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Política Archivistica para el Siglo XXI

Publicado el: 22/02/2009 / Leido: 12884 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Política Archivistica para el Siglo XXI

Manuel Vázquez

Resumen

La conducción de Sistemas de Archivos Nacionales –o de cualquier otro nivel-, y los servicios de las computadoras y las redes informáticas constituyen un llamado a los Archiveros Profesionales para que destaquemos aquellos aspectos característicos de nuestra especialización que significan mayor servicio a la sociedad.

El siglo XXI ha puesto en la bandeja de nuestras actividades una en que somos insustituibles: la concepción, formulación y aplicación de la Política Archivística de nuestros países y del Mercosur.

           

En este trabajo se mencionan como aspectos de esa Política: el apoyo a la democracia y al nivel social de los ciudadanos; las respuestas al desafío de la globalización; la defensa de la identidad de cada comunidad.

Los archivos generales, los centros de docencia archivística, las asociaciones de archiveros son los agentes de esta nueva ubicación social de nuestra profesión.

Introducción

El tema Política Archivística es relativamente nuevo (1). Los autores que cito nos hablan de compromisos tales como “Reglamentación-estructura-programas” de archivos (Couture-Rousseau), Dirección y organización de Sistemas de archivos (Vázquez), “Administración de archivos” (Heredia Herrera), etc.

   La propuesta de esta Ponencia es mostrar campos de servicio cada vez más amplios a favor de la sociedad en general y de la comunidad en que vivimos.

   Para cumplir con este nuevo rol social, es necesario salir al escenario de la actividad pública para ofrecer y aportar lo que está en nuestras competencias profesionales pero no ha sido explotado aún. Salgamos a la luz pública y presentémonos como agentes del cambio social en que están empeñados nuestros países.

   En primera instancia, es menester estar convencidos y convencer de que, así como hay una política sanitaria, una para la educación, otra política vial, o ecológica, o deportiva, la sociedad no puede marchar correctamente sin una Política de Administración  de Documentos de Archivos.

                                          1. Lo que nos pide el s XXI.

  

   De las últimas décadas del s XX hemos recibido aspiraciones e inquietudes que darán su fruto en las primeras décadas del s XXI. Mencionaré algunas de estas aspiraciones que veo relacionadas con la profesión archivística:

1.        La integración de los marginados a la vida democrática.

2.        La difusión de una democracia cada vez más participativa.

3.        El aprovechamiento de la informática para todos.

4.        La antinomia Globalización-Identidad de cada comunidad.

   Enumeraré brevemente áreas o campos que los archiveros podemos ocupar para llegar al  interés central, a saber: el compromiso grupal y personal de los archiveros.

  

1.1  La integración de los marginados.

      Hay muchos tipos de marginados y cada uno presenta distintos problemas. Veamos algunos casos:

   Las favelas o villas marginales son conjuntos humanos que carecen de documentos: no tienen registro de propiedad inmueble ni planos de calles o de agua corriente y distribución eléctrica, etc. El día que tengan estos papeles y algunos más,  se acabó la villa miseria. ¿Qué podemos hacer los archiveros?. Tender a documentar todos los aspectos que sea posible. Por ejemplo: Si hay una escuela o un puesto sanitario hacer que los documentos sobre personas, allí producidos lleguen a autoridades municipales de planificación. Promover censos frecuentes (anuales o bienales) de familias y viviendas; ciertos planos de la red de calles y así sucesivamente.

   Los archiveros podemos concientizar a los habitantes de que ser ciudadanos es hallarse registrados, con estado civil reconocido, inscriptos en los servicios de agua y luz, poseer documentos de escolaridad, vacunas y aportes jubilatorios. Ciudadano es el que efectivamente participa en el desarrollo y en las ventajas de la democracia. No conformarse con habitar. Buscar integrarse. Los archiveros tenemos una de las herramientas de esa nueva vida.

   Los usuarios débiles. El perfil del usuario que subyace en las leyes y manuales de procedimiento es un varón de 30 a 40 años, con estudios secundarios, buena salud y posición económica, que vive a menos de 5 km de la oficina... La realidad puede enfrentarnos a una adolescente, madre soltera, que vive en una villa miseria a 10 km del centro. O a un desocupado semianalfabeto, o a un discapacitado, anciano, etc.

  Ellos no entran en cuenta. El oficinista les dice con todo aplomo: “Vuelva mañana”. “La ayuda económica le llegará en 120 días”. “Espere dos horas, se ha caído el sistema”... La persona está con un hijo en brazos desde las 4 de la mañana, sin servicio higiénico, etc.

   ¿Quién redacta las leyes de procedimiento?. No conozco que llamen a los archiveros para redactar la Ley ni los manuales de procedimiento.

   Los procedimientos de tramitación deben sufrir profundos cambios por dos factores: la introducción de las redes informáticas, el aumento de número y el cambio de perfil de los usuarios.

   Los archiveros somos especialistas en trámites, elevemos la voz, reunámonos con informáticos y con las autoridades, constituyámonos en voceros de los usuarios débiles... Todos somos débiles frente a una burocracia mal planteada.

   A los ingenieros electrónicos hay que exigirles que ideen sistemas supletorios o alternativos. El sistema no se puede caer. Es como si un oficinista se excusara: “Se me acabó el papel”.

   El 90% de los trámites debe resolverse en 48 horas y la resolución debe ser comunicada al usuario por teléfono o mail. El 10% restante de los trámites no debería tardar más de dos semanas. Las redes informáticas deben estar bien comunicadas entre sí y llevar todos los datos al escritorio del funcionario que tiene que decidir.

   Hay muchos más marginados. Baste lo dicho como ejemplo.

1.2  La difusión de la participación democrática.

  

   En el s XXI sabemos que la democracia es mucho más que el derecho al voto. Lo central de la Democracia es la participación de los ciudadanos en la conducción de los asuntos públicos.

   Escojo: como indicadores del problema,

El secreto archivístico (2). Actualmente impera un sigilo que probablemente nos viene de las Monarquías absolutas. Es un obstáculo para la participación de los ciudadanos en la actividad política.  Hay poca legislación concreta, y las normas no han sido planificadas dentro de un estudio totalizador.

   Los archiveros ofrecemos:

1.        Grados de apertura a la consulta de los documentos de archivo, que van desde la difusión obligatoria –mediante el Boletín Oficial- hasta documentos confidenciales y secretos.

2.        Motivos específicos para decretar la limitación a la consulta pública.

3.        El concepto de que no hay documentos perpetuamente secretos y de que no es argumento para imponer la confidencialidad, la mera voluntad de la autoridad.

   En Argentina, de hecho, el acceso depende de costumbres  y de la voluntad del subalterno que tiene a su cargo el archivo. No en todos los casos, pero sí frecuentemente.

   Con respecto al secreto archivístico, tengamos en cuenta estos enunciados:

  

-           Los archivos no han de constituirse en cuevas para esconder corrupción.

-           La transparencia democrática y el derecho a la información urgen a los archiveros a modificar actitudes de sigilo que nos vienen desde las épocas monárquicas.

-           Cada archivero, en su archivo no puede, de la noche a la mañana abrir los documentos a la consulta. Se requiere un cambio cultural que incluye la promulgación de normas.

La diseminación de los derechos de los ciudadanos y habitantes. Los derechos de la mujer, de los niños, de los habitantes ilegales y, en general, los derechos civiles se hallan volcados en la Constitución y en las leyes, que son documentos de archivo. ¿A quién encargaremos la difusión y la explicación de estos aportes a la democracia?. Seamos los archiveros los primeros en difundirlos.


El aprovechamiento de la informática.

Ya vimos cómo las computadoras pueden ayudar a los usuarios débiles. Estudiemos ahora dos aspectos archivísticos, entre muchos otros.

El Boletín Oficial informático. Sin dejar la edición en papel, el Boletín puede ser incorporado a una red, por archiveros asociados con abogados. Es cuestión de aportar unos días después, las leyes y decretos que aparecieron impresos, complementados con las disposiciones anteriores sobre el tema, principalmente aquellas a las que el documento nuevo modifica. Más aún, si corresponde irán acompañadas con antecedentes tomados de sentencias y eventualmente con legislación comparada del MERCOSUR.

  

Los digestos. Son compilaciones de documentos dispositivos relacionados con un área jurídica o un tema, por ejemplo legislación laboral, derechos del matrimonio y la familia, política sanitaria, leyes bromatológicas. Estas compilaciones puestas en páginas web o impresas son un servicio a la vida democrática.

Las computadoras permiten preparar índices temáticos de legislación de las provincias o de normativa de cada ministerio u organismo autónomo.

Centros de información administrativa. En el Archivo Intermedio de un Sistema de Archivos (o en otra ubicación) debe implementarse un centro –o varios- de información contenida en distintos tipos documentales de diferentes archivos de ese sistema.

   Se puede pensar en centros de información para legisladores con datos estadísticos de salud cruzando información de archivos de hospitales y centros de prevención, con investigaciones de grupos médicos, tesis de la Facultad de Medicina, Institutos de Bromatología y Drogas, empresas de potabilización y descontaminación, asociaciones ecológicas, etc.

   Toda esta información autóctona suele estar guardada y olvidada. Resulta más fácil recurrir siempre a noticias de los países líderes adonde han ido a trabajar nuestros técnicos.

  

1.3  La globalización de la producción documental.

El profesor Aurelio Tanodi, en 1976, expuso una profecía: Así como las legiones  impusieron en el Imperio Romano una lengua y un sistema administrativo, las computadoras causarán una unificación de los sistemas actuales de gestión (3) (no es cita textual).

No abro juicio sobre el valor de la globalización. Tiene ventajas para la administración de documentos y hay que aprovecharlas. Son dos posibilidades concurrentes.

Los lenguajes informáticos y la programación. Invitan a emitir normas que homologuen la tramitación de actividades principalmente facilitativas, porque son comunes a todas las  instituciones . Los pagos de sueldo,  las licencias de personal, etc.

Las redes informáticas. Han convertido el mundo en una Aldea. Esto se manifiesta archivísticamente en que las burocracias de los países cada día son más parecidas entre sí. Qué país no tiene secretaría de deportes, ministerio de ecología, instituto de meteorología, subsecretaría de energía... organismos que, antes de la Segunda Guerra Mundial, eran insólitos.

   Dado que las técnicas de procesamiento de documentos de archivo dependen de las funciones y actividades del Estado, al homologarse éstas, la aplicación de la selección documental, los criterios de sigilo y los métodos de acceso se van equiparando en todas las naciones.

   Los archiveros, con los informáticos, debemos trabajar para que la circulación de información proveniente de los documentos de archivo sea normalizada en círculos cada vez mayores: los sistemas de archivo del Poder Ejecutivo; los tres Poderes dentro de la Nación; luego, dentro del Mercosur y por último, en toda el área de lenguas española y portuguesa.


1.4  La identidad de cada comunidad (4).

   La globalización de la tramitación administrativa no ataca ni disminuye el valor del Patrimonio Documental que atesora nuestra identidad nacional, provincial/estadual, municipal o barrial.

   Si procesamos nuestros tesoros documentales con métodos homogéneos, la información de nuestra idiosincrasia y peculiaridad podrá ser conocida y divulgada por todo el orbe.

2. Los agentes de la política archivística

   He mostrado que hay tareas archivísticas para servir a la sociedad, de modo efectivo y visible. Ahora toca exponer quiénes y cómo plantear una tarea de gran aliento como ésta.

   Veo cuatro agentes: los sistemas de archivos, los centros de formación archivística, las asociaciones de archiveros y los archiveros.

2.1 Los sistemas de archivos.

   Donde están implementados ( o el archivo líder del Poder Ejecutivo a nivel nacional o provincial/estadual) deben ocuparse de la Política de Administración de Documentos, Archivos e Información documental, en su área de influencia.

   Qué pedimos a estos sistemas o a los archivos líderes:

1.      Ellos han sido jurídicamente encargados por el Estado, por lo tanto ellos son los interlocutores principales ante los legisladores y las autoridades, para obtener que emitan las propuestas de Política Archivística en documentos dispositivos.

2.      Ellos cuentan con departamentos jurídicos y con asesores para efectuar estudios o producir dictámenes sobre temas interdisciplinares.

3.      Ellos tienen la llave principal y, de hecho, el veto. Pueden inutilizar toda la tarea de los otros agentes de política archivística.

4.      Ellos deben saber que no poseen toda la visión de la Política Archivística. Ellos miran desde la perspectiva de los “dueños”. Las Asociaciones y los Centros de Docencia archivística brindan el complemento de los aspectos técnicos y sociales.

2.2 Los centros de formación archivística.

Son sede de reflexión, estudio y discusión archivológica. La comunidad constituida por docentes y estudiantes representa un polo de acción capaz de hacerse sentir en ámbitos científicos, políticos y populares.

La Política Archivística de un país será inexpresiva y burocrática si no es propulsada por el calor de las facultades y escuelas archivológicas.

Los planes de estudio deben reflejar la preocupación por formar la mente de los futuros profesionales en la creatividad y la autocrítica al servicio de la sociedad. La archivística es una herramienta para acrecentar la democracia, integrando a la gente al proceso político.

2.3 Las asociaciones archivísticas (5).

    Quiero contar dos historias inesperadas:

·           La construcción de casas y palacios estaban a cargo de ingenieros. La obra era conducida por los maestros de obra. Entendían de levantar paredes, tender techos a dos aguas, etc. De pronto descubrieron que el planteo de las viviendas, templos y palacios no se agotaba con las tareas “operativas”. Había que incorporar conocimientos sobre el entorno humano, el paisaje y el clima. Más adelante tomaron a su cargo la planificación de ciudades estudiando la Política Poblacional...

   Con toda esa carga, dijeron un día: Nuestro campo profesional es independiente de los ingenieros. Nos llamaremos arquitectos.

·           Otra historia. Medio siglo atrás, los enfermeros eran mandaderos de los médicos para tareas tales como empujar camillas o fregar el quirófano... Pasaron los años, entraron a formar parte de la Política Sanitaria y ahora son Auxiliares de la Medicina. Cumplen un servicio multiplicado en la prevención de patologías y atención de pacientes de alta complejidad.

   Los archiveros, en la primera mitad del s XX cumplíamos las tareas enunciadas por Tanodi en su clásica definición de archivo: “reúnen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan  la archivalía” (6). A partir de la década de 1970 se propusieron organizar y dirigir los Sistemas Nacionales de Archivos  (y sus análogos). Ahora, en el s XXI los archiveros deben reclamar para sí la concepción, promulgación y aplicación  de toda la Política de Administración de Documentos y Archivos y, por lo tanto, deberán ser llamados Administradores de documentos y archivos.

   Esta es la tarea de las asociaciones. Si éstas no existen o no agrupan suficiente número de socios o son órganos burocráticos que frenan las iniciativas de sus miembros, será imposible que los archiveros tomen su lugar en la sociedad, por más que los Centros de estudio archivístico aporten sus esfuerzos a este objetivo.

   Los archiveros no pueden seguir defendiendo su “campito” de operaciones internas al archivo, siendo confundidos con empresas que tercerizan el cuidado de grandes masas documentales. Debemos prestar los servicios que hoy estamos mencionando y muchos más que la sociedad nos está pidiendo.

  

2.4 Los archiveros/administradores de documentos y archivos (7).

   Cada archivero es un elemento insustituible en la corriente transformadora, pero él solo no puede actuar.

   Pensemos, por ejemplo en la apertura de los documentos a la consulta o en la utilización social de la informática. Es preciso que haya archiveros que reflexionen, que formulen propuestas, que salgan a la opinión pública, etc., pero deben actuar dentro de asociaciones que los acompañen y multipliquen los resultados, impulsando desde distintos ángulos, en equipo para llegar a los objetivos.

Los archiveros y las asociaciones archivísticas deben sentirse agentes de la transformación de los archiveros “custodiales” en gestores de la Política Archivística.

Córdoba, 11 de agosto de 2001.

 


Notas

1.       Política Archivística. “Política de tratamiento de documentos”, p.12-25 en COUTURE, Carol y ROUSSEAU, Jean-Yves. Los archivos en el s XX. Méjico. Archivo General de la Nación y Universidad de Montreal. 1988. 434 p. MOREIRA FRANCO, Celina do Amaral Peixoto. “Los archivos públicos y el Archivo Nacional del Brasil. Propuestas para definir una política nacional”, p.52-59, y GUTIERREZ MUÑOZ, César. “Propuestas archivísticas para América Latina”, p.71-84, ambos trabajos en De archivos y archivistas. Homenaje a Aurelio Tanodi. Washington. OEA. 1987. 196 p. “Administración de archivos”. P.197-233. HEREDIA HERRERA, Antonia . Archivística General. Teoría y práctica. 5ª. Edición. Sevilla. Diputación Provincial. 1991. 512 p. “Política archivística”, p. 87-92. VAZQUEZ, Manuel. Introducción a la Archivología. Guía de estudio. Bogotá. Archivo General de la Nación, 1997. 122 p.

2.       Sigilo archivístico. “Derechos y restricciones a la comunicación documental”, p. 491-494. HEREDIA HERRERA. Archivística  General. “Comunicabilidad y confidencialidad de los documentos activos”, p. 126-130. COUTURE-ROUSSEAU. INOJOSA, Rose Marie. “A informaçao no setor público. Sigilo e transparencia”. Ponencia del X Congresso dos Arquivistas Brasileiros. 18-23 de octubre de 1992. 18 hojas mecanografiadas. Accesibilidad a los documentos archivísticos. Opiniones y lineamientos. Compìlador César Gutiérrez Muñoz. Lima, IPGH, Comité de Archivos, 1994, 91 p.

3.       TANODI, Aurelio. “Hacia un universalismo archivístico”. Arquivo & Administraçao. Rio de Janeiro. AAB. Vol. 4. Abril 1976. “Hacia un universalismo informativo”. Conferencia dictada en la Universidade Federal de Santa María, Brasil. 1980 7 p. Mecanografiadas.

4.       Patrimonio Documental. VAZQUEZ, Manuel. “El Patrimonio Documental y los documentos de archivo” p. 32-50. Boletín de la Facultad de Filosofía y Humanidades. Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. 1988. No. 2. PARR, G..J. “Case Records as source for Social History” p.122-136. Archivaria 4. Association of Canadian Archivists. Vancouver. Verano 1977.

5.       Asociaciones Archivísticas. ALBERT I FUGUERAS, Ramón. “Las asociaciones profesionales de archiveros, motor de cambio”. 5º. Congreso Nacional de Bibliotecarios, Archivistas y Documentalistas. Barcelona, Octubre 1993. 17 p, mecanografiadas. TANODI, Aurelio. “Algo sobre asociaciones archivísticas”, p.9-20. Boletín (Anuario) Interamericano de Archivos. Córdoba, Argentina. CIDA. Volumen doble 5-6. 1978-1979.

6.       Definición de archivo. p. 8 en TANODI, Aurelio Manual de Archivología Hispanoamericana. Teoría y Principios. Serie Collectanea Archivistica. Córdoba, Argentina. Universidad Nacional. 1961. 286 p.

7.       Incumbencias de los archiveros. TANODI, Aurelio La situación (status) de archiveros en relación con otros profesionales de información en la administración pública de América Latina. Un estudio RAMP. París. Programa General de Información y UNISIST. UNESCO, 1985, 74 p. (PGI-85/WS/13). “La profesión archivística” p.9-12 COUTURE-ROUSSEAU. Los archivos en el s XX.  “El archivero o administrador de documentos y archivos”, p.93-101. VAZQUEZ, Introducción a la Archivología.

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