EL LUGAR DE LOS ARCHIVOS

Publicado el: 20/10/2009 / Leido: 6682 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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EL LUGAR DE LOS ARCHIVOS

Margaret C. Norton *


Probablemente la mayoría de nosotros cuando pensamos en archivos, tenemos la imagen mental de un viejo monje inclinado sobre un hermoso e iluminado manuscrito en el escritorio de un monasterio. Claro que sabemos que los documentos del Estado no son manuscritos iluminados y quienes hayan visto la exposiciones en los Archivos Estatales son conscientes de que muy pocos de nuestros documentos son lo suficientemente fotogénicos para hacer un despliegue interesante sin la necesidad de mucho material ilustrativo adicional. Sin embargo muy pocos funcionarios del gobierno comprenden hasta que punto la formación del archivo ha ido evolucionando desde el comienzo de los últimos 25 años del siglo XIX, o lo que es más importante, que hasta hace muy poco los funcionarios en Illinois tenían problemas en la formación y arreglo del archivo por la obsolencia de las leyes de archivo que antecedieron esta evolución.

En los primeros días del gobierno de Illinois, las oficinas del estado no tenían muchos empleados y producían muy pocos documentos. Nuestra familiar expresión “Manténgalo bajo su sombrero” se refiere a la costumbre que Lincoln y mucho de sus contemporáneos tenían de llevar sus papeles en los sombreros “de copa” tal como los abogados y los hombres de negocios los llevan hoy día en los maletines. En la historia de Illinois hay una anécdota de un legislador que decía que una ráfaga de viento llevó su sombrero y la ley que estaba en él cuando se dirigía donde el Gobernador para su última firma. Los miembros de la Asamblea General no estaban seguros de cómo manejar esta situación, pero finalmente pasaron una resolución conjunta en la que explicaban lo que había sucedido, anulando el documento original y ordenando se escribiera y firmara de nuevo. El papel y el pergamino eran escasos y costosos. Los documentos no se escribían a menos que fueran importantes. A tales documentos se les puede llamar, si se quiere un mejor término “documento de documentos”, y constan: Primero, de documentos producidos como una expresión de algún derecho legal, tales como escrituras y títulos de inmuebles, contratos, fianzas y similares. Segundo, de registros de hechos conservados por el gobierno para proteger los derechos de los individuos o del gobierno, o para registrar actos oficiales. Son ejemplos, los registros de voluntades, matrimonios, registros oficiales del personal civil y militar debidamente comisionado, ponencias de reuniones oficiales y el archivo de documentos presentados a los tribunales de acción.


La invención del papel de sulfuro poco costoso, de la máquina de escribir, del mimeógrafo, y más recientemente, de tabuladores de tarjetas perforadoras y de la micropelícula han revolucionado las facilidades para elaborar documentos. El primer papel periódico aparece en los documentos del Estado de Illinois poco después de 1840, y el primer documento escrito a máquina encontrado en los Archivos data de 1876.


Paralelo a estas nuevas facilidades para elaborar documentos se desarrolló un crecimiento complejo en la organización gubernamental. El número de funciones por desarrollar y el número crecientes de empleados hizo que fuera muy difícil para los ejecutivos seguir la pista de lo que estaba sucediendo en sus oficinas. Tal como a los fabricantes se les ocurre la idea de una línea de montaje como un medio para dividir los procesos mecánicos hasta el punto donde más gente puede hacer más trabajo, con menos supervisión, los administradores empezaron a usar formas y copias múltiples de documentos como un medio para dividir y al mismo tiempo, controlar el trabajo de sus subordinados.


El período de rápida expansión en la creación de archivos comenzó, como lo dijimos anteriormente, durante los últimos 25 años del siglo XIX. Los estudios del Archivo Nacional demuestra que los documentos federales para el período 1917 a 1930 igualaron el volumen de todos los documentos desde 1776 hasta 1917, y los del período de 1930 a 1940 igualaron la cantidad de los dos períodos juntos, mientras que en la Segunda Guerra Mundial se acumularon documentos en proporciones astronómicos. Lo mismo sucedió en el Archivo Estatal de Illinois.


La creación de archivos fue, hasta hace poco, una cuestión de aptitud. Cada nuevo ejecutivo demostraba qué tan brillante era la cantidad de formas que ideara y por el nuevo sistema de archivos que instalara.


Todo el énfasis se hacía sobre cómo lograr el trabajo diario más rápidamente, pero no se pensaba cómo se podrían usar los documentos resultantes en el futuro. No se intentó separar el material efímero del material permanente- todo se archivaba junto.


Sucedió lo inevitable -ninguna agencia podía proporcionar el espacio requerido para guardar todo. Sólo el ejecutivo podía escoger el trigo de la paja, y no tenía ni tiempo ni deseos de hacerlo. Muchos jefes de departamento y de división se irritaron por la incapacidad de los archivistas para recuperar los documentos viejos para su consulta.


El Departamento de Archivos, originalmente considerado un lujo en la mayoría de los Estados -un lugar para preservar documentos “históricos”- se inundó con documentos entre los cuales el departamento no podía localizar los que necesitaba, pero que por algún tipo de magia, el archivista debería ser capaz de poner en servicio rápida y eficientemente. Muy pronto el sistema de archivos amenazó con destruirse. Muchos jefes de departamento simplemente cerraron los ojos a la limpieza periódica de los depósitos, a pesar que la Sección 401 (Sect. 176 o acta 1874) del capítulo 38 del Código Penal fijaba una condena de 1 a 7 años de cárcel si “alguna persona alguna vez roba, desfalca, altera, corrompe, retira, falsifica o borra algún documento...”


Esta sección del código penal de 1845 llegó a nosotros sin alteraciones, escrita treinta años antes de la máquina de escribir y de su tren de facilidades para multiplicar documentos. En 1845, parafrasear a Gertrude Stein, “un documento es un documentos” y si se interpreta ampliamente esta ley cualquier parte de un artículo que llegara a una oficina se consideraría un documento. El absurdo obvio de la ley que no hace diferencia entre un pedido de un lápiz y la Constitución del Estado, naturalmente originó un desprecio a su observancia. No sabemos de una caso donde un oficial del Estado haya sido perseguido bajo esta ley por la destrucción de documentos, excepto cuando se les acusó de usar un documento para cubrir otro procesamiento penal. Sin embargo más de un ejecutivo ha tenido problemas por su incapacidad de generar documentos que se han perdido o destruido inadvertidamente.


En 1951 en la revisión de la Comisión de Archivos de Estado, se intentaron definiciones más precisas de los términos “documentos” y “materiales no documentos”. La comisión está también autorizada por esta ley para dar interpretaciones posteriores al término “materiales no documentos”.


Los funcionarios estatales son conscientes ahora de la relación entre eficiencia en su sistema de archivo y en la organización de su oficina. Una nueva profesión, llamada gestión de archivos, está naciendo. En 1950 el Congreso aprobó una ley obligando a cada departamento federal a emplear un funcionario de tiempo completo para la gestión de archivos, cuya labor sería coordinar todos los sistemas de archivo en el departamento y manejar los documentos generados en las necesidades precisas de la oficina. Así, en lugar de escoger entre los documentos que se han acumulado, los permanentes y los obsoletos, el programa de gestión de archivos indicará, cuáles deben considerarse de valor permanente y cuánto tiempo debe guardarse cada categoría de documentos para los propósitos administrativos. Además de esto la gestión de archivos debe tener cuidado que no haya vacíos en la información que debe archivarse.


En Illinois se está trabajando hacia los sistemas planeados de archivo, cada uno proyectado para las necesidades del departamento, e implantados por los programas de conservación que permitirán a los departamentos hacer un distribución apropiada de sus documentos tan pronto como cada categoría de archivo debe de tener valor para los fines administrativos del departamento de origen. Esta disposición debe incluir la transferencia de los archivos inactivos a los archivos estatales, la sustitución de copias de micropelículas por los originales y la destrucción de los documentos que estén completamente obsoletos. Muchos departamentos habían asegurado su legislación antes de 1951 la cual permitiría los programas de conservación para algunos de sus documentos. Sin embargo, es difícil definir las categorías de archivo con la precisión suficiente para tal legislación. Algunas de estas leyes tenían poca perspectiva, algunas daban amplios y peligrosos poderes de decisión a los administradores quienes al ordenar la destrucción de los documentos podían no considerar sus valores potenciales distintos al uso administrativo que se daba en ese momento.


La Scheffer Comission to Study Tate Government recomendó que la Comisión de Archivos de Estado debía aumentar los representantes de los departamentos legales y financieros del Estado, y que esta Comisión revisara y aprobara todas las propuestas relacionadas con la destrucción de documentos. La 67a. Asamblea general que se reunión en 1951 revisó la ley estatal de archivos de 1943. Se abolieron los miembros extra oficio; el Archivista de la Biblioteca del Estado de Illinois y el Historiador del Estado serían el Director y el Secretario, respectivamente, el Bibliotecario Estatal seguiría siendo miembro y se adicionaron dos nuevos miembros, el Fiscal de la Corona y el Director de Finanzas. Se agregó la sección 7, que dice “Sin perjuicio omiso de otra disposición en contrario, ningún documento será enajenado o traspasado por ninguna agencia del Estado a menos que primero se obtenga aprobación por parte de la Comisión Estatal de Archivos”. Hasta que el Fiscal de la Corona opine sobre los problemas que se presenten con respecto a la interpretación de los poderes de la Comisión Estatal de Archivos. Copias de los Autos, los Reglamentos y Las Formas de Aplicación se pueden obtener en la Oficina del Archivista.


Como la mayoría de la audiencia está familiarizada con el manejo del Departamento de Archivo de la Biblioteca del Estado de Illinois, no es necesario profundizar en sus funciones. Las principales funciones del Archivo de Illinois son: (1) el albergue de los documentos permanentes del Estado en dos tipos de bodegas, de archivo y departamental; (2) prestar servicios de asesoría a los funcionarios Locales y Estatales y a otros interesados; y (3) el laboratorio Fotográfico que no solo trabaja para la División de Archivo sino también para todos los Departamentos de la Biblioteca Estatal y para la Secretaría del Estado.


En general los documentos que se depositan en el Archivo del Estado deben consultarse en el Edificio de Archivo bajo la supervisión de los funcionarios. Los documentos en los depósitos del Departamento están sometidos a la jurisdicción inmediata de las oficinas a las cuales pertenecen, solo los Departamentos tienen acceso a estos documentos, los cuales pueden retirarse del archivo para uso de la Oficina Departamental a discreción del Departamento. Muchos funcionarios Estatales están confundidos en cuanto a los tipos de documentos que deben transferirse al Archivo y los que deben situarse en los Depósitos Departamentales. Este tema se discutirá en la última sección de este artículo.


El almacenamiento de los Documentos Estatales y de las copias de seguridad de las micropelículas de los fondos del Estado y del Condao en los depósitos de Archivo (i.e. de los archivos bajo la custodia legal del Archivista), incluye el cuidado físico de los documentos y el servicio de guías de referencia para su uso. El cuidado físico tiene que ver con el empleo del equipo de archivo apropiado de archivo, el cuidado de los documentos contra el deterioro causado por el polvo y las condiciones atmosféricas nocivas y la re estructuración cuando sea necesaria cuando sea necesaria. Las guías de referencia requieren la elaboración de inventarios, guías, índices y otras herramientas auxiliares de archivo para facilitar un servicio rápido y el conocimiento de la historia del desarrollo de las funciones de los Departamentos del Estado, de tal suerte que se puedan entender los objetivos y el contenido de los archivos tales y documentos antiguos, que es la labor del Departamento de Estado, permite un servicio más adecuado del que pueden ofrecer los funcionarios que solamente conocen los procedimientos del momento.


Los servicios de asesoría ofrecidos por el Departamento de Archivo aconsejan sobre los problemas relacionados con la administración de archivos y con la participación en el trabajo de la Comisión Estatal de archivos proporcionados por el Bibliotecario y el Archivista del Estado. La asesoría sobre la administración de archivo se relaciona con el arreglo de documentos, la planeación de sistemas de archivo para disminuir el volumen, y asesoría sobre proyectos de microfilmación (qué y dónde se debe hacer y con qué equipo). Específicamente hablando, la generación de documentos es función del Departamento y no del Archivista cuya labor principal es la de cuidar de los documentos permanentes que se le han confiado. Sin embargo hasta que los distintos Departamentos sean capaces de tener sus propios programas de Gestión de Archivos, el Departamento de Archivo es el que más puede ayudar a esto campos. Estos servicios disponibles, si se solicitan, para los condados y otros empleados locales a través del Visitador de Campo. La fase más importante de este trabajo con funcionarios de los condados es la del almacenamiento libre de micropelículas de seguridad de los archivos del condado. Estas micropelículas se depositan selladas bajo las órdenes de la junta del condado. No pueden usarse en referencia.


El laboratorio fotográfico está equipado para fotografías (incluyendo retratos en color y en diapositivas), fotocopias, microfotografía y películas. El laboratorio hace toda la fotografía publicitaria para la Secretaría de la Oficina Estatal y para la Biblioteca Estatal. Esto incluye no solo fotografías para las ediciones de prensa, sino también las ilustraciones para los informes y exposiciones. Las fotografías de la Bienal del Libro Azul de Illinois editado por la Secretaría del Estado, excepto ilustrar sus operaciones, son el producto de este Laboratorio.


La fotocopiadora atiende las necesidades de todos los departamentos de la Biblioteca Estatal. También, puesto que éste es el tipo de máquina equipada para copiar sobre papel emulsionado de doble faz, se hace la impresión directa de ciertos departamentos de la Secretaría de Estado, especialmente del Corporation Department. También se hacen ampliaciones de micropelículas por medio de un accesorio especial que se coloca en la fotocopiadora.


La sección de microfilmación del laboratorio está equipada con una máquina portátil y una de gran tamaño que saca copias de volúmenes extra grandes y encuadernados. Con la máquina prensadora y ampliadora, se puede dar un servicio rápido a los que deseen copias de documentos para la biblioteca donde solamente se puede tomar prestada una copia, también se usa para sacar copias de documentos raros para préstamos interbibliotecarios. No estamos equipados para hacer microfilmación de proyectos a gran escala. La generación de documentos en película es, como se dijo antes, responsabilidad del Departamento implicado, es un proceso de creación, contrario al proceso de conservación, perteneciendo esta última función solamente a la oficina de archivo. Las necesidades de microfilmación de los distintos Departamentos hace que se realicen estudios individuales y se seleccione el tipo de equipo que se requiere para hacer un trabajo en particular.


Como los funcionarios de archivo de los distintos Departamentos tienen dudas sobre qué tipos de documentos son apropiados para transferir al Edificio de Archivo -cuáles deben ir a los Depósitos Centrales y cuáles deben transferirse a su propio Depósito de Centrales y cuáles deben transferirse a su propio Depósito de Archivo, en necesario discutir algunas recomendaciones al respecto.


Primero que todo, el Edificio de Archivo no es un depósito. La costosa construcción utilizada, los equipos de seguridad y contra incendios, el aire acondicionado y lo fino del equipo, limitan el tamaño del Edificio que puede construirse con los presupuestos disponibles. Con frecuencia al Edificio de Archivo se le llama “caja de seguridad” para los documentos Estatales. Para asegurarse que los documentos mas importantes no se amontonen sin orden, es necesario seleccionar y limitar los que sean aceptables para almacenarlos en el edificio: documentos originales y permanentes.


¿Cuáles son los tipos de documentos que se aceptan?. La iniciativa respecto a qué categorías deben llevarse a los depósitos de Archivo (o sea, cedidos al Departamento de Archivos con jurisdicción legal), se deja al Departamento al cual pertenecen los documentos. Las limitaciones legales y de uso para hacer depósitos en los Archivos Estatales las atienden mejor los funcionarios Estatales interesados. Las siguientes categorías de documentos se consideran adecuadas para su transferencia a la jurisdicción del Departamento de Archivos. Algunos ejemplos citados pueden estar en más de una clasificación.


1) Tesoros Históricos. Ejemplos de tales documentos que están ahora en los Archivos Estatales son la primera Constitución del Estado (1818), el primer registro de la notoria de Cahokia (1737-68), el Registro Ejecutivo territorial (1809), las Revistas de la Asamblea Territorial General (1812-18), el primer censo (1818), documentos al servicio de Lincoln en la Asamblea General, y las Leyes del 1812 que contienen muchos documentos interesantes, tales como la primera ley del colegio libre, los primeros transportes de pueblos, ciudades, colegios, ferrocarriles y oficinas. Al decir que los documentos de importancia histórica son adecuados para transferirlos a los Archivos, debe anotarse que la práctica de resumir documentos individuales para colocarlos en los Archivos, en vista con desagrado, debido a que la integridad de los documentos es un principio básico en la gestión de archivos. Debe transferirse el archivador completo con los períodos que cubre.


Nueva Galicia del Sur y el Archivo de Coblence, 20% para el Archivo Económico de Dortmund que inició sus publicaciones hace sólo 10 años. Los altos porcentajes de 60, 70 y aún 90% para los archivos de Indonesia, Bermuda y Suriman, lo cual es de menor relevancia si los relacionamos con las respectivas estadísticas de los usuarios (entre 1 a 3 usuarios y consultas por día), en argumento que es menos válido para el 80-90% que se reporta en el Archivo Nacional de Korea y de la India, con una asistencia diaria de aproximadamente 40 personas.


Por otro lado, hay un gran número de archivos con mucha publicidad, guías publicadas y al menos otras ayudas de localización publicadas, donde sólo del 3 al 10% de los usuarios y de las consultas solicitan cualquier tipo de pre-información. En algunos casos, donde son muy recientes las publicaciones disponibles, realmente es un no todavía. Pero el hecho de que la mayoría de los archivos departamentales Franceses con su larga tradición en inventarios y listas impresas, su porcentaje de referencias a información impresa permanezca por debajo de 10%, definitivamente no es tranquilizador. El uso de las ayudas de localización es grandiosamente ignorado por la gran mayoría de los usuarios, es el resumen un poco frustrante del informe del director regional del archivo en Inglaterra.


2) Documentos depositados por seguridad debido a su extremo valor. Dentro de estos documentos que están ahora en el Archivo de Illinois están la Constitución de 1870 y los documentos de la Convención Constitucional que la escribió; los escritos y resúmenes del estado real que posee el Estado; las leyes; los convenios interestatales; informes de corporaciones; y las copias de las micropelículas de seguridad. Algunos de estos son fondos activos que por razones obvias y de seguridad necesitan una protección especial. Los Departamentos que depositan archivos activos pueden imponer restricciones razonables para su uso, tales como solicitar que se llame al Departamento para publicar información proveniente de estos documentos.

3) Documentos que estén aún en uso activo, pero con objetivos distintos a la administración del Departamento donde se originan . Por ejemplo los documentos de servicios de los soldados de Illinois en la Guerra Civil son muy solicitados por personas que escriben historias familiares, que buscan admisión a sociedades de herederos, que marcan tumbas y por otros estados que quieren completar sus archivos G.A.R. No hay razón para que éstos documentos que no tienen relación con las actividades civiles de defensa que son las tareas principales del General Adjunto, sean parte del trabajo de estos funcionarios. Para la información que se encuentra en estos documentos, el Departamento de Archivo puede brindar datos colaterales útiles, evitando que el jefe tenga que escribir a dos departamentos.


Los documentos del canal de Illinois y Michigan incluyen, entre otros ítems, documentos de venta de las tierras del canal y notas del estudio del territorio original. Estos documentos de la tierra los usan con frecuencia las compañías y abogados que buscan aclarar títulos y relacionan los documentos colaterales del Departamento Ejecutivo de la Secretaría de Estado. Las notas de campo originales, a menudo simples anotaciones a lápiz, son pruebas invaluables para establecer el derecho del Estado sobre la nueva autopista de Chicago que reemplazará al antiguo canal.


Los documentos de los censos, originalmente tomados como base para la presentación a la Asamblea General y al Congreso, se usan ahora para fines genealógicos. Como quisiéramos ahora que quienes planearon los formatos hubieran pensado en algunos ítems adicionales que se hubieran podido incluir fácilmente y que hubieran provisto tantos datos faltantes en las historias faltantes.


Cuando el Arquitecto del Estado restauró la antigua Casa Estatal Vandalia hace pocos años, dependió en gran parte de los inventarios legislativos, contratos y alusiones en las Revistas de la Asamblea General. Los documentos de la primera elección también pueden citarse como uno de los muchos documentos usados ahora principalmente con objetivos históricos -y para establecer apuestas electorales.


4) Un Cuarto tipo de documentos adecuado para el Archivo son aquellos que no tienen uso administrativo pero sí un valor investigativo presente o potencial. Un ejemplo excelente es la serie de Estadísticas de Agricultura tomadas conjuntamente por el Estado y los Departamentos de Agricultura Federales. Muestran la variedad de cultivos y de ganado producida en cada granja, en qué cantidad, los precios de venta, ganancias y pérdidas, número de acres, si la tierra es propia o arrendada por el granjero, y otros puntos. En este momento puede ser de poco interés, pero suponemos que el historiador en economía dentro de 50 años sí lo estará por la información detallada sobre la revolución del maíz como cultivo principal de Illinois hasta la agricultura diversificada de hoy, y podrá estudiar el efecto del mercadeo y otros factores sociales en el tamaño y propiedades de las granjas.


5) Donde la micropelícula ha sustituído los documentos originales para el uso de la oficina, algunas veces es mejor o necesario conservar éstos y en tal caso el Archivo es el lugar apropiado para hacerlo. Recordamos dos sucesos. Los documentos de la Primera Guerra Mundial fueron maltratados y parcialmente destruídos en el Incendio del Arsenal del Estado de 1934. El General Adjunto microfilmó estos documentos para su uso oficial y depositó los originales en el Archivo de Estado.


El Departamento de Registro y Educación guardó sus documentos de solicitudes de licencias profesionales en su Depósito Departamental en el Edificio de Archivo. Una administración eficiente demanda consulta frecuente de los documentos que el Departamento está microfilmando para uso oficial y deposita los originales permanentes en el Archivo.


6) Los archivos inactivos que pueden usarse adecuadamente sin retirarlos del Edificio de Archivo. Ejemplos de estos documentos son minutas y otros registros de tribunales y comisiones sobreseídos por las Oficinas Legales (e.g., minutas del antiguo Tribunal de Administración) depositados por el Departamento de Bienestar Público; y documentos sobreseídos de los predecesores del Departamento de Minas y Minerales. El Departamento de Seguros, por ejemplo, depositó los viejos y voluminosos informes hechos por las compañías de seguros.


En forma rápida, puede ser interesante observar cómo se usan los fondos en los Archivos Estatales. Durante los dos últimos años el 76% de las solicitudes de información eran sobre asuntos del Estado, el 16% sobre historias familiares, el 6% sobre historia y el 2% sobre servicios de consultoría. Bajo la clasificación "historia familiar" se incluyen los archivos del servicio militar de la oficina del General Adjunto, que se tuvieron a lo largo de la Guerra Española Americana. Algunas de estas referencias incluyen la pensión y las peticiones de Estado Civil, solicitudes de otros sobre genealogía e historia se debe al hecho que la Biblioteca Histórica del Estado de Illinois, una institución separada, realizada muchas funciones que ordinariamente son asumidas por la oficina de archivo del Estado.


¿Qué clase de documentos debe llevarse a los Depósitos Departamentales?. Como se dijo anteriormente, los fondos de los Depósitos Departamentales son los documentos permanentes que aún tienen uso administrativo semiactualizado, sobre los cuales el Departamento mantiene jurisdicción inmediata. El Departamento de Archivo a través de su sistema "charge-out" para las claves impresas a los funcionarios autorizados, mantiene la vigilancia, para conveniencia del jefe del Departamento, sobre las idas y venidas de éstos depósitos, pero el Archivista y su personal no tienen acceso a éstos. Los documentos se pueden retirar para uso oficial sin que sean chequeados por los Empleados del Archivo.


Los siguientes son algunos de los documentos más importantes del Estado que los Departamentos vieron la necesidad de una protección física y moral del Edificio de Archivos:


1) Documentos de casos de la Corte Suprema, 1818.

2) Comisión del Servicio Civil. Documentos de casos del servicio civil de los empleados Estatales.

3) Tesorero Estatal. Documentos de garantías; inscripciones de bonos u obligaciones.

4) Auditor de la Cuenta Públicas. Documentos de las garantías pagadas y canceladas. Los documentos de la Tierra básica del Estado; los estudios y documentos de ventas de la Oficina de Tierra de los E.U. en Illinois; venta de las tierras pertenecientes al Estado.

5) Departamento de Minas y Minerales. Mapas de minas (siendo los originales los que usaban las estaciones de rescate Minero).

6) División de Arquitectura e Ingeniería, Departamento de Obras Públicas y Edificios. Planos originales, especificaciones y contratos para las construcciones Estatales.

7) Departamento de Seguros. El "archivo oficial" sobre las autorizaciones de las compañías de seguros que operan en Illinois.

8) Sistema de Jubilación de Profesores. Documentos de casos sobre el pago a profesores que reciben los beneficios del Sistema.

9) División de Estadísticas Vitales, Departamento de Salud Pública. Certificados originales de nacimiento y defunción.

10) Secretaría del Estado como oficial de archivo para el Gobernador. Solicitudes de absoluciones y conmutación de sentencias.

11) General Adjunto. Documentos de servicio para la Guardia Nacional de Illinois.

El Departamento de Archivo de la Biblioteca del Estado de Illinois ofrece servicios de asistencia sobre el almacenamiento y otros cuidados de los documentos públicos.

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+ Documento preliminar al Springfield Civil Service Assembly, February 19, 1952.

* La Señorita Norton nació en Rockford, Illinois y allí fue a los colegios públicos e hizo parte de sus estudios de pos-grado en el Rockford College. Se graduó en la Universidad de Chicago con los grados de Ph. B y M.A. También hizo una tutoría en Historia Americana durante dos años.

Después de graduarse del antiguo New York Tate Librar School en Albany (B.L.S.) trabajó en la biblioteca del Vassar College Librar, en el Departamento de Archivos e Historia de la Biblioteca Estatal de Indiana y en la Biblioteca Histórica Estatal de Missouri. En 1922 volvió a Illinois a organizar la nueva Sección de Archivos de la Biblioteca Estatal de Illinois, la cual ha dirigido desde entonces.

La Señorita Norton ha participado en comités y otros trabajos para organizaciones profesionales tales como la Asociación Americana de Bibliotecas (secretaria 1933-1938; miembro honorario) y la Asociación Americana de Archivistas (Miembro del Consejo, presidente 1944-45, Editor de El Archivista Americano 1945-48). En 1950 fue uno de los dos delegados de la Sociedad de Archivistas Americanos al Primer Congreso Internacional de Archivistas, París, Francia.

En el verano de 1940 la Señorita Norton dio su primera clase sobre archivos en la American Librar School de la Universidad de Columbia.

Desde 1938 dirigió la columna sobre Información de Archivos en el Illinois Libraries y ha contribuido con numerosos artículos y resúmenes en ésta y otras publicaciones históricas de archivos y bibliotecas.

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