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GESTIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Publicado el: 25/10/2009 / Leido: 11305 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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GESTIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Ideas modernas sobre la administración de archivos.

                  Por Frank B. Evans, profesor agregado de Historia,   The American University,Washington, D.C.

      Se examina y se contrastan los conceptos clásicos y modernos de la administración de archivos en los países angloamericanos y se indican las transformaciones radicales que sufre la profesión de archivero.

      Hace cerca de diez años, Sir Hilary Jenkinson, en su última obra literaria, deploraba “esa forma de herejía”, que pretende, que el archivero “moderno” necesita “ordenar los archivos de manera que respondan mejor a sus requerimientos”, y hasta llegó a proponer que “esa definición pudiese ser modificada en cada país según sus necesidades particulares”. Sir Hilary pronunció estas palabras, como presidente de la British Society of Archivist, cuando mostrándose exponente ilustre de lo que puede llamarse la escuela “clásica de la administración de archivos, disipó toda duda sobre su reconocido “impenitente conservadurismo”. Para prevenir los “males” que predijo causaría esa política liberal, pidió enérgicamente a los archiveros del mundo entero que se mantuvieran “firmemente adheridos a unos pocos principios fundamentales e inmutables - orígenes básicos u principios básicos que decidan en último término lo que el archivero puede y no puede hacer”. Proclamó categóricamente estos orígenes y principios como “acumulación natural (opuesta a compilación artificial), base administrativa, preservación especial de las referencias,... custodia; y... posibilidad de esa definición de documentos de todo género y fecha. Añadía en cuanto a la definición  de los archivos “modifíquela si quiere y como quiera, pero a condición de que no se alteren en medida alguna esos cinco elementos” (1).

      Sir Hilary se ocupó luego de los problemas que plantea la “índole de los archivos modernos” -su “enorme y actualmente inevitable masa”, la “duplicación o la multiplicación que son resultado de las facilidades que ofrece la maquinaria moderna a gente perezosas o indiferentes; y luego la dudosa calidad de la mayor parte de los materiales utilizados; por último la necesidad de una cierta eliminación con la consiguiente selección”. Quitó valor a muchas de las características de los archivos modernos pues que sólo sirven para crear en el personal de archivos problemas de locales, plantilla y restauraciones, como “cuestiones de aplicación práctica que se han de resolver a medida que se plantean, y que varían según las circunstancias”. Pero respecto a la eliminación y la selección, se mantuvo intransigente. Citando los dos “estudios” de los registros departamentales propuestos por el Comité Grigg, hizo observar que “ninguno de los procedimientos de poda son en realidad tarea del archivero”. Y asociándose a la idea de Sir Thomas Hardy, dijo que “la función de los conservadores de archivos sigue siendo aún la de conservarlos” (1).

      La única concesión importante que estaba dispuesto a hacer este archivero, el más influyente de su generación, se refería a los archivos modernos no oficiales, esos “restos documentales de actividades que no tienen raíces en el pasado, y que son eternamente producto de nuestro tiempo”. Para archivos como estos recientemente creados por sociedades o instituciones científicas, industriales y aún comerciales, propuso depósitos “especializados” y “archiveros especializados”. A su juicio este nuevo tipo de archiveros debería, antes de llegar a ser verdadero archivero, recibir la información de un especialista en ciencias en vez de un humanista, para poder poseer un conocimiento técnico de las actividades documentadas en los registros. Sir Hilary reconocía que el archivero especializado no tiene necesidad de “paleografía, ni de mucha historia, ni tampoco de latín medieval o francés”; pero debía “formar parte de la profesión de archivero tal como se practica en todas partes”; debería adquirir “por lo menos un conocimiento básico y estar enterado de la índole, os requisitos y las condiciones de su profesión”. Terminando de examinar” las vidas paralelas del archivero especializado y el archivero general”, Sir Hilary señaló”como una cuestión de verdadera e inmediata importancia, que el archivero especializado... está siendo una realidad; que deseamos que así sea y a que coopere con nosotros; y que quizá sea bueno formular desde ahora... las condiciones que harán posible y fecunda esa cooperación” (2).

      La “herejía” que movió a Jenkinson a reafirmar tan vigorosamente las clásicas ideas sobre administración de los archivos - a lanzarse a “dar un paseo” a sus “caballos de batalla”, como él los llamaba -  fue la aceptación cada vez mayor que adquirió la obra del Dr. Theodore, R. Schellemberg, Modern archives: principles and techniques, publicado unos años antes. Schellemberg, cuyo fallecimiento ocurrido hace unos meses privó a la comunidad de los archiveros de uno de sus principales teorizantes, es autor de un manual del archivero moderno que no solo vuelve a definir a los archivos y pide a los archiveros de otros países que hagan lo mismo siguiendo sus necesidades particulares (3), sino que además recaba para el archivero la facultad de decidir en último término sobre la supresión de los registros modernos, seleccionando los que han de ser conservados (4).

      Pero hay algo tan importante como el punto de vista particular de esta escuela moderna con la que jamás quiso Jenkinson tener trato alguno; el del “manejo de registros” (record management), a la que Schellemberg dedica en cambio lo más sustantivo de las tres partes en que dividió su manual (5). En su contexto, la novedad de la tesis de Schellemberg es que un programa de manejo de registros bien desenvuelto - y empleo la expresión más común - que busque economía y eficacia en la constitución de los registros, en su conservación y su acondicionamiento, es requisito previo esencial de una buena administración de los archivos modernos. Las tres cuestiones planeadas por Jenkinson - la definición y alcance del término archivos, la enseñanza y la formación de los archiveros y el papel del archivero en la adquisición de sus materiales - además del problema de las relaciones entre el archivero y el funcionario encargado de los registros, son los principales contrastes entre la escuela clásica y la escuela moderna de administración de archivos. Un resumen del desenvolvimiento de estos problemas nos facilita también la comprensión d las transformaciones radicales que sufre hoy la profesión de archivero.

      A pesar de insistir la uniformidad doctrinal de un modo poco corriente - por lo menos para un ingles y un americano - se puede decir que Jenkinson y Schellemberg reflejan en su obra gran parte de su conocimiento práctico de los archivos y, al mismo tiempo, los gobiernos a quienes servían con tanta distinción. Jenkinson, que poseía un valioso patrimonio de documentos d la edad media, experta y competente en lingüística y en ciencias históricas auxiliares, y heredero de una tradición jurídica de neutralidad oficial y de custodia no interrumpida, hizo las menos concesiones es posibles a las exigencias d los registros modernos. De todos modos, su Manual of archive administration y otras de sus bases, que no estén hoy del todo adaptadas en sus detalles a las necesidades habituales, siguen siendo muy útiles para la formación de archiveros, de todas partes porque con ellos tendrán una idea clara de su patrimonio cultural y de los ideales de su profesión (1).

      Por el contrario Schellemberg no efectuó un prolongado estudio de los registros jurídicos medievales ni de los sistemas centrales de registro. Producto de la escuela americana, con diploma superior de historia, pasó a formar parte de los Archivos Nacionales recientemente creados, y pudo así aportar sus profundos conocimientos y su experiencia única. La primera actividad esencial de los Archivos Nacionales consistió en localizar e identificar unos dos millones de metros cúbicos de los documentos de los registros federales que se habían ido acumulando durante siglo y medio en Washington y en todo el territorio del país. La necesidad de encontrar criterios y procedimientos para evaluar y ordenar no sólo de este cúmulo de documentos, sino también lo de los depósitos que se fueron acumulando en los dos decenios inmediatos, que excedían de trescientos mil metros cúbicos, contribuyeron de un modo positivo a forjar las ideas de Schellemberg sobre la índole de los archivos modernos sobre el requisito inevitable de la “eliminación” y la “selección” y sobre el importante papel que el manejo de registro han de desempeñar para facilitar la tarea. La necesidad ulterior de establecer un control material e intelectual de los registros modernos que no estaban “ordenados” y no eran fáciles de clasificaron pautas clásicas, contribuyeron directamente a establecer las prácticas del “ordenamiento” colectivo de la “descripción” colectiva, cuyas bases teóricas expone Schellemberg con gran convicción (2). De todo esto se deduce que las ideas de Schellemberg, lo mismo que las de Jenkinson, acerca de la índole de los archivos modernos y de las funciones peculiares del archivero, tenían profundas raíces en la experiencia. Si, en ocasiones, sus trabajos no tienen mucho en cuenta las realidades ni las necesidades de los depósitos no gubernamentales de menor importancia, es cierto, sin embargo, que han ejercido una influencia de carácter internacional y bien merecida.

      El manual de Schelemberg se publicó poco tiempo después de su regreso de un año de conferencias Fulbright en Australia, durante el cual habló de los criterios y prácticas de los archivos americanos. La posibilidad de adaptar su opiniones modernas a las necesidades de un país que posee una tradición Británica, heredada, de administración y de manejo e registros, y también un conocimiento anterior y profundo de las enseñanzas de Jenkinson, están perfectamente expuestas en la excelente relación que nos ha dejado el ex-jefe oficial de Archivos de a Australian Commonwealth National Library, Sr. Ian Maclean.

      Después de mostrarse de acuerdo con Jenkinson en que los “registros” y los “archivos” son “en realidad la misma cosa”, Maclean, al dar cuenta de sus trabajos añade: “Sin embargo, en Australia es ya un hecho corriente y oficial aplicar el término registros a los documentos que se guardan en oficinas de referencias para asuntos corrientes, y el término archivos a los documentos confiados a un depósito especialmente ordenado (1)". En el fondo, este criterio es el que está en vigor en los Estados Unidos, ya que, si se aplican otra vez el concepto de archivos a los documentos archivados que no hayan sido aún estudiados por el archivero y están sujetos a un futuro ordenamiento, se haría cómplice el archivero de la destrucción de los archivos. Maclean llega además a la conclusión de que con lo que ha aprendido durante diecisiete años en los archivos del gobierno del Commonwealth, los principios, si no todos los métodos, "expuestos en el manual de Jenkinson"... parecen aún adecuados para el ordenamiento y la descripción de los archivos del Commonwealth(2)".

      Reconocida su deuda de gratitud para con Jenkinson -el análisis y la exposición de Maclean, que no podemos ocuparnos aquí con más amplitud, han de ser conocidas a mi juicio, por todo archivero- Maclean pasa a tratar del problema de la eliminación y de la selección, en los siguientes términos:

      “En este punto concreto estoy menos conforme con las enseñanzas del Manual. Estimo que el archivero ha de desempeñar un papel importante de la selección y en la eliminación porque, si no lo hace, nadie probablemente se ocupará de ello. Si ese papel se puede limitar a buscar, con un determinado servicio gubernamental, un acuerdo sobre un criterio para la eliminación tanto mejor, pero, en el caso de que no logre establecer una base satisfactoria para la eliminación o por otro procedimiento, el archivero estimo que ha de estar dispuesto a tomar una iniciativa personal. Si se dedica más bien a 'eliminar' que a 'seleccionar', no creo que llegará de ese modo a alterar en gran medida la calidad de sus archivos, porque, después de todo, los archivos poseen esa condición por las circunstancias de su compilación y de su desarrollo, y no por un método de selección (como había dicho ya el propio Sir Hilary (3)"...

      Habiendo franqueado de este modo la distancia que separa la escuela clásica de la escuela moderna, Maclean, en un artículo publicado en una revista americana de archivos, explica las razones y la importancia de esta transición:

      "En los últimos años, la profesión de archivero no ha cesado de poner interés, totalmente o al menos primordialmente en la conservación de los archivos del pasado para que utilice la generación actual, y ha tomado la responsabilidad de conservar los registros del presente para los futuros usuarios. Era inevitable que de ahí se siguieran grandes transformaciones en las aptitudes y las técnicas profesionales. Algunos archiveros se negaron a reconocer que existía el problema o, si acaso, consideraban que los registros del siglo XX eran algo de nivel inferior, de lo que podían ocuparse archiveros de menos categoría. Otros, especialmente en América, intentaron resueltamente adoptar sus técnicas para hacer frente a los verdaderos problemas sin adoptar sin embargo sus aptitudes fundamentales de un modo eficaz. Ambos grupos, el último con más razón, se vieron sorprendidos y hasta un poco resentidos cuando los funcionarios encargados de los registros supieron aprovechar las circunstancias y la labor práctica llevada ya a cabo y, con un criterio muy diferente, prepararon programas en gran escala, cuyo éxito se evaluó en términos materiales menos culturales. Con el informe de la Comisión Hoover comenzó en 1949, en los Estados Unidos, lo mismo que en otros países, la nueva era del manejo de registros; y muchos archiveros adoptaron una actitud defensiva considerándose como historiadores que sirven a los historiadores, y hacen alguna que otra salida al campo del manejo de registros para la evaluación de los registro para los archivos (4)".

      Para hacer frente a esta nueva situación, en Australia se elaboró un programa combinado de gestión de archivos y de registro, en el que figuraba la creación de un centro mixto de archivos y registros y el nombramiento en cada departamento de un "especialista en manejo de archivos convenientemente seleccionado y capacitado (1)". El criterio de Maclean sobre la enseñanza y la formación de los archiveros y sobre las relaciones entre el archivero y el funcionario encargado de los registros, queda bien precisado cuando, dentro del término archivero comprende "a toda persona que, por sus conocimientos generales de la teoría y la práctica de la conservación de  los registros de la organización o de las organizaciones, cuyas funciones le incumben directa o indirectamente (2)". En realidad, es una admirable síntesis en la que entran los elementos esenciales de los criterios clásico y moderno sobre administración de archivos, pero modificada para poder atender a las necesidades concretas.

      Hemos de estar también reconocidos al distinguido archivero del dominio de Canadá, Dr. W. Kaye Lamb, por su interesante exposición de las relaciones básicas que han de existir entre la administración de los archivos y el manejo de los registros. Profundamente familiarizado con la experiencia de sus colegas de los Estados Unidos, el Dr. lamb, en una serie de artículos titulados "The fine art of destruction"(3), "Keeping the past up to date"(4), y "The changing role of the archivist"(5), documentado por la experiencia del gobierno de Canadá, llegó a la conclusión de que si "el volumen solo de los registros modernos hace inevitable su destrucción", los "funcionarios de los departamentos que lo organizaron no serán buenos jueces para estimar su valor a largo plazo". Es inevitable y hasta conveniente, afirmar, que el archivero, por su actividad profesional, se vea envuelto en el problema de saber lo que es inevitable y deseable (4), pero ha de hacer resaltar la importancia del manejo de registros y las responsabilidades que lleva añejas; e insiste en que "la ;ultima decisión incumbe al archivero"(7). En lo  que atañe a la enseñanza y a la capacitación práctica del archivero moderno, es también categórico.

      "A mi juicio, hay dos puntos esenciales. Uno es el de una sólida formación en historia, a la que he aludido anteriormente. Un buen conocimiento de la historia sobre una perspectiva para la fijación de nuestro punto de vista y de nuestro criterio. La práctica de la investigación histórica nos capacita para saber cómo han sido utilizados los manuscritos y los registros. El archivero ha de poder apreciar el valor probable de las fuentes para el erudito o para el investigador, y sus conocimientos se extenderán y perfeccionarán con la experiencia personal y la investigación.

      "El segundo punto esencial es la experiencia práctica. Hay muchos aspectos en el trabajo del archivero que sólo se pueden realmente aprender ejerciendo la profesión. La selección de los registros y los documentos, su evaluación, su utilización: -no es posible familiarizarse con ellos mediante un estudio teórico; tampoco basta el muestreo...; sólo puede llevar a cabo esas operaciones con conocimiento y buen criterio, el archivero que posee una importante experiencia práctica"(8).

      Este resumen del carácter de la administración de los archivos sujetos a evolución, según sus principales representantes, se ha de completar con algunas indicaciones acerca de las ideas expuestas por el profesor Ernest Posner, que ha enseñado -y comentado- la historia y la administración de los archivos de todos los tiempos y lugares a toda una generación de archivos en América, ha desempeñado también con sus escritos, su correspondencia y sus conferencias, la función de interpretar para sus colegas europeos la experiencia americana en materia de archivos(1). Su síntesis de la tradición clásica con las realidades modernas la resumió en unos cursos dados en las universidades y en los institutos que han constituido durante mucho tiempo, el programa más importante y eficaz para la enseñanza y la formación de los archiveros en los Estados Unidos. Producto de una de las más ilustres escuelas clásicas de administración de archivos, contribuyó no obstante a desarrollar la enseñanza de la materia dando los primeros cursos académicos sobre el manejo de registros. Además de su labor directa que dio nueva vida a este campo frecuentemente ignorado, de la actividad del archivero en los Estados Unidos, su American State Archives contiene también importantes orientaciones para la formulación de norma relativas a todos los aspectos de las actividades modernas referentes a los archivos, y a las relaciones prácticas entre los nuevos métodos de administración de los archivos y de manejo de los registros. Sus conocimientos no superados por nadie, y su profunda comprensión de lo que es un archivo, de su naturaleza, su administración y su utilización, tanto en el pasado como en el presente, se han ido difundiendo poco a poco hasta constituir normas que pueden aplicarse a toda clase de archivos, públicos y privados, dondequiera que se encuentren. No hay resumen que pueda sustituir al detenido estudio directo de esas normas que podrán hacer los archiveros y los administradores de los archivos en ejercicio (2).

      De todo lo dicho se desprende con evidencia la amplitud y la índole de los cambios fundamentales que están produciéndose en la administración de los archivos. Si hay mucho nuevo, se ha conservado también mucho de lo antiguo, y ello muestra su valor. La síntesis resultante es necesariamente pragmática en su doctrina y flexible en sus aplicaciones. Las teorías que ya no responden a la realidad han de ser inmediatamente modificadas, y a este principio se han ajustado las definiciones y hasta las prácticas. En las circunstancias en que se mueven el Estado y la sociedad cada vez más orientados hacia la idea de servicio, el moderno archivero público se ha visto frecuentemente obligado a justificar y a reforzar su programa reuniendo los archivos privados, los documentos personales, y las colecciones artificiales, los fragmentos y partes desperdigadas de las compilaciones documentales que sólo clasificase como manuscritos históricos. El archivero moderno aumenta y encarece el valor de la referencia y la investigación de sus fondos de archivo. A las adquisiciones aplica, según las circunstancias, las técnicas de su profesión, pero al mismo tiempo mantiene la integridad de sus archivos oficiales en lo que atañe a su procedencia y orden originario. Reconociendo todo esto, el Dr. Lamb, al estudiar el "papel variado que desempeña el archivero" escribe: "Naturalmente, la transformación fundamental es que el archivero ha dejado de ser primordialmente un custodio -un conservador- y de ha convertido en colector de documentos registrados y de manuscritos. Su papel ha dejado de ser primordialmente pasivo, para convertirse en dinámico y activo"(3).

      Como el archivero moderno tiene que evaluar los registros y seleccionar los que poseen valor duradero, debe sentir algo más que un interés pasajero por el manejo de los registro. Debe reconocer que todo lo que hacen o han hecho los funcionarios encargados de los registros afectará directa o indirectamente al futuro de los archivos. Serían en efecto, los funcionarios encargados de los registros quienes determinarán cada vez más la calidad de nuestros archivos, la calidad en el sentido de que la documentación sea completa y adecuada, su integridad (incluida la eliminación de los materiales inútiles), y su accesibilidad o su posibilidad de servir para fines de referencia e investigación. Los funcionarios encargados de los registros determinarán en un sentido real y objetivo la índole del trabajo de los archiveros en los archivos modernos, pues del éxito de sus esfuerzos dependerá que sea fácil o difícil evaluar los registros para su ordenamiento y seleccionarlos para su custodia; que resulte fácil o difícil evaluar los registros para su ordenamiento y seleccionarlos para su custodia; que resulte fácil o difícil evaluar los registros para su conservación material y su acondicionamiento y descripción así como su accesibilidad y utilización. El interés del archivero moderno por el manejo de registros es pues no sólo legítimo sino también esencial (1) Y como el manejo de los registros forma cada día más parte integrante de los métodos de la moderna gestión administrativa y empleo de máquinas calculadoras como instrumento de gestión, el archivero moderno ha de conocer bien esos nuevos procedimientos y de esas nuevas técnicas si ha de desempeñar bien su función esencial al servicio de la institución a la que pertenece.

Por último, el archivero de hoy en día tiene en realidad la libertad de hacer una selección entre los conceptos clásicos y modernos de su profesión.

Si los archivos han de seguir respondiendo a los intereses y necesidades de la sociedad contemporánea, han de adaptar sus criterios y prácticas a esos intereses y necesidades. Existen ya muchas pruebas de que así sucede, y entre las más estimulantes está la de que, correspondiendo a la iniciativa de los principales archivos, está siendo revisado y modernizado el problema vital de la enseñanza y la formación de los archiveros.

Publicado el: 25/10/2009 / Leido: 11305 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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