ELEMENTOS SOBRE EL ANÁLISIS DOCUMENTAL

Publicado el: 01/11/2008 / Leido: 19959 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ELEMENTOS SOBRE EL ANÁLISIS DOCUMENTAL

 VÍCTOR HUGO ARÉVALO JORDÁN.

El breve análisis que sigue, como un mínimo requisito de todo archivo, esta enfocado en función de los aspectos mas problemáticos de las técnicas documentales, consistente en la evaluación documental; una técnica de la archivología intensamente demandada en la actualidad y sobre todo en nuestro medio. Esta afirmación surge de la necesidad de determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos existentes en las entidades productoras, como fundamento teórico y practico para viabilizar la configuración de in sistema de información y selección documental equilibrado para las experiencias de cada institución.

 

ANÁLISIS DOCUMENTAL.

La etapa de Análisis Documental, es aquella en la cual se determina los componentes de un documento estos componentes pueden ser:

 - Las tareas o actividades que los producen.

 - Los conocimientos que encierran o representan.

 - Las responsabilidades que conllevan la información contenida.

 - La estructura física del documento.

 Esta etapa se efectúa mediante observación y estudio y constituye la base fundamental para lograr una evaluación de documentos, por cuando es imposible medir o valorar un trabajo sin conocer previamente que es y en que se diferencia de los demás.

Un Programa de Evaluación de Documentos, en el que no se consulte el análisis documental con la importancia y atención requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efectuadas con mejores técnicas. No se puede buscar perfeccionismos en la valoración misma de los contenidos documentales, adoptando métodos de alta especialización si la base de la evaluación; el contenido de los puestos de trabajo, no se conoce o es conocido solo superficialmente. En este sentido el Análisis Documental es el único medio de obtener información real sobre cada uno de los documentos para posterior elaboración de auxiliares descriptivos.

Pero la importancia del Análisis Documental va mas allá que el proporcionar información para la evaluación de Documentos.

Es una practica que debe establecerse en cualquier archivo que desee desarrollar un sistema adecuado y eficaz de información. En efecto, los diversos factores que estudiaremos a lo largo del presente trabajo, derivan en gran medida del hecho de que estas practicas se basan en datos objetivos de los documentos, los cuales pueden ser utilizados para facilitar y mejorar procedimientos de tramitación y de selección documental.

 En efecto el proceso de Análisis es un proceso de conocimientos de los componentes de cada documento en particular

 en su puesto de trabajo, se obtienen también datos que sirven para analizar la estructura administrativa, evidencia organizativa, y si existe claridad en las líneas de comunicación al efectuarse un tramite; si los procesos son raciónales o existe un entorpecimiento; si existe duplicidad de documentos con el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de información están mal distribuidas.

 Dada la importancia del Análisis Documental, aun considerándola solo una etapa de la Evaluación Documental, es necesario detenerse en algunas consideraciones:

DETERMINACIÓN DEL TIPO DE INFORMACIÓN QUE SE DESEA OBTENER.-

El tipo y detalle de información que se desea, depende de la utilización que se quiere dar de ella. Si el objeto es obtener información para efectos de evaluación, se debe estudiar aquellos datos en el que reflejan el contenido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras características que permitan medir su importancia relativa.

 Importancia relativa en cuanto a la utilidad que pueden brindar la información. Si también se desea utilizar el Análisis para aspectos de organización y tramitación habrá que detallaren mayor grado la información sobre los contenidos y componentes del documento y si relación con los otros documentos, relación de contenido, de distribución en las organizaciones en los tramites y en el archivo.

 Los objetivos perseguidos por el análisis, influyen también por la cantidad del grupo de documentos que se debe analizar. Si se desea obtener información mas detallada para efectos de investigación de la misma organización que genera, se estima conveniente analizar todos lo tipos documentales lo cuales indispensable para la evaluación ya que no puede obviarse el estudio analítico de aquellos documentos que son funcionalmente a los ya analizados.

 No esta de mas tratar de obtener el máximo de información sobre las unidades documentales, ya que un conocimiento superficial de ellos, o de los que se consideran representativos dentro del grupo documental, puede inducir a falsear su contenido por excluir otras características importantes. Cuando se desechan puestos en la etapa de Análisis es porque se esta completamente seguro de que la información contenida en ellos estará representado por otros tipos documentales de similares características.

 Por lo anterior deducimos que se deben estudiar todas las unidades documentales en relación a las actividades de cada organismo, especialmente en aquellas entidades productoras de documentos que no se han realizado anteriormente este tipo de investigaciones y en las cuales se observa poca claridad, tanto en las tareas mismas que generan documentos como también en la suficiencia de los documentos.

 En general, los datos básicos que se deben obtener del Análisis documental se pueden agrupar en:

 I- IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO.

 II- ESPECIFICACIÓN O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES.

 III- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Los datos más significativos del documento son los siguientes:

A. DENOMINACIÓN:

Es decir, el nombre con el cual es conocido el documento dentro de la organización administrativa. Cuando este nombre es muy genérico o ambiguo, como por ejemplo "informes", si bien podemos comprender que actividad contiene el documento, pero no podemos determinar con exactitud a qué tipo de informe se refiere, conviene aclarar, sea especificando el informe o sea incluyendo la entidad productora, así obtenemos "informes laborales" o bien "Informes de Auditoria", lo cual nos aproxima mucho más a un sector de realidad en la adminis­tración. Conviene entonces indagar sobre las denominaciones conocidas para poder llegar a normalizarlas y darles su verdadero sentido dentro de la ordenación y la DESCRIPCIÓN.

B. CÓDIGOS, CLAVES:

Algunas instituciones modernas han adoptado el sis­tema de enumerar documentos en la medida que estos son producidos, creándose códigos alfanuméricos para este fin, por ejemplo: DEJ 123/99, indica que la nota co­rresponde a la Dirección Ejecutiva (DEJ) y su número de orden es el 123, el año de gestión es el 1999. Este tipo de no­tación facilita enormemente la ordenación de documentos, ya que los mismos se acumulan por la oficina que los produce y el orden en que son producidos, al mismo tiempo que estos documentos conservan un orden cronológico, (Principio del Orden Original) puesto que en la medida que se producen los documentos, sus fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones o periódicamente al renovarse la numeración.

C. UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:

Dentro de la organización se determina su ubicación, tanto de origen como de almacenamiento, esto también determina la im­portancia de los documentos por su origen jerárquico.

D. DEPENDENCIA:

El documento ha sido creado en una oficina que depende de una unidad mayor, por lo consiguiente su información puede ser complementaria o de relación a esa jerarquía, su información no siempre puede considerarse como completa; esta relación de dependencia merece un estudio más profundo dentro de la organización de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus al­cances de información contenida. Generalmente éste nos sirve en la clasificación. Por ejemplo, si en la clasificación hemos determinado varios grupos: económico, operativo o de Organización y métodos, una nota emitida por contabilidad, depen­derá del grupo económico y no del operacional.

E. NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE:

Cuando se quiere obtener una sofis­ticación en los archivos y sobre todo cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir los nombres de intervinientes y firmantes; generalmente con el fin de establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda información teniendo como único dato el nombre de la persona que firmó el documento.

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES

Esta parte del análisis, consulta diversos datos complementarios, pero lo esencial es para la evaluación de documentos por las características que se registran, tenemos:

A.                 FORMACIÓN DEL DOCUMENTO:

Las características que se requieren para fijar la información.

Distribución de las áreas de información esencial y complementaria y áreas de refe­rencia. Para apreciar estos requerimientos, se debe obtener información sobre di­versos tipos documentales para evitar duplicidad de esfuerzos y datos. También se debe consultar sobre las acciones o actividades que han de generar al documento y que implican un determinado grado de normalización.

B. EXPERIENCIAS ANTERIORES:

Corresponde averiguar si anteriormente se han efectuado diseños similares de documentos y si dieron algunos resultados satis­factorios.

C. RESPONSABILIDADES:

Conviene determinar el grado de responsabilidades que encierra el documento y establecer las responsabilidades de información, es decir, en lo posible, establecer una escala de responsabilidades del tipo de informa­ción que pueden suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usuarios que pueden consultar estos documentos.

D. HABILITACIÓN DOCUMENTAL:

Todo escrito es habilitado al ser firmado, el estudio comprenderá entonces, la adecuación de la habilitación, estableciéndose escalas en este sentido, algunos documentos posiblemente sean habilitados como certificación por un archivero, otros requerirán la habilitación del escribano para tener validez, esta habilitación tendrá necesariamente una estrecha relación con las responsabilidades que encierra la documentación del archivo.

E.- EXIGENCIAS DOCUMENTALES:

La continua creación de documentos, im­pone que estos tengan contenidos mínimos para su identificación, como ser, deno­minación de la entidad productora, datación, etc. Es conveniente un estudio en este sentido de modo que en la DESCRIPCIÓN pueda utilizarse este tipo de información.

Los aspectos de la DESCRIPCIÓN hemos fijado con anterioridad bajo el título de DESCRIPCIÓN del Documento.

Con la finalidad de dar seguridad sobre el análisis efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos como los siguientes:

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental, ya que los contenidos es­tudiados pueden variar considerablemente con el transcurso del tiempo.

2.- Identificación del Archivero analista que efectuó el análisis, a fin de re­currir a él en caso de dudas.

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados al realizar el análi­sis, y de los superiores inmediatos que respaldan la realidad de los datos ob­tenidos.

Los tres elementos de estudio empleados, Identificación, Especificaciones y DESCRIPCIÓN, constituyen las secciones principales del análisis, permiten conocer a fondo los elementos principales que componen cada unidad documental, siempre y cuando la investigación se efectúe en forma detenida y se obtenga la información posible.

DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE OBTENCIÓN DE DATOS

Teóricamente el contenido de un documento puede conocerse por la información que proporcionan las distintas unidades generadoras de documentos y lo que estu­viera detallado en los Manuales de procedimientos si es que existen. Si se tuviera la certeza de que las entidades productoras conocen perfectamente los documentos que generan, y los manuales fueran suficientemente detallados como para facili­tar la labor de DESCRIPCIÓN documental, los archiveros que efectúan el análisis podrían realizar las descripciones documentales en sus propios lugares de trabajo, dándose sólo el trabajo de ordenar adecuadamente la información. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcionará datos fidedignos sobre la documentación, haciéndose necesario recurrir a los propios redactores de documentos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por las cuales generan la documentación.

Esta forma de participación, del archivero con los emisores de documentos, permi­te una obtención de conocimiento real y constituye una forma efectiva de acción en conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de análisis y evaluación y ase­gura al archivero que su trabajo será ponderado de acuerdo a la información sumi­nistrada por el mismo. De esta forma no hay motivo para alegar que hubo descono­cimiento o error en la determinación de características del documento.

Como en este tipo de investigaciones predominan juicios humanos, especialmente cuando los trabajos estudiados requieren un mayor conocimiento, se recomienda recurrir a Jerarquías más elevadas, quienes con un criterio más amplio de las ac­tividades que desempeñan, pueden modificar algunos aspectos de la información suministrada por los empleados.

En los archivos administrativos, la conformidad, tanto de las secciones productoras de documentos como de sus jerarquías y los archiveros, resulta esencial para asegu­rar una información correcta, asimismo que sirve de camino para interesar y facili­tar su cooperación en las restantes etapas del proceso de análisis y evaluación.

FORMA DE OBTENER LOS DATOS

Básicamente se pueden emplear tres formas de obtener la información relativa a los contenidos documentales.

a. Sistema de entrevistas.

b. Sistema de consultas

c. Sistema de encuestas.

Estos sistemas pueden tener factores negativos y positivos, pero cuando se reúne la información de los tres sistemas, observaremos que tenemos una infor­mación lo suficientemente abun­dante como para realizar el análisis lo más cercano a la realidad.

Sistema de entrevistas:

Consiste en obtener los datos relativos al documento, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que encierra, su plazo de vigen­cia, sus objetivos, los valores de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunas consideraciones.

La entrevista es una conversación entre dos personas de las cuales una es el entrevistador y otra el entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad obtener alguna información.

Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigidas o no dirigidas. La diferencia es que en esta última la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que, en la primera, se ha preparado de antemano un cuestionario o serie de preguntas.

Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lugar que el entrevistador tiene que poseer un cierto conocimiento de la persona del entrevistado, sus dotes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse con comodidad.

En segundo lugar que la entrevista provoca problemas. A veces el entrevistado rehúsa responder o porque falsea la verdad o, porque se deja llevar por impresiones erróneas.

Además el lenguaje de la entrevista debe ser atendible y a través de él el entrevistador debe ganarse la confianza del entrevistado.

Finalmente el entrevistador no debe dejar traslucir sus impresiones personales o ideas que puedan inducir a por determinados caminos al entrevistado y que no son realmente los propios. Se entrevista directamente, en su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor conocimiento sobre los documentos que se elaboran en su sector; en un despacho de asesoría legal, no entrevistaremos a la secretaria, que solo recopila la información que ha sido elaborada por el ase­sor; entrevistaremos entonces al asesor y le interrogaremos sobre los documentos, todo aquello que nos interesa saber para poder efectuar una DESCRIPCIÓN adecuada.

Posteriormente, verificamos todos los datos obtenidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxiliares descriptivos sean lo más uniformes. Para facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan formularios diseñados exprofeso, y en algu­nos casos, se elaboran guías escritas para tener la seguridad que se considerarán todos los aspectos que interesen al archivo.

La entrevista se complementa con la observación directa del trabajo del sector en­trevistado para lograr una comprensión del empleo de la documentación y de que forma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las actividades de ese sector.

Para que la entrevista proporcione los resultados esperados, es necesario que el entrevistador esté capacitado, tanto en los contenidos de la Archivología como en los contenidos del sector entrevistado, sea este sector una sección determinada de la administración, cuando los archivos son administrativos, sea el sector un cuerpo de investigadores, cuando el archivo es histórico.

Esta capacitación del entrevistador, permite no detenerse en detalles que pueden no significar nada para los objetivos de la DESCRIPCIÓN.

Por último, es conveniente informar al personal que proporciona los datos, de las facilidades que pueden brindarnos el análisis documental y de todos aquellos datos que soliciten y contribuyan a lograr una mayor cooperación.

Sistema de consultas

Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad del documento, mediante consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes le inte­resan utilizar sus servicios, más categóricamente a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a resolver los problemas que puedan presentarse sobre la forma o formas en que son solicitados los documentos, de modo que los auxiliares descrip­tivos tengan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acercan a consultar con un nombre determinado del tipo documental, o desconocen los contenidos de determinados tipos documentales, las opciones permitirán entonces al consultante adecuarse y enterarse si lo que busca es realmente un determinado tipo documental o bien puede encontrar en otros documentos, información que le permita desarro­llar su conocimiento y trabajo con mayor eficacia.

Este sistema tiene mucho en común con el sistema de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.

Sistema de encuestas

En este sistema, las entidades productoras describen su trabajo con relación al documento, respondiendo a las preguntas que se les formu­le en cuestionarios elaborados para este fin.

El cuestionario es una práctica de investigación que consiste en un sistema de preguntas que tiene por finalidad obtener datos.

Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar, exclusivamente con un sí o un no cuando se someten varias alternativas de respuestas entre las que el entrevistado debe responder. En los otros -abiertos- la respuesta queda librada al entrevistado.

Se recomienda que en todo diseño de cuestionario se ponga especial atención en el contenido, el vocabulario y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.

Referente al contenido hay que pensar si la pregunta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestarla, si puede hacerlo, etc.

En lo que se relaciona con el vocabulario si es inteligible si realmente pregunta lo que queremos, si expresa las posibles alternativas pensadas.

En lo que se refiere a la secuencia es conveniente que se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo importante. Con un orden lógico que no distorsione respuestas y que no se produzca la llamada "contaminación". Se entiende por tal la influencia que el orden de preguntas puede ejercer en las respuestas del informante.

Si bien es cierto, este sistema puede proporcionar información mas ordenada y meditada, requiere por lo general, acla­raciones y comprobaciones, por lo que a menudo se deben complementar con las entrevistas, prolongándose en el tiempo empleado para esta etapa.

PREPARACIÓN DE FORMULARIOS

Cualquiera de los sistemas citados anteriormente, requieren de formularios que permitan la recogida de datos en forma ordenada y comprensible para quienes los utilicen posteriormente. Por ello es necesario prestar una atención esmerada al di­seño de los formularios que faciliten estas tareas.

En caso de efectuar las encuestas, es fundamental presentar preguntas claras y di­rectas y que los formularios sean fácilmente manejables por quienes han de respon­der.

En algunos puntos del cuestionario, será necesario incluir aclaraciones, instruccio­nes y oraciones explicativas, para facilitar la comprensión del contenido del formu­lario y de lo que se quiere obtener con él.

Al diseñar los formularios, para poder efectuar una buena labor de análisis docu­mental, se deben considerar los siguientes aspectos:

1) Los espacios destinados a las características del documento, deben ser lo sufi­ciente amplios o ampliables, para facilitar la anotación de un máximo de datos.

2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que se realicen.

3) Reservar secciones especiales para anotar datos complementarios que no requie­ren de amplias descripciones.

4) Tratándose de análisis a los efectos de la Evaluación de documentos, consultar todos los datos necesarios para este proceso y en la forma más fácilmente utilizable para su estudio.

5) Es conveniente considerar cuales serán las características de los campos de in­formación que van a interesar, y consultar las preguntas necesarias para estos re­querimientos. Las características se analizarán posteriormente.

La preparación de los formularios deberá hacerse con anticipación, con el objeto de someter los proyectos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

JUSTIFICACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.

Un auxiliar descriptivo es la representación por escrito de algunos de los caracteres e información de documentos específicos; se registra también aspectos de la organización de la entidad productora y sirve sobre todo para la consulta de los usuarios. El auxiliar descriptivo es el documento resultante de los análisis documentales y representara los distintos aspectos para la Evaluación de documentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada.

 La necesidad de distinguir entre el análisis documental y su descripción y considerarlas en dos etapas separadas del proceso de evaluación documental, se manifiesta por las siguientes razones:

 El análisis documental persigue conocer a fondo las características de los documentos y su utilidad en la administración. Con este fin se registran los aspectos importantes de la información contenida, permitiendo conocer los métodos utilizados para la gestación y gestión del documento, de modo que se pueda apreciar en conjunto, lo que representa el documento y su importancia dentro de la organización. Por ello muchas veces es necesario programar distintos auxiliares descriptivos que permitan reconocer las funciones, actividades y acciones productoras de documentación, para lo cual usamos lenguajes convencionales en el que previamente se ha determinado la importancia de cada tipo documental.

 El análisis documental centra su atención en los contenidos semánticos de cada tipo documental. Como en una organización pueden existir una cantidad apreciable de tipos documentales similares entre si, para no tener que evaluarlos individualmente, es recomendable representarlos en una descripción "Standard" que según lo expuesto en el acápite anterior sobre las funciones, acciones y actividades, sin entraren detalles que diferencian a las acciones. Estas descripciones estandarizadas, representaran la relación entre las diversas actividades y los tipos documentales generalizados. Reflejándose obviamente, la organicidad de una empresa.

 - El análisis de documentos, siendo básico para el conocimiento de los tipos documentales, presenta información que podrá inducir en la interpretación errónea de contenidos de información de los tipos documentales respectivos. Por ese motivo, la elaboración de los auxiliares descriptivos resulta recomendable, puesto que constituye una técnica que permite visualizar en forma real y objetiva a las unidades documentales.

 - Otra justificación de la descripción, se refiere a la determinación y asignación de denominaciones adecuadas al contenido esencial de las unidades documentales.

 En nuestro medio es muy común observar que las organizaciones se preocupan muy poco de normalizar las denominaciones al azar o arbitrarias que no dicen nada del contenido de información en las unidades documentales, se pueden observar diversidad de nombres para un mismo tipo documental, lo cual dificulta una administración adecuada de la documentación y su información, o bien existen nombres comunes para documentos diferentes. Fuera de los problemas de orden practico que estas situaciones pueden producir, ocasionan conflictos en la ordenación y clasificación documental y lógicamente inciden en la descripción.

 - Mientras que el análisis documental proporciona datos de los diferentes contenidos de información y tipos documentales, tal cual son en la realidad de un determinado momento la preparación para un tipo prudencial y amplio.

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