GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DEL PODER JUDICIAL DEL CHACO

Publicado el: 26/10/2008 / Leido: 11273 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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EL ESTADO DE SITUACIÓN Y MEJORAS APLICADAS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DEL PODER JUDICIAL DEL CHACO

INTRODUCCIÓN

La Gestión de documentos es la labor de asegurar que la información registrada sea administrada con economía y eficiencia, controla la creación de los requerimientos realizados en Mesa de Entradas, el mantenimiento, el uso, la disposición y tratamiento de los documentos que conserva. Es allí cuando cobra importancia el logro de los objetivos propuestos tendientes a dinamizar los servicios documentales y archivísticos del Poder Judicial y convertirlos en fuentes esenciales de información.

CONTENIDO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES:

JUDICIAL: con causas de todos los fueros de la primera circunscripción Judicial y de General San Martín: exptes. terminados o paralizados y transferidos para archivar, de todos los fueros así como los protocolos de sentencias judiciales. En la actualidad el archivo del Poder Judicial cuenta con un fondo de 849.934 expedientes.

NOTARIAL: Protocolos  “A “ o únicos de los Escribanos de Registro de toda la provincia a partir de

los cinco años de su cierre.- En la actualidad se cuenta con un fondo notarial de 7.419 Protocolos.-

Además se recibe toda la documentación detallada en la Resolución N° 1133/77 del Superior Tribunal de Justicia, a los fines de su eliminación inmediata.

OBJETIVOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO:

Se establecieron los siguientes objetivos:

·          Diseñar e implementar un nuevo sistema de ingreso de Requerimientos.

·          Realizar la informatización del catálogo de expedientes del Archivo.

·          Efectuar la digitalización en el proceso de eliminación de los expedientes.

1.       El reordenamiento de los Requerimientos hace al trámite  que comienza con  las solicitudes  que tanto los particulares interesados, letrados o escribanos solicitan y consisten en la exhibición de expedientes, estudio de títulos, copias simples o certificadas y las solicitudes de Segundas o ulteriores copias de Escrituras.

2.       La informatización del catálogo de expedientes fue una necesidad porque el sistema manual resultaba ineficaz, ante la creciente recepción de la masa documental, la complejidad de los procesos y el tiempo que llevaba el documento en la mesa de trabajo para su proceso técnico.

El sistema de gestión esta orientado a las dependencia jurisdiccionales con el objetivo de obtener el expediente virtual, mediante una base de datos y un procesador de texto que permite el ingreso de todos los datos de cada expediente, registrándose la cronología de los hechos y el avance de los mismos, según el fuero. Se puede decir que el software implementado tanto en los tribunales como en el Archivo del Poder Judicial tiene las siguientes características

  • Maneja gran volumen de datos.
  • Acelera todos los procedimientos operativos
  • Disminuye tiempo de backups
  • Disminuye riesgos de rotura de bases
  • Disminuye el tráfico en la red

3.         La digitalización de los expedientes que se eliminan, son sometidos a un análisis documental que consiste en desglosar las partes principales determinando la o las sentencias dictadas en la causa o en el caso de los paralizados, la última o más importante actuación. Estas partes se escanean y luego se guardan en CD-ROM conjuntamente con el acta de eliminación, estas últimas al finalizar el año se encuadernan, formando protocolos de guarda permanente para su posterior consulta.

LA MESA DE ENTRADAS:

Su  trabajo consiste en:

·          Recepción de  los oficios que tanto los letrados presentan en uso del art. 378 del C.P. C Y C., como los librados por disposición judicial solicitando las actuaciones y su remisión al juzgado oficiante. Una vez puesto el cargo correspondiente se registran en el Lex Doctor Oficios donde se le da entrada y luego que se procesan se le da la salida con el número de oficio diligenciado, fecha y lugar donde se envía. Tener este registro facilita la estadística mensual de número de oficios entrados , la cantidad de tasa de justicia cobrada y en caso de consulta el día que salió del archivo las actuaciones de referencia.-

·          Recepción de solicitudes de exhibición de expedientes: En este caso se examina el interés legítimo, del requirente tanto sea un particular, un letrado o un escribano en orden a lo normado por el art. del C.P.C.C. y art. del R.I.P.J.

ATENCIÓN DE USUARIOS

Tiene a su cargo la atención de particulares, abogados y escribanos que solicitan la exhibición de expedientes o protocolos. Quienes pueden revisar los expedientes, según lo normado por el art. 107 del R.I.P.J. lo pueden hacer: a) Las partes, sus abogados, apoderados, representantes legales y los peritos designados en el juicio. Los representantes de la Nación, de las Provincias, las Municipalidades y reparticiones autárquicas, podrán autorizar a un empleado suyo para que revise los expedientes en que aquellos sean partes. b) Cualquier abogado, escribano o procurador, aunque no intervenga en el juicio, siempre que justifique su calidad de tal cuando no fuese conocido. Los periodistas, con motivo del fallo definitivo de la causa. Quienes pueden revisar los Protocolos de los Escribanos, de acuerdo a lo normado por el art. 74 de la Ley N° 2212 que regula el Ejercicio de la Profesión de Escribano, la exhibición del protocolo procederá cuando medie orden del juez competente o a requerimiento de quien tenga interés legítimo con relación a determinados documentos y se hallan investidos de tal derecho los otorgantes, sus representantes o sucesores universales o singulares. En los actos de última voluntad y en los de reconocimiento de filiación, mientras vivan los otorgantes, únicamente ellos.

LA ELIMINACIÓN DE EXPEDIENTES

            La selección de expedientes para ser eliminados se hace a diario. En febrero se solicita al Superior Tribunal de Justicia la aprobación de las  fechas de eliminación que se publican por edictos en el Boletin Oficial.-

            Según la normativa vigente los expedientes civiles, comerciales y laborales son eliminados después de 10 años, los penales después de 25 años, y los expedientes de faltas a los 5 años de haberse decretado el archivo de las actuaciones.-Los de Justicia de Paz, de Familia y Contencioso Administrativos, se eliminan a los diez años.

            No se eliminan: los expedientes sucesorios, quiebras, concursos, los que resuelven cuestiones de familia o derechos reales. También los que solicitan las partes dentro de los quince días de la última publicación, previa a la eliminación y  los que revistan interés jurídico, social, histórico o de investigación a juicio del Secretario del Archivo o del Superior Tribunal de Justicia.-

            Previo a su eliminación, como adelanté, se examinan sus partes principales, las que se escanean y  se labra el  acta en el Libro de Incineraciones o Destrucciones por duplicado. Se asienta el número del expediente, carátula y Juzgado donde tramitó, la identificación del cd donde se encuentra su registro digitalizado y alguna observación si fuera necesario.-

            Lleva la firma y sello del Secretario del Archivo, y del Fiscal de Estado y revisten la calidad de instrumentos públicos.

            Las actas se encuadernan en un Protocolo, una copia queda en el archivo y la otra se remite al Superior Tribunal de Justicia.

            Se da de baja en el registro informático correspondiente al expediente.--

            En síntesis ese es el circuito de los expedientes en el Archivo.-

UNA TAREA ENCOMENDADA: La transferencia de los expedientes paralizados de los juzgados civiles al Archivo General.

El Superior Tribunal de Justicia ha encomendado al Archivo que genere un equipo de trabajo con el fin de realizar la transferencia de los expedientes paralizados en los Juzgados civiles que se han trasladado a su nuevo Edificio ubicado en un predio donde se ubicarán todos los organismos que constituyen el fuero Civil de la Primera Nominación de la provincia del Chaco. Hasta la fecha se han transferido 17.610 expedientes, dándose el trámite correspondiente, luego  se registran en Lex doctor Civil y con posterioridad se emite una planilla con los datos de número de expediente, carátula y número de legajo para los archivados y otra de iguales características para los eliminados.-

Las mencionadas planillas se transfieren en cds a los juzgados de origen, lo que permite su búsqueda por número de expediente o actor y se logra visualizar en forma inmediata su ubicación en el Archivo.-

LAS  ESTADISTICAS EN EL ARCHIVO.

            Por acuerdo del Superior Tribunal de Justicia Nª 5042 del 12/03/08, punto octavo, se aprobò el formato de las planillas de estadística mensual, anual y descriptiva tanto para la Secretaría General como para las Delegaciones de Archivo del interior, disponiendo su vigencia a partir del 01/01/08. En el anexo se exponen los formatos y se exhiben los logros obtenidos, como ser: en el Año 2008, hasta el 31/08/08, se ha realizado la carga de 45.324 expèdientes en lex doctor, se han recibido para archivar 36.166 expedientes y se han eliminado y escaneado 8381 causas (haciendo referencia a los datos estadísticos de los ìtems que se encuentran analizados en el presente).-

CONCLUSION

            El Archivo del Poder Judicial del Chaco es una institución que incorpora la tecnología informática en sus procesos y realiza la gestión de la información para el Servicio de Justicia, brindándole a los interesados –usuarios- la respuesta adecuada, en el tiempo y forma que lo requiere; cumpliendo así con sus objetivos institucionales para los cuales trabajan tenazmente  la Jefatura y el personal del Archivo.  En este sentido, debemos mencionar el aspecto socio-histórico del Archivo por cuanto conserva casos paradigmáticos que fueron hitos históricos de la memoria como sociedad y es en el archivo donde se encuentra este patrimonio cultural e histórico de nuestro querido Chaco (art.41 C.N.); ejemplo de ello lo constituye la filmación de la vida del famoso personaje llamado “Mate Cocido”, casos como el de “Los Hermanos Velazques”, “la Sublevación de Napalpy” y “La Familia Kieffel”,  en  que periodistas y cineastas han acudido en busca de información al Archivo General del Poder Judicial de la Provincia.-

            Como idea final, transcribimos un párrafo de la exposición de motivos del ESTATUTO DE LA JUSTICIA Y DERECHOS DE LAS PERSONAS USUARIAS DEL SISTEMA JUDICIAL, por considerar que resume la visión institucional a conseguir y en ella cada uno de los integrantes del Poder Judicial somos partícipes de la misma desde el lugar que nos toca ocupar: “La necesidad de que el Poder Judicial se adecue a la demanda de apertura y sensibilidad con relación a las expectativas y deseos expresados por diversos sectores y agentes sociales, así como que adapte sus tradicionales métodos de trabajo y actitudes a esas nuevas y sentidas necesidades. Deben quedar atrás el hermetismo en forma definitiva, el mutismo, el autismo, el secretismo y otros “ismos” de igual tono, que tradicionalmente ha mostrado el sistema judicial y quienes lo componen, poco propensos a trabajar de frente a las personas, a dar cuenta de sus actos, etc., para dar paso a un estilo de trabajo en donde se tenga como eje una cultura del servicio, en la que la dignidad y los derechos de las personas que acuden en demanda de justicia sean protegidos, y en donde la inmediación y la transparencia en todas las actuaciones, sea lo esencial, a fin de que se realice la “justicia pronta, cumplida, sin denegación y en estricta conformidad con las leyes”, como manda nuestro texto constitucional y que más modernamente podemos traducir como un derecho a la “tutela judicial efectiva”. O tutela judicial plena.-

Directora del Archivo General del Poder Judicial de Chaco, Dra. Elena Macagno

Archivista Patricia Silva

Archivista-Bibliotecario Hugo Raúl Robledo

                                                                                                                                                                    

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