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UNA EXPERIENCIA EN LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LOS TRES PODERES DEL ESTADO DE MICHOACÁN

Publicado el: 25/10/2008 / Leido: 14253 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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UNA EXPERIENCIA EN LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LOS TRES PODERES DEL ESTADO DE MICHOACÁN:

Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial

LIC. ABRIL SOLÍS

Consultor del Área de Archivos

LIC. GUADALUPE LÓPEZ GONZÁLEZ

Responsable del Área de Archivos

E-mail: asolis@baratz.com.mx

www.baratz.com.mx


RESUMEN

En el presente trabajo denominado: Una experiencia en la Sistematización de los Archivos de los Tres Poderes del Estado de Michoacán: Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial, se describe la metodología que se implementó y desarrolló durante la sistematización de los archivos Gubernamentales del Estado de Michoacán de Ocampo, México.

El tema se aborda desde la experiencia obtenida a lo largo del desarrollo de las seis fases implementadas en la primera etapa del proyecto de sistematización que dieron como resultado concluir con éxito dicha etapa del proyecto. La primera fase corresponde a la planificación del proyecto, la segunda a la Instalación y Capacitación del Sistema de Gestión, la tercera perteneciente a la Aplicación del Modelo de Gestión Documental, la cuarta que hace referencia a la  aplicación del Modelo de Gestión Archivístico, la quinta en la cual se especifica la parametrización del sistema y la sexta y última a la Descripción y Captura. Posteriormente se trata brevemente el estado actual de las etapas subsiguientes del proyecto.

Por otro lado en el trabajo se menciona la importancia de la colaboración en la creación de redes de archivos como eje rector en la implementación de sistemas unificados de información.

Palabras clave: Automatización, Archivos, Redes archivísticas, Poderes del Estado, Michoacán de Ocampo.


 UNA EXPERIENCIA EN LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LOS TRES PODERES DEL ESTADO DE MICHOACÁN

BARATZ México S.A. de C. V.

Abril Angélica Solís Rodríguez

Guadalupe López González

INTRODUCCIÓN

Los directores de archivos deben velar porque se establezcan y mantengan redes archivísticas de cooperación en los planos local, regional y nacional, utilizando cuado sea posible las tecnologías de la información y la comunicación, lo cual permite poner a disposición del usuario una amplia variedad de recursos.

Los sistemas y redes de archivos permiten establecer enlaces que se pueden aprovechar para coordinar los recursos y las actividades de cada miembro y así mejorar conjuntamente los servicios que se prestan a los ciudadanos. De esta manera debe el archivo dar acceso a sus propios recursos y a los de otros archivos y servicios de información.

Sin embargo para poder llevar a cabo estos proyectos de redes, es necesaria una cultura y conciencia archivística que impulse iniciativas de este nivel. Así también tras una serie de Leyes, Normas y Reglamentos derivados de la Transparencia y Acceso a la información, ha surgido la necesidad de desarrollar proyectos de automatización que fortalezcan, a través de la Gestión Documental automatizada y debidamente estructurada, la eficiencia y la transparencia administrativa, favoreciendo el control interno y la protección del patrimonio documental de las Instituciones; así mismo observando la obligatoriedad institucional a fin de dar cabal cumplimiento a las leyes, reglamentos y directrices en materia Archivística y de transparencia que regulan a las entidades públicas de cada país.

Por tanto, el presente trabajo describe la metodología y técnicas empleadas durante el desarrollo de las actividades y procedimientos del proyecto: Automatización del Sistema Archivístico del Estado de Michoacán de Ocampo.

ANTECEDENTES

Tras la automatización del Archivo del H. Congreso del Estado en el 2004, se inició el ambicioso “Proyecto de Automatización del Sistema Archivístico del Estado de Michoacán de Ocampo,”[1] presentado ante el Ejecutivo por el presidente del Comité Técnico del Sistema Estatal de Archivos. Dicho proyecto abarca los tres poderes del estado: Legislativo, Ejecutivo y Judicial, así como los archivos municipales.

El objetivo del proyecto: “Generar e Implementar el Sistema de Archivos del Estado de Michoacán, gestionado por medio de una herramienta tecnológica; estándar, flexible, que permita facilitar el acceso a la información y posibilitar la consulta Web a los acervos de los archivos de Trámite, Concentración, e Históricos.”[2]

Entre los objetivos particulares enmarcados se mencionan los siguientes:

·          “El diseño de un Modelo de Gestión Documental y Archivístico del Estado de Michoacán.

·          La formación archivística y tecnológica del personal de las oficinas administrativas y de los archivos de concentración e históricos.

·          La implementación y reestructuración de procedimientos archivísticos a través de labores de consultoría.”[3]

DESARROLLO

Dada la magnitud que supone la puesta en marcha de este proyecto, se determinó iniciar por aquellos subsistemas que por su peso en la administración pública del estado, deberían ser los pioneros en la aplicación de las medidas documentales a que obliga el marco normativo del Estado.

El trabajo se dividió en etapas, las cuales a su vez se subdividen en fases, de acuerdo con objetivos específicos. Esta estrategia permitió tener un mejor control de las actividades realizadas por parte de los consultores y trabajadores de los archivos asignados a las tareas de planificar, formar, describir y capturar, que requirió la implantación del proyecto.

La selección de las Instituciones para cada una de las etapas fue posible gracias a la aplicación de un cuestionario que permitió realizar un diagnóstico para conocer el estado actual de los archivos del Estado. Los criterios de selección fueron establecidos tanto por Oficialía Mayor cómo por el Comité de Archivos del grueso de los municipios que conforman el estado de Michoacán de Ocampo. En la elección se valoraron criterios tecnológicos, criterios archivísticos y criterios de nivel estratégico.

Las etapas que se conformaron fueron tres:

Primera etapa: Archivos de Trámite, Concentración e Históricos ubicados en la Ciudad de Morelia con más peso para la administración pública del estado y con el grado más alto de aplicabilidad de un sistema archivístico.

Segunda etapa: Archivos de Trámite, Concentración e Históricos ubicados en la Ciudad de Morelia con un grado alto de aplicabilidad de un sistema archivístico.

Tercera etapa: Archivos Municipales del Estado de Michoacán de Ocampo con un grado alto de aplicabilidad de un sistema archivístico.

PRIMERA ETAPA: ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS UBICADOS EN LA CIUDAD DE MORELIA

Se incluyeron las siguientes Instituciones:

Poder Ejecutivo

§          Secretaría de Planeación de Desarrollo

§          Tesorería General del Estado

§          Oficialía Mayor (Archivo General e Histórico)

Poder Judicial

§          Supremo Tribunal de Justicia

Poder Legislativo

§          Archivo del Congreso del Estado (mantenimiento)

Se comprendieron las siguientes fases:

Fase I – Planificación, la cual tuvo como objetivo

Redactar un documento de trabajo para el levantamiento de información, que dio lugar al Diagnóstico y su aprobación oficial por parte del Comité Técnico.

Presentar ante el Comité Técnico y los responsables de los archivos un Diagnóstico del estado que guardan actualmente los archivos, el análisis de los procedimientos y flujos de información, la formación del personal y las necesidades específicas de cada Subsistema y sus Dependencias.

Redactar y aprobar por parte del Comité Técnico el documento de trabajo del Modelo de Gestión Documental general para el Sistema y sus adecuaciones para cada Dependencia y/u Organismo,

Decidir de acuerdo con el organigrama y funciones de las Instituciones, las dependencias que internamente serán responsables de aplicar los procesos de reorganización, control y asentamiento de datos del Modelo de Gestión Documental.

Programar las tareas necesarias para alcanzar el objetivo de este proyecto en un cronograma que también deberá ser oficializado por el Comité, que al igual que en el punto anterior, fue general para el Sistema y particular para cada Dependencia y/u Organismo.

Esta fase de planificación se realizó por medio de reuniones de trabajo con el Comité Técnico del Sistema de Archivos, se les propuso el cronograma de trabajo que conviniera a ambas partes para programar la fecha, el lugar y el tema de discusión de cada reunión.

Fase II - Instalación y Capacitación

En esta fase se instaló la herramienta y se capacitó en cuanto al uso del sistema a los encargados de generar y gestionar la documentación, así como a los administradores del sistema en 15 cursos completos y 13 del módulo destinado para capturar información vía Internet.

Fase III - Aplicación del Modelo de Gestión Documental

En esta fase se concentra el material de la consultoría llevada a cabo conjuntamente con el Comité Técnico del Sistema Estatal de Archivos y la aplicación de las acciones programadas en el cronograma de la fase anterior.

Se llevaron a cabo las acciones según el Modelo de Gestión Documental en los Archivos de Trámite, lo cual implica una reorganización, gestión y mantenimiento de los procesos de producción documental, la creación del cuadro de tipologías documentales y del cuadro de clasificación de cada Dependencia productora de documentos. Una vez establecidos los procesos, se automatizaron por medio del módulo Web del Sistema Integral para la Gestión de Archivos.

Fase IV - Aplicación del Modelo de Gestión Archivística

En esta fase se llevaron a cabo las labores de consultoría que tienen por objetivo la reorganización y establecimiento de funciones y responsabilidades de los archivos de concentración e históricos, aplicando las normas internacionales de descripción archivística ISAD (G) y las políticas de conservación y baja documental propuestas por el Comité Técnico.

Fase V - Parametrización del Sistema

El diagnóstico de la situación y el cuadro de tipologías documentales nos dio la pauta para la redacción de un documento que incluyó: el diseño de plantillas por tipo documental de toda la red (por ejemplo, existirá un solo diseño de plantillas para capturar las descripciones de las actas de sesión de todas las Instituciones pertenecientes a la red); la matriz de permisos de cada entidad, los centros archivísticos que se darán de alta, los cuadros de clasificación de cada fondo, etc.; es decir, los parámetros para el funcionamiento general del sistema.

Fue atribución exclusiva del Comité aprobar las autoridades (personas, entidades o familias) que se dieron de alta en el sistema. La Dependencia en cuestión presentó la solicitud de aprobación de sus autoridades y fue responsabilidad del Comité aprobarla para su captura conforme la norma ISAAR (CPF) en el sistema integral de gestión archivística.

Fase VI - Descripción y captura

Para este punto, los encargados de gestionar la información de las oficinas y los archivos brindaron las herramientas necesarias para llevar a cabo el trabajo de una forma normalizada, transparente y sencilla, las cuales serán oficiales para el tratamiento de todos los documentos generados en el Estado. Se realizaron por ejemplo para el caso de algunas instituciones instructivos breves de captura de expedientes en el sistema.

ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO

En el presente están por impartirse cursos de formación archivística tanto para las instituciones de la primera etapa, como a las instituciones de la segunda y tercera etapa. Así mismo están por impartirse cursos de de repaso ó reciclaje del sistema archivístico a algunas de las instituciones de la primera etapa del proyecto.

Para la segunda etapa del proyecto en el que se contemplan otros archivos ubicados en la Ciudad de Morelia, se tienen en observación y estudio para una posible selección a las siguientes instituciones pertenecientes al Poder Ejecutivo del Estado de Michoacán de Ocampo:

§          Desarrollo Integral de la Familia (DIF)

§          Secretaría de Educación

§          Secretaría de Comunicación Social

§          Secretaría de Turismo

§          Archivo General e Histórico del Poder Ejecutivo.

§          Secretaría de Gobierno

§          Secretaría de Desarrollo Social

§          Secretaría de Salud

Para la Tercera etapa en la que se contemplan los Archivos Municipales del Estado de Michoacán de Ocampo, los municipios que se tienen en observación y estudio son aproximadamente 15 de los 113 municipios, ya que sólo muy pocos cumplen con los criterios tecnológicos y archivísticos necesarios para implementar un sistema archivístico.


CONCLUSIONES

Considerando el desarrollo del presente trabajo se puede concluir que la colaboración y la cooperación en los archivos de los tres poderes es el eje rector en los proyectos de formación de redes, ya que nos ayuda a combinar recursos para obtener resultados óptimos y mejorar en general los servicios a la comunidad.

Así también se cree fundamental el desarrollo de una conciencia y una formación archivística previa para el personal que vaya a estar involucrado en proyectos de sistematización archivística.

Por otro lado se observa que la metodología que se estableció para llevar a cabo las actividades en el proyecto Automatización del Sistema Archivístico del Estado de Michoacán de Ocampo, ha permitido dar seguimiento a cada una de las actividades establecidas logrando con ello:

·          Sistematizar en una primera etapa 5 archivos pertenecientes a los tres poderes del Estado, respectivamente.

·          Profesionalizar al personal de los archivos del poder legislativo, poder ejecutivo y poder judicial.

·          Reestructurar los procesos archivísticos implementados.

·          Dar cumplimiento a los requerimientos de la Ley de Transparencia, así como  a la normatividad vigente relacionada con los archivos.

·          Sistematizar las actividades archivísticas logrando el manejo de grandes volúmenes documentales, consulta y préstamos inmediatos, procesos claros y definidos para la organización, ordenación, descripción, valoración, transferencias y eliminación documental.

·          Implementación de las normas internacionales de descripción.

·          Unificación de criterios para la captura de la información.

Con base en los resultados anteriores se puede mencionar que la primera etapa de este proyecto se ha concluido exitosamente, por lo que se ha considerado  retomar la misma metodología de trabajo en una segunda etapa y tercera etapa. Sumando además el tomar una posición más activa en el desarrollo de una cultura archivística en los tres poderes del estado y en los municipios ofertando cursos previos de capacitación en organización de archivos a los involucrados.


FUENTES DE INFORMACIÓN

ALBERCH FIGUERAS, RAMÓN Y CRUZ MUNDET, JOSÉ. Los documentos del poder, el poder de los documentos. Madrid: Alfa grama Ediciones, 1999.

CONCHA CANTÚ, HUGO. LÓPEZ AYLLON, SERGIO. TACHER EPELSTEIN, LUCY. Transparentar al estado: la experiencia mexicana de acceso a la Información. México: Instituto de Investigaciones Jurídicas, 2004. pp. 27.

GILL, PHILIP. Directrices IFLA / UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas. México: IFLA, UNESCO, CONACULTA, 2002. pp. 87-89, 148.

Ley de archivos administrativos e históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus municipios, consultada el 24/04/2007, en línea http://www.ifai.org.mx/nivel2/legislacion/mich.pdf

Ley de transparencia y acceso a la información del Estado de Michoacán de Ocampo, consultada el 23/04/2007, en línea  http://www.ifai.org.mx/nivel2/legislacion/mich.pdf

LÓPEZ AYLLON, SERGIO. Democracia, transparencia y constitución: propuestas para un debate necesario. México: Instituto de Investigaciones Jurídicas, UNAM – IFAI, 2006. pp. 125.

Reglamento de la ley de archivos administrativos e históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus municipios, consultada el 24/04/2007, en línea  http://www.ifai.org.mx/nivel2/legislacion/reglamento_mich.pdf



[1] Nombre con el que se identifica el trabajo de sistematización de los archivos en Michoacán de Ocampo.

[2] Documentos de trabajo BARATZ México S. A de C. V.

[3] Ibidem

Publicado el: 25/10/2008 / Leido: 14253 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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