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SITUACION DE LOS ARCHIVOS EN SANTA FE.

Publicado el: 01/11/2008 / Leido: 5841 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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SITUACION DE LOS ARCHIVOS EN SANTA FE

Víctor Hugo Arévalo Jordán.

Aprobado por las VII JORNADAS DE ARCHIVEROS DEL PODER EJECUTIVO Y ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS DE LA PROVINCIA DE SANTA FE.

Santa Fe, 1985.

En el mes de agosto de 1983, al término de las V Jornadas de Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos descentralizados de la provincia de Santa Fe, se distribuyó entre los asistentes el Cuestionario de Archivos. Posteriormente se distribuyó el cuestionario a funcionarios archiveros que no asistieron a las jornadas citadas, con el objeto de lograr un panorama completo de la situación de los archivos de la provincia. Respondieron al cuestionario de 34 entidades, las que enumeramos de acuerdo al orden de llegada:

·          Ministerio de Salud, Medio Ambiente y Acción Social.

·          Ministerio de Educación y Cultura. Dirección Provincial de Educación Primaria y Preescolar.

·          Caja de Jubilaciones y Pensiones de Abogados y Procuradores.

·          Ministerio de Gobierno, Archivo General de la Provincia.

·          Ministerio de Obras y Servicios Públicos. Archivo Administrativo de la Dirección Provincial de Energía.

·          Ministerio de Educación y Cultura. Recopilación de normas legales.

·          Ministerio de Gobierno. Archivo General de la Provincia. Archivos Históricos.

·          Ministerio de Hacienda y Economía.

·          Cooperativa del Personal de la Provincia.

·          Ministerio de Gobierno. Policía de la Provincia. Estadísticas y Archivos.

·          Ministerio de Hacienda y Economía. Dirección Provincial de Rentas. Archivo de Inspectoría del Departamento de Fiscalización.

·          Ministerio de Educación y Cultura. Certificados de Estudios.

·          Ministerio de Hacienda y Economía. Dirección General de Rentas.

·          Ministerio de Hacienda y Economía. Dirección Provincial de Rentas.

·          Poder Legislativo.

·          Jefatura de Policía de la Provincia y de la Capital. Departamento Judicial.

·          Archivo Municipal de Santa Fe.

·          Ministerio de Gobierno. Archivo Central de la Provincia.

·          Ministerio de Acción Social y Salud Pública.

·          Ministerio de Educación y Cultura. Museo Histórico Provincial de Santa Fe.

·          Gobierno de la Provincia. Fiscalía del Estado.

·          Ministerio de Gobierno. Archivo Intermedio.

·          Ministerio de Acción Social y Salud Pública. Caja de Asistencia Social.

·          Ministerio de Obras y Servicios Públicos.

·          Ministerio de Hacienda y Economía.

·          Ministerio de Educación y Cultura. Archivo del Departamento de Estudios Etnográficos y Coloniales.

·          Ministerio de Agricultura y Ganadería. Despacho.

·          Ministerio de Agricultura y Ganadería. Asuntos Jurídicos.

·          Ministerio de Agricultura y Ganadería. Administración.

·          Ministerio de Obras y Servicios Públicos. Dirección Provincial de Obras Sanitarias.

·          Ministerio de Obras y Servicios Públicos. Dirección Provincial Vialidad.

·          Ministerio de Acción Social y Salud Pública. Instituto Autárquico Provincial Obras Social. (IAPOS).

·          Ministerio de Gobierno.

Con el fin de obtener un mayor acercamiento a la realidad archivística de la Provincia de Santa Fe, se utilizó el cuestionario sobre la base del trabajo efectuado por el doctor Gunnar Mendoza. Este cuestionario presenta aspectos principales del quehacer archivístico, siendo a nuestro juicio uno de los más completos y comprensibles para un trabajo como el efectuado.

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO:

EDIFICIO: El espacio que ocupa el archivo está concentrado:

a)      En un local único, b) En varios locales.

Respuestas afirmativas:

17

Equivalente al

50%

Respuestas negativas:

13

Equivalente al

38.23%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

De los 34 cuestionarios respondidos, se obtiene un total de 43 archivos relevados.

c) El espacio que ocupa el archivo:

1- Es especial para archivos:

Respuestas afirmativas:

6

Equivalente al

17.64%

Respuestas negativas:

23

Equivalente al

67.64%

Sin respuestas:

5

Equivalente al

14.71%

2- Es adaptado?:

Respuestas afirmativas:

19

Equivalente al

55.88%

Respuestas negativas:

14

Equivalente al

41.17%

Sin respuestas:

1

Equivalente al

2.94%

3- Es fiscal?:

Respuestas afirmativas:

24

Equivalente al

70.58%

Respuestas negativas:

6

Equivalente al

17.64%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

4- Es alquilado?:

Respuestas afirmativas:

2

Equivalente al

5.88%

Respuestas negativas:

26

Equivalente al

76.47%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

5- Permite una distribución racionalizada y diferenciada de áreas para trabajo personal, para investigar, para exposición, y para almacenamiento de documentos?:

Respuestas afirmativas:

12

Equivalente al

35.29%

Respuestas negativas:

19

Equivalente al

55.88%

Sin respuestas:

3

Equivalente al

8.82%

6- U obliga por su estrechez a una promiscuidad de esas y otras funciones?:

Respuestas afirmativas:

14

Equivalente al

41.27%

Respuestas negativas:

16

Equivalente al

47.05%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

7- Cuenta con superficies suficientes para recibir en custodia nuevas documentaciones?:

Respuestas afirmativas:

11

Equivalente al

32.35%

Respuestas negativas:

21

Equivalente al

61.76%

Sin respuestas:

2

Equivalente al

5.88%

Solamente 6 archivos respondieron la cantidad de metros lineales que pueden aún recibir de documentación, sumando una cifra de 216 ml.

8- Es satisfactorio desde el punto de vista de la salud y de la integridad física del personal?:

Respuestas afirmativas:

18

Equivalente al

52.94%

Respuestas negativas:

14

Equivalente al

41.17%

Sin respuestas:

2

Equivalente al

5.88%

9- Es satisfactorio para la preservación del fondo documental?:

Respuestas afirmativas:

13

Equivalente al

38.23%

Respuestas negativas:

16

Equivalente al

47.05%

Sin respuestas:

5

Equivalente al

14.71%

d) Qué superficie total en metros cuadrados tiene todo el espacio que ocupa actualmente el archivo?:

Respondieron sólo 24, de los cuales se obtiene una cifra de 2.756,5 metros cuadrados, existiendo variantes de archivos que poseen 2.10 metros cuadrados hasta 730.98 metros cuadrados, éste último corresponde al Archivo Histórico, correspondiente al Archivo General de la Provincia.

e) Existe alguna posibilidad efectiva y pronta de obtener para el archivo un local propio?:

Respuestas afirmativas:

1

Equivalente al

2.94%

Respuestas negativas:

27

Equivalente al

79.41%

Sin respuestas:

6

Equivalente al

17.64%

Equipo:

Limpieza y desinfección:

Cuenta el archivo con éste equipo para tratar los documentos a su ingreso?:

Respuestas afirmativas:

3

Equivalente al

8.82%

Respuestas negativas:

29

Equivalente al

85.29%

Sin respuestas:

2

Equivalente al

5.88%

Estantería:

1) Es de madera?:

Respuestas afirmativas:

25

Equivalente al

73.52%

Respuestas negativas:

8

Equivalente al

23.53%

Sin respuestas:

2

Equivalente al

5.88%

2) Es de metal?:

Respuestas afirmativas:

20

Equivalente al

58.82%

Respuestas negativas:

10

Equivalente al

29.41%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

3) Es de altura máxima adecuada (2.20)?:

Respuestas afirmativas:

21

Equivalente al

61.76%

Respuestas negativas:

10

Equivalente al

29.41%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

8.82%

4) Abastece para todo el fondo en custodia en este momento?:

Respuestas afirmativas:

21

Equivalente al

61.76%

Respuestas negativas:

10

Equivalente al

29.41%

Sin respuestas:

3

Equivalente al

8.82%

5) Si no abastece, cuántos metros suplementarios y lineales se necesitarían en ese momento?:

Respondieron 8 de los cuales se obtiene una cifra de 1352 metros lineales.

6) Hay la presente, material documental que se conserva sobre mesas o sobre el suelo por falta de estantes?: En caso afirmativo cuántos metros lineales?:

Respuestas afirmativas:

10

Equivalente al

29.41%

Respuestas negativas:

22

Equivalente al

64.70%

Sin respuestas:

2

Equivalente al

5.88%

De las respuestas obtenidas se deduce que 625 metros lineales se conservan fuera de estanterías.

Reproducción:

1) Cuenta el archivo con equipo de micropelícula para toma?, y Lectura?,

Respuestas afirmativas:

00

Equivalente al

00

Respuestas negativas:

30

Equivalente al

88.24%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

2) Copias fotostáticas?:

Respuestas afirmativas:

2

Equivalente al

5.88%

Respuestas negativas:

28

Equivalente al

82.35%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

3) Otros medios de reproducción?:

Respuestas afirmativas:

5

Equivalente al

14.71%

Respuestas negativas:

25

Equivalente al

73.52%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

Las respuestas afirmativas se refirieron sobre todo a documentos producidos por ordenadores.

4) Existe alguna posibilidad efectiva de adquirir alguno de estos equipos?:

Respuestas afirmativas:

1

Equivalente al

2.94%

Respuestas negativas:

27

Equivalente al

79.41%

Sin respuestas:

6

Equivalente al

17.64%

PRESERVACION Y RESTAURACION

1) Existe un equipo de encuadernación?:

Respuestas afirmativas:

10

Equivalente al

29.41%

Respuestas negativas:

21

Equivalente al

61.76%

Sin respuestas:

3

Equivalente al

8.82%

2) Existe un equipo de restauración?:

Respuestas afirmativas:

1

Equivalente al

2.94%

Respuestas negativas:

30

Equivalente al

88.24%

Sin respuestas:

3

Equivalente al

8.82%

La respuesta afirmativa corresponde al Ministerio de Educación.

3)En caso contrario, hay posibilidades de adquirirlo?:

Respuestas afirmativas:

2

Equivalente al

5.88%

Respuestas negativas:

Equivalente al

76.47%

Sin respuestas:

Equivalente al

17.64%

Las respuestas afirmativas corresponden a:

·          Caja de Jubilaciones y pensiones de Abogados y Procuradores.

·          Poder Legislativo.

4)Si existen estos equipos, de qué elementos constan?:

Las respuestas afirmativas al 1) corresponden generalmente a organismos que cuentan con imprenta.

La respuesta afirmativa al 2) corresponde a material escritorio empleado en las restauraciones: tijeras, cintas, adhesivas, etc..

5) se restauran documentos de todas maneras; aun no existiendo un equipo especial?:

Respuestas afirmativas:

l3

Equivalente al

38.23%

Respuestas negativas:

18

Equivalente al

52.94%

Sin respuestas:

3

Equivalente al

8.82%

FONDO DOCUMENTAL

Clases:

El fondo documental, está constituido por documentos:

l)Textuales:

a)manuscritos?

Respuestas afirmativas:

19

Equivalente al

55.88%

Respuestas negativas:

10

Equivalente al

29.41%

Sin respuestas:

5

Equivalente al

14.71%

b)dactilográficos:

Respuestas afirmativas:

30

Equivalente al

88.24%

Respuestas negativas:

2

Equivalente al

5.88%

Sin respuestas:

2

Equivalente al

5.88%

c)impresos:

Respuestas afirmativas:

24

Equivalente al

70.58%

Respuestas negativas:

6

Equivalente al

17.64%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

d)producidos por otros medios?:

Respuestas afirmativas:

8

Equivalente al

23.53%

Respuestas negativas:

15

Equivalente al

44.12%

Sin respuestas:

00

Equivalente al

00

2) Audiovisuales:

a)fotografías fijas?

Respuestas afirmativas:

4

Equivalente al

11.76%

Respuestas negativas:

23

Equivalente al

67.64%

Sin respuestas:

7

Equivalente al

20.59%

b)películas móviles?

Respuestas afirmativas:

1

Equivalente al

2.94%

Respuestas negativas:

26

Equivalente al

76.47%

Sin respuestas:

7

Equivalente al

20.59%

La respuesta afirmativa corresponde al Archivo Intermedio.

c)cintas magnetifónicas?:

Respuestas afirmativas:

00

Equivalente al

00

Respuestas negativas:

27

Equivalente al

79.41%

Sin respuestas:

7

Equivalente al

20.59%

d)discos?.

Respuestas afirmativas:

00

Equivalente al

00

Respuestas negativas:

27

Equivalente al

79.41%

Sin respuestas:

7

Equivalente al

20.59%

3)Cartográfico: a)mapas, b)planos, c)croquis.

Respuestas afirmativas:

9

Equivalente al

26.47%

Respuestas negativas:

18

Equivalente al

52.94%

Sin respuestas:

7

Equivalente al

20.59%

Alcance cronológico:

Los documentos comprenden: 1) Documentación histórica (antes de l953)

Respuestas afirmativas:

15

Equivalente al

44.12%

Respuestas negativas:

7

Equivalente al

20.59%

Sin respuestas:

12

Equivalente al

35.29%

2)Documentación administrativa (después de 1953)

Respuestas afirmativas:

25

Equivalente al

73.52%

Respuestas negativas:

1

Equivalente al

2.94%

Sin respuestas:

8

Equivalente al

23.53%

Cantidad: cuál es la longitud total en metros lineales de la documentación que conserva el archivo?:

De las 23 respuestas obtenidas, se desprende la suma de 17.252.25 metros lineales. Mínima cantidad de 4.20 metros, cantidad máxima de 11.324 metros lineales.

Procedencia: Los documentos que se conservan en el archivo son:  1) Oficiales?:

Respuestas afirmativas:

28

Equivalente al

82.35%

Respuestas negativas:

2

Equivalente al

5.88%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

2) Privados?:

Respuestas afirmativas:

8

Equivalente al

23.53%

Respuestas negativas:

21

Equivalente al

61.76%

Sin respuestas:

5

Equivalente al

14.71%

Transferencia:  1) su entidad transfiere sus documentos al Archivo General de la Provincia?

Respuestas afirmativas:

9

Equivalente al

26.47%

Respuestas negativas:

22

Equivalente al

64.70%

Sin respuestas:

3

Equivalente al

8.82%

2) Esta transferencia es: a)continua, b) ocasional.

Para a) obtenemos solo un caso afirmativo, correspondiente al Ministerio de Educación y Cultura, recopilación de Normas Legales.

Para b) se obtuvieron 6 casos afirmativos solamente, equivalente a 17.64%

Selección y eliminación: 1) se practica en el archivo la selección y eliminación de papeles superfluos?

Respuestas afirmativas:

7

Equivalente al

20.59%

Respuestas negativas:

25

Equivalente al

73.52%

Sin respuestas:

2

Equivalente al

5.88%

2) Los documentos están: a) en cajas de cartón

Respuestas afirmativas:

17

Equivalente al

50.00%

b) en paquetes:

Respuestas afirmativas:

15

Equivalente al

44.12%

c) en empastados:

Respuestas afirmativas:

12

Equivalente al

35.29%

d) en cartapacios

Respuestas afirmativas:

10

Equivalente al

29.41%

Respuestas negativas:

Equivalente al

Sin respuestas:

Equivalente al

e) en hojas sueltas sin protección:

Respuestas afirmativas:

7

Equivalente al

20.59%

3) Qué proporción aproximada del total de la documentación se encuentra en mal estado por cualquier causa de deterioración?

De los 16 casos que respondieron se obtiene un promedio del 19.56% de documentación deteriorada.

 4) Cuáles son los principales agentes de deterioración?:

Micro-organismos:

De 9 casos se obtiene el promedio de 2.88.-

Insectos:

De 17 casos se obtiene el promedio de 2.05.-

Roedores:

De 10 casos se obtiene el promedio de 3.3.-

Murciélagos:

De 2 casos se obtiene el promedio de 2.5.-

Fuego:

De un caso se obtiene el promedio de 1.-

Calor:

De 8 casos se obtiene el promedio de 2.62.-

Humedad:

De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.56.-

Polvo:

De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.62.-

Suciedad:

De 11 casos presentados se obtiene un promedio de 2.-

Manipulación:

De 14 casos presentados se obtiene un promedio de 2.-

Contaminación atmosférica:

De 4 casos presentados se obtiene un promedio de 1.-

Mala calidad de papel:

De 6 casos presentados se obtiene un promedio de 1.66.-

Mala calidad de tinta:

De 7 casos presentados se obtiene un promedio de 1.57.-

Ordenación:

Las documentaciones inactivas han ingresado al archivo y se conservan en él separadas según su procedencia administrativa?:

Respuestas afirmativas:

15

Equivalente al

44.12%

Respuestas negativas:

12

Equivalente al

35.29%

Sin respuestas:

7

Equivalente al

20.59%

Ingresaron esos documentos con sus procedencias mezclados y confundidos?.

Respuestas afirmativas:

7

Equivalente al

20.59%

Respuestas negativas:

22

Equivalente al

64.70%

Sin respuestas:

5

Equivalente al

14.71%

Si ellas se conservan en el archivo separadas según su procedencia administrativa, se conservan también, dentro de cada grupo documental, los subgrupos y series originales?;

Respuestas afirmativas:

14

Equivalente al

41.17%

Respuestas negativas:

10

Equivalente al

29.41%

Sin respuestas:

10

Equivalente al

29.41%

Las documentaciones que se conservan en el archivo son: a)Completas y contínuas:

Respuestas afirmativas:

18

Equivalente al

52.94%

Respuestas negativas:

9

Equivalente al

26.47%

Sin respuestas:

7

Equivalente al

20.59%

b)Fragmentarias?:

Respuestas afirmativas:

13

Equivalente al

38.23%

Respuestas negativas:

12

Equivalente al

36.29%

Sin respuestas:

9

Equivalente al

20.59%

Se han hecho en el archivo separaciones de ciertos documentos (segregándolos de sus grupos originales) por atribuirles algún carácter especial?:

Respuestas afirmativas:

6

Equivalente al

17.64%

Respuestas negativas:

24

Equivalente al

70.58%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

Descripción: Existen auxiliares descriptivos de todo el fondo documental a que se conserva en el archivo?

Respuestas afirmativas:

21

Equivalente al

61.76%

Respuestas negativas:

9

Equivalente al

26.47%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

Las respuestas afirmativas corresponden en su generalidad a inventarios, suman 228 metros lineales sin auxiliares descriptivos.

Se aplica en el archivo la técnica de: a) descripción colectiva, por grupos, subgrupos, o series documentales?:

Respuestas afirmativas:

9

Equivalente al

26.47%

Respuestas negativas:

17

Equivalente al

50.00%

Sin respuestas:

8

Equivalente al

23.53%

b)      descripción de pieza por pieza?:

Respuestas afirmativas:

9

Equivalente al

26.47%

Respuestas negativas:

12

Equivalente al

35.29%

Sin respuestas:

13

Equivalente al

38.23%

Existe una guía general de archivo?:

Respuestas afirmativas:

5

Equivalente al

14.71%

Los catálogos o instrumentos descriptivos están en:

 a) fichas; 11 afirmaciones equivale al 32.35%

 b) en páginas; 18 afirmaciones equivale al 52.94%

 c) publicados; 2 afirmaciones equivale al 5.88%

 d) inéditos; 6 afirmaciones, equivale al 17.64%

Publicación:

Referente a la publicación, permanente u ocasional respondieron afirmaciones sólo 2 casos.

SITUACION ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO:

No existe uniformidad en cuanto a la ubicación de los archivos dentro de las estructuras administrativas, existiendo desde simples oficinas hasta el nivel de División. Lo mismo sucede en cuanto a la estructura interna de los archivos mismos.

Sólo 4 archivos afirmaron tener un reglamento interno, equivale al 11.76%

Se encuentra el archivo comprendido dentro de la planificación de la oficina?

Respuestas afirmativas:

15

Equivalente al

44.12%

Respuestas negativas:

9

Equivalente al

26.47%

Sin respuestas:

10

Equivalente al

29.41%

Existe cualquier otro proyecto de reforma o racionalización administrativa relativo al archivo?

Respuestas afirmativas:

3

Equivalente al

8.82%

Respuestas negativas:

10

Equivalente al

29.41%

Sin respuestas:

21

Equivalente al

61.76%

PERSONAL DE EMPLEADOS DEL ARCHIVO:

Situación Económica:

Existe una variedad no uniforme de niveles de empleados del archivo, desde el nivel 19 hasta el 10. Correspondiendo en 70.58 de los casos a escalas preestablecidas y generales de sueldos dentro de la administración pública?:

Situación Profesional: El ingreso del funcionario al personal del archivo está sujeto a: a) Concursos?:

Respuestas afirmativas:

13

Equivalente al

32.23%

Respuestas negativas:

14

Equivalente al

41.17%

Sin respuestas:

7

Equivalente al

20.59%

b) examen de idoneidad?;

Respuestas afirmativas:

7

Equivalente al

20.59%

Respuestas negativas:

19

Equivalente al

55.88%

Sin respuestas:

8

Equivalente al

23.53%

c) a alguna otra norma de competencia profesional?

Respuestas negativas:

24

Equivalente al

70.58%

Sin respuestas:

10

Equivalente al

29.41%

Cuantos miembros del personal poseen título profesional o han seguido cursos ocasionales?

Aproximadamente 20 personas de 8 archivos han seguido cursos dictados por el Archivo General de la Provincia, o por Organización y Métodos de la Gobernación, y asistencia a las Jornadas. El Archivo General de la Provincia posee tres profesionales que han seguido becas en España y en Córdoba.

Situación Cuantitativa:

El número de funcionarios técnicos administrativos y de servicio con que cuenta el archivo: 1)Es suficiente para sus necesidades presentes?

Respuestas afirmativas:

12

Equivalente al

35.29%

Respuestas negativas:

18

Equivalente al

52.94%

Sin respuestas:

4

Equivalente al

11.76%

2) Cuántos funcionarios más serían necesarios:

De 5 respuestas afirmativas se desprende el total de 12 empleados necesarios.

PRESUPUESTOS Y GASTOS:

a) aparte del presupuesto de retribuciones al personal, cuenta el archivo con el presupuesto ordinario de gastos?.

Sólo 5 respuestas afirmativas (14.71%)

 b) Este presupuesto de gastos es suficiente para las necesidades actuales del archivo?:

1 respuesta afirmativa (2.94%)

c) Si no existe un presupuesto ordinario de gastos, cuenta el archivo con algunas asignaciones extraordinarias?

4 casos afirmativos (11.76%)

SERVICIO AL PUBLICO

Consulta general:

Utiliza el público en general las documentaciones del archivo para trámites personales?

14 casos afirmativos (41.17%)

Se exigen requisitos especiales a los usuarios para este servicio?

11 casos afirmativos (82.35%)

Todos los casos exigen documentación de identificación.

Santa Fe, 24 de Agosto, 1985.

Publicado el: 01/11/2008 / Leido: 5841 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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