PRINCIPIOS DE EVALUACIÓN DE ARCHIVOS

Publicado el: 31/10/2009 / Leido: 12165 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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PRINCIPIOS DE EVALUACIÓN DE ARCHIVOS

Autor: T.R. Schellemberg

Primer archivista asistente de los Estados Unidos.

Los documentos tanto públicos, como privados, tienen toda clase de valores.

El primer valor de los documentos públicos es para el gobierno mismo, puesto que son necesarios para su valor administrativo, legal y fiscal. Constituyen las herramientas básicas por medio de las cuales realizan sus actividades. Contienen evidencias de compromisos legales y financieros que deben preservarse para proteger al gobierno. Sintetizan la gran reserva de experiencia oficial que el gobierno necesita para tratar los problemas con que se enfrenta. En resumen son base sobre la cual se cimenta la estructura gubernamental.

El segundo valor de los documentos públicos es para los ciudadanos a los cuales sirve el gobierno, ya que contienen pruebas de titulo de propiedad de tierras, pensiones, ciudadanía, servicios médicos y de bienestar social, y muchos derechos.

Pero hay valores que son inherentes a los documentos públicos después de que han terminado su valor primario, luego que han servido a los funcionarios gubernamentales y a los ciudadanos que tienen relaciones con el gobierno. Esto son los valores de investigación; valores por los que los archivistas están interesados, ya que las instituciones archivísticas han sido creadas para conservar los documentos para uso investigativo; estos son algo mas que centros de documentos.

Voy a resumir brevemente estos valores secundarios.

Después de que han terminado su uso activo, los documentos públicos pueden aun ser valiosos al gobierno mismo, aunque estén en un edificio de archivos. Puede ser que las oficinas que los produjeron los necesiten para fines administrativos, debido a que contienen información necesaria para los funcionarios públicos que desean beneficiarse de la experiencia registrada de una oficina que trata problemas organizacionales, de procedimientos y de política, al igual que problemas sociales y económicos. Tal información es necesaria para darle consistencia y continuidad a las acciones del gobierno. La conservación de documentos básicos sobre organización y función es por lo tanto, un asunto práctico que presta su servicio a las necesidades presentes y futuras de los funcionarios gubernamentales. No es capricho de los historiadores y académicos que estos documentos se conserven, El señor Hilary Jenkinson, el mas importante de los archivistas ingleses, decía en su informe de los archivos de Jamaica que "cuando los documentos ya no tiene uso activo, debe considerarse su conservación adecuada como un objetivo esencial de interés nacional, porque ellos y solo ellos, pueden darnos una guía impecable hacia la conducta del presente. Por lo tanto, la conservación de la evidencia histórica no debe verse como un lujo, no como algo únicamente deseable académicamente, sino como una necesidad nacional".

Pero la razón principal de porque los documentos públicos se conservan en una institución de archivo, es por su valor para la investigación académica. Tales documentos son básicos para realizar estudios, sobre el desarrollo gubernamental, social, político y económico dentro de un país. Son útiles en una amplia variedad de campos de la investigación: historia, economía, demografía, sociología, tecnología, ciencia, biografía y genealogía, para nombrar la mas importantes. Mientras que se reconoce el valor investigativo de los documentos viejos, los documentos modernos son considerados como inválidos por aquellos que los han creado, Este punto de vista ha persistido por mucho tiempo, aun entre los coleccionista de manuscritos históricos. Hace casi un siglo, un bibliotecario americano opino que las biblioteca históricas "o no intentan recoger materiales para la historia de hoy o si intentan hacerlo, no lo intentan a cabalidad. Se ocupan en coleccionar lo que se ha debido conservar en años anteriores, mientras que laboriosamente corrigen el error con referencia al presente". Los documentos públicos de hoy, pueden contener información que también puede hacerlos valiosos para la investigación académica. Pueden contener información detallada que este disponible o accesible en otra parte, sobre personas, organizaciones, lugares u otras cuestiones, o en conjunto, hechos sobre condiciones sociales y económicas o fenómenos físicos.

Un suplemento importante de los documentos públicos son los artículos de autores personales o corporativo tales como los administrativos y otro tipo de organizaciones. Mientras que la información en estos es tal vez menos autentica y confiable que la de los documentos públicos, estos artículos tienen cualidades que los compensan. Sobre cualquier tema pueden dar información mas precisa, mas colorida, y que revela mas que la que aparece en los documentos públicos . Pueden usarse para hacer relatos históricos interesantes y legibles de los que serian si se basara solamente en los documentos públicos.

El problema con el cual nos enfrentamos es: como determinar los valores investigativos, como seleccionamos entre los documentos públicos y privados que se están produciendo. Parte esencial de la labor del archivista es la de reducir los documentos a proporciones manejables, ya que no todo se puede conservar. Una reducción en la cantidad de documentos públicos, en particular, es necesaria para el uso gubernamental y académico. "Aun los mas convencidos de la conservación por interés histórico ", de acuerdo con el folleto publicado por el british public record office, "han empezado a temer que el historiador del futuro que estudie nuestro futuro que estudie nuestro periodo, para sumergirse en la abundancia de evidencias escritas."

Los documentos no pueden ser evaluado por medio de normas exacta. No es posible crear un tipo de medida, para medir el valor de los documentos, y que estos principios puedan usarse como lineamientos generales para guiar al archivista en el difícil mundo de la evaluación.

Y aun así los principios que se han formulado no deben seguirse con consistencia absoluta. Los archivistas de distintos países pueden usar diferentes criterios y diferentes procedimientos al evaluar los documentos públicos, ya que los documentos organizados bajo sistemas de archivos presentan diferentes problemas de selección y de evaluación de aquellos que se encuentran en archivos organizados bajo los sistemas de archivos americanos.

En un país particular, se deben usar criterios diferentes para evaluar los documentos de un repositorio nacional, estatal o local, debido a que los documentos pueden tener valor para la historia estatal o local pero no de interés nacional. También deben usarse diferentes criterios al evaluar documentos públicos y privados, ya que los documentos privados , en su conjunto son menos difusos, y por esta razón, deben evaluarse con mas cuidado que los documentos de diferentes periodos, pues lo que es valioso en el pasado puede no serlo en el presente.

Como un primer principio en general, quisiera sugerir que me establezca una linea de fechas cronológicas ante las cuales deben conservarse todos los documentos tanto públicos como privados. La máxima es valida desde que fue formulada en 1901 por H.O. Meissner, mientras estuvo de jefe de Prusian Privy Satate Archives. Esto es que " la edad debe respetarse en los documentos", una máxima que es aceptada obviamente, debido a que los documentos del pasado se vuelven valiosos cuando son escasos. Por esta razón los archivistas de varios países, propusieron que todos los documentos se guardaran si eran previos a ciertas fechas. En Alemania la fecha es 1700, en Inglaterra es 1750, en Francia es 1830 y en Italia es 1861. La fecha italiana corresponde muy cercanamente a por coincidencia histórica a la adoptada por el Archivo General de los Estados Unidos, donde casi todos los documentos sobrevivientes que se generaron antes de la Guerra Civil que se inició en 1861, se están conservando. Yo creo que la fecha de 1900 es la mas apropiada para las países del Caribe. No creo que esta fecha sea muy conducente, ya que las condiciones climáticas no permiten hacer una buena conservación de los documentos, y que el cuidado archivístico solo se ha tenido en años recientes.

El segundo principio que yo quisiera sugerir es que los documentos privados se conserven donde puedan estar disponibles para una institución Archivística. En los Estados Unidos, muchas instituciones, bibliotecas, sociedades históricas y archivos, están coleccionando materiales manuscritos,Su numero alcanza a miles. Coleccionando material manuscrito. Su número alcanza los miles. Coleccionan carta, diarios, libros de contabilidad, memorias, y otros tipos de documentos creados por personas; y documentos de todo tipo creados por negocios, iglesias, colegios y similares. En particular las biblioteca universitarias iniciaron programas de recolección muy activos hace pocas décadas. Robert B. Downs, un notable bibliotecario americano, opina que los manuscritos "anteriormente despreciados en todas las instituciones excepto en algunas pocas, ahora son consideradas al menos en algunas regiones del país, mas acuciosamente que el material impreso". El material reunido no solo es material viejo, normalmente es contemporáneo con el periodo durante el cual se recogió; al menos en los Estados Unidos, se está haciendo mas investigación, de manera que ahora cada aspecto de la sociedad actual es un tema de investigación.

Dos criterios deben tenerse en cuenta al evaluar los documentos privados, aunque no deben aplicarse con decisión absoluta. Uno se relaciona con la singularidad de la información de los documentos, el otro, con la importancia del contenido de los documentos.

El termino "singularidad" significa que la información contenidos en documentos particulares no pueden encontrarse en otra parte, ya sea fuentes publicadas o no. Con el fin de determinar si los artículos son realmente únicos o singulares son realmente únicos o singulares, un archivista debe conocer que información relacionada con el tema existe en libros, periódicos, revistas y otras publicaciones, que existe en otras colecciones de manuscritos que se conservan en instituciones de investigación. En una palabra, debe ser un real experto sobre el tema de artículos, y conocer todas las fuentes de información relacionadas con estos.

El termino "importancia" se refiere a la importancia de la persona que se produce los documentos o las importancia de la materias a las cuales pertenecen los documentos.

Obviamente los archivistas deben conservar todos los documentos producidos por, o relacionados con personajes importantes en la historia del país. Si su documento de historia es extenso, también deben conservar los documentos sobre persona cuya influencia en el curso de los sucesos, aunque no se conozcan mucho, sea considerable. Si están tratando con documentos institucionales , tales como los de las iglesias, o universidades, deben conservar los documentos de personas que sean significativos para el desarrollo de las oficinas con las que están asociados, aunque no se conocen tales personas.

Los archivistas también deben conservar los documentos que se relacionan con cosas y fenómenos importantes, tales como un suceso o episodio histórico específico, o un sitio o edificio histórico especifico. En general, entre mas importante sea la persona, la cosa o el fenómeno, mas importante es el documento relacionado con este.

Los criterios de singularidad e importancia, si bien son algo útiles como pautas generales, deben interpretarse con moderación. La mayoría de los documentos son únicos desde el punto de vista que reflejan un punto de vista personal que no se registra en ninguna otra parte, y así prueban su singularidad. Por lo general vale la pena conservar un documento de opiniones personales, emociones e ideas sobres asuntos públicos u otros temas. Este hecho ha sido subrayado por Phillis Mander Jones, primer director de la biblioteca Mitvhell en Australia, quien escribió que en contraste con los documentos, "en los papeles privados el estudiante encuentra un contacto mas personal con su tema, tal vez porque los documentos privados son los que reflejan los prejuicios y sentimientos naturales humanos" y porque estos y "los documentos de consideración privada y semi públicos pueden ser una buena fuente de datos variados".

Tampoco el criterio de importancia es absoluto, ya que lo que puede ser importante para alguien puede no serlo para otro. El historiador americano Justin H. Smith opinó que "muchos se dice sobre "basura" pero la "basura" de un investigador puede ser muy valiosa para otra, y lo que no parece muy valioso hoy puede serlo mañana". Los documentos de gente no importante-granjeros, vendedores de almacenes, trabajadores- se conservan para estudios sobre las condiciones económicas y sociales. Tales documentos son valiosos por ser escasos, ya que gente poco importantes por lo general no guarda documentos.

Ahora voy a tratar algunos principios que deben regir la evaluación de documentos públicos o gubernamentales.

El primero es que el valor de los documentos de asuntos activos del gobierno debe ser determinado por los funcionarios que lo usan. Tales funcionarios deben guardar los documentos bajo su propia jurisdicción mientras los necesiten para fines administrativos, legales y fiscales. Los documentos deben conservarse hasta que haya terminado o casi terminado su valor para el gobierno.

El segundo principio es que los documentos públicos se evalúen en relación con la evidencia de la organización y funcionamiento del organismo que los produce. En cuanto a evidencia, me refiero a lo que la oficina ha hecho, como inició, como fue organizada, y que impacto ha tenido en el publico. Esta evidencia, en resumen, debe contener la historia de la existencia y de los logros de la oficina. Debe reflejar sus experiencias al tener en cuenta los programas por los que responde, y debe mostrar como se han formulado sus políticas y procedimientos, cuales decisiones básicas se han tomado y que acciones principales se han llevado a cabo. Una institución archivistica debe conservar las evidencias de la administración gubernamental y sus responsabilidades. Estas evidencias deben conservarse para que los funcionarios públicos puedan dar cuenta a quienes sirve.

En el gobierno federal de los Estados Unidos, los documentos que se conservan por sus valores probatorios, pertenecen a una de tres clases principales:

1) conjuntos principales de tipos recurrentes de documentos que reflejan la política, procedimientos, organización y logros de la oficina.

2) documentos importantes a nivel ejecutivo que muestran la exposición razonada de sus planes y decisiones básicas y sus principales actividades, y como estas ultima fueron dirigidas y revisadas; y

3) documentos seleccionados sobre funciones y actividades específicas que muestran como se realizaron.

Aunque en los países del Caribe los documentos pueden organizase en forma diferente a como se organiza en los Estados Unidos, sin embargo vale la pena considerar las tres clases mencionadas con mayor detalle.

1) Conjuntos principales de Documentos: estos conjuntos deben incluir los siguientes tipos:

a) La política formal y procedimiento con documentación relacionada con su origen y desarrollo, incluyendo recomendaciones, justificaciones, endosos, despachos de aduana y comentarios del tema. Tales procedimientos sirven para informar a los funcionarios sobre la política y procederes de varias oficina con una agencia. Los conjuntos de todos los procedimientos (activos al igual que obsoletos) deben conservarse para fines archivísticos.

b) Organigramas, informes funcionales y directorios, que se necesitan para comprender la estructura de una oficina y la importancia de la persona que trabajan en ella. Los conjuntos de documentos (tanto activos como obsoletos) deben conservarse para fines archivisticos.

c) Informes narrativos y estadísticos sobre los logros del programa. Existen resúmenes narrativos de la dirección y ejecución de un programa de una ofician. Estos informes pueden aparecer como informes anuales o de otra periodicidad y aunque los documentos oficiales no son críticos, sin embargo, son archivísticamente valiosos. Las narraciones de la historia de una oficina tiene mayor valor que los informes anuales o de otra periodicidad y deben conservarse para fines archivísticos.

d) Materiales publicitarios y publicaciones, Debe conservarse un conjunto de documentos de cada uno de los tipos de materiales publicitarios, tales como comunicados de prensa, copias de conferencias de prensa, discursos oficiales y similares. También debe conservarse un conjunto de publicaciones que contribuyan a la comprensión de la organización, funciones y logros de una oficina.

2. Documentos importantes a nivel ejecutivo. Una institución archivistita debe tratar de conservar los documentos de cada oficina que proporcionen una exposición razonada de las principales actividades a nivel ejecutivo, Para designarlos mejor a estos documentos se los ha llamado "documentos sobre dirección ejecutiva". Estos se relacionan con política y decisiones de todas las oficinas y áreas; programas y planes básicos; problemas generales de gestión; relaciones con oficinas legales, de manejo y de personal; relaciones con otros cuerpos extra-gubernamentales, tales como firmas de negocios: relaciones con otros cuerpo gubernamentales; y actividades de investigación, análisis e inspección; desarrollo del programa y evaluación y similares. Tales documentos se relacionan con la dirección más que con el desarrollo actual de los programas gubernamentales. Dentro de los tipos de documentos sobre dirección ejecutiva se incluyen los siguientes:

a) documentos autorizados que afectan y definen la funciones, tales como leyes, ordenes, decisiones de la corte, opiniones legales, interpretaciones, reglamentos y endosos relacionados, despachos de aduana y comentarios.

b) Agendas, minutas y copias con artículos de soportes (incluye copias de documentos que han influido o discutido) de las reuniones de personal.

c) Agendas, minutas y copias con artículos de soporte (incluye copias de documentos que han influido o discutido) de las reuniones de los cuerpos interoficiales y extragubernamentales.

d) Informes de estudios, investigaciones, intervención y ajuste de cuentas y registros de la estructura organizacional, operación, gestión y sistemas, con artículos relacionados que muestran su inicio, alcance, procedimientos y resultados.

e) Informes de presupuestos con documentación de soporte y de contribución.

3. Documentos sobre funciones especifica. Una institución archivista debe tratar de conservar para cada oficina los documentos que muestren como realizaron sus programas.

Deben seleccionarse cuidadosamente los documentos que revelen que hicieron los funcionarios públicos en desarrollo de sus funciones y actividades específicas.

Esta es un área de difícil evaluación y selección. Casi todo documento es producto de algún tipo de actividad y dice algo sobre ella. Por lo tanto es necesario determinar primero, cuales actividades merecen tener una documentación, y segundo, cual y que cantidad de documentación sobre estas debe conservarse. Para tomar estas determinaciones deben seguirse alguna pauta.

a) es necesario analizar el carácter de las funciones y las actividades en relación con los documentos producidos. Las funciones pueden caracterizarse como sustantivas y de rutina. Las sustantivas son aquellas que se relacionan con la(s) mision(es) especifica(s) de una oficina, o sea, el trabajo que diferencia a una oficina en particular de las demás. Además merecen tener una documentación permanente. Las funciones de rutina, por el contrario, son la que se relacionan con el manejo interno, o sea las actividades internas, que son comunes a todas las oficinas. Aunque estas actividades son importante para la operaciones eficientes, son simplemente inherentes al desarrollo de las funciones explicitas o esenciales de una oficina, y rara vez necesitan una documentación permanente.

Son relativamente pocos los documentos sobre el manejo interno que deben conservarse con fines archivisticos. Tales documentos cubren las trivialidades de la administración de personal, nómina, solicitudes y suministro, contabilidad, viajes y transporte; espacio físico y mantenimiento, y actividades relacionadas. Los procedimientos que se siguen para realizar tales actividades son muy parecidos en casi todas las oficinas y los documentos sobre ellas rara vez contienen alguna evidencia que sea esencial para entender el funcionamiento de una oficina específica. Por lo general, se conserva material suficiente sobre las actividades internas de un gobierno, entre los documentos de las oficinas responsables de vigilar estas actividades.

b) Es necesario analizar la documentación total sobre cualquier función o actividad especifica. Al ejecutar una función por lo general actúan diferentes oficinas a diferentes niveles administrativos. Normalmente estas actividades se relacionan con asuntos progresivamente mas detallados al descender en escala administrativa. En la parte de abajo se relacionan con los asuntos que el gobierno tiene con personas, cosas o fenómenos específicos. Los documentos sobre funciones no deben seleccionarse en base a fracciones o partes, sino con bases en el conocimiento de la documentación total relacionada con la función.

Para determinar cuales documentos deben conservarse sobre una función dada, es necesario analizar los documentos y sus relaciones en los diferentes niveles administrativos. Así entonces será posible identificar los archivos específicos que contienen el documento esencial sobre la realización de la función: estos deben conservarse. Cuando se dispone de documentos de resumen, en niveles administrativos altos, por lo general contienen la documentación adecuada.

c) Es aconsejable conservar los documentos que muestren como se ejecutó una función. Qui hacemos énfasis en los documentos que se relacionan con el curso de la acción típica o normal. Estos pueden ser documentos que son representativos de todas o de la mayoría de las transacciones de un tipo especial. Unos pocos casos sobre como se adjudicaron los pleitos, por ejemplo, pueden servir como documentos adecuados sobre los procedimientos que siguieron. O los documentos de una oficina ejemplar a un nivel administrativo mas bajo, puede ilustrar la norma o patrón de la acción. Durante la Segunda Guerra Mundial, a un numero limitado de tablas de precios y racionamientos de la Oficina de Administración de Precios, cuyos documentos se conservaron completamente en el Archivo Nacional para ilustrar como se manejaron varios problemas a nivel local, se les llamó "Tablas de Archivo".

d) También es necesario guardar documentos sobre aspectos típicos del funcionamiento y actividad de una oficina. Aquí se hace énfasis en los documentos que se relacionan con acciones o evento poco usuales o muy significativos. En cuanto al criterio para la selección de documentos públicos desarrollados por la British Public Office, se conservan los "documentos relacionados con el cuento bien conocidos o internacional o una causa celebre o con otros eventos que aumenten el interés o las controversias en el plano nacional" Deben conservarse documentos sobre acciones particulares que tienen especial significado para una oficina o que tienen un impacto poco usual sobre el publico. Igualmente debe conservarse los documentos sobre actividades de manejo interno que sean características o que se desvíen notablemente del patrón normal, o que contengan problemas particulares de una oficina.

El tercer principio es que los documentos públicos deben ser evaluados en relación con la información que contienen sobre personas, cosas o fenómenos. el termino "personas" incluye autores personales y corporativos. El termino "cosas" incluye lugares, edificios, objetos físicos, objetos naturales, similares. Aquí se tienen en cuenta los documentos conservados solo o primordialmente por su información investigativa. Esta es información que se encuentra en los documentos públicos; sobre los asuntos que tratan la oficina pública; y no información que se encuentran en documentos sobre las oficinas públicas; y no información que se encuentra en documentos sobre las oficinas publicas mismas. La mayorías de las grandes series de documentos en el Archivo Nacional de los Estados Unidos, por ejemplo, fueron ingresadas principalmente por la información que contenían en relación con otros asuntos distintos a la acción del gobierno mismo. Dentro de estas series se encuentran los voluminosos esquemas de censos, documentos del servicio militar, archivos de pensiones, listas de pasajeros y documentos de permisos de entrada.

Es muy difícil evaluar los valores investigativos. El archivo Nacional estableció criterios para el reconocimiento, identificación y selección de documentos que contengan información investigativa, lo cual se explica en su boletín sobre "The apraisal of Modern public records". En general el valor de los documentos para fines investigativos se juzga en base a:

1) la unicidad (singularidad),

2) la utilidad o forma.

3) la importancia de la información que contienen.

Estos criterios se discuten en cuanto a los documentos que contienen información sobre personas, cosas y fenómenos.

1) documentos sobre personas. Al evaluar los documentos recientes relacionados con personas, recomienda que se haga lo siguiente;

Guardar todos los documentos relacionados con personas importantes, tanto personales como corporativos, si tales documentos pueden identificarse y separarse (seleccionarse). Pero no se deben guardar grandes series que contengan información personal solo porque algún documento en la serie pueda pertenecer a personas importantes.

Guardar los documentos que contienen información especial sobre personas ya que los documentos o los archivos únicos contienen información personal extensa o intensa. Estos documentos pueden relacionarse con muchas personas o pueden contener muchos hechos sobre unas pocas personas sobre las que se dan hechos que son útiles en una variedad de estudios. Por otra parte, los estudios de grupos ocupacionales o étnicos u otros grupos de población, contienen información completa sobre unas pocas personas.

Guardar ejemplares adecuados o una muestra estadística de los documentos sobre las clases de personas, tales como grupos ocupacionales o religiosos u otros tipos de grupos, y de los documentos sobre autores corporativos, tales como organizaciones laborales y de negocios, si estos documentos son útiles para estudiar las condiciones sociales y económicas, y si constituyen la única o la mas útil de las fuentes de información sobre estos asuntos.

Cuanto se trabaja con documentos relacionados a los derechos personales, la institución de archivos debe guardar solamente aquellos sobre derechos fundamentales, tales como los títulos de propiedad o ciudadanía; todos los demás, incluyendo documentos sobre pensiones, seguridad social, servicios médicos y de bienestar social, se guardaran en l oficina que los creo por la duración de su utilidad. No deben conservarse documentos que reflejen solamente relaciones temporales de los ciudadanos con el gobierno, como lo son los documentos de impuestos, contratos y similares.

2. Documentos sobre cosas, al evaluar documentos recientes que se relacionen con cosas, recomiendo las siguientes acciones: guardar los documentos que contengan cosas fundamentales como la tierra. Estos documentos pueden relacionarse con recursos naturales, clasificación de suelos, análisis geológicos, y topográficos, exploración, propiedad de la tierra, y similares.

3. Documentos sobre fenómenos. Al evaluar documentos recientes que se relacionan con fenómenos, recomiendo las siguientes acciones: Guardar los documentos relacionados con sucesos importantes, episodios, u otros fenómenos específicos.

Guardar los documentos que en conjunto sean útiles para estudios de las condiciones sociales, económicas, políticas y otras condiciones dentro de un país, si constituyen la única y la mas útil fuente de información sobre estos asuntos. Si estos documentos son muy voluminosos y es muy difícil su consulta académica, debe guardarse solo una muestra estadística o ejemplares representativos de ellos.

La British Public Recoeds Office ha establecido criterios que especifican que deben conservarse las siguientes clases de documentos relacionados con los fenómenos:

Documentos que contienen referencias directas sobre el curso o desarrollo de los grupos políticos, sociales, económicos y otros grupos particularmente si contienen datos financieros o estadísticos no publicados que cubren un largo periodo o una gran área.

Documentos relacionados con los aspectos mas importante de la investigaciones y el desarrollo científico y técnico.

Documentos que contienen asuntos de interés local de los cuales no es racional esperar que las pruebas estén disponibles localmente. o que abarquen sinopsis de esta información en todo el país o en una gran área.

Aunque se reconoce que la información investigativa en los documentos públicos es muy importante, la mayoría de los temas a los que se definen los documentos recientes, se manejan adecuadamente en otros medios de información detallada que contienen sobre personas, por ejemplo, por lo general se encuentra resumida en tabulados e informes o esta disponible en publicaciones u otros medios. El carácter complejo de estos documentos públicos recientes es un impedimento para hacer una investigación fructífera.

En conclusión diré que la evaluación de documentos es principalmente un asunto de difícil trabajo analítico. Las evaluaciones no deben basarse en intuiciones o suposiciones arbitrarias de valor; deben basarse en un análisis es la esencia de la evaluación de un archivista dependerán del grado de estudio sobre como aparecieron los documentos y que se haya analizado cuales otras fuentes, publicadas o no, están disponibles sobre el tema de los documentos que se están revisando.

Publicado el: 31/10/2009 / Leido: 12165 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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