UNA APROXIMACIÓN CONCEPTUAL: SISTEMA DE ARCHIVOS

Publicado el: 26/10/2008 / Leido: 12132 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA 2008

UNA APROXIMACIÓN CONCEPTUAL: SISTEMA DE ARCHIVOS

Dra. María del Carmen Mastropierro

A. UNA RECORRIDA POR LOS DICCIONARIOS

1. sistema archivístico  Conjunto de formas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental” (DTAE). El mismo diccionario señala como expresión sinónima red de archivos. Dícese del sistema de archivos.

2. sistema archivístico estatal  Conjunto interrelacionado de todas las instituciones archivísticas del Estado de carácter público. (DA)

3. sistema archivístico institucional  Conjunto interrelacionado de todos los archivos de una institución o entidad, pública o privada, constituida como tal (DA).

4. sistema archivístico nacional  Conjunto interrelacionado de todas las instituciones  archivísticas del Estado, tanto públicas como privadas (DA).

5. sistema automatizado de gestión de la información documental  Conjunto organizado de medios para crear, indizar, realizar búsquedas y obtener la  recuperación de documentos o información. (DA)

6. sistema de administración de documentos y archivos  Conjunto de organismos de una Nación que atienden la gestión de documentos y la gestión archivística como un sistema estatal. (DA)

7. sistema de archivos de la administración  Dícese del sistema archivístico estatal. (DA)

8. sistema de archivo indirecto  Aquél en el que para localizar un expediente debe consultarse previamente el catálogo alfabético debido a que la clasificación y ordenación de los expedientes no son evidentes. http://www.mundoarchivistico.com.ar/Index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=1210

9. sistema de gestión de información Estos sistemas que pueden ser automatizados, son una extensión y ampliación de la gestión de documentos. Su creación supone que se determinen las variables siguientes: ¿qué necesita saber un administrador o una clase de administradores, a Fin de tomar decisiones administrativas basadas en una buena información?, ¿cuándo se requiere la información?; el formato adecuado para que la información sea más útil y los mecanismos que garanticen que la información se produce y se presenta en el momento oportuno. La función de los sistemas de información para la administración no es únicamente proporcionar información para que se tomen decisiones, sino también economizar el tiempo que un administrador podría emplear en determinar reiteradamente sus necesidades de información y en tratar de encontrarla.

http://www.mundoarchivistico.com.ar/Index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=1210.

10. sistema de archivo Es un conjunto orgánico de archivos, vinculados por una dirección central que normaliza los procesos archivísticos y focaliza la información en un punto accesible a la consulta interna y externa. Los sistemas por el nivel en que se hallan, pueden ser nacionales, provinciales, regionales y municipales. También de instituciones no estatales o de empresa.                 http://www.mundoarchivistico.com.ar/Index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=1210

11. sistema de archivos  1: Conjunto de instituciones archivísticas que ordenadamente relacionadas entre sí por acuerdos contribuyen con sus recursos a un determinado objeto que es común a todas ellas;  2: “conjunto de instituciones archivísticas con una planificación y estructura comunes y que dependen de la misma unidad administrativa”(DLGE). 2. “Elaboración de sistemas de archivo y recuperación -manuales, mecanizados o automatizados- básicamente en el orden o disposición en que se archivan o mantienen los documentos o la información, y en los medios para determinar y recuperar fácilmente determinados documentos o archivos. Estos sistemas deberán tener en cuenta las funciones y exigencias de funcionamiento de las oficinas a que atienden, y la necesidad de separar y proteger cualquier información que requiera protección especial o acceso limitado dentro de la oficina”. http://www.mundoarchivistico.com.ar/Index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=1210. Dícese del sistema archivístico.

DTAE: Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura, España.

DA: Diccionario Archivístico, Alfagrama.

DLGE: Diccionario del Archivero Bibliotecario, Luis García Ejarque.

DICCIONARIO on line:  http://www.mundoarchivistico.com.ar/

B. CONCLUSIONES CONGRESO 2007

* Establecer la normalización (Código Documental), para la burocracia estatal, sistemas documentales, atendiendo a los procedimientos técnicos, accesibilidad, etc.

* Generar asociaciones provinciales y regionales, modos de trabajo para unificar posturas e integrar a la comunidad archivística en la Federación de Archiveros de la República Argentina.

* Establecer formas y modos conjuntos de trabajo entre FARA y distintas regiones del país.

* Implementar programas de gestión documental y procesos de calidad en políticas de archivos, adopción de Normas ISO 9000.

* Impulsar y reclamar la organización del Sistema Nacional de Archivos que integre:

A) los Archivos de la Nación;

B) los sistemas provinciales de Archivos;

C) los sistemas integrados de Archivos Municipales.

para lo cual se requiere

D) Desarrollar pautas para su administración, rutinas de trabajo y evaluación, etc.;

E) Establecer la modalidad de informes de situación de los sistemas de archivos y su periodicidad.

F) Impulsar la integración en Red de los Archivos Municipales;

G) Consolidar el estatus de razón de estado, la importancia estratégica del sistema nacional de archivos equiparable al de los sistemas de salud, educación, etc.

C. APROXIMACIONES CONCEPTUALES

Sistema archivístico o sistema de archivos

es el conjunto de formas e instituciones archivísticas que, ordenadamente relacionadas entre sí por acuerdos, contribuyen con sus recursos al objetivo común y participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental, con una planificación y estructura comunes y que dependen de la misma unidad administrativa (Por ejemplo: sistema archivístico nacional, sistema archivístico institucional).

Una red de Archivos

es el conjunto de centros archivísticos que comparten una serie de características análogas y están afincados en un espacio territorial determinado.

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