Los Instrumentos de Busqueda en los Archivos

Publicado el: 25/10/2009 / Leido: 10713 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Los Instrumentos de Busqueda en los Archivos.

Por

Etienne Taillemite

            Una de las tareas fundamentales de los archivistas es, sin duda alguna, la relación de instrumentos de investigación* aptos para lograr que los fondos que conservan serán cómodamente accesibles a todas las categorías de estudiosos del tema que puedan ser llamados a utilizarlos (1). Sin inventarios y sin inventarios públicos, insisto en este punto, un archivo por más perfectamente clasificado que esté sigue siendo muy poco conocido, por no decirlo, en absoluto, y en consecuencia, sin mayor utilidad. Nuestro papel no es el de mantener la luz bajo el celemín. Como existen diferentes tipos de instrumentos de pesquisa, más o menos exhaustivos, el primer punto por resolver es la selección del modelo de inventario que conviene al fondo o la serie en proceso de estudio. Esta selección debe efectuarse en función de varios criterios: el acervo de documentos por tratar, el interés histórico que ofrecen, la naturaleza exacta de tales expedientes, tratase de una verdadera serie en el sentido archivístico del término, es decir de papeles homogéneos generados por la actividad de una oficina o de una entidad(ejemplo, la intendencia de Canadá), o por el contrario, de una especie de colección de fragmentos de diversas procedencias reunidos arbitrariamente o por obra de la casualidad.

            El volumen de las piezas que hay que inventariar pesará sobre la elección del archivista que no puede empeñarse en tratar de la misma manera una pequeña serie de una cuantas decenas de artículos (cajas, documentos o legajos) y un enorme complejo de unidades.

            Inútil insistir en el criterio de interés histórico, parece claro que ha de ser determinante, pero la antigüedad no es el único factor que ha de tenerse en cuenta sobre este particular. No olvidemos nunca que ciertos documentos muy antiguos pueden ser de poco interés, al tiempo que expedientes ultra contemporáneos se revelan apasionantes. La naturaleza exacta del volumen de los documentos por estudiar debe de ser considerada con mucha seriedad.

            Una serie orgánicamente estudiada, que no guarda sino documentos bien clasificados y que provienen de la misma entidad, no necesita el mismo tipo de inventario que una colección compuesta de unidades de diversa procedencia y por consiguiente índole y contenido heterogéneos.

            Veamos ahora cuáles son los diversos modelos de instrumentos de investigación entre los cuales convendría escoger. Yendo del general a lo particular y de lo menos detallado a lo más exhaustivo, encontramos la guía de fuentes o de investigaciones, el repertorio numérico sencillo, el repertorio numérico detallado, el inventario resumido, y el inventario analítico.

l. Las Guías.

            Hay varias maneras de concebir una guía. Puede ser geográfica y cubrir toda una región, como por ejemplo Guide des Sources de l'Historire de l'Afrique au Sud du Sahara, publicada en 1972 con los auspicios del Consejo Internacional de Archivos, o también Guide des Sources de l'Histoire du Canada Francais que están preparando en asocio archivistas canadienses y franceses.

            Si es metódica, la guía acudirá en ayuda del investigador interesado en determinado tipo de tema: por ejemplo, Guide des Sources de l'Histoire Littéraire aux Archives Nationales, editado en 1961 por Mne. Danielle Gallet. Puede proyectarse también que una guía cubra todo un depósito. Tal es el caso de múltiples instrumentos de este género elaborados en el curso de los últimos años por los directores del Servicio de Archivos de ciertos departamentos de Francia: Guía de los Archivos de la haute-Vienne, de la Charente-Maritime, de la Loire- Atlantique, etc... Esta fórmula de guía por depósitos se convirtió en reglamentaria por gestión del Director General de Archivos de Francia en Abril de 1969, y poco a poco todos los departamentos habrán de adoptarla.

            En la circunstancia de que ciertas series, fondos o grupos de fondos sean demasiado complejos, puede justificarse la elaboración de una guía especial. Es el caso de algunos fondos de los archivos Nacionales franceses que padecieron diversas vicisitudes y cuyo escrutinio no es siempre fácil.

            Podemos citar dos ejemplos altamente positivos: Fonds du Conseil d' Etat du Roi aux Archies Nationales, publicado en 1955 por Michel Antoine, y Guide des recherches dans les fonds judiaciaires de l'Ancien Régime, de varios autores, editada en 1958, en el cuál se estudian los grandes volúmenes de documentos judiciales que han llegado hasta nosotros: Parlamento de París, Châtelet, Almirantazgo de Francia, etc.

            La formula de la guía presenta, como es natural, ventajas e inconvenientes. En su haber es menester registrar rapidez en la ejecución. La guía, si así podemos decir, frena al más veloz y es particularmente indicada para los grandes fondos que no pueden dotarse de inventarios detallados. Aparte de esto, es eminentemente práctica y contiene toda la información que necesita el investigador para enfocar su trabajo; pero es claro que no sería suficiente.

            La mejor de las guías no reemplazará nunca un inventario, así sea resumido, ya que por naturaleza es incapaz de dar la misma información. La guía procede lo más frecuentemente por el método global, no puede descender al estudio del fondo o de la serie articulo por artículo, y debe contentarse con una descripción sumaria de los acervos documentales conservados. No obstante, presta eminentes servicios al investigador al permitirle determinar si el depósito o los fondos cubiertos por la guía pueden o no contener documentos atinentes al propósito de sus estudios y si, en consecuencia, hay que ir más adelante en la investigación.

ll. El Repertorio Numérico Sencillo.

            Después de la guía, es el instrumento de búsqueda cuya redacción es más rápida y sencilla. Conviene por lo tanto también, en manera especial, a los fondos de volumen considerable que hace más asequibles a la investigación. El repertorio numérico sencillo se limita a indicar la nota o notación del articulo (caja, documento, legajo), un titulo del contenido tan corto como sea posible y las fechas extremas de los documentos. Por ejemplo:

G7 71 - Cartas dirigidas al Contralor General de las Finanzas por el Intendente de Alencon. 1678- 1684.

G8A 81 - Cartas dirigidas al Secretario de Estado de la Marina por el Gobernador General y el Intendente de Martinica. 1782.

            Cuando hay que vérselas con una serie para la cual no existe instrumento de investigación, el repertorio numérico sencillo permite ver por donde se debe comenzar, Constituye un primer desmonte que permite conocer, al menos sumariamente, el contenido de los documentos, el periodo cronológico concertado, y en forma eventual, las lagunas que tiene el fondo.

            Los limites de este género de instrumentos de investigación, aparecen clarísimos. No brinda sino indicaciones muy someras, y si se puede ser suficiente para series voluminosas, de precaria densidad en datos históricos y de composición muy homogénea, como es el caso por ejemplo para ciertas series de archivos contemporáneos, no puede en cambio dar resultados positivos en el caso de los fondos antiguos y ricos para los cuales es importante ir más allá del análisis.

lll. El repertorio Numérico detallado y el Inventario Somero.2.

            El carácter verdaderamente lacónico del repertorio numérico sencillo ha llevado a los archivistas franceses desde los albores del siglo XX a imaginarse otra fórmula que tuvo y sigue teniendo éxito: es lo que se ha llamado repertorio numérico detallado. Más flexible que el anterior, permite modular los análisis en función de la importancia histórica de los fragmentos o piezas y suministrar detalles más amplios acerca de los artículos que parecen merecerlo si contienen elementos notorios o de naturaleza heterogénea por relación al conjunto del fondo. Para el investigador será especialmente invaluable si va acompañado de índices muy completos de nombres de persona, lugares y materia elaborados a medida que se van haciendo los análisis. A esto respecto cabe citar por ejemplo, el Répertoire du fonds du Conseil Souverain d'Alsace, conservado en los archivos departamentales del Alto Rin, publicado en 1963 por Mlle. Lucie Roux.

            Este tipo de instrumento de investigación parece el más indicado para los archivos modernos y contemporáneos, pues permite tratarlas series expediente por expediente y no pieza por pieza. Igualmente se lo ha utilizado en Francia para las minutas notariales en las cuales permite guardar los registros de mayor significación y de más rica sustancia histórica, también para los archivos judiciales y por las mismas razones. El modelo del género es ciertamente el repertorio numérico detallado de la serie U del Marne (Negocios Judiciales) publicado en 1966 por M. René Gandilhon (3).

            No hay que ocultar, sin embargo, que este género de repertorio ofrece el inconveniente desierta subjetividad. Toda selección implica algo de arbitrario de parte del archivista y le costará algún sacrificio no preferir aquellos documentos que le interesan personalmente o los que correspondan a los tipos de investigaciones de moda en el momento de la elaboración del repertorio.

            Precisamente por estas razones hubo que renunciar al inventario somero por muestreo, adoptado a mediados del siglo XlX y que fue obligatorio hasta 1909. Este sistema, que consistía, como su nombre lo indica, en no analizar sino los documentos considerados como los más "interesantes", demostró peligroso en el uso, pues llevaba con frecuencia al investigador a caer en errores y le hacía creer en la inexistencia de un documento con el pretexto de que no figuraba en el inventario. Tal es el caso del inventario en 8 volúmenes de las subseries B1, B2 y B3 del fonde Marine, depositado en el Archivo Nacional que, en razón de su carácter selectivo, informa muy mal sobre la extrema riqueza de esas subseries y no debe consultarse sino con preocupación. A pesar de sus inconvenientes se podrá mantener en vigor esta fórmula para los grandes fondos que, tal vez por su contenido demasiado débil en elementos de interés histórico, no deben ser objeto de un inventario analítico.

lV. El Inventario Analítico.

            A diferencia de los anteriores, este instrumento de investigación debe ser todo lo exhaustivo posible y permitir un análisis de la totalidad de los documentos sin excepción alguna. Este escrutinio tendrá una extensión conforme a la importancia histórica de las piezas. Es evidentemente la herramienta ideal para el investigador, ya que le procura una fotografía de la serie estudiada y le permite saber con precisión lo que allí habrá de encontrar.

            Es manifiesto que este género de inventario, cuyo inconveniente mayor es el tiempo que exige su realización, puesto que su redactor debe leer y analizar uno a uno todos los fragmentos, no se justifica sino para las series de densidad histórica muy grande, o también para ciertas series de misceláneas cuya composición heterogénea y aún heteróclita necesita un inventario pieza por pieza, por no disponer de ningún hilo conductor.

            Todos estos instrumentos de investigación, cualquiera que sea el tipo a que pertenezcan, deben llevar anexos una introducción e índices, si queremos que en verdad sean útiles.

            Un espíritu resueltamente práctico será el que aliente la introducción, la cual habrá de ofrecer todos los datos que ayuden al investigador en su trabajo histórico del fondo o de la serie y expliquen, en la medida de lo posible, las vicisitudes superadas, y por ende, las eventuales lagunas, naturaleza y organización de las instituciones que generaron documentos, modo de clasificación, etc.

            Jamás debe haber temor a suministrar demasiados detalles; sino siempre esforzarse, por ponerse en lugar del neófito que visita los archivos por primera vez y se siente desorientado.

            La introducción podrá enriquecerse de manera ventajas por medio de indicaciones concernientes a las fuentes complementarias de la serie analizada, que se conservan en otros depósitos de archivo o en las bibliotecas y aún en colecciones privadas, y también por una bibliografía que señale los principales trabajos elaborados a partir de la serie estudiada. Esta preocupación evitará a los investigadores internarse en terrenos ya explorados.

            Complemento indispensable de todo instrumento de investigación bien concebido, son igualmente los índices. Nada menos fácil de manejar que un inventario desprovisto de índices, sobre todo si comprende varios volúmenes.

            Los índices deben ser exhaustivos y llevar inscritos todos los nombres de personas, de lugares, y eventualmente, de navíos. En lo que concierne a nombres de personas se señalarán en lo posible, los miembros de una misma familia o los homónimos y se darán algunos elementos de identificación cuando se traten de personajes que hayan ejercido funciones públicas. Para los oficiales, por ejemplo, se indicará el último grado obtenido. Los nombres de lugares serán también objeto de una identificación tan exacta como sea posible; podrán provechosamente de manera metódica por regiones. (4)

            Para los navíos, hacer clara distinción entre los de guerra y los mercantes. En lo tocante a las materias, la cuestión es siempre bastante delicada, ya que implica selección indispensablemente. Cuanto parezca presentar un interés real será consignado en cuadros metódicos, muy útiles cuando sean del caso. (5)

            Es doctrina oficial en Francia organizar un solo índice en el cuál aparezcan nombres de personas, de lugares y de materias, distinguidos por una topografía diferente: los nombres de personas impresos en mayúsculas pequeñas, los nombres de lugares en itálica y las materias en caracteres romanos. Lo esencial es que el índice sea lo más claro posible. Cuando ocurre prever una cuarta categoría, nombres de navíos, por ejemplo, se puede proceder de manera distinta y planear un doble índice, uno con los nombres de personas y lugares, otro con los de materia y navíos. Tal es la solución que adoptamos para el índice del inventario en 8 volúmenes de las subseries B1, B2 y B3 de los Archivos de la Marina, publicado en 1969.

            El problema de los índices nos da la ocasión para decir una palabra acerca de un inventario particular que conviene traer a cuento por haber sido experimentado años atrás en algunos departamentos y es objeto, ahora mismo, de nuevos ensayos en series determinadas de los Archivos Nacionales. Este método consiste en presentar todo el inventario en forma de índice: los análisis, por lo general, compendiados, se adosan a los nombres de las personas y ya no siguiendo el orden de los documentos que contiene cada artículo.

            Excelente ejemplo del sistema puede encontrarse en el Manual de Archivística, p.286, en forma de un inventario de las patentes del duque Enrique II de Lorena.

            Tres experiencias de igual género se están estudiando en la Sección Antigua de los Archivos Nacionales. Tiene por base la cancillería del rey Carlos V, las decisiones civiles del Parlamento de París en el siglo XV, y por último, la correspondencia recibida de los Gobernadores Generales e Intendente de Santo Domingo en los siglos XVII y XVIII.

            En lugar de analizar de manera sistemática todas piezas conforme al método tradicional, las archivísticas recogen en fichas todos los nombres de personas y de lugares y las principales palabras-materia.

            El resultado es evidentemente muy distinto del inventario clásico y a muy corto plazo nos encontramos frente a un inmenso complejo de información. Así, por ejemplo, el análisis minucioso según este método, de los dos primeros documentos de la correspondencia de Santo Domingo, produjo más de 3000 fichas. Como la serie completa comprende más o menos 180 artículos, imaginémonos el inmenso acervo de documentos que se formará de esta suerte.

            El método de que hablo presenta la ventaja de producir un trabajo de análisis mucho más exhaustivo que el inventario tradicional que nos muestra siempre los nombres de personas o lugares, pero en cambio debemos comprobar que el método no es en absoluto más rápido que el procedimiento analítico, quizás hasta exija un poco de más tiempo. Por esta razón no puede pues sino aplicarse a series antiguas muy preciosas y muy ricas como las que justificarían un inventario muy analítico completo. Para las series de papeles contemporáneos habría que aliviar considerablemente la carga y no retener sino los nombres más importantes, tratando el fondo por conjunto de documentos y ya no por piezas o fragmentos. Tales son, en breve síntesis, las características de los diversos instrumentos de investigación utilizados en los archivos franceses. No tendremos la presunción de pensar que deban servir de modelo. La archivística es una técnica que exige mucha flexibilidad y adaptación a los múltiples casos de especies que se pueden encontrar y cabe decir de ella lo que expresó Napoleón de la Guerra en estos términos: "Es un arte simple y todo de ejecución".

            Es cierto no obstante que la experiencia adquirida por los archivistas franceses a lo largo de un siglo, los numerosos ensayos a que se han sometido y siguen ejecutando como lo hemos visto, pueden de principio de reflexión y evitar acaso pérdida de tiempo y dinero al adoptar métodos cuyos resultados no fueron juzgados satisfactorios ni por los autores ni por quienes se benefician de ellos.

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