Informe sobre el estado de conservación_Archivo de la Honorable Legislatura de Entre Ríos

Publicado el: 22/10/2008 / Leido: 9582 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

Compartir:

Informe sobre el estado de conservación actual del

Archivo de la Honorable Legislatura de la

Provincia de Entre Ríos

 Benítez, María L.    - Roldán, Marta               


1. Marco Teórico

La puesta en valor del Patrimonio Cultural, es una herramienta fundamental para la recuperación de la memoria, para el reconocimiento de los rasgos distintivos de cada comunidad y aquellos compartidos por los entrerrianos, creando así, un sentimiento de pertenencia.

Patrimonio cultural

Es el conjunto de bienes culturales que nos pertenecen a todos como parte de una sociedad y constituyen el legado y sustento de la memoria y de nuestra identidad cultural.

Dentro de éste se encuentra el Patrimonio Documental, formado por los documentos que componen el acervo histórico y fuentes de comprobación de hechos memorables.

Una valorización adecuada de la documentación nos llevará a definir su valor, pudiendo ser:

ü       Valor primario: depende de la importancia y el uso que tiene la documentación para la Institución generadora. Abarca:

a.       Documentación administrativa: responde a procesos y actividades administrativas.

b.       Documentación legal: sirven de testimonio ante la Ley.

c.       Documentación fiscal: justifican, explican o comprueban el cumplimiento de a obligación tributaria.

ü        Valor secundario: los documentos adquieren este valor una vez que pierden el valor primario. Tienen utilidad histórica y social, ya que la información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio de origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve para futuras investigaciones. Pueden tener:

a.       Valor informativo: da cuenta de los fenómenos sociales o institucionales.

b.       Valor evidente: el documento revela el origen, organización y desarrollo de las instituciones públicas o privadas.

c.       Valor institucional: cuando sirven como prueba de un acontecimiento que es importante para la propia organización.

La asignación de un fondo a un depósito se establece en términos de prioridades, basándose en su valor, uso y riesgo, determinando las necesidades de almacenamiento, tratamiento, personal, espacio, mobiliario, etc. Éstas  deben estar dirigidas hacia un único propósito: salvaguardar los documentos.

Preservación

La preservación del acervo documental es una función básica de la institución y, por lo tanto, una responsabilidad inherente a todos sus miembros, en todos los niveles.

La preservación de los documentos debe estar dividida en dos conceptos:

ü       La conservación preventiva, que significa retardar el deterioro y prevenir los daños, por medio del mantenimiento de las instalaciones, el control de las condiciones ambientales y los tratamientos profilácticos, para mantener en buen estado los documentos.

ü       Restauración, cuando los agentes de deterioro causan daño, se hace necesario la restauración de los mismos, representando más costos y participación de profesionales con conocimiento especializado.

2. Historia o antecedente institucional

Dirección de Mesa de Entradas, Impresiones y archivo de la Honorable Legislatura.

El Coronel Lucio Mansilla, en el año 1821, asumió el mando político como gobernador provisorio y convocó a elecciones para elegir el Congreso que comenzó a funcionar ese mismo año y, finalmente, dictó una Constitución y dio su fisonomía a las instituciones entrerrianas. Mediante Ley  sancionada por el congreso el 17 de febrero de 1822, dividió la provincia en dos departamentos principales: Departamento Principal Nº 1 del Paraná y Departamento Principal Nº 2 del Uruguay, cada uno de los cuales se hallaba dividido en cuatro departamentos subalternos[] y estableció en el Estatuto Provincial, en su artículo 9: “La villa de Paraná es además la capital de toda la provincia de Entre Ríos, y en ella deberá tener sus sesiones el Congreso y residir el gobierno general de ella”. El 4 de marzo hizo sancionar por el Congreso, la primera Constitución Provincial para Entre Ríos. Esta Constitución fue la primera sancionada por una provincia argentina y contaba de 14 secciones y 125 artículos, en cuyo Artículo 8 se expresa: “El Poder Legislativo reside en el Congreso (...) que se compondrá, por ahora, de un Diputado por cada uno de los cinco pueblos principales de la provincia, elegidos por electores de todos los departamentos. (Esos pueblos eran: Paraná, Concepción del Uruguay, Nogoyá, Gualeguay y Gualeguaychú).

En 1883, por Decreto del general Eduardo Racedo (gobernó entre 1883 y 1887), se reivindica a la ciudad de Paraná como capital de la provincia y la residencia del Gobierno Provincial en esa misma ciudad. Mediante la reforma de la Constitución de 1860 se crea el cargo de vicegobernador y el sistema bicameral al establecerse la Cámara de Senadores, con un senador elegido por cada departamento.

Durante el gobierno de Enrique Carbó, en 1903, se reformó nuevamente la Constitución Provincial. La provincia fue dividida en circuitos electorales formados por dos departamentos para la elección del gobernador, vicegobernador y los Diputados. Por cada circuito electoral se elegían dos Diputados por la mayoría y uno por la minoría. Los Senadores eran elegidos uno por cada departamento.

Este archivo, por tanto, depende y resguarda documentación de la Cámara de Diputados y Senadores. Dicha documentación tiene como primer paso su ingreso y registro en la Mesa de Entradas parlamentaria de cada Cámara, donde se caratula, numera y se informatiza, luego se imprime y compaginan los proyectos como asuntos entrados y orden del día para ser tratados en la sesión, donde se decide su aprobación, desecho o pase a comisión. Estos pasos son registrados en el proyecto original, formando un expediente. Los proyectos desechados son enviados al archivo, se conservan y utilizan como antecedente.

Los proyectos aprobados, luego de tener media sanción en alguna de las Cámaras, es enviada a la otra para su sanción definitiva, donde, si resulta aprobado, es elevado al Ejecutivo para su sanción final y regresa al archivo como Ley, Resolución, Comunicación, etc.

Otros tipos documentales que alberga este archivo son: Juicios Políticos, Presupuestos Municipales, Pedidos de Informe, Actas, Diarios de Sesiones, Decretos, Actas de elecciones, Libros de asistencia de los Convencionales, Índices, Acuerdos.

Parte de este fondo documental se custodia en el Archivo General de la provincia, dentro del fondo Gobierno.

3. Descripción

El archivo funciona en dos depósitos separados. Uno de ellos es abierto y se encuentra en el pasillo principal de la Casa de Gobierno y, el segundo, es cerrado y se localiza en un entrepiso contiguo a la oficina.

Contiene un total de 150,90 ml de documentación.

Ubicación

Se localiza en las Oficinas Nº 51 y 52 de la Casa de Gobierno, ubicada en calle Laprida,  local compartido con la Mesa de Entradas e Impresiones.

Etapa del ciclo vital documental.

Conserva documentación de  las tres edades de los documentos:

ü       Gestión

ü       Intermedio

ü       Histórico

Fondo documental

Por el uso que se hace de la documentación, se clasifican en:

ü       Activa

ü       Semiactiva

ü       Inactiva

Organización del fondo

ü       Clasificación: temática (Leyes, Resoluciones, Pedidos de Informe, etc)

ü       Ordenación: cronológica y numérica.

Auxiliares descriptivos

Cuenta con índices de las Leyes en papel e informatizado a partir del año 1984.

Selección y expurgo

Todos los años se realizan expurgos, según la Ley Nº 9026 de dicha Dirección, donde expresa que:

a.       Los expedientes de leyes: son de conservación permanente.

b.       Expedientes de Resoluciones, Comunicaciones, Decretos, Pedidos de Informe, etc: se procede al expurgo al décimo período parlamentario.

c.       Los asuntos no sancionados por la Cámaras, si dentro del período en que fue presentado o en los tres inmediatos subsiguientes no fueron tratados, se consideran como no tramitados y se procede a su expurgo al décimo período parlamentario.

d.       Expedientes de proyectos desechados: al quinto período parlamentario.

e.       Expedientes originados en los Municipios, como son: Ordenanzas, Resoluciones, Libros Protocolos, etc, vencido el quinto período parlamentario, se pondrá a disposición del Municipio, y no habiendo interés, se procederá a su expurgo.

f.        Los libros de Leyes, Actas, Decretos, Nominas de legisladores y originales de leyes etc, quedarán en guarda de la Dirección de Archivo e Impresiones, y su traslado

Personal

Cumplen funciones en el archivo, una encargada y cinco empleados. Al ser bicameral, tiene personal de ambas Cámaras: cuatro de la Cámara de Diputados y dos de Senadores, divididos en dos turnos:

Turno mañana: de 8 a 13hs

Turno tarde: de 16 a 21hs

Ninguno de los  empleados tiene formación archivística, aunque realizan capacitaciones en forma esporádica.

Medidas de seguridad y plan de evacuación

Cuenta con matafuegos en los depósitos.

No hay un plan de evacuación en caso de siniestro.

Usuarios

Tipos: personal de la institución, público en general, estudiantes, profesionales.

            Las series más consultadas son las Leyes.

Frecuencia: diaria.

Prestamos: no se hacen préstamos, sólo se realizan reprografías.

4. Fundamentación

Este archivo tiene como principal característica la importancia que representan para todos los habitantes de la provincia de Entre Ríos los documentos que allí  se custodian, siendo ellos los que rigen la vida en sociedad, determinando sus derechos, deberes y obligaciones. Esos documentos son las Leyes, creadas por aquellas personas políticas que, en busca del bien común, expresaron sus ideas, sus objetivos en cada uno de las Normas y expedientes que en él se albergan.

El 90% de la documentación producida por el Poder Legislativo es de conservación permanente, por lo que su resguardo es primordial, debiendo utilizar materiales estables que no contribuyan al deterioro presente y futuro de los documentos, garantizando la permanencia de los formatos originales por el gran valor que ellos representan.

Para que nuestro patrimonio pueda sobrevivir y  debido a la importancia que reviste este archivo, deberá ser cuidado y preservado en instalaciones que brindarán seguridad, tanto para el personal como para la documentación que custodia, avalando el uso de su documentación para fines jurídicos, administrativos o históricos de manera eficiente y eficaz en formato original, para ser manipulados de modo seguro, que puedan ser usados y apreciados hoy y para siempre.

Proyectar la preservación probablemente aumenta los costos inmediatos para el nuevo edificio de archivo o las modificaciones planificadas, pero resultará un retorno significativo en términos de costos al asegurarse una larga vida para esta documentación tan importante para los entrerrianos.

Diagnóstico

                                                                                               

a. Aspectos positivos.

ü        Interés de las autoridades en cambiar el actual estado del archivo.

ü        Disponibilidad de recursos humanos.

ü        Personal idóneo en las funciones legislativas.

ü        Disposición de tiempo para asesorar y coordinar las tareas que se realizarán.

ü        Organización del fondo:

                                              Clasificación: temática.

                                             Ordenación: cronológica y numérica.

b.      Aspectos a mejorar

Edificio

Una de las funciones básicas de un archivo es conservar  la documentación que custodia con la finalidad de servirla y, en este caso, sus instalaciones son inadecuadas para su resguardo.

El depósito Nº 1:  malas condiciones físicas. Está ubicado en un pasillo que:

·           Es servidumbre de paso

·           No se puede controlar el ambiente.

·           Al ser abierto ingresan palomas, la cuales realizan sus nidos sobre el mobiliario.

·           La altura del techo no es conveniente porque se deben evitar grandes masas de aire que faciliten la combustión en caso de incendio.

·           Las paredes presentan manchas de desechos de paloma, conexiones eléctricas expuestas y tres aires acondicionados instalados sobre la pared derecha.

·           Ventilación: demasiada corriente de aire que deposita polvo, provocando suciedad en general y perjudica directamente la conservación de los documentos.

·           Iluminación: cuenta con tres farolas de bajo consumo a seis metros de altura.

·           Medidas de seguridad:  insuficiente.

El depósito Nº 2 y Oficina: condiciones físicas, regular. Es cerrado, por lo que:

·           Acrecienta el problema de contaminación ambiental.

·           No posee ventilación, produciendo daño al papel rápidamente.

·           El piso es de madera, debiendo recibir un doble tratamiento contra la combustión y con insecticidas, como así también es limitado para el desarrollo de las actividades del personal y los usuarios.

·           Escasa resistencia al peso.

·           Techo: bajo y el revestimiento presenta desprendimientos.

·           Existen conexiones eléctricas sin embutir.

·           Medidas de seguridad: insuficientes.

·           Imposibilidad de someterlo a refacciones.

·           Carece de previsión de crecimiento.

Mobiliario

El mobiliario no es adecuado para conservar y servir la documentación que contienen. Las ventajas y desventajas de cada uno de los materiales son:

Madera

Metal

Son combustibles en caso de incendio

Son incombustibles

Se impregna en polvo

Fácil limpieza

Al ser cerrado es atacado por agentes bióticos

No es atacado por agentes bióticos

Se impregna en humedad, por lo que se hincha y se contrae

Es inalterable a la humedad

Se deforma con el peso

Si calculamos bien el peso no se deforma

Su mantenimiento es costoso

Más económico el mantenimiento

Son pesados y provocan hundimiento del piso

Son livianos

Son voluminosos, ocupando mayor espacio físicos

Permite una disposición correcta perfilados en el sentido de la circulación de aire

No tiene capacidad de archivación

Con una correcta archivación posee el doble de capacidad

§          Armarios de madera: su estado es malo. Inadecuados para contener documentación.

Al ser cerrados y de madera son fuente de humedad y proliferación de agentes bióticos y al estar dañados con ranuras, penetra el polvo y los desechos de paloma, provocando suciedad en general. Las puertas presentan dificultad para abrirse y en algunos casos están clausuradas.

También tiene como característica, ser voluminosos y tener mucho peso lo que implica desperdicio de espacio y hundimiento del piso.

§          Estanterías de madera amuradas a la pared: mal estado.

Unidades de conservación.

Está comprobado que el uso de cajas y carpetas sin acidez para conservar los documentos, prolongan considerablemente la vigencia del almacenamiento, proporcionando protección contra incendio, alimañas, luz y contaminación ambiental, etc.

Las unidades de conservación existen:

§          Cajas de archivo cartón  común: ácidas para contener documentación.

§          Biblioratos: estado regular a malo. Deformados, rotos, oxidados.

§          Encuadernaciones: estado regular. De cuero y cartón, atacados por agentes bióticos, tapas sueltas, dañados y lomos despegados.

§          Atados: con hilo. No protegen la documentación del deterioro.

§          Cajas de cartón corrugado común: inadecuadas para contener documentación.

Documentación.

80%  de la documentación está en estado regular,  pero se encuentran deteriorados por:

·           Suciedad en general.

·           Manchas de microorganismos.

·           Manchas de óxido.

·           Rotura de bordes.

·           Faltante de soporte.

·           Acidez.

·           Corrimiento de tintas.

·           Ataque de insectos.

6. Objetivos

Generales

ü       Concientizar a la Institución que la preservación es una aliada poderosa de los archivos, para conservar el valor patrimonial y poder servir la documentación que contienen.

Específicos

ü       Reubicar el archivo en un edificio apto para la conservación documental.

ü   Incorporar estanterías metálicas para la correcta archivación de las unidades de conservación.

ü       Reemplar las unidades de conservación.

ü       Estabilizar y tratar la documentación.

ü       Completar el índice de leyes y elaborar otro instrumento descriptivo para el control de la documentación existente.

Publicado el: 22/10/2008 / Leido: 9582 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

Compartir:
Dejar comentario

Comentarios