados en las reglas más habituales de la morfología lingüística, según las cuales determinados patrones se repiten y permiten inferir asociaciones de términos que funcionan como descriptores. Un ejemplo sería la localización de gerundios por la identificación de su forma gramatical, que combinados con la identificación de un entidad de tipo onomástico precedente permite asociar, en una búsqueda, una acción a una persona.

Finalmente mencionaremos brevemente la posibilidad que ofrecen algunas presentaciones gráficas de navegación visual a través de árboles dinámicos representativos de los términos de un cuerpo terminológico determinado. Son aplicaciones destinadas al usuario final que simplemente trasladan las relaciones previamente establecidas entre términos a un interfaz visual dinámico que se va desplegando por iniciativa de quien realiza la consulta. figura . Representación visual de Visual thesaurus (http://www.visualthesaurus.com/)

 

2.7 elementos visuales de catalogación y búsqueda de información

La gran novedad de la catalogación de imágenes en formato digital es la posibilidad de utilización de elementos icónicos obtenidos del documento como metadatos visuales representativos de su contenido y, potencialmente, también de búsqueda.

Entre las opciones más extendidas está la extracción de fotogramas o “keyframes”. Es un proceso que puede hacerse de forma manual o automática, en este caso aplicando criterios de reconocimiento de cambio de plano o rangos de tiempo. La vista simultánea del contenido de un documento audiovisual, que de otro modo tendría que visualizarse en modo reproducción, es la principal utilidad de este tipo de metadatos. Sin embargo, si lo que se desea es utilizar el contenido de estos keyframes como elementos de búsqueda, entonces tienen que ir asociados a una descripción textual de su contenido que pueda ser interrogada a través de una búsqueda convencional en una base de datos, como ya comentamos.

Algunos sistemas están utilizando ya imágenes fijas como elemento de localización de otras imágenes similares alojadas en la misma base de datos, ya sea mediante comparación de los patrones de color como de la distribución de objetos y formas. Se trata de una tecnología emergente que tiene un rango de utilización determinado y que aún se encuentra en desarrollo, pero que es de aplicación en entornos de producción donde se priorizan la localización de imágenes por sus elementos gráficos.

Una interesante funcionalidad asociada a la extracción de “keyframes” es su utilización como punteros de acceso al fragmento de video que representan, evitando visionados innecesarios para localizar un plano. Desde el punto de vista de la catalogación, permiten además modular el nivel de detalle en el análisis documental, ofreciendo diversas posibilidades de combinación entre imagen y texto, o incluso pudiendo ser utilizados para destacar visualmente un detalle aunque este no esté descrito.  

figura . Página de consulta del archivo Getty Images (http://www.gettyimages.com) en la que se muestran los fotogramas representativos y la opción de visualización del material completo.

El segundo elemento visual al que nos vamos a referir es la versión en baja resolución del material completo. Cuando hablamos de baja resolución asumimos la existencia de una o más instancias del material de archivo en calidades superiores, siendo estas las destinadas a la edición de materiales y la primera, utilizada como material de visionado.

Esta dualidad ha venido determinada por las limitaciones de los sistemas de almacenamiento de video, pero sobre todo, y en mayor medida, por la restricciones de las redes de transferencia de datos. De este modo se establece una diferencia entre el material que se utiliza para la búsqueda y el visionado de imágenes, a través de las versiones en baja calidad, y el seleccionado y utilizado en el producto final, menor en volumen y con exigencia de una calidad superior que permita mayor versatilidad y precisión en la edición.

En la práctica, en las unidades de producción audiovisual se produce una convivencia de formatos y calidades cuya variedad aumenta cuanto mas diversa es la procedencia de las imágenes con las que trabaja. De hecho la diferencia entre baja y alta resolución se ha quedado obsoleta, pues pueden existir diversas versiones de calidades diferentes coexistiendo en un mismo sistema, hasta el punto de requerirse el uso de conversores que automatizan el paso de un formato a otro para garantizar la compatibilidad en edición. Examinaremos qué puede representar para los archivos municipales esta circunstancia en el apartado siguiente.

En sentido estricto no puede decirse que la versión íntegra de un documento audiovisual pertenezca al dominio de la catalogación o de los metadatos, como ya vimos. Sin embargo, la posibilidad de acceso inmediato desde cualquier elemento de la ficha catalográfica al documento completo representa una reciente novedad en el medio audiovisual y puede implicar cambios drásticos en las políticas de catalogación.

La transformación puede llegar asociada a los conceptos de rentabilidad y productividad que ya vimos anteriormente, y en consecuencia también al debate sobre la ortodoxia en el tratamiento documental, y se basaría en dos elementos vinculados a la búsqueda de imágenes. Por un lado está el cuestionamiento de la necesidad de una catalogación exhaustiva al sustituirse el modo referencial de gestión de la información por una accesibilidad inmediata al documento completo. Por otro la aceptación de una menor pertinencia en el resultado de una estrategia de búsqueda, incorporándose al proceso de búsqueda una posibilidad nueva como es el descarte visual de los documentos no pertinentes ya sea a través de los fotogramas representativos como del visionado del video en última instancia.

2.8 la gestión heredada de los derechos de utilización de imágenes

Los condicionantes legales para la utilización de imágenes en producción son tan determinantes, que no es posible gestionar un archivo audiovisual sin un control exhaustivo de las limitaciones y permisos de uso existentes para cada tipo de material.

Sin embargo, y aunque resulte paradójico, esta información tan esencial no siempre está bien administrada por parte de las organizaciones que poseen archivos propios en el sector audiovisual. Para ello se requiere establecer un procedimiento de transferencia de información entre las áreas de producción y el archivo cuya complejidad aumenta en la medida en que lo hace la propia estructura de la organización. Una cierta falta histórica de hábito en la concepción de la necesidad de esta información, y el dinamismo en ocasiones deliberadamente caótico que caracteriza a los procesos de producción audiovisual, han contribuido a perpetuar esta carencia en el tiempo.

No obstante la situación está cambiando drásticamente a medida que va tomando cuerpo la repercusión económica del incumplimiento en materia de derechos de autor y de la legislación sobre los derechos de las personas. Esto ha propiciado también un mayor control por parte de las organizaciones y una inclusión creciente de metadatos referidos a este ámbito en la catalogación de imágenes. En lo que respecta a la transferencia de materiales hacia los archivos de las instituciones locales, por tanto, la situación será heterogénea, pero se trata de una información cuya existencia o ausencia debe ser cuidadosamente valorada antes de disponer los archivos al acceso público.

Los dos grandes apartados a tener en cuenta son los criterios contractuales y los criterios legales. Los primeros afectan a la propiedad original de las imágenes y a las condiciones de cesión con las que estas fueron incorporadas a un determinado circuito de producción. La casuística es tan variada que resulta imposible recogerla en este trabajo, pero sería necesario distinguir dos grandes bloques de imágenes: aquellas que fueron generadas por la organización que deposita el material, y sobre las que por tanto existirá probablemente pleno derecho de utilización, y las que fueron objeto de un contrato de uso determinado.

Estas últimas son las que presentan una mayor complejidad de gestión. Por un lado por las diferentes variables que se contemplan en la cesión de imágenes, entendiendo por cesión la autorización temporal de su utilización. Estos elementos pueden ser el período temporal, el ámbito geográfico y el medio de distribución del producto final. La otra gran dificultad, mayor si cabe, radica en que las imágenes con restricciones de utilización pueden encontrase intercaladas con otras que no lo están cuando se trata de producciones ya editadas. Sólo en organizaciones con un nivel avanzado de organización interna esta referencia se mantiene tras el proceso de edición en las bases de datos, ya que requiere un flujo constante de información desde producción al archivo, un sistema informático de gestión que permita asociar metadatos de este tipo a un corte específico delimitado por dos códigos de tiempo, y recursos humanos para la introducción de los datos a ese nivel de detalle.

El segundo gran bloque de aspectos a contemplar son los de tipo jurídico o legislativo, y en concreto los que hacen referencia al derecho al honor, la intimidad y la propia imagen, según la legislación española. Los principales motivos de la vulneración de estos derechos vienen por la utilización de imágenes o voces identificables de personas sin su autorización, o el uso de fragmentos que en su momento fueron autorizados pero que se realiza en contexto distinto al de la autorización inicial.

Siendo estas limitaciones aplicables de forma objetiva según legislación, no requieren de una administración específica salvo cuando se trate de registrar las excepciones a la norma general previamente acordadas con los interesados. Sin embargo los documentalistas, como intermediarios en la búsqueda de información, sí pueden en la práctica favorecer el cumplimiento de las diferentes restricciones ofreciendo alternativas en las que estas no sean de aplicación. Por otra parte también existen las excepciones vinculadas al derecho a la información y libre expresión, que aplican bajo circunstancias de veracidad mediante el contraste con datos objetivos, el interés general o relevancia pública y la distinción entre personas privadas y con proyección pública.

Mención aparte debe hacerse de las limitaciones existentes para el uso de imágenes donde aparezcan menores de edad, en el que se ha de evitar de forma taxativa la referencia a sucesos o situaciones desfavorables, la identificación indirecta a través de elementos identificadores de su entorno cotidiano y cualquier revelación de situaciones íntimas desfavorables.

3. Archivo y transferencia de la información

Para terminar nos referiremos brevemente a dos aspectos asociados a la gestión de archivos de imágenes, como son los sistemas de almacenamiento y las opciones de transferencia de información a usuarios. Si bien ambos son conceptos familiares en el ámbito de la gestión de archivos, su aplicación a materiales audiovisuales presenta algunos elementos claramente diferenciadores.

En primer lugar hay que referirse a la dualidad analógico-digital, que puede darse incluso para fondos de un mismo archivo de origen, como ya hemos visto. Es más que probable incluso que esta dualidad sea simultánea para un mismo documento en los casos en que tras la digitalización del soporte analógico no se hayan tomado decisiones para su eliminación. El archivo destino heredaría en este caso un delicado e ineludible compromiso de toma de decisión sobre la conservación a largo plazo de las instancias digitales exclusivamente.

Con independencia de lo anterior, las instalaciones deben contemplar el alojamiento tanto de soportes analógicos como digitales. Los primeros requieren condiciones ambientales constantes en cuanto a temperatura y humedad relativa, así como unas precauciones específicas en su manipulación. Por otra parte es imprescindible la dotación de equipamiento que permita su lectura, circunstancia que nos es fácil de asegurar a futuro dada la obsolescencia de varios de los formatos de video vigentes en las pasadas décadas y la descatalogación de algunos equipamientos. Finalmente es necesario establecer una forma de consulta pública a los documentos, bien generando copias de visionado, opción que encarece sustancialmente el servicio, o mediante préstamo interno del documento, alternativa poco recomendable por los riesgos de deterioro del soporte. Esta encrucijada ya se da en los archivos no transferidos de las empresas de producción, que la solventan con decisiones aplicadas a una comunidad de usuarios inferior a la que potencialmente puede existir en el servicio público de un archivo municipal. Pero la gran alternativa en cuanto a accesibilidad viene de la mano de la digitalización de los archivos.

La transferencia de archivos digitalizados minimiza muchas de las exigencias de conservación de los soportes analógicos, pero probablemente requiere otro tipo de infraestructura que suponga aún una mayor necesidad de adaptación de las instalaciones habituales de los archivos municipales.

En la actualidad el almacenamiento masivo de imágenes digitalizadas en calidad y formato profesionales se resuelve con la dotación de librerías robotizadas de cintas de datos. Estas librerías se complementan con dotaciones de servidores de almacenamiento en línea para los materiales de mayor uso o en tránsito hacia el archivo, pero el almacenamiento en disco de grandes volúmenes de imágenes no es todavía viable dado el peso de los ficheros.

En este caso se invierte la valoración que hacíamos sobre las copias de visionado, que prácticamente es la única vía para la consulta pública y acceso continuado a los fondos de un archivo audiovisual digitalizado, y en especial en modo remoto. La ventaja radica en que la mayor parte de los archivos audiovisuales digitalizados cuentan con una réplica en baja resolución para el mismo propósito, de modo que es viable mantener como requisito de una hipotética transmisión de fondos que ambas copias se transfieran conservando su asociación.

Por último hay que contemplar también, junto a los requisitos de almacenamiento, las formas de acceso a los materiales digitalizados. La opción más favorable es la de la integración de los elementos icónicos de catalogación y de los ficheros de baja resolución en las aplicaciones utilizadas para la gestión del resto de fondos. La adaptación o los nuevos desarrollos que esto requiera será sin duda objeto de un estudio detallado y un proyecto que cada archivo debe acometer según su situación de partida. Esto garantizaría el acceso a los fondos en modo consulta, pero si se quiere mantener un servicio de archivo orientado a la producción, habrá que incorporar la tecnología necesaria para la transferencia de los materiales en alta resolución.

Terminaremos diciendo que este nuevo escenario tecnológico que se presenta como requisito para la gestión de un fondo de imágenes digitalizadas no es estático. La evolución de soportes, formatos y aplicaciones es constante y se produce a una velocidad proporcionalmente mucho mayor que lo hacía el entorno técnico de la producción analógica. Los archivos audiovisuales están vinculados a esta evolución y por tanto obligados a migraciones periódicas entre formatos y renovaciones de equipamientos que permitan su accesibilidad en los nuevos entornos tecnológicos. Un elemento más de transformación que añadir a las diversas cuestiones ya identificadas, en este caso en probable contradicción con la situación de mayor estabilidad que se da en los archivos municipales una vez que sus fondos han sido digitalizados.

4. Conclusiones

La entrada en los archivos municipales de materiales audiovisuales procedentes del mundo de la producción audiovisual comienza a ser una tendencia que previsiblemente acabe consolidando a corto plazo debido a la predominancia del elemento multimedia en todos los ámbitos de la información y la comunicación.

Esto supone de partida una cierta discordancia entre los criterios, herramientas y servicios habitualmente identificados en los archivos municipales y fundamentalmente orientados a documentos escritos o fotográficos, con los requerimientos que presentan las imágenes en cuanto a gestión documental.

Ante esta situación se plantea como hipótesis la necesidad de adaptación a estos nuevos requerimientos, sobre la base de acometer las transformaciones necesarias que aseguren la máxima compatibilidad entre los ámbitos de origen y destino de los documentos.

Se proponen dos líneas de actuación. La primera dirigida a garantizar que la inversión realizada en la catalogación de imágenes en la entidad de origen sea aprovechable mediante la integración de los metadatos generados en el sistema de gestión del archivo depositario. Esto incluye tanto los campos descriptivos de planos como los elementos icónicos procedente del propio documento, y conduce a un posible replanteamiento de los procedimientos manuales de indización. La segunda está orientada al mantenimiento de los servicios prestados por los archivos y centros de documentación de las instituciones de donde proceden los documentos, manteniendo la accesibilidad a estos materiales desde los ámbitos de la producción audiovisual.

Una amplia heterogeneidad y ausencia de normalización en el primer caso se convierten en serios condicionantes, unidos a la necesidad de administrar información especialmente sensible relativa a los derechos de utilización. Por su parte, el mantenimiento de servicios representa un esfuerzo tecnológico considerable si se quiere asegurar tanto el almacenamiento masivo y la compatibilidad tecnológica a largo plazo, como la infraestructura para permitir la transferencia de imágenes.

5. Bibliografía recomendada

Barnuevo Rocko, Elena El documentalista en el entorno actual de los medios de comunicación audiovisuales como gestor de imágenes., 2009 . In XI Jornadas de Gestión de la Información: Servicios polivalentes, confluencia entre profesionales de archivo, biblioteca y documentación, Madrid, 2009-11-19/20. [Conference Paper] http://eprints.rclis.org/1 08/

Caldera Serrano, Jorge and Rodríguez Rodríguez, Esther (2005) Propuesta de un sistema de información documental para las televisiones locales. Anales de Documentación 8:pp. 21- 6.

Cenalmor, Raúl Lorenzo. Química y electrónica en la conservación de la memoria audiovisual, 2009 en Jornada de archivos invisibles. Los fondos audiovisuales que no conocemos. Madrid, septiembre de 2009. [sin publicar].

De Jong. Annemieke. Los metadatos en el entorno de la producción audiovisual. Una introducción. Traducción española de Jesús Andérez, Federación Internacional de Archivos de Televisión (FIAT/IFTA), Netherland Institute for Sound and Vision, Hilversun, 200 , 60 pp.

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López-de-Quintana, Eugenio Transición y tendencias de la documentación en televisión: digitalización y nuevo mercado audiovisual. El Profesional de la Información, 200 , vol. 16, n. 5, pp. 9 - 08. http://eprints.rclis.org/1 992/1/texto.pdf

López de Solís, Iris Nuevos perfiles profesionales en el mundo de la documentación audiovisual: el “researcher”., 200 . In IX Jornadas de Gestión de la Información, Madrid (Spain), 22-2 November 200 . [Conference Paper] http://eprints.rclis.org/1225 /1/SedicJGI0 -Lopez.pdf/  

Martínez, Virginia El documentalista audiovisual als serveis de documentació de les televisions locals., 2008 . In 11es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació, Barcelona (Spain), 22-2 May 2008. (Unpublished) [Conference Poster].

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Wright, Richard. What Archives Want. The requirements for Digital Technology. EBU Technical Review, October, 2006, pp 1-10. http://tech.ebu.ch/docs/techreview/trev_ 08-archives.pdf

Publicado el: 17/04/2011 / Leido: 7534 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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