TÉCNICAS MODERNAS DE RETIRADA DE DOCUMENTOS Y NORMAS DE EVALUACIÓN

Publicado el: 26/10/2009 / Leido: 6917 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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TÉCNICAS MODERNAS DE RETIRADA DE DOCUMENTOS

Y NORMAS DE EVALUACIÓN.


Autor:

Morris Rieger

Presidente Comité sobre el desarrollo Archivístico

Consejo Internacional de Archivos

Bethesda, Maryland

(Estados Unidos de América)


La retirada de documentos de los organismos públicos es inevitable una vez que tales documentos han perdido actualidad.

El procedimiento para una retirada planificada en varias fases que se ha desarrollado durante la pasada generación, consta típicamente de: a)preparación de inventarios o revisiones de todos los documentos existentes en cada organismo público b) análisis de esos inventarios desde el punto de vista de la retirada: c) a partir de tal análisis preparación de instrumentos de retirada:d) evaluación, según criterios objetivos acerca del valor de los documentos, de propuestas concretas: e) ejecución de las disposiciones de esos instrumentos de retirada.

El autor pone el acento sobre la necesidad de un sistema regular y planificado de retirada de documentos en el tercer mundo.



Este trabajo centra su interés en una fase de transición que podemos estimar decisiva en el ciclo vital de los documentos: la fase durante la cual los documentos productivos o acumulados por un organismo público son declarados inactuales, apartados de la utilización activas por sus productores, y por último en colaboración con los archiveros correspondientes, son " retirados", es decir tras una serie de procesos que culmina en su evaluación o estimación, los documentos son o trasferidos a una institución de archivos públicos para su conservación permanente, o bien son destruidos. Esta fase de la retirada es también una etapa de transición en el sentido de que constituye un puente entre las funciones y actividades del manejo de documentos vigentes, que tienen lugar principalmente en los organismos de origen, y las de la administración de archivos, que se desarrollan sobre todo en la institución de archivos públicos.


La retirada de documentos a medida que caduca se vigencia es inevitable. La única opción está entre la retirada desorganizada y caótica, por un lado, y una retirada calculada y sistemática según decisiones basada en criterios objetivos, por el otro.


Por desgracia, la retirada sin plan previo está muy extendida. Habitualmente consiste, como primera medida, en relegar documentos inactuales a sitios donde no estorben- armarios, pasillos, desvanes y sótanos, etc.- a fin de dejar en los despachos espacio libre para los nuevos documentos. Luego, cuando no queda ya espacio disponible ni siquiera en desvanes y sótanos, y hace falta más lugar en los despachos para nuevos documentos y personal, las autoridades deciden frecuentemente destruir parte de los documentos más antiguos, por lo general según criterios arbitrarios. La tendencia a esta forma de destrucción arbitraria se ha visto notablemente exacerbada por el desmesurado aumento de los índices de producción de documentos en las últimas décadas.


Esta manera de destrucción desordenada no solo priva a los archivos de documentos que tienen un valor testimonial permanente, sino también priva al organismo en cuestión de materiales que puede necesitar el día de mañana como testimonio de la evolución de su organización, régimen, programas y operaciones en el pasado, y como fundamento y precedente en la elaboración de nuevos programas.


El único antídoto para este tipo de retirada irracional es un procedimiento racional en el que se tengan no solo las necesidades futuras del organismo correspondiente sino también las de la institución de archivos públicos. Las experiencias de los últimos veinticinco a treinta y cinco años, iniciadas en los Estados Unidos, han impuesto un sistema de retirada en varias fases que tiende a asegurar que todas las partes implicadas- particularmente los organismos de la administración y las instituciones de archivos- sepan en todo momento lo que hacen y alcancen el resultado que desean, esto es, la eliminación más tarde o más temprano de todos los documentos públicos que han perdido su vigencia, salvo el pequeño y valioso núcleo que merece su permanente conservación en los archivos, manteniendo el mismo tiempo en existencia los documentos últimamente descartados, sin valor para los archivos, en tanto puedan necesitarlos el organismo de origen, otros organismo y el público.


Este proceso de retirada en varias fases consta de a) la preparación de inventarios o revisiones de todos los documentos existentes en cada organismo, b)el análisis de esos inventarios o revisiones con vista a la retirada c) la preparación de instrumentos de retirada de varias clases, destinados a proponer y controlar las modalidades de la retirada de los documentos del organismo en cuestión d) la atenta y minuciosa evaluación de las propuestas formuladas en los instrumentos de retirada, es decir, su examen y su aprobación o recusación con arreglo a criterios de valor objetivo, e) la ejecución de las disposiciones de evaluación aplicables.


Estrechamente relacionado con el proceso de retirada se encuentra el llamado centro de documentos intermedio, solución relativamente nueva que da a todos los interesados en el proceso tiempo suficiente para llevarlo a cabo con reflexión y método, eliminando, como un factor clave, los vanos apuros por falta de espacio en el organismo de origen o en los archivos. Es función primordial del centro proveer un espacio almacenamiento temporal para documentos inactuales que resulta considerablemente menos caro que del organismo de origen o el de los archivos. De esta manera los documentos no vigentes puede ser mantenidos allí abajo costo hasta que las disposiciones de los instrumentos de retiradas aplicables al caso se hagan efectivas y los documentos correspondiente puedan o ser transferidos a la institución de archivos públicos o destruidos.



Inventarios o Revisiones


El primer paso en el proceso de retirada exige que el organismo de origen se reúna información descriptiva sobre todos los documentos que se hallen bajo su custodia, es decir, todos los documentos que con el tiempo serán objeto de retirada.


Para establecer este fundamento objetivo del acto de retirada, es práctica normal que el funcionario responsables de los documentos en cada organismo público confeccione y mantenga al día un inventario exhaustivo de todos los documentos en vigor que existan en su organismo a todos los niveles jerárquicos, es, decir, organizativos (dirección, departamento. división, sección, despacho,,etc.), así como de todos los documentos no vigentes conservados en lugares de almacenamiento accesibles o inaccesibles.


Normalmente se utiliza la serie como unidad de descripción, tanto en el inventario como en las fases posteriores del proceso de retirada. En terminología de archivos, una serie puede definirse como una colección de documentos, de mayor o menor amplitud, cuyos elementos constitutivos (documentos o grupos de documentos) están estrechamente interrelacionados de alguna manera, por una pauta común de organización una misma materia o un formato material idéntico o por cualquier otra características comunes que los vinculen en un conjunto diferenciado. Por regla general, la documentación integrada en una serie se ordena conforme a una clasificación particular, por ejemplo, un sistema decimal, alfabético, numérico, alfanumérico o cronológico, o alguna variante más o menos completa de cualquiera de éstos.


Para cada serie a cargo de un organismo público, el inventario debe dar la siguiente información mínima a)nombre del organismo público que la tiene en depósito y de la subdivisión administrativa de ese organismo que formó la serie y se halla en posesión de material de la misma ; b) breve titulo descriptivo de la serie: c) tipos de documentos que componen la serie ( por ejemplo, correspondencias, informes, actas, etc.) : d) principal asunto o asuntos con que se relaciona : e) fechas del periodo durante el cual se constituyo la serie( la fecha de iniciación sólo en el caso de una serie actual) f) sus dimensiones en pies o metros lineales o fracciones de los mismos (mas el indice previsto de acumulación anual para una serie de aún en crecimiento) g) breve indicación de su pauta de ordenación : h) estimación, si se trata de una serie de vigente y en curso, de la fecha probable en que caducará y se podrá proceder por tanto a su retirada.


Habitualmente, el responsable de la documentación recoge la información referida por medio de un cuestionario que se llena por separado para cada una de las series en depósito. A menudo es el propio responsable de documentación (o uno de sus subalternos) quien se encarga de esta tarea o bien personal del servicio al que corresponda cada serie.



Análisis


Una vez concluido el inventario o revisión, la fase inmediata consiste en su análisis por parte del funcionario responsable de la documentación y sus colaboradores con objeto de determinar, desde el punto de vista del organismo en cuestión, las medidas de retiradas oportunas que deben proponerse a los responsables de los archivos para cada una de las series comprendidas en el inventarios. Entre las posibles medidas de retirada se encuentra la eliminación una vez reproducida la serie en microfilm, copia que será conservada de manera permanente, ola conservación permanentes de los documentos originales en una institución de archivos.



Instrumentos de retirada


Los organismos de origen proponen medidas de retirada a los responsables de los archivos, y su ejecución( si esta es aprobada) se controla por medios de diversos instrumentos de retirada establecido al efecto, entre ellos se cuentan : la lista de eliminación, el catálogo de eliminación simple, el catálogo amplio, el catálogo general y la propuesta de traspaso o de ingreso a la institución de archivos.

A continuación definimos cada una de estas modalidades.


La lista de eliminación es un formulario utilizado para solicitar la eliminación inmediata de un conjunto o conjuntos de documentos, específicamente descritos que comprenden por lo general una o más series. Una vez aprobada por los funcionarios encargados de la evaluación en la institución de archivos competente esta lista confiere autorización para la eliminación de los documentos en ella mencionados.


Como la lista de eliminación era ineficiente-es decir, como era necesario establecer regularmente listas idénticas para la eliminación. Este instrumento, una vez aprobado por el evaluador, autoriza de manera permanente, la destrucción de los documentos de carácter periódico o recurrente, generalmente una o más series, después de transcurrido un periodo determinado o al producirse un acontecimiento futuro específicamente previsto. A diferencia de la lista, que hoy raras se usa, el catálogo sigue siendo un instrumento viable: su principal, defecto es que sólo ofrece un alcance parcial, por lo común muy limitado, respecto al total de documentos del organismo reproductor.


Para subsanar esta deficiencia , se han habilitado dos variantes básicas del catálogo de eliminación simple: el catálogo amplio y el catálogo general.


El catálogo amplio abarca y comprende ya sea todos los documentos que tratan cuestiones esenciales de un ministerio, departamento u otro organismo relativamente pequeño, o bien todos los documentos de una gran subdivisión administrativa de un organismo importante (dirección, división,departamentos, etc.). En él se propone de modo exacto y concreto, serie por serie , el destino (es decir las medidas de retirada), que han de darse a los documentos del organismo o subdirección administrativa en cuestión, ya sea mediante retención permanente en los archivos o mediante eliminación material última. En otras palabras, el catálogo amplio propone un programa general de retiradas de documentos para el organismo público considerado, aunque corrientemente sólo se aplica a los documentos de fondo, dejando estrictamente administrativos o de " régimen interno" para ser controlados por los catálogos generales de que tratamos a continuación.


El catálogo de documentos general es un instrumento de retirada que rige el destino que ha de darse a determinadas clases de documentos periódicos, comunes a varios o a todos los organismos públicos que son en su mayor parte de carácter administrativo o interno, como lo referentes a personal, presupuestos, intendencias, transporte, etc. Como pueden aplicarse a documentos que se encuentran en la mayor parte de los organismos o en todos ellos, los catálogos generales son preparados por la institución central de archivos por cuenta de la totalidad de los organismos públicos antes que por cualquiera de ellos por separado. Los catálogos generales constituyen un instrumento de retirada sumamente valioso porque el grueso principal- en puros términos cuantitativos- de los documentos productivos por organismos gubernamentales tiene cabida en ellos. La utilización de un número relativamente corto de catálogos generales- dedicado cada uno a una gran categoria de documentos administrativos o internos-ha simplificado enormemente los trámites de retirada en el gobierno de los Estados Unidos.


Conviene observar que los catálogos generales son análogos a los catálogos amplios en cuanto que unos y otros organizan la retirada tanto mediante la retención en archivos como mediante la eliminación material. La principal diferencia radica en que los catálogos generales abarcan "horizontalmente todos los organismos públicos por categoría de documentos administrativo, mientras que los catálogos amplios se aplican "verticalmente " a los documentos de fondo de un organismo en particular. Lo cierto es que ambos tipos de instrumentos son por naturaleza complementarios, ya que tienen entre ellos la virtualidad de regular completamente los programas de retirada de documentos de los diferentes organismos.


Otro importante instrumento de retirada vinculado a los dos precedentes es la propuesta de traspaso de documentos a la institución de archivos, frecuentemente designada propuesta de ingreso. Dichas propuestas se efectúan cuando el organismo de origen considera que los documentos en cuestión tienen un valor testimonial permanente. Lo ideal seria que cada una de estas propuestas comprendiera sólo una o más series, previamente incluidas en un catálogo amplio y calificadas como" ingresable es decir, dotadas de valor permanente a juicio del responsable de la evaluación. Sin embargo, es bastante frecuente proponer traspaso de documentos antes de preparar el catálogo amplio del organismo correspondiente: puede suceder entonces que los documentos sean rechazados por los archivos una vez efectuada la evaluación, por considerar que carecen de valor permanente.


Conviene destacar que, de los instrumentos de retirada que hemos analizado- lista de eliminación simple, catálogo de eliminación simple, catálogo general son proporciones de tratamientos sometidas por los organismos de origen a la aprobación de la institución de archivos. El hecho de que esta facultad de decisión sobre el destino que debe darse a los documentos se reserve a los archivos públicos consiste en determinar cuáles de estos documentos tiene suficiente valor para merecer la conservación permanente bajo su custodia. Es innecesaria, sin embargo, la previa aprobación por los archivos de los catálogos generales, ya que, por su misma naturaleza, tales catálogos son preparados por la propia institución de archivos.



Evaluación.


El proceso mediante el cual la institución de archivos revisa los instrumentos de retirada que le han sido sometidos por los organismos de origen y decide su aprobación o desaprobación se denomina " proceso de evaluación " y a los periodos archiveros responsable de esta labor se los llama "evaluadores ". La tarea fundamental del evaluador es determinar si los elementos incluidos en los instrumentos de retirada tienen valor suficiente para ser transferidos a la institución de archivos y quedar bajo su custodia con carácter permanente, y en caso contrario, autorizar su destrucción tras un periodo más o menos largo.


La determinación del valor de los documentos para su archivos es una operación de juicio, y por lo tanto, es necesariamente más o menos subjetiva. Pero esta subjetividad puede reducirse al mínimo siempre que se definan los objetivos y criterios de evaluación, es decir si se establecen previamente unos patrones o normas de valor en función de los cuales el evaluador formule sus juicios. Hay que dejar bien claro que el evaluador no toma en cuenta los valores primarios, los que los documentos poseían para el organismo de origen para el cumplimiento de sus funciones básicas, si no más bien los valores secundarios o sea aquellos valores residuales que los documentos poseían para el organismo de origen para el cumplimiento de sus funciones básicas,sino más bien los valores secundarios, o sea aquellos valores residuales que los documentos pueden poseer una vez que han perdido validez oficial. Estos valores secundarios pueden poseer una vez que han perdido validez oficial. Estos valores secundarios pueden ser clasificados en la siguiente categorías principales.


1. Valores de carácter administrativo, legal y/o financiero para el organismo de origen y/o para otros organismos públicos, que persisten incluso después de haber los documentos su valor primario para operaciones actuales.


2. Valores que algunos documentos pueden poseer y que sirven para proteger los derechos cívicos, legales, de la propiedad, etc; de ciudadanos particulares o público en general; los valores de protección de “derechos particulares”.


3. Valores "testimoniales " o de "documentación funcional ", es decir aquellos que reflejan la evolución histórica del organismo productor, de sus facultades y funciones tal como la ley u otras regulaciones las establecen, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes. Los documentos claves que encierran tales valores son necesarios a largo plazo como testimonio de modos en organismo en cuestión ha hecho uso de los poderes y responsabilidades que se le han asignado oficialmente. Ademas, aprovechándolo la experiencia materializada de estos documentos, futuros funcionarios cuya valor recaiga en lo mismos ámbitos de responsabilidad podrán beneficiarse aprendiendo tanto de los aciertos como de los fracasos de sus predecesores. Fundamentalmente los documentos de esta categoría contribuyen a dar continuidad y consistencia a los largo del tiempo a las acciones del organismo que los produce.


4. Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen substancialmente a la investigación y al estudio en cualquier campo del saber. Aquí el proceso de evaluación pondera los posibles valores experimentales e informáticos de los documentos para los historiadores, especialista en ciencia política, economistas, sociólogos, geográficos, especialistas en estadísticas, y en realidad para todos los científicos, tanto del ámbito de las ciencias físicas como las de las sociales, y los estudios de las humanidades en todas sus disciplinas.


La determinación, positiva o negativa, de los valores enumerados bajo las categorías 1, 2 y 3 es relativamente fácil en atención a lo específico y concreto de las cuestiones que el evaluador tiene que plantearse. Sin embargo, la evaluación competente de documentos en cuanto a sus valores informativos- es decir, los de las categorías 4- requiere el conocimiento, por parte de los evaluadores, de los campos temáticos implicados en los respectivos conjuntos de documentos sometidos a evaluación. A este respecto, puesto que ningún evaluador puede poseer una erudición universal, cada uno debe especializarse en un amplio campo temático (como asuntos extranjeros, asuntos militares, industria, comercio, agricultura, trabajo, etc.), y dentro de este campo tener un conocimiento profesional básico de metodología de la investigación, necesidades y tendencias, así como una pericia acreditada en su particular temática,todo ello para permitirle evaluar un conjunto de documentos sometidos a revisión desde el punto de vista de su posible utilidad para la investigación de ese campo y en un futuro previsible. Además, al formular su juicio, el evaluador debe tener también en cuenta la existencia de otros documentos sobre el mismo tema, publicados o no, y considerar si el posible valor informativo de los documentos sometidos a evaluación no está ya disponible en otra parte. Sobre todo, no debe basar sus conclusiones en la intuición o su posición sin prueba ni fundamento, sino en un análisis lógico, minucioso y completo de todos los datos pertinentes. Como es posible que una institución de archivos típica cuente en su plantilla con un equipo completo de especialista en todos los campos de investigación se hará necesario, particularmente en caso dudosos, recurrir a expertos ajenos a la institución, generalmente universitario.


Hemos expuesto los cuatro criterios principales empleado por los archiveros evaluadores para comprobar el valor de los documentos que se le someten. Los documentos que satisfacen uno o varios de esos patrones de valor son considerados admisibles por la institución de archivo; aquellos que no satisfacen ninguna de los criterios requeridos son rechazado. En general, el evaluador presenta sus conclusiones en un informe de evaluación sobre cada instrumento de retirada -lista, catálogo o propuesta de ingreso- sometido por los organismos de origen, informe que analiza cada ítem constitutivo del mismo. Una vez que el el uniforme de evaluación ha sido revisado por la autoridad superior dentro de la institución de achivos-generalmente su director - es devuelto al organismo público remitente para su ejecución.


Evidentemente la evaluación no es tarea fácil; como toda probabilidad, es la más exigente de todas las responsabilidades profesionales del archivo. Pero el considerables esfuerzo que supone está plenamente justificado por la importancia de la fase de evaluación en el proceso de retirada. Es ésta la fase e clave por excelencia, ya que las decisiones de evaluación determinan irrevocablemente el contenido de los archivos que ha de preservarse con carácter permanente, y, en consecuencia, las índoles de la fuentes de las que dispondrán, el día de mañana, el gobierno, la comunidad investigadora y el público en general.



Ejecución


En términos generales, son los organismos de origen los que cumplen las disposiciones de los instrumentos de retirada, con arreglo a las decisiones de evaluación emitida por las instituciones de archivos. Sólo existe una excepción importante en los casos en que los documentos de referencia hayan sido en un centro de documentos intermedio por el organismo de origen, es aquél el que corre con la responsabilidad de la ejecución, actuando no obstante con pleno conocimiento de este último.


En cualquier caso, la ejecución asume dos formas básicas, según las disposiciones del instrumento de retirada aprobado: a)traslado material a los archivos de los originales o de microcopias de alta calidad de los documentos estimado de valor permanente, conforme a un calendario adoptado por consenso de las partes; y b) eliminación de los documentos estimados de valor insuficiente para justificar su preservación en permanencia, medida que habrá de ejecutarse para la entidad que tenga bajo su custodia los documentos de referencia - organismo de origen o centro intermedio- en estricta conformidad con las instrucciones de eliminación específica aprobadas por los archivos para cada elemento incluido en el instrumento de retirada.


Las instrucciones de eliminación varían, pero generalmente disponen o bien a) la destrucción inmediata de los originales y/o de las microcopias de documentos ya acumulados; o b) la destrucción sistemática de los originales y/o de las microcopias de documentos que continúan acumulándose, a la expiración de un "período de retención" estipulando, que pueda ser un intervalo de tiempo dado a partir de la producción del documento, o depender de un acontecimiento específico después también del momento de producción, una combinación de las dos cosas. La eliminación material afectiva puede cumplirse quemado o haciendo trizas los documentos si su contenido está concepto como importante para la seguridad pública o pesa sobre él cualquier sobre el otro tipo de restricción; o de no ser así, vendiéndose como papel viejo para su recuperación.


Como medida de garantía de que los organismos públicos cumplen efectivamente lo dispuesto en los instrumentos de retirada aprobados -esto es preceptivo conforme a la legislación Federal de los Estados Unidos-, aquéllos deberán someterse regularmente a la institución de archivos los informes acerca de sus medidas de ejecución, citando los instrumentos específicos correspondiente.


Vamos a considerar ahora otros puntos como complemento del anterior análisis del proceso principal de retirada: a) el muestreo; b) el centro de documentos intermedio.



El muestreo


Cuando el evaluador estima de valor permanente un conjunto muy vasto de documentos, pero éste es efectivamente tan vasto que, en interés de la economía de espacio y de finanzas, se hace necesario el compromiso entre esta evaluación y la cantidad excesiva, puede muy bien emplearse la técnica del muestreo, es decir, la selección para el traslado de los archivos a una parte, en vez de la totalidad, de los documentos en cuestión.


La muestra se elige conforme de un plan de muestreo adaptado a cada caso particular y formulado generalmente por el evaluador en colaboración con el organismo de origen, con el fin de preservar a escala reducida los valores esenciales de los documentos de referencia. Puede ser una muestra "representativa" que refleje el contenido informativo general del conjunto, o puede ser también una muestra "selectiva", concebida para seleccionar aquellos elementos informativos que se estimen de valor permanente y para eliminar todos los demás.


En las circunstancias especiales antas descritas, la técnica del muestreo es sumamente útil para reducir la cantidad de documentos de valor permanente transferidos a los archivos.



Los centros de documentación intermedio


Aunque en realidad no toma parte del proceso de retirada, el centro de documentos intermedio en una institución auxiliar estrechamente asociada con el proceso. La idea de crear estos centros surgió en los Estados Unidos durante la segunda guerra mundial con los depósitos oficiales federales creados para almacenar a bajo costo documentos que sólo se consultaban ocasionalmente. en los años que siguieron a la guerra, con el oportuno auxilio legislativo, los depósitos oficiales dispersos fueron transformados en una red nacional nacional de centros de documentos centralizados bajo el control de los archivos nacionales de los Estados Unidos y estrechamente asociados con ellos*.


El centro de documentos intermedio facilita el proceso de retirada de varia maneras:


1. El centro acepta libremente todos los documentos propuestos por los organismos de origen sin ningún cambio en su estatus legal. Puesto que la propiedad de los documentos sigue correspondiente a los organismos de origen, los trámites burocráticos inherentes al traspaso material son mínimos. Cuando el organismo de origen lo solicita, el personal del centro busca los documentos y se los reenvía sin demora. Estos tres factores - el mantenimiento del status legal original así como la facilidad del traspaso y la rapidez del servicio- se combinan para estimular la utilización en amplia escala por parte de los organismos públicos del espacio a bajo costo de que los centros disponen para el almacenamiento de sus documentos inactivos.


2. El centro se encarga de la ejecución de todos los instrumentos de retirada aplicable a documentos bajo su custodia. Estos instrumentos son aplicados por el centro exactamente de origen lo abría hecho si los documentos hubieran permanecido allí. De esta manera el centro elimina regularmente los documentos que, conforme a las decisiones de evaluación de las autoridades de archivo, deben ser destruidos. Por una parte, sirve de depósito temporal para aquellos documentos designados como de valor permanente en catálogo amplios o de otra clase, es decir, almacena temporalmente tales documentos hasta que la institución de archivos esté lista para recibirlos.


3. El propio centro prepara instrumentos de retirada, particularmente catálogo de eliminación simples y propuestas de ingreso, para documentos que no figuran en tales instrumentos a su llegada al centro y- una vez el consentimiento de los organismos interesados- los somete a la institución de archivos para su evaluación correspondiente. Por su parte, la institución de archivo revisa regularmente los fondos del centro para determinar si hay entre ellos documentos sin catalogar dignos de ser transferidos a los archivos para su conservación permanente. Tales documentos, tras la evaluación oportuna, son transferidos a los archivos.


En su posición intermedia entre el organismo de origen y la institución de archivo, el centro de documentos cumple la función esencial de facilitar un espacio para almacenamiento temporal que es considerablemente más barato, y más basto que el disponible en cualquier organismo público o local de archivos. La existencia de tal espacio - al cual es fácil por lo común tener acceso- evita, por una parte, el peligro de que los organismos destruyan documentos sin parar mientes en su valor, por el simple motivo de falta de espacio en sus propios locales y, por la otra parte, de que, por la misma razón, documentos de valor dudoso sean impuestos a los archivos por los organismos públicos. Fundamentalmente. la amplitud de espacio del centro de documentos intermedio posibilita que el proceso de retirada se lleva a cabo de forma racional y cuidadosamente planeada como fruto de una estrecha colaboración entre organismos públicos e instituciones de archivos.


Quedan por hacer una últimas puntuaciones acerca del proceso de retirada de documentos en general:


1. Dicho proceso debe realizarse de una forma continua, regular y sistemática, ya sea como arreglo o procedimientos como los descritos de este trabajo o de cualquier otra manera racionalmente concebida y planeada. Esta retirada regular, sistemática y continua -ordenada, en definitiva-es indispensable si la institución de archivos, y especialmente la institución de archivo nacional, ha de trascender el limitado status de un archivo histórico y desempeñar con acierto la misión que tiene encomendada en nombre del gobierno al que sirve, el público en general y la comunidad académica y científica: misión que consiste en asegurar, a largo plazo, la preservación y el uso, bajo su inteligencia control profesional, de los pequeños núcleos con valor permanente constantemente eficaz de los restantes carentes de valor.


2. Estas consideraciones convienen muy en especial a los países en desarrollo, donde, salvo algunas excepciones, no existe ningún método regular de retirada de los documentos producidos o acumulados en los ministerios del gobierno una vez que han perdido actualidad, Estos documentos permanecen en su mayor parte bajo custodia ministerial, frecuentemente en las condiciones y expuestos a los peligros descritos en el segundo, tercero y cuarto párrafo de este artículo. Además, con el paso del tiempo, esta situación se ha agravado y continúa agravándose por el aumento progresivo, en la mayoría de los países, del número y magnitud de los ministerios en proporción directa con la creciente complejidad de las responsabilidades de gobierno. Como consecuencia, en la mayoría de los países del tercer mundo, los organismos de origen por una parte y la sinstitucion3s nacionales de archivo por la otra se ven gravemente entorpecidos en el desempeño de sus funciones esenciales por la existencia a las deficiencias de los sistemas de retirada de documentos.


3. Para resolver el problema, es necesario que las autoridades competentes de los países en desarrollo adquieren conciencia de sus necesidades y establezcan programa de retirada como los expuestos en esté artículo, u otros semejantes. Además de esto, e indisolublemente relacionado con ello, es necesario formar personal calificado en técnicas de retirada de documentos. Se trata de dos categorías de personal: funcionarios responsables de documentación en los organismos de origen y archiveros especializados en retirada y evaluación en las instituciones de archivo. Las oportunidades para adquirir este tipo de información ya existen en los países desarrollados y, en una medida más limitada, en los diversos centros regionales de formación profesional y en centros nacionales con vocación regional que funciona actualmente en el tercer mundo (10). Existen además unas perspectivas cada vez mayores en cuanto a la posibilidad de impartir con carácter específico tal información por medio de seminarios sobre gestión de documentos(11), promovidos y patrocinados por entidades interestatales y no estatales interesadas en la cuestión, como la Unesco y el Consejo Internacional de Archivo. Sólo cuando los gobiernos tomen mayor conciencia de la urgente necesidad de sistematizar la retirada de documentos y cuando aumenten los efectivos del personal especializado en esta labor, será posible hacer frente con criterios realistas a la actual crisis(12) del tercer mundo en esta esfera.

Publicado el: 26/10/2009 / Leido: 6917 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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