ARCHIVO_CONCEPTO Y ORÍGENES

Publicado el: 22/10/2008 / Leido: 16853 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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         ARCHIVO

CONCEPTO  Y ORÍGENES

Los archivos son depósitos de documentos públicos y privados, tesoro inagotable para el hombre de ciencia, surgieron por la necesidad existente en el hombre del deseo de perpetuarse a si mismo y de transmitir a las generaciones venideras el recuerdo de los sucesos o personajes que ejercieron influencia. Respondiendo a este sentimiento levantaron las sociedades de todos los tiempos obras de diverso género. He aquí uno de los orígenes de los archivos. A medida que aumentó la cultura de los pueblos también sirvieron para hacer constar los contratos y otros mil convenios estipulados, ya entre naciones distintas, ya entre particulares. Pronto se advirtió la conveniencia de que estas actas se conservasen en sitios determinados, adonde pudiera acudirse cuando ocurrieran dudas sobre las mismas, y entonces, nacieron los archivos.

Podríamos citar los archivos de Indias, del Vaticano, y de distintos países.

Generalmente los archivos son depositarios de la labor final de los poderes del estado.

Según la gran enciclopedia catalana, el archivo es un conjunto de la documentación producida y recibida por un organismo público una institución religiosa o laica, un empresa industrial o comercial, una familia o un individuo como el resultado de una actividad conservada en previsión de una utilidad jurídica.

DIFERENCIA Y SIMILITUDES CON LAS BIBLIOTECAS

El depósito de libros comprende tanto a las bibliotecas como a los archivos y entre ellos existen similitudes y diferencias.

La biblioteca es el local donde se guardan considerables números de libros de diversa temática ordenados para su lectura y consulta.

Las bibliotecas están protegidas por el espíritu del hombre que supo que eran un laberinto, que sus senderos se bifurcan y que cada libro tenía una secreta vida propia. Al señólogo Humberto Ecco le sirvió este concepto para darle vida a uno de sus personajes que es ciego, hosco y bibliotecario: el monje Jorge de su novela “El nombre de la rosa “.

Un archivo es una biblioteca monotemática que tiene unidad en la diversidad.

La documentación existente en los archivos, generalmente es de nula reposición a diferencia del material de biblioteca que puede ser repuesto salvo casos de excepción (ejemplares únicos, impresiones agotadas, etc).

Es necesaria una labor interdisciplinaria que se determinen y apliquen en las bibliotecas como en los archivos, a fin de tener técnicas similares de ingreso, ubicación de documentación, individualización, rápida entrega al usuario, etc. También aplicar normas que lleven a la seguridad, a evitar la adulteración, a controlar la custodia de los documentos, a preservar el orden y así lograr el reintegro de cada libro de cada protocolo debidamente.-

 En las consultas que efectúan los particulares, profesionales, Instituciones y/ o publico en general;  se aplican, tanto en las bibliotecas como en los archivos técnicas similares, de ingreso y ubicación de la documentación para su pronta individualización y la rápida exhibición y  entrega al usuario.-

Asimismo se  deben aplicar  normas que conlleven seguridad, evitando la adulteración, controlando y custodiando  los documentos, preservar el orden y así lograr  el reintegro de cada libro o cada protocolo su ubicación con precisión en su reubicación.-

EL ARCHIVERO

El archivero es el profesional que gestiona los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción en las dependencias administrativas hasta su llegada al archivo.-

Esta gestión documental se materializa mediante la metodología de tratamiento archivístico -clasificación, ordenación, descripción, conservación y recuperación y difusión- y eso lo lleva a desarrollar estas funciones:

          Elabora y aplica las normas de organización y funcionamiento general del archivo que está bajo su responsabilidad.

          Elabora y aplica el cuadro de clasificación de la documentación del organismo donde trabaja. Él mismo clasifica documentación y asesora al personal administrativo de los archivos sobre el método de trabajo que ha de utilizar.

          Colabora en la definición e implementación del sistema informático que se utilizará para la organización de la documentación y supervisa que la descripción, codificación y asignación de descriptores que se van introduciendo en el sistema sean los correctos.

También coordina y supervisa la migración de datos cuando se cambia de sistema o programa informático. Si hay que trasladar toda la información del archivo, por ejemplo de una base de datos, de un programa a otro; colabora con los técnicos para definir el protocolo de actuación y para garantizar que no se pierdan datos y que el traspaso sea adecuado.-

          Dirige la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo (-catálogos, inventarios, etc.) y participa en la elaboración de los que requieren una descripción documental muy especializada.-

          Interviene en el diseño de los circuitos administrativos de las organizaciones. Participa en la preparación de los formularios que deben rellenarse, indica qué documentos oficiales hay que cumplimentar y qué documentación hay que aportar y coordina por qué departamentos ha de pasar el expediente.-

          Define y organiza el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo.-

          Coordina la transferencia de documentación desde el organismo donde trabaja a los depósitos del archivo o entre archivos.-

          Vela por la preservación y conservación de los archivos y por la seguridad del edificio donde están.-

          Elabora el calendario de conservación y eliminación de documentación del archivo.-

          Organiza actividades de difusión del archivo como visitas, exposiciones y conferencias.-

ARCHIVISTICA

Actualmente la archivística aplicando un programa de administración de documentos, constituye un sector singular y vital de cualquier administración moderna.

Si nos basamos en el principio de selección documental, permite conservar aquello que debe conservarse y desechar lo temporario

ARCHIVO DE PROTOCOLOS NOTARIALES

El archivo de protocolos notariales tiene carácter singular, recibe y guarda la actividad protocolar del escribano, que plasma los hechos y actos jurídicos en un solo ejemplar que se llama escritura matriz.

A diferencia de la biblioteca que puede tener varios ejemplares de un mismo libro y si pierde uno fácilmente se repone, salvo que fuere un libro incunable o de edición limitada. Si lamentablemente se perdiera un libro de protocolo notarial se reposición acarrearía un sinnúmero de problemas, que incluso hacen a la seguridad jurídica.- Por ejemplo cuando se transmite el dominio en una escritura, no solamente se da seguridad jurídica sino también paz social.-

Teniendo en cuenta la función derivada del principio de matricidad de las escrituras que consiste en la guarda, conservación y custodia de los protocolos que son propiedad del estado y no de los particulares, es fácil deducir la  importancia  que revisten los archivos notariales.

ORGANIZACIÓN

Es necesario que los Colegios de Escribanos dicten normas precisas y claras sobre la organización y funcionamiento de los archivos.

Los archivos notariales están bajo la órbita del Poder Ejecutivo, Sede Judicial, Sede Notarial, delegación otorgada por ley, acordada de la Corte o convenio.

Los protocolos notariales originariamente estaban a cargo  de una entidad provincial y muchas veces a cargo del Poder Judicial, lo que se fue revirtiendo con el correr de los años, delegando su regencia en los Colegios de Escribanos.

ARCHIVOS NOTARIALES CUYA CUSTODIA FUE DELEGADA A LOS COLEGIOS DE ESCRIBANOS EN LA REPUBLICA ARGENTINA

Se encuentran en las siguientes provincias a saber:

-Provincia de Buenos Aires

-Provincia de Chubut

-Provincia de Jujuy

-Provincia de La Pampa

-Provincia de La Rioja

-Provincia de Neuquén

-Provincia de Rio Negro

-Provincia de Salta

-Provincia de San Luis

-Provincia de Santa Fe

-Provincia de Tierra del Fuego

-Ciudad autónoma de Buenos Aires

ARCHIVO NOTARIAL DE SALTA

Creación. Régimen legal. Organización. Edificio. Característica

El proyecto del archivo se gestó en el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos de Salta, cumpliendo un viejo anhelo dentro del marco de la política trazada por el Notariado Argentino, a través del Consejo Federal del Notariado Argentino.

En nuestra provincia por ley provincial los protocolos notariales estaban depositados en el Archivo del Poder Ejecutivo, que en virtud de un convenio celebrado con el S.I.P.A.D.A se delegó en el Colegio de Escribanos la guarda y custodia de los protocolos de los últimos veinticinco años.-

Hay que hacer notar que los protocolos son propiedad del estado, ya estuviera su regencia un notario o el archivo y ambos actúan en función de la delegación de la fe pública, el escribano o notario, tiene y da fe pública notarial y el archivo tiene y da  fe pública administrativa no notarial, aunque expida documentos notariales.

Es función del escribano otorgada a la escritura pública,  entregar al interesado el Primer Testimonio o primera copia o traslado. Esos originales que año a año conforman el protocolo, los conserva legalmente en su poder el escribano o notario,  por el plazo que especifican las leyes de la materia y cumplido el mismo deben ser archivados.- De aquí en más el notario o escribano deja de ser responsable del protocolo, de su contenido y de la documentación anexada.- Y esas obligaciones pasan a la órbita de los archivos notariales y en las provincias en donde no hubieren archivos,  los que determinen los gobiernos de cada provincia, en archivos del Poder Ejecutivo o en sede judicial etc.-.

 

DOCUMENTOS QUE SE EXPIDE. SU VALOR LEGAL

Como consecuencia de lo dicho a partir del ingreso del protocolo al archivo, la facultad de expedir copias simples, copias certificadas o ulteriores testimonios está a cargo de los respectivos archivos.-

La doctrina notarial distingue entre actas y escrituras y en la práctica estos protocolos están formadas por actas escrituras, es sabido que este protocolo se integra con las unidades que contienen actos o hechos jurídicos celebrados en un año calendario, con más la documentación que se anexa según la ley y las costumbres.-

Para su conservación el protocolo se encuaderna en libros y una cantidad determinada de fojas de actuación más la documentación anexada .Transcurrido un lapso de tiempo el protocolo pasa a ser histórico y el archivo lo recepta en su archivo histórico  pasa a manos del estado. La higrométrica del papel obliga a mantener el archivo libre de humedad. Ya fuere ésta ambiental o a sus paredes, techos o pisos lo contuvieren.-

Los libros de protocolos con humedad, necesitan de tratamientos costosos para recuperarlos o están condenados a su destrucción total o parcial.-

EDIFICIO. CARACTERISTICAS

El archivo notarial de la Provincia de Salta, cuenta con un edificio construido especialmente para su funcionamiento.

Está a mi cargo  desde sus comienzos, lo que me permitió participar activamente en su construcción, organización y puesta en marcha.

El archivo debe funcionar en un ámbito físico que cumpla con las normas mínimas de espacio, luminosidad, temperaturas adecuadas y seguridad.

El edificio puede o no ser propiedad del Estado o de la Instituciones Privadas a quien se le delego la custodia y guarda, no es conveniente adquirir por comodato o alquiler, ya que para lograr la seguridad del mismo se necesitan la toma de decisiones rápidas para subsanar cualquier defecto o problemática que se plantee.

El espacio estará condicionado al número de libros de protocolo que se alojará en función de su estadía en el archivo y en la producción anual de escrituras.

La higrometría del papel obliga a mantener al archivo libre de humedad, ya fuera esta ambiental o de sus paredes, techos o pisos.

Los libros de protocolo con humedad necesitan de tratamientos costosos para recuperarlos o están condenados a su destrucción total o parcial.

La luz directa es mala para la conservación de las escrituras. Aunque el tomo permanezca cerrado la luz penetra y decolora la tinta, por ello las ventanas deben tener cortinas que frenen el paso de los rayos ultravioletas y la luz debe provenir de lámparas eléctricas no fluorescentes.

Es prudente que el circuito eléctrico del archivo en sí, sea independiente del resto del edificio (sala de consultas, oficinas, baños, office, sala de fotocopiadoras, etc), de manera tal que se corte la luz al finalizar la jornada por razones de seguridad, como así también será necesario contar con matafuegos, puertas de incendio, detector de humo, etc.

También es necesario para la seguridad una construcción sólida, con aberturas seguras, buena ventilación y tener en cuenta el grosor de las lozas de cemento armado en relación al peso del papel y las estanterías.

La seguridad hace a la esencia del archivo.

En la sala de consulta de los libros de protocolo es prudente que los usuarios sean vistos de frente por el personal del archivo.

Debe estar vedado el uso de bolígrafos o estilográficas para evitar un eventual testado o entrelineado posterior al cierre de la escritura. También está prohibido el uso de celulares por las cámaras que pueden tener y que pueden fotografiar las firmas y luego ser escaneadas en una computadora. Sólo se puede usar lápiz y papel, para alguna anotación y en la sala se debe poner enchufes si se quiere usar computadoras portátiles.

Es necesario que la sala de consultas exista un sistema de control en base a cámaras de video que conformen un circuito de seguridad, con un monitor o más que grabe el funcionamiento diario del archivo.

La institución del Colegio de Escribanos de Salta, efectuó una importante inversión en la forma, construcción y equipamiento de sus instalaciones, que se ajustan a las más modernas técnicas de confort, equipamiento, visores de seguridad y modernas técnicas para la conservación de los documentos notariales.

Nuestro archivo es un archivo inteligente que cuenta con un sistema de refrigeración y control de humedad especial, micro cámaras, dispositivo contra incendio, detectores de humo, sala de consulta, oficinas administrativas y sector de conservación totalmente vidriado para que desde cualquier parte del archivo se pueda controlar al público.

Existe también una sala especial para la atención de los discapacitados.

El archivo notarial de Salta, cuenta con un sistema computarizado de búsqueda de los protocolos por nombre, por escribano, por año, por fojas y por cantidad de tomos de cada año.

 El Archivo Notarial de Salta, cuenta con un sistema computarizado de búsqueda de los protocolos por nombre, por escribanos, registro en que trabajo por año y por fojas y por cantidad de tomos de cada año.

RECURSOS FINANCIEROS-SU MANTENIMIENTO.-

Funcionamiento, horarios, servicios que prestan.-

En el caso que nos ocupa el Archivo Notarial de la provincia de Salta, su financiamiento esta a cargo exclusivo del Colegio de Escribanos, tanto la construcción del edificio ,el mobiliario, los sistemas de seguridad etc.-Los recursos para que el archivos funcione con eficiencia pueden provenir de tasas que fije el estado las que serán percibidas por el archivo ya sean del a Estado o del Colegio de Escribanos.- El caso que nos ocupa  los ingresos y tasas las fija el Colegio de Escribanos, si estas no son suficientes para cubrir los gastos, el Colegio cubre con sus recursos el mantenimiento del archivo .-

ATENCION AL PUBLICO.- SERVICIOS que presta al público en general, Entidades, Estado etc.-

PERSONAL A CARGO-Organización

 Es de suma importancia el factor humano, como soporte y componente fundamental del proceso de organización de un archivo, y puesta al servicio de los documentos y del público en general.-

El personal debe capacitarse en la organización, calidad del servicio, normativizar el funcionamiento de la organización del archivo, como el compromiso asumido por sus empleados, de confiabilidad, discreción, secreto profesional.-

 Se debe implementar una campaña de concientización y difusión de la problemática archivística.-

En la practica que el personal afectado  al archivo debe ser el estrictamente necesario no debe crearse burocracia ociosa, generalmente el archivo  funciona  por la mañana, en horario de oficina.-

Los servicios que presta son por ejemplo: expide a solicitud del interesado que demuestre un interés legitimo, a solicitud de oficios y exhortos judiciales , reparticiones publicas mixtas bancos etc. copias simples, certificaciones, copias certificadas o ulteriores testimonios.- Como la exhibición de la documentación exigida por el público en general.-ya que el Archivo Notarial tiene el carácter de público.-.

SISTEMA DE SEGURIDAD.SISTEMAS DE ALARMAS. Sistema computarizado de los datos.

·          El Archivo de ser de acceso restringido.

·          Debe contar con distribución física rotulada en los sectores de módulos o estanterías en donde en acomodan los libros de protocolos, que sea acorde con la base de datos en una programa computarizado, en donde conste la vida del Escribano –(Titular, adscripto, adjunto, fallecido o jubilado, etc.) según su registro notarial, en donde se anota año y cantidad de tomos y folios que contiene cada año.-y las observaciones que crea conveniente el Archivo tener para su rápida ubicación.

·          En cumplimiento de la Ley Provincia de Archivos y la ley del notariado.-

MEDIDAS DE SEGURIDAD.- El Archivo debe contar con:

·          Cerradura de seguridad computarizada.-

·          Alarma contra robo e incendios.-

·          Detectores de humo, matafuegos.-

·          Carros, montacargas.-

·          Fotocopiadoras, scanner , Pagina Web.-

 CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES: 

La conservación de los documentos notariales es de gran importancia, por cuanto el sistema de matricidad de los Instrumentos Públicos, a raíz de lo cual as escrituras  son  un documento de ESPECIE CALIFICADA.- Estas son nada más, ni nada menos que la representación del derecho de los particulares, que se plasman en dichos instrumentos.-

Estas escrituras matrices que forman los protocolos notariales fijan el derecho de los particulares y en las Escribanías de Gobiernos los derechos del estado Provincial y/o Nacional, que se exteriorizan a través del TITULO, que son las escrituras matrices protocolares.-

En el NOTARIADO LATINO hace a la seguridad jurídica en el tráfico escriturario y genera una sensación de amparo en la comunidad. EL NOTARIO que DA FÉ, delegada por el Estado, que el Código Civil nuclea y vigila a través de sus normas; a través de este sistema del notariado latino, provee de confianza a la sociedad.-

 

CONSERVACION.-

La conservación de los protocolos en el tiempo, depositados en los Archivos ASEGURA SU PERMANENCIA Y CONSERVACIÓN EN EL TIEMPO.-

El principio de conservación, da lugar a que en caso perdida o destrucción del PRIMER TESTIMONIO,  el Archivo puede expedir un SEGUNDO TESTIMONIO.-Esta copia del documento matriz que se expide el un Documentos de Especie Calificada, que representan el derecho de los particulares o del Estado, y que se exterioriza a través de su titulo.-

El Estado en nosotros encomienda y confía la labor, por lo tanto hay que rodear esta Guarda de la mayores garantías de seguridad, con lo que se PRESERVA  el Principio de Guarda, Custodia y Conservación de los Documentos.-

RESPONSABILIDAD  DEL NOTARIO Y RESPONSABILIDAD DEL ARCHIVO

9) DIPLOMATICA.-

  La palabra Diplomática deriva del latín DIPLOMATIS que significa documento oficial.-

 Según la ponencia presentada por los escribanos Leo Rambaldi y escribana Analia Lamas, del Colegio de Escribanos de la Provincia de Santa Fé.-2º Circunscripción: en la mencionada reunión dicen:” La diplomática es la ciencia cuyo objeto es el estudio critico de las formas del documento jurídico, con el fin de determinar su valor, como testimonio histórico.-Y a su vez el testimonio es el instrumento legalizado que da fe de un hecho”

En la antigüedad se llamaba diploma, al documento con sellos de armas  de un soberano que se Archivaba.-

Por ejemplo en el Palacio Real de Praga, Checoslovaquia, existe una sala en donde  están los sellos que usaban los dignatarios y que usaban con su  nombre, que estampaban en los documentos que emitían en sus actos de gobierno, en ese recinto  se archivaban los documentos y también se llamó a esa oficina escribanía.-Luego con el tiempo se populariza el termino  y  hoy llamamos documento a cualquier escrito que ilustre sobre algún hecho, especialmente histórico y que sirva de prueba de algo.-Es allí en  donde  encontramos la similitud en los títulos notariales.-

Antes también los papiros o documentos que contenían un hecho o acto jurídico se llamaban carta.

La Diplomática al estudiar los documentos matrices se propone hacer una crítica lo que equivale a juzgar su autenticidad y valor.-

La crítica se determina en Tres Etapas:

1) Se emite un juicio de valor sobre su autenticidad, ya sea documento original o copia autenticada.-

2) clasifica el documento como autentico, según lugar y época (como ser ver que no ha sido falsificado o adulterado-

3) El análisis del documento, por su existencia, señalando el objeto, su finalidad y su contenido e importancia.-

4) y por último con todos los documentos, luego de ese análisis,  se emite finalmente un juicio de valor respecto a su autenticidad, ya sea como documento original o como copia autentica.-

En la TERCERA Reunión de Archiveros Notariales, celebrado en la ciudad de San Salvador de Jujuy, Provincia de Jujuy, en el año 2005 se propuso “Los Archivos Notariales, que proporcionan a la ciencia de la DIPLOMATICA valiosa materia prima, deberán brindar especial tratamiento a los cultores de esta ciencia, facilitando su labor mediante:

a) Individualización de las escrituras por figuras públicas o que contuvieren documentos de raigambre histórica.-

b) Facilitar su consulta y eventual reproducción”

 Con lo que creo haber abordado en forma simple según mi saber y entender el concepto que tengo de que es un archivo y sobre todo el archivo notarial.-

Es de suma importancia que los Archivos tengan su Pagina Web, instrumento que a través de Internet, se pueda tener el servicio  en el momento que lo necesitemos, sin perdidas de tiempo y ganando distancias desde cualquier lugar del mundo.- De esa manera se realizará una verdadera comunicación e intercambio de ideas y se afianzará el tema de la Archivística, en calidad de verdadera ciencia, y con experiencias similares, se  irá formando  a través del quehacer diario, un verdadero derecho comparado, que amerite una seria legislación nacional sobre la materia.-

    

                                                                                ELMINA TERESITA VILLA GONZALEZ

                                                                                       Escribana Pública Nacional

                                                                                                  

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