EL ARCHIVO INTERMEDIO DE LA PROVINCIA DE SANTA FE

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EL ARCHIVO INTERMEDIO DE LA PROVINCIA

DE SANTA FE

Proyecto, realidad y prospección

Por: J. CATALINA PISTONE

ANTECEDENTES HISTÓRICOS

El archivo nació con la ciudad misma de Santa Fe el 15 de noviembre de 1573. Desde entonces fue recopilando papeles en sus anaqueles y al mismo tiempo se fue transformando a medida que pasó el tiempo. Gracias a la iniciativa de Félix G. Barreto que reunió libros y documentos antiguos, fue creada la Biblioteca de la Casa de Gobierno el 16 de junio de 1921. En 1923 se la denominó inicialmente “Biblioteca y Archivo Histórico de Gobierno”, siendo su primer director el mismo inspirador Félix G. Barreto.

El 30 de noviembre de 1961, el gobernador de la provincia Dr. Carlos Sylvestre Begnis promulgó la Ley Número 5516 por la cual el Archivo Histórico se transformó en Archivo General de la Provincia, jerarquización que se había recomendado en la I Jornada de Archiveros de la Argentina, efectuada en Córdoba en 1959.

El Director General Andrés Roverano, durante la gestión solicitó se reglamente la organización y funcionalidad del Archivo General conforme a las previsiones de la Ley 5516; y por Resolución Número 253 del 11 de febrero de 1971 fue aprobado por el ministro de Gobierno Dr. Domingo Silva Montyn (1).

Ha sido preocupación de todos los directores del organismo reunir en una sola entidad toda la documentación administrativa histórica de la Provincia de Santa Fe y para ello se hizo indispensable dividir esa documentación en histórica y administrativa y crear al mismo tiempo el Archivo Intermedio que reúna en su seno la documentación existente de carácter administrativo y la que le transfieren los archivos sectoriales y jurisdiccionales de los ministerios dependientes del Poder Ejecutivo. Esta circunstancia favorecería el descongestionamiento de la papelería de donde se produce y a la vez la organización de las tareas archivísticas.

Antes de llegar al Archivo Intermedio transcurrió algún tiempo y se instrumentaron otras iniciativas para lograr ese fin.

El archivo general de acuerdo a lo establecido en la Ley Número 5516 (ANEXO NUMERO 1) considera documentación histórica de más de 50 años y la administrativa de menos de 50 años. Y para conocer la documentación que existe en los archivos sectoriales y jurisdiccionales de conformidad a los Art. 5 y 6 de la ley, realizó una encuesta a todas las unidades de organización dependientes de los distintos ministerios del Poder Ejecutivo, centralizadas y autárquicas sobre el material histórico y administrativo que ellas poseían. Dicha encuesta quedó como antecedente únicamente pues en ese momento no se podía recepcionar porque la capacidad del Archivo General no se lo permitía.

COMISIÓN DE ASESORAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

En 1978, el 4 de enero por decreto Número 0006 se creó la Comisión de Asesoramiento de Documentación Administrativa integrada por un representante de cada ministerio, teniendo la presidencia el Subsecretario de Gobierno y la Secretaría la Directora del Archivo General de la Provincia. Esta comisión se creó con el fin de encarar “la solución de los problemas que afectan a los archivas sectoriales y jurisdiccionales como lo es la irracional acumulación de documentos”. Que para disponer la confección de normas se hace necesario proceder a evaluar dicho material en razón de la variedad de la producción administrativa y por ello se “estima conveniente la creación de una Comisión encargada de asesorar e informar al Archivo General de la Provincia sobre las características, atributos, tratamiento y vigencia de la documentación que producen las unidades de organización o sus similares, a los efectos del estudio del descarte del material que pierde, en un plazo limitado, su valor administrativo, legal, de investigación u otro suficiente para justificar su preservación permanente (Art. 1).

“Los responsables de las unidades de organización prestarán toda la colaboración que a este efecto les sea requerida, y en los casos estimados necesarios, emitirán opinión fundada” (Art. 3).

“La comisión deberá cumplir su cometido en un plazo de noventa días” (Art. 4). Y por Art. 5, “el Archivo General de la Provincia dentro del plazo de sesenta días subsiguientes, propondrá las normas para la documentación referida”.

La Comisión de asesoramiento de Documentación Administrativa se puso en funciones en setiembre de 1978 mediante reuniones informativas con las unidades de organización de los diferentes ministerios. Las conclusiones a alas que se arribó fueron satisfactorias para ese momento pero no lo suficiente como para elaborar una norma efectiva. Se les suministró a los organismos asistentes un listado de los papeles que a corto plazo se convierten en superfluos para que les sirva de guía. El resto de la documentación debía ser volcada en planilla, con una clasificación somera agregándose el tiempo de conservación en el archivo sectorial y en el Jurisdiccional (0 a 15 años).

Como experiencia piloto salió el decreto número 1581 del 7-6-1979 correspondiente al ministerio de gobierno, en el que se puso en práctica inmediatamente pero sin los resultados que se esperaba obtener.

Dejemos un momento este tema para volver al mismo asunto más adelante (Tablas de tiempo de conservación de la documentación).

CREACIÓN DEL ARCHIVO INTERMEDIO

La ley 5516/61 y la creación del Archivo Intermedio, se hizo realidad con su sanción.

La autora de este trabajo tuvo la oportunidad de asistir en carácter de becaria al Curso de Organización y Administración de Archivos de la Escuela de Documentalistas de España en 1978 y como final práctico elaboró un trabajo que tituló “Bases para el funcionamiento de la Comisión de Asesoramiento de Documentación Administrativa” y que tuvo especial interés para el Archivo General de la Provincia por cuanto sentó las bases para la modificación de la Ley número 8399/79. En dicho trabajo se aspiraba a la concreción de los siguientes principios: Adecuada legislación y Creación del Archivo Intermedio.

Respecto de la “adecuada Legislación” se propuso la reforma de la ley número 5516/61 por la cual se establecen los plazos de 50 años para la documentación histórica y de menos de 50 años para la administrativa (Art. 3 y 4) por una legislación flexible que permite la posibilidad de acortar los plazos de vigencia de la documentación y al mismo tiempo crear el Archivo Intermedio que reúna la documentación administrativa, dependiente del Archivo General de la Provincia (2).

Así surgió la Ley número 8399 del 7 de marzo de 1979 (Anexo 2) por la que se establece que de considerarse documentación histórica la de más de 30 años, y la administrativa de menos de 30 años (Arts. 3 y 4 y 7). Por el artículo 8 se agrega un último párrafo con el siguiente texto: “Los documentos que pasan a pertenecer al Archivo Intermedio son de uso exclusivo del organismo que les dio origen y aquél del cual dependen hasta el término de 30 años, y sólo podrán ser consultados por los interesados e investigadores en forma restringida y siempre que se guarde las normas para ellos. Finalizado el plazo de guarda, pasan automáticamente al archivo histórico”.

Este último artículo dio pie para la puesta en marcha de la organización del Archivo Intermedio, segundo en el país luego del creado en el Archivo General de la Nación.

Para finalizar con la ley 8399 diremos que se le agregó un artículo, 16 inciso ñ, disponiendo sobre descarte.

Este es un llamado de alerta para todas aquellas oficinas que desean destruir documentación sin autorización del Archivo General. Al mismo tiempo que establece que el único que puede disponer el descarte de cualquier tipo de documentación es el archivo provincial.

Volviendo a la creación del Archivo Intermedio diremos que como primera medida se llamó a concurso para cubrir los cargos de Jefa División Archivo Intermedio y Encargada del Archivo Intermedio, además de dos empleados ingresantes en el año 1980, y los concursos que se llevaron a cabo en el año 1981 resultando ganadora la señora profesora Técnica Archivera Liliana Montenegro de Arévalo para el cargo de Jefa de División y la profesora Pascualina Di Biasio en calidad de encargada, la profesora Mercedes Valdéz de Cristina y Fernando Nogueria como ingresante a la administración.

ORGANIGRAMA DE ESTRUCTURAS

El correspondiente Organigrama de Estructura que se halla en el Anexo 3, fue aprobado por Decreto Número 967 del 25 de marzo de 1981 (Ministerio de Gobierno) y en el Anexo II de dicho decreto se aprobaron las funciones y las misiones de cada cargo en el Archivo Intermedio así como las del Archivo Histórico, que quedó redactado de la siguiente forma:

JEFA DIVISIÓN ARCHIVO INTERMEDIO

A. Misión

Atender las tareas referidas a la clasificación, búsqueda y conservación del material documental del Archivo Intermedio.

B. Funciones:

01.     Ordenar, clasificar, preparar inventarios de los elementos archivados.

02.     Facilitar a la repartición productora la documentación en custodia que se solicite para la consulta temporaria.

03.     Informar a la superioridad acerca de los elementos que deban ser restaurados, encuadernados y re- encuadernados.

04.     Realizar la búsqueda de documentos de los temas que se le ordene.

05.     Producir informes sobre el contenido, la correlatividad y estado de conservación de los documentos existentes en el Archivo Intermedio.

06.     Entender en todo lo relacionado con la accesión de documentos que se disponga por normas legales.

07.     Proponer normas sobre archivísticas, conservación y descarte documental.

08.     Supervisar y controlar al personal del Archivo Intermedio.

09.     Atender las tareas administrativas de su área.

ENCARGADO DEL ARCHIVO INTERMEDIO

A. Misión:

Atención del ordenamiento, clasificación y accesión del material del Archivo Intermedio.

B. Funciones:

01.     Ordenar y clasificar la documentación.

02.     Confeccionar auxiliares descriptivos del material documental.

03.     Atender al servicio de préstamo documental o accesión de información solicitada por las reparticiones productoras.

04.     Supervisión y control del estado de la documentación para informar a la superioridad.

05.     Atender a los aspectos administrativos del Archivo Intermedio.

Edificio.

En calidad de sede del Archivo Intermedio se destinó la casa de la calle San Martín 1363 y se le construyó un gran depósito dividido en dos grandes salones. Trasladado el mobiliario para su funcionamiento en abril de 1981, comenzó el envío del material documental que formaría el primer fondo del Archivo Intermedio.

Esta archivalía proveniente de los ministerios y dependencias del Poder Ejecutivo, descentralizado o no, cuentan con una antigüedad de 15 a 30 años y son de consulta infrecuente.

El archivo intermedio mantiene la ordenación adoptada por el archivo jurisdiccional o sectorial de acuerdo con los principios archivísticos de procedencia y orden original.

Ingreso Documental

Entidad Productora

Tomos

Atados

Paquetes

Libros

Carpetas

Gobernación

306

30

142

Ministerio de Gobierno

481

372

284

16

Ministerio de Economía, Hacienda y Finanzas

20

M.O.S.P.

20

Hemeroteca

268

Material fotográfico cuatro cajas

TOTALES

1075

422

284

16

142

RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación llega al archivo acompañada de un inventario de remisión de acuerdo a las normas IRAM 3001 de formato de papeles, concordantes con las normas internacionales (Recomendaciones ISO - R- 216 y COPANT 1= 1-001), utilizándose la Serie Básica A-4 = 210 x 297mm. (Ver ANEXO 4). El inventario de remisión que se exige es un inventario registro confeccionado por triplicado. Una vez controlada la documentación, una copia se devuelve al Archivo Sectorial o Jurisdiccional. Otra se archiva por orden cronológico de llegada encuadernándose al terminar el año. El original se archiva por el principio de Procedencia.

Una vez desinsectada se estantea la documentación; en la columna destinada al Archivo Intermedio se vuelcan los datos topográficos consignando la sala o depósito, estantería y anaquel. Si hay observaciones que practicar se vuelcan en la columna destinada a tal fin. Esta tareas la cumple la sección Ingreso Documental.

CONTROL ANUAL

Anualmente se controla la documentación en existencia y como control doble se verifica la restitución de los documentos facilitados por el servicio de préstamo documentario.

Este servicio pueden utilizarlo exclusivamente las oficinas productoras de su documentación. En este servicio se utiliza un sistema de control mediante recibos elaborados exprofeso.

DESCARTE

La tarea de Selección Documental llevada a cabo con los distintos ministerios a través de las tablas de Selección documental (Ver ANEXO Nro. 5), posibilitan que cada año se eleven al Archivo general los inventarios de Descarte (Ver ANEXO 6) con al documentación puesta a disponibilidad del Archivo General.

El personal técnico del Archivo Intermedio verifica los vencimientos y de acuerdo con las características de la documentación, solicita o no un muestreo y autoriza la desafectación.

Los inventarios de Descarte se realizan en forma esquemática, es decir por series documentales y luego de efectuar los controles necesarios firman al pie los responsables del área (Archivo sectorial o jurisdiccional), la jefa de la División de Archivo Intermedio y la directora del Archivo General, firma sin la cual no puede llevarse a cabo ningún descarte.

TAREAS REALIZADAS

Se han llevado a cabo las tareas de Ordenación y Descripción de la documentación recibida por el Archivo General (Ver ANEXO Nro. 7).

DOCUMENTACION INGRESADA CON ANTERIORIDAD AL AÑO 1981

Ministerio de Gobierno,

Ministerio de Salud Pública,

Ministerio de Instrucción Pública,

(Libros Copiadores)....................................

m. l.

9,60

Poder Judicial..............................................

m. l.

2,70

Ministerio de Obras Públicas......................

m. l.

2,00

Ministerio de Gobierno...............................

m. l.

86,18

Gobernación................................................

m. l.

25,20

Ministerio de Hacienda...............................

m. l.

105,00

Ministerio de Gobierno- Registro oficial....

m. l.

0,50

                                      - Boletín oficial.....

m. l.

11,70

TOTAL

m. l.

249,78

DOCUMENTACIÓN INGRESADA CON POSTERIORIDAD AL AÑO 1981

Gobernación

m. l.

9,45

Ministerio de Educación

m. l.

30,00

Ministerio de Economía

m. l.

200,00

Fiscalía de Estado

m. l.

26,10

Ministerio de Gobierno

m. l.

59,27

-Boletín Oficial

m. l.

1,80

----------------------------

m. l.

327,52

----------------------------

m. l.

577,30

En estos momentos se están confeccionando los inventarios registros para la documentación ingresada con anterioridad al año 1981.

Se realiza asesoramiento archivístico, en sede de procedencia, para los archivos sectoriales y jurisdiccionales del Poder Ejecutivo. Y se va a comenzar con las inspecciones periódicas a dichos archivos.

En la sala de recepción del Archivo Intermedio se encuentra en un panel la descripción de la documentación, ubicación y color. Así por ejemplo: Ministerio a la que pertenece, oficina productora, Sala, estantería, anaquel y color que le corresponde (Ver ANEXO Nro. 8).

DECRETO Nº 2232 REGLAMENTANDO EL FUNCIONAMIENTO

DEL ARCHIVO GENERAL

El 7 de Agosto de 1982 se aprobó el decreto Nº 2232 por el que se pone en vigencia el “Reglamento para el funcionamiento del Archivo General, de los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Provincial”. Consta de 5 capítulos y 32 artículos.

El capítulo 1: Del Archivo General de la Provincia, describe lo que constituye su patrimonio; la consulta de la documentación que constituye el acervo del Archivo General, que es pública y sin restricciones, con excepción de algunos casos (documentos declarados “reservados”, la documentación privada si así lo estableció el donante; la documentación de soporte moderno y el material bibliográfico, periodístico o cartográfico). Luego determina las funciones del Archivo General: Las archivísticas, las historiográficas y las administrativa y de difusión.

El Capítulo II: Del Archivo Histórico, determina lo que es de su competencia y las secciones que lo integran.

El Capítulo III: Del Archivo Intermedio, fija sus funciones, dependencias que lo integran y principios que aplica.

El Capítulo IV: De los Archivos Jurisdiccionales de los Ministerios, Sectoriales de las Unidades de Organización y Organismos Descentralizados, composición de la archivalía, funciones, ordenamiento, conservación, inventarios, prevenciones sobre los cambios de estructuras orgánicas, sobre microfilm, transferencia de la documentación, estado en el que se deberá recibir la documentación.

El Capítulo V: Del descarte y la eliminación, prohibición de realizar eliminaciones sin contar con la debida autorización del Archivo General; el descarte, previo a toda eliminación se efectuará en la sede de procedencia de acuerdo a los plazo establecidos para cada tipo documental y expedientes que se consignan en el decreto correspondiente a cada Ministerio; sobre el descarte de documentos que no hayan sido contemplados en el decreto respectivo como asimismo de aquellos que se produzca una modificación en los plazos de guardarse se comunicará al Archivo General de la Provincia para gestionar la reforma respectiva; sobre la obligación de confeccionar un inventario de descarte anual que se someterá a la consideración del Archivo General para su aceptación parcial o total con el objeto de eliminar los papeles que no interesen a la historia, debiendo proceder de la misma manera el Archivo Intermedio.

Cada organismo, una vez aprobado el inventario de descarte, y habiéndose desafectado la documentación indicada por el Archivo General, dejará constancia de la autorización de la eliminación en el ángulo inferior derecho del formulario de inventario de descarte en el que figuran los datos necesarios para asignarle el carácter de “acta de eliminación”, en el que deben firmar: el responsable del archivo que elimina, el Director del organismo del cual éste depende y el Director del Archivo General; éste suministrará el modelo normalizado de inventario de descarte y del acta de eliminación. Los papeles listos para la eliminación serán destruidos o vendidos, transformándolos, previamente en material no legible (Ver ANEXO Nº 9).

TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

El primer paso se cumplió con la aplicación del decreto Nº 1581/79 sobre el descarte a nivel primario, en sede de procedencia, en el Ministerio de Gobierno. Con posterioridad, la experiencia demostró que lo más conveniente es la confección de tablas, habiéndose concluido las de los Ministerios de Educación y Cultura; de Economía, Hacienda y Finanzas; y de Agricultura y Ganadería. Están en trámites las de Salud Pública y Bienestar Social y en la segunda fase las de Obras y Servicios Públicos, Gobernación, Planeamiento, Acción Comunal, Fiscalía de Estado y reconsideradas las de Gobierno.

PROCEDIMIENTO

Como método de trabajo se aplicaron los pasos siguientes:

1)     Convocar a los Jefes de Departamento, divisiones y secciones de las distintas unidades de organización  para la especificación de cada tipo documental y expedientes que generen las oficinas productoras.

2)     Seleccionar únicamente lo importante, lo esencial de la documentación que produce la oficina o el ministerio, o aquello que se considere el reflejo de la actividad sustantiva.

3)     Establecer los plazos precaucionales de la documentación, determinando el tiempo que se conservará en la oficina y en el archivo sectorial o jurisdiccional.

4)     Reunión de los Jefes de Departamentos, divisiones y secciones con el director del área “de tal manera de asegurar  la presencia de un técnico en administración, un técnico en contabilidad, un jurista o asesor, un representante del tribunal de cuentas y el archivero del área” (3).

5)     Las tablas de las distintas áreas se reunirán y controlarán en la dirección de despacho o Secretaría General, con la participación del Jefe del Archivo.

6)     Antes de ser elevadas al Archivo General se aprobarán las tablas del ministerio correspondiente mediante una resolución.

7)     Elevación de la resolución antedicha y las tablas correspondientes, al Archivo General y la Comisión de Asesoramiento de Documentación Administrativa para su aprobación y confección del decreto respectivo.

8)     Una vez que se cuenta con el Decreto aprobado, el archivero del área deberá establecer un control sobre el vencimiento de los plazos precaucionales.

9)     Una vez por año, a medida que vayan produciéndose los respectivos vencimientos, el archivero deberá confeccionar el inventario de descarte cuyo modelo normalizado es suministrado por el Archivo General, y ponerlo a “Disponibilidad” del Archivo Provincial, quien autorizará el respectivo descarte, desafectando la documentación que no interesa conservar o solicitando cierto tipo de muestreo, o en su defecto, requiriendo la totalidad de la documentación puesta a disponibilidad” para ser incorporada al acervo histórico. (4)

10)  Con posterioridad se firmará el acta respectiva, que obra en la parte inferior del inventario de descarte, por las autoridades del ministerio; archivero y Jefe de área, y una vez aprobada por el Archivo general la firmará el Director del organismo, condición sin la cual no se podrá descartar ningún material (5).

CONSIDERACIONES SOBRE LAS TABLAS

Al considerar la metodología de trabajo en el punto anterior se habló sobre la especificación de cada tipo documental respetando su procedencia. Para llevar a cabo esta especificación es necesaria la confección de tablas en las que se “determina el plazo precaucional y rige la etapa administrativa y no incide sobre la eliminación del documento sino sobre su “disponibilidad”, por el Archivo General” (6).

Las referidas tablas constan de las tres partes esenciales y universalizadas por la archivística: el encabezamiento, encolumnado y zona inferior o pie.

En el encolumnado se asientan los datos comunes y generales referidos a la entidad y oficina productora.

En el encolumnado se asientan los datos variables para cada registro. Por ejemplo: Y + Tipo Documental y el tiempo en meses o en años que la documentación deberá permanecer en la oficina y en el archivo sectorial o Jurisdiccional hasta cubrir el tope de 15 años antes de ser girado al Archivo Intermedio: volcando el total en años en la columna respectiva. Las dos últimas columnas queda reservadas para el uso del Archivo General de la Provincia.

El pie se utiliza para Observaciones Generales. En las tablas no se incluirá ninguna de los tipos documentales que se menciona a continuación.

- En general el material producido por las Mesas de Entradas y Salidas:

Fichas de Mesa de Entradas

Planillas de Mesa de Entradas

Remitos, hojas de rutas o recibos

Aquellos tipos documentales cuyo original se estima está en determinado Ministerio o Unidad de Organización. Ejemplo: los tipos documentales que se estima que deben figurar en personal de la provincia:

Planillas de Sueldos

Salario Familiar

Antigüedad

Planillas de descuentos

Renuncias de personal titular

Solicitud de traslado

Cambios de estado civil

Reconocimiento de servicios

Rectificación de nombramientos

Sanciones disciplinarias

Supresión de apellido de casada

Solicitud de reincorporación

Investigaciones y renuncias

Pedidos de empleo

Accidentes de trabajo

Adscripción y comisiones de servicios

Licencias injustificadas por más de 30 días

Licencias por Junta Médica

Licencias por Servicio Militar

Observaciones del Depto. de Promoción para la Salud

Cesantía por abandono del cargo de incapacidad

Embargos de sueldo de personal

Observaciones por control de ausentismo

Partes diarios de asistencia

Licencias ordinarias

No se puede agrupar varios documentales en un solo asiento. Hay que desglosarlos. Ejemplo:

Incorrecto

Correcto

- Informes, notas y memorándums

-         Informes

-         Notas

-         Memorándums

No se puede incluir la palabra “varios” o etc. como calificatoria de un tipo documental.

Ejemplo:

Incorrecto

Correcto

-         Partes varios

-         Partes diarios, etc.

-         Varios

-         Partes diarios

-         Partes de rastra

-         Partes de cuadrilla

-         Partes de equipos volantes

Cuando se trata de una Ministerio en relación con sus organismos autárquicos o descentralizados, deberá unificar en los posible los plazos para un mismo tipo documental.

Para los tipos documentales cuya no inclusión se solicita se seguirá un tratamiento separado. En estos casos el procedimiento será el mismo que se sugiere para la documentación sometida a proceso de selección; pero estas tablas se aprobarán solamente por Resolución quedando reducida a una cuestión meramente interna (7).

DESCARTE EN EL MINISTERIO DE GOBIERNO

En 1982 se puso en práctica el descarte, en sede procedencia, de acuerdo al Decreto Nº 1581 del 7 de Junio de 1979.

Gobierno fue el primer ministerio en el cual se procedió a la selección documental, a través de Policía de la Provincia, Unidad Regional I, Oficina de Guías y Certificados.

Aquí se aplicó el criterio de selección por series documentales cuya información primaria se halla volcada en fuentes secundarias.

Las series en cuestión son:

-         Certificados de Campaña

-         Certificados de Campaña Especiales o

-         Removidos de hacienda

La primera comprende los tipos documentales constituidos por certificados; autorización que es menester obtener para la venta de hacienda, cualquiera sea el tipo de ganado o raza y también cueros.

La segunda reúne las autorizaciones que es menester recabar para el traslado de hacienda o cueros fuera de la provincia.

Las fuentes secundarias a que se alude la constituyen Resúmenes (Registros de Certificados) adonde se vuelcan los datos que contienen los certificados:

Vendedor, Comprador, Cantidad, Marca o Señal, Número de Certificado.

Se solicitó a las autoridades respectivas reservar una muestra complementaria que fuera indicativa del mayor movimiento producido en los años considerados.

De tales estudios se llegó a la conclusión de que lo más conveniente sería separar Julio de 1970. La documentación descartada se incineró el 10 de Junio de 1982, previa firma del acta respectiva por las autoridades responsables (8).

PROSPECCIÓN

No se puede hablar del crecimiento del Archivo Intermedio sin referirse al del Archivo Histórico. Ambos integran el Archivo general de la Provincia y por lo tanto cabe hablar de la prospección de este organismo en general.

En Noviembre de 1981 se preparó un anteproyecto de edificio para el Archivo General de la Provincia contemplando su crecimiento hasta el año 2000.

En el “Anteproyecto” según expediente Nº 2671 se dijo lo siguiente:

La construcción de un edificio apto para el emplazamiento definitivo del Archivo General de la Provincia debe planificarse teniendo presente los principios técnicos- edilicios que la archivística aconseja y las necesidades propias del Archivo Provincial, como también las características climáticas de nuestra zona cuya incidencia sobre los papeles puede determinar su destrucción.

De acuerdo, entonces, con los puntos de partida aquí esbozados, corresponde describir las Areas y Sub- áreas que integran dicho edificio, partiendo de la base de que todo el Archivo debe estar en un solo lugar físico.

1.      AREAS ADMINISTRATIVAS

1.1.                      Mesa de Entradas y Secretaría

1.2.                      Sección de Ingreso de Documentos. Control y préstamo. Ordenación y descripción y Secretaría del Archivo Intermedio.

1.3.                      Jefaturas del Archivo Histórico y del Archivo Intermedio.

1.4.                      Subdirección.

1.5.                      Dirección

2.      AREAS DE SERVICIOS

2.1.                      Servicios al público.

2.1.1.      Sala de consultas.

2.1.2.      Sala de proyecciones.

2.1.3.      Fotocopiado

2.1.4.      Laboratorio de reprografía.

2.2.                      Servicios internos

2.2.1.      Restauración y encuadernación.

2.2.2.      Areas de ingreso, descarga y limpieza.

2.2.3.      Area de control anti – incendios.

3.      AREA DE DEPOSITOS

4.      AREAS COMUNES Y DE COMUNICACION (Vestíbulo, baños, pasillos)

CARACTERÍSTICAS ESPECIFICAS

Respecto de las áreas comunes y de comunicación, comprenden: un vestíbulo de entrada y 4 baños, teniendo presente que hay que destinar dos (2) al uso del público, y los pasillos de enlace – dentro de cada área como de las áreas entre sí- que tendrán 2 metros de ancho para posibilitar una comunicación fluida así como también el uso de transportes especiales para tomos o cajas de documentación.

Los conjuntos de módulos de depósito deben estar siempre rodeados de pasillos.

Por último, debe preverse que todo edificio posea aire acondicionado y una completa red de detección de incendios con avisadores de humos en los depósitos, de calor en despachos y laboratorios y por todo el edificio pulsadores manuales para cualquier otra clase de alarma.

SUPERFICIES

Luego del análisis realizado exponemos sintéticamente y en valores aproximados las necesidades en metros cuadrados.

Total de superficie

Area administrativa

Area de servicios

Area de depósitos

(divididos en módulos de 6x12=72 m² o de 7x14=98 m²)

Areas comunes y de comunicaciones

2650 m²

156 m²

445 m²

1656 m²

393 m²

Las superficies aquí presentadas se han distribuido en un proyecto simple que reúne las exigencias descriptas y que es el que se acompaña adjunto (ver anexo Nº 10).

Finalmente, debe entenderse que el edificio estimado tiene una capacidad en depósitos de aproximadamente 7.000 metros lineales de documentación.

Documentación existente

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

577,30 m.l.

1143,70 m.l.

Documentación pendiente de ingreso

1760,00 m.l.

Restan libres 3519,00 m.l. Estos últimos con un crecimiento promedio anual del orden de los 175 m.l. que cubrirían las necesidades hasta el año 2000.

CONSIDERACIONES GENERALES

UBICACIÓN

El edificio en cuestión debe ser ubicado, siempre que sea posible, en una sola planta. En caso de ser necesario la construcción en dos pisos se debe prever imprescindiblemente la ubicación en la planta baja de las siguientes áreas:

Servicios al público, ya que requieren un fácil acceso desde la calle.

De los servicios internos: la descarga y la limpieza deben poseer una amplia entrada y la capacidad necesaria tanto para que ingrese en ella un vehículo de carga como para que temporariamente se ubique la documentación ingresada con el fin de recibir una completa limpieza y desinfectación.

Las de controles anti-incendios: se instalarán las alarmas en una zona de acceso permanente.

Asimismo, es un requisito de primer orden que todas las áreas de servicios mencionadas se ubiquen sobre un frente, ya sea por la comunicación con la calle como por la iluminación natural directa que requieren.

El Área de Depósitos al ser ubicada en planta baja simplifica notablemente los requerimientos ya que se eliminan las rampas, los montacargas y otros recursos técnicos que permitan el transporte de un piso a otro.

CONSTRUCCIÓN

La construcción de los depósitos, respondiendo a los principios archivísticos modernos, debe hacerse en conjuntos de 2 o 3 módulos sucesivos separados entre sí por muros y puertas cortafuego.

Asimismo, los depósitos no deben poseer aberturas al exterior ni comunicación con escalera alguna. Por ello en caso de ubicarse en el sector lateral del edificio deberán rodearse de muros ciegos. Esta medida evita el ingreso del polvo y la humedad, así como otros factores externos que pueden ser perjudiciales para la documentación como lo es el fuego.

Otro requisito indispensable en el Area de Depósitos es la colocación de pisos no porosos para evitar la acumulación de polvo y lograr una fácil limpieza.

Finaliza el informe del anteproyecto con lo siguiente:

El Archivo General ha fijado en este estudio las pautas básicas sobre las cuales proyecta el edificio concreto. Por lo tanto queda a disposición de quienes encaren el proyecto definitivo con el objeto de aportar su asesoramiento específico ya que es el asesor natural para evacuar las necesidades y brindar soluciones en cada uno de los aspectos que así lo requieran.

Debe tomarse conciencia de que la planificación de un archivo debe ser punto de la obra conjunta del arquitecto y el archivero; cada uno reflejará en ella los conocimientos técnicos de su disciplina, pero sólo de una tarea mancomunada se obtendrá un resultado que esté acorde con los tiempos históricos y los merecimientos en materia archivística de la Provincia de Santa Fe (9).

PROYECTO A LARGO PLAZO

En materia archivística se prevé a largo plazo lo siguiente:

-         Ley que sanciona el Código único para las tablas de plazos de conservación de la documentación, reuniendo todos los decretos de cada Ministerio.

-         Utilización de medios mecánicos para realizar el descarte por medio de computación.

-         Microfilmación de toda la documentación, tanto la del Archivo General como la de todos los ministerios, mediante un programa.

-         Tarea de selección documental en el Archivo Intermedio.

Sólo así se podrá lograr un organismo totalmente tecnificado que suministre la documentación en el menor tiempo posible Con un edificio moderno acorde con las necesidades presentes y un personal altamente especializado. Al mismo tiempo lograr la jerarquización del personal transformando la Jefatura de División en DEPARTAMENTO y las actuales áreas de INGRESO Y PRÉSTAMO así como la de ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN en Jefaturas de SECCIÓN. Además dos auxiliares y un ordenanza.

Nota: la autora es Técnica Archivera y fue Directora General del Archivo General de la Provincia de Santa Fe (República Argentina) desde 1978.

ANEXOS

Nº 1 - Ley Nº 5516/61

Nº 2 - Ley Nº 8399/79

Nº 3 - Organigrama de estructura del Archivo General

Nº 4 - Inventario de remisión

Nº 5 - Tablas de Selección Documental

Nº 6 - Inventario de Descarte

Nº 7 – Inventario analítico y Registro

Nº 8 – Plantilla de descripción y ubicación de la documentación del Archivo Intermedio

Nº 9 – Decreto Nº 2232

Nº 10 – Plano del proyecto del futuro Archivo general.-

REFERENCIAS

1)      ANDRÉS A. ROVERANO. El Archivo de Santa Fe. (Reseña Histórica 1573-1971). Santa Fe, 1972, p. 30.

2)      J. CATALINA PISTONE CONIGLIO. Bases para el funcionamiento de la Comisión de Documentación Administrativa. En: Boletín del Archivo General de la Provincia. Ministerio de Gobierno de la Provincia de Santa Fe. Año XI-XII. Nros. 11-12. Santa Fe, 1979/1980, p. 109-119.

3)      MANUEL VÁZQUEZ. Manual de Selección Documental, Córdoba, 1982.

4)      Ibídem.

5)      LILIANA MONTENEGRO DE ARÉVALO. Tareas Archivísticas. En: Boletín del Achivo General de la Provincia. Ministerio de Gobierno de la Provincia de Santa Fe. Año XIII-XIV. Nros. 13-14. Santa Fe, 1981/1982 p. 284-285.-

6)      MANUEL VÁZQUEZ, op. cit.

7)      LILIANA MONTENEGRO DE ARÉVALO, op. cit. p. 286.

8)      Ibídem, p. 287-288.

9)      Anteproyecto elaborado por la Subdirectora Lic. Ana María C. de Dallo con la supervisión de la Directora del Archivo General.

BIBLIOGRAFÍA

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DUBOSQ, Gruy. Los archivos provisionales: idea e instrumento. En: Boletín Interamericano de Archivos, V. III. Córdoba, 1976.

EMILIANI, Jorge R. El expediente administrativo. Córdoba, C.I.D.A., 1980.

KROMNOW, Ake. El avalúo de los documentos contemporáneos. En: Boletín Interamericano de Archivos. V. III. Córdoba., 1976.

KURANTOV, A. P. Progreso en la ciencia de administración de archivos. En: Boletín Interamericano de Archivos. V. III. Córdoba, 1976.

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RICKS, Ariel. La administración de documentos como función archivística. En: Boletín Interamericano de Archivos. V. III, Córdoba, 1976.

RIEGER, Morris. El traslado de la documentación moderna y el procedimiento de su evaluación. Trad. Diana Ossorio. Revisión técnica: Marta Charaf. Revista del Archivo General de la Nación, Año VII, Nº 7; Buenos Aires, 1978.

SZLEJCHER, Ana. Los archivos en formación y la pre-archivación. Córdoba. C.I.D.A., 1977.

VÁZQUEZ, Manuel. Manual de Selección Documental. Córdoba, 1982.

Publicado el: 01/11/2008 / Leido: 13381 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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