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Proyecto: Estudios para no residentes, en materia Archivística

Publicado el: 01/11/2008 / Leido: 6639 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Proyecto: Estudios para no residentes, en materia Archivística

Víctor Hugo Arévalo Jordán

Proyecto presentado ante el Instituto Superior N 12 y el Sistema Provincial de Archivos (S.I.P.A.R.) para su estudio e implementación.

Partimos de la necesidad de estructurar bajo un crite­rio espe­cializado, la formación de los archivos en áreas geográficas extendidas y con desconcentración adminis­trativa.

Para cumplir con este objetivo, se requiere una cuida­dosa y permanente preparación de materiales de ins­trucción; con la obligación de que cada docente prepara resúmenes de temas, cuestionarios y ejercicios necesa­rios y aconseja las lecturas que se efectúan.

La enseñanza para no residente establece la respon­sabilidad pedagógica por parte del establecimiento que la dispensa. El ins­tructor es el encargado de orientar, conducir y corregir cuando ello es necesario. El curso consiste no solamente en enviar ma­terial de estudio sino guiar y evaluar los progresos de quien se capacita a través de ese medio. Para tal efecto se requiere:

-Un titular a cargo de los conteni­dos

-Un encargado de diseño, Procesamiento y evaluación Pedagógica,

-Un secretario técnico,

-los docentes afectados a su mate­ria.

El curso para no resi­dente actúa como Método de capacitación, para quienes carecen de tiempo y posibili­dades de asistir a los cursos regu­lares, adquiriendo cono­cimientos teóricos y prácticos, bajo la vigi­lancia del personal asignado por la carrera.

El participante debe ser aconsejado en el ritmo del trabajo y ofrecerle el diálogo perma­nente que es una forma de aproxima­ción.

En este Método la motivación radica en la coordinación de con­tenidos tales como Técni­cas Descriptivas y Ordenación y Clasificación, donde le estudiante com­prueba la veracidad de sus conocimientos, la motivación, aparte de ser muy alta, juega un papel preponderante. Para un logro adecuado se incorpora un Contexto Teórico, exige el desarrollo de estrategias para dar cum­plimiento a las obligaciones de un curso de esta natura­leza.

 

Las características del curso para no residente son las propias para la ejecución de un curso pero, además:

 -El nivel de personas a las que va dirigido.

-Personal de Archivos de Municipalidades,

 -Personal de Archivos de las Comunas,

 -Toda persona interesada que reúna los siguientes re­quisitos:

 -Ser residente fuera del radio urbano y conurbano de Santa Fe capital,

 -Ser Bachiller o profesional

-La redacción de textos sobre reflexiones o explicacio­nes no exige necesariamente gráficos o ilustraciones.

-Los aspectos prácticos, se acompañaran con elemen­tos visuales, por ejemplo si se enseña como se plantea un Inventario, se anexa un modelo, en el que, el planteo de desa­rrollo es de interés. Lo mismo podría decirse de una ficha o de otros elementos similares.

-El carácter, profundidad y extensión de las redaccio­nes dependen de que exista o no un Manual o texto de la asignatura que se ajusta al programa que se imparte.

Es indudable que la existencia de textos o manuales facilita mucho la labor del instructor y del participante. Por lo tanto es recomendable que los docentes de las asignaturas a impartir re­dacten los propios, desarro­llando una bibliografía propia.

Esto va unido a otro aspecto.

El curso exige que sea completado con lecturas amplia­torias. Es lo mismo que en un curso común donde, además de asistir se debe estudiar. El texto enviado a través del correo es una guía, una orientación es el sustituto físico del Docente pero no sustituye las demás obligaciones y necesidades de un curso.

 Un problema a resolver y que exige cuidado al redactor de un curso de no residente, es la presentación. No olvidamos que en un curso común, una parte es lo que se dice, otra lo que se hace. Los gestos, los movimien­tos, las preguntas y respuestas oportunas, la utilización de los medios o ayudas, etc. de todo eso, no se dispone. Debemos capacitar a personas que no están presentes.

 

Es necesario elaborar el programa perfectible, en él el grado de importancia e intensidad de cada sección, de­terminada por la fa­cultad de asimilación de los alumnos. En la medida que desarro­lla el curso, se realizan los ajustes necesarios de las exposiciones; similar a lo que sucede en la clase ordinaria.

 

Se debe comenzar siempre por una Introducción, moti­vadora de las inquietudes individuales de los participan­tes y explicativa de las formas, proce­dimientos y exigencias del mismo. En la misma se incluyen indicaciones sobre libros y material a utilizar.

 Un curso para no resi­dentes no puede mante­nerse estático y sufrirá ajustes en función de las necesidades y del desa­rrollo que los temas obli­guen.

En cada lección se engloba una unidad temática y se plantea de tal forma que sean parte de la compren­sión progresiva total del desarrollo de la asignatura. Debe incorporarse ejem­plos que expliquen y faciliten lo que está dicho en la redacción.

En lo referente al estilo, además de los principios generales, se mantiene cierto tono de familiaridad que dé confianza a la persona, para que no se sienta librada a sí misma y a su carencia de apoyo inmediato para el aprendizaje.

Las ilustraciones, el pizarrón, etc. son necesarios en un curso por residente y eso, en parte debe ser susti­tuido por medios gráficos cuyo uso exige mucha reflexión para que esas ayudas aclaren, no que confundan.

La elaboración de los deberes, cuestionarios, proble­mas y ejercicios prácticos son elementos arduos en la redacción y preparación de un curso de esta naturaleza. Es el único medio disponible para evaluar la gestión y los progresos del aprendi­zaje.

Los ejercicios y deberes deben procurar que la persona aplique los conocimientos adqui­ridos, demostrando sus progresos cognoscitivos, sin crear dificultades innecesa­rias que complican al participante, lo desilusionan y le quitan motivación.

Tampoco los deberes le deben exigir a la persona el empleo de un tiempo demasiado extenso del que gene­ralmente no dispone sino el necesario para permitir evaluar su rendi­miento.

Por todas estas razones es que la redacción de las pruebas o deberes de un curso por residente es una de las partes más engorrosas y en las que debe ponerse mayor cuidado.

 Instrucción programada

 El aspecto que debe tomarse muy en cuenta en estos cursos es el apoyo admi­nistrativo. Este debe ser importante y amplio y gran parte del éxito que se pue­da alcanzar depende de la efica­cia de ese apoyo.

Es el Método que aplicamos tanto individual, como colectiva­mente y que consiste en la preparación minu­ciosa de todo el ma­terial de un curso dividido en partes tales que faciliten un aprendizaje progresivo y que la presentación del material sea de tal forma que obligue a una asimilación de todo lo anterior para alcanzar lo nuevo. Siguiendo un poco su de­nominación podríamos decir que es un curso en base a un planteamiento, detalladamente previsto, con entregas sucesivas y de asimila­ción progresivamente obligatoria. Debe asimilarse lo anterior para continuar la secuencia.

 -Se requiere apoyo de medios audiovisuales para facili­tar la comprensión e imprimirle cierta velocidad.

 -Es un Método en que las fases son más breves y el partici­pan­te da una respuesta inme­diata a cada fase de la secuencia. La principal ventaja es que en la instruc­ción programada la rapidez de adquisición de los cono­cimientos es mucho mayor. Y en este Método a su vez, los participantes están presentes y se pueden observar directamente sus reacciones.

 -Es útil para determinadas enseñanzas de carácter técnico. La ventaja es que se pueden enseñar a grandes grupos, en poco tiempo. La dificultad es que preparar el material es costoso en tiempo y recursos.

 Las técnicas teóricas

Consideramos que las técnicas son el con­junto de procedimientos efica­ces para ejecu­tar la operación de ca­pacitación. Esa eje­cución exige, pre­viamente, una planifica­ción adecua­da y una organización acorde a los obje­tivos perseguidos.

 -Las técnicas, se divi­den en:

materiales o medios para la capacitación

teóricas, que serían las maneras idóneas a tra­vés de las cuales se pro­grama un curso, se evalúan su rendimiento y se pre­para el material didáctico.

 Programación de cursos

-Es la forma de proyectar un curso o cualquier otro método de capacitación.

 -Supone considerar una serie de aspectos que constitu­yen el curriculum.

 Curriculum

 

El Curriculum es la organización didáctica de un mé­todo de enseñanza, que comprende:

 -Materias o asignatura. Temas o asuntos generales que de­ben considerarse.

 -Programas detallados de cada materia y bibliogra­fía co­rrespondiente.

 -Distribución del tiempo o cronograma de activida­des.

 -La asignación de recursos humanos, materiales y financie­ros necesario.

 -La orientación metodológica para el desarrollo del pro­grama.

 -A su vez, organizar didácticamente un Método de capacitación supone hacerlo utilizando todas las técnicas de enseñanza aplicables, incentivando el aprendizaje.

 -El desarrollo del curriculum se hace en función de los objetivos que se persiguen.

 -El objetivo de la capacitación ha de ser el resultado que se de­sea obtener por medio de ella misma, general­mente se confun­den objetivos con materia y se dice que el objetivo es enseñar cada uno de los puntos de la ma­teria; sin embargo lo que debe tenerse en conside­ración son los resultados previstos y deseados.

 - Organizar el curriculum lleva implícitas tres clases de actividades:

 -La planificación se refiere a la totali­dad las unidades didácticas, y al de cada lección o clase.

 -La orientación conlleva motivación, presen­tación de la materia, dirección de actividades del participante e integración del contenido del aprendizaje.

 planifica­ción,

 orientación

 control.

El control considera un sondeo del aprendizaje o situación en las que se encuentran los participantes; la conducción del curso; el diagnóstico de la situación en que periódicamente se encuen­tra la clase para rectificar, y la comprobación y evaluación del resultado obtenido.

 Es un hecho indiscutible que hoy se exige capacitación para los fun­cionarios públicos, pero ella debe ser planificada y esa planificación debe comenzar con el estudio de las necesidades de capacitación.

 

Los procedimientos de diagnóstico para deter­minar las necesi­dades de capacita­ción pueden ser de varios tipos:

 -Procedimientos de análi­sis. Es el análisis de la organi­zación y de los com­portamientos, del equi­po y de los integran­tes.

 -Procedimientos de consultas o interrogativos. Consiste en encuestas, cuestionarios o consultores ex­ternos a la organiza­ción.

 -Procedimientos en base a la evaluación de dife­rentes situaciones; por ejemplo la de capacitación an­terior o la de aplicación y cumplimiento de objetivos.

 -Procedimientos que utilizan la creatividad de los indivi­duos. Determinan los proble­mas de una situación concreta a través de una situación abstracta. Se trata, fundamental­mente, de un sistema de sugestiones que permiten enfocar los cursos de acción necesarios.

 Cualquiera de los procedimientos que se utilicen deben de pro­curar de averiguar, con precisión, cuál es la situación institu­cional y frente a ella cuál es la del personal, del punto de vista de sus posibilidades de enfrentar el desempeño de las tareas adjudicadas, como parte integrante del rol que la institución tiene asignado.

 Se toma en cuenta, dentro de la planificación, el orden de prioridades de la capacitación, función de las deci­siones que hayan adoptan los Gobiernos, de la Provincia, Municipalida­des, Comunas, etc.

 En resumen, lo que es imprescindible al efectuar cualquier capacitación es disponer de una buena infor­mación, de datos ilustrativos sobre la situación presente y que se referirán, especialmente a las actividades de capacitación que se hallan realizado y a las necesidades de futuro.

 

Asignaturas

El programa detallado de cada asignatura, guarda relación, cuando no es idéntico, al dictado por las asig­naturas de la carrera. Este programa es redactado por el docente a cargo de la asignatura correspondiente. La redacción debe esta orientada por una descripción de cada uno de los cursos.

- Título de la asignatura.

 - Introducción o conceptos gene­ra­les.

 - Número y título de cada uno de los capítu­los o unidades didácti­cas.

 - Subdivisiones de cada uno de esos títulos o temas particulares.

 - Conclusiones generales.

 - Bibliografía general destinada a amplia­ciones o profundización de los diversos temas.

 - Bibliografía particular con refe­rencia a cada uno de los capítulos del Programa.

 - Nombre del docente.

 -Objetivos que se persiguen con la Asigna­tura,

 -Esbozo del Método que se em­plea, con las obligaciones de los partici­pantes.

 Los títulos de las asignaturas no implican todo lo que se pretende capacitar a través de ellas. Esa es tarea de una descripción.

 En cuanto al programa detallado deberá constar de:

 

Asignaturas del Curso

 El presente plan de estudio es cotejado con el que se emplea para los alumnos regulares de la Carrera de Archiveros del Instituto Superior N° 12 de la Provincia de Santa Fe, dise­ñado para lograr los mismos niveles que las de Técnicos en Archivos.

A desarrollarse en un año lectivo.

Núcleo Básico

1.-Introducción y Teorías de la Archivología.

2.- Administración y Organización Provincial, Municipal, Comunal.

3.-Grafística

4.-Técnicas Documentales I

5.-Introducción a las Ciencias Sociales.

6.-Historia de las Instituciones I.

Núcleo Técnico

1.- Técnicas Documentales II.

2.- Archivoeconomía (Incluye Conservación y Restauración)

3.-Ordenación y Clasificación documental

4.-Metodología y Técnicas de Investigación

5.-Historia de las Instituciones II

6.-Introducción a las estadísticas

-Los estudiantes que han aprobado los dos núcleos, y quieran perfeccionar sus conocimien­tos, tendrán acceso al tercer año re­gular de la carrera que se desarrolla en el Instituto Superior N° 12

-Las pruebas parciales no son presenciales, se efectua­rán de acuerdo al programa estableci­do por la Sección de la Carrera.

-Se establecerán cursos presenciales de cinco días hábi­les, para cotejar los avances de la materia al final de cada cuatrimestre, estos cursos se desarrollarán, para el Núcleo Básico en el Archivo Intermedio de la Provincia, para el Núcleo Técnico, en el Archivo General de la Provincia.

-Las pruebas finales, son de carácter presencial, y se de­sarrolla­rán en el Instituto Superior N 12.

Los Docentes

Consideramos esencial que los docentes tengan la parti­cularidad como capacitadores de la Administración Pública.

 -El docente encargado de capacitar funcionarios públi­cos debe ser, preferiblemente él mismo funcionario. En su defecto, tener una antigüedad mínima de dos años en trabajos de archivos.

 -La Administración es una disciplina en constante cambio que exige impartir los conoci­mientos a través de la realidad de los hechos de ella misma, que nadie cono­ce mejor que los que están inmersos en esa Administración. Debe reunir, además, cualidades espe­ciales:

- Vocación hacia la enseñanza.

- Preparación especializada en la materia que va a enseñar.

- Habilidad en el empleo de los métodos y técnicas docentes.

 -En primer lugar se exige vocación, la in­clinación humana hacia determinada actividad. Alguien que no siente esa vocación mal puede ejercer, esa actividad pues sería la ejecución de una tarea hacia lo que no se siente agrado.

 -Un docente debe ser un buen expositor, un dialéctico consumado, un analista minu­cioso, un reflexivo sinté­tico, flexible en sus modalidades, cordial y ameno en el trato, severo y firme en la exposición de conceptos, conciso y breve en sus disertaciones.

 -Sabemos que muchas veces todos estos requisitos no es posible reunirlos en una misma persona. Pero no hay que olvidar que muchos de ellos se adquieren con el empeño, el esfuerzo, la dedicación y la experiencia.

 -Las aptitudes específicas entiendo que encierran también las condiciones necesarias de la presentación de la asignatura que comprende: un lenguaje, una exposi­ción, un interrogatorio y una demostración didáctica, igualmente, el uso eficaz de los medios auxiliares de presen­tación a que nos hemos referido en el párrafo y siguientes.

 -El lenguaje didáctico debe situarse en el estilo del lenguaje propio de la archivística

 -En cuanto a la demostración es la ejemplificación o exhibición práctica de como conducir un proceso o resol­ver un problema. Las demostraciones o prácticas deben desarrollarse paralela­mente al avance del curso y no utilizar las jornadas especiales para ello.

 -Se habla de preparación especializada. Para enseñar algo; hay que, no solo conocerlo sino dominarlo. Solo el dominio real y efectivo de una disciplina habilita para transmitir conocimientos. Ese dominio supone no solo información sino conocimientos en profundi­dad, reflexio­nes sobre sus consecuencias, sabidurías sobre el tema que se trata.

Bibliografía.

Todo programa debe ir acompañado de una bibliografía general y una especial; un pro­grama sin bibliografía es vacío de contenido y carente de la orientación impres­cindible que toda enumeración de títulos debe poseer. Hay que facilitar al participante la búsqueda e investi­gación y la manera de hacerlo es indicar dónde puede hacerlo.

 Las bibliografías deben de incluir no sólo libros, sino artículos de revistas y periódicos, folletos y toda publi­cación impresa sobre el tema en consideración.

Las citas bibliográficas deben efectuarse con orden uniforme y siguiendo normas prácti­camente universales, a saber:

 - Nombre del autor.

 - Título de la publicación.

 - Título de la revista o periódico en la que aparece inserta la publicación. ( para el caso de que así fuere)

 - Editorial.

 - Lugar de edición y año.

 - Página de la cita.

 Otro aspecto a considerar, referente a la bibliografía, cuando se programa un curso, es tratar de disponer, en lo posible, de algún material de uso, durante el desarro­llo del mismo. Las obras citadas en la bibliografía espe­cial o las expresamente indicadas, con un asterisco, en el programa, deben ser las que están disponibles en la institución para consultas de los participantes.

 La bibliografía ha de ser amplia y actualizada, la institu­ción encargada de la capaci­tación es la encar­gada de velar por el cumplimiento de aquellos requisi­tos. La biblioteca ha de po­seer un buen catálogo de publicaciones, ordenado sistemática­mente y en perma­nente actualización. Los ficheros para la búsqueda del material estarán al servicio del público, bajo el cui­dado y orientación de personal especializado.

 -El horario de atención de la Biblioteca ha de ser am­plio y combinar con las necesidades de los usuarios. No hay que olvidar que la Biblioteca es un centro de activi­dad y de enri­quecimiento intelectual y no un archivo bibliográfico muerto, que no sirve a sus verdaderos fines.

Cronograma

El cronograma de actividades del curso se elabora y publica adjunto al programa. Es un cuadro o gráfico en el que figuran los aspectos básicos ubicados cronológi­camente. Contie­ne:

 - Título del cur­so.

 - Temas.

 - Días y horas.

 - Lugar.

 - Expositor.

 Lo importante es que se disponga del cronograma de activida­des al comienzo del curso y que cada par­ticipante sepa desde en­tonces el desarrollo y la secuencia del mismo.

 El otro aspecto, es conocer la disponibi­lidad de tiempo de cada docente a efectos de las adjudicaciones cronológicas que correspondan.

 Lo que debe cuidarse es que haya un orden lógico de prece­dencias temáticas y que se de­sarrolle el curso según ellas. Esa es una misión fundamental del progra­mador.

 

Presupuesto

- Es estudio de este aspecto de la programación es el relativo a la asignación de recur­sos humanos, materia­les y financieros.

 -Los recursos humanos son de dos clases: los docentes y los administrativos.

 -Los primeros ya han sido considerados anteriormente.

 -Durante el curso se efectuarán reuniones a efectos de ajustes que fueran del programa y evaluación de lo actuado.

 -En lo referente al personal administrativo se considera como apoyo logístico para que el curso pueda desarro­llarse. El número y calificación del mismo es proporcio­nado a las caracte­rísticas del curso y al número de par­ticipantes, pero debe disponerse de aquel con la debida antelación para que la preparación de todos los detalles se hagan en su oportunidad.

 -Los aspectos administrativos se confían a los funcio­narios es­tablecidos para organizar y responder ante el organizador docente.

 -La Administración debe encargarse de las inscripcio­nes de los participantes, preparación del material del curso ( repartidos, re­súmenes, carteles, láminas, etc.) bajo la supervisión del coordi­nador.

 -El apoyo administrativo ha de ser rápido y efectivo a través de los canales de mando dispuestos.

 -Igualmente se pondrá a disposición del coordinador, con la debida anticipación, el perfil educativo de los participantes y la nómina de funciones que desempeñan con los lugares donde las ejercen. A los docentes se les proveerá, por aquella vía adminis­trativa de los útiles y materiales necesarios para la clase.

 -El coordinador docente, conjuntamente con el jefe adminis­trativo, deben determinar, también, los costos estimativos que demandará el curso incluyendo personal, material y todas las necesidades financieras que pudie­ran presentarse.

 

-En general, para todo curso debe preverse los siguientes gastos:

 - Retribución de servicios personales.

 - Gastos de equipos.

 - Gastos de materiales y útiles de oficina.

 - Gastos de locales.

 - Gastos de mantenimiento.

 - Gastos de publicidad e impresiones.

 - Gastos misceláneos e imprevistos.

 - Dependerá del carácter y de los medios de las Instituciones Organizadoras para que estos gastos sean cubiertos total o parcialmente por la misma.

Para el presente trabajo, las Instituciones a Comprometerse son:

Archivo General de la Provincia a través de su Sistema Integrado Provincial de Archivos,

Instituto Superior N 12, a través del Departamento de Capacitación a Distancia.

 En lo relativo a los recursos materiales es todo lo concerniente a

 locales,

 equipos,

 medios audiovisuales,

 materiales y útiles de oficina, etc.

 Lo mismo puede decirse de los recursos financieros para solventar los gastos del curso. Consideramos la posibilidad de viabilizar mediante el SIPAR los convenios con las Munici­palidades para cubrir los Gastos de Bibliografía y corresponden­cia para los alumnos benefi­ciados.

 

Elaboración de material didáctico.

Elaborar es preparar el material necesario para los cursos. Este puede ser el conjunto de medios audiovi­suales, a los que hemos denominamos técnicas materia­les o la redacción de determinados documentos, ma­nuales, resúmenes o guías orientadoras del

conjunto del curso. Este material debe estar realizado con anterioridad, al comienzo del desarrollo del curso y se entregará por fascículos relativos a cada uno de los grandes temas del programa.

 Uno de los problemas que se presentan a los docentes de capacitación en Administración Pública es la carencia de este material o manuales de este tipo.

 No es que no exista literatura sobre temas de Archivística; el aspecto doctrinario disfruta hoy de una abundante bibliografía. Lo que no se aprecia en cantidad suficiente, son manua­les de capacitación. Planteamientos didácticos sobre los temas que de­ben enseñarse en los diversos niveles, claros, sencillos, fácil­mente inteligibles, que conduzcan y orienten la labor de aprendi­zaje sin mucho desarrollo dogmático y con domi­nio de la reali­dad archivís­tica de cada región.

 Esto último nos lleva a otro aspecto. Muchas veces se traducen materiales didácticos que han sido preparado para otros lugares y otras realidades. Esto puede ser distorsionante y peligroso. Antes de hacerlo es necesa­rio reflexionar sobre su aplicabilidad a los casos concre­tos.

 Elaborar esos manuales supone dos etapas.

 Una serie de operaciones previas vinculadas a la bús­queda de información y que, particu­larmente, desarrolla­remos en el punto siguiente y la ejecución propia del documento que es redactarlo, corregirlo, entregarlo a la imprenta; todas formalidades que pueden agruparse en:

 l) Redacción

2) Tipografía.

 Sobre la redacción deben aplicarse, en general, las característi­cas que se aconsejan para el desarrollo de la expresión verbal.

 En lo que se refiere al aspecto tipográfico, debe cui­darse sobre manera. La presentación, la claridad, el tipo de letra, las llamadas del texto, los diagramas, los már­genes con resúme­nes, el uso de colores y el de títulos destacados que faciliten el uso. Igualmente el ordena­miento tipográfico uniforme y un buen y detallado índice. Son todos elementos que deben cuidarse y que redunda­rán en beneficio de la fácil comprensión.

 Todo Manual debe comenzar con una presentación de la asignatura planteada. Y esa presentación debe hacerse con lenguaje didáctico; medios auxiliares y hechos con­cretos que se van a estudiar.

 Por lenguaje didáctico se entenderá aquel que, cumpliendo todos los requisitos formales de la expre­sión, informe y proporcione orientación a los partici­pantes a través de datos técnicos accesibles y que atienda a la capacidad real de aprendizaje de los participantes.

 En cuanto a los medios auxiliares pueden ser gráficos, dia­gramas, carteles, láminas, etc., los ejemplos que se utilicen han de ser tomados de la realidad que se preten­da enseñar.

 A su vez, para que la exposición del Manual sea didác­tica debe cumplir estas característi­cas:

- Dominio de lo que es objeto de exposición.

 - Exactitud y objetividad de los datos presentados.

 - Separación nítida entre lo esencial y lo secundario.

 - Organización de las diversas partes.

 - Conclusiones.

 

Recolección de información.

Toda elaboración de manuales para un curso comienza con la recolección, de la informa­ción necesaria.

 Para la capacitación en Archivística la información necesaria se debe recoger fundamen­talmente, de los hechos, de la realidad administrativa. ¿Dónde se ubi­can?. En las entre­vistas; en los documentos adminis­trativos contenidos en expedientes, resoluciones, órde­nes de servicio, reglamentos; en los datos que surgen de las tablas, organigramas, gráfi­cas, etc.; en la observa­ción directa de estructuras y procedimientos; en las relaciones de dependencia y vínculos jerárquicos; en definitiva, en el análisis de todo el complejo meca­nismo administrativo, a través de todo lo que de él puede expre­sar algo.

 Lo que se haya dicho o escrito sobre el tema que nos ocupa a cargo de expertos, autores o profesores de la asignatura. Es un aspecto vinculado a la bibliografía sobre el tema, sobre el que se aconseja utilizar fichas, que facilitan la sistematización, la ordenación de ideas y el trabajo de síntesis.

 La investigación bibliográfica no se limita a la obten­ción de li­bros sino también a periódi­cos, revistas, boleti­nes y otros tipos de datos registrados que pueden encon­trarse en las bibliotecas.

 En lo posible, cada curso se divide en lecciones.

 Cada lección está dividida en

1.-Encabezamiento,

2.-Bosquejo

3.-Apuntes.

 

El encabezamiento contiene:

 - Nro. de lección.

 - Tema.

 - Método.

 - Tiempo.

 - Útiles y equipo necesario.

 - Medios auxiliares de exposición.

 - Referencias bibliográficas y documentarias.

 

El bosquejo contiene:

 - Temas principales.

 - Subtemas.

 Ambos constituyen el plan estructural del desarrollo de la lec­ción.

 Los apuntes son el desarrollo del plan.

 A lo largo del desarrollo del curso es necesario utilizar el sistema de preguntas. Estas deben tener una finalidad com­prensible, dar énfasis a un punto y exigir una res­puesta defi­ni­da. Las preguntas también deben prepa­rarse previamente y constituir parte de la guía del curso.

 La redacción está compuesta por diversos capítulos que se identifican como lecciones del programa. Toda lección debe co­menzar con un sumario, debe seguir con el aspecto central y terminar, preferentemente, con conclusiones sobre lo planteado. Debe ajustarse al tiem­po dispuesto sin excederse del mismo, por lo que debe ser controlado a menudo.

 Al redactar el asunto debe considerarse todos esos aspectos.

 El ideal es que sea un Manual que, preparado previa­mente por el instructor, esté dividido en capítulos adap­tados a las divisio­nes del programa y que se pueden ir entregando en fascículos.

 

Elaboración de fascículos

Los fascículos no son otra cosa que las diversas entre­gas o capítulos y constituirán, en su totalidad, un Manual de la asignatura. Puede ocurrir que algunas veces se redactan sólo algunos fascículos sobre temas más o menos complejos y no so­bre los restantes de los que pueda existir amplia información disponible o que, por su simplicidad o fácil comprensión, no se juzga opor­tuno escribir.

 Un fascículo sobre un tema determinado es un informe o monografía sobre el tema planteado y como tal tendrá una parte general o presentación del tema, un desarrollo y algunas conclusiones. Estas últimas, cuando el fascí­culo es una parte constitutiva de un todo, de un Manual, pueden reservarse para el final, lo que no quiere decir que durante el desarrollo de la clase las mismas no deben aparecer.

 En lo referente a la introducción ha de ser breve y contener la ubicación del tema de que se trate. El desa­rrollo o cuerpo es la parte sustancial y de esencia, hay que concederle particular atención y extensión y, final­mente, las conclusiones.

 Lo que no debe olvidarse es que a través de los plan­teamientos formales de los fascículos es que debe alcan­zarse - para quien lee - la motivación imprescindible. Por ello es que los aspectos formales de presentación, redacción, claridad y también tipogra­fía deben de cui­darse.

 

Impresión de material

 Deben utilizarse los mismos tipos de letras y subraya­dos para los títulos semejantes. Debe pensarse en des­tacar lo importante, cuidar los espacios interlineados según lo que se pretenda planear, ordenar las llamadas de atención y las citas bibliográ­ficas, etc. Nume­rar las páginas en forma correlativa, utilizar una portada con los datos generales, incluso efectuar un sumario, al comienzo, con los temas principales y sus subdivi­siones. El índice será imprescindible cuando se entreguen los originales del Manual ya completo.

 Todos esos aspectos de presentación y ordenamiento son imprescindibles y no deben descuidarse en el origi­nal antes de entregarlo a la duplicación de documentos.

 Duplicación es la operación mediante la cual se produ­cen cantidad de copias los que se hace a través de mi­meógrafos, sis­temas offset o imprenta.

 Si la duplicación se ha efectuado a través de imprenta deben de corregirse las pruebas, denominadas galeras a efectos de enmendar errores que pudieran haberse co­metido. Para ello hay todo un conjunto de símbolos indi­cativos de las correcciones a efectuar y que todos los correctores de imprenta utilizan.

 

Actualización del material

de cursos anteriores

Redactar fascículos y manuales para la capacitación es una ta­rea engorrosa que demanda esfuerzos y consume tiempo.

 Los documentos así preparados deben utilizarse al máximo tratando de obtener de ellos el mayor rendi­miento.

 Es común que, a menudo, se efectúen reimpresiones de ese material para cursos posterio­res. Eso puede se útil si se cumplen determinados requisitos.

 La Administración es un complejo dinámico en cons­tante evolución y cambio. Los Ma­nuales y fascículos pueden ser muy útiles si están adaptados a las circuns­tancias presentes pero in­convenientes si muestran he­chos y realidades de otra época o de ambientes distintos.

 Por eso es que, previamente a volver a utilizar un material pre­parado, especialmente para un curso, debe­mos considerar diversos aspectos:

 

1.-Si el objetivo del curso es el mismo o distinto del an­terior.

2.-Si va dirigido a un grupo de funcionarios similares al anterior.

3.-Si las circunstancias de la Administración en el pe­ríodo en que se impartió el curso anterior eran iguales a las actuales.

4.-Si la orientación y la motivación que se pretenden dar al nuevo curso coinciden con las del anterior.

5.-Si el control y la evaluación de ambos cursos son semejantes.

6.-Si los diagnósticos de necesidades de capacitación han coinci­dido por lo menos han tenido analogías.

7.-Si la extensión de los cursos son similares. Podría ser que el material muy apto para un curso no lo sea para otro curso más ex­tenso y profundo.

 Si la mayor parte de esos aspectos coinciden o se ase­mejan en­tonces recién podrá deci­dirse la utilización del mismo material con los ajustes que fueren del caso. Para ello habrá que cuidar, también ciertos aspectos materia­les de archivo y acondiciona­miento para que pueda dis­poner del material necesario en tiempo y condiciones de uso y conservación; pero esos factores importantes que deben ocupar más a la administración de cursos y que esca­pan al planteamiento presente por lo que conside­ramos que basta con destacarlos.

 

Evaluación de cursos

La evaluación de los cursos supone estimar rendimien­tos, del docente, de los participan­tes; apreciar si se alcanzó el objetivo, si la capacitación a sido útil y efecti­va.

 La capacitación debe evaluarse a través de los resulta­dos del Método empleado y de la evidencia del aprendi­zaje en los participante.

 Se debe evaluar con el propósito de mejorar la capaci­tación del futuro pero también para medir el efecto al­canzado. Se evalúa lo aprendido, lo que falta y las difi­cultades que impi­dieron aprender más.

 - La evaluación de un curso debe comprender:

- Medir y valorar la gestión del docente.

 - Medir y evaluar la actuación del participante.

 - Apreciar si el curso cumple con sus objetivos.

 

Del docente

 Se a sostenido que siete son los criterios que deben usarse en la escala de evaluación del docente ( ).

 - Humor creativo o destructivo.

 - Sensibilidad o insensibilidad.

 - Empatía o falta de empatía.

 - Receptibilidad o falta de receptibilidad.

 - Consideración o desconsideración.

 - Tolerancia o autoritarismo.

 - Visión o falta de visión.

 A través de ellos se pretenden averiguar las cualida­des de cada docente, Manifestadas a través de la ense­ñanza. Según la existencia de esas cualidades el docente alcanzaría o no un desempeño satisfactorio. Es conve­niente aclarar que se emplea el término empatía como la fuente de nuestro conocimiento de los demás y la capa­cidad de percibir sentimientos de otros.

- Creemos que no solo son esos los aspectos a conside­rar, pero sí que sobre ellos y algunos otros se puede plantear el cuestio­nario a través del cual se ejecuta la evaluación.

 - Cada uno de los conceptos puede desdoblarse en varias preguntas pero giran alrede­dor de aquéllos.

 - ¿Qué se busca con la evaluación del docente efectuada por los participantes? Una idea aproximada -obtenida por mayoría- de la impresión causada en las personas que ca­pacitó sobre sus aptitudes, la demostra­ción de sus conocimientos, la habilidad de exposición y conducción, sus maneras y actitudes, la demostración de sus conocimientos pedagógicos, etc. ¿Qué fin se persi­gue? Encontrar una orientación que permita ajustar de­talles, reflexio­nar, cambiar lo que sea necesario.

 - Es de gran utilidad esa clase de evaluación -cuando como en el caso de capacitación de funcionarios públi­cos- se trata de personas con criterio formado, ideas propias, perfil definido.

 - A través de esa evaluación - por los participantes- se puede apreciar qué cualidades específicas de la ense­ñanza han tenido mayor significado para ellos y han sido más influ­yentes contri­buciones al éxito o al fracaso de un curso.

 - Asimismo se puede apreciar la efectividad del poder de ar­gumentación y de persua­sión desarrollado por el docente, etc.

 - Es un procedimiento efectivo que permite formarse ideas bastante claras y precisas sobre la realidad siem­pre que el cuestionario esté bien formulado.

 

Del alumno

- Evaluar la participación de un alumno o participan­te en un curso es medir su rendi­miento verificándolo a través de diversas formas. William James nos parece particularmen­te sugestivo al decir "En todos los sectores de la actividad humana, la medi­ción de los resultados obtenidos representa el punto final de la actividad, la verificación de resultados parciales o insatisfacto­rios constituye un poderoso desafío a nuestra inteligencia para que reorganicemos esa actividad de forma más racional y productiva."

Los resultados de la enseñanza transmitida se evalúan conside­rando la suma de transfor­maciones que se dan en:

 - El pensamiento.

 - El lenguaje técnico.

 - La manera de obrar.

 La capacitación de funcionarios públicos permite veri­ficar y observar, al culminar el curso, cómo el pensa­miento, el lenguaje técnico, la manera de obrar y com­portarse en lo relacionado con los temas planteados han cambiado en la mayoría de los participantes.

 No se trata de memorizar información, datos, circuns­tanciales, sino de apreciar cuánto es lo que los partici­pantes han incorpo­rado a su personalidad como funcio­narios.

Los procedimientos de verificación del rendimiento pueden ser formales o informales.

 Los formales son los que se utilizan, generalmente, al final de un curso, sobre todo el desarrollo del mismo. Los informales son los diarios, empleados por el docente, ya orales o escritos, a través de interrogatorios, debates, informes, trabajos prácticos que, utilizados progresiva­mente van dando, al profesor, una idea bien clara del grado de aprovechamiento.

 A los efectos de medir el rendimiento de los participan­tes en un curso utilizaremos dos formas:

1.-Los procedimientos tradicionales

2.-Las pruebas objetivas.

 - Pertenecen a las primeras las siguientes:

- Examen oral.

 - Examen escrito.

 - Prueba práctica.

 - Prueba de libros abiertos.

 -Pertenecen a las segundas.

 - El cuestionario informativo.

 - La prueba de complementación.

 - La prueba de alternativas.

 - La prueba de selección múltiple.

 - La prueba de organización.

 - La prueba de exclusión.

 En lo que se refiere a evaluar el rendimiento de los funciona­rios participantes en un curso de Archivos Públicos creemos que hay que excluir los procedimientos tradicionales de exámenes. Las pruebas prácticas y la de libros abiertos bien planteadas y orientadas, pueden ser aconsejables, en determinadas circuns­tancias, pero nos parecen particularmente interesantes las pertene­cientes al segundo grupo, denominadas pruebas objeti­vas de evalua­ción del rendimiento.

 Las pruebas prácticas servirán para verificar el aprove­cha­miento, su relación con la ejecución de una tarea concreta de la Administración. Redactar un informe o una resolu­ción; efectuar un estudio de la planta de una oficina; organizar un fichero o un archivo; asesorar sobre un problema de administración de personal o de organi­zación y sistemas administrativos; proyectar un presu­puesto; evaluar un proyecto: etc.

 Las pruebas de libros abiertos son aquellas en que se permite al participante en un curso llevar toda la docu­mentación que juzgue oportuna, la que puede ser consul­tada libremente. En es­tos casos se pretende apreciar el grado de comprensión y dominio que tiene el partici­pante para moverse con toda la documentación. Para esta situación generalmente se presen­ta un caso real que debe solucionar consultando la bibliografía que

posee. Pueden ser manuales, organigramas, reglamentos, órdenes de servicio, legislación, etc.

 Las pruebas objetivas de evaluación del rendimiento están constituidas por preguntas que sólo admiten una respuesta correcta. Pueden versar sobre cantidad de aspectos de la asignatura, lo que permite una muestra amplia del rendimiento. Se destacan, como caracte­rísti­cas más salientes, las siguientes:

 Validez. Mide concretamente los aspectos del aprendi­zaje que se pretende: información, discernimiento, racio­cinio, apreciación, etc.

 Objetividad. A cada pregunta sólo corresponde una respuesta correcta por lo que la valoración es uniforme e impersonal.

 Aplicabilidad. Es fácil de aplicar, corregir, valorar.

El cuestionario informativo consiste en un conjunto de pregun­tas breves que solo tienen una respuesta. Se aconseja no plantear nunca más de diez o quince. Sirve para apreciar el conocimiento informativo.

 La prueba de lagunas o de complementación consiste en enunciar un texto, ley, norma, etc. del que se ha supri­mido algunas palabras esenciales que deben comple­tarse.

 La prueba de alternativas supone un conjunto de afir­maciones de las cuales unas son verdaderas y otras fal­sas que deben marcarse de esa forma.

 La prueba de selección múltiple expresa afirmaciones incom­pletas a las que siguen varios complementos entre los cuales hay que escoger uno que es el verdadero. Los otros son aproximados o falsos.

 La prueba de organización supone presentar una serie de datos en forma caótica que deben ser ordenados se­gún la secuencia correspondiente, que puede ser lógica, cronológica o de importancia.

 Las pruebas de exclusión presentan listas de datos entremez­clados con elementos falsos, los que deben ser identificados y ta­chados.

 Cualquiera de las pruebas que se utilicen exigen:

 - Elaboración cuidadosa.

 - Corrección ajustada.

 La apreciación del rendimiento no es confiable exclusi­vamente en una prueba.

Del curso

La evaluación tiene como principal objetivo descubrir hasta qué punto el aprendizaje produce resultados. Hecha una evaluación de un curso surgirán cuales ele­mentos del curricu­lum han sido positivos y cuales deben cambiarse. En conse­cuencia la evaluación del curso supone la de materias, progra­mas, docentes, bi­bliografía, cronograma, metodolo­gía, etc.

 Se trata de apreciar de qué manera el curriculum satisface el objetivo del curso. Para evaluar el curso supone, también, evaluar los cambios producidos en los participantes, desde que la modificación de las pautas de conducción es uno de los fines de la educación.

 Al hacerse la evaluación de un curso es necesario cumplir con las características de objetividad, confiabili­dad y validez para que el resultado sea eficaz.

 Los resultados de las evaluaciones deben servir para reflexio­nar sobre ellos y encontrar los méritos y los de­saciertos sobre los cuales se pueden efectuar las modifi­caciones necesa­rias para mejorar la capacitación.

 Se distingue, la evaluación de resultados y la evalua­ción del proceso. La primera se refiere notoriamente a la valoración de los cambios operados en los participantes. La segun­da a la valora­ción del proceso que es el curso. Los aspectos vinculados a la evaluación de los cursos llevan implícitas una cantidad de cuestiones que pueden conocerse perfectamente a través de un cuestionario preparado cuidadosamente.

La evaluación de los cursos tiene tres faces. Durante el desarrollo, a la finalización y posteriormente.

 Durante el desarrollo para apreciar el grado de inte­rés, de atención, de aprovechamien­to y para efectuar las modificaciones - todavía en tiempo - que lo mejoren y permitan alcanzar el éxito. Esta evaluación puede efectuarse incluso a través de conver­saciones, de plan­teamientos, de interrogatorios o cuestio­narios orales u ocasionales. Lo importante es efectuarla, no el procedi­miento a través del cual se realice.

A la finalización es importante para obtener conclu­siones. No repetir los mismos errores en cursos posterio­res. Adaptar programas, materias y bibliografías a las reales necesidades, cambiar métodos y orientaciones si ello fuera necesario. Programar nuevos cursos aprove­chando los resultados anterio­res a través de los cuales se pudo apreciar el funcionamien­to de métodos y técni­cas con ciertos errores de ejecución. Será evaluar para conocer verdades, resultados del funcionamiento y ope­ratividad de lo que se programó y ahora se enfrentan conse­cuencias y efectos. De ahí la importancia de esta evaluación en base a la cual deberá proyectarse el futu­ro. Lógicamente, requiere de una permanente actualiza­ción curricular de parte de las autoridades del Ministerio de Educación.

 Podría decirse que es la evaluación para la prospectiva. Pero una prospectiva calculada y deseada en virtud de resultados co­nocidos y de aspiraciones y deseos plantea­dos en función de realidades sabidas y ocurridas.

Seguimiento posterior. Finalizado un curso es nece­sario apreciar los resultados del mismo. Apreciar si los participantes han podido ejecutar y llevar a la práctica lo aprendido. Si el cambio de actitud ha perdurado, si en la acción de cada uno se han reflejado los nuevos cono­cimientos y las nuevas técnicas, si en los hechos ha habido efectividad y el curso sirvió y cumplió el objetivo que se había planteado.

 En general son de uso corriente para efectuar evalua­ciones de cursos determinados cuestionarios a través de los cuales se plantea una serie de preguntas que alcan­zan a diver­sos aspec­tos.

 El cuestionario comienza con una serie de indicaciones generales sobre la forma de contestarlo:

 - Leerlo totalmente antes de empezar a responder.

 - Expresar libre y serenamente las opiniones.

 - Evaluar sin apresuramiento.

 - Mantenerlo en forma anónima.

 Debe recordarse el objetivo del curso y en considera­ción al mismo plantear diversas alternativas. Ejemplo: Muy bueno, bueno, regular o malo.

 Consideramos además aspectos de coordinación, or­ganización y funcionamiento.

 En cuarto lugar la evaluación de materias:

 - Enfoque.

 - Profundidad.

 - Utilidad.

 - Tiempo.

 - Cantidad y calidad del material de lectura.

 Consideramos también la evaluación de los docentes en lo re­lativo a:

 - Exposición.

 - Ideas y conceptos.

 - Utilización del tiempo.

 - Preparación de la clase.

 - Precisión en las respuestas.

 - Ritmo de exposición.

 - Utilización de ayudas audiovisuales.

 - Conducción general.

 

LA ELECCIÓN DEL MÉTODO Y DE LAS  TÉCNICAS APROPIADAS

Hemos planteado diversos Métodos y Técnicas que pueden emplearse para la capacita­ción; considerando tres factores que operan en las decisiones.

- El grupo,

- los medios

- tiempo disponible.

 El carácter del grupo de participantes, su perfil edu­cativo, la heterogeneidad u homoge­neidad del mismo, la edad y jerarquía de los participantes, la antigüedad y experiencia en la Administración. Igualmente interesan el carácter del curso

(obligatorio u operativo; con o sin pruebas de evaluación del rendimiento e incluso el núme­ro de participantes).

 Considerados y analizados todos esos elementos de juicio relacionados con el grupo se podrá, apreciando las ventajas y desventajas de cada método elegir, en princi­pio, aquel que se adapte más a las necesidades y carac­terísticas del grupo.

 Otro factor a considerar antes de la elección definitiva son los medios con que se cuenta.

 Aquí interesan los medios materiales y humanos. Locales, ayudas audiovisuales, útiles y materiales de oficina y pedagógi­cos, apoyo logístico y administrativo, personal necesario, bibliotecas, etc.

 Finalmente el tiempo de que se dispone: para la prepa­ración y para el desarrollo del curso. Para programarlo y preparar el material y para ejecutarlo; sin olvidar tampo­co las conside­raciones sobre el tiempo de que disponen los participantes para leer, trabajar, discutir, recoger información, formular consultas, preparar trabajos, revisar documentos, etc.

 Todos son factores que deben de pesar en una deci­sión.

 Es conveniente que el Método sugerido y las Técnicas que se piensan utilizar sean discu­tidas por los docentes participantes, bajo la conducción del coordinador del curso, respon­sable de su implementación y ejecución.

 Resueltos el Método y las ayudas materiales se entrará en etapa de programación, de acuerdo en lo expresado en el titulo correspondiente y sin que ello suponga que, a veces sobre la marcha se resuelva cambiar algún as­pecto si es que nuevos elementos de juicio conocidos así lo aconsejaren o la carencia de algunos medios impidie­ran ejecutar la progra­mación pensada.

 Elegir Método y Técnicas para un curso de capacita­ción de funcionarios públicos exige una serena reflexión sobre posibili­dades y conveniencias, un estudio previo de las reales necesida­des de capacitación y una evaluación minuciosa de cada uno de los elementos anteriormente descriptos; recién después de ejecutadas estas operacio­nes se estará en condiciones de proceder a una elección razonable. El éxito o el fracaso depen­derá después de otros factores pero, primariamente, de que la elección haya estado de acuerdo a las necesidades y a las verda­deras circunstancias que se dan en el momento de deci­dir.

 

Publicado el: 01/11/2008 / Leido: 6639 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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